115

B AB IX

FUNGSI - FUNGSI MANAGEMENT

Fungsi-fungsi manajemen yang akan di jelaskan disini ialah

menurut pendapat George R Terry, dimana pembagian menurut

beliau itu cukup sederhana. Oleh karena itu di bawah ini akan

diuraikan sebagai berikut :

A. Planning ( perencanaan )

116

1. Definisi perencanaanGarth N. Jone dalam Handayaningrat (1982)

mendefinisikan perencanaan sebagai “proses pemilihan dan

pengembangan dari tindakan yang paling baik/menguntukan

untuk mencapai tujuan.

Koontz dan O’ Donnel mengatakan bahwa perencanaan

adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan pilihan dari

berbagai alternatif dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur, dan

program (Manullang, 1996).

W.H. Newman, dalam Handayaningrat (1982),

memberikan definisi perencanaan sebagai keputusan apa yang

akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu

rencana yang diproyeksikan dalam suatu tidakan.

Apabila disimak definisi-definisi di atas, dapat ditarik

kesimpulan bahaw “perencenaan merupakan tindakan

penentuan secara matang tentang apa yang akan dikerjakan,

termasuk penentuan kebijaksanaan, penentuan tujuan,

penggunaan fasilitas, dalam rangka pencapaian tujuan yang

diinginkan”.

Dari beberapa pendapat mengenai definisi perencanaan di

atas, jelas terlihat bahwa perencanaan itu merupakan suatu

proses, merupakan suatu fungsi, dan merupakan suatu

keputusan. Dikatakan sebagai suatu proses, karena

perencanaan itu merupakan suatu rangkaian kegiatan yang

dimulai dengan tahap persiapan, penetapan sasaran-sasaran

yang akan dicapai dalam rangka pencpaian visi, misi, dan tujuan

organisasi, penentuan alternatif, pengaturan sumber-sumber 117

yang diperlukan, penentuan organisasi, metode dan

prosedurnya, serta penetapan rencana itu sendiri ( A.M.

Williams, 1966). Perencanaan sebagai suastu fungsi, adala

merupakan fungsi manajemen yang wajib dilakukan oleh

seorang manajer atau pimpinan. Dengan rencana itu, maka

seorang manajer memiliki pedoman untuk melakukan kegiatan-

kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasinya.

Sedang perencanaan sebagai suatu keputusan merupakan suatu

instrumen kepemimpinan yang memuat kejelan hal-hal yang

akan diperbuat, bilamana, dan siapa yang akan terlibat di

dalamnya.

Perencanaan merupakan pedoman dalam setiap

usaha kerja sama, karena berdasarkan perencanaan yang baik

segala kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dapat terarah

kepada tujuan yang telah ditentukan.

Tanpa perencanaan yang baik maka dapat dipastikan

bahwa kegiatan-kegiatan kerja akan mengalami kesulitan-

kesulitan. Kesulitan-kesulitan tersebut dapat berupa

penyimpangan arah kegiatan dari tujuan semula, perencanaan

waktu, biaya, tenaga, kesulitan di dalam mengevaluasi kemajuan

dari pada kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dan kadang-

kadang dapat mengakibatkan gagalnya pencapaian tujuan.

2. Karakteristik Perencanaan yang BaikDalam membuat perencanaan kita harus mengetahui sifat

dari perencanaan itu sendiri, yaitu perencanaan harus bersifat :

118

a. Factual yang artinya bahwa dari fakta-fakta atau data-data

yang ada kemudian kita memikirkan kejadian-kejadian lebih

lanjut baru kita menyusun perencanaan

b. Bersifat rational,yang artinya bahwa perencanaan itu harus

logis dan dapat diterima oleh akal sehat.

c. Fleksibel, artinya perencanaan itu dapat mengikuti situasi dan

kondisi yang dapat berubah-ubah.

d. Bersifat kontinue, artinya bahwa perencanaan itu harus dibuat

secara terus menerus dalam pengertian tidak hanya satu kali.

e. Bersifat dialektif, artinya perencanaan itu dibuat dengan dasar

peningkatan perbaikan.

Untuk membuat suatu rencana yang baik, perlu dipinjam konsep

Rudyard Kipling (dalam Siagaian,1977) yang dipakai di dalam

menata hidupnya. Dalam hal ini, dia memakai enam pelayan,

yaitu:

What, Where, When, How, Who, dan Why. Keenam konsep ini

dapat diterapkan di bidang administrasi dan manajemen,

terutama di bidang perencanaan. Keenan pertanyaan ini dapat

memperjelas hal-hal apa yang diperbuat dalam perencanaan,

yaitu:

a. Apa yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan?

Pertanyaan ini meminta perincian kegiatan yang diperlukan,

sarana dan prasarana yang diperlukan dan sebagainya.

b. Di mana kegiatan-kegiatan itu dilaksanakan? Ini,.meminta

lokasi fisik setiap kegiatan itu dilaksanakan, berikut

kemudahan yang dapat diperoleh dan dicapai dari lokasi ini.

119

c. Bilakah kegiatan itu dilaksanakan? Pertanyaan ini menuntut

ditetapkannya secara tegas waktu pelaksanaan mulai dari

penetapan waktu dimulainya kegiatan sampai kepada

berakhirnya kegiatan itu nanti. Di sini juga, dipertimbangkan

sistem prioritas didalam perencanaan.

d. Bagaimana cara melakukannya? Hal ini, menyangkut sistem

dan tatacara melakukan kegiatan-kegiatan dalam rangka

pencapaian tujuan.

e. Siapa yang akan mengerjakan kegiatan itu? Pertanyaan ini

menuntut ditetapkannya petugas, yang akan mengerjakan

pekerjaan itu dengan sisertai persyaratan-persyaratan seperti:

umur, skill, kompetensi, dan lain-lainya.

f. Mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan? Pertanyaan ini

menuntut perlunya memberi alasan yang mendasar mengapa

pekerjaan itu diperlukan. Bahkan pertanyaan ini ditujukan

kepada kelima pertanyaan sebelumnya.

Menjawab secara memuaskan keenam pertanyaan itu, akan

menciptankan perencanaan yang baik.

3. Jenis-Jenis Perencanaan Ada beberapa jenis perencanaan yang dikenal dalam

literatur, antara lain seperti yang dikemukakan Salusu (1996),

yaitu:

a. Perencanaan Jangka panjang (long range planning), yaitu

perencanaan yang berfokus pada apa dan keadaan

bagaiman yang diinginkan oleh suatu organisasi pada akhir

suatu priode tertentu.120

b. Perencanaan Stratejik, yaitu rencana bertindak tentang

bagaimana suatu organisasi hendak sampai ke tujuan yang

diinginkan. Perencanaan ini harus orientasikan pada

lingkungan eksternal yang mengandung ketidak pastian,

kompleksitas, dan situasi lingkungan yang sulit diprediksi.

Perencanaan stratejik berpijak pada keputusan stratejik yang

dibuat oleh menejer puncak. Oleh karena, perencanaan

stratejik jangka waktunya maksimal lima tahun, maka ia

tergolong perencanaan jangka menengah.

c. Perencanaan jangka pendek. Perencanaan ini, bersifat

operasional yang berfokus pada jangka waktu yang lebih

pendek, sekitar satu tahun. Perencanaan ini memperlilhatkan

apa yang ingin diperoleh tahun depan untuk dapat mencapai

kondisi yang dikehendaki dalam rencana stratejik

Siagian (1977) membedakan perencanaan atas dua aspek

yaitu administrative planning dan managerial planning.

Administrative planning meliputi segala aspek kegiatan dan

meliputi seluruh organisasi. Ia, merupakan hasil pemikirandan

penentuan yang bersifat garis besar. Sedangkan, managerial

[lanning bersifat departemental dan operationan, lebih khusus

dan terperinci (mendetail).

3. Pembuat RencanaPembuat rencana yang utama ialah manajer. Namun

demikian, tidak berarti manajerlah satu-satunya yang

bertanggung jawab atas pembuatan rencana. Seorang manajer

dapat juga menugaskan orang-orang atau badan tertentu untuk

membuat rencana. Misalnya, manajer membentuk panitia 121

perencanaan untuk ditugasi membuat rencana. Manajer atau

pemimpin dapat juga menugaskan kepada bagian perencanaan

atau staf perencanaan untuk membuat suatu rencana.

B. Organizing ( Pengorganisasian ).

1. Pengertian Prorganisasian

S.P. Siagian (1977) memberikan definisi pengorganisasian

sebagai “keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-

alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewengan sedemikian

rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan

sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditentukan

Selanjutnya, Henry Fayol (1949), memberikan definisi

pengorganisasian di bidang Bisnis dengan mengatakan “To

organize a business is to provide it with every thing useful to its

functioning raw materials, tools, capital, personel” (Mengorganisir

suatu perusahaan adalah mengambil tindakan terhadap segala

kesatuan fungsi seperti bahan baku, alat-alat, modal dan

karyawan).

Dari definisi di atas, jelas bahwa dari pelaksanaan fungsi

pengorganisasian akan tercipta suatu organisasi yang siap

dioperasikan (ready for action) karena telah dilengkapi segenap

sumber-sumber seperti personil, modal, bahan-bahan, peralatan,

dan sebagainya. Organisasi yang sudah terbentuk dari proses

pengorganisasian itu dapat dijadikan wadah kerjasama untuk

mencapai tujuan yang diinginkan. Proses pengorganisasian

122

merupakan langkah permulaan dari pelaksanaan rencana yang

telah disusun semula.

Dari uraian trersebut di atas dapat kiranya ditawarkan

definisi lain dari pengorganisasian, yaitu “Pengorgaisasian

adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan tugas-

tugas, wewenang, tanggung jawab, dan penetapan hubungan-

hubungan antara unsur-unsur tersebut serta pemberian fasilitas

sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama

untuk mencapai tujuan”.

Jadi, pengorganisasian dimaksudkan untuk membentuk

struktur organisasi yang formal sehingga jelas pembagian kerja

dan fungsi-fungsi serta hubungan-hubungan pejabat yang ada

dalam usaha kerja sama itu.

Beberapa tujuan utama dari pengorganisasian ialah

mempermudah pelaksanaan tugas, mambagi-bagi suatu

kegiatan besar menjadi kegiatan yang lebih kecil yang

selanjutnya masing-masing kegiatan itu di bebankan kepada

orang-orang yang tepat sehingga mempermudah pelaksanaan

tugas itu.

Selanjutnya pengorganisasian bertujuan pula untuk

mempermudah pimpinan mengawasi bawahan dan menentukan

orang-orang yang dibutuhkan untuk memangku tugas-tugas yang

sudah diperinci.

Drucker (1982) melihat pengorganisasian ini sebagai tugas

pokok dari manajer yang memerlukan perhatian besar.

Sehubungan dengan ini, maka seorang manajer di dalam

pengorganisasian perlu melakukanhal-hal seperti: (1) 123

menganalisis semua kegiatan, keputusan dan hubungan kerja

yang diperlukan; (2) menggolong-golongkan pekerjaan,

membaginya kegiatan-kegiatan yang dapat dikendalikan, dan

kemudian membagi kegiatan itu menjadi pekerjaan yang dapat

diatur; (3) mengelompokan unit-unit dan pekerjaan-pekerjaan itu

ke dalam suatu struktur organisasi; (4) memilih orang-orang

untuk memanajemeni unit-unit itu dan pekerjaan yang harus

dilaksanakan. Jadi, dalam mengorganisir, manajer memerlukan

kemampuan analisis karena tugas itu menuntut penggunaan

sumber daya yang langkah sehemat mungkin. Di samping itu,

manajer juga harus tunduk pada prinsip keadilan dan

memerlukan integritas, karena pengorganisasian menyangkut

manusia. Selain dari itu, karena berhubungan langsung dengan

manusia, maka manajer juga perlu memiliki daya tanggap dan

pengertian yang manusiawi serta dituntut untuk

mengembangkan orang-orang.

2. Penyusunan OrganisasiPengorganisasian dapat dilakukan bilamana pada sutu

saat terdapat tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu dapat berupa:

(a) Tujuan yang berdiri sendiri, (b) Tujuan yang tidak berdiri

sendiri dan merupakan bagian dari suatu tujuan yang lebih luas

(sub tujuan), dan (c) Tujuan baru sebagai perkembangan dari

tujuan lama (Sidik prawiro,dkk. 1977).

Pengorganisasian yang diarahkan untuk mencapai tujuan

yang berdiri sendiri akan menjelmakan suatu organisasi yang

berdiri sendiri. Sedangkan, pengorganisasian yang dilakukan

124

untuk pencapaian sub tujuan akan menjelmakan sub organisasi

yang merupakan bagian pula dari organisasi yang sudah ada.

Berbeda dengan tujuan di atas, perubahan tujuan

organisasi membawa konsekuensi perubahan dibidang bentuk

susunan, corak, ukuran, ataupun personalia dari organisasi yang

bersangkutan. Proses perubahan oragnisasi yang demikian

dikenal dengan istilah “reorganisasi”(reorganizing). Jadi, kalau

perubahan tujuan organisasi sangat mendasar membawa

konsekuensi reorganisasi. Hal ini, tidak akan dibahas dalam

uraian ini.

Proses penyusunan organisasi atau dalam tulisan ini

dinamakan juga pengorganisasian menurut Sidikprawiro,dkk.

1977) meliputi pelbagai rangkaian kegiatan yang bermula pada

orientasi atas tujuan yang akan dicapai dan berakhir pada saat

kerangka organisasi tercipta, terlengkapi dengan prosedur dan

metode kerja, kewenangan, personalia, serta peralatan yang

diperlukan.

Proses yang dimaksud beliau dapat dijabarkan menurut

konsekuensinya sebagai berikut:

a. Perumusan tujuan

b. Penetapan tugas pokok

c. Perincian kegiatan

d. Pengelompokan kegiatan-kegiatan ke dalam fungsi-fungsi

e. Derpartementasi

f. Pelimpahan wewenang

g. Staffing

h. Fasilitating125

Berikut akan dijelaskan secara singkat masing-masing

tahap tersebut :

a. Tujuan yang ingin dicapai apakah itu tujuan yang berdiri

sendiri, sub tujuan, mau pun tujuan baru harus dirumuskan

secara jelas dan lengkap. Dari tujuan itu dapat diketahui

bentuk, susunan, corak, maupun ukuran besar kecilnya

organisasi yang harus disusun.

b. Penetapan tugas pokok merupakan penetapan sasaran yang

akan dibebankan kepada organisasi untuk dicapai. Hal-hal

yang perlu diperhatikan dalam penetapan tugas pokok

adalah: (1) Tugas pokok harus merupakan bagian dari tujuan,

karena itu pelaksanaan tugas pokok akan mendekatkan pada

tujuan, (2) Tugas pokok harus dalam batas kemampuan untuk

dicapai dalam jangka waktu tertentu,(3) Tugas pokok adalah

landasan dalam penyelenggaraan semua keguiatan dalam

organisasi.

c. Perincian kegiatan dapat dilakukan dengan memjawab

pertanyaan “kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu

dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.”

Perincian kegiatan selain harus disusun secara lengkap dan

terperinci, juga harus diadakan identifikasi antara kegiatan-

kegiatan yang paling penting dan kurang penting.

d. Pengelompokan kegiatan-kegiatan dalam fungsi-fungsi

dilakukan dengan jalan kegiatan-kegiatan yang erat

hubungannya satu samalain masing-masing dikelompokkan

menjadi satu. Hasil pengelompokanitu disebut “fungsi”.

126

Dengan demikian, fungsi adalah sekelompok kegiatan yang

homogen.

e. Departementasi adalah proses konversasi fungsi-fungsi

menjadi satuan-satuan organisasi denganberpedoman pada

asas-asas organisasi. Satuan-satuan organisasi yang

dibebani satu fungsi dapat disebut biro, bagian, direktorat,

seksi dan lain-lain.

Departementasi meliputi dua macam proses, yakni : (1)

Departementasi horizontal, dan (2) Departementasi Vertikal.

Departemen horizontal akan melahirkan satuan-satuan

organisasi yang berbeda-beda fungsi seperti seperrti bagian

produksi, bagian pemasaran, bagian keuangan dasnlain-lain.

Dalam melakukan departementasi horizontal harus

didasarkan pada parinsip “setiap satuan organisasi tidak

dibebani lebih dari satu fungsi”. Setiap fungsi hanya terdirin

dari kegiatan yang erat hubungannya satu sama lain atau

homogen.

Sedang departemen vertikal dilakukan berdasarka

tinjauan vertikal dari deferensiasi fungsi dengan

memperhatikan prinsip seperti ; (1) Setiap organisasi (formal)

memerlukan adanya pengkordinasian berdasarkan

pengaturan dan pemeliharaan tata hubungan antar satuan

organisasi dalam pencapaian tujuan bersama, (2) Setiap

oragnisasi (formal) memerlukan adanya hirarkhi, ialah adanya

atasan dan bawahan untuk merealisir prinsip koordinasi.

Dengan mengadakan departementasi horizontal dan

vertikal, akan tercipta satuan-satuan organisasi 127

utama.Semakin luas tujuan yang ingin dicapai, semakin berat

tugas pokok dan fungsi-fungsi yang dipikul organisasi.

Pengembangan fungsi-fungsi dapat dipertimbangkan kalau

tugas pokok dan fungsi-fungsi semakin berat. Dengan

demikian tercipta satuan-satuan lanjutan dalam organisasi.

Keseluruhan proses departementasi diarahkan kepada

dua pilihan corak atau sifat organisasi, yaitu (1) Organisasi

temporer, dan (2) Organisasi permanen, tergantung tujuan

organisasi yang telah ditetapkan. Organisasi temporer

dibentuk berdasarkan tujuan yang sifatnya temporer pula.

Misalnya, untuk mengadakan pembaharuan di bidan

peralatan, perlu dilakukan pengorganisasian untuk menangani

hal itu. Organisasi yang sifatnya temporer dapat berwujud

Panitia, Tim. Satgas, dan Komisi, Sedang, organisasi yang

sifatnya permanen dibentuk berdasarkan tujuan yang

sifatnya permanen pula. Misalnya, pembinaan proyek

keluarga berencana, pembinaan pembangunan masyarakat

miskin dan lain-lain.

Bentuk dan susunan organisasi permanen dapat

diarahkan pada beberapa pilihan, antara lain :

1) Organisasi bentuk Lini

2) Organisasi bentuk Lini dan staf

3) Organisasi bentuk Fungsional

4) Organisasi bentuk gabungan a, b, dan c.

Kegiatan terakhir dari proses departementasi ini ialah (1)

penetapan prosedur kerja dan (2) penetapan metode kerja.128

Prosedur kerja meliputi: (a) Peraturan pembagian tugas

yang jelas dan tegas diantara masing-masing satuan

organisasi agar tidak terjadi duplikasi tugas serta persentuhan

wewenang, sehingga jelas “siapa melakukan apa”; (b)

Pengaturan hubungan kerja sama antara satuan organisasi

satu sama lain sehingga terjamin adanya koordinasi,

integrasi,dan singkronisasi dalam semua kegiatan dalam

organisasi. Dengan demikian akan jelas “siapa bekerja sama

dengan siapa”; (c) Pengaturan tentang garis kewenangan dan

pertanggungjawaban (line of authority and responsibility). Dari

sini akan jelas “siapa memerintah dan siapa bertanggung

jawab kepada siapa”(Sidikprawiro,dkk. 1979).

f. Penetapan Otoritas Organisasi

Setelah selesai proses departementasi, maka

terwujudlah suatu struktur organisasi yang lengkap dengan

prosedur dan metode kerjanya yang siap beroperasi. Untuk

dapat beroperasi diperlukan otoritas. Otoritas di sini diartikan

sebagai hak atau kekuasaan yang sah untuk memerintah atau

untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan

tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Tugas

adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan, sedangkan

tanggung jawab ialah keharusan pada seseorang

melaksanakan secara selayaknya segala sesuatu yang

dibebankan kepadanya.

Dalam setiap organisasi, otoritas merupakan kunci

peksarjaan pimpinan. Pelaksanaan tugas dan kewajiban

setiap pimpinan dalam suatun organisasi selalu dilandasi oleh 129

otoritas yang melekat pada jabatan yang dipangkunya sekecil

apa pun jabatan itu. Adapun asal otoritas dapat bersumber

pada: (a) Ketentuan perundangan, (b) Posisi dalam konstelasi

organisatoris yang telah ditetapkan sebelumnya, (c)

Pelimpahan otoritas, dan (d) Perintah atasan.

Prinsip utama dalam pemberian otoritas ialah bahwa

otoritas yang diberikan harus sebanding dengan tugas dan

kewajiban yang harus dilaksanakan”.Dengan demikian,

terdapat keharusan bahwa semakin kebawah tingkatan eselon

suatu satuan organisasi semakin kecil otoritas yang diberikan

kepadanya. Pemegang otoritas tertinggi dalam suatu

organisasi ialah pucuk pimpinan sekaligus pemikul tanggung

jawab terakhir mengenai penyelesaian seluruh tugas yang

berhubungan dengan tercapainya tujuan organisasi yang

dipimpinnya.

g. Staffing

Dari semula telah dikatakan bahwa organisasi itu ada

karena adanya orang-orang yang bekerja sama untuk

mencapai tujuan tertrentu. Penerimaan orang-orang dan

penempatannya pada satuan-satuan organisasi yang telah

ada atau yang dikenal dengan “staffing” adalah mutlak

diperlukan. Pinsip utama dari staffing adalah “penempatan

orang yang tepat pada tempat yang tepat” (the right man on

right place). Karena itu, staffing harus mengandung unsur

seleksi personil baik mutu, kesehatan, maupun jumlah agar

sesuai dengan jabatan atau posisi-posisi yang lowong.

130

h. Fasilitating

Proses terakhir dari pengorganisasian atau penyusunan

organisasi ialah pemberian fasilitas. Pemberian fasilitas

dimaksudkan di sini ialah pemberian kelengkapan berupa

peralatan. Fasilitas peralatan yang perlu diberikan dapat

berupa material dan keuangan. Prinsip utama dalam

pemberian fasilitas ialah bahwa peralatan yang diberikan

harus cukup dan sesuai dengan tujuan yang akan dicapai oleh

organisasi yang bersangkutan.

Dengan selesainya tahap fasilitating ini, maka selesai pula

proses penyusuan organisasi sekaligus tercipta pula organisasi

yang siap bekerja (ready for actioan) sesuai dengan rencana

yang telah dibuat untuk mencapai tujuan organisasi yang

bersangkutan.

C. Actuating ( Penggerakan )1. Pengertian Penggerakan

Actuating adalah aktvitas untuk mendorong dan

menjuruskan semua bawahan agar berkeinginan, bertujuan serta

bergerak untuk mencapai tujuan yang hendak di capai. Atau

dengan kata lain actuating adalah suatu proses kegiatan untuk

mengusahakan agar semua amggota organisasi menjalankan

tugasnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Istilah lain yang sering dipakai untuk fungsinya yang sama

dengan fungsi penggerakan ini ialah :

1. Leading, adalah pembimbingan, penghantaran.

2. Directing, berarti memberi petunjuk, memberi arah.

3. Comanding, berarti memberi perintah.131

4. Motivating, ialah memberi motif, memberi alasan kepada

seseorang sehingga orang itu dapat menentukan sendiri

apakah ia suka atau tidak mengikuti si pemimpin.

Fungsi actuating merupakan fungsi yang sangat penting

karena memegang peranan yang vital dalam proses manajemen.

Berbeda halnya dengan fungsi manajemen lainnya, maka fungsi

actuating ini senantiasa berhubungan dengan manusia. Sukses

tidaknya seseorang pemimpin sangat bergantung pada cara

menggerakkan orang-orang bawahannya.

Sebagai dasar untuk membangkitkan semangat kerja

bawahan, memelihara serta mendorongnya seorang manager

atau pemimpin haruslah menyadari serta menginsafi hasrat

pokok seorang manusia. Hal ini di haruskan pula sebagai “The

human Element” yang harus diperhatikan adalah :

1) Selalu memperhatikan aspek/unsur manusia di dalam

menghadapi tindakan maupun masalah-masalah manajemen.

2) Berusaha menemukan keinginan-keinginan manusia yang

tersimpul dalam tiap-tiap tindakan para anggota dan berusaha

untuk memenuhi keinginan-keinginan pada batas-batas

tertentu.

3) Sedapat mungkin memenuhi keinginan bersama dari pada

kelompok yang bersangkutan (Mutual interest of the group)

2. Pemberian PerintahSalah satu cara menggerakkan bawahan ialah pemberian

perintah. Perintah adalah suatu instruksi resmi dari seorang

atasan kepada bawahan untuk mengerjakan atauuntuk tidak

132

melakukan sesuatu guna guna merealisasi tujuan kepada

realisasi tujuan perusahaan (organisasi) (Manullang, 1996).

Selanjutnya Manullang menyatakan bahwa perintahitu

mengandung empat unsur, yaitu (1) instruksi resmi, (2) dari

atasan kepada bawahan, (3) mengerjakan atau tidak

mengerjakan sesuatu hal, dan (4) merealisasi tujuan

perusahaan.

Keempat unsur trersebut mutlak ada untuk dapat dikatakan

sebagai suatu perintah. Perintah merupakan istruksi resmi yang

dapat berbentuk lisan dan tulisan. Dikatan resmi, karena yang

mengeluarkan perintah itu ialah orang yang mempunyai

wewenang untuk melakukan itu, dan dapat melakukan tindakan

sangsi kepada bawahan yang tidak melaksanannya. Perintah

atasan kepada bawahan, harus ada kemungkinan

pelaksanaannya. Dalam hal ini, harus ada syarat kemungkinan

dapat dilaksanakan, misalnya sesuai dengan pendidikan

bawahan, pengalaman, waktu, atat-alat, serta keadaan bawahan

dan tempatnya. Selanjutnya, perintah yang diberikan itu harus

dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan pemberian perintah sesungguhnya ialah untuk

merealisasikan tujuan organisasi. Dalam hal ini, Manullang

(1996) menegaskan bahwa tujuan utama pemberian perintah

oleh atasan kepada bawahan ialah untuk mengkoodinasikan

kegiatan bawahan, agar kegiatan masing-masing bawahan yang

beraneka macam itu terkoodinasi kepada suatu arah, yaitu kepda

tujuan perusahaan. Ada beberpa tujuan lain dari perintah ini yang

tidak kalah pentingnya dari tujuan utama seperti yang 133

dikemukakan oleh Manulang di atas, antara lain ialah: (1)

menjamin hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan, (2)

memberikan pendidikan kepada bawahan itu sendiri.

3. Jenis-jenis PerintahPerintah dapat digolongkan atas dua jenis,yaitu perintah

lisan dan perintah tertulis. Karakteristik kedua jenis perntah ini

dapat dijelaska sebagai berikut

a. Perintah Lisan

Perintah lisan dapat digunakan apabila tugas yang

diperintahkan adalah sederhana dan dalam keadaan darurat.

Disamping itu, dengan pertimbangan lain perintah lisan dapat

juga diberikan dalam keadaan sebagai berikut:

1) Bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan

perintah

2) Perintah dapat seledai dalam waktu singkat.

3) Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak

akanmembawa akibat besar.

4) Untuk menjelaskan perintah adalah buta huruf.

5) Apabila bawahan yang diperintah adalah buta huruf.

Pemakaian perintah lisan ini terbatas, meskipun demikian,

mempunyai kebaikan kebaikan sebagai berikut :

Tidak membutuhkan banyak waktu untuk

mempersiapkannya.

Memungkinkan memperjelas hal-hal yang kurang jelas.

Dapat dipergunakan kepada banyak orang.

Sedang, kekurangan perintah lisan yang utama ialah tidak

begitu dipersiapkan atau direncanakan, dan terlalu fleksibel.134

b. Perintah Tertulis

Perintah tertulis dianjurkan agar banyak digunakan dalam

organisasi, karena alasan-alasan sebagai berikut :

1) Mudah diperiksa guna memelihara kebenaran.

2) Bawahan mengetahui benar tanggung jawabnya

3) Merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan

keserupaan dalam pelaksanaan di seluruh unsur

organisasi.

Sedang, kelemahan perintah tertulis ialah memakan waktu,

menelan biaya, dan mengandung inflesibilitas.

Perintah tertulis dapat diberikan sehubungan dengan hal-hal

sebagai berikut :

Pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail,

angka-angka yang pasti dan teliti.

Bila pegawai yang diperintah berrada ditempat lain.

Jika pegawai yang diperintah sering lupa.

Jika tugas itu berlangsung dari bagian ke bagian lain.

Jika dalam pelaksanaan perintah itu kesalahan yang

terjadi dapat menimbulkan akibat yang besar.

4. Prinsip-prinsip Pemberian Perintah

Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam

pemberian perintah. Prinsip-prinsip itu menurut Manullang (1996)

adalah sebagai berikut :

a. Perintah harus jelas.

b. Perintah diberikan satu persatu.

135

c. Perintah harus positif.

d. Perintah harus diberikan kepada orang yang tepat.

e. Perintah harus erat dengan motivasi.

f. Perintah adalah suatu aspek berkomunikasi.

Selanjutnya, prinsip-prinsip tersebut akan dijelaskan

sebagai berikut:

Perintah harus jelas, artinya peritah itu harus mudah

dipahami oleh yang menerima perintah. Perintah yang jelas,

apabila memenuhi enam elemen, yaitu: mengapa, siapa,

apa, bilamana, di mana, dan bagaimana. Elemen

“mengapa”, perintah harus mengandung pemberian alasan.

Elemen “siapa” menunjuk kepada orang yang tepat

melaksanakan perintah itu. Elemen “apa”, perintah itu harus

mengandung kejelasan apa yang harus dikerjakan. Dengan

elemen “bilaman”, perintah itu harus jelas kapan dilakukan.

Elemen “di mana”, harus memberikan penjelasan tentang di

mana bahan-bahan dan alat-alat serta tugas itu harus

dikerjakan. Elemen “bagaimana”, menuntut penjelasan

tentang segala sesuatu yang menyangkut soal tugas yang

diberikan sehingga pihak yang diperintah memperoleh fakta-

fakta yang cukup untuk melaksanakan tugas dengan baik.

Perintah diberikan satu persatu, artinya jangan terlalu

banyak pada saat yang bersamaan, Disampng itu,perintah

jangan terlalu detail, harus mengandung fleksibilitas agar

inisiatif bawahan dapat dihidupkan.

Perintah harus positif, dalam memberi perintah, sebaiknya

tidak menggunakan perintah yang negatif, misalnya 136

menggunakan kata “jangan”. Yang demikian dapat

menimbulkan salah pengertian.

Perintah diberikan kepada orang yang tepat, artinya

pemberian perintah harus memperhatikan kemampuan

seseorang. Kemampuan ini tentunya dilihat dari segi

pengetahuan, pengalamannya, waktunya, umur, jenis

kelamin, kesehatan dan lain-lain.

Perintah harus erat dengan motivasi. Pemberian perintah

harus terkait dengan motivasi. Motivasi yang diberikan

sehubungan dengan perintah bukan hanya kebutuhan

material sebagai imbalan jasa, tetapi, semua macam

kebutuhan. Perintah yang diberikan yang tidak dikaitkan

dengan pemberian motivasi tidak akan efektif.

Perintah adalah suatu aspek berkomunikasi, artinya

perintah merupakan suatu alat berkomunikasi dari seorang

pemimpin kepada bawahan, karena itu pemimpin harus

sanggup menyusun perintah sedemikian rupa agar

berkenan di hati bawahan dan suka melakukan perintah itu.

D. Controlling ( Pengawasan )1. Pengertian Pengawasan

Menurut Manullang (1996) pengawasan dapat diartikan

sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang

sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengoreksi

dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan

rencana semula.

Selanjutnya, Siagian (1977) memmberikan pengertian

pengawasan sebagai proses pengamatan dari pelaksanaan 137

seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua

pekerrjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan

rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Sedang, menurut Mc. Farland dalam Handayaningtar

(1982), pengawasan adalah suatu proses di mana pimpinan ingin

mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh

bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, atau

kebijaksanaan yang telah ditentukan.

Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat ditarik

kesimpulan bahwa pengawasan adalah kegiatan yang dilakukan

untuk memeriksa, menilai, mencocokkan serta membandingkan

antara pelaksanaan kerja dengan rencana yang telah ditetapkan

sehingga mempermudah untuk mengambil langkah-langkah

perbaikan.

Memperhatikan rumusan pengawasan di atas, jelas sekali

terlihat adanya kaitan yang sangat erat antara perencanaan dan

pengawasan.

Memang demikian halnya, kedua fungsi manajemen

tersebut mempunyai hubungan yang erat, rencana itulah yang

merupakan standar untuk mengadakan pengawasan. Tanpa ada

rencana yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan maka

pengawasan tidak perlu, karena apa yang akan diawasi,

demikian pula sebaliknya rencana yang akan dilaksanakan tanpa

pengawasan akan terjadi penyimpangan, penyelewengan serta

ketidak terarahan kegiatan kerja.

Demikianlah pentingnya peranan pengawasan dalan setiap

usaha kerja sama. Namun dalam hal ini, pimpinan masih kurang 138

menyadarinya, dilain pihak pengawasan itu sering dilaksanakan

sebagai kegiatan mencari kesalahan-kesalahan belaka dan

bertindak menghukum bawahan yang melakukan kesalahan itu.

Pengawasan bukanlah tujuannya untuk mencari kesalahan-

kesalahan, tetapi membetulkan penyimpangan-penyimpangan

dan kesalahan-kesalahan yang mungkin akan terjadi dalam

pelaksanaan kerja yang telah di rencanakan.

Oleh karena itu, seorang pimpinan harus selalu

mengadakan pengawasan dan dia harus tahu kecenderungan-

kecenderungan penyimpangan yang akan terjadi dalam kegiatan

kerja bawahannya, sehingga mudah mencegahnya serta terbuka

untuk memberikan bimbingan, perbaikan kesalahan-kesalahan

yang akan di alami bawahannya.

2. Maksud dan Tujuan PengawasanPengawasan dimaksudkan untuk menjaga agar

pelaksanaan pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana yang

telah ditentukan sebelumnya. Karena itu, tindakan untuk

mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan, penyimpangan-

penyimpangan, kelemahan-kelemahan dan kesulitan-kesulitan

perlu dilakukan dalam proses pengawasan.

Sedangkan, tujuan pengwasan adalah mengusahakan agar

apayang direncanakan menjadi kenyataan (Maullang, 1996).

Sejalan dengan pendapat itu ialah pendapat Handayaningrat

(1982) yang mengatakan bahwa pengawasan bertujuan agar

hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna

(efisien) dan berhasil guna (efektif) sesuai dengan rencana yang

telah ditentukan sebelumnya.139

3. Macam-macam Pengawasan Pada dasarnyan dikenal adanya empat macam

pengawasan, yaitu:

a. Pengawasan dari dalam (Internal Control)

Pengawasan dari dalam adalah pengawasan yang

dilakukan oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk

dalam organisasi sendiri, dan bertindak atas nama

pimpinan organisasi. Aparat/ unit pengwas ini bertugas

mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh

pimpinan untuk menilai kemajuan/kemunduran

pelaksanaan pekerjaan. Hasil pengawasan dapat

digunakan untuk menilai kebijaksanaan pimpinan, meninjau

kembali kebijaksanaan atau keputusan yang telah

dilakukan, atau melakukan tidakan-tindakan paerbaikan

(koreksi) terhadap pelaksanaan tugas yang dilakukan

bawahan. Contoh internal kontrol adalah: Inspektorat

Jenderal adalah aparat pengawas dalam suastu

departemen.

b. Pengawasan di luar organisasi (External Control)

Pengawasan dari luar adalah pengawasan yang dilakukan

oleh aparat/unit pengawas di luar organisasi yang bertindak

atas nama atasan dari pimpinan organisasi itu, baik atas

permintaan pimpinan organisasi yang bersangkutan

maupun bukan atas permintaannya. Misalnya pengawasan

yang dilakukan Direktorat Jenderal Pengawasan Keuangan

Negara terhadap suatu departemen., Badan Pemeriksa

Keuangan yang bertidak atas nama Negara Republik 140

Indonesia melakukan pengawasan terhadap suatu

departemen.

c. Pengawasan Preventif

Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan

sebelum suatu rencana dilaksanakan.Dari pengawasan ini

dapat dicegah trerjadinya kekeliruan, kesalahan dalam

pelaksanaan Pengawasanpreventif dapat dilakukan

dengan usaha-usaha antara lain: (1) menentukan

peraturan-peraturan yang berhubungan dengan system

dan prosedur kerja,dan membuat pedoman kerjanya; (2)

Menetapkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung

jawab; (3) Menentukan system koordinasi, pelaporan, dan

pemeriksaan; (4) Menetapkan sangsi-sangsi

terhadappejabat yang menyimpang dari peraturan.

d. Pengawasan Repressif

Pengawasan repressif dilakukan setelah adanya

pelaksanaan pekerjaan. Maksudnya ialah untuk menjamin

kelangsungan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan

rencana. Adapun system-sistem pengawasan repressif

antrara lain sebagai berikut

1) Sistem komperatif, misalnya membandingkan laporan-

laporan hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana

yang telah diputuskan sebelumnya.

2) Sistem verifikasi, misalnya mengadakan penilaian

terhadap hasil pelaksanaannya.

3) Sistem Inspektif, yaitu dimaksudkan untuk mengecek

kebenaran dari suatu laporan yang dibuat oleh para 141

petugas pelaksananya. Misalnya pemeriksaan ditempat

(On the spot Inspection) dimana instruksi-instruksi

diberikan dalam rangka perbaikan dan penyempurnaan

pekerjaan.

4) Sistem Investigatif, system ini menitik beratkan terhadap

penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam terhadap

sesuatu masalah yang bersifat negatif. Penelitian ini

didasarkan atas laporan yang mungkin benar dan

mungkin salah.

4. Proses dan Metode Pengawasan Menurut Marullay (1996) ada tiga fase yang umum didapati

oleh proses pengawasan di manapun juga dan objek apapun

yang diawasi. Ketiga fase itu ialah : (1) Menetapkan alat

pengukur (standar), (2) Mengadakan penilaian(evaluate), dan (3)

Mengadakan tindakan perbaikan.

Pada fase pertama, pemimpin menetapkan standar atau

alat pengukur. Berdasarkan standar inilah diadakan penilaian.

Selanjutnya pada fase kedua yaitu evaluasi dilakukan

perbandingan pekerjaan yang senyatanya dilakukan dengan

standar yang tetap dibuat. Dan akhirnya pada fase ketiga,

tindakan perbaikan dilakukan bila pada fase kedua didapati

ketidaksamaan antara actual result dengan standar. Dengan

demikian apa yang menjadi tujuan pengawasan dapat

direalisasikan, yakni apa yang direncanakan dapat menjadi

kenyataan.

142

Sehubungan dengan proses pengawasan ini, yang penting

diketahui ialah jenis-jenis standar. Dalam garis besarnya jenis-

jenis standar dapat digolongkan kedalam tiga golongan besar,

yaitu :

a. Standar dalam bentuk fisik :

1. Kuantitas hasil produksi.

2. Kualitas hasil produksi.

3. Waktu.

b. Standar dalam bentuk uang:

1. Standar biaya

2. Standar Penghasilan

3. standar investasi

c. Standar intangible

Standar intangible digunakan untuk mengukur/menilai

kegiatan bawahan, atau bagian atau kepala bagian misalnya

banyaknya keluhan pegawai dan disampaiakan, banyaknya

pegawai yang mangkir, banyaknya pegawai yang minta

berhenti dan sebagainya.

Metode Pengawasan Pada dasarnya didalam pengawasan terdapat 6 metode

(Handayaningrat,1982) sebagai berikut:

1) Pengawasan langsung, yakni pengawasan yang dilakukan

aparat pengawas/pimpinan organiasasi apabila secara

langsung mengadakan pemeriksaan pada tepat pelaksanaan

pemeriksaan, baik dengan system inspeksi, verifikasi maupun

investigasi tujuannya ialah dengan segera diadakan

perbaikan dan penyempurnaan dalam pelaksanaan 143

pekerjaan. Apabila atasan yang melakukannya, maka ini

disebut Built In Control.

2) Pengawasan tidak langsung, ialah apabila aparat pengawas/

pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan pelaksanaan

pekerja hanya melalui laporan yang masuk padanya.

Kelemahannya ialah tidak dapat segera diketahui kesalahan-

kesalahan dalam pelaksanaannya, sehingga dapat

melakukan kerugian yang lebih besar.

3) Pengawasan formal ialah pengawasan yang secara formal

dilakukan oleh unit/aparat pengurus yang bertindak atas

nama pimpinan organisasinya atau atasan dari pimpinan

organisasi itu. Dalam pengawasan ini biasanya telah

ditentukan prosedurnya, hubungannya dan tata kerjanya.

4) Pengawasan informal, ialah pengawasan yang tidak melalui

saluran formal atau prosedur yang telah ditentukan. Misalnya

dilakukan dengan kunjungan tidak resmi atau secara

incognito.Hal ini dimaksudkan untuk menghindarkan

kekakuan hubungan antara artasandengan bawahan.

5) Pengawasan administrative ialah pengawasan yang meliputi

bidang-bidang seperti keuangan, kepegawaian dan material.

6) Pengawasan teknis (Technical Control), ialah pengawasan

terhadap hal-hal yang bersifat fisik, misalnya pemeriksaan

terhadap pembangunan gedung, pemeriksaan terhadap

pemeriksaan kesehatan rakyat dan sebagainya. Pemeriksaan

ini meliputi jenis kuantitatif (jumlah/volume), kualitatif (mutu),

dan biaya yang diperlukan setiap satuannya.

144

5. Prinsip-Prinsip PengawasanHandayaningrat (1982) mengemukakan prinsip-prinsip

pengawasan sebagai berikut :

1. Pengawasan berorientasi kepada tujuan organisasi.

2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan

kepentingan umum daripada kepentingan pribadi.

3. Pengawasan harus berorientasi terhadap kebenaran menurut

peraturan-peraturan yang berlaku (wetmatgheid), berorientasi

terhadap kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan

(rechmatingheid), dan berorientasi terhadap tujuan (manfaat)

dalam pelaksanaan pekerjaan (doelmatifheid).

4. Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna pekerjaan.

5. Pengawasan harus berdasarkan atas standar yang objektif,

teliti (accurate) dan tepat.

6. Pengawasan harus bersifat terus-menerus (continue).

7. Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik

(feed-back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan dalam

pelaksanaan, perencanaan dan kebijaksanaan waktu yang

akan datang.

145