INTRODUCTION OF BUSINESS PROCESS AUDITMakalah Kelompok 4

Disusun Oleh :Astrid Shabrina DamayantiDiqi Faruk AshshidiqPherinda Eka PutriTriazty Resti RamadhaniTry Setiawan PutraYudika Setiawan

PROGRAM STUDI EKSTENSI AKUNTANSIFAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS INDONESIA2015

Statement of AuthorshipKami yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir adalah murni hasil pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami menyatakan dengan jelas menggunakannya.Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.Mata Ajaran: Audit InternalJudul Makalah/Tugas: Introduction of Business Process AuditTanggal: 30 April 2015Dosen: Robert Porhas Tobing S.E. MBA.Anggota:

Astrid Shabrina D 1306484103 Diqi Faruk Ashshidiq 1306484311

Pherinda Eka Putri 1306485030 Triazty Resti R 1306485440

Try Setiawan 1306485453 Yudika Setiawan 1306485554

PENGENALAN AUDIT PROSES BISNISBanyak definisi audit operasionalyang mencakup penyebutan:1. Efficiency (pengeluaran yang minimum dari sumber daya)2. Effectiveness (pencapaian hasil yang diinginkan)3. Economy(kinerja dari suatu entitas). Dalam artikulasi yang berbeda, audit operasional dikenal sebagaiaudit manajemen. Perbedaan antara kedua istilah tersebut tidak jelas dan sering digunakan secara bergantian. Berbagai pengertian audit operasional menurut berbagai ahli auditingbisa dilihat dibawah ini. Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), ada beberapa definisi audit operasionalyang dikemukakan oleh para ahli auditing, antara lain:1. Pengertian Audit Operasionalmenurut Dale L. Flesher dan Steward Siewert (2001)An operational audit is an organized search for ways of improving efficiency and effectiveness. It can be considered a form of constructive critism. (Audit operasional merupakan pencarian cara-cara untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas. Audit operasional dapat dipertimbangkan sebagai suatu bentuk kecaman yang konstruktif).2. Pengertian Audit Operasionalmenurut Casler dan Crochet (1999)Operational auditing is a sistematic process of evaluating and organizations effectiveness, efficiency and economy of operation under managements control and reporting to appropriate person the result of the evaluating along with recommendation for improvement. (Audit operasional adalah suatu proses yang sistematis untuk menilai efektivitas organisasi, efisiensi dan ekonomi operasi di bawah pengendalian manajemen dan melaporkan kejadian kepada orang yang tepat hasil dari penilaian bersama dengan disertai rekomendasi untuk perbaikan).3. Pengertian Audit Operasionalmenurut Leslie R. Howard (2000)Management audit is an investigation of a business from the highest level downword in order to ascertain whether sound management prevals throughout, this facilitating in most effective relationship with the outside world and the most efficient organization and smooth running of internal organization. (Audit manajemen merupakan penyelidikan suatu usaha dari tingkat yang tinggi ke bawah untuk meyakinkan bahwamanajemenyang sehat berjalan sesuai dengan prosedur, dengan demikian memudahkan hubungan yang paling efektif dengan dunia luar dan organisasi lainnya).4. Pengertian Audit Operasionalmenurut William P. Leonard (2002)Management audit as a comprehensive and constructive examinitation of an organizational structure of a company, institution or branch of goverment or of any component there of , such as division or departement, and its plans and objectives, it means of operations, and its use of human and physical fasilities. (Audit manajemensebagai suatu pengujian yang menyeluruh dan konstruktif dari struktur organisasi suatu perusahaan, lembaga atau cabang dari pemerintah atau setiap komponen dari padanya, seperti suatu divisi atau departemen, dan rencana dan tujuannya, alat operasionalnya, dan utilisasi manusia dan fasilitas fisik).5. Pengertian Audit Operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000)Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitas.6. Pengertian Audit Operasional menurut (Mulyadi dan Kanaka Punadireja, 1998)Audit operasional merupakan suatu review secara sistematis mengenai kegiatan organisasi atau bagian dari padanya dalam hubungannya dengan tujuan tertentu.7. Pengertian Audit Operasional menurut ketetapan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan dalam Pedoman Pemeriksaan Operasional (1993) Audityang sistematis terhadap program, kegiatan/aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan efisien, serta apakah tujuan program dan kegiatan/aktivitas yang telah direncanakan dapat dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(Amin Wijaya Tunggal, 2001) juga mendefinisikan berbagai tipe dari auditing sebagai berikut:1. Pemeriksaan Manajemen (Management Auditing)Dapat didefinisikan sebagai penilaian sistem manajemen perusahaan (auditee), apakah sistem tersebut berjalan secara efektif dan resiko apa yang mungkin timbul apabila sistem tersebut telah beroperasi secara efisien.2. Pemeriksaan Operasional (Operational Auditing)Dapat didefinisikan sebagai kerangka yang sama dengan pemeriksaan manajemen, kecuali bahwa pemeriksaan operasional lebih berlaku terhadap sistem opresai auditee daripada terhadap sistem operasi manajemennya. Dengan demikian untuk unit operasional tertentu seperti departemen pembelian, pemeriksaan manajemen akan berfokus pada bagaimana sebaiknya unit tersebut dikelola, sedangkan pemeriksaan operasional akan berfokus pada bagaimana agar unit tersebut benar-benar beroperasi.3. Pemeriksaan Komprehensif (Comprehensive Auditing) Merupakan integrasi dari berbagi unsur manajemen operasional dan pemeriksaan keuangan tradisional. Pemeriksaan komprehensif ini mencakup penilaian manajemen auditee, operasi, pengendalian finansial dansistem akuntansiuntuk menentukan apakah pengendalian dan mekanisme akuntabilitas telah memadai dan dapat dipertanggungjawabkan pada pemegangsaham.

Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), meskipun terdapat beberapa perbedaan dari definisi audit operasional seperti telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwaaudit operasionalmerupakan:1. Proses yang sistematisSeperti dalam audit laporan keuangan, audit operasional juga mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang terstruktur dan terorganisasi. Aspek ini mencakup perencanaan yang tepat, mendapatkan dana secara objektif serta menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit.2. Menilai operasi organisasiPenilaian operasi organisasi didasarkan pada suatu kriteria yang ditetapkan atau yang disetujui. Dalam audit operasional, kriteria sering dinyatakan dalam standar kinerja (performance standards) yang ditetapkan oleh manajemen. Namun dalam beberapa hal, standar-standar ini mungkin juga ditetapkan oleh industri. Kriteria penilaian organisasi ini sering kali kurang jelas didefinisikan dibandingkan kriteria yang digunakan dalam audit laporan keuangan. Pemeriksaan operasional mengukur tingkat korespondensi antara kinerja aktual dengan kriteria penilaian yang telah ditetapkan.3. Efektifitas, Efisiensi, dan Ekonomi operasiTujuan utama dari audit operasional adalah membantu manajemen organisasi yang diaudit untuk dapat memperbaiki efektivitas, efisiensi dan ekonomi operasi organisasinya. Ini berarti bahwa audit operasional memfokuskan pada masa yang akan datang dan hal ini berlawanan langsung dengan audit laporan keuangan yang mempunyai fokus historis.4. Melaporkan kepada orang yang tepatPenerima laporan audit operasional yang tepat adalah manajemen atau individual yang meminta diadakannya audit, kecuali kalau pelaksanaan audit tersebut diminta oleh pihak ketiga, dan pembagian laporan dilakukan tetap dalam entitas bersangkutan. Dalam kebanyakan hal, dewan komisaris atau panitia audit menerima salinanlaporan audit operasional.5. Rekomendasi atau perbaikanTidak seperti audit laporan keuangan, suatu audit operasional tidak berakhir sampai dengan pelaporan hasil temuan audit, melainkan diperluas untuk dibuatkannya rekomendasi-rekomendasi yang bertujuan untuk perbaikanmanajemenorganisasi yang diaudit.

Performing the Operational auditAudit operasional seharusnya mencakup wilayah operasi organisasi yang luas. Cara yang baik untuk melihat luasnya pengauditan operasional melalui statement of responsibilities of internal auditors yang dikeluarkan oleh IIA. Pernyataan itu mendasari tujuan sebagai berikut:1. Mereview dan memperkirakan kecukupan, kekuatan, dan aplikasi pengendalian operasi2. Memastikan tambahan kepatuhan dengan kebijakan, rencana, dan prosedur yang dibentuk3. Memastikan keandalan data manajemen yang dikembangkandalam organisasi4. Memperkirakan kualitas kinerja dalam membawa tanggung jawab yang ditunjuk5. Merekomendasikan peningkatan operasi6. Akuntansi untuk penyelamatan aset

Tipe Prosedur Audit OperasionalKunci nyata untuk mengingat bahwa auditor selalu mengevaluasi efektifitas, dan efisiensi pengendalian internal dalam operasi, menggunakan langkah-langkah berikut:1. Memahami resiko pengendalian dan perhatian manajemen dalam area yang akan direview.2. Melakukan survey awal mengembangkan pemahaman wilayah yang akan direview3. Mengembangkan perencanaan audit, tujuan, dan area potensial untuk tes dan evaluasi; mengidentifikasi setiap area dimana bantuan spesialis dibutuhkan4. Memulai review dengan menginterview personel yang bertanggung jawab atau memeriksa bukti audit yang mencukupi5. Mengevaluasi hasil tes audit dan kerja lainnya dan buat penyesuaian tes selanjutnya jika dibutuhkan6. Mengembangkan temuan, konklusi dan rekomendasi untuk tindakan perbaikan

The Operational Auditing Handbook, Chambers, 1997Auditing for The 3ES or the 6ESAuditor operasional adalah pengauditan untuk three es- efektifitas, efisiensi dan ekonomi. Mereka mencari kesempatan untuk melakukan proses bisnis dengan berbeda sehingga bisa meningkatkan efektifitas, efisiensi dan ekonomi. Seringkali auditor gagal memahami kekhususan masing-masing dari three es dengan resiko bahwa auditor gagal menyebut ketiganya terpisah.Figure dibawah ini ,membantu menunjukkan perbedaan, seperti yang ditunjukkan hubungan diantara ketiganya.

A. Economy/ekonomiDoing Them Cheap dengan biaya unit untuk labour, materials, dan lain-lain dibawah pengendalian. Ekonomi adalah rasio antara input yang direncanakan dan input actual dalam biaya perunit atas kualitas yang diberikan.B. Efficiency/efisiensi Doing Things Well dengan lancar, dan dengan sistem yang baik untuk menghindari penyia-nyiaan dan rework. Efisiensi adalah rasio antara input aktual dengan output aktual.C. Effectiveness/keefektifitasan Doing the Right Things dalam mencapai tujuan. Keefektifitasan adalah rasio antara output aktual dengan output yang direncanakan.

Sistem Pengukuran Produktifitas dan KinerjaOrganisasi kemungkinan memiliki angka pengukuran kinerja kunci untuk menilai pencapaian tujuan dan gol mereka, menilai progress, dan membandingkan kinerja. Sifat dan pengukuran yang mungkin dipakai akan beragam diantara tipe organisasi dan bentuk industri. Akan tetapi terdapat angka pengukuran umum atas efektifitas, efisiensi, dan ekonomi yang biasanya digunakan secara luas. Metode pengukuran bisa digunakan untuk mengidentifikasi apakah terdapat potensi awal untuk peningkatan, dan kemudian digunakan untuk memantau bahwa level kinerja yang diperlukan dijaga.

Implikasi Audit Untuk PengukuranSelama mereview area operasional, auditor seringkali dihadapi dengan kebutuhan untuk menetapkan temuan yang sudah direview kedalam konteks yang tepat, atau untuk mengidentifikasikan kinerja area yang direview terhadap kriteria yang sebelumnya dibentuk oleh manajemen. Berikut contoh pengukuran yang dipertimbangkan untuk digunakan Workload/Demand Performance MeasuresMengindikasi volume output, apakah jasa, produk, atau lainnya, dan ketika tehubung untuk mengukur sumber input, memberikan informasi yang berguna pada hal kualitas atau kuantitas. Contoh: angka pengguna, angka unit yang diproduksi, dan angka buku di perpustakaan Economy Performance MeasureTerdapat penekanan pemborosan dalam provisi atas sumber-sumber mengindikasikan bahwa sumber yang sama mungkin disediakan lebih murah. Contoh: biaya input actual dibandingkan dengan input yang direncanakan, dan biaya kebersihan per jam kerja Efficiency Performance MeasuresMungkin terdapat kesempatan potensial utama untuk mengkonversikan sumber daya yang diberikan ke produk akhir dengan sedikit pemborosan. Contoh: rasio input actual dengan output actual, dan breakdown per hari produksi Effectiveness Performance MeasuresBerfokus pada bagaimana tujuan dicapai-tanpa memperhatikan ekonomi, efisiensi atau ekuitas (kecuali tujuan terkait secara spesifik dengan ekonomi, efisiensi dan ekuitas). Contoh: output aktual dibandingkan dengan output yang direncanakan, dan derajat kesuksesan. Equity Performance MeasuresPengukuran ini mendapat perhatian atas ketidakjujuran atau potensi ketidakbertanggungjawaban sosial dalam hal kebijakan dan praktek perusahaan. Contoh: angka buku perpustakaan per kategori pengguna, dan proporsi pekerja wanita.

Contoh Audit OperasionalAsumsi, organisasi internal audit membeli perusahaan kecil dan menjalankannya sebagai divisi operasi terpisah dinamakan ExampleCo. Unit baru ini membuat dan memasarkan produk langsung ke pelanggan melalui internet. Metode online ini jauh berbeda dari prosedur perusahaan tradisional dan memiliki pertanyaan pengendalian yang meningkat dan perhatian dari manajemen keuangan seniorInternal audit akan menjadwalkan proyek audit awal mengikuti 6 tahap pengauditan operasional yang digambarkan sebelumnya.Step 1: Pemahaman Resiko Pengendalian ExampleCoInternal audit sebaiknya pertama kali melakukan reevaluasi resiko pengendalian yang berkaitan dengan proses penjualan dan pemasaran ExampleCo. Dengan mengikuti prosedur evaluasi resiko organisasi di chapter sebelumnya, internal audit sebaiknya melakukan reevaluasi resiko audit terkait dengan proses yang menjadi perhatian ExampleCo berbasis internet. Juga harus terdapat beberapa diskusi umum dengan senior ExampleCo yang meminta review dan manajemen divisi. Resiko tersebut sebaiknya dievaluasi dan dibandingkan dengan resiko lainnya untuk jadwal audit berjalan.Step 2: Melakukan Survei Awal ExampleCoFamiliarisasi adalah aktifitas pertama dan paling dasar yang dibutuhkan untuk membuat tim audit mengerti aktifitas operasional yang akan direview. Terdapat dua level familiarisasi atau survei awal.1. Langkah-langkah yang dilakukan sebelum sampai di lokasiSebelum ke lokasi lapangan, langkah-langkah berikut pada dasarnya yang akan diambil:a. Definisi tujuan review keseluruhanb. Diskusi dengan personel yang berkepentingan lainnyac. Akumulasi semua data yang bersangkutand. Perencanaan terdahulu dengan lokasi lapangan2. Aktifitas yang dilakukan di lokasi.internal audit mengunjungi lokasi ExampleCo. Lokasi yang dikunjungi bisa jauh atau di HO (home office) dimana internal audit berlokasi. Familiarisasi/fase awal pada ExampleCo mungkin memasukkan aktifitas berikut:a. Diskusi dengan manajer yang bertanggung jawabb. Diskusi dengan personel kunci lainnyac. Mengelilingi semua aktivitas area operasional yang akan di reviewd. Mereview kebijakan dan prosedurFase survei awal ini kadang-kadang dilanjutkan ke dalam review aktual. Auditor mengumpulkan informasi untuk membantu membangun rencana audit tetapi juga informasi yang mungkin memberikan dasar untuk investigasi lebih lanjut atau suatu temuan audit aktual.Step 3: Mengembangkan Rencana Audit RinciBerdasarkan analisa resiko awal dan survey awal, auditor incharge mengembangkan perencanaan audit rinci. Internal audit mungkin memakai program audit yang telah ada, digunakan untuk review sebelumnya yang sejenis, dan memodifikasinya untuk ExampleCo. Internal audit mungkin mereview standar. Disini, internal audit mungkin telah melakukan review standar sistem penjualan dan pemasaran lainnya sebelumnya, dan program audit tersebut bisa digunakan sebagai starting point untuk review ExampleCo.Step 4: Melakukan Review Operasional AktualKita selalu mengakui bahwa 2 tipe aktifitas, langkah-langkah familiarisasi dan audit aktual, bergerak bersama-sama sebagai satu gerakan melalui level-level organisasi. Secara konsep, verifikasi audit menentukan langkah selanjutnya yang menyatakan kebenaran atas apa yang dinyatakan dalam fase familiarisasi. Verifikasi ini diraih dengan beberapa cara, tapi esensinya adalah bahwa terdapat bukti kredibel yang mencukupi, diperoleh melalui inquiries lisan, observasi, konfirmasi tertulis, komputer mengiringi prosedur audit, penelusuran pemrosesan data, tes dan melalui cara lain.Step 5: Evaluasi Hasil AuditSelanjutnya, internal audit melakukan amalisa rinci atas informasi yang dikumpulkan dalam hal elemen komponen. Analisa ini seringkali menjadi bagian proses verifikasi audit, dimana analisa rinci saldo akun ExampleCo memverifikasi kebenarannya. Dilain pihak, breakdown terinci atas kinerja berdasarkan tipe kondisi operasi yang berbeda bisa menentukan cara yang lebih baik untuk mengendalikan tipe kinerja yang ada. Keputusan bagaimana menganalisa tipe informasi atau aktifitas operasional dan manfaat potensial yang diperoleh sebagai analisa diperoleh berdasarkan penilaian. Keputusan ini seringkali adalah kesempatan yang baik untuk mengobservasi urusan potensial dari review pendahuluan dan untuk mengembangkan perhatian audit potensial dan masalah kepentingan manajerial lainnya.Step 6: Temuan Audit, Konklusi, dan RekomendasiRuang lingkup proses ini bisa dimengerti melalui 3 level berikut:1. Seberapa baik hasil tersebut bisa dicapai?2. Kenapa hasilnya seperti itu?3. Apa yang bisa dikerjakan lebih baik?

Proses Dalam OrganisasiDefinisi yang mudah berikut dapat dipakai untuk prinsip 6 prosesvyang biasanya ditemukan dalam organisasi1. The Revenue ProcessTerkait dengan proses pertukaran produk dan jasa organisasi untuk kas, dan lebih lanjut termasuk beberapa elemen:a. Pemberian kreditb. Pemrosesan pemesananc. Delivery dan Shippingd. Menjaga keakuratan dan keandalan catatan persediaane. Aktifitas berkaitan dengan ARf. Bad Debtg. Merefleksikan transaksi terkait dengan benar dalam sistem akuntansi2. The Expenditure ProcessAktifitas atau sistem memperoleh barang, jasa, tenaga kerja dan properti;membayar untuk hal itu; dan mengklasifikasikannya, meringkasnya danmelaporkan apa yang diperoleh apa yang dibayar. Contohnya:a. Memastikan supplier stabil, andal dan menyediakan barang/jasa tepat waktu, harga dan kualitas yang tepat.b. Permintaan akan barang, jasa aset dan tenaga kerjac. Merekrut dan membayar staf, dan lain-lain3. The Production/Conversion ProcessArti konversi adalah pemanfaatan dan manajemen beragam sumber daya (stok persediaan, tenaga kerja, dan lainnya) dalam proses membuat barang dan jasa yang akan dipasarkan oleh organisasi.4. The Treasurry ProcessAktifitas yang terkait dengan dana modal organisasi, seperti:a. Alokasi kas yang tersedia untuk berbagai operasib. Perencanaan investasic. Kas yang keluar untuk investor (dividen) dan kreditor5. The Financial Reporting ProcessProses ini terkonsentrasi pada konsolidasi krusial dan pelaporan hasil ke berbagai pihak yang berkepentingan.6. The Corporate Framework ProcessProses ini berkaitan dengan aktifitas yang memastikan keefektifan dan proses tata kelola yang memadai dan akuntabilitas eksternal.

DAFTAR PUSTAKA

The Operational Auditing Handbook, Chambers, 1997

Statement of Responsibilities of Internal Auditors IIA (The Institute of Internal Auditors)

Ketetapan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), Pedoman Pemeriksaan Operasional (1993)

Amin Wijaya Tunggal, "Audit Manajemen Kontemporer", Edisi Revisi, Penerbit Harvarindo, Jakarta, 2003