Belajar Horenso

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com) 1


Ada banyak permasalahan dalam suatu perusahaan seringkali berujung pada bagaimana cara berkomunikasi...???


Menciptakan lingkungan kerja dimana segala informasi tersampaikan secara cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensif/rutin


HO

REN

SOUDAN(Konsultasi)

HOUKOKU(Melapor)

RENRAKU(Menghubungi)

SO


Pengertian Dasar Melapor

Melapor merupakan media / cara untuk menyediakan informasi dan bertukar pikiran dengan rekan kerja, atasan dan kolega


1. Jika melihat atau merasa ada sesuatu yang aneh (janggal), segera laporkan keatasan.

2. Laporkan jika kurang yakin terhadap tindakan yang anda lakukan.

3. Laporkan segera hal-hal yang penting seperti masalah yang mendesak, dll.

4. Laporkan hal-hal yang harus anda laporkan, walaupun atasan anda sedang sibuk.

5. Mintalah laporan / informasi dari sumbernya langsung untuk mencegah kesalahan dan masalah sejak dini.

Point Penting Dalam Melapor :


6. Bukan hanya hasil pekerjaan yang harus dilaporkan, tapi juga kemajuan yang berguna untuk meninjau situasi dan menghindari masalah yang timbul

7. Pilih cara terbaik untuk melapor, melalui telephon, fax, e-mail atau dengan cara lain dengan tetap mempertimbangkan etika situasi yang ada.

8. Jadikan melapor itu sebagai suatu kebiasaan.

Point Penting Dalam Melapor :


Bagaimana Cara melapor yang efektif ?

Jelaskan alasan & latar belakang dari situasi yang dilaporkan

Mulailah melapor itu dengan kondisi terakhir

Tambahkan pendapat pribadi mengenai laporan yang disampaikan


Bagaimana Laporan yang baik?

1) Bisa menjawab semua yang ingin diketahui oleh atasan

2) Aktual

3) Tidak dibuat-buat (dilebihkan)


Prinsip-prinsip Melapor (5W-2H)Tanya Maksud

Who/Siapa Kepada siapa Anda memberikan laporan

What/ApaDengan & Topik apa yang harus dilaporkan (harus jelas)

Where/Dimana Dimana kejadiannya (pertama tertangkap)

When/Kapan Kapan kejadiannya, berapa lama selesai

Why/Kenapa Kenapa terjadi dan kenapa Anda harus lapor



How/BagaimanaBagaimana kronologis kejadiannya & bagaimana cara penangganannya serta hasilnya

How much /Berapa banyak

Berapa banyak yang harus difollow up


Pengertian Dasar MenghubungiMerupakan media/cara untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh rekan kerja /bisnis, supplier dan pelanggan (customer)


Dasar-dasar Cara Menghubungi :1. Disampaikan segala informasi yang

akurat/aktual dengan segera.2. Konfirmasi ulang terhadap informasi

yang kita sampaikan, apakah penerima informasi sudah benar-benar paham dengan apa yang kita sampaikan.

3. Sampaikan informasi yang benar


Langkah Dalam Keadaan Darurat :1. Laporkan kepada atasan dan mintalah petunjuk cara mengatasinya

2. Hubungi bagian yang terkait untuk menyelesaikannya

3. Hubungi pelanggan (customer) dan laporkan hasil terakhir

4. Laporkan kepada orang yang berwenang langsung


Langkah Setelah Pekerjaan Selesai : Hubungi pihak yang terkait dengan pekerjaan, sehingga membuat kolega tenang dengan terus memberi informasi

Laporkan juga hal-hal lain yang penting

Pilihlah cara yang terbaik dalam menyampaikan informasi (telepon, fax, e-mail) dengan mempertimbangkan situasi & kondisi yang ada


Bagaimana Cara Menerima Pesan Yg Baik ?1) Siapkan memo untuk menulis pesan

2) Tulis pesan yang anda terima dengan jelas

3) Ulangi pesan yang anda terima, untuk mengkonfirmasikan kebenaran informasi tersebut

4) Tanyakan siapa (nama) orang yang menyampaikan pesan tersebut kepada anda


Bagaimana Cara Menghubungi ?Sampaikanlah hasil terlebih dahulu

Jelaskan secara rinci alasan & latar belakang masalah

Konfirmasikan masalah yang disampaikan


Point Persiapan Sebelum Menguhubungi ?Buatlah ringkasan kecil dan atur kata-kata yang akan disampaikan

Hubungi orang yang berwenang langsung untuk mengkonfirmasikan pesan tersebut


Prinsip-prinsip Menghubungi (5W-2H)Tanya Maksud

Who/Siapa Orang yang bertanggung jawab

What/Apa Pokok permasalahan yang disampaikan

Where/DimanaMenjelaskan mengenai lokasi yang berhubungan dengan hal yang disampaikan

When/Kapan Sampaikan informasi waktu yang aktual

Why/Kenapa Jelaskan sebab dari masalah tersebut



How/Bagaimana Menjelaskan cara yang digunakan

How much /Berapa banyak

Berikan rincian bilangan yang sesuai dengan masalah yang disampaikan


Pengertian Dasar Konsultasi

Merupakan cara mendapatkan saran/keputusan dari atasan, rekan kerja & kolega anda


Langkah-langkah KonsultasiLakukan analisa terhadap situasi dan

masalah terlebih dahulu

Konsultasikan dengan rekan kerja agar mendapatkan solusi yang terbaik

Coba cari solusi dengan pemikiran kita sendiri terlebih

dahulu


Point Penting Dalam Konsultasi Menyampaikan informasi dengan disertai data Jangan berpegang kepada ide sendiri Hormati pendapat yang kritis dan terima pendapat

orang lain dengan hati terbuka Pahami sebab kenapa atasan berkata tidak dengan

hasil pemikiran kita dan jangan mudah menyerah Meminta nasehat dari orang yang lebih

berpengalaman Dengan meminta nasehat akan membantu

memperluas pergaulan (hubungan)


Cara Menerima KonsultasiBuat suasana supaya terasa enak saat

berkonsultasiJangan memotong pembicaraan,

dengarkan sampai selesaiBerpikir bersama-samaMenanggapi ide walaupun kecil


Speed(Kecepatan)

Informasi makin cepat makin baik

Sincere(Jujur/Tulus)

Menyampaik fakta

Spontaneous(Proaktif)

Walaupun tidak disuruh lakukan Hokoku

Security(Nyaman)

Senantiasa melakukan Hokoku

Safety(Aman)

Mencegah kesalahan yang disebabkan karena kurang hati-hati

Belajar Horenso

Documents

Transcript of Belajar Horenso