LAPORAN TAKING OWNERSHIP

TOPIK PROYEK PERUBAHAN

“PENINGKATAN KEMAMPUAN DALAM PEMANTAUAN PELAKSANAAN SIDANG

DAN RAPAT-RAPAT PADA SEKRETARIAT DPRD KOTA PALEMBANG”

OLEH :

TERRY SETYATI, S.H.

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA SELATANBADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN IIITAHUN 2015

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA SELATANBADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN IIIDI PALEMBANG

HALAMAN PERSETUJUANLAPORAN PELAKSANAAN TAKING OWNERSHIP

( BREAKTHROUGH )

1. Nomor Urut Absensi : 03

2. Nama lengkap : Terry Setyati, S.H.

3. NIP : 196310311994032002

4. Unit Kerja : Sekretariat DPRD Kota Palembang

5. Jabatan : Kepala Bagian Persidangan dan Risalah

6. Identifikasi Masalah : Proses pemantauan pelaksanaan sidang dan

rapat-rapat DPRD

7. Fokus Perubahan : Peningkatan Kemampuan SDM.

8. Sasaran Perubahan : Tersedianya sumber daya manusia yang

profesional dalam pemantauan pelaksanaan

sidang dan rapat – rapat DPRD.

9. Area Perubahan : Pengopt

imalan pemantauan pelaksanaan sidang dan

rapat - rapat DPRD.

10. Rencana Area Perubahan : Peningkatan kemampuan dalam

pemantauan pelaksanaan sidang dan

rapat – rapat DPRD.

Palembang, Mei 2015

Mengetahui/menyetujui Mentor Peserta Diklatpim

H. Syaiful Anwar, SH,MH. Terry Setyati, SH.NIP.195603031976081001 NIP.196310311994032002

FORMULIR KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN

PESERTA DIKLATPIM TK. III ANGKATAN III TAHUN 2015

1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi Eselon III sebagai Target

Area Perubahan :

Sekretariat DPRD Kota Palembang merupakan lembaga yang

mempunyai unsur pelayanan administratif kepada DPRD,

sekretariat DPRD diipimpin oleh sekretaris dewan. Maka

selanjutnya sekretariat DPRD Kota Palembang mempunyai visi

yaitu : Untuk memberikan pelayanan administrasi dan operasional

dalam mendukung, fungsi, tugas dan wewenang DPRD.

Misi sekretariat DPRD yaitu : menciptakan pelayanan administrasi

dan operasional dalam mendukung fungsi, tugas dan wewenang

DPRD Kota Palembang

Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok dan fungsi

berdasarkan Peraturan Walikota Palembang nomor 24 tahun 2009.

Sekretariat DPRD di pimpin oleh Sekretaris DPRD yang

mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pelayanan

administrative kepada Pimpinan dan Anggota DPRD serta

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan

petunjuk pelaksanaannya. Dalam melaksanakan tugasnya

sekretaris DPRD dibantu oleh Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian

dan staf.

Dimana tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian Persidangan dan

RIsalah adalah sbb :

1. Perumusan dan pembuatan risalah rapat – rapat

2. Penyiapan rancangan agenda rapat dan agenda kegiatan DPRD

3. Pemantauan pelaksanaan sidang dan rapat – rapat DPRD

4. Penyusunan rancangan keputusan DPRD dan keputusan

pimpinan DPRD

2. Area Organisasi yang Bermasalah

a. Identifikasi Masalah

Bentuk identifikasi masalah dari tupoksi adalah sbb :

1. Belum optimal nya pemantauan pelaksanaan sidang dan rapat –

rapat Kota Palembang

2. Kurang berjalannya fungsi pengawasan

3. Rendahnya pemahaman tentang tugas dan fungsi

4. Kurang nya kesadaran untuk melaksanakan pemantauan

b. Identifikasi Penyebab Masalah

Proses pemantauan pelaksanaan sidang dan rapat – rapat

belum optimal terhadap kegiatan – kegiatan yang akan

dilaksanakan.

Setelah teridentifikasi penyebab masalah tersebut, dilakukan

langkah penetapan masalah sebagai berikut:

c. Penetapan Masalah Sebagai Area Proyek Perubahan

Beberapa masalah tersebut di atas akan dianalisis untuk digunakan sebagai focus proyek perubahan. Dengan menggunakan teknik USG (Urgensi, Sriousness dan Growth) dari teori Kepner-Trigue dan dalam skala 1 s.d 5, dilakukan dengan cara sebagai berikut:

- Tingkat Kegawatan ( urgency )è besarnya dampak yg timbul thdp keselamatan jiwa manusia, uang/ reputasi baik sec. individu/ Organisasi

- Mendesak ( seriousness ) è banyaknya waktu yg tersedia u/ penanganan masalah

- Pertumbuhan ( Growth )è perkiraan akan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dg keadaan sekarang

No PenilaianKriteria*)

Total SkorU S G

1.Kurangnya kemampuan untuk melaksanakan tugas dan fungsi 5 4 5 14

2. Kurangnya tenaga professional4 4 5

13

3.Belum terbentuknya kerja sama yang baik

5 5 4 14

4.Belum optimalnya pemantauan dalam pelaksanaan sidang dan rapat – rapat

4 3 3 10

5.Belum memahami tugas masing – masing bidang

5 5 5 15

Keterangan *): 1 = kurang bermasalah 2 = agak bermasalah 3 = bermasalah 4 = cukup bermasalah 5 = sangat bermasalah

3. Area Perubahan yang Disepakati untuk Dilanjutkan sebagai

Proyek Perubahan Peserta :

a. Tujuan dan Sasaran yang ingin dicapai

- Mewujudkan Pemantauan pelaksanaan sidang dan rapat –

rapat dengan baik

- Terjalinnya kerja sama terhadap masing – masing bidang

- Terwujudnya pemantauan

- Meningkatnya pemahaman terhadap pemantauan sidang

dan rapat - rapat

- Tersedianya SDM yang profesional

b. Penentuan Kegiatan Perubahan

Mengacu kepada Peraturan Perundang – undangan Sekretariat

DPRD Kota Palembang.

- Undang – Undang Nomor. 28 tahun 1959 tentang

Pembentukan Daerah tingkat II dan Kotapraja di Sumatera

Selatan

- Undang - Undang Nomor. 23 tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah

- Undang – Undang Nomor. 8 tahun 1974 tentang Pokok –

Pokok Kepegawaian

- Peraturan Walikota Palembang Nomor. 24 Tahun 2009

tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Palembang.

Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok dan fungsi

berdasarkan Peraturan Walikota Palembang nomor 24 tahun

2009. Sekretariat DPRD di pimpin oleh Sekretaris DPRD yang

mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pelayanan

administratif kepada Pimpinan dan Anggota DPRD serta

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan

petunjuk pelaksanaannya. Dalam melaksanakan tugasnya

sekretaris DPRD dibantu oleh Kepala Bagian, Kepala Sub

Bagian dan staf.

Dalam rangka melaksanakan pemantauan sidang dan rapat

– rapat DPRD Kota Palembang dibutuhkan tenaga yang

professional untuk memantau setiap kegiatan rapat yang akan

dilaksanakan sehingga anggota DPRD mempunyai arah untuk

pelaksanaan rapat tersebut, hal ini dapat terwujud sesuai

dengan apa yang di harapkan, untuk mewujudkan

permasalahan tersebut dan berdasarkan urgensi yang

dihadapi, Sekretariat DPRD Kota Palembang mengusulkan

proyek perubahan dengan judul “SDM yang Profesionalis

dalam Pelayanan Pemantauan Pelaksanaan Sidang dan

Rapat – Rapat DPRD”

Tahapan yang akan dilakukan adalah sbb :

1. Melapor dan melakukan koordinasi / konsultasi kepada

Atasan langsung (mentor) mengenai rancangan proyek

Perubahan yang akan dilaksanakan.

2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak terkait

(rekan kerja dan sekretaris) mengenai rencana proyek

perubahan.

3. Melaporkan hasil pertemuan kepada mentor serta

Mendiskusikan langkah – langkah yang akan di ambil.

c. Indikator Keberhasilan

Kegiatan perubahan berhasil dengan indikator sebagai berikut :

1. Terlaksana nya pelayanan prima bagi anggota DPRD

2. Tersedia nya SDM yang handal

3. Terwujud nya pelaksanaan pemantauan

4. Tersedianya SDM yang profesional

Palembang, Mei 2015

Peserta Diklatpim Tingkat III Sekretaris DPRD Kota

Angkatan III Tahun 2015 Palembang

Terry Setyati, SH. H. Syaiful Anwar, SH.MH.NIP.196310311994032002 NIP.195603031976081001

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta : TERRY SETYATI, SH. (NDH : 03)

2. Instansi : Sekretariat DPRD Kota

Palembang

3. Topik yang dijadikan Proyek Perubahan(Lingkup Eselon III)

: Tersedianya SDM yang Profesional Dalam Pelayanan Pemantauan Pelaksanaan Sidang dan Rapat – Rapat DPRD

4. Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan (selama Breakthrough I)

Hari/Tanggal Kegiatan yang Dilakukan

Output Paraf Mentor

15 Mei 2015 Laporan mengenai pelaksanaan DIKLATPIM III

Terlaksana nya penjabaran kebutuhan perubahan di Sekretariat DPRD

18 Mei 2015 Konsultasi mengenai rencana proyek perubahan

Penentuan area perubahan yang akan dilaksanakan

19 Mei 2015 Diskusi/Rapat mengenai proyek perubahan

Konsultasi dan Diskusi laporan

Persetujuan proyek perubahan yang diusulkan

Tersusunnya format laporan Taking Ownership dan peningkatan

Taking Ownership dengan Coach

pemahaman tentang pengerjaan proyek perubahan yang akan dilaksanakan

Penyusunan tahapan proyek perubahan

Tersusunnya Hasil Proyek Perubahan

Hasil Akhir Pembahasan Proyek Perubahan

Pemberian izin untuk mengikuti Tahap selanjutnya

Atasan Langsung Peserta Diklatpim Tingkat IIIMentor Angkatan III Tahun 2015

H. Syaiful Anwar, SH.MH. Terry Setyati, SH.NIP.195603031976081001 NIP.196310311994032002

FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLATPADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1 Nama Peserta : TERRY SETYATI, SH. (NDH : 03)2 Instansi : Sekretariat DPRD Kota Palembang3 Topik yang dijadikan

Proyek Perubahan(Lingkup Eselon III)

: Tersedianya SDM yang Profesional Dalam Pelayanan Pemantauan Pelaksanaan Sidang dan Rapat – Rapat DPRD

4 Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan (selama Breakthrough I)

Hari/Tanggal

Kegiatan yang Dilakukan

OutputDiinfokan ke Coach Tanggal

Paraf Mentor

14-05-2015

Laporan mengenai pelaksanaan DIKLATPIM III

Terlaksana nya penjabaran kebutuhan perubahan di Sekretariat DPRD

15-05-2015

Konsultasi mengenai rencana proyek perubahan

Penentuan area perubahan yang akan dilaksanakan

16-05-2015

Diskusi/Rapat

mengenai

proyek

perubahan

Persetujuan proyek perubahan yang diusulkan

17-05-2015

Penyusunan tahapan proyek perubahan

Terbentuknya tahapan pelaksanaan proyek

18-05-2015 Konsultasi

dan Diskusi laporan Taking Ownership dengan Coach

perubahan

Tersusunnya format laporan Taking Ownership dan peningkatan pemahaman tentang pengerjaan proyek perubahan yang akan dilaksanakan

19-05-2015

Koordinasi dan konsultasi ke Mentor

Laporan kepada mentor tentang persiapan Tahap Selanjutnya merancang perubahan dan membangun tim (on campus)

Terjalinnya koordinasi dan rencana pelaksanaan kegiatan perubahan

Pemberian izin untuk mengikuti Tahap selanjutnya

Pembimbing/Coach Peserta Diklatpim Tingkat IIIAngkatan III Tahun 2015

Oktavianus Tampubolon, SH,MH. Terry Setyati, SH.

NIP.196310311994032002