Business Process Reengineering (BPR) adalah proses pemikiran ulang secara mendasar dan perancangan secara radikal terhadap proses-proses bisnis untuk meningkatkan kinerja proses bisnis. Tujuan dari Business Process Reengineering adalah bagaimana membuat semua proses yang ada di organisasi atau perusahaan menjadi meningkat. Beberapa tujuan BPR menurut Andrews dan Stalick antara lain :

Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta mempertahankan produksi massal.

Meningkatkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing.

Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan.

Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui komunikasi, jaringan dan teknologi komputer.

Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik.

Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan serta menetapkan harga “value–driven” untuk pelanggan tanpa mengurangi profitabilitas.

Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan.

Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.

BPR terdiri dari tiga huruf yaitu B, P, dan R. B dalam BPR berfokus pada proses bisnis dimana dalam proses tersebut dapat menciptakan nilai bagi pelanggan. Dimana B dalam BPR ini mendefinisikan proses bisnis melalui mata pelanggan dari proses tersebut. Yang kedua adalah P. P dalam BPR adalah berfokus pada proses yang berjalan dimana akan menghasilkan suatu hasil yang diinginkan oleh perusahaan. Yang terakhir adalah R. R di BPR membawa asumsi implisit tentang sejauh mana peningkatan kinerja karena rekayasa ulang dan bagaimana rekayasa ulang dilakukan.

Beberapa peranan TI dalam BPR:

Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat.

Sistem ahli (expert systems) memungkinkan para generalis untuk melaksanakan tugas spesialis.

Jaringan telekomunikasi (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.

Perlengkapan pengambilan keputusan (decision-support tools), memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.

Komunikasi data tanpa kabel (wireless data communication) dan komputer yang mudah dibawa (portable computer), memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent.

Videodisk interaktif (interactive videodisk), untuk mendapatkan kontak langsung dengan pembeli potensial.

Identifikasi otomatis dan pelacakang (automatic identification and tracking), memungkinkan sesuatu untuk melaporkan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan.

Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing), memungkinkan perencanaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan.

Business Process Reengineering (BPR, Rekayasa ulang proses bisnis) adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia.

BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan. Pertanyaan dasar yang ditanyakan seperti "apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita berjalan beriringan dengan misi kita? Siapa pelanggan kita?"

Pengertian lain

Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.

BPR meliputi analisis dan perancangan alir kerja (workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Daven ports (1990), proses bisnis adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas.

Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional (Cross-functional team), contohnya, telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas-fungsional yang lengkap.

Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi – langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas-aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.

Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak

seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal.

Untuk itu, perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional / incremental saja.

Big Bang Method

Strategi Big Bang adalah strategi yang dilakukan dengan menerapkan semua modul dari ERP dan di semua lokasi dari proyek di dalam perusahaan di saat yang bersamaan. Semua sistem lama dihentikan pada saat sistem ERP baru dimulai, dimana kesiapan para pemakai dan jaringan harus tersedia pada saat sistem dimulai.

Dalam penggunaan metode Big Bang, sebuah aplikasi ERP diimplementasikan di semua lokasi pada waktu yang bersamaan. Dalam Big Bang, rentang waktu sistem dari versi pengujian sampai menjadi sistem yang benar-benar dipakai menjadi pencatat transaksi hanya dalam beberapa hari. Oleh karena itu dalam metode Big Bang, dibutuhkan proses pengujian yang intensif sebelum akhirnya melakukan cut off terhadap sistem yang lama dan menggunakan sistem yang baru.

Kelebihan metode Big Bang:

1. Tidak membutuhkan interface sementara sebagai perantara sistem baru dan lama.2. Tidak membutuhkan perawatan pada sistem lama.3. Penggunaan sistem baru diharuskan sehingga sistem lama dapat benar-benar

ditinggalkan.4. Waktu yang dibutuhkan untuk implementasi lebih sedikit.

Kekurangan metode Big Bang:

1. Dibutuhkan tenaga kerja untuk implementasi lebih banyak.2. Resiko kegagalan sistem lebih tinggi.3. Tidak dapat sewaktu-waktu pindah ke sistem lama.4. Waktu antara pengembangan dan implementasi lebih lama.5. Pimpinan proyek tidak dapat menunjukkan hasil kinerja dari sistem ERP sampai

semua modul terimplementasi.

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Big Bang:

1. Perusahaan kecil dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang rendah.2. Struktur organisasi yang flat dan tingkat pengontrolan yang rendah.3. Jumlah modul yang sedikit dan tingkat perubahan modul yang rendah.

Phased Method

Ketika perusahaan memilih untuk menggunakan metode Phased Implementation, modul-modul diimplementasikan satu per satu atau dalam kelompok-kelompok modul yang pada

umumnya dilakukan di satu lokasi tertentu. Phased Implementation merupakan rangkaian urutan implementasi yang terdiri dari perancangan, pengembangan, pengujian dan instalasi modul-modul yang berbeda. Tidak seperti Big Bang, Phased Implementation membutuhkan perhatian dan perawatan khusus pada sistem lama dengan tujuan memfasilitasi pengintegrasian dengan sistem yang baru.

Kelebihan metode Phased Implementation:

1. Tenaga kerja untuk implementasi lebih sedikit.2. Tenaga kerja dapat dikonsentrasikan pada modul tertentu.3. Resiko lebih kecil4. Dapat sewaktu-waktu menggunakan sistem lama.5. Rentang waktu antara pengembangan dan implementasi lebih sedikit.6. Pimpinan proyek dapat menunjukkan keberhasilan implementasi modul per modul di

dalam sistem ERP ke pihak manajemen.

Kekurangan metode Phased Implementation:

1. Membutuhkan interface sementara.2. Instalasi lebih lama.3. Harus merawat sistem lama.4. Kecenderungan untuk kembali ke sistem lama.5. Tingkat resiko yang tinggi dari anggota tim yang keluar atau berganti.6. Operasional dari sistem lama memberikan peluang untuk menghambat sistem ERP

baru berjalan.

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Phased Implementation:

1. Perusahaan besar dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang tinggi.2. Struktur organisasi yang berjenjang dan tingkat pengontrolan yang tinggi.3. Jumlah modul yang banyak dan tingkat perubahan modul yang tinggi.

Kesimpulan

Strategi Big Bang ataupun Phased memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Strategi yang dipilih harus dievaluasi secara intensif oleh tim proyek dan manajemen, sesuai dengan kondisi perusahaan. Beberapa faktor yang dapat menjadi acuan dalam memilih strategi di atas adalah:

Ukuran dan tingkat kompleksitas perusahaan. Tingkat hirarki dan pengawasan perusahaan. Kesiapan dan dukungan dari manajemen secara keseluruhan.

Reference: Wallace, F. Thomas dan Michael H. Kremzar. 2001. ERP: Making It Happen. John Wiley & Sonshttp://stevchristo.com/index.php/2014/01/perbandingan-strategi-implementasi-erp-dengan-big-bang-ataupun-phased/

https://smartcounting.com/smart/implementasi-erp-big-bang-atau-phased/

Secara garis besar, terdapat dua strategi dalam implementasi awal ERP di sebuah perusahaan, yaitu Big Bang (menyeluruh) dan Phased (bertahap). Dari awal fase perencanaan, tim proyek implementasi ERP seharusnya sudah menentukan strategi mana yang akan digunakan. Hal ini dikarenakan strategi yang berbeda tentu akan memunculkan perencanaan yang berbeda pula.

Secara teoritis, definisi kedua strategi di atas menurut Iwan Kurniawan Widjaya dalam bukunya “Enterprise Resource Planning” adalah:

Big Bang (Menyeluruh)Strategi Big Bang adalah strategi yang dilakukan dengan menerapkan semua modul dari ERP dan di semua lokasi dari proyek di dalam perusahaan di saat yang bersamaan. Semua sistem lama dihentikan pada saat sistem ERP baru dimulai, dimana kesiapan para pemakai dan jaringan harus tersedia pada saat sistem dimulai.

Phased (Bertahap)Strategi Phased adalah strategi yang dilakukan dengan menerapkan ERP secara bertahap, per modul atau satu grup modul pada satu lokasi tertentu. Pendekatan ini memungkinkan sistem lama masih beroperasi.

Kedua strategi ini memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing sehingga kesesuaian pemilihan strategi akan berbeda-beda di tiap perusahaan. Ada perusahaan yang lebih tepat menggunakan Big Bang, ada juga perusahaan yang lebih tepat menggunakan Phased. Semua harus menyesuaikan kondisi dan kebutuhan perusahaan.

Untuk lebih mudah menentukan strategi mana yang lebih tepat, berikut ini akan saya sampaikan kelebihan dan kekurangan dari strategi-strategi tersebut.

Strategi Big Bang (Menyeluruh)

Kelebihan dari strategi Big Bang adalah:

1. No Need for Temporary InterfaceKarena pergantian sistem lama dilakukan secara bersamaan, maka tidak dibutuhkan interface yang bersifat sementara.

2. Limited Need to Maintain and Revise Legacy SoftwareHanya sedikit waktu yang dibutuhkan untuk menjaga ataupun mengubah sistem lama sehingga sumber daya yang ada dapat difokuskan untuk menguji sistem baru.

3. Lower RisksKarena implementasi ini lebih melibatkan semua tim proyek untuk berpartisipasi secara langsung dan bersamaan, tingkat resiko untuk kehilangan tenaga kerja terlatih sebelum penyelesaian proyek ERP dilakukan lebih rendah. Partisipasi dari semua anggota tim harus tetap terlibat sampai di akhir proyek.

4. Functionality LinkageFungsi-fungsi yang ada di dalam ERP dan yang dibutuhkan untuk diimplemetasi dapat dilengkapi dengan lebih cepat, sehingga para pemakai sistem ERP membutuhkan waktu yang lebih sedikit dalam memahami dan melihat fungsi integrasi antar modul.

5. No Going BackStrategi ini tidak memberikan kemungkinan untuk kembali ke sistem lama. Konsekuensi yang terjadi, perusahaan harus menggunakan sistem ERP yang baru, walaupun kondisi dari hasil implementasi tidak memuaskan para pemakai. Hal ini juga memberikan suatu dukungan dan komitmen untuk menggunakan sistem ERP baru.

6. Shorter Implementation TimeStrategi ini akan mempercepat waktu implementasi ERP. Perlu diketahui, salah satu alasan utama kegagalan proyek ERP adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek terlalu lama. Hal ini akan memberikan dampak seperti perubahan kebutuhan sistem, tim proyek yang keluar masuk (berganti-ganti) dan proyek baru yang ada akan terhambat karena proyek lama yang belum selesai.

Selain kelebihan-kelebihan di atas, strategi Big Bang juga memiliki kekurangan, yaitu

1. Jumlah sumber daya dari tenaga kerja yang dibutuhkan besar.2. Sedikit sumber daya yang tersedia untuk modul tertentu.3. Resiko dari kegagalan total sistem ERP lebih tinggi.4. Tidak dapat secara langsung kembali ke sistem lama.5. Tim teknis dari TI memiliki kesempatan yang lebih sedikit di dalam mendapatkan alih

teknologi dari para konsultan ERP.6. Pimpinan proyek tidak dapat menunjukkan hasil kinerja dari sistem ERP sampai semua

modul terimplementasi.7. Waktu antara proses pengembangan dan implementasi menjadi lebih lama.

Strategi Phased (Bertahap)

Kelebihan dari strategi Phased adalah:

1. Peak Resource Requirements Are Less Than With Big BangStrategi ini membutuhkan sumber daya yang berfokus pada modul tertentu secara intensif sehingga memberikan keuntungan pada organisasi yang mempunyai sumber daya terbatas.

2. More Resource Can Be Devoted to a Particular ModuleStrategi ini bersifat intensif dan terfokus di setiap tahapan implementasi, yang dimulai dari tahap perancangan, pengembangan dan pengujian modul ERP.

3. Lower RiskStrategi ini memiliki resiko yang lebih rendah karena proses kesalahan ataupun kegagalan dari modul di dalam sistem ERP baru dievaluasi satu per satu.

4. Legacy System FallbackStrategi ini memungkinkan untuk kembali ke sistem lama, apabila terjadi kegagalan saat instalasi sistem ERP baru. Pendekatan per fase ini lebih bersifat konservatif dan memberikan alternatif.

5. Personnel Gain Knowledge in Each PhaseStrategi ini memungkinkan proses alih teknologi dari para konsultan ERP ke tim internal lebih intensif, berkualitas dan terencana dengan baik.

6. Project Managers Can Demonstrate a Working SystemStrategi ini memungkinkan pimpinan proyek untuk menunjukkan keberhasilan implementasi modul per modul di dalam sistem ERP ke pihak manajemen. Hal ini memberikan peluang untuk melakukan implementasi atas modul yang termudah dahulu.

7. Time Between Development and Use is ReducedStrategi ini memberikan percepatan waktu antara proses pengembangan dan implementasi sehingga waktu yang dibutuhkan dan resiko kegagalan proyek implementasi per modul dari ERP menjadi lebih kecil.

Selain kelebihan-kelebihan di atas, strategi Phased juga memiliki kekurangan, yaitu

1. Interface yang bersifat sementara digunakan dalam jumlah besar.

2. Revisi dan pemeliharaan sistem lama masih dibutuhkan.3. Tingkat resiko yang tinggi dari anggota tim yang tidak terlibat dan tidak terkoordinasi.4. Tingkat resiko yang tinggi dari anggota tim yang keluar atau berganti.5. Operasional dari sistem lama memberikan peluang untuk menghambat sistem ERP baru

berjalan.6. Waktu yang lebih lama dibutuhkan untuk menjalankan semua modul di dalam sistem ERP.7. Total biaya keseluruhan dari implementasi lebih tinggi.

Kesimpulan

Strategi Big Bang ataupun Phased memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Strategi yang dipilih harus dievaluasi secara intensif oleh tim proyek dan manajemen, sesuai dengan kondisi perusahaan. Beberapa faktor yang dapat menjadi acuan dalam memilih strategi di atas adalah:

1. Ukuran dan tingkat kompleksitas perusahaan.2. Tingkat hirarki dan pengawasan perusahaan.3. Kesiapan dan dukungan dari manajemen secara keseluruhan.

http://stevanus.id/perbandingan-strategi-implementasi-erp-dengan-big-bang-ataupun-phased/

Metode Kelebihan Kekurangan

Membangun sendiri Paling sesuai denga kebutuhan perusahaan

Sulit, mahal, lama

Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor

Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan

Sulit, mahal, lama

Best-of-breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor)

Secara teori akan menghasilkan sistem terbaik

Sulit menggabungkan antarmodul, lama, dan potensi tidak efisien

Modifikasi sistem dari vendor

Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor

Lama, biasanya lebih lama

Metode Kelebihan KekuranganMemilih modul-modul tertentu dari sistem vendor

Resilo lebih rendah, relatif lebih cepat dan lebih murah

Jika kemudian sistem dikembangkan akan menyebabkan waktu implementasi lebih laman dan biaya lebih mahal

Menerapkan sistem vendor dengan lengkap

Cepat, lebih murah dan efisien

Tidak fleksibel

Applicatio service provider (ASP) menyerahkan implementasi pada perusahaan penyedia jasa

Resiko lebih rendah, lebih murah , lebih cepat, sistem relatif tidak banyak berubah

Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkat di luar perkiraan

ekspeditur atau perantara lain dalam bidang pengangkutan

Business Process Mapping adalah gambaran hubungan antar proses dalam organisasi kita, itu ringkasnya. Jika struktur organisasi adalah gambaran hubungan antar jabatan, BPM adalah gambaran hubungan ANTAR PROSES.

Change Management adalah serangkaian proses yang digunakan untuk memastikan bahwa perubahan strategis yang signifikan dalam organisasi dilakukan secara terkontrol dan sistematis, untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan dalam rangka meningkatkan keterlibatan dan pencapaian tujuan organisasi untuk transformasi efektif. Pencapaian perubahan yang berkelanjutan dimulai dengan pemahaman yang jelas tentang keadaan organisasi saat ini, diikuti dengan pelaksanaan strategi yang tepat dan ditargetkan.

Fokus dari Change Management adalah pada hasil perubahan yang akan dihasilkan, pengaturan baru harus bisa dipahami. Perubahan proses biasanya berlaku untuk tugas dan/ atau perubahan struktur, dan dapat pula berupa: Tambahan atau Transformasional dan Situasional. Strategi Change Management yang komprehensif harus mengarah ke tujuan yang diinginkan dan menciptakan rasa kepemilikan, sehingga memungkinkan perbaikan berkelanjutan, terukur dan membangun kemampuan untuk menghadapi perubahan di masa depan.