bpba.acehprov.go.id · 2020. 1. 16. · Persandian Aceh : dto Marwan Nusuf, B. HSc, MA ... Pranata...
Transcript of bpba.acehprov.go.id · 2020. 1. 16. · Persandian Aceh : dto Marwan Nusuf, B. HSc, MA ... Pranata...
1
LAMPIRAN I
PERATURAN GUBERNUR ACEH NOMOR 00 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN ACEH
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
A. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI DAN DOKUMENTASI PUBLIK
PEMERINTAH ACEH DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA
DAN PERSANDIAN ACEH
Nomor SOP 065/904/2013
Tanggal Pembuatan
07 November 2013
Tanggal Revisi 1 November 2017
Tanggal Efektif 1 Januari 2018 Disahkan oleh Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan
Persandian Aceh :
dto
Marwan Nusuf, B. HSc, MA Nip. 19710521 200212 1 003
Nama SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi
Publik (DIDP) Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik 3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan
Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
5. Peraturan Komisi Informasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 14 Tahun 2016 tentang pedoman Nomenklatur Bidang Komunikasi dan Informatika di Lingkungan Kementerian dan Pemerintahan Daerah.
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang
Kualifikasi Pelaksana: 1. PPID Utama dan Pembantu yang memahami Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00
Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh
2. Tenaga Pembantu Administrasi/Fungsional yaitu Pranata Humas, Pranata Komputer, Arsiparis dan Pustakawan yang memahami dan miliki kemampuan pendokumentasian atau pengarsipan, IT dan/ atau memahami pelayanan informasi dan dokumentasi publik
3. Tenaga PPID Utama dan PPID Pembantu yang memiliki sertifikasi PPID dan/atau sertifikasi pelayanan publik
2
pedoman pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah
8. Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh
Keterkaitan : SOP ini terkait dengan 1. SOP Pelayanan Permohonan Informasi Publik; 2. SOP Uji Konsekuensi Informasi Publik; 3. SOP Penanganan Keberatan Informasi Publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan 5. SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik
Peralatan/Perlengkapan : 1. Format Daftar Informasi dan DokumentasiPublik 2. Nota dinas 3. Lembaran Kerja dan Rencana Kerja 4. Alat Tulis Kantor 5. Jaringan Internet
Peringatan : SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan SOP lainnya akan terganggu.
Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanda terima nota dinas 2. Informasi yang ada di masing-masing Unit Kerja 3. Disimpan dalam bentuk softcopy dan Hardcopy
3
NO AKTIVITAS
PELAKSANA BAKU MUTU
KET Tim
Pertim-bangan
PPID PPID
Pembantu
Tenaga pembantu adm/fung-
sional
Persyaratan/ kelengkapan
Waktu Output
1. PPID membuat nota dinas kepada PPID Pembantu untuk mempersiapkan Rancangan Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) beserta informasi/data/dokumennya
• Nota Dinas/ Surat
1 hari kerja • Nota dinas/ Surat PPID untuk pembuatan Rancangan DIDP
• Format DIDP
2. PPID Pembantu menugaskan kepada setiap satuan kerja dibawahnya atau Tenaga pembantu adm/fungsional untuk mempersiapkan Rancangan DIDP beserta informasi/ data/ dokumennya
• Nota Dinas/ Surat
1 hari kerja setelah diterimanya nota dinas PPID
• Nota dinas PPID untuk pembuatan Rancangan DIPD
• Format Daftar DIDP
3. Satuan kerja atau Tenaga pembantu adm/fungsional dibawah PPID Pembantu menyampaikan Rancangan DIDP beserta informasi/ data/ dokumennya kepada PPID Pembantu
• Rancangan DIDP
• Dokumen/ Informasi
10 hari kerja setelah diterimanya penugasan dari PPID Pembantu
• Rancangan DIDP
• Salinan/copy dokumen terkait
4. PPID Pembantu memverifikasi Rancangan DIDP beserta informasi/data/dokumennya untuk kemudian menyampaikannya kepada PPID
• Rancangan DIDP
• Dokumen/ Informasi
5 hari kerja setelah diterimanya Rancangan DIDP dan salinan/copy dokumen
• Rancangan DIDP
• Salinan/copy dokumen terkait
4
5. PPID : 1. memverifikasi, mengkompilasi, dan
mengesahkan DIDP beserta salinan informasi/data/dokumennya.
2. menyampaikan kompilasi DIDP yang telah disahkan kepada seluruh PPID Pembantu untuk dijadikan acuan dalam penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi di masing-masing SKPA.
• DIDP
• Dokumen/ Informasi
10 hari kerja setelah diterimanya Rancangan DIDP dan salinan/copy dokumen
• DIDP seluruh SKPA
• Salinan/copy dokumen
Dalam melakukan verifikasi dan kompilasi dapat menggelar rapat koordinasi PPID Pembantu Penyimpanan dan pendokumentasian dilakukan dengan menggunakan teknologi yang disediakan di masing-masing SKPA dan KOMINFO selaku PPID. Pelayanan dilakukan dengan menyebarluaskan informasi dalam DIDP baik melalui website/situs maupun layanan permohonan informasi.
5
FORMAT A1 : DAFTAR INFORMASI PUBLIK
DAFTAR INFORMASI DAN DOKUMENTASI PUBLIK*
[ Nama SKPA ]
No. Nama dan
ringkasan isi
informasi/
dokumen
Pejabat/Unit/
Satker yang
menguasai
informasi
Penanggungjawab
pembuatan atau
penerbitan
informasi
Waktu dan tempat
pembuatan
informasi
Bentuk informasi
yang tersedia
Jangka Waktu
Penyimpanan atau Retensi
Arsip
Disahkan di ________
Tanggal ______
[PPID Pembantu]
[ttd]
[Nama dan NIP]
KETERANGAN:
*Format ini adalah format Daftar Informasi secara manual. PPID dapat mengembangkan dalam format lain, misalnya secara komputerisasi yang harus tetap dapat
diakses oleh publik serta mencakup unsur-unsur yang termuat dalam format ini.
2
dilingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah 8. Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00 Tahun 2018 tentang Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh
Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP); 2. SOP Uji Konsekuensi Informasi Publik; 3. SOP Penanganan Keberatan Informasi Publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan 5. SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik;
Peralatan/Perlengkapan : 1. Meja informasi 2. Website 3. Papan pengumuman 4. Komputer 5. Printer 6. Telepon dan fax 7. Internet 8. Scanner 9. Formulir-formulir pelayanan informasi
Peringatan : SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka dapat menimbulkan keberatan dan sengketa informasi.
Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanda terima permohonan dan penyerahan informasi 2. Buku register 3. Informasi yang diumumkan melalui website dan papan pengumuman/televisi
3
NO. AKTIVITAS
PELAKSANA MUTU BAKU
KET Pemohon Informasi
Bagian Registrasi PPID/ Petugas Meja Informasi
PPID PPID
Pembantu
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
1 Pemohon Informasi
dapat menyampaikan
permohonan informasi yang dibutuhkan baik secara elektronik maupun non-elektronik
(1) Formulir
Permohonan Informasi yang tersedia di meja pelayanan PPID (2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari pemohon informasi
Pada hari
dan jam kerja untuk
pemohon informasi secara langsung dan setiap saat untuk pemohon informasi secara tidak langsung
Formulir
Permohonan
informasi yang
telah diisi
lengkap
dan dilampiri fotocopy/ scan identitas diri (NIK)
2. a. Melakukan registrasi berkas
permohonan informasi publik.
Jika dokumen/informasi yang
diminta telah tersedia dalam
DIP dan dimiliki oleh meja
informasi atau sudah terdapat
di website PPID, maka langsung
diberikan kepada pemohon
informasi atau bisa langsung
diunduh oleh pemohon
informasi.
b. Jika informasi/ dokumentasi
yang diminta belum tersedia
dalam DIP, maka berkas
permohonan disampaikan
kepada PPID dan PPID
Semua data-
data
pemohon
informasi
disimpan
dalam
bentuk hardcopy
dan softcopy
2 hari kerja
setelah
permohonan
informasi
diterima dari
Pemohon
Informasi
a. Diperiksanya kelengkapan permohonan;
b. Tercatatnya permohonan dalam register;
c. Dipastikannya informasi yang dimohon
ada dalam Daftar Informasi Publik;
d. Diterimanya surat pemberi-tahuan
1. PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DI PPID
4
Pembantu perpanjangan waktu selama 7 (tujuh) hari kerja oleh pemohon;
3. PPID Pembantu menyerahkan
informasi atau dokumen yang
dimaksud kepada PPID.
DIP yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Aceh
10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan informasi diterima oleh PPID
Dokumen informasi
4. a. Apabila informasi/dokumen
tersebut termasuk informasi yang
dikecualikan/rahasia, beserta
alasannya dengan mempedomani
SK Gubernur tentang informasi
yang dikecualikan/rahasia, maka
PPID berhak menolak
b. PPID menyampaikan surat
penolakan informasi kepada
pemohon informasi
Surat Penolakan 1 hari kerja
5. Petugas Meja layanan menyerahkan
informasi atau dokumen atau surat
penolakan yang diminta oleh
pemohon dengan memberikan
tanda bukti penyerahan dokumen
informasi.
a. Informasi/ Dokumen
b. Daftar Informasi Publik.
c. Surat penolakan
1 hari kerja
setelah
menerima
Nota Dinas.
Diterimanya
tanda bukti oleh
petugas
5
NO. AKTIVITAS
PELAKSANA MUTU BAKU
KET Pemohon Informasi
Bagian Registrasi PPID Pembantu/ Petugas Meja Informasi
PPID PPID
Pembantu
Unit Kerja/ Bidang
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
1 Pemohon Informasi dapat
menyampaikan permohonan
informasi yang dibutuhkan baik
secara elektronik maupun non-
elektronik
(1) Formulir
Permohonan Informasi yang tersedia di meja pelayanan PPID Pembantu (2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari pemohon informasi
Pada hari dan
jam kerja
untuk
pemohon
informasi
secara
langsung dan
setiap saat
untuk
pemohon
informasi
secara tidak
langsung
Formulir
Permohonan
informasi yang
telah diisi
lengkap
dan dilampiri
fotocopy/ scan
identitas diri
(NIK)
2. a. Melakukan registrasi berkas
permohonan informasi publik.
Jika dokumen/ informasi yang
diminta telah tersedia dalam DIP
atau sudah terdapat di website
PPID Pembantu, maka langsung
diberikan kepada pemohon
informasi atau bisa langsung
diunduh oleh pemohon
informasi.
b. Jika informasi/ dokumentasi
yang diminta belum tersedia
dalam DIP, maka PPID
Semua
data- data
pemohon
informasi
disimpan
dalam
bentuk
hardcopy
dan softcopy
2 hari kerja
setelah
permohonan
informasi
diterima dari
Pemohon
Informasi
a. Diperiksanya kelengkapan permohonan;
b. Tercatatnya permohonan dalam register;
c. Dipastikannya keberadaan informasi yang dimohonkan ada pada Daftar Informasi Publik;
2. PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DI PPID PEMBANTU
6
Pembantu menyampaikan berkas
permohonan kepada Unit Kerja
untuk mempersiapkan
dokumen informasi yang
dimohon
3. Apabila informasi belum tersedia, maka PPID pembantu akan memberitahukan kepada pemohon informasi untuk perpanjangan waktu 7 (tujuh) hari kerja
DIP yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Aceh
7 (tujuh) hari
kerja sejak
permohonan
informasi
diterima oleh
PPID
Surat
Pemberitahuan
perpanjangan
waktu
4. Apabila informasi/dokumen
tersebut termasuk informasi yang
dikecualikan/rahasia, beserta
alasannya dengan mempedomani
SK Gubernur tentang informasi
yang dikecualikan/rahasia, maka
PPID Pembantu menyampaikan
surat usulan DIP yang dikecualikan
kepada PPID untuk dilakukan uji
konsekuensi.
Surat
Penolakan 2 hari kerja Surat Penetapan
DIP yang
dikecualikan
5. Petugas meja layanan menyerahkan
informasi atau dokumen atau surat
penolakan yang diminta oleh
pemohon dengan memberikan
tanda bukti penyerahan dokumen
informasi.
a. Informasi/ Dokumen
b. Daftar Informasi Publik.
c. Surat penolakan
1 hari kerja
setelah
menerima
Nota Dinas.
Diterimanya
tanda bukti oleh
petugas
7
FORMAT A3 : FORMAT FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK (RANGKAP DUA)
[nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email (jika ada)]
FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI
No. Pendaftaran (diisi petugas)*: .................................
Nama :……………………………………………………………………………………
Alamat : ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Pekerjaan : ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Nomor Telepon/E-mail : ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Rincian Informasi yang dibutuhkan : …………………………………………………………………………………....
(tambahkan kertas bila perlu) ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Tujuan Penggunaan Informasi : ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cara Memperoleh Informasi** : 1. Melihat/membaca/mendengarkan/Mencatat***
2. Mendapatkan salinan informasi (hardcopy/softcopy)***
Cara Mendapatkan Salinan Informasi** : 1. Mengambil Langsung
2. Kurir
3. Pos
4. Faksimili
5. E-mail
......................(tempat), ............................... (tanggal/bulan/tahun)
Petugas Meja Informasi Pemohon Informasi
(Penerima Permohonan)
(…………………………………………….) (…………………………………………….)
Nama dan Tanda Tangan Nama dan Tanda Tangan
Keterangan:
* Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik
** Pilih salah satu dengan memberi tanda (√)
*** Coret yang tidak perlu
Logo
Satker
8
FORMAT A4 : REGISTER PERMOHONAN INFORMASI
No Tgl Nama Alamat Nomor
Kontak Pekerjaan
Infor-
masi
Yang
Dimin-
ta
Tujuan
Penggu-
naan
Informasi
Status Informasi
Bentuk
Informasi Yang
Dikuasai
Jenis Permohonan
Keputusan Alasan
Penolakan
Hari dan Tanggal
Biaya & Cara
Pembayaran
Dibawah
Pengua-
saan
Belum
Didokumen-
tasikan
Soft-
copy
Hard-
copy
Melihat/
Menge-
tahui
Me-minta
Salinan
Pemberi
tahuan
Tertulis
Pemberian
Informasi Biaya Cara
Ya Tdk
KETERANGAN:
Nomor : diisi tentang nomor pendaftaran permohonan Informasi Publik.
Tanggal : diisi tentang tanggal permohonan diterima.
Nama : diisi tentang nama pemohon.
Alamat : diisi tentang alamat lengkap dan jelas Pemohon Informasi untuk memudahkan pengiriman informasi publik yang diminta.
Nomor Kontak : diisi tentang nomor kontak (nomor telepon/faksimili/telepon seluler/email Pemohon Informasi Publik.
Pekerjaan : diisi tentang pekerjaan Pemohon Informasi Publik.
Informasi Yang
Diminta
: diisi tentang detail informasi yang diminta.
Tujuan Penggunaan
Informasi
: diisi tentang tujuan/alasan permohonan dan penggunaan informasi.
Status Informasi : diisi dengan memberikan tanda (√). Bila tidak di bawah penguasaan, tuliskan Badan Publik lain yang menguasai bila diketahui, sesuai dengan
isian di formulir pemberitahuan tertulis.
Bentuk Informasi
Yang Dikuasai
: diisi dengan memberikan tanda (√).
Jenis Permohonan : diisi dengan memberikan tanda (√).
9
Keputusan : diisi sesuai dengan isi keputusan dalam pemberitahuan tertulis.
Alasan Penolakan : diisi tentang alasan penolakan oleh atasan PPID.
Hari dan Tanggal : Diisi tentang:
a. Hari dan tanggal penyampaian pemberitahuan tertulis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 Undang-Undang No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Peraturan ini. Waktu pemberitahuan tertulis juga menandakan waktu penolakan informasi apabila permohonan ditolak. Dengan kata lain, dalam hal permohonan informasi publik ditolak, maka pemberitahuan tertulis ini sama dengan penolakan.
b. Hari dan tanggal pemberian informasi kepada Pemohon Informasi Publik. Biaya & Cara
Pembayaran
: diisi tentang biaya yang dibutuhkan serta perinciannya dan cara pembayaran yang dilakukan.
10
FORMAT A5 : PEMBERITAHUAN TERTULIS
[nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email (jika ada)]
PEMBERITAHUAN TERTULIS
Berdasarkan permohonan Informasi pada tanggal …. bulan …. tahun …. dengan nomor pendaftaran* .…, Kami menyampaikan kepada Saudara/i: Nama : ……………………………………………………………………………… Alamat : ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… No. Telp/Email : ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………
Pemberitahuan sebagai berikut: A. Informasi Dapat Diberikan
No. Hal-hal terkait Informasi Publik
Keterangan
1. Penguasaan Informasi Publik**
Kami Badan Publik lain, yaitu …
2. Bentuk fisik yang tersedia** Softcopy (rermasuk rekaman). Hardcopy/salinan tertulis.
3. Biaya yang dibutuhkan*** Penyalinan Rp. … x .......(jmlh lembaran) = Rp............
Pengiriman Rp............
Lain-lain Rp............
Jumlah Rp. …......
4. Waktu penyediaan ..… hari
5. Penjelasan penghitaman/pengaburan Informasi yang dimohon**** (tambahkan kertas bila perlu) ……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………….
B. Informasi tidak dapat diberikan karena:**
Informasi yang diminta belum dikuasai Informasi yang diminta belum didokumentasikan Penyediaan informasi yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka waktu …………*****
......................(tempat), ............................... (tanggal/bulan/tahun)
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
(………………………………………) Nama & Tanda Tangan
Keterangan: * Diisi sesuai dengan nomor pendaftaran pada formulir permohonan. ** Pilih salah satu dengan memberi tanda (√). *** Biaya penyalinan (fotokopi atau disket) dan/atau biaya pengiriman (khusus kurir dan pos)
sesuai dengan standar biaya yang telah ditetapkan. **** Jika ada penghitaman informasi dalam suatu dokumen, maka diberikan alasan
penghitamannya. ***** Diisi dengan keterangan waktu yang jelas untuk menyediakan informasi yang diminta.
logo
satker
11
FORMAT A6 : FORMAT SURAT KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI (RANGKAP DUA)
[nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email (jika ada)]
SURAT KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI
No. Pendaftaran:* ....................
Nama : ……………………………………………………………………...
Alamat : ……………………………………………………………………...
……………………………………………………………………...
No. Telp/Email : ……………………………………………………………………...
……………………………………………………………………...
Rincian Informasi yang dibutuhkan : ……………………………………………………………………...
……………………………………………………………………...
……………………………………………………………………...
PPID memutuskan bahwa Informasi yang dimohon adalah:
INFORMASI YANG DIKECUALIKAN
Pengecualian Informasi didasarkan pada alasan
: Pasal 17 huruf ……… UU KIP. **
Pasal … Undang-Undang ….*** Bahwa berdasarkan Pasal-Pasal di atas, membuka Informasi tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagai berikut: ……………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………….. Dengan demikian menyatakan bahwa:
PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK
Jika Pemohon Informasi keberatan atas penolakan ini maka Pemohon Informasi dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kerja sejak menerima Surat Keputusan ini.
[...................(Tempat), ………………(tanggal, bulan, dan tahun) ****]
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
(……………………………………………..) Nama & Tandatangan
Keterangan:
* Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik. ** Diisi oleh PPID sesuai dengan pengecualian pada Pasal 17 huruf a – i UU KIP. *** Sesuai dengan Pasal 17 huruf j UU KIP, diisi oleh PPID sesuai dengan pasal pengecualian dalam undang-
undang lain yang mengecualikan informasi yang dimohon tersebut (sebutkan pasal dan undang-undangnya).
**** Diisi oleh petugas dengan memperhatikan batas tentang jangka waktu pemberitahuan tertulis sebagaimana diatur dalam UU KIP dan Peraturan ini.
logo
Satker
2
Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik; 3. SOP Penanganan Keberatan Informasi Publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan 5. SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik
Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Brankas penyimpanan dokumen rahasia 3. Nota dinas 4. Format identifikasi informasi yang dikecualikan 5. SK Penetapan
Peringatan :
SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan SOP Pengumpulan, Pendokumentasian, dan Penyimpanan Informasi Publik, SOP Pelayanan Informasi Publik; dan SOP Pengelolaan Keberatan akan terganggu.
Pencatatan dan Pendataan :
1. Tanda terima nota dinas 2. Draf daftar informasi yang dikecualikan/rahasia yang ada di masing-masing
SKPA
3
NO AKTIVITAS
PELAKSANA BAKU MUTU
KET Gubernur
Tim Pertim-bangan
PPID PPID
Pembantu
Tenaga pembantu adm/fung-
sional
Persyaratan/ Keleng-kapan
Waktu Output
1. PPID membuat Nota Dinas kepada PPID Pembantu agar mempersiapkan usulan informasi yang dikecualikan/ rahasia untuk disampaikan kepada PPID
• Nota dinas
• Format identifikasi informasi yang dikecuali-
kan
1 hari kerja dan dilakukan minimal 1 tahun sekali
• Nota dinas
• Draf usulan informasi yang dikecualikan
2. PPID Pembantu memerintahkan Tenaga administrasi/ fungsional untuk mengidentifikasi informasi yang dikecualikan/rahasia beserta alasannya
Idem 1 hari kerja setelah diterima-nya nota dinas dari PPID
• Nota dinas
• Draf usulan informasi yang dikecualikan
3. Tenaga administrasi/fungsional mengidentifikasi informasi yang dikecualikan/rahasia untuk disampaikan kepada PPID Pembantu
Isian format identifikasi informasi yang dikecualikan
10 hari kerja setelah diterimanya perintah
Isian format identifikasi informasi yang dikecualikan
4. PPID Pembantu menerima dan memverifikasi usulan informasi yang dikecualikan/rahasia untuk selanjutnya disampaikan kepada PPID
Idem 5 hari kerja setelah diterimanya usulan informasi yang dikecualikan/ rahasia dari Tenaga pembantu administrasi/ fungsional
Isian format identifikasi informasi yang dikecualikan
5. PPID menerima dan memverifikasi usulan informasi yang dikecualikan/ rahasia dan menyampaikan kepada Tim Pertimbangan untuk dibahas
Idem 10 hari kerja setelah diterimanya usulan
Draft SK tentang Informasi yang
Dapat dihadirkan Tenaga Ahli sesuai
4
bersama-sama dengan PPID Pembantu dan Tenaga Ahli melalui rapat koordinasi perumusan usulan daftar/jenis informasi yang dikecualikan/ dirahasikan.
informasi yang dikecualikan/rahasia dari PPID Pembantu
dikecualian/rahasia
kebutuhan.
6. Tim Pertimbangan / atasan PPID menetapkan dan menyampaikan hasil kepada Gubernur.
Idem 10 hari kerja setelah diterimanya usulan informasi yang dikecuali-kan/ rahasia dari PPID
Draft SK tentang Informasi yang dikecualian/rahasia
Memverifikasi dan mengkaji adalah bentuk dari tindakan menguji konsekuensi dan kepantingan publik sebelum ditetapkan
sebagai informasi yang dikecualikan/rahasia
7. Gubernur menetapkan informasi yang dikecualikan/rahasia untuk kemudian disampaikan kepada Tim Pertimbangan
Draft SK tentang Informasi yang dikecuali-kan/rahasia
10 hari kerja setelah diterimanya usulan informasi yang dikecuali-kan/ rahasia dari Tim Pertim-bangan
SK tentang Informasi yang dikecualikan/rahasia
8. Tim Pertimbangan mengirimkan hasil penetapan informasi yang dikecualikan/rahasia kepada PPID dan PPID Pembantu
• Nota dinas
• SK
tentang
2 hari kerja sejak diterima-nya SK tentang
• Nota dinas
• SK tentang
Informasi
5
Informasi yang dikecuali-kan/ rahasia
Informasi yang dikecuali-kan/ rahasia dari Gubernur
yang dikecuali-kan/rahasia
9. PPID dan PPID Pembantu : a. Menyimpan informasi yang
ditetapkan sebagai informasi yang dikecualikan/rahasia untuk menghindari kebocoran; dan
b. Membuka informasi selain yang ditetapkan sebagai informasi yang dikecualian/rahasia dengan memasukkan ke dalam Daftar Informasi Publik
• Komputer; atau
• Brankas penyimpanan dokumen rahasia
5 hari kerja sejak diterima-nya SK tentang Informasi yang dikecuali-kan/ rahasia
Data base tentang informasi yang dikecualikan/ rahasia
Data base ini bersifat rahasia
6
FORMAT A2 : MATRIK ISIAN INFORMASI YANG DIKECUALIKAN/RAHASIA
NO INFORMASI YANG
DIKECUALIKAN/RAHASIA
DOKUMEN*
(jika informasi yang
dikecualikan/rahasia
terdapat dalam dokumen)
BAHAYA/KERUGIAN
YANG TIMBUL JIKA
INFORMASI TERSEBUT
DIBUKA
DASAR HUKUM
UNTUK
MERAHASIAKAN
KETERANGAN/ CATATAN
2
Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik; 3. SOP Uji Konsekuensi Informasi publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik
Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Printer 3. Internet 4. Nota dinas 5. Draf usulan informasi yang dikecualikan/rahasia
Peringatan :
Apabila keberatan atas pelayanan informasi yang diajukan tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan sengketa di Komisi Informasi maupun pengadilan.
Pencatatan dan Pendataan :
1. Absensi 2. Berita Acara Uji Konsekuensi
3
NO. AKTIVITAS
PELAKSANA MUTU BAKU
KET Tim
Pertimb
angan
PPID PPID
Pembantu
Tenaga
Pem-
bantu
Adm/
Fung-
sional
Petugas
Meja
Informasi
Persyaratan/
Kelengkapan
Waktu
Output
1. Petugas Meja Informasi PPID:
a. mencatat dalam register penerimaan setiap pengajuan keberatan apabila telah lengkap persyaratan;
b. memeriksa dan mengklarifikasi persyaratan keberatan apabila belum lengkap baik secara langsung maupun melalui surat pemberitahuan;
c. memberikan atau mengirimkan tanda terima apabila persyaratan keberatan telah lengkap;
d. meneruskan pengajuan keberatan kepada PPID;
a. surat keberatan;
b. register keberatan;
c. tanda terima surat keberatan.
3 hari
kerja
setelah
diterima-
nya kebe-
ratan
a. Diregisternya surat keberatan;
b. Diterimanya surat keberatan oleh PPID
2. PPID dibantu dengan Tenaga
Administrasi/Fungsional melakukan
telaah terhadap keberatan dan
berkoordinasi dengan PPID Pembantu.
a. surat keberatan;
b. Peraturan Perundang-Undangan
5 hari
kerja
setelah
diterima-
nya berkas
keberatan
Hasil telaah
keberatan
3. Hasil koordinasi tersebut PPID
membuat draf tanggapan atas
keberatan yang diajukan oleh
pemohon untuk disampaikan kepada
Tim Pertimbangan.
a. Surat keberatan
b. Hasil telaahan;
c. Tanggapan
3 hari
kerja
setelah
diterima-
nya
telaahan
Surat keputusan
atas keberatan
4
4. PPID dan/atau PPID Pembantu
melaksanakan surat tanggapan Tim
Pertimbangan atas pengajuan
keberatan dan menyerahkanya kepada
Petugas Meja Informasi di bawah
PPID.
Surat
keputusan atas
keberatan
30 hari
kerja
setelah
surat
keberatan
diregister
Dilaksanakannya
surat keputusan
Tim
Pertimbangan
5. Petugas Meja Informasi dibawah PPID
menyerahkan atau mengirimkan surat
tanggapan Tim Pertimbangan atas
pengajuan keberatan dan hasilnya
kepada pemohon.
Surat
keputusan atas
keberatan
1 hari
kerja
setelah
surat
diterima
dari
PPID
Diterimanya surat
keputusan oleh
Pemohon.
5
FORMAT A7 : FORMULIR KEBERATAN (RANGKAP DUA)
[nama Satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email, dst]
PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI
A. INFORMASI PENGAJU KEBERATAN
Nomor Registrasi Keberatan :_______________________________________________(diisi petugas)*
Nomor Pendaftaran Permohonan
Informasi :________________________________________________
Tujuan Penggunaan Informasi :________________________________________________
Identitas Pemohon
Nama :_________________________________________________
Alamat :_________________________________________________
______________________________________________
Pekerjaan : _________________________________________________
Nomor Telepon : _________________________________________________
Identitas Kuasa Pemohon **
Nama :_________________________________________________
Alamat :__________________________________________________
______________________________________________
Nomor Telepon :__________________________________________________
B. ALASAN PENGAJUAN KEBERATAN***
a. Permohonan Informasi di tolak.
b. Informasi berkala tidak disediakan
c. Permintaan informasi tidak ditanggapi
d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta
e. Permintaan informasi tidak dipenuhi
f. Biaya yang dikenakan tidak wajar
g. Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan
C. KASUS POSISI (tambahkan kertas bila perlu)
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
D. HARI/TANGGAL TANGGAPAN ATAS KEBERATAN AKAN DIBERIKAN : [tanggal], [bulan], [tahun][diisi oleh petugas]****
Demikian keberatan ini saya sampaikan, atas perhatian dan tanggapannya, saya ucapkan terimakasih.
..........................(tempat), ...........................[tanggal], [bulan], [tahun] *****
Mengetahui, ******
Petugas Informasi Pengaju Keberatan
(Penerima Keberatan)
(…………………...............) ( ............................................. )
Nama & Tanda Tangan Nama & Tanda Tangan
KETERANGAN
* Nomor register pengajuan keberatan diisi berdasarkan buku register pengajuan keberatan
** Identitas kuasa pemohon diisi jika ada kuasa pemohonnya dan melampirkan Surat Kuasa.
*** Sesuai dengan Pasal 35 UU KIP, dipilih oleh pengaju keberatan sesuai dengan alasan keberatan yang diajukan
**** Diisi sesuai dengan ketentuan jangka waktu dalam UU KIP
***** Tanggal diisi dengan tanggal diterimanya pengajuan keberatan yaitu sejak keberatan dinyatakan lengkap sesuai dengan buku register
pengajuan keberatan.
****** Dalam hal keberatan diajukan secara langsung, maka formulir keberatan juga ditandatangani oleh petugas yang menerima pengajuan
keberatan.
Logo Satker
6
FORMAT A8 : REGISTER KEBERATAN
No. Tgl Nama Alamat Nomor
Kontak Pekerjaan
No.
Pendaf-
taran
permo-
honan
infor-
masi
Infor-
masi
Yang
Dimin-
ta
Tujuan
Penggunaan
Informasi
Alasan Pengajuan
Keberatan
(Pasal 35 ayat (1) UU KIP) Keputusan
atasan
PPID
Hari dan
Tanggal
Pemberian
tanggapan
atas
Keberatan
Nama dan
Posisi Atasan
PPID
Tanggapan
Pemohon
Informasi
a* b* c* d* e* f* g*
Keterangan:
No. : diisi tentang nomor registrasi keberatan. Tgl : diisi tentang tanggal keberatan diterima. Nama : diisi dengan Nama Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan dan/atau kuasanya Alamat : diisi tentang alamat lengkap dan jelas Pemohon Informasi. Nomor Kontak : diisi tentang nomor kontak (nomor telepon/faksimili/telepon seluler/email Pemohon Informasi Publik. Pekerjaan : diisi tentang pekerjaan Pemohon Informasi Publik. No. Pendaftaran Permohonan Informasi
: diisi tentang nomor pendaftaran pada formulir permohonan informasi. Dalam hal keberatan karena alasan informasi yang tidak diumumkan secara berkala, maka kolom ini tidak perlu diisi.
Informasi Yang diminta : diisi dengan informasi yang diminta. Tujuan Penggunaan Informasi : diisi tentang tujuan/alasan permohonan dan penggunaan informasi. Alasan Pengajuan Keberatan (Pasal 35
ayat (1) UU KIP)
: diisi dengan memberikan tanda (√) sesuai alasan yang digunakan untuk mengajukan keberatan sebagaimana Pasal 35 ayat
(1) Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik:
a. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17
Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik
b. Tidak disediakannya informasi berkala
c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi
d. Permintaan informasi tidak sitanggapi sebagaimana yang diminta
e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi
f. Pengenaan biaya yang tidak wajar
7
g. Penyampaian informasi yang melebihi jangka waktu yang diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik
Keputusan atasan PPID : diisi dengan keputusan yang diambil oleh Atasan PPID.
Hari dan Tanggal Pemberian
tanggapan atas Keberatan
: diisi hari dan tanggal pemberian tanggapan atas keberatan.
Nama dan Posisi Atasan PPID : diisi dengan siapa pejabat yang akan memberikan tanggapan sesuai dengan kewenangan yang ada pada SPO Badan Publik atau Pejabat yang ditunjuk untuk mewakili atasan PPID
Tanggapan Pemohon Informasi : diisi dengan tanggapan Pemohon Informasi Publik atas Keputusan Atasan PPID.
- 2 -
Keterkaitan : SOP ini terkait dengan :
1. SOP Penyusunan Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik 3. SOP Penanganan Keberatan Layanan Informasi Publik
Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Alat tulis kantor 3. SK Tim Fasilitasi 4. Surat Kuasa 5. Surat Kesimpulan
Peringatan : SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan SOP Pelayanan Informasi Publik; dan SOP Penanganan Keberatan akan terganggu.
Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanda terima
2. Surat koordinasi ke PPID Pembantu terkait 3. Menghadiri dan memfasilitasi sengketa informasi di Komisi Informasi
Aceh
- 3 -
NO AKTIVITAS
PELAKSANA MUTU BAKU
KET Pemohon Informasi
PPID Utama
PPID Pembantu
Atasan PPID dan Tim FSI
Komisi Informasi
Aceh
Persyaratan/ Kelengkapan
Waktu Output
1. Pemohon Informasi dapat mengajukan sengketa informasi ke Komisi Informasi setelah masa keberatan 30 (tiga puluh) hari kerja.
(1) Formulir Pengajuan Keberatan Informasi Publik yang tersedia di meja pelayanan PPID atau ditampilkan di website dan dapat diunduh,
(2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari Permohonan Informasi yang mengajukan keberatan
Pada hari dan jam kerja, maksimal 10 (sepuluh) hari kerja, sejak permohonan informasi teregestrasi
Berkas permohonan informasi yang telah diisi lengkap dan dilampiri fotocopy/scan identitas diri (NIK)
Perpanjangan pemenuhan permohonan informasi selama 7 (tujuh) hari sejak pemberitahuan tertulis diberikan dan tidak dapat diperpanjang lagi.
2. Komisi Informasi menyampaikan surat panggilan sidang kepada Atasan PPID/PPID/PPID Pembantu. Atasan PPID menugaskan/ mengkuasakan Biro Hukum/ Tim fasilitasi sengketa informasi untuk penyelesaian sengketa informasi, yang dibentuk oleh PPID Utama
Surat panggilan penyelesaian sengketa informasi
Minimal 3 (tiga) hari kerja sebelum sengketa dimulai
Tanggapan tertulis dari atasan PPID perihal informasi yang disengket akan
3. Kepala Biro Hukum/Tim Fasilitasi Sengketa Informasi (FSI) menghadiri/ memfasilitasi sidang sengketa informasi.
Surat Kuasa / SK Tim Fasilitasi Berkas Dokumen
yang diminta jika
terbuka
paling lambat 14 hari kerja setelah diterimanya tanggapan tertulis dari Atasan PPID
Dokumen Informasi Hasil Sidang
- 4 -
4. PPID Utama/PPID Pembantu berkoordinasi dengan unit kerjanya untuk mempersiapkan penyelesaian sengketa informasi
Surat Koordinasi 1 (satu) hari kerja
Surat Koordinasi
5. Tim fasilitasi sengketa informasi mendampingi/menghadiri proses penanganan sengketa informasi di Komisi Informasi Aceh
Surat Kuasa Dokumen Informasi Indentitas diri (NIK)
Minimal 1 – 2 jam kerja persidang kasus, Jangka waktu sidang 100 hari kerja
Hasil Sidang Hasil Mediasi
6. Tim fasilitasi sengketa informasi melaporkan proses penanganan sengketa informasi kepada Atasan PPID
Laporan Sidang Keputusan Sidang Hasil Mediasi
1 – 2 jam kerja (persidang), Jangka waktu sidang 100 hari kerja
Keputusan Sidang Sengketa Informasi
2
Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik; 3. SOP Uji Konsekuensi Informasi publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan SOP Penanganan Keberatan Informasi
Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Printer 3. Telepon dan fax 4. Internet 5. Nota dinas 6. Form pelaporan/ Buku Laporan
Peringatan :
SOP ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran dan hasil evaluasi tentang pelaksanaan keterbukaan informasi.. Gambaran dan hasil evaluasi pelaksanaan keterbukaan informasi berguna untuk pengambilan kebijakan dalam rangka perbaikan pelaksanaan keterbukaan informasi. Selain itu, pelaporan atas pelaksanaan keterbukaan informasi juga menjadi bagian dari kewajiban badan publik yang diatur dalam Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Tidak berjalannya SOP ini akan mengurangi input terhadap pengembangan kebijakan keterbukaan informasi publik dan berpotensi terjadi pelanggaran terhadap kewajiban pelaporan serta publikasi laporan tahunan tentang pelaksanaan keterbukaan informasi.
Pencatatan dan Pendataan :
1. Jumlah permohonan 2. Iventarisasi sarana dan prasarana
3
NO. AKTIFITAS
PELAKSANA MUTU BAKU
KET Gubernur
Tim
Pertim-
bangan
PPID
Komisi
Informasi
dan
Lembaga
lainnya
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
1. PPID mengkompilasi laporan
semester dari PPID Pembantu
untuk menjadi bahan:
1) Penyusunan Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik; dan
2) Rapat Koordinasi dan Evaluasi Tahunan Pelayanan Informasi Publik.
untuk kemudian disampaikan
kepada Tim Pertimbangan.
Laporan dari
PPID, PPID
pembantu dan
Kabupaten/
Kota
Paling lama 20 hari Hasil Evaluasi
2. Tim Pertimbangan menggelar
rapat koordinasi dan evaluasi
tahunan tentang pelaksanaan
pelayanan informasi publik untuk
kemudian hasilnya disampaikan
kepada Gubernur sebagai laporan,
kepada Komisi Informasi Aceh
dan Lembaga terkait lainnya.
• Draf Laporan
Buku Laporan
Paling lama 3 bulan
Tahun Anggaran
berjalan
Buku Laporan
3. PPID mempublikasikan Laporan
Tahunan Pengelolaan dan
Pelayanan Informasi Publik
melalui website
Buku Laporan 1 hari kerja setelah
menerima perintah
dari Gubernur
Buku Laporan
4
FORMAT A9 : LAPORAN
No. Muatan Rincian
1 Gambaran umum kebijakan pelayanan Informasi Publik
Peraturan dan Keputusan Gubernur yang diterbitkan terkait pelayanan informasi publik.
2 Gambaran umum pelaksanaan pelayanan Informasi Publik
• Sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya;
• Sumber daya manusia yang menangani pelayanan Informasi Publik beserta kualifikasinya; dan
• anggaran pelayanan informasi serta laporan penggunaannya.
3 Rincian pelayanan Informasi Publik • Jumlah permohonan Informasi Publik; • Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik
dengan klasifikasi tertentu; • Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau
seluruhnya; dan • Jumlah permohonan Informasi Publik yang ditolak beserta alasannya.
4 Rincian penyelesaian sengketa Informasi Publik
• Jumlah keberatan atau banding atas keberatan yang diterima; • Tanggapan atas keberatan • Jumlah permohonan penyelesaian sengketa ke Komisi Informasi yang
berwenang; • Hasil mediasi dan/atau keputusan ajudikasi Komisi Informasi yang berwenang
dan pelaksanaanya; • Jumlah gugatan yang diajukan ke pengadilan; • Hasil putusan pengadilan dan pelaksanaannya
5 Kendala eksternal dan internal dalam pelaksanaan layanan Informasi Publik
Faktor yang menghambat pelaksanaan informasi publik di Pemerintah Aceh baik yang datang dari luar maupun dari dalam.
6 Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan Informasi Publik
Langkah-langkah yang akan dilaksanakan Pemerintah Aceh dalam rangka mengatasi kendala dan memperbaiki kualitas pelayanan informasi publik di Pemerintah Aceh.