Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi ... · PDF fileBab IV Usulan...
Transcript of Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi ... · PDF fileBab IV Usulan...
Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Pada
Universitas Sangga Buana YPKP
IV.1. Usulan Pelaksanaan Proses-Proses Val IT
Berdasarkan hasil pengidentifikasian proses-proses Val IT pada bagian III.5, terdapat
beberapa hal yang harus dilakukan oleh pihak Universitas Sangga Buana YPKP agar
pelaksanaan perencanaan investasi TI dengan menggunakan Val IT dapat
dilaksanakan dengan baik. Gambaran usulan proses Val IT Universitas Sangga
Buana YPKP dimodelkan dengan penggunaan simbol seperti tampak pada Gambar
IV.1. Simbol ini digunakan pada bagian IV.1.1, IV.1.2 dan IV.1.3.
Proses Val IT
Usulan setiap
proses
Penghubung
Gambar IV.1 Simbol untuk Gambaran Usulan Proses Val IT
Simbol kotak mewakili proses Val IT yang akan dilakukan. Simbol proses tersebut
dihubungkan oleh anak panah satu arah terhadap usulan apa saja yang harus
dilakukan untuk setiap proses Val IT (disimbolkan dengan kotak yang berada di
bawah kotak proses).
IV.1.1. Usulan tentang Proses Value Governance (VG)
Dari hasil pengamatan yang dilakukan terhadap proses Value Governance (VG) pada
bagian III.5.1, ada beberapa usulan yang dikemukakan berdasarkan proses VG yaitu
sebagai berikut.
51
A. Proses VG1: Kepastian akan Penginformasian dan Pelaksanaan
Kepemimpinan Proses ini sudah ada, tetapi performanya kurang baik. Berdasarkan hasil
analisis dari III.5.1, ada hal-hal yang harus dilakukan pada proses ini, yaitu
seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.2 berikut ini:
Gambar IV.2 Gambaran Usulan Proses Value Governance 1 Kepastian akan Penginformasian dan Pelaksanaan Kepemimpinan
Berdasarkan Gambar IV.2 di atas, hal-hal yang harus dilakukan tersebut
adalah sebagai berikut.
1) Pelaporan dari bagian PUDI (Pusat Data dan Informasi) kepada setiap
bagian dilakukan secara periodik minimal satu bulan sekali.
2) Pelaporan dari PUDI harus sejalan dengan kepentingan TI di
Universitas Sangga Buana YPKP.
3) Semua pimpinan perlu mempunyai pemahaman isu TI yang strategis,
seperti ketergantungan pada TI, pengertian yang mendalam akan TI
dan kemampuan teknologinya, menyetujui pemahaman antara institusi
dan fungsi TI, serta mengenai dampak yang potensial dari TI terhadap
strategi institusi.
4) Strategi institusi dan TI harus sudah terintegrasi secara jelas serta
mampu menghubungkan sasaran institusi dan sasaran TI sehingga
memperluas keleluasaan berkomunikasi.
52
B. Proses VG2: Pendefinisian dan Pengimplementasian Proses-Proses
Berdasarkan hasil analisis pada III.5.1, proses ini sudah ada dengan performa
yang cukup sehingga diusulkan seperti yang terlihat pada Gambar IV.3
berikut ini:
Gambar IV.3 Gambaran Usulan Proses Value Governance 2 Pendefinisian dan Pengimplementasian Proses-Proses
Dari Gambar IV.3 di atas, hal-hal yang harus dilakukan adalah sebagai
berikut:
1) Anggaran investasi teknologi informasi harus dipertimbangkan dan
ditempatkan pada prioritas utama.
2) Pendefinisian dan pengimplementasian proses serta secara konsisten
mengikuti proses-proses yang tersedia untuk memperjelas dan
mengaktifkan hubungan antara strategi institusi, portofolio program-
program investasi TI yang memungkinkan dilaksanakannya strategi,
program-program investasi individual, bisnis dan proyek-proyek TI
yang membangun program-program. Dalam proses-proses itu perlu
dimasukkan perencanaan dan penganggaran, tingkat prioritas yang
telah direncanakan dan pekerjaan yang ada di keseluruhan anggaran,
alokasi sumber daya yang konsisten dengan prioritas-prioritas, tahapan
program-program investasi, pemantauan dan pengkomunikasian
kinerja, pengambilan aksi pemulihan yang sesuai dan bermanfaat bagi
manajemen, serta adanya pengembalian yang optimal pada portofolio
dan semua aset dan pelayanan TI.
53
C. Proses VG3: Pendefinisian Peran dan Tanggung Jawab
Proses ini sudah ada dengan performa yang baik sehingga berdasarkan hasil
analisis pada III.5.1, ada hal-hal yang harus ditempuh pada proses ini, yaitu
seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.4 berikut ini:
Gambar IV.4 Gambaran Usulan Proses Value Governance 3 Pendefinisian Peran dan Tanggung Jawab
Pada Gambar IV.4 di atas, terdapat hal-hal yang harus ditempuh yaitu sebagai
berikut.
1) Penanganan komplain dan pemeliharaan TI harus dilakukan dengan
respon yang cepat dan terjadwal oleh PUDI.
2) Pendefinisian dan pengkomunikasian peran dan tanggung jawab untuk
semua persona dalam institusi yang berhubungan dengan portofolio
program-program investasi bisnis TI yang memungkinkan, program-
program investasi individu, dan aset-aset serta pelayanan TI yang lain
untuk mengizinkan otoritas dalam melatih peran dan tanggung jawab yang
ditugaskan. Peran ini perlu dimasukkan di dalamnya, tetapi tidak harus
dibatasi oleh satu kesatuan keputusan investasi, sponsor program
(yayasan), manajemen program, manajemen proyek, atau hal-hal lain yang
berhubungan dengan proyek tersebut.
3) Penyediaan sistem dengan prosedur-prosedur, teknik-teknik dan kakas
yang memungkinkan untuk menunjuk suatu tanggung-jawab.
4) Penetapan dan pemeliharaan satu koordinasi yang optimal, komunikasi,
54
dan struktur hubungan antara fungsi TI dan stakeholder di dalam dan di
luar institusi.
D. Proses VG4: Kepastian Akuntabilitas yang Sesuai dan yang dapat
Diterima
Berdasarkan hasil analisis pada III.5.1, proses ini sudah ada dengan performa
cukup sehingga ada hal-hal yang harus dilakukan seperti yang diperlihatkan pada
Gambar IV.5 berikut ini:
Gambar IV.5 Gambaran Usulan Proses Value Governance 4 Kepastian Akuntabilitas yang Sesuai dan yang dapat Diterima
Seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.5 di atas, ada hal-hal yang harus
dilakukan yaitu:
1) Pengendalian biaya yang sudah dilakukan dengan adanya pemasukan
anggaran dari setiap bagian dan diolah lagi oleh Biro Perencanaan harus
terus dijalankan
2) Penetapan satu pendukung yang dianggap sesuai dan mampu mendukung
pengontrolan framework yang konsisten dengan keseluruhan lingkungan
pengontrolan institusi dan prinsip-prinsip pengontrolan yang berlaku
umum. Framework itu perlu disediakan agar akuntabilitas tidak ambigu
dan praktis untuk menghindari suatu gangguan di dalam pengawasan dan
kekhilafan intern. Akuntabilitas untuk meraih keuntungan bisnis,
Pengendalian
biaya terus
dilakukan
Penetapan satu pendukung
yang sesuai dan mendukung
pengontrolan framework
VG4. Kepastian Akuntabilitas yang
Sesuai dan yang dapat Diterima
55
mengirimkan kemampuan yang diperlukan, dan mengendalikan biaya-
biaya yang seharusnya dengan jelas dilakukan dan dipantau.
E. Proses VG5: Pendefinisian Kebutuhan akan Informasi
Pada Universitas Sangga Buana YPKP, proses ini belum ada sehingga
berdasarkan dari hasil analisis pada III.5.1 ada hal-hal yang harus dilakukan
seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.6 berikut ini:
Gambar IV.6 Gambaran Usulan Proses Value Governance 5 Pendefinisian Kebutuhan akan Informasi
Dari Gambar IV.6 di atas, terdapat beberapa hal yang harus dilakukan yaitu
sebagai berikut.
1) Pendefinisian set yang seimbang dari sasaran kinerja, ukuran-ukuran,
benchmark, dan sudah disetujui oleh stakeholder yang relevan. Proses-
proses harus dibentuk melalui pengumpulan data yang akurat dan tepat
waktu untuk melaporkan kemajuan sesuai dengan target.
2) Proses pemantauan memerlukan suatu metode (contoh balanced score
card) yang menyediakan sesuatu secara singkat, tetapi jelas, pandangan
keseluruhan portofolio, program dan kinerja TI (teknologi dan fungsional)
dan dukungan pengambilan keputusan, perealisasian keputusan-
keputusan, dan pemantauan untuk menelusuri hasil yang diharapkan dari
apa yang sedang dicapai. Metode itu tentu saja harus cocok di dalam
sistem pemantauan perusahaan.
56
F. Proses VG6: Penetapan Kebutuhan akan Pelaporan
Dari hasil analisis pada III.5.1, proses ini belum ada sehingga ada hal-hal yang
harus dilakukan pada proses ini, yaitu seperti yang diperlihatkan pada Gambar
IV.7 berikut ini:
Gambar IV.7 Gambaran Usulan Proses Value Governance 6 Penetapan Kebutuhan akan Pelaporan
Beberapa hal yang harus dilakukan dari Gambar IV.7 di atas adalah sebagai
berikut.
1) Dilakukannya pelaporan tepat waktu dan akurat tentang relevansinya
portofolio, program, dan kinerja TI (teknologi maupun fungsional) kepada
pimpinan dan manajemen eksekutif.
2) Laporan Manajemen disediakan untuk ditinjau ulang oleh manajemen
senior berdasarkan kemajuan institusi yang harus sesuai dengan sasaran
yang sudah diidentifikasi. Status laporan perlu dimasukkan ke dalam
tingkat sasaran yang direncanakan yang telah dicapai, pemerolehan
pengiriman, target-target kinerja, da