BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP …

61

BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN

SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN

5.1 Analsis SAP Business One

SAP Business One terdiri dari fungsi umum yang biasa diperlukan oleh

perusahaan berukuran kecil sampai medium. Berikut Gambar 5.1 keterkaitan SAP

Business One antar bagian,

Gambar 5. 1 Keterkaitan SAP Business One Antar Bagian

Adapun spektrum performa dari SAP Business One yang mencakup area-

area berikut :

a. Contact Management dan Opportunity Analysis (CRM)

Dengan fungsi tersebut, perusahaan dapat mengelola kontak secara langsung

dan tersusun dari pemanggilan telepon atau metode penghubungan pelanggan

yang perusahaan lakukan.

repository.unisba.ac.id

62

b. Administration (Customizing Business One)

Fungsionalitas tersebut dikelola oleh administrator dan juga mencakup

fungsi umum yang berada didalam sistem, seperti user administration,

inisialisasi system, definisi workflow dan lain-lainnya.

c. Financial

Penyusunan dan pengelolaan akun-akun, seperti pengelolaan anggaran umum,

pengisian jurnal dan lain-lain, dikelola dengan fungsi tersebut.

d. Sales/Order Processing

Penawaran sales, pemesanan pelanggan, master record dan struktur-struktur

diskon, retur, dan fungsi lainnya berada pada fitur tersebut.

e. Purchase Procurement

Dengan fungsi tersebut hal-hal yang dikelola adalah, pembeli dapat melacak

proses pemesanan, dan good receipt dan incoming invoice.

f. Business Partner

Yang berada pada fitur ini adalah beragam struktur untuk mitra bisnis

perusahaan (penjual), serta informasi pelanggan tetap dan yang akan menjadi

prospek. Sebagai contoh, hanya data field tertentu yang akan terlihat terhadap

bagian sales dan purchasing akan di sesuaikan dengan kondisi bisnis tertentu.

g. Cost A ccounting /Cost Calculation

Dengan fungsi tersebut, profit center akan dibuat berdasarkan struktur cost

center yang ada. Profit center tersebut juga dievaluasi dan dilacak sesuai

dengan pernyataan profit and loss.

h. Inventory Management.

Pengelolaan master barang (bahan baku, barang jadi dan barang setengah jadi),

pengelolaan barang, daftar harga barang, dan juga transaksi yang dilakukan

terhadap barang (goods issue, receipt dan transfer posting dan lain-lain)

dikelola pada fungsi ini.

i. Production

Pada fungsi ini, Bill of Material di definisikan, cara pemesanan produk

diterapkan, dan material availability diperiksa dan terjamin.


63

j. Invoicing/Payment

Transaksi pembayaran elektronik dikelola pada fungsi ini. Transaksi

pembayaran asing dan domestik juga terdukung pada fungsi ini.

k. Material Resources Planning (MRP)

Fungsi MRP menghitung semua keperluan untuk Bill of Material yang

tingkat tinggi, yang juga sesuai dengan sales order dan hasil forecast terhadap

permintaan; rekomendasi pemesanan dijadwalkan sesuai dengan lead time

yang ditentukan.

l. Service

Area service mengoptimalkan potensi yang berada pada departemen Sales dan

Servic, termasuk juga pada fungsi ini adalah service contract management

dan planning, pelacakan interaksi pelanggan, customer support, dan

pengelolaan sales opportunity.

m. Human Resources

Interface yang terintegrasi tersedia untuk HR, interface tersebut dapat

digunakan sesuai dengan keperluan dari system personil yang sudah ada pada

mySAP.

n. Reports

Area Reports mencakup beberapa bentuk laporan seperti, bisnis, akunting,

warehouse, dan juga laporan keuangan serta laporan/pernyataan akun.

o. Internet Sales

Interface yang terintegrasi tersedia untuk penjualan internet B2C atau B2B

pada sistem SAP. Pemrosesan yang dilakukan setiap area tersebut

memperlihatkan bahwa kebanyakan proses perusahaan secara umum dengan

pengecualian fungsi-fungsi production control dan planning (PPS) dapat

didukung oleh SAP Business One. Meski cakupan fungsional dari SAP

Business One secara jelas tidak selengkap SAP-R/3 ini sebab SAP Business

One ditujukan sebagai solusi yang ringkas untuk bisnis yang berukuran sedang

dan dirancang untuk mencapai keperluan pada ukuran bisnis tersebut.


64

5.2 Penjelasan modul-modul yang berada pada SAP Business One

5.2.1 Administration

Layar navigasi utama area Administrasi :

Memilih perusahaan

Menentukan Foreign Currency Exchange Rates

Inisialisasi Sistem

Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah :

Detil perusahaan

Setting umum

Otorisasi

Setting dokumen dan penomoran

Saldo awal

Preferensi pencetakan

Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap

untuk mengelola perusahaan baru pada SAP Business One.

Fungsi-fungsi yang didaftarkan menyediakan aplikasi dengan

parameter operasional dasar, dan akan mempengaruhi semu

aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga

bagaimana informasi disimpan, manipulasikan dan

diakses. Meski fungsi SAP Business One dapat

beroperasi tanpa menentukan beberapa setting yang tertentu,

perusahaan memerlukan waktu untuk mengoperasikan

inisialisasi system agar dapat secara efisien menggunakan

aplikasi tersebut.

Definisi

Data Import/Export

Utilities

Approval Procedures

License

Add-Ons

Alerts Management


65

5.2.2 Financials

Modul-modul financial SAP Business One termasuk :

Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts

Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and

conversion differences

Fungsi anggaran

Cost accounting

Gambar 5. 2 Structure of Chart of Accounts

Chart of accounts adalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh

lebih dari satu perusahaan. Satu chart of accounts harus ditetapkan pada setiap

perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan

informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut.

5.2.3 Sales Opportunities

Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales

opportunity sesuai dengan tingkat kemajuan aktivitas penjualan. Beberapa

laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk

penganalisisan. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti rapat atau

negosiasi. Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan dan


66

persentase akhir setelah suatu penjualan selesai sehingga keuntungan dapat

diestimasi. Sistem forecasting menggunakan metode yang jelas dan complex

untuk memperlihatkan potensial keuntungan serta untuk memprioritaskan

aktivitas penjualan.

Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan

penjualan. Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat

disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut

dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel.

5.2.4 The Sales – A/R Module

Modul Sales A/R mencakup semua proses penjualan dari pembuatan

quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan pelanggan. SAP Business

One menyediakan dokumen penjualan beraneka ragam yang merupakan

perwakilan dari setiap tahap pada proses penjualan untuk user. Modul sales juga

menyediakan beberapaopsi berbeda yang termasuk Sales Quote, Sales Order,

Delivery Return, A/R invoice, Dunning wizard dan sales reports.

Gambar 5. 3 Document Flow Sales A/R Module

Sales Quote

Sales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara legal. Sales

quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan merupakan tahap

pertama pada rantai penjualan. Membuat quotation tidak menyebabkan posting


67

yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory management atau

accounting.

Sales Order

Apabila sales order adalah sebagai dokumen penghubung secara legal atau

tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh, perusahaan

mungkin tidak memanufaktur produk atau mengirim produk sebelum pemesanan

dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak OableOer perubahan yang bernilai

dipost pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk

tertentu, maka kuantitas barang yang dipesan, statusnya tercantum sebagai

‘dipesan’ untuk pelanggan. Perusahaan juga dapat melihat kuantitas yang

dipesan pada laporan tertentu, seperti pada Inventory Status. Informasi tersebut

juga dapat dilihat pada area lain diaplikasi dan juga penting untuk

mengoptimalkan transaksi pemesanan.

Delivery

Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara legal. Tanpa

catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice telah dibuat.

Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait juga dipost. Barang

kemudian dikeluarkan dari warehouse dan semua perubahan terhadap jumlah stok

dipost.

Return

Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post terhadap

pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, kuantitas stok akan diperbaruhi sesuai

dengan perubahan. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman

maka jika invoice A/R belum dibuat untuk pengiriman yang ingin membalikkan,

dapat digunakan dokumen retur.


68

Gambar 5. 4 Workflow Return SAP Business One

A/R Invoice

Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal. Ketika invoice

A/R diterima, semua posting dilakukan pada akun pelanggan pada di

accounting. Jika catatan pengiriman dibuat sebelum invoice A/R dan perusahaan

menjual barang yang berada pada stok, stok juga akan diperbaharui sesuai dengan

invoice A/R yang telah di issue. Ketika perusahaan harus membuat catatan

pengiriman dan invoice A/R secara bersamaan pada proses penjualan,

pengisian terhadap catatan pengiriman harus terlebih dahulu dilakukan yang

kemudian diikuti oleh invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup

untuk membuat invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk

pengiriman.


69

Gambar 5. 5 Fungsi-fungsi pada modul Sales – A/R

5.2.5 Purchasing – Modul A/P

Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan untuk mengontrol

seluruh proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition

kepada vendor sampai dengan pengiriman dari barang yang dipesan serta

pemrosesan invoice dari vendor.

Jika sebuah transaksi pembelian seperti purchase order atau invoice dari

vendor dimasukkan kedalam OableO, maka dokumen tersebut disebut sebagai

dokumen pembelian. Berikut adalah daftar dokumen-dokumen pembelian

yang didukung oleh SAP Business One.


70

Gambar 5. 6 Document Flow pada Purchasing

Purchase Order

Ketika purchase order dimasukkan, tidak ada perubahan yang

mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Kuantitas pemesanan akan diuraikan

pada inventory management. Perusahaan dapat melihat kuantitas yang dipesan

pada window dan laporan tertentu, seperti inventory status report dan item

master data window.

Receiving PO

Dokumen yang diterima harus dibuat langsung ketika perusahaan

menerima barang dari vendor. Ketika PO yang diterima dimasukkan, barang

diterima kedalam warehouse dan kuantitas barang masuk langsung diupdate.

A/P Invoice

Ketika invoice diterima, akun-akun yang berhubungan dengan vendor akan

diposting pada bagian accounting. Jika pada sistem, pengiriman untuk purchase

order belum mendahului invoice yang diterima, maka stok barang ditambah

ketika invoice di post. Jika inventory aktif dan invoice diterima dari vendor

diupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka pesan akan terkirim

untuk menandakan bahwa tidak ada barang yang diterima pada saat posting

dibuat.


71

5.2.6 Business Partners Module

Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis

dan juga terdiri dari semua informasi yang berhubungan pelanggan dan

vendor.

Gambar 5. 7 Tiga tipe mitra bisnis pada Business Partner Master Module

Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut

sebagai master data. Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan

master data :

‐ Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon

‐ Nama kontak, nomer telfon, alamat e-mail

‐ Syarat pembayaran/daftar harga

‐ Sistem pembayaran

‐ Data-data yang berhubungan dengan accounting.

SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam

sudut pandang proses bisnis secara keseluruhan. Sebagai contoh, syarat

pembayaran yang ditentukan untuk pelanggan dapat digunakan untuk

perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut.


72

5.2.7 Banking Module

Banking Module menyediakan transaksi pembelian yang lengkap, dan

mencakup penerimaan pembayaran, deposit, pembayaran belum dibayar, tabel

pembayaran, pernyataan bank dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya

perubahan dasar antar incoming payment dan outgoing payment. Fungsi

Incoming Payment digunakan untuk memasukkan semua pembayaran dari

pelanggan dan juga untuk menghubungkan invoice yang telah dipost. Sebaliknya,

fungsi outgoing payment menentukan pembayaran yang belum dibayar

perusahaan terhadap open invoice yang telah diterima oleh para vendor. Kedua

incoming dan outgoing payments dapat dibuat lewat transfer kredit bank, cek,

tunai atau dengan kartu kredit.

Gambar 5. 8 Metode Pembayaran pada Banking Module

Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran seperti cek atau bank

transfer didalam sistem. Perusahaan juga dapat memilih metode pembayaran

berbeda untuk setiap mitra bisnis. Pada saat proses pembayaran, metode

pembayaran yang dipilih untuk mitra bisnis akan memengaruhi bagaimana system

menyelesaikan invoice.

Modul banking juga terdiri dari opsi rekonsiliasi. Data akun bank dapat

dimasukkan atau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting


73

kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank

pribadi perusahaan.

5.2.8 Inventory Module

Pada modul SAP Business One , perusahaan dapat mengelola semua barang

yang dibeli, dijual, dibuat atau yang sedang didalam stok. Modul inventory terdiri

dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item management,

transaksi inventory, daftar harga, pick/pack dan laporan inventory.

Pada modul inventory ada tiga-tipe item utama yaitu:

Purchase Item

Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor. Untuk membeli

sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu pada modul

inventory.

Sales item

Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar dapat menjual

sebuah barang, barang tersebut harus bisa didefinisikan sebagai sales item pada

modul inventory .

Warehouse item

Agar Oabl menggunakan barang yang berada pada inventory management,

barang tersebut harus dapat didefinisikan sebagai inventory item pada modul

inventori. Salah satu barang pada inventory module diklasifikasikan sebagai fixed

asset. Fixed asset item sebagai contoh adalah OableOer ataupun mebel yang

khusus untuk penggunaan internal.

SAP Business One memperbolehkan korelasi data secara langsung

keseluruh system termasuk semua data yang berhubungan dengan barang tertentu.

Data tersebut dapat mencakup terhadap semua area sistem, termasuk pembelian,

sales, produksi dan lain lain.


74

Goods Issue Processing

Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada

warehouse karena disebabkan adanya barang yang dipindahkankan atau di

booking. Hal ini dapat dipicu secara internal dengan adanya production order

atau secara eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan.

Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada

perusahaan yaitu: delivery to customer (pengiriman sales item kepada

pelanggan), redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada

inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan

material dispatch for production order (dipicu oleh adanya production

order).

Goods Receipt

Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari

inventory management. Biasanya bahan baku yang telah dikirim di post

terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat

didasarkan referensi terhadap Purchase Order vendor yang diterima oleh

perusahaan. Pada saat goods receipt dipost maka proses tersebut akan

dilakukan:

Gambar 5. 9 Stock Movement pada modul Inventory


75

‐ Mengupdate quantity field

‐ Mengupdate inventory dan biaya konsumsi

5.2.9 Production Modul

Gambar 5. 10 Production Process

Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk

perusahaan, membuat dan maintain production order, mengontrol faktur

diterima dan mengisukan pesanan kepada produksi, membuat laporan

produksi dan dapat mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada

bill of materials untuk suatu produk, perusahaan dapat menentukan beberapa

komponen serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut.

Informasi didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen

tertentu mempunyai kuantitas yang benar serta jumlah yang benar sesuai dengan

yang ada pada BOM tersebut.

Production Order adalah perintah untuk memproduksi atau pun

memperbaiki barang produksi. Production Order mendukung perencanaan dan

perakitan dari barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya

yang terkait pada proses produksi.


76

Gambar 5. 11 Tipe Production Order

Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari

seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan

sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses

produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi dapat

dibedakan sebagai berikut :

Production BOM

Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan BOM multilevel yang

mempunyai hirarki penyusunan komponen-komponen. Pada saat produksi

PBOM mewakilkan sebuah finished product yang terdiri dari inventory

components. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada

proses MRP dan juga selalu digunakan pada production order umum. Komponen

pada PBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan kayu)

ataupun objek virtual (seperti jam kerja).


77

Assembly Bill of Materials (ABOM)

Didalam ABOM, barang jadi terlihat pada dokumen Sales Order (dengan

beranggapan bahwa barang jadi tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun).

Perusahaan dapat menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang

jadi tidak disimpan sebagai satu set didalam warehouse melainkan komponen

individu yang terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, OableO).

Sales Bill of Materials (SBOM).

SBOM dan ABOM mewakilkan barang jadi yang telah dirakit pada tahap

Sales. Perbedaan antar ABOM dan SBOM adalah pada ABOM, barang jadi

terlihat pada dokumen Sales order sedangkan pada SBOM, kedua dari produk jadi

dan komponennya terlihat pada dokumen SO.

Gambar 5. 12 Contoh Production BOM


78

Gambar 5. 13 Contoh Sales Bill of Materials

5.2.10 MRP Module

Modul MRP memperbolehkan perusahaan untuk merencanakan

material requirements pada poses manufaktur. MRP menghitung keperluan-

keperluan untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast

demands. Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan

pada tingkat BOM yang terendah sesuai dengan permintaan utama. Tingkat

terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan independen seperti sales order

dan forecast.

Menjalankan laporan MRP dapat memberikan perencanaan rekomendasi

untuk perusahaanyang memenuhi keperluan-keperluan utama dengan

mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta

production order. Proses MRP juga mempertimbangkan peraturan yang

terencana, seperti multiple orders, order intervals dan lain lain. Pada

akhirnya rekomendasi terencana baru akan dijadwalkan secara terbalik sesuai

dengan lead- time yang didefinisikan.

Forecasting

Produk yang telah diramal akan diproduksi ketika sales order tertentu

diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang terjadwal.

Order Recommendation Report


79

Digunakan untuk memperlihatkan daftar dari semua rekomendasi MRP

sesuai dengan Order Recommendation Report pemilihan yang telah didefinisikan.

Gambar 5. 14 Contoh Forecasting

MRP Wizard – proses 5 tahap untuk mendefinisikan uraian MRP baru dan

juga menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut :

Membuat dan maintain scenario MRP

Menyimpan scenario MRP

Update dan/atau mendefinisikan forecast individu

Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario

Menjalankan MRP


80

Gambar 5. 15 P roses MRP Wizard

5.2.11 Service Module

Sub-function yang berada pada modul service

Service call

Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan pertanyaan

pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan barang.

Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang

membantu untuk penyelesaian masalah tersebut.

Customer Equipment Card

CEC adalah database yang terdiri dari informasi untuk setiap barang yang

dimana jasa diberikan.

Service Contract

SC adalah persetujuan hubungan legal dan formal yang memperbolehkan

pelanggan untuk menerima service terhadap barang tertentu pada jangka

waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut :

o Pelanggan menyediakan service terhadap semua barang yang dibeli

oleh pelanggan.

o Item Group menyediakan service terhadap item group yang

didefinisikan pada SC.

o Serial Number menyediakan service terhadap serial numbers yang

didefinisikan pada SC.


81

Knowledge Base Solution.

Fungsi ini membantu memproses service, mempercepat performa service

serta memperbolehkan sumber daya eksternal untuk melihat pertanyaan

dan solusi mengenai produk organisasi.

Service Reports

Memperbolehkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis data

mengenai service contracts, customer equipment, dan service calls.

5.2.12 Human Resources Module

Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

Memasukkan dan maintain informasi pekerja yang bersifat umum

maupun personal.

Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola

informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta

hari-hari absen.

Menganalisis biaya dan gaji karyawan

Human resource reports memperbolehkan perusahaan untuk membuat

beberapa laporan dan daftar pekerja secara ideal agar operasi bisnis

berjalan lebih efisien.

5.2.13 Reports Module

SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan

terintegrasi. Laporan-laporan yang didukung mencakup banyak dari bagian

perusahaan seperti pembuatan laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan

dan account statement.

Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri

dari Reports Wizard yang menyediak an penjelasan step-by-step untuk

mendefinisikan sebuah query. Modul ini juga memperbolehkan untuk

mengekspor semua laporan kedalam bentuk dokumen Microsoft Excel dan

MicrosoftWord.


82

5.2 Analisis SAP Business One Menggunakan Diagram Konteks

5.2.1 Analisis Sistem SAP Business One Diagram Konteks

Pada Gambar 5.16 menjelaskan sebuah proses pada system SAP Business

One. Terdapat tiga (3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead.

Setiap masing-masing entitas memiliki sebuah data input dan output. Pertama,

pada entitas vendor mendapat data input proses SAP Business One yaitu data A/P

credit memo, A/P down paymen invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, good

receipt PO, good return, dan purchase order. Entitas vendor juga memberikan

output ke proses SAP Business One yaitu contact person, document date, item no,

name, posting date, vendor, dan vendor ref no. Kedua, entitas customer

memberikan input data kepada proses SAP Business One berupa data contact

person, customer, customer ref no, document date, item no, name, dan posting

date. Untuk output ke proses SAP Business One yaitu A/P credit memo, A/P

invoice, A/P invoice+paymen, A/P paymen invoice, A/P reserve invoice, delivery,

return, sales order dan sales quotation. Ketiga, entitas lead mendapatkan input

order dan sales quotation dari proses SAP Business One. Output dari entitas lead

terhadap proses SAP Business One yaitu data content person, document date, item

no, name, dan posting date kepada proses SAP Business One.

Gambar 5. 16Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Diagram

Konteks

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

A/P Credit Memo

A/P Down Payment Invoice

A/P Invoice

A/P Reserve Invoice

Good Receipt PO

Goods Return

Purchase Order

A/R Credit Memo

A/R Invoice

A/R Invoice + Payment

A/R Payment Invoice

A/R Recerve Invoice

Delivery

Return

Sales Order

Sales Quotation

Contact Person

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Sales Order

Sales Quotation

1

SAP BUSINESS ONE

VENDOR CUSTOMER

LEAD


83

5.2.2 Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I

Setelah dibuat diagram konteks, pada tahap level I ini dibuat untuk

memperinci dan memperjelas aliran data yang terjadi. Sehingga pada level I ini

dijelaskan dengan terdapat empat (4) proses yaitu sales A/R, purchasing A/P,

production, dan financial, tiga (3) entitas yaitu customer, vendor, dan lead, dan

dua (2) berupa database yaitu inventory dan business partner.

Gambar 5. 17Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I

Purchase Order

Good Receipt PO

Goods Return


A/P Invoice

A/P Credit Memo

A/P Reserve Invoice

Landed Costs

Vendor

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor Ref No

Sales Quotation

Sales Order

Delivery

Return

A/R Payment Invoice

A/R Invoice


A/R Credit Memo

A/R Recerve InvoiceCustomer

Name

Contact Person

Customer Ref No

Posting Date

Document Date

Item No

Purchasing A/R

Item No

Item Description

Quantity

Production

Sales A/R

A/R

A/P

Customer

Lead

Vendor

Contact Person

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Sales Order

Sales Quotation

VENDOR

CUSTOMER

LEAD

1.1

SALES A/R

1.2

PURCHASING A/P

1.3

PRODUCTION

1.4

FINANCIAL

INVENTORY

BUSINESS PARTNERS


84

5.2.3 AnalisisSAP Business One Level II Proses Sales

Setelah melakukan analisis pada level I proses bisnis SAP Business One ini,

dapat dilakukan analisis pada level II. Pada level II ini dijelaskan untuk setiap

prosesnya. Berikut dapat dilihat penjelasan level II proses sales pada Gambar

5.18.

Gambar 5. 185.2.3 Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses

Sales

Sales Quotation

Sales Order

Delivery

Sales Quotation

Customer

Customer Ref No

Document Date

Name

Posting Date

Item No

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

A/R

Sales Order

Delivery

Return

Customer

Lead

Customer

Customer

A/R

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Sales Quotation

CUSTOMER

1.1.1

Sales Quotation

1.1.2

Sales Order

1.1.3

Delivery

1.1.4

Return

1.1.5

A/R

INVENTORY

1.4

FINANCIAL

(SAP BUSINESS ONE)

BUSINESS PARTNERS

LEAD


85

5.2.4 Analisis SAP Business One Level II Proses Purchasing

Proses purchasing pada level II ini lebih menjabarkan aliran data yang jelas,

karena terdapat lima (5) proses yang saling terhubung diantaranya proses purchase

order, good receipt PO, good return, A/P, dan proses pada 1.4 financial. Pada

proses purchasing ini juga terdapat satu (1) entitas dan dua (2) data base yang

saling terhubung yaitu entitas vendor dan database inventory dan business

partner.Proses purchase order mendapat data vendor dari database business

partner, dan proses purchase order memberikan data purchase order ke entitas

vendor. Sedangkan dari entitas vendor memberikan data content person, document

date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date. Selain itu proses

purchase order menyimpan data purchase order ke database inventory. Pada

proses good receipt PO mendapatkan juga data vendor dari database business

partner dan memberikan data good receipt PO ke entitas vendor. Selain itu

menyimpan data good receipt PO ke database inventory. Sedangkan entitas

vendor memberikan data content person, document date, item no, name, vendor,

vendor ref no dan posting date ke proses good receipt PO.Proses good return

sendiri mendapat data vendor dari database business partner dan memberikan data

good return ke entitas vendor. Selain itu data proses good return menyimpan data

good return ke database inventory. Sedangkan dari entitas vendor sendiri

memberikan datacontent person, document date, item no, name, vendor, vendor

ref no dan posting date.Pada proses A/P ini hanya mengirimkan data A/P credit

memo, A/P down payment invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, dan landed

cost ke entitas vendor. Sehingga dari entitas vendor pun memberikan data content

person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date.

Proses A/P ini hanya menghasilkan data A/P yang akan dikirimkan ke proses 1.4

proses financial.


86

Gambar 5. 19Analisis Proses Bisnis SAP Business One Level II Proses

Purchasing

Purchase Order

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Vendor

Vendor Ref No

Posting Date

A/P Credit Memo


A/P Invoice

A/P Reserve Invoice

Landed Costs

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

Good Receipt PO

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

Goods Return

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

A/P

Purchase Order

Goods Return

Good Receipt PO

Vendor

Vendor

Vendor

VENDOR

1.4

FINANCIAL

(SAP BUSINESS ONE)

INVENTORY

1.2.1

Purchase Order

1.2.2

Goods Receipt PO

1.2.3

Goods Return

1.2.4

A/P

BUSINESS PARTNERS


87

5.2.5 Analisis SAP Business One Level II Proses Production

Pada proses production terdapat lima (5) proses yaitu proses bill of material,

production order, receipt from product, issue for production, dan update parent

dengan satu (1) database inventory. Proses bill of material memberikan data bill of

material ke proses production order, untuk production order memberikan hasil

data production order ke proses receipt from product, data receipt from product

tersebut diterima oleh proses issue for production untuk diproses. Sehingga dari

proses issue for production menghasilkan data issue for production yang

dikirimkan ke proses updatae parent. Proses update parent ini menghasilkan data

production yang merupakan hasil dari proses production. Data production tersebut

lalu disimpan kedalam database sebagai dokumentasi.

Gambar 5. 20Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses

Production

Bill of Material

Production Order

Receipt From Product

Issue For Production

ProductionINVENTORY

1.3.1

Bill of Materials

1.3.2

Production Order

1.3.3

Receipt from Production

1.3.4

Issue for Production

1.3.5

Update Parent


88

5.2.6 Analisis SAP Business One Level II Proses Financial

Aliran data pada Gambar 5.21 ini untuk proses journal entry menerima data

A/R document release dari proses 1.1 sales A/R dan data A/P document release

dari proses 1.2 purchasing A/P

Gambar 5. 21Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses

Financial

5.7 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP

Business One

Pada tahap ini akan dilakukan perbandingan antar sistem yaitu sistem

informasi perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One. Setiap proses

akan dianalisis melalui sistem tersebut yang digambakan dalam bentuk Data Flow

Diagram. Perbandingan antar sistem ini bertujuan untuk mengambil data-data

yang akan di terapkan ke sistem SAP Business One.Berikut merupakan

perbandingan dari masing masing sistem:

A/R

Document Release

A/P

Document Release

1.1

SALES A/R

(SAP BUSINESS ONE)

1.2

PURCHASING A/P

(SAP BUSINESS ONE)

1.4.1

JOURNAL ENTRY


89

Perbandingan Antar Diagram Konteks Soes Merdeka Bandung dengan

SAP Business One

Pada sistem informasi perusahaan Soes Merdeka Bandung terdapat empat

(4) entitas utama yang bisa berhubungan langsung dengan sistem informasi

perusahaan Soes Merdeka Bandung, entitas-entitas terbebut yaitu entitas suplier

bahan baku, entitas konsumen, entitas suplier produk luar dan entitas distributor.

Masing-masing entitas tersebut memiliki input dan output yang berbeda sesuai

dengan fungsinya masing-masing. Sedangkan pada sistem SAP Business One

terdapat tiga(3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead. Setiap

masing-masing entitas memiliki sebuah data keluaran dan masukan.

Pada gambar 5.22 terdapat Data Fow Diagram yang menggambarkan

diagram konteks dari masing-masing sistem, adapun perbandingan tersebut

bertujuan untuk mengolah data-data dari kedua sistem untuk mengubahnya

menjadi data-data yang dapat diambil dalam penerapan aplikasi SAP Business

One. Pada aplikasi SAP Business One ada tiga yang menjadi entitas utama yaitu

entitas vendor, entitas customer dan entitas leadmaka ketiga entitas tersebut

menjadi patokan utama dalam menerapkan sistem perusahaan Soes Merdeka

Bandung. Pertama, entitas Vendor dalam SAP Business One merupakan pihak

ketiga yang berperan sebagai penyuplai barang dan bahan baku yang masuk ke

perusahaan. Suplier bahan baku dan suplier produk luar merupakan vendor

perusahaan Soes Merdeka Bandung maka sesuai dengan fungsinya suplier bahan

baku dan suplier produk luar masuk ke dalam vendor SAP Business One. Kedua

entitas Customer, dalam entitas customer SAP Business One ini jika dibandingkan

dengan sistem informasi Soes Merdeka Bandung terdapat dua entitas yang dapat

dihubungkan ke dalam entitas Customer yaitu entitas pelanggan dan entitas

distributor, keduanya mempunyai peran yang sama sebagai pelanggan di dalam

Soes merdeka Bandung. Ketiga, entitas Lead dalam SAP Business One berfungsi

menawarkan untuk calaon pelanggan yang berarti kedua entitas dalam Soes

Merdeka Bandung yaitu entitas pelanggan dan distributor masuk juga kedalam

etitas Lead dalam SAP Business One. Berikut gambar 5.22 yang menggambarkan

perbandingan antar diagram konteks masing masing sistem.


90

Gambar 5. 22 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes merdeka dengan SAP Business One Diagram Konteks

Purchase Order

Pembayaran Bahan Baku

Konsumen

Pembelian Produk

Order

Pembayaran Pembelian Produk

Penjualan Produk

Faktur Penjualan

Daftar Produk

Produk Pesanan

Faktur Pembelian

Bahan Baku

Pengiriman Bahan Baku

Faktur Pembelian Produk Luar

Produk Luar

Pengiriman Produk Luar

Purchase Order Produk Luar

Pembayaran Produk LuarPengiriman Produk

Faktur Penjualan

Produk Jadi

Purchase Order

Pembelian Produk


1

Sistem Informasi P. Soes Merdeka

Supplier Bahan Baku

Konsumen

Supplier Produk LuarDistributor

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

A/P Credit Memo


A/P Invoice

A/P Reserve Invoice

Good Receipt PO

Goods Return

Purchase Order

A/R Credit Memo

A/R Invoice


A/R Payment Invoice

A/R Recerve Invoice

Delivery

Return

Sales Order

Sales Quotation

Contact Person

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Sales Order

Sales Quotation

1

SAP BUSINESS ONE

VENDOR CUSTOMER

LEAD


91

Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Level I

dengan SAP Business One Level I

Setelah membandingkan diagram konteks antar sistem, selanjutnya

membandingkan sistem informasi perusahaan soes merdeka level I dengan SAP

Business One level I. Dalam sistem informasi level I ini digambarkan aktivitas-

aktivitas yang saling terhubung ke entitas dan data base, maka yang akan

dibandingkan adalah aktivitas-aktivitas dari kedua sistem untuk dirancang ke

sistem SAP Business One. Terdapat lima aktivitas dalam sistem Soes Merdeka

Bandung yaitu aktivitas pembelian bahan baku, aktivitas melakukan produksi,

aktivitas pembelian produk jadi, aktivitas melakukan penjualan, dan aktivitas

pengelolaan keuangan, sedangkan dalam SAP Business One terdapat 4 aktivitas

yaitu aktivitas sales A/R, aktivitas purchasing A/P, aktivitas production dan

aktivitas financial. Dari masing-masing aktivitas tersebut maka akan diambil

setiap aktivitas dari perusahaan Soes Merdeka Bandung untuk dimasukan ke

dalam sistem SAP Business One.Setelah dibandingkan terdapat empat tahap untuk

dirancang ke sistem Soes Merdeka Bandung. Pertama aktivitas pembelian bahan

baku dan pembelian produk jadi yang dimasukan kedalam aktivitas purchasing

dalam SAP Busines One karena kedua aktivitas tersebut sama-sama berhubungan

dengan entitas suplier yang mana dalam SAP business one suplier adalah vendor.

Kedua, aktivitas melakukan produksi dimasukan kedalam aktivitas production

dalam SAP Business One. Ketiga, melakukan penjualan dimasukan kdalam

aktivitas Sales A/R dalam SAP Business One. Dan yang keempat aktivitas

pengelolaan keuangan dimasukan kedalam aktivitas financial. Berikut gambar

5.23 yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes

Merdeka level I dengan SAP Business one level I.


92

Gambar 5. 23 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One Level I

Purchase Order

Good Receipt PO

Goods Return


A/P Invoice

A/P Credit Memo

A/P Reserve Invoice

Landed Costs

Vendor

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor Ref No

Sales Quotation

Sales Order

Delivery

Return

A/R Payment Invoice

A/R Invoice


A/R Credit Memo

A/R Recerve InvoiceCustomer

Name

Contact Person

Customer Ref No

Posting Date

Document Date

Item No

Purchasing A/R

Item No

Item Description

Quantity

Production

Sales A/R

A/R

A/P

Customer

Lead

Vendor

Contact Person

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Sales Order

Sales Quotation

VENDOR

CUSTOMER

LEAD

1.1

SALES A/R

1.2

PURCHASING A/P

1.3

PRODUCTION

1.4

FINANCIAL

INVENTORY

BUSINESS PARTNERS

Bahan Baku

Faktur Pembelian


Purchase Order



Pembayaran Produk Luar



Produk Luar

Pengiriman Produk

Produk Jadi

Purchase Order

Faktur Penjualan

Pembelian Produk


Penjualan Produk

Faktur Penjualan

Daftar Produk

Produk Pesanan

Konsumen

Order

Pembelian Produk


Bahan Baku

Penjualan

Laporan Keuangan

Faktur Pembelian

Data Pembelian Produk Luar

Laporan Transaksi

Data Produksi

Produk

Produk Luar

Daftar Produk Jual

Produksi

Suplier Produk Luar

Suplier

Order Konsumen

Konsumen

Supplier Bahan Baku

Supplier Produk Luar

Distributor

1.1

Pembelian Bahan Baku

1.2

Melakukan Produksi

1.3

Pembelian Produk Jadi

1.4

Melakukan Penjualan

1.5

Pengelolaan Keuangan

Gudang

Produksi

Penjualan

Keuangan

Suplier


93

Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses

Penjualan dengan SAP Business One (Sales)

Setelah melakukan perbandingan dari level I selanjutnya membandingkan

pada level II sistem informasi perusahaan Soes Merdeka pada proses penjualan

dengan sistem SAP Business One pada aktivitas Sales yang merupakan uraian

aktivitas dari masing-masing aktivitas pada level I. Pada bagian penjualan pada

sistem Soes Merdeka Bandung terdapat lima aktifitas yaitu aktivitas melakukan

produksi yang berada pada level I, aktivitas pengelolaan produk, aktivitas menjual

produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan penjualan. Dan pada

proses sales dalam SAP Business One terdapat enam aktivitas yaitu aktivitas sales

quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, aktivitas return, aktivitas A/R

dan aktivitas financial pada level I SAP Business One. Pada perbandingan ini

terdapat tiga aktivitas yang akan dimasukan kedalam sistem SAP Business One

dan dua aktivitas yang tidak akan dipakai karena kedua aktivitas tersebut yaitu

aktivitas melakukan produksi dan pengecekan produk lebih masuk ke aktivitas

produksi, tetapi dalam proses penjualan di Soes Merdeka ini mereka memasukan

kedalam sistem penjualan. Jadi yang dimasukan kedalam SAP Busines One yaitu

aktivitas menjual produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan

penjualan. Aktivitas menjual produk dimasukan kedalam empat aktivitas yaitu

aktivitas sales quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, dan aktivitas

return karena dalam aktivitas menjual produk berhubungan dengan entitas

konsumen dan termasuk kedalam bagian proses-prose pada keseluruhan proses di

SAP Business One dan kempat aktivitas (sales quotation, sales order, delivery

dan return) dalam sales SAP Business One berhubungan langsung dengan

customer yang sama dengan pelanggan didalam sistem perusahaan Soes Merdeka

Bandung. Aktivitas mengelola uang dimasukan kedalam A/R yang merupakan

proses pembayaran dan pengelolaan uangnya dari konsumen dan aktivitas

Laporan penjualan dimasukan kedalam aktivitas Financial. Berikut gambar 5.24

yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes

Merdeka proses penjualan dengan SAP Business sales.


94

Sales Quotation

Sales Order

Delivery

Sales Quotation

Customer

Customer Ref No

Document Date

Name

Posting Date

Item No

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

A/R

Sales Order

Delivery

Return

Customer

Lead

Customer

Customer

A/R

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Customer

Customer Ref No

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Sales Quotation

CUSTOMER

1.1.1

Sales Quotation

1.1.2

Sales Order

1.1.3

Delivery

1.1.4

Return

1.1.5

A/R

INVENTORY

1.4

FINANCIAL

(SAP BUSINESS ONE)

BUSINESS PARTNERS

LEAD

Gambar 5. 24 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Penjualan dengan SAP Business One (Sales)

Produk Pesanan

Penjualan Produk

Daftar Produk

Faktur Penjualan

Konsumen

Order

Pembelian Produk


Produk Pesanan

Penjualan Produk

Pemesanan Produk

faktur pembayaran

Laporan Transaksi

Daftar Produk Jual

Daftar Produk Jual

Produk Pesanan

Konsumen

Penjualan

Keuangan

Gudang

1.4.3

Pengecekan Produk1.4.4

Menjual Produk

1.4.5

Mengelola Uang

1.4.6

Laporan Penjualan

1.2

Melakukan Produksi

(Sistem Informasi P. Soes Merdeka)


95


Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One (Purchase)

Selajutnya uraian level II perbandingan dari sistem informasi perusahaan

Soes Merdeka Bandung proses pembelian bahan baku dengan SAP Business One

(Purchase). Pada proses pembelian bahan baku terdapat empat aktivitas yaitu

aktivitas purchase order, aktivitas update inventory, aktivitas memasukan bahan

baku ke gudang, dan aktivitas mengirim faktur keuangan. Sedangkan dalam

proses purchase terdpat lima aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas

good receipt po, aktivitas goods return, aktivitas A/P dan aktivitas financial dari

level I SAP Business One. Terdapat empat aktivitas yang dimasukan ke sistem

SAP Business One, pertama aktivitas purchase order dalam Soes Merdeka

Bandung dimasukan kedalam purchase order dalam SAP Busines One karena

keduanya memiliki fungsi yang sama dan terdpat entitas yang saling berhubungan

yaitu dalam Soes Merdeka Bandung Suplier bahan Baku dan dalam SAP Business

One vendor. Kedua aktivitas update inventory dimasukan kedalam aktivitas

Goods Receipt PO dalam SAP Business One, update inventory dan goods receipt

po merupakan pembaruan, penerimaan dan pengelolaan barang yang masuk dari

suplier ke perusahaan. Ketiga, aktivitas memasukan bahan baku ke gudang

dimasukan ke dalam goods receipt po karena aktivitas tersebut merupakan

aktivitas yang sama melakukan proses penerimaan barang di goods receipt po.

Keempat aktivitas Mengirim faktur keuangan dimasukan ke dalam aktivitas A/P

dan aktivitas financial karena kedua aktivitas tersebut termasuk proses dan

pengelolaan keuangan dalam SAP Business One.Berikut gambar 5.25 yang

menggambarkan perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka

proses pembelian bahan baku dengan SAP Business purchase.


96

Gambar 5. 25 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One

(Purchase)

Purchase Order

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Vendor

Vendor Ref No

Posting Date

A/P Credit Memo


A/P Invoice

A/P Reserve Invoice

Landed Costs

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

Good Receipt PO

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

Goods Return

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

A/P

Purchase Order

Goods Return

Good Receipt PO

Vendor

Vendor

Vendor

VENDOR

1.4

FINANCIAL

(SAP BUSINESS ONE)

INVENTORY

1.2.1

Purchase Order

1.2.2

Goods Receipt PO

1.2.3

Goods Return

1.2.4

A/P

BUSINESS PARTNERS

Purchase Order


Faktur Pembelian

Bahan Baku


Bahan Baku

Faktur Pembelian

Purchase Order

Bahan Baku

Faktur Pembelian Bahan Baku

Suplier

Supplier Bahan Baku

Gudang

Keuangan

1.1.1

Purchase Order

1.1.2

Update Inventory

1.1.3

Menmasukan Bahan Baku ke Gudang

1.1.4

Mengirim Faktur Keuangan

Suplier


97


Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One (Sales)

Selanjutnya perbandingan sistem informasi perusahaan Soes Merdeka

proses produksi dengan SAP Business One (Sales). Pada proses pembelian

produksi jadi terdapat lima aktivitas yaitu akitivitas Purchase ordek produk,

aktivitas menerima produk, aktivitas mengecek produk ke toko, aktivitas mengirm

produk ke toko, dan aktivitas mengirim faktur pembelian. Sedangkan pada proses

purchase dalam SAP Business One (Purchase) terdapat lima aktivitas yaitu

aktivitas purchase order, aktivitas goods receipt po, aktivitas goods return,

aktivitas A/P, dan aktivitas financial. Setelah dibandingkan dan dianalisis maka

hasil yang didapat adalah empat aktivitas yang dimasukan kedalam sistem SAP

Business One. Pertama purchase order produk dimasukan kedalam aktivitas

purchase order SAP Business one, kedua aktivitas mengecek produk ke toko

dimasukan ke Goods Receit PO, ketiga Menerima produk juga dimasukan

kedalam Goods Receipt PO, dan yang keempat aktivitas mengirim faktur

pembelian dimasukan kedalam aktivitas financial. Dalam proses pembelian

produk jadi ini ada satu aktivitas yang tidak dimasukan kedalam sistem SAP

Business One yaitu aktivitas mengirim produk ke toko, karena dalam SAP

Business One pengirimin tidak terprogramkan atau tidak di proses tetapi proses

dari datanya saja yang di proses. Berikut gambar 5.26 yang menggambarkan

perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses pembelian

produk jadi dengan SAP Business purchase.


98

Gambar 5. 26 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One

(Purchase)

Purchase Order

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Vendor

Vendor Ref No

Posting Date

A/P Credit Memo


A/P Invoice

A/P Reserve Invoice

Landed Costs

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

Good Receipt PO

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

Goods Return

Contact Person

Document Date

Item No

Name

Posting Date

Vendor

Vendor Ref No

A/P

Purchase Order

Goods Return

Good Receipt PO

Vendor

Vendor

Vendor

VENDOR

1.4

FINANCIAL

(SAP BUSINESS ONE)

INVENTORY

1.2.1

Purchase Order

1.2.2

Goods Receipt PO

1.2.3

Goods Return

1.2.4

A/P

BUSINESS PARTNERS


Pembayaran Produk Luar



Produk Luar


Produk Luar

Produk Luar


Produk LuarPengiriman Produk Luar

Suplier Produk Luar

Supplier Produk Luar

Keuangan

Gudang

1.3.2

Purchase Order Produk

1.3.3

Menerima Produk Luar

1.3.4

Mengecek Produk ke Toko

1.3.5

Mengirim Produk ke Toko

1.3.6

Mengirim Faktur Pembelian

Suplier


99

5.8 Penyelarasan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka ke SAP

Business One

Pada tahap penyelarasan ini akan dilakukan pengambilan setiap informasi

dari perbandingan yang telah dilakukan. Setiap sistem akan memuat informasi

data apa yang dibutuhkan dan entitas mana yang akan diambil untuk bisa

diterapkan ke SAP Business One.


100

Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One

NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE

DIAGRAM KONTEKS S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku DIAGRAM KONTEKS SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Suplier Bahan Baku a. Customer

b. Suplier Produk Luar b. Vendor b. Suplier Produk Luar b. Vendor

c.Konsumen c. Lead c.Konsumen c. Lead

d. Distributor d. Distributor

Level I S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku a. Gudang Level I SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Business Partners a. Suplier Bahan Baku a. Customer

S.I Perusahaan b. Suplier Produk Luar b.Suplier SAP BUSINESS ONE b. Vendor b. Inventory b. Suplier Produk Luar b. Vendor

Soes Merdeka c. Konsumen c. Produksi c. Lead c.Konsumen c. Lead

d. Distributor d.Penjualan d. Distributor

e. Keuangan

PEMBELIAN BAHAN BAKU a. Purchase Order a. Suplier Bahan Baku a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order a. Purchase Order

Level 2 b. Update Inventory b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Update Inventory b. Good Receipt PO

c. Memasukan Bahan Baku c. Suplier c. Good Return c. Memasukan Bahan Baku c. Good Return

d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P

e. Financial e. Financial

PEMBELIAN PRODUK JADI a. Purchase Order Produk Jadi a. Suplier Produk Luar a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order Produk Jadi a. Purchase Order

Level 2 b. Menerima Produk Jadi b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Menerima Produk Jadi b. Good Receipt PO

c. Mengecek Produk c. Suplier c. Good Return c. Mengecek Produk c. Good Return

d. Mengirim Produk ke toko d. A/P d. Mengirim Produk ke toko d. A/P

e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial

SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE

PENYELARASAN


101

Lanjutan Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One

NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE

PENJUALAN PRODUK a. Pengecekan Produk a. Konsumen a. Penjualan SALES a. Sales Quotiation a. Customer a. Inventory a. Pengecekan Produk a. Sales Quotiation

Level 2 b Menjual Produk b. Gudang Level 2 b. Sales Order b. Lead b. Business Partner b Menjual Produk b. Sales Order

c. Mengelola Uang c. Keuangan c. Delivery c. Mengelola Uang c. Delivery

d. Laporan Penjualan d. Return d. Laporan Penjualan d. Return

e. A/R e. A/R

f. Financial f. Financial

PRODUKSI a. Menerima Order Konsumen a. Distributor a. Gudang PRODUCTION a. Bill Of Material a. Inventory a. Menerima Order Konsumen a. Bill Of Material

Level 2 b. Menerima PO Agen/Distributor b.Produksi Level 2 b. Production Order b. Menerima PO Agen/Distributor b. Production Order

c. Membuat/Melihat Resep c. Keuangan c. Receipt From Product c. Membuat/Melihat Resep c. Receipt From Product

d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production

e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent

f. Pencatatan Produksi f. Pencatatan Produksi

g. Pengiriman Produk g. Pengiriman Produk

h. Mengirim Faktur h. Mengirim Faktur

SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE

PENYELARASAN


102

Proses Pembelian Bahan Baku dan Purchase

Pada proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka terdapat

entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima

informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun

proses dari pembelian bahan baku yaitu:

1.Purchase order

2. Update Inventory

3. Memasukan Bahan Baku

4. Mengirim faktur Keuangan

Adapun pada proses Purchase yaitu:

1. Purchase Order

2. Good Receipt PO

3. Good return

4. A/P

5. Financial

Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses

tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:

Proes Purchase order diselaraskan dengan proses purchase order SAP

Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam

proses pembelian.

Update Inventory dan Memasukan Bahan Baku diselaraskan dengan Good

Receipt PO, karena update inventory pada proses ini merupakan

pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan dan untuk

pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier. Jadi kedua sama

dalam setiap prosesnya.

Mengirim Faktur Keuangan diselaraskan dengan A/P, karena A / P

merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya

dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya.

Proses Pembelian Produk Jadi dan Purchase

Proses ini sama dengan proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes

Merdeka tetapi yang membedakan adalah dari barang yang dibeliny. Pada


103

proses ini juga terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan

informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian

bahan baku. Adapun proses dari pembelian produk Jadi yaitu:

1. Purchase order produk jadi

2. Menerima produk jadi

3. Mengecek produk

4. Mengirim produk ke toko

5. Mengirim produk pembelian

Adapun pada proses Purchase yaitu:

1. Purchase Order

2. Good Receipt PO

3. Good return

4. A/P

5. Financial


tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:

Proes Purchase order produk jadi diselaraskan dengan proses purchase

order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke

vendor dalam proses pembelian.

Menerima produk jadi dan Mengecek produk diselaraskan dengan Good

Receipt PO, karena kedua aktifitas ini merupakan pencatatan penerimaan

untuk penerimaan yang dilakukan, untuk pencetakan good receipt untuk

diserahkan ke supplier dan mengecek setiap produk.

Mengirim Faktur pembelian diselaraskan dengan A/P, karena A/P

merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya

dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya pembelianya.

Proses Penjualan Produk dan Sales

Pada prose penjualan di perusahaan Soes Merdeka terdapat entitas Konsumen

yang akan salingmberinteraksi untuk setiap proses penjualan, maka pada

proses penjualan ini diselaraskan dengan proses Sales pada SAP Business

One. Setiap proses dari proses penjualan perusaan Soes Merdeka adalah:


104

1. Pengecekan Produk

2. Menjual Produk

3. Mengelola uang

4. Laporan penjualan

Dan pada proses Sales SAP Business One yaitu:

1. Sales Quotiation

2. Sales Order

3. Delivery

4. Return

5. A/R

6. Financial


tersebut. Pada proses sales ini pengecekan produk dari gudang tidak

dimasukan kedalam sistem SAP Business one, karena pengecekan hanya

dilakukan secara langsung tidak memakai aplikasi, sedangkan dalam SAP

Business One berbasis aplikasi. Maka penyelarasan yang diambil adalah

sebagai berikut:

Menjual produk diselaraskan dengan empat proses di SAP business one

karena pada prose penjualan produk di perusahaan Soes merdeka dapat

langsung diproses dengan proses yang ada di SAP Business One yaitu

Sales Quotiation untuk penawaran barangnya, Sales Order untuk penjualan

langsungnya, Delivery untuk mengirim kan barangnya dan return untuk

pengembalian jika terdapat produk yang cacat.

Mengelola Uang diselaraskan dengan A/R karena A/R merupakan proses

untuk pembayaran yang dilakukan konsumen.

Laporan penjualan diselaraskan dengan Financial, karena pada proses

financial ini memiliki basis data unutk seluruh laporan keuangan.


105

5.9 Penerapan SAP Business One pada Perusahaan Soes Merdeka

5.9.1 SAP Busines One Administration Soes Merdeka

Pada Saat Memulai Sistem Dari SAP Business One biasanya Perusahaan

harus membuat Blueprint terlebih dahulu yang dibantu oleh Partner SAP untuk

menentukan pola dan settingan yang akan digunakan pada saat Aplikasi SAP B1

dijalankan. Di dalam module ini menyimpan semua informasi tentang Perusahaan

dan informasi seluruh pengguna yang menggunakan sistem ini. Seperti:

Currency Exchange Rate

Autorisasi dan alerts

Approval procedure

Email internal

Choose Company

User Code

Menentukan nama pengguna untuk melakukan login

Password

Masukkan password anda

Change User

Membersihkan Field User code dan password dan lakukan login ulang.

Current Server

Pilih Server MS_SQL2005 Atau MS_SQL2008

Company Or Current User

Menampilkan semua database perusahaan yang telah di definisikan di

dalam server

Company Name

Menampilkan nama perusahaan

Database Name

Menampilkan Nama database yang Telah dibuat sebelumnya di dalam

Server

localization

Mengindikasikan lokasi Perusahaan yang digunakan pada SAP Business

One


106

Version

Menampilkan versi dari Database

New

Membuat Database Baru pada server

Gambar 5. 27 Aplikasi SAP Business One Pemilihan Perusahaan

System initialization

Company Details

General Settings

Posting Period

Authorizations

Document numbering

Document Setting

Print Preference

Menu Structure

E-Mail Settings

Opening Balance

5.9.2 SAP Business One Proses Sales Quotation Soes Merdeka

Sebelum melakukan pemesanan. Pelanggan sering membutuhkan review

penjualanuntuk diperiksa di perusahaan mereka. Sebagai proposal barang dan jasa

ke pelangganatau calon pelanggan. Dalam Transaksi ini tidak akan membentuk

jurnal dan mempengaruhi nilai-nilai persediaan.


http://karno-indonesia.blogspot.com/2011/12/system-initialization-company-details.html

http://karno-indonesia.blogspot.com/2011/12/administration-system-initialization.html

http://karno-indonesia.blogspot.com/2011/12/administration-system-initialization_22.html

http://karno-indonesia.blogspot.com/2012/01/setup-awal-tahun.html

http://karno-indonesia.blogspot.com/2012/01/document-numbering.html

107

Bagian Header

1. Customer

Jika Anda melihat pada gambar anda cukup melakukan klik bulatan yang

bergaris(Choose Form List) maka akanditampilkan semua list customer

yang sudah di daftarkan sebelumnya pada Business Partner Master Data

2. Name

Contact Person Akan Diisi otomatis oleh system sesuai dengan Customer

yang dipilih

3. Customer Ref No

4. Field tambahan yang digunakan oleh SAP yang dapat diisi dengan no

referensi Customer dan bersifat optional

5. No Dokumen

Cukup memilih Series yang sesuai dengan kebutuhan. Tergantung pada

List Series sudah didaftarkan pada Document Numbering

6. Status

Open :Transaksi Baru dibuat dan belum ada Transaksi lainnya

Open :Printer - Sudah pernah di print dari system

Closed :Sudah ada transaksi Sales Order

Canceled :Dibatalkan manual oleh User

Unapproved : Tidak Disetujui oleh atasan, harus menggunakan

Approval procedure

Paid :Transaksi sudah dibayar

Delivered :Transaksi Baru tahap pembayaran

7. Posting Date

Tanggal Anda melakukan penginputan Di SAP

8. Valid Until

Menentukan batas waktu dokumen

9. Document Date

Tanggal Dokumen tersebut dibuat


http://karno-indonesia.blogspot.com/2012/01/business-partner-master-data.html

http://karno-indonesia.blogspot.com/2012/01/document-numbering.html

108

Bagian Detail (Sangat banyak Field tambahan yang ada Di SAP, Dapat

disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing Cara menyesuaikan dapat

mengklik Form settingTerdiri dari beberapa bagian Klik saja bagian tab yang ada

di detail yaituContent.

Gambar 5. 28 Aplikasi SAP Business One Proses Sales Quotation

5.9.3 SAP Business One Proses Sales Order Soes Merdeka

Dokumen penjualan berdasarkan komitmen dari pelanggan atau mengarah

untuk membeli produk atau jasa. Dokumen penting untuk perencanaan

produksi,menciptakan pesanan pembelian dan penjadwalan sumber daya.

Input Customer Code, Name, dan Informasi lainnya

Tab Content Terdiri dari 2 tipe yakni Transaksi Item dan Service

Setelah Memilih Tipe yang akan digunakan, Isi informasi lainnya yang

dibutuhkan

Tab Logistic, Isi informasi yang dibutuhkan

Tab Accounting, Isi informasi yang dibutuhkan

Setelah Semua informasi terisi Klik Button Add. Dan System akan

menampilkan pesan Successfull pada system message yang ada dibawah sebelah

kiri


http://karno-indonesia.blogspot.com/2012/01/form-setting.html

109

Penjelasan Mengenai Dokumen Sales Order ini adalah sebagai berikut:

1. General Tab

Contact Person, Nama Contact Person Default berdasarkan pada Business

Partner Master Data. Jika Dibutuhkan Anda Dapat mengganti Contact person

tersebut

Customer Ref No, Dapat diisi dengan no Referensi dari pelanggan, Jika

Dibutuhkan

No. Akan Terisi otomatis jika anda menggunakan Series Numbering. Jika

Anda mengisi manual anda harus mengisinya. (No ini harus Unik)

Status. Menampilkan Status dokumen Sales Order

Open. Dokumen belum dilakukan Pengiriman ataupun invoice. Dokumen ini

masih dapat diedit

Open -printed, Status Dokumen ini masih dalam keadaan terbuka, namun

sudah pernah dicetak

Cancelled, Status Dokumen dibatalkan secara manual. Klik Kanan - cancelled

Closed, Status dokumen sudah dilakukan pengiriman/Invoice. Anda Dapat

melakukan closed dokumen secara manual apabila dokumen ini sudah tidak

ada kaitan dengan dokumen lainnya.

Posting Date. Di Default berdasarkan tanggal system. Anda Dapat mengubah

Tanggal posting.

Delivery Date. Tanggal pengiriman barang.

Document Date. Tanggal Dokumen ini dibuat

Currency. Mata uang yang akan digunakan untuk melakukan transaksi

penjualan.

Sales Employee. Nama Pegawai yang membuat Dokumen Sales.

Owner. Dapat diisi dengan nama Spv atau atasan anda.

Remarks. Sebagai informasi tambahan jika dibutuhkan

Total Before Discount. Total jumlah pesanan penjualan sebelum diskon

Dihitung. Jika Diskon telah didefinisikan pada bagian row item. jumlah yang

ditampilkan dalam bidang ini mengambil diskon yang telah diperhitungkan.

Discount %. Diskon total yang akan diberikan untuk satu dokumen penjualan.




110

Freight. Biaya angkut yang akan ditambahkan kedalam total pembayaran.

Anda harus melakukan setting terlebih dahulu pada module administration -

Setup - General - Freight

Rounding. Pembulatan

Tax. Pajak untuk dokumen penjualan tersebut. jika ada

Total. Total untuk satu dokumen tersebut setelah ditambahkan dengan Pajak,

Freight dan dikurangi diskon

2. Content Tab.

Tab ini menjelaskan spesifik item atau jasa yang akan dijual.

Untuk informasi tambahan lainnya anda dapat membuka tool - form setting

Item/Service Type.

Item. Untuk membuat transaksi penjualan dengan Tipe item.

Service. Untuk membuat transaksi penjulalan dengan Tipe jasa. Contohnya

jasa konsultan.

Quantity. Jumlah Item yang akan anda jual berdasarkan pada ukuran unit

penjualan. Seperti yang telah dijelaskan pada item master data. default untuk

setiap item adalah 1.

Contoh. Quantity * Items Per Unit = Qty (Inventory UoM)

Delivered. Jumlah Quantity yang sudah dikirimkan kepada pelanggan

Open Qty/Qty To Ship. Jumlah Quantity yang masih harus dikirim

Ordered. Menampilkan Quantity yang sedang dipesan

Unit Price.

Jika Inventory UoM didefault YES. Maka Harga Adalah harga satuan

Jika Inventory UoM Didefault No. Maka Harga adalah Satuan barang * harga

per unit

Contoh : jika Unit Price Pada Item Master Data adalah $10, Dan nilai Item

Per unit adalah 5 Maka Harga yang ditampilkan pada dokumen adalah

sebesar $50

Untuk Melihat Last Price Letakkan posisi field pada unit price kemudian klik

CTRL + Tab

Inventory UoM.


111

Satuan yang digunakan pada Gudang (Lihat Item Master Data - Tab

Inventory)

System Akan Mendefault No.

Jika anda telah mendefinisikan Sales Unit Of Measure yang ada pada Item

Master Data - Tab Sales tidak sama dengan 1. Quantity item unit yang akan

dikeluarkan dari gudang sama dengan Quantity yang anda input pada

dokumen Sales

Contoh Quantity * Item Per Unit = Qty (Inventory UoM)

Unit Of Measure

Satuan yang digunakan dalam transaksi penjualan (Lihat Item Master Data -

Tab Sales)

Discount %. Menampilkan persentase diskon untuk setiap item

Price After Discount. Harga Setelah diskon

Item Cost. Harga Stock Saat ini.

Wtax Liable. mengidentifikasikan pajak penghasilan dalam dokumen

TaxCode. mengidentifikasikan pajak untuk setiap item

Total LC = (Unit Price * Quantity) - (Unit Price * Quantity * Discount)

3. Logistic Tab

Ship To. Alamat Pengiriman Barang Di Default berdasarkan pada Business

partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman jika

diperlukan

Bill To. Alamat Penagihan untuk barang tersebut. Di Default berdasarkan

pada Business partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman

jika diperlukan


112

Gambar 5. 29 Aplikasi SAP Business One Proses Sales Order

5.9.4 SAP Business One Proses Delivery Order Soes Merdeka

Delivery order merupakan catatan pengiriman bahwa barang telah terkirim,

berikut tampilan aplikasi proses Delivery:

Gambar 5. 27 Aplikasi SAP Business One Proses Delivery


113

5.9.5 SAP Business One Proses Return Order Soes Merdeka

Return order digunakan sebagai dokumen untuk barang yang dikembalikan

dari pelanggan, berikut tampilan aplikasi rerurn order:

Gambar 5. 31 Aplikasi SAP Business One Proses Return

5.9.6 SAP Business One Proses Sales A/R Invoice Soes Merdeka

Pada tahap ini merupakan tampilan proses untukpembayaran secara

langsung yaitu A/R Invoice Business One memperlakukanfaktur penjualan dan

Pembayaran langsung dibuat otomatis. Berikut tampilanya

Gambar 5. 32 Aplikasi SAP Business One Proses A/R Invoice


114

5.9.7 SAP Business One Proses Purchase Order Soes Merdeka

Pesanan pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta

barang atau jasa dari vendor. Bila memasukkan pesanan pembelian di SAP

Business One, tidak ada perubahan berbasis nilai yang diposting dalam sistem

akuntansi. Namun, jumlah pesanan akan tercantum dalam manajemen persediaan.

Anda dapat melihat jumlah memerintahkan dalam berbagai laporan dan jendela,

seperti laporan Status Inventarisasi dan Item jendela Master Data.

Gambar 5. 33 Aplikasi SAP Business One Proses Purchase Order

Dari Menu SAP Business One Utama, pilih Pembelian - A / P dan pilih

salah satu dokumen, misalnya, pesanan pembelian. Dalam dokumen yang dipilih,

menentukan jumlah vendor, nama, dan informasi umum lainnya yang relevan.

Tentukan data yang dibutuhkan pada tab berikut:

Isi

Logistik

Akuntansi

Pilih Add.

Untuk mengkonfirmasi pesan sistem dan membuat dokumen pembelian baru,

pilih add.


115

5.9.8 SAP Business One Proses Goods Receipt PO Soes Merdeka

Pada proses ini ketika menerima barang dari vendor.Ketika membuat tanda

terima barang PO, SAP Business One menerima barang ke gudang, update

jumlah, dan menciptakan sebuah entri jurnal akuntansi jika mengelola persediaan.

Gambar 5. 34 Aplikasi SAP Business One Proses Goods Receipt PO

Dari Menu SAP Business One Utama, pilih Pembelian - A / P dan pilih

salah satu dokumen, misalnya, pesanan pembelian.Dalam dokumen yang dipilih,

menentukan jumlah vendor, nama, dan informasi umum lainnya yang relevan.

Tentukan data yang dibutuhkan pada tab berikut:

isi

logistik

akuntansi

Pilih Add.


pilih Add.


116

5.9.9 SAP Business One Proses Goods Return Soes Merdeka

Pada prose ini dilakuakn ketika ada barang yang dikembalikan, misalnya,

penerimaan barang PO di SAP Business One. Karena ketentuan hukum, maka

tidak dapat menghapus atau membuat perubahan akuntansirelevan dengan

dokumen-dokumen ini. Namun, untuk mengembalikan barang yang tidak

diinginkan atau rusak, atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat saat

memasuki dokumen yang disebutkan di atas, maka dapat membuat barang

kembali.Ketika membuat kembali barang, barang yang dikeluarkan dari gudang

dan jumlah berkurang. Jika perusahaan menggunakan persediaan, SAP Business

One secara otomatis membuat posting yang relevan untuk memperbarui nilai

persediaan juga.

Gambar 5. 35 Aplikasi SAP Business One Proses Goods Return

Dalam dokumen yang dipilih, menentukan jumlah vendor, nama, dan

informasi umum lainnya yang relevan.Tentukan data yang dibutuhkan pada tab

berikut:

isi

logistik

akuntansi

Pilih Add.


117


pilih Add.

5.9.10 SAP Business One Proses A/P Invoice Soes Merdeka

A/P faktur adalah permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat

biaya dalam laporan laba rugi. Untuk mengakses jendela, pilih Purchase A/P

Invoice.

Gambar 5. 36 Aplikasi SAP Business One Proses A/P Invoice

5.10 Analisis pemanfaatan fitur SAP Business One

Setelah melakukan analisis fit/gap, dan memberikan rekomendasi solusi,

maka berikut hasil rekomendasi fitur yang akan ditampilkan dalam tabel fitur SAP

Business One. Tabel ini akan menampilkan perbandingan jumlah fitur yang

digunakan pada Perusahaan Soes Merdeka saat ini dan hasil rekomendasi fitur

setelah melakukan analisis fit/gap.


118

Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP Business One

No. Modul Functionality Rekomendasi

1. SAP

Administr

ation

1.1 House Bank Account √

1.2 Approval Process √

1.3 Warehouses Setup √

3. Sales

Opportuni

ties

3.1 Sales Opportunity √

3.2 Sales Opportunities Reports

3.2.1

Opportunities Forecast

Report √

3.2.2

Opportunities Forecast

Over Time Report √

3.2.3

Opportunities Statistic

Report √

3.2.4 Opportunities Report √

3.2.5 Stage Analysis √

3.2.6

Information Source

Distribution Over Time

Report

-

3.2.7

Won Opportunities

Report √

3.2.8

Lost Opportunities

Report √

3.2.9

My Open Opportunities

Report -

3.2.10

My Closed Opportunities

Report -

3.2.11 Opportunities Pipeline √

4. Sales –

A/R

4.1 Sales Quotation -

4.2 Project

4.2.1 Project Master √

4.2.2 Project Calculation √

4.2.3

Report Project

Calculation √

4.2.4 Report Project Reference √

4.3 Sales Order √


119

Lanjutan Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP

Business One


4.4 Delivery √

4.5

Delivery Order Serial with

Scanner √

4.6 Return √

4.7 Return Serial With Scanner √

4.8 A/R Down Payment Request -

4.9 A/R Down Payment Invoice -

4.10 A/R Invoice √

4.11 A/R Invoice + Payment -

4.12 A/R Credit Memo √

4.13 A/R Reserve Invoice -

4.14 Document Generation Wizard -

4.15 Recurring Transactions -

4.16 Invoice Planner √

4.17 Invoice Generator √

4.18 Recurring Transaction Templates -

4.19 Document Printing √

4.20 Dunning Wizard √

4.21 Sales Reports

4.21.1 Report SO vs. DO -

4.21.2 Open Items List -

4.21.3

Documents Drafts

Report -

4.21.4

Draft DO Per

Warehouse Report -

4.21.5

Draft Sales Return Per

Warehouse Report -

4.21.6 Sales Analysis √

4.21.7 Backorder -

4.21.8

Locate Exceptional

Discount in Invoice -


120


Business One


5. Purchasin

g – A/P

5.1 Purchase Quotation -

5.2 Purchase Order √

5.3 Good Receipt PO √

5.4 Good Receipt Serial With Scanner √

5.5 Good Return √

5.6 Good Return Serial With Scanner √

5.7 A/P Down Payment Request -

5.8 A/P Down Payment Invoice -

5.9 A/P Invoice √

5.10 A/P Credit Memo √

5.11 A/P Reserve Invoice -

5.12 Recurring Transactions -

5.13 Recurring Transaction Templates -

5.14 Landed Costs -

5.15

Procurement Confirmation

Wizard -

5.16

Purchase Quotation Generation

Wizard -

5.17 Document Printing √

5.18 Purchasing Reports -

5.18.1 Report PO vs. GR -

5.18.2 Open Items List -

5.18.3 Document Drafts Report √

5.18.4

Draft Good Return Per

Warehouse Report -

5.18.5 Purchase Analysis -

5.18.6

Purchase Quotation

Comparison Report -

5.18.7

Locate Exceptional

Discount in Invoice -


121


Business One


6. Business

Partner

6.1 Business Partner Master Data √

6.2 Activity √

6.3 Internal Reconciliations

6.3.1 Reconciliation -

6.3.2

Manage Previous

Reconciliations -

6.4 Business Partner Campaign -

6.5 Business Partner Reports

6.5.1 My Activities √

6.5.2 Activities Overview √

6.5.3 Inactive Customers √

6.5.4 Dunning History Report √

6.5.5

Customer Receivables

by Customer Cross

Section

-

6.5.6

Customer Credit Limit

Deviation -

6.5.7 Aging

6.5.7.1

Customer

Receivables Aging -

6.5.7.2

Vendor Liabilities

Aging -

6.6 Internal Reconciliation

6.6.1

Internal Reconciliation

by Due Date -

6.6.2


by Exact Amount -

6.6.3


by Trans. Number -

8. Inventory 8.1 Item Master Data √

8.2 Item Management


122

5.11 Analisis Manfaat

Sebuah strategi yang diusulkan harus memiliki nilai tersendiri yang

membuat strategi tersebut memberikan kontribusi bagi perusahaan. Pada

umumnya, semakin besar biaya yang dikeluarkan memberikan manfaat yang

lebih besar. Tetapi ada juga penerapan yang memerlukan biaya yang minimal

tetapi mampu menghasilkan manfaat yang maksimal, begitu juga sebaliknya.

Oleh karena itu, perlu meninjau lebih lanjut manfaat yang akan diberikan

oleh uji coba penerapan SAP Business One. Berikut analisis manfaat dari

penerapan uji coba ini yang dapat dikelompokkan menjadi dua macam yaitu

Tangible benefit dan Intangible Benefit:

1. Tangible Benefit

Tangible Benefit disebut juga sebagai Hard Benefit, adalah manfaat

yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau diukur secara

langsung dari segi financial dan secara langsung dapat meningkatkan kinerja

perusahaan. Berikut mamfaat Tangible Benefit yang dapat diperoleh

perusahaan jika melakukan penerapan SAP Business One

a. Penghematan kertas

Diperusahaan Soes Merdeka Bandung, ketika bagian produksi meminta

bahan baku dan ketika bagian toko meminta produk selalu menggunakan

kertas, dengan adanya SAP Business One setiap proses tersebut dilakukan

dengan aplikasi tidak menggunkan kertas, sehingga menimbulkan

pemnghematan kertas di perusahaan Soes Merdeka bandung

b. Penghematan terhadap biaya telepon

Diperusahaan Soes Merdeka Bandung setiap proses antar bagian ketika ada

hubungan atau keterlibatan kebutuhan dari satu bagian ke bagian lainya

selalu menggunakan telpon, oleh karena itu dengan adanya SAP Business

One penghematan terhadap biaya telpon akan berkurang.

e. Peningkatan pendapatan

Dengan adanya sistem SAP Business One perusahaan akan mendapatkan

peningkatan pendapatan karena hubungan setiap proses produksi di

pelanggan dan perusahaan terkodinir dengan baik, dengan adanya proses

Customer Relationship Management(CRM) pada SAP Business One.


123

f. Pengurangan Biaya

Dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan pengurangan jumlah sumber

daya manusia yang dilibatkan dalam adminstrasi dan akunting. Jika

sebelumnya proses di administrasi danakunting harus dikelola minimalnya

oleh tiga orang maka dengan penerapan ini cukup dikerjakan oleh satu

orang saja. Hal ini disebabkan SAP Business one yang terintegrasi maka

setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing

bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data.

2. Intangible Benefit

Intangible Benefit disebut juga dengan Soft Benefit, adalah manfaat

yang dihasilkan dari investasi yang secara tidak dapat secara langsung

diidentifikasi atau diukur. Intangible Benefit akan memberikan kontribusi

yang penting terhadap keberhasilan perusahaan. Berikut adalah Intangible Benefit

yang dapat diperoleh perusahaan jika menggunakan strategi pengembangan

implementasi SAP Business One, antara lain :

a. Efisiensi waktu yang digunakan

Dengan menggunakan strategi implementasi SAP Business One, maka dapat

mengefisiensi waktu yang diperlukan untuk menjalankan tugas. M isalnya :

Kecepatan dalam menghasilkan laporan yang lengkap dan prosesnya

lebih cepat, dengan adanya software SAP Business One perusahaan Soes

Merdeka setiap proses transaksi akan langsung dibuat laporan pada menu

Reort dalam SAP Business One berbeda dengan sebelumnya setiap data

penjualan atau data lainya harus direkap terlebih dahulu.

Kecepatan dalam melakukan kegiatan operasional bisnis.

b. Peningkatan kepuasan konsumen

Dengan adanya modul CRM (Customer Relationship Management),

maka akan meningkatkan loyalitas konsumen terhadap perusahaan.

Peningkatan pelayanan kepada konsumen dapat ditunjukkan dari perusahaan yang

dapat menyediakan stok barang yang baik untuk konsumen karena dapat

melihat peramalan kebutuhan konsumen.


124

c. Peningkatan proses pengambilan keputusan

SAP Business One dapat menghasilkan informasi-informasi penting yang

berguna untuk pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, dimana

keputusan yang diambil sangat berpengaruh terhadap image perusahaan dan

kemampuan perusahaan dalam meningkatkan competitive advantage.

Informasi-informasi yang dapat diperoleh untuk mendukung proses

pengambilan keputusan antara lain sebagai berikut :

Dapat mendukung keputusan permintaan konsumen mengenai forecasting

suatu produk di masa yang akan datang

Mendukung pengambilan keputusan terhadap harga pokok penjualan

pada setiap konsumen yang ada.

Informasi mengenai list harga bahan baku supplier yang menguntungkan.

d. Meningkatkan pengendalian kegiatan operasional bisnis

Hal ini dapat dilihat ketika proses penyimpanan barang digudang setelah

hasil produksi maupun proses penerimaan bahan baku dari supplier. Adanya

atribut storage location membantu proses penyimpanan barang di gudang.

e. Peningkatan pengaksesan data

Korelasi antara aplikasi merupakan sebuah kunci sukses dalam hal

pengaksesan data. Dengan adanya SAP Business One, antar bagian

perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan proses pengambilan data.

Contohnya pada perusahaan Soes Merdeka terdapat bagian produksi dan

penjualan masing masing bagian tersebut memelukan sebuah data, misal bagian

penjualan dapat memberikan input ke bagian produksi dan dapat langsung diambil

datanya melalui proses production dalam SAP Business One.


BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP …

Documents

Transcript of BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP …