Belajar Dasar Pengoperasian | Microsoft Office Word

2007

Microsoft Office Word 2007

Microsoft Office Word/ biasa juga disebut Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolahan kata (word processor) yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Microsoft Word biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat tabel pada dokumen, dan masih banyak lagi dokumen-dokumen lain yang bisa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word. Hasil penyimpanan dokumen untuk Microsoft Word 2007 diberi ekstensi file .docx

Memulai Microsoft Office Word 20071. Klik Start menu All Program Microsoft Office Microsoft Office

Word 2007

Atau jika sudah ada pada Desktop Shortcut, Double Klik icon :

2. Tunggu hingga tampil layar Microsoft Office Word 2007 seperti dibawah ini :

Mengaktifkan Menu pada Microsoft Office Word 2007 Untuk mengaktifkan Menu Home, Klik menu Home pada tab menu/tekan Alt+H,

perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu Insert, Klik menu Insert pada tab menu/tekan Alt+N, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu Page Layout, Klik menu Page Layout pada tab menu/tekan Alt+P, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu References, Klik menu References pada tab menu/tekan Alt+S, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu Mailings, Klik menu Mailings pada tab menu/tekan Alt+M, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu Review, Klik menu Review pada tab menu/tekan Alt+R, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu View, Klik menu View pada tab menu/tekan Alt+W, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu Design, Klik menu Design pada tab menu/tekan Alt+J, kemudian tekan T, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan Menu Layout, Klik menu Layout pada tab menu/tekan Alt+J, kemudian tekan L, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Membuat Dokumen Baru 1. Klik Office Button New.2. Pada Kotak Dialog yang muncul, Pilih Blank Document Klik tombol

Create/Ctrl+N.

3. Untuk membuat dokumen baru dari Templates, pilih pada bagian kelompok Templates, klik tombol Create.

4. Pada window yang muncul, letakan kursor dimana kalian akan mulai mengetik.Sebagai contoh, ketiklah teks dibawah ini :

Menyimpan Dokumen 1. Setelah teks selesai diketik, kliklah icon Office Button untuk menyimpan teks

agar yang sudah diketik menjadi sebuah file.2. Pilih Save/Save As (untuk menyimpan dengan nama yang berbeda dengan

nama sebelumnya). Save : Hanya melanjutkan ketikkan kita untuk selanjutnya. Save As : Menyimpan keseluruhan data yang kita ketikkan.

3. Pilih Word Document.

4. Pada window yang muncul, pilihlah folder tempat kita akan menyimpan file tersebut, kemudian ketikkan nama filenya pada File Name, contoh “Planet Bumi”. Pilih Word Document pada Save As type, lalu klik tombol Save/Enter.

5. Tekan Ctrl+S.

Menutup Dokumen/Menutup Microsoft Office Word 2007 1. Untuk menutup dokumen kerja kita, klik tombol Office Button Close/

Ctrl+W.2. Bisa juga klik icon Close yang berada pada pojok kanan atas di Microsoft

Office Word.

Kemudian akan muncul :

Yes : Dokumen yang kita buat akan disimpan/Save.

No : Dokumen yang kita buat tidak akan disimpan/Save, kemudian keluar dari area Microsoft Office Word.

Cancel : Kembali lagi pada area kerja dokumen kita.

Membuka dokumen yang telah disimpan 1. Klik Office Button Open.

2. Pada Kotak Dialog yang telah muncul, pilihlah folder yang akan dibuka filenya.3. Cari dimana kita menyimpan dokumennya, contoh : Data ll (E:)4. Lalu pilih nama file, contoh : “Planet Bumi”.5. Kemudian klik tombol Open.

Pengaturan Huruf (Font)

Icon Shortcut Nama Fungsi

Ctrl+Shift+F Font Memilih jenis huruf

Ctrl+Shift+P Font Size Mengubah ukuran huruf

Ctrl+B Bold Menebalkan huruf

Ctrl+I Italic Memiringkan huruf

Ctrl+U Underline Menggarisbawahi huruf

- Text Highlight Color Menandai huruf (stabilo)

- Font Color Mengubah warna huruf

- Strikethrought Memberikan tulisan dengan diberi garis ditengah teks tersebut.Contoh : Strikethrought

Ctrl+= Subscript Menempatkan teks pada posisi pangkat dibawah.Contoh : H2O

Ctrl+Shift++ Superscript Menempatkan teks pada posisi pangkat diatas.Contoh : km2

Shift+F3 Change Case Mengubah kapitalisasi huruf Sentence case, Contoh : Akiit

khaiirul lowwercase, Contoh :

akiit khaiirul UPPERCASE, Contoh :

AKIIT KHAIIRUL Capitalize Each Word,

Contoh :Akiit Khaiirul

tOGGLe cASE, Contoh :aKIIT kHAiiRuL

Ctrl+> Grow Font Memperbesar huruf

Ctrl+< Shrink Font Memperkecil huruf

Ctrl+Spacebar Clear Formatting Menghapus semua format huruf

Pengaturan Paragraf

Icon Shortcut Nama Fungsi

Ctrl+L Align Left Rata kiri

Ctrl+E Center Rata tengah

Ctrl+R Align Right Rata Kanan

Ctrl+J Justify Rata kiri-kanan

Ctrl+1 (Single) Ctrl+5 (1,5) Ctrl+2 (2.0 Double)

Line Spacing Menentukan spasi / jarak antar baris

- Decrease Indent Rata kiri disamakan

- Increase Indent Rata kanan disamakan

Indentasi (Indent) Indentasi digunakan untuk mengatur ukuran tabulasi/alinea dari sebuah

paragraf. Indentasi terletak pada Ruler Horizontal, seperti gambar dibawah ini :

Keterangan :

First Line Indent : indentasi baris pertama Hanging Indent : indentasi baris kedua dan seterusnya Left Indent : indentasi satu paragraf sebelah kiri Right Indent : indentasi satu paragraf sebelah kanan Left Tab : mengatur jarak tanulasi (tab). Untuk membuat left tab,

klik angka pada Ruler, maka akan terbentuk Left tab, apabila kita menekan tombol Tab pada Keyboard maka kursor akan bergerak sejajar dengan Left tab tersebut.

Untuk mengubah Identasi, klik lalu geser First Line Indent, dll ke ukuran yang diperlukan.

Pengaturan Halaman (Page Setup) Agar dokumen dapat dicetak sesuai dengan yang kita inginkan, kita harus

mengatur dokumen mulai dari batas pengetikkan (margins), posisi kertas, ukuran kertas (paper), dll. Untuk mengaturnya lakukan sebagai berikut :1. Klik menu Page Layout, klik tanda panah diujung kanan bawah pada bagian

Page Setup.

2. Akan muncul Kotak Dialog seperti dibawah ini :

Tab MarginsDigunakan untuk mengatur batas halaman, mengatur model

pencetakkan dsb.

Margins (batas pengetikkan)

Top : digunakan untuk mengatur batas atas dokumen mulai dari tepi atas kertas.

Bottom : digunakan untuk mengatur batas bawah dokumen mulai dari tepi bawah kertas.

Left : digunakan untuk mengatur batas kiri dokumen mulai dari tepi kiri kertas.

Right Gutter : digunakan untuk memberi jarak tertentu dari tepi kiri

kertas/tepi atas kertas dengan tujuan untuk memberikan lokasi kosong untuk penjilidan.

Gutter Position: untuk mengatur posisi Gutter apakah dari kiri (Left)/atas (Top).

Orientation

Potrait : posisi kertas berdiri/memanjang kebawah (vertikal). Landscape : posisi kertas melebar kesamping (horizontal).

Pages (halaman)

Multiple Pages : digunakan untuk mengatur model pencetakkan halaman. Pilihannya yaitu :

NormalMirror Margin (bolak-balik)2 pages per sheet (dua halaman per lembar)Book Fold (lipatan buku)

Preview

Apply to : merupakan pilihan penerapan pengaturan halaman akan diterapkan pada halaman berapa, apakah semua halaman (Whole Document), dari posisi kursor sampai akhir dokumen (This Point Forward), dan pada tempat kursor berada (This Selection).

Tab PaperDigunakan dalam pengaturan ukuran kertas.

Paper Size, digunakan untuk mengatur ukuran kertas yang akan digunakan (Letter, A4, A3, dll).

Width, digunakan untuk pengaturan ukuran lebar kertas jika kita menggunakan ukuran sendiri (Custom Size).

Height, digunakan untuk pengaturan ukuran tinggi kertas jika kita menggunakan ukuran sendiri (Custom Size).Catatan :Ukuran kertas yang biasa digunakan yaitu A4 dan F4 (folio), untuk ukuran kertas F4 biasanya tidak ada pada daftar pilihan. Oleh karena itu jika ingin menggunakan ukuran kertas ini kita harus mengubah lebar kertas (width) menjadi 21,59 cm (8 inch) dan tinggi (height) menjadi 33,02 cm (13 inch).

Bentuk Kolom (Columns) Kita dapat membuat dokumen dimana satu halaman terbagi menjadi

beberapa kolom seperti pada surat kabar/majalah. Untuk membuat bentuk kolom, langkahnya sebagai berikut :1. Blok teks yang akan dibuat bentuk kolom2. Klik menu Page Layout Columns, pilih bentuk kolom (one, two, three,

left/right). Jika ingin lebih lengkapnya klik More Columns, akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini :

3. Pilih bentuk kolom (one, two, three, left/right), atau tentukan sendiri banyaknya kolom pada Number of columns:

4. Atur lebar kolom pada Width, dan atur jarak spasi antar kolom pada Spacing

5. Apabila ingin ada garis pembatas antar kolom, klik pada Line between6. Klik Ok, maka teks akan terbentuk kolom sesuai banyak kolom yang dipilih

Drop Cap Adalah huruf pertama pada awal paragraf yang ditampilkan lebih besar dan

mencolok. Untuk membuat Drop Cap, langkahnya sebagai berikut :1. Blok huruf pertama awal paragraf2. Klik menu Insert Drop Cap, pilih Dropped/In Margin. Jika ingin lebih

lengkapnya pilih Drop cap Options, akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini :

3. Pilih jenis Drop Cap :

None : tanpa Drop Cap Dropped : Drop Cap rata dengan mergin kiri In Margin : Drop Cap rata berada dalam mergin kiri

4. Pilih jenis huruf untuk Drop Cap pada Font, lalu pilih baris yang akan digabung sejajar dengan Drop Cap pada Lines to drop, pilih juga jarak dari Drop Cap ke teks yang digabung pada Distance from text

5. Klik Ok, hasilnya dapat dilihat seperti pada contoh dibawah ini :

Header and Footer Adalah teks yang akan turut tercetak disetiap halaman dalam dokumen.

Header ditempatkan pada bagian atas dokumen, sedangkan Footer ditempatkan pada bagian bawah dokumen. Untuk membuat Header and Footer, caranya :1. Klik menu Insert Header/Footer2. Pilih jenis Header dan Footer (Blank, Blank Three Columns, Alphabet/Mannual),

akan muncul Header dan Footer pada dokumen seperti pada gambar dibawah ini :

3. Untuk membuat teks pada bagian atas (Header), klik dan ketik teks pada kotak Header. Untuk membuat teks pada bagian bawah (Footer), klik dan ketik pada kotak Footer

4. Untuk kembali mengetik dokumen, double klik pada halaman dokumen. Sedangkan untuk mengedit Header and Footer, double klik pada Header/Footer

5. Untuk menghapus Header/Footer, klik Header/Footer, pilih Remove Header / Remove Footer

Bullets and Numbering Bullets (butir-butir) dan Numbering (nomor) merupakan fasilitas untuk

membuat paragraf/baris berupa poin-poin yang berkaitan satu sama lain. Langkahnya :1. Blok paragraf/baris yang akan diberi Bullets/Numbering. Bisa juga klik kursor

pada baris kosong tempat kita memulai pengetikkan

2. Klik menu Home pilih Bullets / Numbering , maka akan muncul pilihan jenis Bullets/Numbering

Bullets

Numbering

3. Pilih jenis Bullets/Numbering, contoh dari hasilnya :

Memberi Bingkai Halaman (Page Borders) Untuk memperindah tampilan dokumen/jika kita ingin membuat cover, kita

dapat menambahkan bingkai halaman pada dokumen. Caranya :1. Klik menu Page Layout Page Borders, akan muncul kotak dialog seperti

dibawah ini :

2. Pilih tab Page Borders

3. Pilih jenis bingkai pada kotak Art4. Klik Ok, maka akan muncul bingkai yang kalian pilih pada dokumen

WordArt WordArt adalah tulisan artistik/tulisan indah. Untuk membuatnya, dengan

langkah sebagai berikut :

1. Klik menu Insert WordArt, akan muncul pilihan WordArt Gallery seperti dibawah ini :

2. Pilih jenis WordArt yang diinginkan. Akan muncul kotak dialog Edit WordArt Text :

3. Ketik teks yang akan dibuat WordArt dengan menghapus teks “Your Text Here” dan ganti dengan teks yang akan kita ketikkan pada kotak Edit WordArt Text, contoh :

4. Klik Ok, hasilnya seperti dibawah ini :

Shapes Adalah bentuk-bentuk gambar bangun datar yang disediakan oleh Microsoft Word seperti garis (line), panah (arrow), kotak (rectangle), lingkaran (oval), dll. Cara untuk membuatnya sebagai berikut :1. Klik menu Insert, pilih Shapes. Akan muncul pilihan bentuk Shapes sebagai

berikut :

2. Klik bentuk yang diinginkan3. Mouse akan berubah menjadi tanda +, klik lalu tarik kearah yang diinginkan

untuk membuat Shapes4. Untuk pengolahan warna dan sebagainya, klik menu Format, lalu pilih

pengolahan yang diinginkan

Memasukkan Simbol (Symbol)

Simbol adalah karakter yang mewakili teks, simbol yang digunakan untuk menulis simbol matematika, mempersingkat penulisan, memperindah tampilan teks, dan sebagainya. Contoh : Ω, €, ±, ♫, dll. Untuk menyisipkan simbol, caranya :1. Tempatkan kursor ditempat dimana akan disisipkan simbol2. Klik menu Insert Symbol3. Pilih jenis simbol, apabila ingin simbol lebih banyak lagi. Klik More Symbols...

4. Pilih simbol yang akan disisipkan, lalu klik tombol 5. Klik Close

Membuat Diagram (SmartArt) Diagram (SmartArt) digunakan ketika kita membuat struktur data organisasi,

berikut langkah membuat diagram (SmartArt) :1. Klik menu Insert SmartArt2. Akan muncul pilihan jenis diagram, pilih jenis diagram yang dibutuhkan

Contoh : Pilih jenis Hierarchy

Klik Ok, maka hasilnya :

Klik pada [Text] untuk mengetik teks Untuk menambah bentuk Shapes, klik menu Design, pilih Add Shape

- Add Shape After/Add Shape Before : untuk menambah shape ke kiri/ke kanan

- Add Shape Above/Add Shape below : untukmenambah shape ke atas/ke bawah

Chart Digunakan untuk membuat grafik dari data-data berupa tabel. Cara

membuatnya yaitu :1. Klik menu Insert Chart2. Pilih jenis Chart, lalu klik Ok

3. Akan muncul lembar kerja Excel untuk memasukan data chart

4. Gantilah data yang ada dengan data baru, contoh :

5. Tutuplah jendela Excel, hasilnya :

Membaca Peta Bertanya Lisan Tidak Jawab0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2.1

43

30.5

0.9

78.5

16.1

1.1

87

10.5

SDSMP-SMAMahasiswa

6. Klik kanan pada diagram grafik SD, SMP - SMA / Mahasiswa Add Data Labels, agar grafik menunjukan hasil perolehannya

Mail Merge Mail Merge (surat masal) adalah salah satu fasilitas Microsoft Word yang

dapat membuat banyak surat yang isinya sama tapi ada beberapa perbedaan pada bagian-bagian tertentu, misalnya nama yang dituju, jabatan, alamat, dan sebagainya. Mail Merge ini akan dirasakan manfaatnya terutama bila kita akan membuat surat yang jumlahnya sangat banyak.Mail Merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu :1. Dokumen utama : dokumen isi surat2. Sumber data : berupa tabel daftar nama undangan

Langkah-langkah untuk membuat Mail Merge sebagai berikut :

1. Buatlah dokumen inti surat, seperti contoh dibawah ini :

2. Setting Mail Merge Klik menu Mailings, pilih Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge

Wizard

Akan muncul task pane :a. Pilih tipe dokumen Letters, lalu klik Next: Starting documentb. Pilih Use the current document, lau klik Next: Select recipientsc. Pilih Type a new list, lalu klik Created. Akan muncul kotak dialog, pilih Customize Columns

e. Hapus semua daftar yang ada dengan mengklik tombol Delete

f. Jika sudah terhapus semua, buat daftar field baru dengan mengklik tombol Add...

g. Ketikkan nama field baru/seperti yang terdapat pada surat

h. Klik Ok, lalu ketikkan isi datanya sebagai berikut :

i. Klik Ok, lalu simpan data tersebutj. Pilih data mana saja yang akan dimasukkan dengan mencontreng data

tersebut, klik Ok

k. Klik Next: Write your letterl. Klik Next: Preview your letterm. Lalu klik Next: Complete the Merge

3. Masukan data Tempatkan kursor diarea dimana akan memasukkan data Mail Merge

(Nama, NIS, Kelas, dan Alamat) Klik menu Maliling Insert Merge Fields

Pilih field yang akan dimasukkan, hasilnya :

Untuk melihat data berikutnya klik menu Mailings, lalu klik tombol Preview Results

Equation Adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk menulis

format/rumus matematika, seperti : pembagian, integral, matriks, dll.Cara membuatnya :1. Klik menu Insert Equation2. Pilih jenis Equation yang diperlukan/Insert New Equation

3. Contoh :Pilih jenis Fraction

Masukkan angka pada kotak yang tersedia, contoh :

Klik diarea dokumen, dan lihat hasilnya

Membuat Tabel (Table) Micrisoft Word menyediakan fasilitas untuk membuat tabel, untuk

membuatnya dilakukan dengan cara :1. Klik menu Insert Table, pilih jumlah kolom dan baris dengan cara

menyorot pointer pada kotak-kotak yang tersedia, contoh :

2. Jika ingin membuat tabel dengan kolom dan baris yang banyak, pilih Insert Table... akan muncul kotak dialog :

3. Pada Table size, tentukan banyaknya kolom pada Number of columns: dan tentukan banyaknya baris pada Number of rows:

4. Pada AutoFit behavior ada 3 pilihan jenis tabel : Fixed column width : membuat tabel dengan ukuran kolom yang ditentukan pada pilihan Auto 0,7, atau ukuran lain yang kita tentukan AutoFit to contents : membuat tabel dengan lebar kolom yang disesuaikan secara otomatis dengan isi kolomAutoFit to window : membuat tabel dengan lebar kolom otomatis disesuaikan dengan lebar window

5. Klik Ok untuk menerapkan pilihan tabel, contoh tabel :

Untuk mengisi teks didalam kolom, klik didalam kolom tersebut hingga muncul kursor, kemudian ketikkan teks

Untuk melebarkan kolom/mempertinggi baris secara manual, arahkan pointer

kegaris hingga pointer berubah menjadi bentuk (untuk kolom), dan

bentuk (untuk baris) Menambah Baris

Tempatkan pointer pada baris yang akan ditambahkan baris baru Klik menu Layout Insert Above (menambah baris keatas)/Insert

Below (menambah baris ke bawah) Atau untuk cara cepat (shortcut), klik pada kolom terakhir dan baris

terakhir tabel. Lalu tekan Tab pada keyboard, maka baris baru akan terbentuk

Menambah Kolom Tempatkan pointer pada kolom yang akan ditambahkan kolom baru Klik menu Layout Insert Left (menambah kolom ke kiri)/Insert right

(menambah kolom ke kanan) Menghapus Baris

Tempatkan pointer pada baris yang akan dihapus Klik menu Layout Delete Delete Rows

Menghapus Kolom Tempatkan pointer pada kolom yang akan dihapus Klik menu Layout Delete Delete Columns

Menghapus Tabel Tempatkan pointer dikolom/baris mana saja pada tabel/blok seluruh tabel Klik menu Layout Delete Delete Table

Menggabung Baris/Kolom ( Merge Cells) Blok baris/kolom yang akan digabung

Klik menu Layout Merge Cells Memecah Baris/Kolom (Split Cells)

Klik pada baris/kolom yang akan dipecah

Klik menu Layout Split Cells Pilih jumlah baris/kolom yang akan ditambah pada :

Klik OK Menyamakan Ukuran Baris/Kolom

Blok baris/kolom yang akan disamakan ukurannya

Klik menu Layout Distribute Rows (untuk baris) /

Distribute Columbs (untuk kolom) Memilih Jenis Garis Tepi Tabel (Border)

Blok baris/kolom/seluruh tabel

Klik menu Home/menu Design, pilih icon Borders, lalu pilih jenis garis tepi tabel yang tersedia

Mewarnai Kolom/Baris Blok baris/kolom/seluruh tabel

Klik menu Home/menu Design, pilih icon (Shading), pilih warna yang tersedia

Pengaturan Alinea Teks Pada Tabel Klik pada baris/kolom/blok teks yang akan diatur alineanya Klik menu Layout, lalu pilih jenis alinea teks pada bagian Alignment

Untuk memilih posisi teks horizontal/vertikal, klik icon (Text Direction)

Mengurutkan Data Blok baris yang akan diurutkan datanya

Klik menu Layout, pilih (Short), akan muncul kotak dialog :

Mencetak Dokumen (Print) Setelah dokumen siap dicetak dan telah dilihat tampilan pencetakkan pada Print Preview, kita dapat mencetaknya dengan cara :

1. Klik Office Button Print, atau tekan Ctrl+P pada keyboard. Akan muncul kotak dialogKeterangan :Printera. Name: merupakan pilihan printer yang sudah terinstall dan yang akan

digunakanb. Status: merupakan status dari printer apakah sudah siap digunakan

(Ready)/tidak (Idle)Page Rangea. All: merupakan pilihan untuk mencetak semua halaman dokumenb. Current Page: merupakan pilihan untuk mencetak halaman tempat kursor

beradac. Pages: merupakan pilihan mencetak beberapa halaman saja/mencetak

acak. Contoh : untuk mencetak halaman 1 saja ketik 1, untuk mencetak halaman 1 sampai 3 saja ketik 1-3, untuk mencetak halaman 2, 5, 10 saja ketik 2,5,10

Copies Number of copies: merupakan pilihan untuk mencetak halaman rangkap,

misalkan kita butuh 2 rangkap, maka pilih 2 pada kotak pilihan

2. Untuk mengatur Setting Printer, klik tombol , akan tampil kotak dialog pilihan pencetakkan untuk menyesuaikan ukuran kertas, jenis kertas, dan sebagainya. Tampilan kotak dialog Properties ini berbeda-beda tergantung jenis dan merk printer.

3. Klik Ok jika selesai pengaturan, lalu klik Ok lagi untuk mencetak dokumen