Bagaimana mengatasi masalah stok amburadul ? Part 1 of 2dengan 4 komentarApakah stok apotik bapak/ibu cocok dengan kartu stok atau program komputer ?

Biasanya, jika pertanyaan ini saya ajukan pada pengelola apotik, maka pertama-tama senyum yang keluar dari mulut mereka, ditambah jawaban penuh keraguan seperti “yaahh… lumayan cocok”, atau “mmm… belum semua sih”, bahkan ada yang kemudian ‘curhat’ dengan menyebutkan besaran kerugian yang mereka alami akibat selisih stok pada saat melakukan stok opname. Apakah ‘selisih’ stok ini menjadi trend di dunia apotik saja, ataukah juga terjadi di dunia ‘retail’ lainnya ? Saya pernah berbincang dengan salah satu pengelola apotik besar di Jakarta, yang mengatakan kita harus mempunyai standar ‘toleransi’ dalam menyelesaikan ‘selisih’, karena tidak mungkin stok bisa dijaga terus agar sesuai dengan pencatatan.

Apakah benar seperti ini ?

Saya kemudian membayangkan bagaimana dengan pusat-pusat retail besar, pasar swalayan atau mini-market yang tersebar dimana mana, apakah mereka juga mengadopsi sistem ‘toleransi’ untuk menyelesaikan masalah selisih ?

Menurut pandangan saya, secara sederhana sistem retail adalah jual dan beli… Yang dibeli dicatat jumlahnya sebagai pemasukan karena pembelian, yang dijual dicatat jumlahnya sebagai pengeluaran karena penjualan. As simple as that…

Wah, tapi kalau masalahnya sesederhana ini pasti tidak mungkin, pasti ada faktor penyulit dalam sistem persediaan di apotik… 

Apa faktor penyulitnya ?

1. Satuan pengadaan yang beragam. Satu dus obat A berisi 10 Strip @ 4 tablet. Satu dus obat B berisi 15 strip @ 6 tablet. Dengan keragaman satuan, maka bagian pengadaan harus memiliki ketelitian tinggi agar tidak salah memasukkan jumlah obat. Kesalahan dalam memasukkan jumlah obat pada saat pengadaan tentunya menyebabkan stok obat menjadi tidak akurat.

2. Satuan penjualan yang beragam. Ada jenis obat A yang memiliki kemasan jual berbeda beda. Satu strip kecil berisi 4 tablet, satu strip besar berisi 10 tablet, dan satu box berisi 25 tablet misalnya. Kesalahan mencatat satuan penjualan dapat menyebabkan kondisi stok menjadi tidak akurat.

3. Kurang teliti dalam pencatatan di kartu stok sering kali juga menjadi titik awal permasalahan di stok. Ketika kartu stok tidak lagi akurat, maka pengelola apotik kesulitan untuk memeriksa kembali data historis stok.

Dengan adanya faktor penyulit diatas, apa yang harus dilakukan oleh pengelola apotik dalam mencari jalan keluar dari kondisi stok amburadul ini ?

Satu cara termudah yang terlintas di pikiran saya, PEMUTIHAN. Dilakukan stok opname untuk mencatat kembali posisi stok saat ini, dan menganggap kehilangan stok sebagai ‘toleransi’…

Loh ?!    Just Kidding…

Pertama-tama, perlu ada proses penyederhanaan untuk melihat akar permasalahan dan tidak terjebak dalam keruwetan yang ditimbulkan karena stok amburadul ini… Ketika kita mau melakukan analisa terhadap stok, maka kita membutuhkan alat bantu.

Alat bantu yang dimaksud adalah :

1. Faktur pembelian obat dan barang.

2. Nota belanja atau struk cash register atau print-out dari program komputer.

3. Kartu stok obat dan barang (jika ada…   )

4. Daftar harga jual obat dan barang

5. Laporan penjualan

Metode yang dilakukan dalam pemeriksaan stok obat dan barang :

1. Siapkan tim pemeriksa yang terdiri dari karyawan, kalau bisa dibantu oleh pihak luar atau pihak yang tidak terlibat langsung dalam penjualan, sehingga hasil pemeriksaan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Mengurutkan daftar harga jual obat dan barang, dan pemeriksaan dilakukan mulai dari obat atau barang dengan harga tertinggi ke harga terendah. Jangan sampai kita terjebak dalam menganalisa stok dengan memakai patokan jumlah stok, sehingga stok yang selisihnya mencapai ratusan tablet mendapat perhatian utama. Padahal, seringkali obat-obatan dengan jumlah stok yang banyak adalah obat-obatan generik yang harganya relatif murah. Contohnya obat generik A yang satu tablet seharga Rp 50, kalau kita hitung selisihnya sebanyak 100 tablet, maka kerugian yang ditimbulkan adalah Rp 5000, dibanding dengan obat antibiotik B yang harga satu tablet mencapai Rp 15.000, sehingga kehilangan sepuluh tablet saja sudah menyebabkan kerugian sebanyak Rp 150.000.

3. Periksa jumlah fisik obat dan barang berdasarkan urutan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan bantuan kartu stok, analisa jumlah kekurangan stok berdasarkan satuan pembelian dan periode pembelian. Misalnya, jika obat A jumlah fisiknya berbeda dari kartu stok (kartu stok 95 tablet, fisik 75 tablet), maka analisa barang masuk yang tercantum di kartu stok. Jika ternyata diketahui stok masuk dilakukan setiap minggu sebanyak 20 tablet, dan ternyata ada satu minggu yang tidak ada catatan stok masuk, maka harus diperiksa faktur pembelian di sekitar periode tersebut, karena besar kemungkinan ada stok masuk yang tidak tercatat.

4. Jika setelah dicatat jumlah stok masuk sudah cocok, namun masih ditemukan ketidakcocokan, maka selanjutnya yang dilakukan adalah mengecek transaksi penjualan barang tersebut, untuk dicocokkan kembali dengan kartu stok. Kemungkinan besar ada penjualan yang tidak tercatat.

5. Jika sampai tahapan ini masih ditemukan ketidakcocokan, maka selisih dari setiap item dapat dianggap sebagai kerugian yang dialami karena kesalahan pada proses output (tidak tercatat penjualannya atau hilang). Kesulitan yang ditemukan untuk mendeteksi penyebab kehilangan biasanya di sekitar kurangnya kontrol baik stok masuk maupun stok keluar. Namun jika seluruh

faktur pembelian sudah diperiksa dan masih terjadi selisih, artinya kemudian yang menjadi penyebab adalah stok keluar. Akhirnya, kontrol terakhir untuk stok keluar ada pada laporan kas kasir. Jika setiap hari pengendalian laporan kasir baik per shift maupun per hari dijalankan dengan baik dan jumlah selisih uang dibawah Rp 500, maka dapat disimpulkan barang tersebut hilang.

Metode untuk memeriksa stok seperti diatas boleh dianggap sebagai cara yang memang selalu dilakukan di apotik dalam memeriksa stok atau melakukan stok opname, namun biasanya kondisi diatas selalu berulang tanpa dapat mengurangi selisih stok yang terjadi pada periode stok opname berikutnya.

Kurangnya metode pengendalian stok masuk dan keluar dan lemahnya dokumentasi dalam prosedur kerja di apotik adalah akar permasalahan yang seharusnya diselesaikan. Dalam bagian kedua dari tulisan ini, pembahasan akan diarahkan pada cara yang efektif di dalam melaksanakan pengendalian stok masuk dan keluar, serta menyusun prosedur kerja yang baik.

Semoga berkenan, dan sampai jumpa dalam bahasan selanjutnya…