Bahan Materi Ujian Teori Kejuruan 20122

8/18/2019 Bahan Materi Ujian Teori Kejuruan 20122

1/60

BAHAN MATERI 1

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP

PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol hanya menampilkan garis-garis

besarnya saja, diantaranya terdapat 14 (empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen yakni:

1. Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas

ujuan atauy sasaran adalah hal-hal yang akan di!apai atau dipelihara, baik berupa materi

maupun nonmateri.

ujuan atau sasaran bagi organisasi atau badan akan berperan sebagai:

a. Pedoman kea rah mana organisasi itu akan diba"a.

b. #andasan bagi organisasi yang bersangkutan

!. Penentu ma!am akti$itas yang akan dilakukan

d. Penentu program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi.

%. Pembagian &erja

&arena adanya spesialiasasi, maka diperlukan adanya pembagian kerja ' tugas yang sesuai

dengan kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. ehingga tujuan organisasi yang

akan di!apai, menjadi lebih terarah, eekti, dan eisien.

*. +elegasi kekuasaan

&ekuasaan atau "e"enang adalah salah satu unsure untuk men!apai kesuksessan kerja sama

dalam suatu organisasi. &ekuasaan atau "e"enang adalah hak seseorang untuk mengambil

tindakan yang tegas, agar tugas, dan ungsi-ungsinya dapat dilaksanakan.

+elegasi kekuasaan kepada pihak lain merupakan unsur penting dan elementer daris eorang

pimpinan karena dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan

"aktu, perhatian, dan pengetahuannya.

4. entang kekuasaan

entangan kekuasaan ( span of authority) sering juga disebut span of control, span of

management atau span of managerial responsibilities. entang kekuasaan berarti berapa jumlah

orang yang tepat menjadi ba"ahan seorang atasan.pemimpin sehingga pemimpin dapat

memimpin, membimbing, dan emnga"asi se!ara berhasil guna dan berdaya guna.


2/60

. &esatuan perintah dan tanggung ja"ab (unity of command )

erdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung ja"ab seorang ba"ahan hanya mempunyai

satu atasan atau pimpinan dan kepadanya ia harus mempertanggungja"abkan pelaksanaan

tugas, serta dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja.

/. &oordinasi&oordinasi adalah usaha mengarahkan kegitaan seluruh unit agar tertuju untuk memberikan

sumbangan semaksimal mungkin dalam men!apai tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

0. sas ungsional

sas ini menentukan bah"a organisasi dapat berkembang atau menge!il sesuai dengan tuntutan

tugas dan beban kerjanya.

2. sas akordion

sas akordion menentukan bah"a organisasi selalu mengikuti dan emnyesuaikan diri dengan

perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga dapat terhindar kekakuan dalam pelaksanaan

tugas.

B. Pengertian Peer!aan Kantor

1. 3eorge . erry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan se!ara lisan dan

pembuatan "arkat-"arkat tertulis dan laporan-laporan sebagai !ara untuk meringkaskan banyak

hal dengan !epat, guna menyediakan suatu landasan akta bagi tindakan penga"asan pimpinan

%. illiam #eing"ell dan 5d"in obinson menerangkan bah"a 6Pekerjaan perkantoran

berkenaan dengan "arkat-"arkat dari badan usaha-pembuat "arkat-"arkat, pemakaian "arkat

dan pemeliharaannya guna dipakai untuk men!ari keterangan dikemudian hari.

*. 3eorey 7ills dan 8li$er tanding Ford, menekankan kepada ungsi kantor, yaitu

menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan "arkat, antara lain menerima,

men!atat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

4. 3eorge erry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: 6Pekerjaan

perkantoran meliputi penyampaian keterangan se!ara lisan dan pembuatan "arkat-"arkattertulis dan laporan-laporan sebagai !ara untuk meringkas banyak hal dengan !epat guna

menyediakan suatu landasan akta bagi tindakan kontrol dari pimpinan9.

. #ittleield dan Peterson menerangkan bah"a setiap pekerjaan kantor dalam sebuah organisasi

dalam de"asa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. +alam

kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari akti$itas pokok yang


3/60

dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepega"aian, teknik atau salah satu

dari banyak pekerjaan lainnya.

+alam garis besarnya tatausaha mempunyai * peranan pokok, antara lain sebagai berikut:

1. 7elayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operati untuk men!apai tujuan dari suatu

organisasi.%. 7enyediakan keterangan-keterangan bagi pu!uk pimpinan organisasi supaya dengan mudah

mengambil keputusan atau dapat melakukan tindakan yang tepat jika perusahaannya sedang

menghadapi masalah.

*. 7embantu melan!arkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

". #$ngsi Peer!aan Kantor

1. 7emberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operati untuk men!apai

tujuan organisasi

%. 7enyediakan inormasi'keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

*. 7embantu kelan!aran perkembangan organisasi se!ara keseluruhan

Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya adalah memberikan layanan informasi dan

perekaman dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai tujuan organisasi . 7ills

menjabarkan ungsi pekerjaan kantor menjadi delapan yaitu :

1. 7enerima inormasi

ontoh dari bentuk inormasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan telepon, pesanan

aktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

%. 7erekam inormasi

ujuannya adalah agar inormasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya.

ontoh bentuk rekaman operasi yaitu korespondensi, pesanan dan aktur.

*. 7engelola inormasi

;aitu memastikan agar inormasi yang diterima benar dan akurat.

4. 7engatur inormasi

&antor bertanggungja"ab mensuplai inormasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani

manajemen. ontohnya adalah penyiapan aktur, penetapan harga, laporan statistik, laporan

keuangan, dan laporan < laporan pada umumnya.


4/60

. 7emberi inormasi

&antor memberikan inormasi dari rekamannya bila manajemen meminta. =normasi yang

dibagikan dapat bersiat rutin, maupun khusus dapat se!ara lisan maupun tertulis. ontohnya

pesanan, anggaran aktur, laporan keuangan.

/. 7elindungi aset7engamati se!ara !ermat urusan dalam perusahaan seperti menjaga keakuratan rekaman dan

memperingatkan manajemen mengenai apa saja yang tidak menguntungkan yang mungkin

terjadi.

0. 7enyimpan inormasi

&antor harus menyimpan inormasi yang diterima dengan baik agar mudah di!ari apabila

manajemen membutuhkannya


5/60

BAHAN MATERI %

MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOM&NIKASI

A. Pengertian o'$niasi

&omunikasi adalah suatu proses penyampaian "arta'pesan'inormasi yang mengandung arti darisatu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk mendapat saling pengertian.

=stilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan.

eberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

a. 7enurut 7!. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu

sama lain antar manusia.

b. 7enurut &eith +a$is dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses jalur

inormasi dan pengertian dari seseorang keorang lain.

!. 7enurut +r. Phil strid usanto dalam bukunya Komunikasi dalam Teori dan

Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

B. Proses Ko'$niasi

Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran inormasi atau pesan dari komunikator

kepada komunikan dengan menggunakan media dalam usaha pen!apaian pengertian.

#angkah-langkah proses komunikasi sebagai berikut :

a. &omunikator memiliki gagasan atau pesan'inormasi yang ingin disampaikan kepada

komunikan.

b. &omunikator membuat atau menyusun sandi sandi (en!oding) untuk menyampaikan maksud,

baik dalam bentuk kata-kata atau lambang ( gambar, "arna, bahasa sandi, tulisan, dan lain-lain)

sebagai pesan.

!. Perkataan dan lambang-lambang (pesan) tersebut disalurkan melalui media

d. &omunikan menguraikan' mentasirkan pesan (de!oding) yang dikirimkan oleh komunikator

sehingga mempunyai makna'arti.

e. &omunikan memberi tanggapan (eedba!k) terhadap inormaasi yang diberikan oleh

komunikator, sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai

atau tidak dengan apa yang dimaksudkanya, karena dalam proses komunikasi dapat saja terjadi

hambatan-hambatan.


6/60

7enurut arah prosesnya, komunikasi dibedakan sebagai berikut.

a. &omunikasi satu arah (one "ay !ommuni!ation)

&omunikasi satu arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu

hanya dari pihak komunikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk

memberikan respon atau tanggapan. ontohnya : tasan sedang memberikan perintah kepadaskretarisnya, sebuah baliho iklan produk yang sedang diba!a seseorang di pinggir jalan, dan

komandan perang memberikan perhatian bagan komunikasi satu arah, berikut:

&euntungan komunikasi satu arah :

1) #ebih !epat dan eisien,

%) +alam hal-hal tertentu dapat memberikan kepuasan kepada komunikator, karena pihak

komunikan tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan

terhadap hal-hal yng disampaikan oleh komunikator,

*) +apat memba"a "iba"a komunikator (pimpinan), karena komunikasi tidak dapat

mengetahui se!ara langssng atau menilai kesalahan dan kelemahan komunikator.

&elemahan komunikasi satu arah :

1) idak memberikan kepuasan kepada komunikan, karena komunikan tidak mempunyai

kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan,

%) 7emberikan kesan otoriter,

*) +apat menimbulkan kesalah pahaman dan ketidak jelasan, sehingga mun!ul prasangka yang

tidak baik.

b. &omunikasi dua arah (t"o "ays !ommuni!ation)

&omunikasi dua arah merupakan komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal

balik baik dari komunikator maupun komunikan. &omunikasi dua arah dapat terjadi se!ara

$erti!al, hori>ontal, dan diagonal.

1) &omunikasi $ertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke ba"ah atau

sebaliknya. +alam suatu perusahaan, komunikasi $ertikal yang terjadi adalah komunikasi

yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ketingkat karya"an.

ontoh: &omunikasi berlangsung antara atasan dengan ba"ahannya di sebuah kantor.

%) &omunikasi hori>ontal yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang

mempunyai tingkat, kedudukan, dan "e"enang yang sama. ontohnya komunikasi antara

karya"an yang satu dengan yang satu le$el.


7/60

*) &omunikasi diagonal dalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan

komunikan yang tingkat, kedudukan, serta "e"enangnya berbeda. ontohnya: komunikasi

antara kepala bagian dengan kepala seksi

&euntungan dari komunikasi dua arah:

a) danya dialog antara komunikator dengan komunikan, sehingga menimbulkan kepuasandiantara kedua belah pihak.

b) =normasi yang diterima menjadi lebih jelas, lebih akurat dan lebih tepat, karena dapat

diperoleh langsung penjelasanya.

!) 7emun!ulkan rasa kekeluargaan, kekerabatan, dan iklim demokratis.

d) 7enghindari kesalah pahaman

&elemahan komunikasi dua arah

a) =normasi yang disampaikan lebih lambat, sehingga kurang eisien.

b) &eputusan tidak dapat diambil dengan !epat

!) 7emberikan kesempatan kepada komunikan untuk bersikap menyerang, sehingga suasana

kerja bisa menjadi kurang kondusi

d) 7emberi kemungkinan timbulnya berbagai ma!am masalah yang tidak ada rele$ansinya

dengan masalah yang sebenarnya.

!. &omunikasi ke segala arah

&omunikasi kesegala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator

dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta "e"enangnya berbeda-

beda. ontohnya diskusi antar anggota rapat. &euntungan dan kelemahan komunikasi kesegala

arah hampir sama dengan komunikasi dua arah, yang membedakannya adalah dalam

komunikasi dua arah, komunikator dan komunikannya hanya dua orang, tetapi dalam

komunikasi ke segala arah, komunikator dan komunikanya lebih dari dua orang.

". #ator - (ator o'$niasi

+alam kegiatan komunikasi ada aktor-aktor yang dapat menunjang keberhasilan proses

komunikasi dan ada juga aktor-aktor penghambat berhasilnya proses komunikasi.

a. Faktor < aktor penunjang keberhasilan komunikasi

&eberhasilan dalam proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh ke!akapan komunikator dan

komunikan dalam pelaksanaan pengiriman dan penerimaan berita ' pesan. Faktor < aktor

penunjang keberhasilan antara lain sebagai berikut.


8/60

1) +ilihat dari sisi komunikator

Faktor < aktor penunjang keberhasilan komunikan dari sisi komunikator adalah sebagai

berikut :

a) &e!akapan komunikator

eorang komunikator harus dapat menguasai !ara < !ara penyampaian pikiran, ide,gagasan baik se!ara lisan atau tertulis.

b) ikap komunikator

eorang komunikator dalam menyampaikan inormasi harus tegas, terbuka, simpatik,

dan rendah hati untuk membangkitkan keper!ayaan dari komunikan.

!) Pengetahuan komunikator

eorang komunikator yang mempunyai "a"asan pengetahuan yang luas akan lebih

mudah dalam menyampaikan ide, gagasan kepada komunikan.

d) &eadaan isik komunikator

eorang komunikator yang memiliki suara yang jelas, tidak gagap dan mantap dalam

menyampaikan inormasi akan lebih mudah dipahami oleh komunikan

e) istem sosial

eorang komunikator harus mampu menyesuaikan diri dari lingkungan masyarakat di

mana dia berbi!ara. ehingga komunikator akan mampu memahami siapa yang diajak

berbi!ara dan bagaimana kebiasaanya.

b. +ilihat dari sudut komunikan

Faktor penunjang keberhasilan komunikasi dari sudut komunikan adalah sebagai berikut :

a) &e!akapan komunikan

eorang komunikan harus mempunyai ke!akapan untuk mendengarkan dan menanggapi

pembi!araan, agar tujuan komunikasi dapat ter!apai.

b) ikap komunikan

eorang komunikan harus memiliki sikap perhatian, simpati, dan rendah hati dalam

mendengarkan inormasi dari komunikator.

!) Pengetahuan komunikan

&omunikan yang memiliki "a"asan dan pengetahuan yang luas akan lebih !epat

mengerti dan memahami inormasi yang disampaikan oleh komunikator.

d) &eadaan isik

&omunikan sangat dipengaruhi keadaan isik dalam menerima inormasi seperti

pendengaran, pengelihatan, ataupun indra lainnya.


9/60

e) istem sosial

&omunikan harus memahami siapa yang berbi!ara, materi yang dibi!arakan, dan dapat

menyesuaikan diri dengan komunikator.

Harold + #as"ell memperkenalkan lima ormula komunikasi untuk terjadinya suatu proses

komunikasi, yaitu :a. Who, berkenaan dengan siapa yang mengatakan.

b. Says What , berkenaan dengan yang menyatakan apa.

!. In Which Channel, berkenaan dengan saluran apa.

d. To Whom, berkenaan dengan ditujukan kepada siapa.

e. With What Effek, berkenaan dengan pengaruh apa.

D. Me'i)i* Me+ia Ko'$niasi

1. Pengertian media komunikasi

7edia komunikasi adalah sarana atau alat yang digunakan untuk mempermudah proses

penyampian "arta'pesan'inormasi dari komunikator kepada komunikan untuk me!apai tujuan

tertentu.

%. Fungsi media komunikasi

Fungsi media komunikasi adalah sebagai berikut :

a. 7enumbuhkan moti$asi bagi para komunikan

b. 7enumbuhkan daya tarik pesan atau inormasi yang akan disampaikan

!. 7engeektikan proses penyampaian pesan atau inormasi

d. 7emper!epat "aktu yang diperlukan untuk menyampaiakan inormasi

e. 7enjelaskan isi dan maksud pesan atau inormasi yang akan disampaikan

. 7embuat isi pesan atau inormasi lebih nyata

g. ebagai media hiburan dan pendidikan bagi komunikan

*. ?enis-jenis media komunikasi

?enis-jenis media komunikasi adalah sebagai berikut :

a. Media visual , yaitu media yang dapat di lihat

ontoh : lukisan, oto, sinar lampu, dan media !etak

&elebihan :

iaya relati murah

7udah dibuat dan digunakan

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/04/memilih-media-komunikasi.htmlhttp://ridwanjuli.blogspot.com/2011/04/memilih-media-komunikasi.html


10/60

lat dan pemeliharaanya sederhana

+apat memperjelas suatu masalah

+apat me"ujudkan ide abstrak ke bentuk konkret

+apat menimbulkan imajinasi dan inspirasi

&ekurangan :

Hanya untuk indra penglihatan

idak bergerak

&eterkaitan pada ukuran

7enimbulkan rasa bosan

7emiliki keterbatasan pemirsa

+apat menimbulkan penasiran yang berbeda < beda

b. Media audio, yaitu media yang dapat di dengar

ontoh : radio, tape re!order, dan telepon

&elebihan :

murah dan mudah pengadaannya, jangkauan luas, dan dapat mengembangkan daya

imajinasi

progamnya sudah dibuat, alat perekamnya mudah digunakan dan didapatkan, dapat

dipakai berulang-ulang, mudah diperbanyak, dan dapat digunakan se"aktu-"aktu

bentuk sederhana, mudah digunakan, dan dapat menyampaikan pesan se!ara langsung

&ekurangan :

Penyajian terikat pada jad"al, dan ke!epatan penyajian sulit di kontrol

&e!epatan inormasi tidak dapat dirubah dan tidak menggambarkan unsur-unsur

iaya pemasangan relati mahal, dan sering timbul gangguan-gangguan

!. Media audio visual , yaitu media yang dapat dilihat dan didengarkan

ontoh : tele$isi, +@+, dan ilm

&elebihan : =normasi dapat disampaikan sesuai dengan kenyataan

+apat dimengerti keadaan'hasil yang sebenarnya

idak membosankan

&ekurangan :

iaya relati mahal


11/60


12/60


13/60

4. Hubungan =nternasional (o$erseas !all), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh

dari seseorang atau orgasnisasi di suatu negara yang lain.

%. Pe)etaan pesaat te)epon

+itinjau dari peletakannya, ada berma!am-ma!am telepon yang digunakan pada suatu

organisasi, yakni:a. elepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di meja

b. elepon dinding ("all phone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di dinding

!. elepon genggam (handphone), yaitu telepon yang bisa diba"a kemana-mana oleh

pemiliknya.

/. "ara er!a te)epon

+itinjau dari !ara kerjanya, telepon dapat dibedakan menjadi * (tiga ) jenis, yaitu:

a. Hubungan 7elalui 8perator

ila melalui operator, penelepon memutar ' menekan nomor operator sentral untuk

meminta hubungan perorangan. erikan nama dan nomor telepon orang yang ingin

dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon sendiri . &alau sudah berhasil menghubungi

nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang

dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bi!ara.

b. Hubungan #angsung

Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelpon menelepon sendiri tanpa operator,

memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian bi!ara.

!. Hubungan #angsung dengan 7

Hubungan langsung jarak jauh, bahkan melintas batas negara dengan menggunakan

layanan pesan pendek, yang bisa se!ara tertulis atau melalui suara ($oi!e).

0. Etiet erte)epon

anyak orang menyamakan begitu saja kata 6etika9 dan 6etiket9 padahal keduanya

memiliki pengertian yang berbeda. 5tika adalah !abang ilsaat yang membahas tingkah

laku manusia berdasarkan kaidah 6baik buruk, benar salah, baik tidak. edangkan etiket

adalah tata krama, sopan santun, atau tata pergaulan.


14/60

Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan

bersahabat, dan juga tidak bernada emosi. +engan suara yang merdu didengar, tidak jarang

orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita.

dapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan

dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut:

1. ?angan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering

segeralah telepon diangkat dan ja"ablah dengan sopan.

%. ?angan memulai dengan kata 6halo9 tetapi langsung menyebutkan nama organisasis atau

organisasi tempat kita bekerja.

*. ?angan menggunakan pesa"at telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau

terlalu lama berbi!ara dengan si penelepon.

4. erusahalah mendengarkan la"an bi!ara kita, jangan melamun atau bersikap tidak

tertuju pada pembi!araan.

. ?angan mengu!apkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bi!aralah

dengan sikap menyenagkan.

/. erusahalah menanggapi maksud pembi!ara dengan !epat dan memberi kesan bah"a

orang yang kita ajak bi!ara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung

dengannya.

0. erbi!aralah dengan tempo sedang, tidak terlalu !epat atau lambat.

2. pabila kita menelepon, kita harus siap menyebutkan nama dan jabatan orang yang

akan kita tuju, di samping pokok pembi!araannya.

D. pabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah memang saat ini

"aktu yang tepat untuk berbi!ara.

1E. ?angan menganggap bah"a panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja

11. atat poin pesan-pesan yang disampaikan

1%. 7intalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maa jika membuat kesalahan-kesalahan

se"aktu dalam pembi!araan telepon.1*. 7engakhiri pembi!araan dengan tepat.

14. 7eletakkan gagang telepon dengan pelan.

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon


15/60

1. 7enggunakan bahasa ormal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu

siapa orang yang berbi!ara di telepon

%. erbi!ara dengan orang lain selagi berbi!ara di telepon.

*. erbi!ara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

4. erbi!ara terlalu banyak basa-basi.. erbi!ara dengan nada kasar atau membentak.

/. erbi!ara dengan nada memerintah.

0. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang

diperdengarkan.

2. Penelepon ditranser berkali-kali atau ditranser ke alamat yang salah.

D. ada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.


16/60

BAHAN MATERI /

MENERAPKAN PRINSIP-PRINSIP

KER,ASAMA DENGAN KOLEGA DAN PELANGGAN

A. Me'e)i*ara Stan+ar Pena'pi)an Pria+i

1. Pengertian 3rooming

Penampilan diri penting artinya bagi seseorang dalam kehidupan sehari-hari, apalagi bagi

mereka yang bekerja sebagai tenaga pelayanan, seperti : pega"ai negeri, pelayan toko, tenaga

penjualan, kalangan eksekuti bisnis, para pengajar atau instruktur dan sebagainya. Cntuk

berpenampilan serasi, menarik, resmi, sopan, lu"es, sesuai dengan etiket dan tata krama

pergaulan kantor, maka anda perlu mempelajari kompetensi berikut ini.

ebelum anda mengetahui bagaimana menjaga standar keamanan penampilan pribadi, terlebih

dahulu anda mengetahui arti kata grooming , dari pendapat para ahli yang dinyatakan di dalam

bukunya masing-masing. +i ba"ah ini terdapat arti kata grooming , yang dikutip antara lain :

a. &ata groom menurut &amus ahasa =nggris =ndonesia, artinya mengurus, mera"at, rapi atau

pelihara.

b. e!ara hariah, grooming artinya penampilan diri.

!. Grooming dalam penampilan prima adalah, penampilan diri tenaga pelayanan pada "aktu

bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.

d. Penampilan diri ( grooming ) sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, apalagi bagi yang

bekerja sebagai tenaga pelayanan, seperti pega"ai negeri, pelayan toko, tenaga penjualan,

kalangan eksekuti bisnis, dan lain-lain, mereka tentu saja perlu berpenampilan serasi danmenarik.

e. Well groomed istilah ahasa =nggris, yang digunakan untuk menggambarkan orang

berbusana resmi dengan baik, menarik. usana yang baik dan resmi itu berarti penampilan

yang rapi, sopan, lu"es, serasi dan menarik ( personal apperance) sesuai dengan etika dan

tata krama pergaulan.

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/04/memelihara-standar-penampilan-pribadi.htmlhttp://ridwanjuli.blogspot.com/2011/04/memelihara-standar-penampilan-pribadi.html


17/60

. ?adi pengertian grooming se!ara singkat adalah, penampilan seseorang, dimulai dari !ara

berpakaian sampai dengan tutur kata dan sopan santun.

%. Fungsi 3rooming

+alam kehidupan sehari-hari, apapun kegiatan kita selalu dihadapkan pada tata aturan dalam

melakukan sesuatu yang diuraikan dalam tahap-tahap kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan suatu kegiatan. etiap kantor memiliki tata aturan pelaksanaan kegiatan yang

berbeda-beda sesuai dengan jenis akti$itasnya, tetapi se!ara umum sering pula dijumpai

kesamaan dalam langkah-langkah mengenai sesuatu kegiatan, inilah yang kita sebut

dengan tandar !perasional Prosedur (8P).

ata aturan yang dimaksud, diantaranya termasuk pentingnya grooming bagi perusahaan,

terbukti grooming dapat mempengaruhi para pelanggan atau pengunjung,

arena grooming bertujuan antara lain:

a. Penampilan pega"ai mengatasnamakan suatu lembaga atau perusahaan, sehingga

penampilan pega"ai harus disukai oleh orang lain atau pelanggan.

b. Penampilan pega"ai men!erminkan kepribadian yang baik dan memberikan kesan positi

dari pelanggan perusahaan.

!. Penampilan para pega"ai, agar selaras dengan nilai-nilai keindahan dan tata krama yang

berlaku dalam kehidupan seluruh lapisan masyarakat.

d. 7enyadari bah"a ke!antikan bukan semata-mata dari bentuk "ajah saja, tetapi dari hati

nurani yang tulus dan ikhlas, sehingga keluar pan!aran ke!antikan dari dalam (inner"beauty)

B. Men!aga Stan+ar Kea'anan Pena'pi)an Pria+i

Cntuk menjaga standar keamanan penampilan pribadi, penggunaan pakaian kerja yang sesuai akan

mengurangi kemungkinan terjadi ke!elakaan atau luka. erikut ini beberapa tips memilih jenis

pakaian kerja yang aman :

1. Pilih bahan dengan teliti, !ari bahan yang nyaman dipakai, hindari bahan yang mudah terbakar

atau panas dipakai.

%. Pilih model pakaian, disesuaikan dengan keadaan jasmani, "arna kulit, keperluan, iklim, jenis

pekerjaan, serasi, bersih, tidak terlalu sempit dan tidak terlalu longgar, karena akan

mengganggu gerakan dalam bekerja.

*. Hindari !elana panjang yang terlalu panjang dan terlalu lebar di bagian ba"ah, karena akan

mengganggu ketika berjalan, bahkan mudah terkait atau jatuh.


18/60

4. +asi, dapat digunakan untuk pekerjaan yang dilakukan di kantor atau bagian pemasaran barang

atau jasa, bukan di pabrik bagian produksi karena juntaian dasi dapat tergulung pada benda

yang berputar atau terjepit.

. Pilihlah sepatu yang nyaman dipakai, gunakan sepatu untuk mengamankan kaki dari benda

jatuh atau benda tajam ke!il atau tergelin!ir pada "aktu kerja. Penggunaan model sepatudisesuaikan dengan jenis pekerjaan.

/. Perhiasan atau aksesoris, seperti !in!in, kalung, gelang, jam tangan, sebaiknya tidak dipakai

pada "aktu kerja di dalam bengkel atau ruang produksi, sebab benda tersebut mudah sekali

terkait oleh peralatan yang berputar atau bergerak pada alat elektrik yang bermagnet, terutama

dapat menyebabkan tidak bebasnya bergerak, serta mengakibatkan rasa sakit pada "aktu tangan

atau jari menggunakan peralatan.

0. arung tangan, digunakan untuk membantu pekerjaan yang berhubungan dengan panas, tajam

atau li!in juga digunakan sebagai sarana isolator untuk pekerjaan listrik.

2. &a!amata, digunakan untuk melindungi mata dari bahaya sinar yang tajam, serpihan benda

kerja dan debu. 3unakan ka!amata sesuai dengan jenis pekerjaan.

elain pakaian, di ba"ah ini terdapat beberapa tips penampilan pribadi yang baik dilakukan :

1. Pera"atan tubuh, karena tubuh yang tera"at akan meman!arkan keindahan, pesona dan

ke!antikan. &osmetik, dibutuhkan oleh pekerja "anita. 3unakan kosmetik seperlunya, jangan

terlalu berlebihan. Pekerja pria pun perlu kosmetik, agar penampilannya lebih segar dan

tera"at. &osmetik pria biasanya berupa deodorant, parum dan minyak rambut.

%. Pekerja "anita maupun pria, haruslah mengetahui dan menerapkan dalam kehidupannya,

dengan etika pergaulan dan etika dalam bekerja (kode etik). e!ara umum seorang pekerja

haruslah sabar, jujur, loyal, sopan, penuh inisiati, ramah, tulus, mematuhi hukum dan norma

yang berlaku, baik norma agama maupun norma-norma yang diyakini oleh masyarakat. idak

suka memuji diri sendiri, mau mendengarkan orang lain, peduli, menghormati pendapat orang

lain, memiliki pendirian yang kuat, berpikir objekti dan rasional.

*. +uduk yang baik yakni, dapat mengatur badan sedemikian rupa, jangan menyandarkan punggung sambil kaki menjulur ke ba"ah. &husus untuk "anita lutut harus selalu berdekatan.

Csahakan tidak membungkuk "aktu menulis dan duduk. ?angan pula duduk kaku seperti papan,

karena itu akan !epat lelah.

4. 7engangkat dan memindahkan barang atau peralatan, maupun ma!am-ma!am bahan dengan

!ara dan posisi yang tidak benar, akan mengakibatkan terkilir atau sakit punggung atau anggota


19/60


20/60

mungkin dihilangkan. 7asalah keselamatan kerja perlu mendapat perhatian serius, mengingat

lingkungan kerja yang aman, tenang, dan tenteram akan membuat pekerja bersemangat dan

dapat bekerja dengan lebih baik lagi sehingga diperoleh hasil kerja yang memuaskan.

*. &esehatan &erja

&esehatan kerja merupakan upaya penyerasian antara kapasitas kerja, beban kerja, dan

lingkungan kerja agar setiap pekerja dapat bekerja se!ara sehat tanpa membahayakan dirinya

sendiri maupun masyarakat disekitarnya agar diperoleh produkti$itas kerja yang optimal

(Cndang-Cndang &esehatan tahun 1DD% pasal %*). &apasitas kerja meliputi status kesehatan

pekerja, dan gi>i kerja yang baik serta kemampuan isik yang prima, semuanya itu diperlukan

agar pekerja dapat melakukan pekerjaan se!ara baik dan optimal. eban kerja meliputi beban

kerja isik maupun mental. kibat kerja yang terlalu berat atau isik yang terlalu lemah dapat

mengakibatkan pekerja mengalalmi gangguan atau penyakit akibat kerja. edangkan kondisi

lingkungan kerja turut dipengaruhi oleh panas, kebisingan, debu, maupun >at->at kimia.

B. T$!$an Kea'anan Kese)a'atan +an Kese*atan Ker!a

1. ujuan &eamanan &erja

etiap pekerja menginginkan adanya keamanan dalam bekerja, baik di dalam maupun di

luar lingkungan kerja (lapangan). &eamanan saat bekerja akan membuat pekerja merasa tenang

dan nyaman sehingga lebih berkonsentrasi terhadap pekerjaan yang pada akhirnya dapat

meningkatkan produkti$itas.

ujuan keamanan kerja, antara lain:

a. 7eningkatkan kinerja menuju hasil yang lebih baik ,

b. 7elindungi pekerja ketika sedang bekerja,

!. 7elindungi dan menjaga asilitas dan asset perusahaan.

%. ujuan &eselamatan &erja

&eselamatan kerja erat kaitannya dengan usaha peningkatan hasil produksi dan

pen!apaian produkti$itas kerja. Pengaruh keselamatan kerja terhadap peningkatan produkti$itas

diperlihatkan oleh hal-hal berikut ini:

a. ingkat keselamatan kerja yang tinggi dapat menghindari terjadinya pengeluaran-

pengeluaran yang tidak perlu.


21/60

b. ingkat keselamatan kerja yang tinggi akan men!iptakan suasana kerja yang nyaman dan

aman sehingga para karya"an dapat bekerja semaksimal mungkin.

edangkan yang menjadi tujuan dari keselamatan kerja, antara lain:

a. 7elindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam melaksanakan pekerjaan,

b. 7enjamin keselamatan tiap orang yang berada ditempat kerja,!. umber produksi dipelihara dan dipergunakan se!ara aman dan eisien.

*. ujuan &esehatan &erja

a. 7en!iptakan tenaga kerja yang sehat dan produkti

b. 7emelihara dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat pekerja di semua lapangan

kerja yang setinggi-tingginya baik isik, mental, maupun kesejahteraan sosialnya.

!. ebagai alat untuk meningkatkan produksi, yang berlandaskan kepada meningginya

eisiensi dan daya produkti$itas a!tor manusia dalam produksi.

+ari tujuan-tujuan di atas dapat ditarik suatu kesimpulan bah"a dibuatnya aturan

penyelenggaraan keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja pada hakekatnya adalah

pembuatan syarat-syarat keselamatan kerja dalam peren!anaan, pembuatan, pengangkutan,

peredaran, perdagangan, pemasangan, pemakaian, penggunaan, pemeliharaan peralatan dalam bekerja serta pengaturan dalam penyimpanan bahan, barang, produk teknis dan aparat produksi

yang mengandung dan dapat menimbulkan bahaya ke!elakaan, sehingga potensi bahaya

ke!elakaan tersebut dapat dieliminir.


22/60


23/60

*) +okumen niaga

7erupakan keterangan atau surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti ats transaksi

perdagangan. ontohnyaG aktur, !ek, saham, dan kuitansi.

4) +okumen pemerintah

7erupakan keterangan antaua surat ysdang dapat dipakai sebagai alat bukti atas kejadian

penting dalam suatu negeara atau pemerintahan. ontohnya, CC+ 1D4, peraturan

pemerintah, keputusan presiden, peraturan menteri, dsb.

b. +itinjau dari segi bentuk isiknya

1) +okumen !orporal

dalah dokumen yang beruipa benda bersejarah. +okumen ini biasanya disimpan di

museum. ontohnyaG ar!a, pusaka, keris, dan tombak

%) +okumen literaldalah dokumen yang terjadinya sebagai akibat ditulis, digambar, di!etak, dan direkam.

ontonyaG majalah, buku, dan kaset

*) +okumen pri$at

dalah dokumen yang berupa surat-surat atau arsip.

!. +itinjau dari segi nilai kegunaannya

1) +okumen yang bernilai yuridis

dalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti yang mempujyai kekuatan hokum.

%) +okumen yang bernilai historis

dalah suart-surat yag dapat dipakai sebagai alat bukti kejadian penting pada masa lampau

*) +okumen yang bernilai perdagangan

dalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti terjadinya peristi"a yang erat

hubungannya dengan perdagangan

4) +okumen yang bernilai penerangan

dalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti dalam memberikan keteragan-

keterangan.

B. Men+esripsian Prinsip S$rat-Men5$rat

Penulis surat hendaknya mengetahui prinsip dasar penulisan surat agar dapat dengan mudah dimengerti

maksudnya. Prinsip-prinsip tersebut, antara lain:

1. ?elas

ebaiknya isi surat tidak boleh menimbulkan penasiran yang berbeda sehingga ja"aban sesuai

dengan yang dimaksud.


24/60

%. ingkas

Penulisan surat sebaiknya tidak menggunakan kalimat yang berbelit-belit sehingga

mengaburkan inti permasalahan.*. ederhana

Penggunaan kata-kata yang sederhana akan memudahkan penerima surat untuk mengerti maksud isisurat.

4. opan dan ramah&ata-kata yang dipergunakan dalam penulisan surat diusahakan yang sopan, tetapi tidak boleh

sangat merendahkan diri.

BAHAN MATERI 6

MENANGANI PENGGANDAAN DOK&MEN

7esin-mesin pengganda dokumen adalah mesin yang digunakan untuk menggandakan

naskah'dokumen sesuai dengan kebutuhan. eberapa mesin pengganda dokumen yang umum

digunakan antara lain:

A. Mesin #oto7op5

&omponen yang terdapat pada mesin oto !opy adalah:

1) aki kertas berungsi untuk menaruh kertas oto!opy

%) aki penadah untuk menampung hasil oto!opy

*) ombol on dan o untuk menghidupkan dan mematikan mesin

4) ombol start untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi) 5nlargement untuk memperbesar salinan ukuran

/) edu!tion untuk memperke!il ukuran salinan

0) Fullsi>e sesuai dengan ukuran asli

2) Paper out (kertas habis) toner out (tinta habis) e#es useste tone terjadi kerusakan mesin

(tombol-tombol isyarat)

D) 8pen yaitu untuk membuka mesin

1E) abung tinta

11) &un!i kertas: - menjepit kertas, bila ditarik ke atas, - menetralkan kertas bila ditarik ke ba"ah

1%) abung oli untuk menempatkan oli mesin

1*) ombol eBposi ure !ontrol le$er untuk mengatur ketajaman tinta

14) opy number indi!ator tombol yang menunjukkan jumlah pengopian

1) lear key untuk membersihkan input key (number indi!ator)

1/) =nput key strap yaitu tombol untuk memasukkan jumlah angka yang akan di!opy


25/60

10) opy stop key untuk menghentikan pengkopian

12) opy start key untuk memulai pengkopian

1D) =nterapht key untuk menghentikan oto!opy yang siatnya sementara

%E) eady indi!ator menunjukkan kesiapan dari oto!opy untuk dioperasikan.

B. Mesin Stensi)

agian-bagian mesin stensil manual:

agian-bagian mesin stensil manual dapat dikelompokkan menjadi * bagian yaitu: bagian silinder

tinta, kerangka mesin dan penutup mesin.

1. Bagian Si)in+er tinta 2In 75)in+er3

agian ini terdiri dari berbagai peralatan yaitu:

1) Penjepit sheet stensil (sten!il iting bar)

erletak di bagian tengah melintang di atas silinder tinta (ink !ylinder) dilengkapi dengan 4

buah kan!ing jeptian untuk mengaitkan sheet stensil. aranya dengan membuka jepitan dan

memasang lubang sheet stensil pada keempat kan!ing jepitan.

%) &ain penyaring tinta (ink s!reen, silk s!reen)

erupa kain tipis terbuat dari benang sutera. erletak menggantung pada penjepit sheet

stensil sampai melingkar menutup kedua silinder tinta. #embaran induk dipasang menempel

pada seluruh permukaan ink s!reen. =nk s!reen berungsi untuk menyaring dan meratakan

tinta yang akan keluar le"at lubang huru lembaran induk sheet stensil

*) Plat baja (steel band)

erupa plat baja tipis dan berlubang pada bagian tengah sepanjang plat, terdiri dari % buah

yang dipasang sebelah kanan dan kiri silinder. Plat baja berungsi untuk mengaitkan

penjepit sheet stensil dan kain penyaring tinta pada kedua buah silinder tinta.

%. Bagian eranga 'esin

agian kerangka mesin terdiri dari berbagai peralatan yaitu:

1) Pintu tempat tinta (inker door, ink room door)

erletak di bagian samping di bagian atas dekat silinder atas, berungsi untuk meletakkan

tinta yang dipergunakan untuk menyetensil

%) Pompa tinta (pump le$er, ink le$er, inking le$er)

erupa pengungkit terbuat dari logam terletak di bagian tas dan berungsi untuk

memperlan!ar pengeluaran tinta dari botol'tube tinta.


26/60

*) Pengatur tinta (ink !ontrol, ink sele!tor dial)

erupa tombol yang terletak di bagian samping, tombol ini dilengkapi dengan petunjuk

pengaturan tinta untuk seluruh permukaan, bagian tengah, bagian kiri dan kanan permukaan

sheet stensil, !aranya dengan memutar tombol pengatur tinta pada posisi yang dikehendaki.

4) 5ngkol (Handle, hand !rank)erupa engkol dengan pegangan yang dapat dilipat. erletak di bagian samping dan

dipergunakan untuk memutar silinder guna menaikkan penjepit sheet stensil dan untuk

menggandakan.

) lat penghitung (!ounter, !opy !ounter)

erupa tombol yang dapat diputar untuk menunjukkan jumlah hasil gandaan, biasanya

terletak di bagian samping, di atas engkol atau di bagian atas dekat roll.

/) Pengatur posisi !etakan (!opy positioning, print height adjuster)

erupa tombol pemutar terletak di bagian samping berungsi untuk mengatur posisi !etakan

pada keras. aranya dengan memutar ke arah putaran jarum jam se!ukupnya bila hasil !etak

per!obaan posisi !etak kurang naik'ke atas dan sebaliknya

0) Pengatur pemasukan kertas (eed !ontrol, eed le$er)

erletak pada bagian samping yang berungsi untukmengatur pemasukan kertas yang akan

digandakan. Feed le$er berupa tombol pemutar dan pengungkit, keduanya berungsi sama

2) Pengatur tekanan pemasukan kertas (eed pressure le$er, roller pressure)

erletak di bagian samping berupa pengungkit terbuat dari logam dan roller pressure berupa

tombol pemutar. &eduanya berungsi sama yaitu untuk mengatur tekanan roll sesuai dengan

tebal tipisnya kertas. aranya dengan menggeser ke tanda () untuk kertas tebal dan ke

tanda (-) untuk kertas tipis.

D) ombol pen!oba (prooing knob)

erdapat di bagian samping sebelah atas pada mesin berupa knob berungsi untuk

memper!epat perataan lembaran induk menempel pada ink s!reen. aranya dengan

menekan tombol pen!oba sambil memutar engkol seperlunya

1E) Pengungkit pen!etak (print le$er)

erdapat di bagian samping mesin dipergunakan untuk mengangkat papan kertas agar kertas

siap di!etak. aranya dengan mengungkit ke tas.

/. Bagian Pen$t$p 'esin


27/60

Pada bagian ini meliputi alat-alat sebagai berikut:

1) Papan kertas (eed board, paper board, eed table)

erupa papan untuk meletakkan kertas yang akan gandakan. ?uga berungsi sebagai penutup

bagian belakang.

%) Penuntun kertas (paper guide, side en!es)erada pada papan kertas sebelah kiri dan kanan berungsi sebagai pembatas kertas bagian

tepi. Cntuk mesin gestetner ada pembatas belakang dilengkapi dengan pemberat kertas.

*) Papan penerima (re!ei$ing board, re!ei$ing tray)

erupa papan untuk menerima hasil gandaan, papan penerima ini juga berungsi sebagai

penutup mesin bagian atas dan depan

4) Penahan kertas (ba!k gudie, ba!k stop)

erletak pada papan penerima paling ujung untuk menjaga agar kertas yang baru

digandakan berhenti pada papan penerima. Pada bagian samping papan penerima juga

terdapat dua buah penahan samping (side guide).

agian-bagian dan ungsi komponen:

1. Penjepit sheet stensil yang berungsi untuk mengaitkan sheet stensil

%. &ain penyaring tinta untuk menyaring dan meratakan tinta

*. Plat baja berguna untuk mengikatkan penjepit sheet stensil dan kain penyaring tinta pada

kedua buah silinder tinta

4. Pintu tempat tinta yang berungsi untuk meletakkan tinta untuk menyetensil

. Papan tinta untuk memperlan!ar pengeluaran tinta dari botol'tube tinta

/. Pengatur tinta berupa tombol yang terltak di bagian samping yang dilengkapi dengan

petunjuk pengaturan tinta untuk seluruh permukaan

0. 5ngkol berungsi untuk memutar silinder guna menaikkan penjepit sheet stensil untuk

menggandakan

2. lat penghitung berupa tombol untuk menunjukkan jumlah hasil gandaan

D. Pengatur posisi !etakan, untuk mengatur posisi !etakan pada kertas1E. Pengatur pemasukan kertas yang berungsi untuk mengatur pemasukan kertas yang akan

digandakan

11. Pengatur tekanan pemasukan kertas yang berungsi untuk mengatur tekanan roll sesuai

dengan tebal tipisnya kertas


28/60

1%. ombol pen!oba yang berguna untuk memper!epat peralatan lembaran induk menempel

pada s!reen

1*. Pengungkit pen!etak, untuk mengangkat papan kertas agar kertas siap di!etak

14. Papan kertas untuk meletakkan kertas yang akan digandakan juga berungsi sebagai

penutup bagian belakang1. Penuntun kertas berguna sebagai pembatas kertas bagian tepi

1/. Papan penerima untuk menerima hasil gandaan juga berungsi untuk penutup mesin bagian

atas dan depan

10. Penahan kertas untuk menjaga agar kertas yang baru digandakan berhenti pada papan

penerima.

0. Mesin Risograp*

7esin yang digunakan untuk memperbanyak naskah dengan !ara di!etak'di!opy yang memiliki

keistime"aan:

1) 7udah digunakan dan serba otomatis

%) 7en!etak dengan menggunakan pengaturan ukuran'ke!epatan pen!etakan

*) Fitur dengan pengamanan (rahsia terjaga)

4) &emampuan menge!ilkan naskah dari aslinya sesuai keinginan

) ?enis !etakan ila dapat diprogram

/) 7en!etak dapat bolak balik atau bersebelahan (kiri


29/60

1) 7enyimpan master yang sudah tak dipakai

%) ombol pengatur ke!epatan kertas

*) ombol pengatur penahan kertas

4) Petunjuk untuk baki kertas yang akan digunakan

) Penyangga kertas/) Pengun!i ukuran kertas

0) ombol pengun!i !etak master

agian-bagian pembuat master:

1) ol

%) Print head

*) Cnit pemasang master

4) ombol pembebas pemasang master

agian-bagian depan:

1) ilinder pen!etak (tabung silinder)

%) Penutup tabung

*) ombol untuk pendorong

4) &otak tinta

) Pegangan untuk kotak tinta/) Pembebas kotak tinta


30/60

BAHAN MATERI 18

MENANGANI S&RAT9DOK&MEN KANTOR

B. Pengertian S$rat

;ang dimaksud dengan surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan

dibuat dengan tujuan penyampaian inormasi kepada pihak lain.

+apat pula dikatakan bah"a surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. egitu juga

dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesame

pega"ai'pejabat baik se!ara interim maupun dengan pihak luar se!ara timbale balik. #alu lintas

persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata !ara, bentuk dan ukuran tertentu,

"arna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan,etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa

administrasi di sebut tata persatuan.

". #$ngsi S$rat

7engingat bah"a surat merupakan alat komunikasi tertulis, maka bila diteliti lebih mendalam,

bah"a bagi suatu instansi surat mempunyai ungsi, antara lain:

1. ebagai "akil dan pengirim surat ( "akil instansi )

%. ebagai bahan pembuktiG

*. ebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah

4. ebagai alat pengukur kegiatan instansiG

. ebagai sarana untuk memperpendek jarak

D. Tata "ara Penanganan S$rat9Do$'en

1. Prose+$r penanganan s$rat 'as$


31/60

#angkah-langkah pengurusan surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut:

a. Penerimaan

ugas penerimaan surat dilakukan dengan !ara:

1) 7engumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

%) 7eneliti ketepatan alamat si pengirim*) 7engolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya

4) 7enandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bah"a surat telah diterima

d. Penyortiran

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari

kantor'instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas:

• 7emisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk

karya"an lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

• 7engolong-golongkan surat dinas ke dalam: surat dinas rutin,

surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

• 7emisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus,

seperti surat ter!atat'terdatar, kilat, rahasia, pribadi, "esel pos, dan sebagainya.

!. Pembukaan urat

etelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan-

kelengkapan yang ada. +isini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat

yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak

untuk membuka surat-surat tersebut. urat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan

surat pribadi atau pri$ate atau pri$e.

Cntuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan

alamatnya. Cntuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan H= atau H.edangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari !ara penulisan alamatnya. urat-surat

pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. eperti

misalnya:

&epada

;th. apak =r. udirman


32/60

&antor +epdiknas 7alang

?alan @eteran 0

7alang /*%4

tau biasanya pada sampulnya ditulis P=@5 atau P=@5 atau yang lainnya yang

menunjukkan bah"a surat tersebut surat pribadi. edangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:

&epada

;th. +irektur P. 57+

?alan rjuna E

Pur"okerto *121

etelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya.

?adi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. ujuan

menyertakan amplopnya adalah untuk:

1) 7engetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya

%) 7enghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam

amplop.

*) 7engetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak ter!antum tanggal

pembuatan surat.

4) 7engetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat

dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

d. Pen!atatan, tugasnya:

1) 7embuka amplop, memba!a, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat !epat

menangkap inti maksud dari surat dengan !ara menggarisba"ahi kata-kata'kalimat yang

dianggap penting.

%) Pemeriksaan lampiran-lampirannya

*) 7embubuhkan !ap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian

atas'ba"ah halaman pertama surat.4) 7engagendakan surat masuk, yaitu men!atat surat tersebut dalam buku penerimaan

untuk surat masuk. uku ini disebut buku agenda masuk, petugasnya dinamakan

agendaris. etiap surat masuk di!atat dan diberi nomor agenda surat masuk.

"atatan:

da tiga ma!am buku agenda, yaitu:


33/60

uku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk men!atat surat

masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (!ampuran) dalam satu

halaman.

uku agenda kembar, yaitu buku agenda untuk men!atat surat masuk dan surat keluar

se!ara terpisah'sendiri-sendiri

uku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk men!atat suratmasuk dan surat keluar dalam satu buku dimana halaman sebelah kiri untuk men!atat

surat masuk dan sebelah kanan untuk men!atat surat keluar.

e. Pengarahan dan penerusan

urat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat

yang berhak mengolahnya.

1) urat masuk harus disertai'dilampiri lembar disposisi oleh sekretaris'kepala tata usaha.

%) urat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan'kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan

pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau inormasi.

*) urat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris'kepala

tata usaha. elanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan

disposisi.

. Penyampaian surat

ugas ini dilakukan oleh petugas pengarahan'ekspedisi. ugasnya yaitu:

1) urat yang berdisposisi terlebih dahulu di!atat dalam buu ekspedisi =ntern

%) 7enyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

uku ekspedisi dipara sebagai tanda surat telah diterima.

*) Petugas pengarahan'ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk di!atat

dalam buku pengarahan

g. Penyimpanan berkas'arsip surat masuk

Penyimpanan berkas'arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan

mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. erkas-berkas yang

penyimpanannya masih ditangani oleh sekretaris ini, merupakan berkas'arsip yang bersiat

dinamis, artinya se"aktu-"aktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan

pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1) 7eneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan (release mark ).


34/60

anda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep

(deponeren I disimpan) atau dengan menggarisba"ahi kata-kata yang memberikan

petunjuk bah"a masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

%) 7engindeks

*) 7emberi kode dan menyortir 4) 7enyimpan ke dalam older (map) tertentu

) 7enata arsip

%. Prose+$r penanganan S$rat Ke)$ar

a. Pembuatan konsep surat

Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat ren!ana dan penyusunan penulisan surat-surat

keluar.

&ondisi pembuatan konsep surat oleh pimpinan:

1) Pimpinan membuat dan mengetik sendiri untuk surat-surat yang

siatnya rahasia

%) Pimpinan membuat sendiri konsep surat se!ara lengkap, kemudian menyerahkan kepada

juru ketik untuk mengetiknya, karena sekretaris dianggap kurang menguasai teknik'!ara

mengonsep surat

*) Pimpinan membuat konsep surat se!ara garis besarnya dan untuk melengkapi biasanya

dilakukan oleh sekretaris atau ba"ahan yang diper!aya.apabila konsep surat dianggap

sudah selesai'sudah dilengkapi, diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.

4) Pimpinan dalam membuat konsep surat dengan !ara mendiktekan kepada sekretarisnya.

) &onsep surat dibuat oleh orang yang ditunjuk (konseptor), untuk surat-surat yang

bersiat rutin, biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada

ba"ahan'orang yang ditunjuk. 8rang yang khusus membuat konsep surat tersebut

disebut konseptor.

b. Persetujuan konsep surat

&onsep surat yang telah dibuat oleh konseptor dimintakan persetujuan pada pimpinan. Hal

ini dilakukan karena adanya kemungkinan koreksi dari pimpinan. etelah konsep surat

tersebut dibetulkan oleh pimpinan, maka pimpinan memberi para persetujuan ( acc) pada

konsep tersebut, yang selanjutnya konsep surat dapat diketik.

!. 7engagendakan surat

ama halnya dengan surat masuk, surat keluar harus diagendakan'di!atat ke dalam agenda


35/60

keluar (buku $erbal) +an mengambil nomor urut agenda sebagai nomor surat yang akan

dikirim.

d. Pengetikan konsep surat

etelah konsep surat mendapat persetujuan dari pimpinan dan telah diberi nomor, maka

konsep surat tersebut diserahkan kepada juru ketik untuk diketik.e. Pemeriksaan konsep

&epala unit pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat

hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui korekjsi

kesalahan.

. Penandatanganan surat dan pemberian !ap stempel

et surat kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang ber"enang unuk

ditandatanganinya.

g. Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua !ara, yaitu:

1) +ikirim langsung,a rtinya surat tersebut dikirim langsung'sendiri oleh kurir perusahaan

dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern

%) +ikirim melalui pos, pengiriman melalui kantor pos dan giro dapat dilakukan dengan

dua !ara, yaitu:

urat langsung dimasukkan ke dalam kotak surat yang diletakkan pada tempat-tempat

tertentu, tidak menggunakan tanda terima.

urat diantar ke kantor pos dan diserahkan kepada pega"ai pos dengan menggunakan

tanda terima'buku ekspedisi ekstern.

D. Pengertian E-'ai)

5-mail adalah sarana elektronik yang memanaatkan alat !omputer untuk mengirim surat. E-'ai)

adalah istilah bahasa =nggeris yang merupakan singkatan dari electronic mail (6surat dengan sarana

alat elektronik9). urat yang dikirim dengan 5-mail akan diterima oleh penerima juga dengan 5-

mail komputer.

+ibandingkan dengan surat kon$ensional, yaitu surat dengan pos atau surat melalui perusahaan jasa

pengiriman yang biasanya disebut dengan istilah perusahaan ekspedisi, 5-mail memiliki satu

kelebihan yang luar biasa, yakni paling !epat sampai ke tujuan. ersama dengan selesainya

pengetikan pada komputer, pengiriman dapat dilakukan dengan menekan tombol pengiriman, dan

saat itu juga sudah tiba di komputer penerima. pabila si penerima membuka !omputer


36/60

penerimaannya, maka surat 5-mail itu langsung mun!ul di layar tele$ise monitor pertanda

masuknya surat. +engan demikian surat 5-mail dapat dideteksi dan dikeluarkan sesuai dengan

keinginan si penerima.

1. Ke)ei*an +an Ke$rangan E-'ai)a. &elebihan lain dari 5-mail :

1) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti yang ada pada surat

kon$ensional yang harus memakai sampul sehingga terjadi pembatasanG

%) Penyampaian tidak perlu melalui addres administrati yang diantar oleh kurir atau tukang

pos, sehingga kekeliruan atau kesalahan yang terjadi akibat addres, seperti kesalahan addres

ataupun kesalahan akibat ulah manusia"i misalnya tidak diantarkan dan sebagainya, dapat

bisa dihindari, karena penyampaian 5-mail hanya melalui kabel komputerG

*) e!ara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah.

b. &ekurangan dari 5-mail :

1) iaya in$estasi (biaya pengadaan sarana) !ukup tinggi karena harus membeli komputer

berikut tele$isi monitornya. +i samping itu, jika dihitung dengan harga pasar yang berlaku

sekarang menjadi setidaknya berharga sampai empat-lima juta rupiahG juga harus dilakukan

penyambungan kabel internet atau sejenis yang lain dengan memakan biaya yang tidak

sedikit.

%) ila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan 5-mail mejadi terganggu pulaG

*) ila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer, pengiriman 5-mail juga

tidak mungkin bisa dilaksanakan.

elain pengiriman surat, 5-mail juga dapat dimanaatkan untuk mengirim dokumen seperti yang

dilakukan pada pesa"at Faksimili. Hasilnya malah lebih bagus daripada Faksimili sebab 5-mail

menggunakan kertas H@ yang putih bersih dan tinta, sedangkan Faksimili menggunakan kertas

khusus yang lebih tipis dan hasilnya tidak sejernih 5-mail. elain itu, kertas Faksimili bila terkena

panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan dalam kurun "aktu yang lama karena

jika terlalu lama tulisannya akan hilang juga.

Pengelolaan dan Pengiriman urat melalui 5-mail :

a. 7asuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan, yaitu : Mai) Messenger

P$;;)esdan lain-lain

b. Pilihlah Mai), dengan !ara meng-klik pilihan Mai)


37/60

!. =sikan ;ahoo J =+ dan Passor+, yang sudah ada saat nda membuat e-mail dengan

menggunakan yahoo

d. Pilihlah menu sesuai kebutuhan seperti :

Inoie digunakan untuk melihat se!ara lengkap e-mail yang sedang diba!a

"ara 'e'$at +an 'engiri' e-'ai) +engan 'engg$naan (asi)itas 5ang a+a pa+a 5a*oo:

a. E-'ai) Message digunakan juka ingin mengetikkan sebuah e-mail (!ompose)

b. "*at digunakan jika ingin menggunakan asilitas !hatting dengan menggunakan yahoo

seperti !hatting dengan menggunakan ;ahoo massenger (;7)

!. Te


38/60

aat akan menggetikkan sebuah e-mail, pilih E'ai) Message lalu segera menggetikkan e-mail

dalam teBt editor yang disediakan. ?uga terdapar beberapa hal, seperti :

a. To digunakan untuk mengetikkan alamat e-mail yang dituju

b. "" 2"op5 "aron3 digunkan untuk menggetikan alamat e-mail alternati

!. B 2B)an "op5 7aron3 sama seperti "" tetapi tidak ditampilkan di e-mail yang akandikirimkan

d. S$!e7t digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail se!ara global agar

si penerima e-mail memahami dan mengerti e-mail yang diterimanya.

Men$ 5ang 'en!a+i (asi)itas +i 'en$ Ne Message yaitu :

a. Sen+ digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketik

b. Atta7* digunakan untuk menyertakan data'inormasi dalam bentuk ile "ord, eBel, po"er

point, program, image (gambar) ataupun >ip ile dengan kapasitas memori yang telah

ditentukan

!. Sa=e Dra(t digunakan untuk menyimpan hasil pengetikan e-mail sementara sebelum

dikirimkan, maksudnya jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian

d. Spe))ing digunakan untuk memberikan tanda ba!a tertentu pada e-mail yang diketik dengan

maksud memudahkan pengertian bagi si penerima e-mail

e. "an7e) digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan.


39/60

BAHAN MATERI 1/

MEMPROSES PER,ALANAN BISNIS

1. +okumen yang sering diba"a oleh pimpinan bila melakukan perjalanan dinas keluar negeri

adalah :

a. urat tugas atau surat perintah jalan (P?)

Paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seseorang "arga egara, yang

diberi i>in untuk meninggalkan atau berpergian kenegara-negara asing. 3una paspor bagi

yang membutuhkan adalah merupakan tanda i>in bagi pemegangnya untuk dapat se!ara

bebas melalui perbatasan-perbatasan egara-negara yang dilaluinya. Paspor juga

merupakan jaminan perlindungan kepada pemegangnya dari egara sendiri maupun dari

egara yang akan dikunjunginya. b. erlakunya suatau paspor tergantung dari batas "aktu yang tertera pada paspor tersebut.

?adi setiap kali perjalanan dinas keluar negeri tidak harus mengganti dengan paspor baru

!. @isa

@isa adalah tanda i>in yang di!ap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu

egara dalam "aktu tertentu. Cntuk mengurus $isa atau dapat diperoleh pada konsulat atau


40/60

kedutaan egara yang bersangkutan. da dua ma!am $isa yaitu :

1) ingle 5ntry, yaitu $isa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke suatu egara

tertentu.

%) 7ultiple 5ntry, yaitu $isa yang dapat dipakai oleh seseorang untuk dapat masuk ke

egara lain bebrapa kali tanpa memperbaharui $isa tersebut.d. ;ello" !ard

;ello" !ard adalah kartu yang dikeluarkan oleh +inas &esehatan Pemerintah untuk

diberikan kepada "arga egara yang akan berpergaian ke luar negeri. 3una yello" !ard

adalah dipakai untuk menyatakan bah"a "arga egara tersebut bebas bebas dari penyakit

menular, misalnya !a!ar air, lu burung, kolera, dan demam kuning (yello" le$er).

e. Fiskal

Fiskal adalah hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan pengeluaran

pemerintah, misalnya sebagai pajak atau utang piutang.

%. yarat-syarat yang diperlukan untuk mengurus paspor adalah sebagai berikut :

a. &artu anda Penduduk (&P) Pimpinan

b. &artu &eluarga (&&) Pimpinan

!. =ja>ah dari pendidikan terakhir pimpinan

d. urat &eterangan atatan &epolisian (&&) atau sebelumnya dikenal dengan &&

e. sehubungan dengan tujuan perjalanan keluar negeri

. Pas Foto

g. urat &eterangan (&) pengankatan Pega"ai

h. urat dari perusahaan yang ditujukan kepada pimpinan

i. kta &elahiran

komodasi adalah tempat atau penginapan sementara yang digunakan untuk untuk beristirahat selama

perjalanan dinas dapat berupa hotel, penginapan, resort dll tergantung permintaan pimpinan.

da beberapa alat atau tanda bayar yang dipakai selama mengadakan perjalanan yaitu uang tunai, kartu

keridit, !ek berpergian, dan #atter o !redit.

1. Cang

Cang adalah sesuatu yang diterima se!ara umum sebagai alat tukar dan alat bayar. ugas

sekretaris adalah mengalokasikan se!ara tepat berapa uang tunai yang diba"a dan berapa uang

yang digunakan sebagai persiapan bila dibutuhkan dalam situasi mendadak.

%. &artu &redit

&artu kredit adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan,dan badan lain yang


41/60

memberikan hak kepada pemba"a untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu

menurut persyaratan yang ditetapkan.

*. ek erpergian

ek berpergian adlah alat pembayaran sema!am !ek yang di!iptakan untuk orang yang

berpergian dan dapat diuangkan pada bank yg mengeluarkan atau pada pihak-pihak yangditunjuk.

4. #etter o !redit (#')

#etter o !redit ini dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya dan dengan

membubuhkan tanda tangannya maka ia dapat menukarkannya di bank yang ditunjuk di kota-

kota yang dikunjunginya. Perbedaan antara ra$ellerKs !heLue dan #atter o !redit adalah

terletak pada biaya yang di keluarkan. iaya untuk mengeluarkan #etter o !redit lebih murah

daripada biaya untuk membeli ra$ellerKs !heLue.

BAHAN MATERI 10

MENGELOLA PERTEM&AN9RAPAT

PEREN"ANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

+alam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau

pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

hyM 7engapa rapat perlu diselenggarakanM Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

hatM pa masalah yang akan dibi!arakan dalam rapatM Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

hoM iapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebutM Hal ini untuk menentukan peserta rapat

yang diundang.

hereM +i mana rapat akan diselenggarakanM Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

henM &apan rapat akan diselenggarakanM Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan "aktu rapat

akan diselenggarakan.Ho"M agaimana rapat akan diselenggarakan M hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan

diselenggarakan se!ara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang

dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan #+ pro$ector, tape, video dan alat lainnya.

7eren!anakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lan!ar bukanlah suatu pekerjaan

yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan


42/60

penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung ja"ab sekretaris dalam persiapan

penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A. Me'$at agen+a rapat +an s$s$nan a7ara rapat

genda rapat adalah datar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibi!arakan dalam suatu

rapat. edangkan susunan a!ara rapat adalah rin!ian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalamagenda rapat. ekretaris harus memastikan terlebih dahulu a!ara yang akan diadakan atau dilaksanakan

pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. !ara tersebut

harus disusun se!ara sistematis dengan membuat pokok-pokok a!ara se!ara garis besar.

B. Menent$an peserta rapat

+ari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. etelah sekretaris

menyusun datar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan

pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

". Me'$at $n+angan rapat

urat undangan merupakan surat pemberitahuan yang siatnya mengharapkan kehadiran seseorang

untuk berpartisipasi dalam suatu a!ara tertentu di tempat dan pada "aktu tertentu. Cndangan yang

dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1. 7enggunakan kop surat atau kepala surat.

%. 7en!antumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

*. 7en!antumkan perihal undangan rapat.

4. 7en!antumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

. 7en!antumkan hari, tanggal, "aktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

/. +itandatangani oleh pejabat yang bertanggung ja"ab atas surat undangan tersebut.

aktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan

rapat. aktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. eorang sekretaris harus

dapat memperkirakan "aktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai !ukup

kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. ekretris harus

juga memperhitungkan "aktu untuk men!etak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D. Me'$at +a(tar *a+ir rapat

da dua ma!am datar hadir, yaitu buku tamu dan datar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar

kertas). +atar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk


43/60

mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai

bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E. Me'persiapan a*an rapat

ahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :a. genda rapat.

b. otula'hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat

sebelumnya).

!. ahan-bahan yang akan dibi!arakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan

sebagainya).

ahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing

peserta pada "aktu rapat dimulai. pabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang,

maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat'surat undangan, agar dapat

dipelajari terlebih dahulu.

#. Me'persiapan pera)atan +an per)engapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

%& While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

'& (lip chart lengkap dengan spidolnya.

)& *+ Pro$ector atau 8HP -!ver Head Pro$ector. lengkap dengan layarnya.

/& ound system lengkap dengan mikroponnya.

0& 7ap atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

1& 2lock note denagn bolpointnya.

3& 4ame tag untuk peserta.

5& *aptop atau !omputer.

+alam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu datar kebutuhan

peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G. Me'persiapan r$ang rapat

ekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. pabila

jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. amun

apabila jumlah peserta !ukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat


44/60

diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. ila rapat diselenggakan di hotel atau gedung

pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal

yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :

%& +ahaya penerangan

ila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan !ahayasinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari

tersebut.

'& 6entilasi udara

Csahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan

mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

)& Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. da beberapa

ma!am pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a& Gaya klasikal7kelas

3aya klasikal'kelas !o!ok untuk jumlah peserta yang banyak. erikut ini pengaturan tempat duduk

gaya klasikal'kelas :

b& Gaya konferensi

3aya konerensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan

semangat team 8ork . erikut ini pengaturan tempat duduk gaya konerensi :

c& Gaya huruf 9

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hur C !o!ok untuk rapat inormal. erikut ini

pengaturan tempat duduk gaya huru C:

d& Gaya 8orkshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya 8orkshop !o!ok untuk diskusi kelompok. erikut ini

pengaturan tempat duduk gaya8orkshop &

H. Ao'o+asi9penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu

tempat. Cntuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang !o!ok untuk pelaksanaan rapat

tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga penge!ekan terakhir akan kesiapan

penginapan untuk peserta rapat.


45/60

I. Transportasi

?ika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat

rapat harus dipersiapkan. ?ika harus menye"a mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

,. Kons$'si&onsumsi rapat berupa makanan ringan (sna!k) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus

disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. ?ika pelaksanaan rapat lebih

dari satu hari, $ariasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada moti$asi peserta

dalam mengikuti rapat. &onsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan !ara sebagai

berikut :

1. +isajikan sebelum peserta rapat dududk.

%. +isajikan selama rapat berlangsung.

*. +isajikan pada "aktu istirahat dengan !ara mengambil sendiri.

4. +isajikan se!ara kombinasi. Pada a"al rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat

para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K. Kese*atan

Cntuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan

untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L. Penge7ean persiapan tera*ir

ebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan

apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain

sebagai berikut :

1. pakah kursi telah !ukup sesuai dengan jumlah peserta rapatM

%. pakah letak tempat duduk sesuai dengan ungsi dari setiap peserta rapatM

*. pakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berungsi

dengan baikM

4. pakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah

disiapkan dalam suatu mapM

. pakah datar hadir, agenda rapat dan susunan a!ara telah disiapkanM

/. pakah konsumsi rapat telah dipesan'disiapkanM


46/60

7enyelenggaraan apat

+alam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung ja"ab atas

kelan!aran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. apat biasanya langsung

dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pemba"a a!ara,

seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan'organisasi atau seseorang yang

disegani.

1. Me'$a rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

a. !ara rapat.

b. ata tertb rapat (bersiat leksibel).

!. 7oti$asi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e. ujuan diadakannya rapat.

. anggapan-tanggapan atau saran.

%. Ber)angs$ngn5a rapat

elama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. 7asalah

yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan,

adanya monopoli pembi!araan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan

sebagainya.

elama rapat berlangsung sekretaris bertanggung ja"ab untuk membuat !atatan pelaksanaan rapat.

entuk !atatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. da dua bentuk !atatan rapat, yaitu

sebagai berikut :

a. @erbatim, yaitu !atatan lengkap semua pembi!araan dalam rapat tanda ditambahi ataupun

dikurangi.

b. otula, yaitu !atatan yang berisi pokok-pokok pembi!araan yang dibahas dalam rapat.

/. Men$t$p rapat

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/penyelenggaraan-rapat.htmlhttp://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/penyelenggaraan-rapat.html


47/60

apat yang telah berlangsung beberapa "aktu, pada akhirnya akan ditutup. pabila dalam rapat belum

ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah

tersebut. kan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan

keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat memba!akan hasil dari pertemua' rapat tersebut

dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belumter!akup dalam hasil keputusan rapat. etelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat

menutup rapat.

S5arat - s5arat Rapat

apat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat

sebagai berikut :

213 S$asana ter$a

uasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima inormasi dari siapa pun.

Hindari sikap saling men!urigai atau berprasangka negati diantara sesama peserta rapat. uasana rapat

yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta

rapat.

2%3 Ti+a a+a 'onopo)i

+alam suatu rapat, monopoli pembi!araan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus

dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapatmenjadi pasi (tidak berpartisipasi). +alam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama

dalam mengeluarkan pendapat.

2/3 Partisipasi ati( +ari peserta rapat

apat yang baik apabila para peserta rapat turut akti dalam meme!ahkan permasalahan yang dibahas

dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-

penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positi saat kegiatan

tanya ja"ab atau diskusi.

203 Bi'ingan +an pengaasan +ari pi'pinan.

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan

akti dalam pelaksanaan rapat. eorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat

sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

2?3 Per+eatan er+asaran arg$'entasi $an e'osi

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-rapat_15.htmlhttp://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-rapat_15.html


48/60

+alam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi

berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat

menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. 8leh

karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan

yang kuat atas dasar akta bukan emosi.2@3 Pertan5aan singat +an !e)as

Pertanyaan


49/60


50/60

&as dapat berupa uang tunai atau simpanan pada ank yang dapat digunakan dengan segera dan

diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, !he!k

dan bilyet giro, simpanan di ank dalam bentuk giro dan lain-lain.

iri-!iri kas adalah :

+apat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yangtidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak

dapat

+i golongkan sebagai kas,seperti : ek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan

oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas. 7aka, tanpa kas perusahaan tidak akan ber$alan

dengan lancar .

. Pengertian Kas Ke7i)

&as ke!il adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya

relati ke!il, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan !ek.

+ana kas ke!il dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas ke!il, yang

akan mempertanggungja"abkan setiap pengeluaran. dapun pemengang kas ke!il bisa diserahkan

kepada sta yang ada di unit-unit kerja.

&as ke!il ini biasa disimpan di dalam !ash register, dan besarnya jumlah kas ke!il berdasarkan

kebutuhan atau pengeluaran yang siatnya relati tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka

"aktu tertentu.

7. T$!$an +ient$n5a Kas Ke7i)

Cntuk menangani masalah perlengkapan'perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di

kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Cntuk menghindari !ara-!ara pembayaran pengeluaran yang relati ke!il dan mendadak, yang

tidak ekonomis dan tidak praktis.

%. 7eringankan beban para sta dalam memberikan pelayanan se!ara optimal kepada pelanggan

termasuk relasi bisnis pimpinan. ontoh : Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk

menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stanya melakukan

pembayaran pengeluaran dengan !ek.

*. Cntuk memper!epat kegiatan atasan yang mempergunakan dana se!ara mendadak dan tidak

teren!ana.


51/60

+. Pe'a5aran 'e)a)$i Kas Ke7i)

etiap pengeluaran dana kas ke!il harus mendapat persetujuan dari pihak yang ber"enang. ukti

pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada !ash boB, karena

pemegang kas ke!il harus dapat mempertanggungja"abkan uang yang diserahkan. ?adi pemengang kas ke!il harus membuat bukti pembukuan (@ou!her) sehingga pemengang kas ke!il

dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah

pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

ukti pembukuan kas ke!il ($ou!her) harus men!antumkan se!ara jelas nomor $o!her, empat,

tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah

barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang ber"enang.

Pembayaran melalui kas ke!il dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas ke!il, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-

pengeluaran

%. Pengeluaran kas ke!il tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada sta

*. ukti pengeluaran kas ke!il harus ditandatangani oleh pemengang kas ke!il

4. ila ada bukti-bukti pembayaran, seperti k"itansi, aktur atau bukti-bukti pendukung lainnya

harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

e. Proses Peneri'aan &ang Dan Pe'a5aran

1. Meto+e I'prest

dalah metode pembukuan kas ke!il dimana jumlah rekening kas ke!il selalu tetap. etiap

terjadi pengeluaran, pemegang kas ke!il tidak langsung melalukan pen!atatan, tapi hanya

mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada "aktu yang telah ditetapkan, bila dana kas ke!il sudah hampir habis baru dilakukan

pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas ke!il mengajukan

pembentukan dana kas ke!il kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan

dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas ke!il tetap dalam jumlah semula.

#angkah-langkah operasional metode imprest sbb:

a. Pembentukan dana kas ke!il dimana pemegang kas ke!il diserahi sejumlah uang tunai untuk

pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam

jangka "aktu tertentu.

b. +ana kas ke!il digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .


52/60

!. etelah dana kas ke!il habis, kasir kas ke!il melakukan pembentukan dana kas ke!il kembali

yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

&euntungan metode imprest :

7enghemat "aktu bagi kasir kas ke!il, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian

atau pengeluaran kas ke!il. 7enghemat "aktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

%. Meto+e #)$t$asi

Pengisian kas ke!il pada "aktu tertentu selalu sama setiap terjadi p

Bahan Materi Ujian Teori Kejuruan 20122

Documents

Transcript of Bahan Materi Ujian Teori Kejuruan 20122