BUKU II MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL … · Maka dengan demikian diperlukan suatu...

MANUAL – SPMI - SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI SANDIKTA

BUKU II MANUAL MUTUSISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL2017

UNIT PENJAMINAN MUTUSEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI SANDIKTAJl. Raya Hankam No. 208 JatirahayuTelp.: +62 21 846 6569 Faks.: +62 21 8497 2414 Email: https://spmi.stiasandikta.ac.id

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI SANDIKTA

MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

UNIT PENJAMINAN MUTU INTERNAL (UPAMI) SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI SANDIKTAJl. Raya Hankam No. 208 Jatirahayu Pondok Melati Kota Bekasi 17414Telp.: +62 21 846 6569 Faks.: +62 21 8497 2414 Email: [email protected]

stiasandikta.ac.id

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI SANDIKTA

Pondok Melati Kota Bekasi 17414 [email protected]

UNIT PENJAMINAN MUTU SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI SANDIKTA

Kode/No: SPMI-02/M/UPAMI/STIASAND

Tanggal: 18/08/2017

MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Revisi: 1

Halaman: Halaman 2 dari 28




Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1





Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala nikmat dan kemudahan yang dikaruniakan kepada kita semua dalam menjalankan berbagai tugas dan aktivitas. Dalam rangka mewujudkan visi STIA Sandikta – dengan tagline “Menuju STIA Sandikta Berkualitas Nasional 2021” – untuk menjadi wadah kegiatan, kajian dan informasi ilmiah ilmu administrasi yang bermanfaat bagi para pemangku kepentingan terkait, menghasilkan lulusan yang beriman, bertaqwa dan bermoral serta mampu berkompetisi di tingkat daerah dan nasional. Selain itu juga seiring dengan misi STIA Sandikta yaitu:

1. Menyelenggarakan proses belajar mengajar yang didukung oleh sistem tata kelola organisasi dan manajemen sumber daya manusia yang mengedepankan profesionalisme dan tata kelola yang baik (good governance) serta bertanggung jawab sosial guna menghasilkan lulusan berdaya saing tinggi secara akademis, memiliki daya pikir kritis, bermoral dan beretika serta berbudi luhur.

2. Mengadakan kajian ilmiah guna memperkaya ilmu administrasi yang bermanfaat bagi para pemangku kepentingan, antara lain akademisi, industri dan perusahaan besar, pelaku usaha kecil dan menengah, institusi, dan masyarakat pada umumnya.

3. Mengembangkan kegiatan ilmiah yang bermanfaat bagi para pemangku kepentingan terkait, yaitu akademisi, industri dan perusahaan besar, pelaku usaha kecil dan menengah, institusi, dan masyarakat pada umumnya.

Maka dengan demikian diperlukan suatu sistem penjaminan mutu internal untuk mengawal visi dan misi STIA Sandikta tersebut. Kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang memungkinkan SPMI STIA Sandikta ini dapat terwujud. Amin.

Kota Bekasi, 18 Agustus 2017 Ketua STIA Sandikta

Semerdanta Pusaka, SE., MM., DBA.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



DAFTAR ISI

Contents KATA PENGANTAR ................................................................................................................................... 4

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................... 5

BAB I VISI, MISI, DAN TUJUAN STIA SANDIKTA ........................................................................................ 6

A. VISI STIA SANDIKTA ...................................................................................................................... 6

B. MISI STIA SANDIKTA .................................................................................................................... 6

C. TUJUAN STIA SANDIKTA............................................................................................................... 6

BAB II TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL SPMI ......................................................................................... 8

A. TUJUAN MANUAL SPMI ............................................................................................................... 8

B. MAKSUD MANUAL SPMI.............................................................................................................. 8

BAB III LUAS LINGKUP MANUAL SPMI ...................................................................................................... 9

A. MANUAL PENETAPAN STANDAR DIKTI ........................................................................................ 9

B. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR DIKTI .................................................................................. 10

C. MANUAL EVALUASI (PELAKSANAAN) STANDAR DIKTI ............................................................... 11

D. MANUAL PENGENDALIAN (PELAKSANAAN) STANDAR DIKTI ..................................................... 13

E. MANUAL PENINGKATAN STANDAR DIKTI .................................................................................. 14

BAB IV RINCIAN PEKERJAAN ................................................................................................................... 18

A. HAL-HAL YANG HARUS DIKERJAKAN .......................................................................................... 18

B. PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB ........................................................................................ 27



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



BAB I VISI, MISI, DAN TUJUAN STIA SANDIKTA

A. VISI STIA SANDIKTA

Menjadi wadah kegiatan, kajian dan informasi ilmiah ilmu administrasi yang bermanfaat bagi para pemangku kepentingan terkait, menghasilkan lulusan yang beriman, bertaqwa dan bermoral serta mampu berkompetisi di tingkat daerah dan nasional.

B. MISI STIA SANDIKTA

1. Menyelenggarakan proses belajar mengajar yang didukung oleh sistem tata kelola organisasi dan manajemen sumber daya manusia yang mengedepankan profesionalisme dan tata kelola yang baik (good governance) serta bertanggung jawab sosial guna menghasilkan lulusan berdaya saing tinggi secara akademis, memiliki daya pikir kritis, bermoral dan beretika serta berbudi luhur.

2. Mengadakan kajian ilmiah guna memperkaya ilmu administrasi yang bermanfaat bagi para pemangku kepentingan, antara lain akademisi, industri dan perusahaan besar, pelaku usaha kecil dan menengah, institusi, dan masyarakat pada umumnya.

3. Mengembangkan kegiatan ilmiah yang bermanfaat bagi para pemangku kepentingan terkait, yaitu akademisi, industri dan perusahaan besar, pelaku usaha kecil dan menengah, institusi, dan masyarakat pada umumnya.

C. TUJUAN STIA SANDIKTA

1. Mendidik warga negara Indonesia agar memiliki kecakapan, keahlian, dan keterampilan di bidang administrasi negara dan niaga.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



2. Mampu menyesuaikan diri dan bekerja di masyarakat sesuai tuntutan dan perkembangan pembangunan yang dibutuhkan masyarakat.

3. Membina dan mengembangkan kemampuan keahlian serta meningkatkan pengabdian kepada masyarakat.

4. Mampu menyelenggarakan pelayanan, bimbingan dan penyuluhan kepada masyarakat sesuai keahliannya.

5. Memberi pelayanan akademik dan administratif khususnya administrasi negara dan niaga, kepada masyarakat di lingkungannya.

6. Mampu melaksanakan pendidikan dan pengajaran sesuai dengan pola ilmiah pokok yang ditetapkan.

7. Mampu mengaplikasikan keahlian sehingga dapat menolong dirinya dan orang lain serta masyarakat, bangsa dan negaranya.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



BAB II TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL SPMI

A. TUJUAN MANUAL SPMI

Dalam proses penyusunannya, tujuan dari disusunnya manual Sistem

Penjaminan Mutu (SPMI) STIA Sandikta adalah :

1. Membantu semua bagian yang terlibat dalam penyelenggaraan

proses pembelajaran dalam rangka mencapai atau merealisasikan visi

dan misi Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta.

2. Merumuskan peran dan tanggung jawab program studi Ilmu

Administrasi Negara dan Ilmu Administrasi Niaga dan semua bagian

dalam melakukan penjaminan mutu proses belajar dan mengajar.

3. Merancang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang efektif,

konsisten dan berkelanjutan di lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi (STIA) Sandikta.

4. Menjaga konsistensi dan efektivitas pelaksanaan penjaminan mutu

proses belajar dan mengajar di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA)

Sandikta.

B. MAKSUD MANUAL SPMI

1. Kepatuhan terhadap kebijakan akademik, standar akademik,

peraturan akademik, serta manual mutu akademik.

2. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar

sesuai dengan spesifikasi program studi.

3. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang

ditetapkan di setiap program studi.

4. Relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan

masyarakat, dunia kerja, dan profesionalisme.

5. Pelaksanaan tri darma perguruan tinggi di mana dimaksudkan lulusan

agar mampu menjadi agen perubahan.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



BAB III LUAS LINGKUP MANUAL SPMI

A. MANUAL PENETAPAN STANDAR DIKTI

1. Standar mutu yang disusun harus mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta serta dirumuskan

dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan unit kerja.

2. Standar mutu disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari

tingkat sekolah tinggi, program studi, unit-unit penunjang, unit-unit

pelaksana teknis, dan seterusnya, sesuai kebutuhan.

3. Tiap jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu

melakukan kajian peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

terkait dengan standar yang akan disusun.

4. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perundang-

undangan terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang

berjalan, masukan dari stakeholders, hasil benchmarking, dan atau

hasil studi pelacakan (tracer study).

5. Standar yang akan ditetapkan oleh suatu unit kerja tidak boleh

bertentangan dengan standar mutu sejenis atau yang terkait yang

telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya.

6. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi

diri terkait dengan standar yang akan disusun dan ditetapkan.

7. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan

disusun beranggota antara lain unsur pemimpin unit kerja, unsur

dosen, dan tenaga kependidikan. Jika diperlukan, tim juga dapat

menyertakan stakeholders eksternal, yang disetujui oleh pemimpin

unit kerja penyusun standar.

8. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang

lingkup, jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat

dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada

siklus penjaminan mutu sebelumnya.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



9. Sebelum ditetapkan, standar perlu disosialisasikan untuk mendapat

umpan balik dan diuji peluang implementabilitasnya sehingga benar-

benar dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi SPMI STIA

Sandikta.

10. Standar mutu perlu disahkan oleh pemimpin unit kerja dan pemimpin

unit kerja pada jenjang di atasnya, kecuali standar pada tingkat

universitas dan fakultas.

11. Standar pada tingkat program studi disahkan oleh pemimpin program

studi setelah mendapat persetujuan Senat Program Studi.

12. Standar pada tingkat sekolah tinggi disahkan oleh Pemimpin STIA

Sandikta setelah mendapat persetujuan Senat Sekolah Tinggi.

13. Setelah disahkan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan

secara terbuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

14. Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience,

Behaviour, Competence, dan Degree) yang berarti:

15. Audience : menyebutkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa

yang bertanggungjawab/ditugasi dalam pencapaian standar tersebut;

16. Behaviour : menjelaskan kondisi/keadaan, tindakan, perilaku yang

bersifat “should be” yang harus selalu dapat diukur;

17. Competence : menjelaskan target/sasaran/tugas/materi/objekdalam

perilaku (behaviour) yang telah dirumuskan;

18. Degree : menetapkan waktu/periode yang harus dicapai untuk

mencapai atau melakukan tindakan/perilaku pada standar tersebut.

19. Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah

subjek, B berada pada

20. predikat, C menempati posisi objek dan D adalah keterangan.

B. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR DIKTI

1. Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar

mampu menjalankan fungsi dan tugasnya untuk melaksanakan

berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar yang

telah ditetapkan.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



2. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan

sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja

pada jenjang di atasnya.

3. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten

mengacu pada pencapain standar-standar yang telah ditetapkan

dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit

kerjanya.

4. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit

kerja perlu memastikan efektivitas pelaksanaan pemantauan dan

evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar kinerja dan

standar mutu yang ditetapkan.

5. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti

secara sistematis untuk mengupayakan perbaikan dan peningkatan

mutu secara berkelanjutan.

6. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan

secara efektif, efisien dan sistematis.

C. MANUAL EVALUASI (PELAKSANAAN) STANDAR DIKTI

Evaluasi pelaksanaan dilakukan untuk mengevaluasi arah SPMI. Evaluasi

Kebijakan SPMI harus dilaksanakan secara keseluruhan, tiap empat tahun

sekali. Sementara itu, evaluasi implementasi SPMI dilakukan tiap semester

untuk akademik dan tiap tahun untuk non akademik. Evaluasi kesesuaian

mutu, baik standar maupun prosedur, dilakukan melalui pelaksanaan audit

mutu dan Evaluasi Diri untuk mengukur gap mutu. Evaluasi dalam satu

siklus mencakup tujuh komponen berikut:

1. Kebijakan SPMI, merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar

tentang arah dan sasaran mutu dalam Kebijakan SPMI. Kebijakan

SPMI dipengaruhi oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku,

perkembangan visi, misi serta pencapaian Renstra Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi (STIA) Sandikta.

2. Manual Mutu, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian

dan prosedur pelaksanaan pada tingkat sekolah tinggi, program studi,



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



unit-unit penunjang, dan unit-unit pelaksana teknis, termasuk di

dalamnya adalah pejabat/personalia untuk melaksanakan prosedur

tersebut.

3. Standar SPMI, berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau

dinilai, dan merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu,

baik akademik maupun nonakademik, yang ditetapkan merupakan

acuan target dalam penyelenggaraan proses-proses dan pelaksanaan

kegiatan-kegiatan akademik dan nonakademik. Standar mutu bukan

merupakan upaya untuk menyeragamkan keluaran/output.

Keberadaan standar mutu lebih diharapkan menjadi dorongan untuk

meraih kinerja (performance) terbaik dari tiap individu, unit kerja, dan

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta secara keseluruhan.

Standar Mutu Akademik dan Standar Mutu Nonakademik mencakup

standar masukan (input), proses, dan keluaran (output) dan dapat

bersifat kuantitatif maupun kualitatif.

4. Pemantauan dan Audit Mutu Internal, meliputi audit kepatuhan yang

secara internal dilakukan oleh tingkat sekolah tinggi dan tingkat

program studi, untuk unit-unit di bawahnya dilakukan oleh unit

tingkat di atasnya ataupun unit terkait.

5. Evaluasi Diri, dilakukan oleh unit pelaksana akademik yaitu program

studi.

6. Rumusan Koreksi atau Rekomendasi Tindakan Perbaikan, didasarkan

pada temuan hasil kegiatan monitoring dan Audit Mutu Internal.

7. Implementasi program dan kegiatan untuk Peningkatan Mutu

Berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) di semua jenjang

unit pelaksanaan akademik.

Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya

dicapai melalui pelaksanaan audit mutu internal. Audit mutu internal harus

dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta berjalan sesuai dengan

rencana, dengan prosedur yang benar, dan mengarah pada pencapaian

standar yang telah ditentukan.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



Hasil audit mutu internal dapat berupa :

1. Pelaksanaan standar mencapai standar dikti yang telah ditetapkan.

2. Pelaksanaan standar melampaui standar dikti yang telah ditetapkan.

3. Pelaksanaan standar belum mencapai standar dikti yang telah

ditetapkan.

4. Pelaksanaan standar menyimpang standar dikti yang telah ditetapkan.

Hasil audit mutu internal yang didapat, selanjutnya Unsri harus melakukan

tindakan pengendalian (pelaksanaan) standar SPMI

D. MANUAL PENGENDALIAN (PELAKSANAAN) STANDAR DIKTI

Pengendalian standar dilaksanakan dengan prinsip umum yaitu untuk

memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di Unsri

berpedoman pada pencapaian standar dan dengan mengikuti prosedur

yang disepakati. Perubahan standar hanya dapat dilakukan melalui

mekanisme yang telah ditetapkan dalam Penyusunan dan Penetapan

Standar. Kemudian, untuk mengendalikan standar, semua unit yang ada di

lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta perlu

menetapkan secara sah standar-standar yang diberlakukan.

Dalam Pelaksanaan Standar, tahap pemantauan dan evaluasi penerapan

standar merupakan tahap penting yang menjadi bagian dari aspek

Pengendalian Standar. Selain memantau dan mengevaluasi kesesuaian

pelaksanaan standar, pemimpin unit dapat menggunakan hasil

pemantauan dan evaluasi tersebut untuk mengendalikan standar yang

telah ditetapkan.

Tahap ini mencakup tiga hal yaitu: a) pemantauan, evaluasi pelaksanaan

dan pengukuran ketercapaian standar; b) upaya perbaikan, serta c)

pengembangan dan peningkatan standar.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



Ketiga hal ini bersifat siklus dan dilakukan secara berkesinambungan dan

konsisten.Siklus-siklus ini pada akhirnya akan mewujudkan konsep Kaizen

(perbaikan dan peningkatan berkelanjutan) seperti disajikan pada Gambar.

E. MANUAL PENINGKATAN STANDAR DIKTI

Implementasi penjaminan mutu dilakukan secara siklus dengan tahap: a)

penetapan Manual Mutu, b) penetapan Standar Mutu, c) pemantauan dan

audit mutu internal, d) pelaksanaan Evaluasi Diri secara sistematis dan

berkala, e) penyusunan Rekomendasi Tindakan Perbaikan (Rumusan

Koreksi), dan f) pelaksanaan program dan kegiatan untuk peningkatan

mutu secara berkelanjutan.

(1) Evaluasi Diri

(2) Upaya Perbaikan

(3) Audit Mutu

(4) Solusi dan Perbaikan

(5) Peningkatan

Standar



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



Pencapaian Standar Mutu yang telah ditetapkan melalui penerapan SPMI

didasarkan pada dua prinsip utama: peningkatan/perbaikan proses yang

berkesinambungan (continuous improvement) dan peningkatan standar mutu

yang berkelanjutan (sustainable quality).

Penerapan prinsip continuous improvement melalui mekanisme PPEPP,

sedangkan prinsip sustainable quality dilaksanakan melalui mekanisme siklus

Kendali Mutu seperti diperlihatkan pada Gambar di atas. Penerapan PPEPP

secara konsisten akan mewujudkan Kaizen (perbaikan terus-menerus) pada

mutu pendidikan tinggi. Berdasarkan Gambar di atas pula, konsep peningkatan

mutu secara berkelanjutan dilaksanakan melalui siklus PPEPP yang berulangkali

dan juga berkelanjutan.

PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) akan

menghasilkan kaizen atau continuous quality improvement mutu Pendidikan

Tinggi di STIA Sandikta, seperti gambar berikut ini:

Standar

Pelaksanaan

Monitoring

Evaluasi DiriAudit Internal

Rumusan Koreksi

Peningkatan Mutu



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



Cakupan penjaminan mutu terdiri atas Penjaminan Mutu Akademik dan

Penjaminan Mutu Nonakademik. Ruang lingkup Penjaminan Mutu Akademik

adalah Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, Penelitian, dan

Pengabdian pada Masyarakat, sedangkan ruang lingkup penjaminan mutu

nonakademik adalah: 1) Tata Pamong (governance); 2) pengelolaan, 3. SDM

(dosen dan tenaga kependidikan), 4. prasarana dan sarana, 5. pembiayaan.

Pemenuhan standar, prosedur dan pelaksanaan pengawasan yang menuju pada

peningkatan mutu dan kepatuhan pada standar-standar yang telah ditetapkan

merupakan kegiatan inti dari sistem penjaminan mutu. Ruang lingkup ini

merupakan lingkaran tertutup yang mengarah pada pencapaian keunggulan

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta. Penerapan/implementasi

Sistem Penjaminan Mutu di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) terdiri dari

aspek mutu akademik dan aspek mutu pengelolaan termasuk administrasi.

Implementasi sistem penjaminan mutu ini mengacu kepada Kebijakan Mutu dan

Standar Mutu Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta.

Implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) di STIA Sandikta mengikuti

tahapan dalam kerangka kerja yang ditentukan. Fokus dan prioritas

implementasi Sistem Penjaminan Mutu STIA Sandikta adalah SPM Akademik,

dalam hal ini pengelolaan dan penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Namun demikian, sistem penjaminan mutu untuk aspek nonakademik seperti

pengelolaan dan administrasi tetap dianggap penting mengingat aspek ini

berperan penting untuk mewujudkan Good University Governance sebagai



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



prasyarat penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berkualitas.

Model Manajemen Pelaksanaan SPMI Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA)

Sandikta dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya berkelanjutan

dengan berdasarkan pada model PPEPP. Dengan model ini, maka Sekolah Tinggi

Ilmu Administrasi (STIA) Sandikta akan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang

ingin dicapai melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat. Kemudian,

terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan aktivitas tersebut akan selalu

dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik

secara berkelanjutan.

Melaksanakan SPMI dengan model manajemen PPEPP juga mengharuskan

setiap unit dalam sekolah tinggi bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk

diaudit atau diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan

khusus tentang audit SPMI. Audit yang dilakukan setiap akhir tahun akademik

akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan sekolah tinggi, untuk

kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi

dari tim auditor.

Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan

penyelenggaraan pendidikan tinggi pada sekolah tinggi terjamin mutunya, dan

bahwa SPMI sekolah tinggi pun juga selalu dievaluasi untuk menemukan

kekuatan dan kelemahannya sehingga dapat dilakukan perubahan ke arah

perbaikan secara berkelanjutan. Hasil pelaksanaan SPMI dengan basis model

manajemen PPEPP adalah kesiapan semua program studi dalam sekolah tinggi

untuk mengikuti proses akreditasi atau penjaminan mutu eksternal baik oleh

BAN- PT ataupun lembaga akreditasi asing yang kredibel.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



BAB IV RINCIAN PEKERJAAN

A. HAL-HAL YANG HARUS DIKERJAKAN

Hal-hal yang harus dikerjakan meliputi manual Penetapan Standar, manua

Pelaksanaan Standar, manual Pengendalian Standar, dan manual

Peningkatan Standar.

1. Manual Penetapan Standar

a. Menjadikan Visi dan Misi Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi

Sandikta sebagai titik tolak dan tujuan akhir dari mulai

merancang sampai menetapkan standar.

b. Mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundang-

undangan yang relevan dengan aspek standar SPMI.

c. Mencatat norma-norma hukum atau syarat yang tercantum

dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat

disimpangi.

d. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analysis.

e. Melaksanakan studi pelacakan tentang aspek yang hendak

dibuat standarnya terhadap kepentingan penyelenggaraan

pendidikan di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta.

f. Merumuskan draf awal standar dengan menggunaan rumus

ABCD.

g. Melakukan Uji publik dengan mensosialisasikan standar dalam

rapat pleno atau seminar di lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi Sandikta untuk mendapatkan masukan.

h. Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar

dengan memperhatikan masukan dari unit kerja di Sekolah

Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



i. Melakukan pengendalian dan verifikasi tentang pernyataan

standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau

kesalahan penulisan.

j. Mensahkan dalam bentuk surat keputusan Ketua Sekolah Tinggi

Ilmu Administrasi Sandikta.

Secara grafis, manual Penetapan Standar sebagai berikut :

Analisis Kebutuhan Standar Mutu

• LPM-STIA Sandikta membetuk tim adhoc penyusun standar SPMI.

• Tim adhoc melakukan analisis kebutuhan standar mutu mengacu pada visi, misi, dan tujuan STIA Sandikta, PP No. 19 tahun 2005, renstra STIA Sandikta, dan kebijakan mutu Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta.

Pengumpulan Dokumen Internal dan Eksternal

• LPM-STIA Sandikta dan tim adhoc melakukan pengumpulan dokumen terkait dengan penetapan standar SPMI berupa (1) dokumen internal berupa peraturan-peraturan yang berlaku di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta, dan (2) Dokumen eksternal berupa UU dan PP yang berkaitan dengan SPMI pergururan tinggi dan standar nasional pendidikan tinggi.

Perumusan Standar SPMI

• LPM-STIA Sandikta dan tim adhoc melakukan perumusan draft standar SPMI mengacu pada visi, misi, dan tujuan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta, renstra, kebutuhan stakeholder, serta perangkat perundang-undangan yang berlaku.

Pengujian dan Review • Draft standar SPMI dipresentasikan



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



Standar SPMI

dalam rapat pleno dengan pimpinan sekolah tinggi untuk mendapatkan masukan dan umpan balik bagi penyempurnaan standar SPMI.

Pengesahan Standar SPMI

• Hasil penyempurnaan standar SPMI, SOP, dan borang dilaporkan kepada pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta untuk mendapatkan pengesahan.

• Ketua mengeluarkan surat keputusan tentang Standar SPMI sebagai pedoman dalam pelaksanaan standar SPMI di seluruh unit kerja Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta.

2. Manual Pelaksanaan Standar

a. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan

standar SPMI yang disesuaikan dengan isi standar.

b. Menyiapkan Prosedur Kerja atau Standar Operasional Prosedur,

instruksi kerja atau sejenisnya sesuai dengan isi standar untuk

pemenuhan isi standar yang telah ditetapkan.

c. Melakukan sosialisasi isi Standar SPMI yang diberlakukan kepada

seluruh pejabat struktural, karyawan akademik (Dosen dan

tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan

administrasi, supir dan satpam) serta mahasiswa secara periodik

dan konsisten.

d. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kegiatan dengan

menggunakan isi standar SPMI yang telah ditetapkan sebagai

tolok ukur pencapaian atau pemenuhan Standar SPMI.

Secara grafis, manual pelaksanaan Standar SPMI sebagai berikut:

Persiapan Teknik atau Administratif

LPM-STIA Sandikta melakukan teknis dan administratif untuk keperluan



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



pelaksanaan isi standar.

LPM-STIA Sandikta melakukan koordinasi dengan seluruh unit kerja Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta.

Penyusunan SOP, Borang Instruksi Kerja

LPM-STIA Sandikta dan tim adhoc menyusun SOP dan Borang yang terkait dengan masing-masing standar SPMI.

Sosialisasi Standar SPMI SOP, dan Borang

Pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta beserta LPM-STIA Sandikta menyelenggarakan sosialisasi standar mutu berikut SOP dan Borang kepada seluruh unit di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta baik bidang akademik maupun nonakademik, termasuk mahasiswa.

Pelaksanaan Standar SPMI

Seluruh unit kerja di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta melaksanakan pemenuhan standar SPMI dengan berpedoman pada isi standar, SOP, dan Borang yang telah ditetapkan.

3. Evaluasi Standar SPMI

a. Melakukan audit internal terhadap dokumen SPMI dalam rangka

penyelenggaraan pendidikan di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi

Sandikta dengan mengacu pada Audit Internal Charter, SOP

Audit Internal dan Formulir/Borang yang telah ditetapkan secara

berkala dan atau atas permintaan pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi Sandikta dan atau Unit kerja.

b. Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal

kepada unit kerja sebagai Auditi.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



c. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan

melalui wawancara, pemeriksanaan dokumen, rekaman aktifitas

dan keadaan lokasi secara komprehensif.

d. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi

untuk mendapatkan persetujuan. Temuan penyimpangan dan

atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam

jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit dengan Auditi.

e. Membuat laporan kepada LPM-STIA Sandikta untuk diteruskan

kepada Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta disertai

dengan tindakan koreksi dan rekomendasi.

Secara grafis, manual evaluasi Standar SPMI sebagai berikut :

Perencanaan Audit Internal

Ketua sekolah tinggi membentuk Tim Audit Internal.

Tim Audit Internal membuat perencanaan Audit untuk setiap unit kerja di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta secara peiodik dan atau berdasarkan permintaan pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta dan atau unit kerja sebagai auditi.

Pelaksanaan Audit Internal

Tim Audit Internal melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan hasil wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas, dan keadaan di lokasi.

Tim Audit Internal mempelajari hasil temuan-temuan: (1) penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar gagal dicapai atau dipenuhi; (2) penyebab terjadinya ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan standar SPMI.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



Tindak Lanjut Hasil Temuan

Tim Audit Internal melakukan diskusi hadil temuan Audit dengan Auditi untuk mendapatkan persetujuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara TIm Audit dengan Auditi.

Pembuatan Laporan Tim Audit Internal membuat laporan tertulis hasil audit disertai dengan rekomendasi kepada Pimpinan Unit Kerja dan LPM-STIA Sandikta.

LPM-STIA Sandikta menindaklanjuti hasil laoran Tim Audit untuk diteruskan kepada Ketua.

Ketua menindaklanjuti laporan Audit Internal.

4. Pengendalian Standar SPMI

a. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan,

bulanan atau semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar

dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai

dengan program kerja yang telah ditetapkan.

b. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan

berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari

pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkan

dengan isi standar SPMI.

c. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan

dokumen seperti prosedur kerja dan formulir/borang dari setiap

standar yang telah dilaksanakan.

d. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab

terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar

tidak tercapai.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



e. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau

penyimpangan dari isi standar.

f. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif.

g. Melakukan pemantauan terus menerus efek dari tindakan

korektif tersebut, untuk melihat apakah kemudian

penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai dengan isi

standar.

h. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang

hal-hal yang menyangkut pengendalian standar kepada LPM-

STIA Sandikta.

i. Membuat laporkan hasil evaluasi Standar SPMI kepada Ketua

untuk ditindaklanjuti.

Secara grafis, manual pengendalian Standar SPMI sebagai berikut:

Monitoring dan Evaluasi

LPM-STIA Sandikta membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi.

Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan atau monitorng dan evaluasi terhadap pelaksanaan Standar SPMI.

Pencatatan dan Pemeriksaan Standar SPMI dan Kelengkapan Dokumen SPMI

Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja, apakah fakta di lapangan telah sesuai dengan apa yang dituliskan dalam isi standar.

Tim Monitoring dan Evaluasi mempelajari hasil temua pelaksanaan standar SPMI dan kelengkapan dokumen SPMI.

Pengambilan tindakan korektif terhadap setiap penyimpangan Pelaksanaan Stanar SPMI

Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan tindakan koreksi baik terhadap setiap penyimpangan pelaksanaan standar SPMI maupun ketidaklengkapan dokumen terkait



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



dengan plaksanaan Standar SPMI.

Tim Monitoring dan Evaluasi mengadakan rapat dengan seluruh unit kerja untuk menyimpulkan sebab-sebab terjdinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait.

Pembuatan Laporan Tim Monitoring dan Evaluasi membuat laporan tertuli tentang hal-hal monitoring dan evaluasi disampaikan kepada pimpinan unit kerja dan LPM-STIA Sandikta.

LPM-STIA Sandikta menindaklanjuti hasil laporan dan membuat laporan tertulis kepada Ketua STIA Sandikta.

5. Peningkatan Standar SPMI

a. Mempelajari laporan hasil pengendalian standar, sebagai upaya

perbaikan dan pengembangan/peningkatan mutu dari setiap isi

standar SPMI yang telah ditetapkan yang dilaksankan secara

periodik.

b. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk

mendiskusikan laporan hasil monitoring dan evaluasi serta hasil

audit Internal dengan para pejabat struktural yang terkait

dengan standar SPMI.

c. Melaksanakan evaluasi isi standar berdasarkan :

1) Hasil pelaksanaan isi standar pada periode waktu

sebelumnya

2) Perkembangan situasi dan kondisi universitas dan unit

terkait atau tenaga akademik atau non akademik yang

melaksanakan isi standar serta tuntutan kepentingan

sekolah tinggi dan stakeholder.

3) Relevansinya dengan visi, misi dan tujuan Sekolah Tinggi

Ilmu Administrasi Sandikta.



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



d. Melaksanakan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar dan

melakukan rumusan stadar baru untuk peningkatan mutu. Bila

pemenuhan standar telah tercapai, pengembangan/peningkatan

mutu dilakukan dengan Benchmarking untuk penetapan standar

baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.

Secara grafis, manual peningkatan standar SPMI sebagai berikut :

Peninjauan Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Audit Internal

Pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta (ketua beserta para pembantu ketua) dan LPM-STIA Sandikta mempelajari dan melakukan peninjauan terhadap hasil laporan Tim Monitoring dan Evaluasi serta Tim Audit Internal.

Evaluasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Audit Internal

Pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta (ketua dan para pembantu ketua) dan LPM-STIA Sandikta menyelenggarakan rapat atau forum diskusi membahas laporan monitoring dan evaluasi serta hasil audit internal dengan auditi dan atau para pejabat strukturan yang terkait dengan standar SPMI.

Pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta (ketua beserta para pembantu ketua) dan LPM-STIA Sandikta melaksanakan evaluasi laporan hasil monitoring dan evaluasi serta audit internal.

Kaji Ulang dan Tindak Lanjut

Pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Sandikta (ketua beserta para pembantu ketua) dan LPM-STIA Sandikta melaksanakan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar.

LPM-STIA Sandikta melakukan rumusan standar baru untuk



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



peningkatan mutu melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.

Benchmarking LPM-STIA Sandikta melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhan standar telah tercapai, pengembangan atau peningkatan mutu dilakukan dengan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.

Penetapan Standar Baru

LPM-STIA Sandikta melakukan rumusan standr baru untuk peningkatan mutu dan bila pemenuhan standar telah tercapai, dengan melakukan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.

B. PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB

1. Penetapan Standar SPMI

a. Lembaga Penjamin Mutu STIA Sandikta, Tim Adhoc Penyusun

Standar SPMI.

b. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur

berdasarkan tugas fungsinya serta standar yang diberlakukan.

2. Pelaksanaan Standar SPMI

a. Pejabat struktural dengan bid pekerjaan yang diatur berdasarkan

tugas fungsinya serta standar yang diberlakukan.

b. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan

karyawan nonakademik (karyawan administrasi, supir, dan



Tanggal: 18/08/2017


Revisi: 1



satpam) berdasarkan tugas dan fungsinya serta standar yang

diberlakukan.

c. Mahasiswa dan alumni berdasarka tugas dan fungsinya serta

standar yang diberlakukan.

3. Evaluasi Standar SPMI

a. LPM STIA-Sandikta, tim monitoring dan evaluasi, serta tim audit

internal.

b. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh

standar yang bersangkutan.

c. Mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar

yang bersangkutan.

4. Pengendalian Standar SPMI


internal.




yang bersangkutan.

5. Peningkatan Standar SPMI


internal.




yang bersangkutan.

BUKU II MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL … · Maka dengan demikian diperlukan suatu...

Documents

Transcript of BUKU II MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL … · Maka dengan demikian diperlukan suatu...