BAB IV Skripsi Sistem Informasi UPTD Wirosari
-
Upload
lilik-niko-dwijayanto -
Category
Documents
-
view
61 -
download
1
description
Transcript of BAB IV Skripsi Sistem Informasi UPTD Wirosari
BAB IV
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
4.1. Sejarah UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari
4.1.1 Latar Belakang
Latar belakang berdirinya UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari
ditengahkan beberapan pertimbangan yaitu:
1. Bahwa salah satu upaya yang penting untuk meningkatkan mutu
pendidikan.
2. Bahwa ingin memberikan pelayanan semaksimal mungkin dalam bidang
pendidikan kepada masyarakat yang berada di wilayah Kecamatan
Wirosari.
3. Bentuk wadah atau pusat kegiatan dalam bidang pendidikan yang
berada di Kecamatan Purwodadi.
4.1.2 Sejarah Berdirinya UPTD Pendidikan Kecamtan Wirosari
UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari semula bernama Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan (DEPDIKBUD) yang berdiri berdasarkan
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0145/0/1977
tahun 1977 yang berada di Jalan Gajah Mada 140 Wirosari. Pada tahun
2001 karena adanya otonomi daerah Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan bersatu dalam satu atap dengan Cabang Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan sehingga kantor Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan
(DEPDIKBUD) tidak ada baik di tingkat Propinsi, Kabupaten, maupun
Kecamatan, dirubah menjadi Cabang Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kecamatan. Perubahan kembali terjadi pada era Globalisasi tahun 2006
Cabang Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan berubah menjadi
UPTD Pendidikan Dasar Kecamatan Wirosari. Perubahan terakhir yang
47
terjadi pada tahun 2009 yang semula UPTD Pendidikan Dasar Kecamatan
Wirosari menjadi UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari sampai dengan
sekarang.
UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari merupakan sebuah kantor
pemerintah yang mengurusi bidang pendidikan pada wilayah kerja
Kecamatan Wirosari. Saat ini jumlah pegawai yang ada adalah sebanyak
24 orang dengan tugas dan wewenang masing-masing. Pada wilayah kerja
UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari terdapat sebanyak 287 guru PNS
yang berada di 53 SD/MI dan 63 TK yang terbagi dalam 6 Dabin (daerah
binaan). Semua SD dan TK tersebut berada dalam wewenang UPTD
Pendidikan Kecamatan Wirosari sebagai perpanjangan wewenang
daripada Dinas Pendidikan Kabupaten Grobogan.
4.1.3 Tujuan Berdirinya UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari
Memperlancar tugas dan kewajiban Kepala UPTD dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat melipiti :
1. Menyimpan arsip guru dan siswa yang berada di
Kecamatan Wirosari.
2. Mengorganisasi semua komponen yang berada di
Kecamatan Wirosari.
3. Sebagai pusat kegiatan atau control bagi guru yang
berada di Kecamatan Wirosari.
4. Evaluasi semua kegiatan meliputi kelebihan dan
kekurangan dalam kegiatan serta memberikan solusi, pembenahan
(revisi) tidak lanjut yang harus diambil.
4.2. Visi dan Misi UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari
4.2.1 Visi
48
“Terwujudnya masyarakat belajar yang sehat rohani dan jasmani
berwawasan, berimam, berkepribadian, berbudaya, bermotivasi tinggi
dalam semangat persatuan dan kesatuan “
4.2.2 Misi
1. Memperluas kesempatan belajar dan Meningkatkan mutu pendidikan.
2. Menerapkan efisiensi, efektifitas dan relevansi dalam melaksnakan tugas
3. Memberikan pelayanan maksimal kepada Masyarakat.
4. Meningkatkan daya kreatifitas, motivasi kerja, disiplin dan ketertiban.
5. Mengembangkan dan meperluas Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat
(PKBM) , perpustakaan , dan jarahnitra.
6. Meningkatkan usaha 6 K , tampilan fisik sekolah , kantor dan wawasan
wiyata mandala.
7. Meningkatkan koordinasi, pembinaan TK dan SD
8. Meningkatkan kesejahteraan pegawai.dengan meningkatkan dan
mempercepat proses kenaikan gaji dan pangkat pegawai.
9. Meningkatkan wawasan pegawai melalui latihan dan pendidikan.
10. Meningkatkan kerjasama antar intansi terkait dan Mensukseskan
tugas-tugas organisasi induk
4.2.3 Program Umum dan Tujuan Jangka Panjang
Tabel 4.1. Program Umum Dan Tujuan Jangka Panjang
No Bidang Tujuan Jangka Panjang Program Umum
1. Pra SekolahMeningkatkan kwalitas pendidikan Taman Kanak-Kanak.
1. Peningkatan Kwalitas Pendidikan Taman Kanak-Kanak.
2.Pendidikan SD
Meperluas kesempatan memperoleh pendidikan, meningkatkan mutu
1. Peningkatan Wajib Belajar Pendidikan Dasar.
2. Penambahan daya tampung
49
pendidikan SD, menciptakan lingkungan yang bersih, sehat dan berwawasan Wiyata Mandala.
Siswa.3. Peningkatan Kualitas Siswa
SD
3.Pendidikan Luar Sekolah ( PLS )
Meningkatkan APK dan APM memperluas Kesempatan belajar
1. Memperbanyak Kelompok Belajar Paket A,B,C dan Kejar Usaha.
2. Peningkatan kualitas dan kuantitas PKBM
3. Pembinaan lembaga Pendidikan Swasta / Kursus.
4. Kepegawaian
Menigkatkan Profisionalisme Tenaga Kependidikan dan Non Kependidikan dan meningkatkan Kenerja Pegawai.
1. Melaksanakan penataran , latihan dan pendidikan terhadap pegawai.
2. Melaksanakan pemerataan Mutasi dan promosi Pegawai, kenaikan pangkat.
3. Melaksanakan Pembinaan Tenaga Tidak Tetap.
5. KeuanganMeningkatkan Pengelolaan Keuangan.
1. Membuat rencana kebutuhan dan anggaran.
2. Melaksanakan Pembayaran gaji, Subsidi , dan bantuan Opresional.
3. Peningkatan pelayanan urusan keuangan.
4. Mempercepat penyaluran dana JPS, dan Bea Siswa.
6.Sarana Prasarana
Terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana , dari TK sampai dengan SD
1. Pendataan gedung Sekolah untuk mendapatkan Perbaikan / rehab.
2. Mencukupi kebutuhan sarana kantor.
3. Pendataan rumah dinas 4. Pengadaan mebelair Siswa5. Pengadaan alat mengajar /
alat peraga6. Penambahan buku pelajaran.
50
7.
Hubungan dengan yang terkasit, Masyarakat dan pihak ketiga ( 3 )
Meningkatkan hubungan kerja sama dengan instansi terkait , Ormas , dan Pihak ketiga ( 3 )
1. Penyuluhan tentang PSM.2. Pengajaran kejar Paket B dan
C3. Pelaksanaan peringatan hari 4. Kerjasama dalam
pelaksanaan praktek siswa
Sumber : Tata Usaha UPTD Pendidikan Kec. Wirosari
4.3. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
4.3.1 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah kerangka yang menunjukkan hubungan
antara satuan-satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat-pejabat,
tugas serta wewenang yang masing-masing mempunyai peranan tertentu
dalam satu kesatuan yang utuh. Adapun struktur organisasi yang ada pada
UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari adalah sebagai berikut
STRUKTUR ORGANISASI
UPTD PENDIDIKAN KECAMATAN PURWODADI
Kepegawaian Keuangan Umum
Pengawas TK/SD Penilik PLS
1 2 3 4 5 6 1 2 3
51
Ka. Subag Tata Usaha
Ka. UPTD
Jabatan Fungsional
1 2 3 1 2 3 1 2 3
Petugas Pelaksana
1 2 3 4
Gambar 4.1 : Struktur Organisasi UPTD Pendidikan Kec. Wirosari
Sumber : Tata Usaha UPTD Pendidikan Kec. Wirosari
52
4.3.2 Pembagian Tugas
Tugas, Tanggung jawab dan Wewenang setiap jabatan di UPTD
Pendidikan Kecamatan Wirosari, dapat dilihat sebagai berikut :
I. KEPALA UPTD
A. Rumusan Tugas
Menyusun dan melaksanakan program kerja , mengarahkan,
membina, memimpin, dan mengawasi.
B. Tugas
1. Memimpin pelaksanaan tugas di UPTD
2. Menyusun program, melaksanakan sebagian tugas Dinas
sesuai kewenangan dan melaksanakan pembinaan,
pengawasan, monitoring, evaluasi pelaksanaan pendidikan
yang meliputi kurikulum, sarana dan prasarana pendidikan
dan pengurusan pendidikan pra sekolah (TK), SD, SDLB,
kesiswaan, perpustakaan serta layanan teknis administrasi
pendidikan, kesiswaan, keuangan, penggajian guru,
subsidi/bantuan, data statistik dan pelaporan penyelenggaraan
pendidikan kecamatan.
3. Menyusun rencana kegiatan operasional UPTD berdasarkan
program kerja Dinas serta evaluasi kegiatan tahun lalu
sebagai acuan pelaksanaan kegiatan.
4. Melaksanakan sebagian tugas Dinas sesuai Wewenang.
5. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, monitoring, evaluasi
pelaksanaan pendidikan yang meliputi kurikulum, sarana dan
prasarana pendidikan dan pengurusan pendidikan pra sekolah
(TK), SD, SDLB, kesenian, kesiswaan dan perpustakaan.
6. Melaksanakan pelayanan teknis administrasi pendidikan,
kesiswaan, keuangan, penggajian guru, subsidi/bantuan, data
statistik dan pelaporan penyelenggaraan pendidikan di
kecamatan.
53
7. Menyususn rencana pembinaan, pengawasan, dan evaluasi
pendidikan.
8. Menyusun rencana kebutuhan anggaran, perlengkapan
administrasi, saran prasarana kantor dan sekolah.
9. Menyusun rencana kebutuhan pegawai, guru dan
penempatannya.
10. Melaksnakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian
evaluasi pendidikan pra sekolah, SD dan SDLB.
11. Melaksanakan pengelolaan administrasi tata usaha, urusan
umum rumah tangga, perlengkapan, keuangan, kepegawaian
dan pendataan di wilayah kerjanya.
12. Mengusulkan mutasi pegawai dan guru di wilayah kerjanya.
13. Mengusulkan subsidi pendidikan pra sekolah, SD dan SDLB,
perpustakaan dan pendidikan luar sekolah.
14. Mengusulkan dan mengawasi pembangunan sarana dan
prasarana di wilayah kerjanya.
15. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian,
penilaian personal kepala sekolah, guru, penjaga dan
pembinaan kesiswaan di TK, SD dan SDLB.
16. Melaksankan perintah atasan mendistribusikan tugas kepada
staf dengan memberikan pembinaan, pengawasan, bimbingan
dan petunjuk pelaksanaan tugas.
17. Menyusun rencana dan melaksanakan kerja sama dengan
badan atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan.
18. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
pra sekolah, SD, SDLB dan perpustakaan.
19. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja atau instansi
terkait untuk keberhasilan pelaksaan tugas bidang
pendidikan.
54
20. Memberi penilaian kepada staf dengan DP3 untuk
mengetahui prestasi kerja dan dedikasinya dalam
melaksanakan tugas.
21. Melaporkan hasil pengawasan evaluasi yang menjadi
tanggung jawabnya kepada atasan sebagai bahan
pertanggungjawaban serta tolak ukur tingkat keberhasilan
kinerja aparatur UPTD.
22. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai bidang tugasnya.
C. Wewenang
1. Mengoreksi dan merevisi program kerja bawahan.
2. Menandatangani surat-surat, berkas-berkas, dokumen-
dokumen kantor, STTB, surat perjanjian dengan dunia kerja
dan asosiasi profesi yang relevan.
3. Mempromosikan Staf.
4. Membuat dan menandatangani DP3.
D. Tanggung Jawab
1. Tercapainya Visi dan Misi UPTD Pendidikan Kecamtan
Purwodadi.
2. Adanya administrasi kantor yang baik dan tertib.
3. Kebenaran dan kelengkapan data dab sistem ganda,
pengawas, penilik dan staf.
4. Terlaksana iklim kerja yang sehat dan kompetitif.
5. Kebenaran penggunaan sarana prasarana kantor.
6. kebenaran laporan-laporan yang dibuat.
II. PENGAWAS TK/SD
A. Rumusan Tugas
Penilai, peneliti, pengembang, pelapor atau inovator, motivator,
konsultan dan kolaborator dalam rangka meningkatkan mutu
pendidikan di sekolah binaannya.
55
B. Tugas
1. Menyusun rencana
kegiatan tahunan Penilik TK, SD dan wajib belajar yang mejadi
tanggungjawabnya.
2. Mengendalikan termasuk
membimbing pelaksanaan kurikulum TK dan SD yang meliputi
isi, metode penyajian dan penggunaan alat bantu pengajaran
agar berlansung sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Mengendalikan dan
membimbing tenaga teknis TK dan SD.
4. Mengendalikan termasuk
tata usaha TK/SD yang meliputi urusan kepegawaian,
keuangan dan perkantoran agar berjalan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
5. Pada Bidang Supervisi /
Inspecting meliputi :
a. Advising (Memberi advis/nasehat)
Menasehati Staf sekolah dalam melaksanakan tugas
administrasi sekolah.
b. Monitoring (Memantau)
Pengembangan profesi guru, pengadaan dan pemanfaatan
sumber-sumber belajar serta pelaksanaan inovasi
pembelajaran.
c. Reporting (Membuat laporan)
Kemajuan belajar siswa, pelaksanaan tugas kepengawasan
akademikStandar mutu dan inovasi pendidikan.
d. Coordinasing (Mengkoordinasi)
Kegiatan peningkatan kemampuan profesi guru,
mengkoordinir akreditasi sekolah, mengkoordinir kegiatan
sumber daya pendidikan dan kinerja staf sekolah.
e. Performing Leader Ship
56
f. Inspecting (Infeksi)
Kemajuan pelaksanaan pendidikan di sekolah, kemajuan
belajar siswa, lingkungan belajar.
C. Wewenang
1. Mengadakan
monitoring
2. Mengevaluasi.
3. Menilai hasil
pelaksanan kurikulum sesuai aturan yang berlaku.
D. Tanggung Jawab
1. Memberi saran guru dan
kepala sekolah
2. Mengarahkan guru dan
penjaga supaya menjadi profesional.
III. PENILIK TK/SD
A. Rumusan Tugas
Merencanakan melaksanakan, menilai, membimbing dan
melaporkan kegiatan penilikan pada luar sekolah
B. Tugas
1. Merencanakan program pengendalian mutu PNF meliputi :
Penyusunan rencana tahunan penilikan dalam rangka
pengendalian mutu pendidikan nonformal.
2. Pemantauan program PNF
3. Pembimbingan dan pemantauan kepada pendidik dan tenaga
kependidikan pada satuan PNF.
4. Melaksanakan kegiatan penilikan PLS.
5. Menyusun laporan hasil pengendalian mutu meliputi
menyusun laporan triwulan dan tahunan.
C. Tanggung Jawab
57
1. Menilai penilikan PLS.
2. Membimbing dan melaporkan penilikan PLS
3. Melaksanakan evaluasi dampak program PNF
IV. KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
A. Rumusan Tugas
Melaksanakan pengelolaan administrasi umum, surat-surat,
organisasi dan tata laksana, kepegawaian, pengelolaan keuangan,
rumah tangga, perlengkapan dan kearsipan UPTD.
B. Tugas
1. Memimpin pelaksanaan tugas di Sub Bagian Tata Usaha
UPTD.
2. Menyusun program, melaksanakan kegiatan administrasi
umum, tata usaha, kepegawaian/ketenagaan meliputi : Kepala
UPTD, Pengawas TK/SD, Penilik PLS, staf pelaksanaan tata
usaha, kepala/guru/penjaga TK/SD/SDLB, keuangan,
perlengkapan, surat menyurat, sarana prasarana kantor,
inventaris dan kearsipan serta melaksanakan data dan
pelaporan sesuai kebijakan pemimpin.
3. Melaksankan penyusunan program kerja dan rencana
kegiatan Tata Usaha UPTD.
4. Melaksanakan kegiatan administrasi umum, tata usaha,
kepegawaian/ketenagaan, meliputi Kepala UPTD, pengawas
TK/SD, Penilik PLS, staf pelaksanaan tata usaha,
kepala/guru/penjaga TK/SD/SDLB, keuangan, perlengkapan,
kearsipan.
5. Melaksanakan data dan pelaporan sesuai kebijakan pimpinan.
6. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan karir pegawai
tata usaha melalui diklat untuk meningkatkan SDM guna
menujang pelaksanaan tugas.
7. Memberikan penilaian kepada staf dengan DP3 untuk
mengetahui prestasi dan dedikasi staf.
58
8. Memberikan saran dan pemasukan kepada atasan sebagai
bahanpertimbangan untuk mengambil keputusan.
9. Merencanakan pengadaan ATK.
10. Mengatur penyimpanan, pemeliharaan, sarana prasarana di
UPTD Pendidikan Kecamatan.
11. Melaksanakan penyusunan dan penyajian data statistic
meliputi pegawai UPTD dan sekolah TK/SD serta sarana
prasarana.
12. Mengkoordinasi dan melaksanakan 7 K (Kebersihan,
keindahan, keteriban, keamanan, kekeluargaan, kerindangan
dan kesehatan).
13. Menyusun telaah staf berkaitan dengan tugas tata usaha
UPTD.
14. Melaksanakan penyusunan laporan kegiatan ketatausahaan
secara berkala dan
15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala UPTD
Pendidikan Kecamatan sesuai dengan bidangnya.
C. Wewenang
1. Menilai hasil kerja dan DP3 bawahan.
2. Memberi tugas dan petunjuk pelaksanaan pekerjaan pada staf
tata usaha kantor.
3. Meminta dan memberi data serta melaporkan tugas dari
bawahan.
4. Menandatangani surat keluar apabila kepala UPTD
berhalangan.
D. Tanggung Jawab
1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja Tata Usaha
Kantor.
2. Keteriban pelaksanaan kegiatan ketata usahaan.
3. Penertiban dan kerapian pelaksanaan administrasi kantor.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan.
59
5. Keamanan dan kelayakan peralatan kantor.
V. PELAKSANA URUSAN UMUM
A. Rumusan Tugas
Mengkoordinasikan keamanan kantor agar tercipta suasa aman,
tertib, bersih dan nyaman.
B. Tugas
1. Mengawasi hal yang menggangu keamanan dan keteriban.
2. Menjaga kebersihan kantor.
3. Menjaga ketenenangan kantor dan keamanan kantor siang
dan malam.
4. Merawat peralatan kantor.
C. Wewenang
Menangani siapa saja yang menggangu ketenangan dan keamaan
kantor baik siang maupun malam.
D. Tanggung Jawab
1. Terjaminnya kebersihan kantor.
2. Menyiapkan alat jaga malam.
3. Tertanganinya kejadian yang tidak diharapkan.
VI. PELAKSANA URUSAN KEPEGAWAIAN
A. Rumusan Tugas
Bertanggung jawab dalam mengatur, mengelola dan mengawasi
administrasi kepegawaian sesuai dengan rencana dan program
kerja.
B. Tugas / Pekerjaan
1. Membantu perencanaan kepegawaian.
2. Mengelola buku induk kepegawaian, DUK.
3. Melaksnakan regristrasi dan kearsipan kepegawaian : SK, NIP,
Karpeg, Karis, Karsu, Askes, DP3, SK kepegawaian.
4. Menyiapkan format-format kepegawaian.
60
5. Memproses pengangkatan, Mutasi, Promosi, Gaji berkala,
Tunjangan, pernikahan/perceraian, dan kelahiran serta
pemberhentian.
6. Mengadministrasi kehadiran guru dan pegawai.
7. Mengusulkan program kesejahteraa pegawai.
8. Menyusun laporan.
C. Wewenang
Meminta dan memberi data / laporan kepegawaian serta hasil
kerjanya kepada atasannya.
D. Tanggung Jawab
1. Penertiban buku induk pegawai, DUK.
2. Penertiban regristasi dan kearsipan file pegawai.
3. kelancaran dan keberhasilan proses mutasi, gaji berkala,
pernikahan / perceraian, kelahiran dan lain-lain.
4. Penertiban administrasi dan ketepatan laporan kepegawaian.
VII. PELAKSANA URUSAN KEUANGAN
A. Rumusan Tugas
Membantu Kepala UTPD menyusun Rencana Anggaran Belanja
(RAB) mengelola dan administrasi keuangan kantor.
B. Tugas
1. Menyusun Rencana Anggaran Belanja (RAB) kantor, gaji
guru dan pegawai, biaya operasional, biaya listrik/telephone/
air, biaya perawatan.
2. Memproses permintaan uang yang harus dipertanggung
jawabkan (UYHD).
3. Membantu kepla UPTD dalam mengelola keuangan sekolah
(menerima, membukukan, menyimpan dan mempertanggung
jawabkan : Dana rutin, OPF dan sumbangan lainya).
61
4. Menguru keuangan beasiswa.
5. Mengurus, mengadministrasikan keuangan, kesejahteraan
(gaji, insentif, honor)
6. Menyusun laporan keuangan.
7. Menyusun laporan yang diminta.
C. Wewenang
1. Mengambil dan menyimpan uang.
2. Mengeluarkan uang atas perintah atasan (Kepala UPTD).
3. Menganalisa sumber-sumber dana.
D. Tanggung Jawab
1. Kebenaran dan ketepatan RAPBS.
2. Ketepatan pengambilan uang.
3. Kebenaran peyimpanan dan pengeluaran uang sesuai dengan
aturan.
4. Ketertiban dan kerapihan administrasi keuangan.
5. Kebenaran dan ketepatan laporan keuangan.
VIII. PETUGAS PELAKSANA (TLD)
A. Rumusan Tugas
Membantu merencanakan melaksanakan, menilai, membimbing
dan melaporkan kegiatan penilikan pada luar sekolah
B. Tugas
1. Membantu merencanakan program pengendalian mutu PNF
meliputi :Penyusunan rencana tahunan penilikan dalam
rangka pengendalian mutu pendidikan nonformal.
2. Membantu pemantauan program PNF
3. Membantu pembimbingan dan pemantauan kepada pendidik
dan tenaga kependidikan pada satuan PNF.
4. Membantu ,elaksanakan kegiatan penilikan PLS.
5. Membantu menyusun laporan hasil pengendalian mutu
meliputi menyusun laporan triwulan dan tahunan.
62
C. Tanggung Jawab
1. Membantu menilai penilikan PLS.
2. Membantu membimbing dan melaporkan penilikan PLS
3. Membantu melaksanakan evaluasi dampak program PNF
63
4.4. Gambaran Umum Sistem yang Berjalan
Gambaran kerja sistem lama merupakan gambaran dari kegiatan-
kegiatan atau prosedur yang dilakukan dalam proses penggajian pada UPTD
Pendidikan Dasar Kecamatan Wirosari yang sebagian masih dilakukan secara
manual. Keadaan yang demikian menyebabkan sistem yang ada pada saat
ini tidak berjalan dengan efektif..
Berikut ini adalah narasi sistem yang sedang berjalan di UPTD
Pendidikan Kecamatan Wirosari :
1. Data Guru didapat dari pendataan guru baru.
2. Data diproses bagian kepegawaian kemudian diserahkan pada bidang
Keuangan
3. Bendahara (Keuangan) mencocokan gaji bulan lalu dengan Ladger bulan
ini.
4. Bendahara (Keuangan) menghitung gaji pokok, tunjangan, dan potongan
5. Bendahara Mencetak slip gaji
6. Guru Menerima Slip Gaji kemudian menandatangani
7. Kepegawaian membuat laporan untuk diberikan kepada Kepala UPTD
8. Kepala UPTD ACC Laporan
9. Kepegawaian Menyimpan Arsip slip gaji ACC
64
Pegawai Kepegawaian Keuangan Kepala
65
Formulir Data Guru
A
A
Formulir Data Guru
Mencatat Data Guru
Data Guru
Slip Gaji
Data Tunjangan
Data Gaji Pokok
B
B
Menghitung potongan, tunjangan & gaji
Data Pegawai
Data Tunjangan
DataGaji Pokok
Data Pegawai
Data Tunjangan
DataGaji Pokok
C
C
Slip Gaji
Tanda Tangan
Slip Gaji Acc
D
F
Laporan Penggajian
Laporan Penggajian
ACC
ACC
NG
N
Guru Kepegawaian Keuangan Kepala
Gambar 4.2 Flow Of Document
Sumber : Data sekunder yang diolah
66
ND
Slip Gaji Acc
E N
Slip Gaji Acc
E
Membuat Laporan Penggajian
Slip Gaji ACCLaporan
Penggajian
N
G
F
Laporan Penggajian
ACC
N
4.5. Analisa Sistem
4.5.1 Identifikasi Masalah dan Sumber Masalah
UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari Kabupaten Grobogan sudah
menggunakan komputer sebagai sarana untuk mengerjakan kegiatan–
kegiatan yang bersifat administratif juga dalam proses penggajian, namun
belum ada sebuah sistem khusus yang berfungsi menangani suatu bidang
yang bersifat kontinyu yang tersimpan sebagai bank data dalam bentuk file,
sehingga sering mengalami berbagai macam kesulitan karena data-data
tersebut masih berupa file-file atau dokumen yang belum terintegrasi dengan
baik.
Data yang masih berupa dokumen ini sering menimbulkan kesalahan,
salah satunya pada proses penghitungan gaji guru-guru dalam lingkungan
UPTD Pendidikan, karena jumlah guru yang banyak, serta banyaknya
potongan dan berbeda satu sama lain sering menimbulkan kesalahan yang
diakibatkan oleh kesalahan manusia, juga karena terdapat redundansi data
atau data ganda yang membingungkan kebenaran data yang ganda tersebut,
serta tidak adanya batasan sistem yang dapat mengantisipasi keamanan data
pada dokumen penggajian guru.
Dari hasil identifikasi masalah sistem lama, dengan segala kesulitan
yang ditimbulkan maka dibutuhkan sistem komputerisasi baru yang mampu
menangani penggajian guru agar dapat mengurangi terjadinya kesalahan
sehingga nantinya dalam mengolah datanya lebih cepat, efektif, terpusat,
dan menghasilkan informasi yang terjamin akan keakuratannya, karena
informasi ini akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan
4.5.2 Analisis Tujuan
Sistem baru yang akan diterapkan akan mencapai tujuan sebagai
berikut :
a. Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek yang ingin dicapai adalah untuk mengatasi masalah
yang ada di sistem yang telah berjalan dengan membuat Sistem Informasi
67
Penggajian Guru pada UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari dengan
menggunakan PHP dan database MySQL.
b. Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang yang ingin dicapai dengan adanya penerapan
sistem baru pada UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari agar dapat
meningkatkan prestasi kerja para karyawan, pemusatan data, serta
mengurangi biaya–biaya yang seharusnya tidak perlu dikeluarkan oleh
pihak kantor seperti saat sistem lama sedang berjalan.
4.5.3 Sistem Informasi yang Akan Dikembangkan
Sistem yang akan dikembangkan untuk Sistem Informasi Penggajian
pada UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari adalah:
a. Perubahan sistem manual pengelolaan penggajian menjadi sistem yang
terkomputerisasi.
b. Perencanaan Sistem Informasi Penggajian pada UPTD Pendidikan
Kecamatan Wirosari harus mampu menunjang tujuan yang telah
dilakukan baik jangka pendek maupun panjang.
c. Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada UPTD Pendidikan
Kecamatan Wirosari diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah
yang ditimbulkan oleh sistem lama.
d. Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada UPTD Pendidikan
Kecamatan Wirosari yang akan dikembangkan harus dapat menyajikan
informasi yang akurat sehingga UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari
dapat memanfaatkan sistem baru namun tetap disesuaikan dengan
kebutuhan sesuai sistem lama.
4.5.4 Alternatif Sistem yang Diusulkan
Sistem baru yang diusulkan adalah mengenai sistem pengelolaan data
guru, gaji, golongan, jabatan, dan unit kerja untuk menghasilkan laporan-
laporan yang lebih akurat dan relevan yang dibutuhkan baik oleh UPTD
Pendidikan Kecamatan Wirosari sendiri, bagi semua guru dalam lingkungan
UPTD maupun instansi terkait. Proses awal tidak jauh beda dengan sistem
68
lama, hanya untuk pengelolaan data penggajian menggunakan alat bantu
dengan program komputer yang diolah disimpan pada media penyimpanan
elektronik (Harddisk), Hal ini akan sangat membantu dalam pengelolaan
data penggajian serta desainnya untuk menghasilkan laporan-laporan yang
dibutuhkan secara cepat, tepat dan akurat.
4.5.5 Identifikasi Kebutuhan
Pengembangan sistem yang dapat diartikan sebagai perancangan suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama dengan sasaran
keseluruhan atau perbaikan sistem yang ada agar berjalan lebih baik dengan
adanya sistem yang akan dikembangkan tentunya membutuhkan berbagai
macam pendukung baik data, hardware dan software, bahkan manusia yang
akan mengoperasikan sistem baru ini.
4.5.5.1 Kebutuhan Informasi
Beberapa kebutuhan informasi yang diperlukan untuk
melakukan pengembangan sistem penggajian pada UPTD
Pendidikan Kecamatan Wirosari adalah :
1. Data Pegawai
2. Data Golongan
3. Data Jabatan
4. Data Riwayat Pegawai
5. Data Gaji, Tunjangan dan Potongan
6. Data Unit Kerja
7. Data Profil UPTD
Kebutuhan beberapa data dari sistem lama ini diperlukan agar
data tidak melenceng dari kebutuhan yang sebenarnya.
4.5.5.2 Kebutuhan Perangkat Keras ( Hardware )
Dalam memilih hardware dan software perlu memperhatikan :
1. Kegiatan Komputer di lingkungan tata usaha pada UPTD
Pendidikan Kecamatan Wirosari masih tahap awal sehingga perlu
adanya penyesuaian dalam pengembangan.
69
2. Pemilihan hardware dan software memperhatikan kebutuhan
sekarang dan yang akan datang.
3. Adanya pertimbangan biaya yang minimal tetapi mencapai hasil
yang optimal.
Kebutuhan hardware yang dapat menunjang kegiatan proses
komputerisasi adalah sebagai berikut :
a. Monitor.
b. PC.
c. CD ROM.
d. Keyboard & Mouse.
4.5.5.3 Kebutuhan Perangkat Lunak ( Software )
Perangkat lunak atau softeware yang digunakan meliputi :
a. Wampserver 2.0i.
b. Web Browser ( Internet Explorer).
4.5.5.4 Kebutuhan Sumber Daya Manusia ( SDM )
Kelompok tenaga ahli komputer yang akan dibutuhkan :
1. System Analys
merupakan orang yang bertugas menganalisa sistem yang akan
diimplementasikan mulai dari menganalisa sistem yang ada,
kelebihan dan kekurangannya, sampai study kelayakan dan
desain sistem yang akan dikembangkan. bertugas untuk
menyusun spesifikasi komputer dan program aplikasi, kemudian
mendesain dan merancang sistem tersebut menjadi komputerisasi
ke dalam diagram dan gambar.
2. Programmer
adalah seorang yang mempunyai kemampuan dalam menyusun
dan mengembangkan suatu program aplikasi dalam satu bahasa
pemrograman. Bertugas untuk mengimplementasikan desain
yang dibuat oleh seorang analisis ke dalam kode dan logika
program dengan menggunakan bahasa pemrograman.
70
3. User
adalah para karyawan yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan
Wirosari, yang memasukan data penggajian ke dalam komputer.
4. Administrstor
merupakan orang bertugas melakukan administrasi terhadap
sistem, melakukan pemeliharaan sistem, memiliki kewenangan
mengatur hak akses terhadap sistem, serta hal-hal yang
berhubungan dengan pengaturan operasional sebuah sistem dan
sekaligus mengatasi kendala-kendala selama penerapan sistem
yang baru.
4.5.6 Analisis Manfaat
Manfaat yang diharapkan akan diperoleh dari implementasi sistem ini
adalah :
1. Mengurangi biaya pemakaiaan kertas.
2. Mengurangi kesalahan-kesalahan selama proses pengolahan data.
3. Efisisensi kerja dan penghematan waktu, karena kecepatan hasil proses
yang dibutuhkan.
4. Peningkatan kepuasan kerja karena hasil yang diperoleh cepat, tepat dan
akurat.
5. Menigkatkan kecepatan perencanaan dan pengendalian manajemen,
mengurangi kegandaan data serta mengurangi kehilangan data.
6. Layanan yang lebih bagi pengguna sistem dalam pembuatan laporan
sesuai jadwal yang ditetapkan.
71
4.6. Desain Sistem
4.6.1 Desain Sistem Secara Umum
4.6.1.1 Dekomposisi Diagram
Top Level
Level 0
Level 1
Gambar 4.3. Dekomposisi Diagram
72
1Sistem
Informasi Penggajian
1.1Pendataan
1.2Penghitunga
n gaji
1.3Laporan
1.3.2Laporan gaji dan potongan
1.3.1Laporan pegawai
1.1.1Pendataan pegawai
1.2.1Hitung gaji
dan potongan
1.1.2Pendataan golongan
1.1.3Pendataan
jabatan
1.1.4Pendataan
SD
4.6.1.2 Context Diagram
Gambar 4.4. Context Diagram
73
Pegaw ai
1
SistemInformasi Penggajian
Kepegaw aian
KepalaUPTD
RelasiKeuangan
Keuangan
data pegawai data jabatandata golongan
ladger gajidan potongan
tagihan
setoran
ACC gajislip gaji
Lap gaji danpotongan
data SD
Lap pegaw ai
ACC gaji
Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modif ied On:Modif ied By:
Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\cd.dfdCD-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida
4.6.1.3 DFD Level 0
Gambar 4.5. DFD Level 0
74
Kepegaw aian
1.1
Pendataan
1.2
PenghitunganGaji
1.3
Laporan
Keuangan
RelasiKeuangan
KepalaUPTD
Pegaw ai
data pegawai data SD
data golongan
data jabatan
gaji dan potongan
data jabatan data SD
data jabatan
data golongan
Lap pegaw ai
data golongandata SD
data pegawai
gaji danpotongan
gaji danpotongan
Slip gaji
ladger gajidan potongan
data SDdata jabatan
tagihan
setoran
ACC gaji
data golongan
data SD
data jabatan
data jabatandata SDdata golongan
data pegawai
data pegawai
data pegawai
ACC gaji
Lap gaji danpotongan
Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modif ied On:Modif ied By:
Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\level0.dfdDFD0-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida
4.6.1.4 DFD Level 1 proses 1
Gambar 4.6. DFD Level 1 proses 1
75
1.1.1
PendataanPegaw ai
1.1.2
PendataanGolongan
1.1.3
PendataanJabatan
1.1.4
PendataanSD
Pegaw ai data pegawai
Kepegaw aian
data golongan
data jabatan
data SD
data golongan
data jabatan
data SD
data pegawai
data golongan
data jabatan
data SD
data pegawai
data golongandata jabatandata SD
Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modified On:Modified By:
Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\level1-1.dfdDFD1.1-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida
4.6.1.5 DFD Level 1 proses 2
Gambar 4.7. DFD Level 1 proses 2
76
1.2.1
HitungGaji dan potongan
Keuangan
RelasiKeuangan
data pegawai
data golongan
data jabatan
data SD
gaji dan potongan
Ladger gajidan potongan
tagihan
setoran
data pegawai
data golongan
data jabatan
data SD
gaji danpotongan
Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modif ied On:Modif ied By:
Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\level1-2.dfdDFD1.2-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida
4.6.1.6 DFD Level 1 proses 3
Gambar 4.8. DFD Level 1 proses 3
77
KepalaUPTD
1.3.1
LapPegaw ai
Kepegaw aian
data pegawai
data golongan
data jabatan
data SD
gaji dan potongan
Pegaw ai
1.3.2
LapGaji dan potongan
gaji danpotongan
data pegawai
data golongan
data jabatan
data SD
data SDdata jabatandata golongandata pegawai
Slip gajiACC gaji
Lap pegaw ai
Lap Gaji danpotongan
ACC gaji
Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modif ied On:Modif ied By:
Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\level1-3.dfdDFD1.3-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida
4.6.2 Desain Database
4.6.2.1 Desain Entity Relationship Diagram (ERD)
Relasi yang terjadi pada Sistem Inforamsi penggajian ini adalah :
1) Hubungan Pegawai dengan
Golongan bersifat one to one yaitu Setiap Pegawai mempunyai
satu golongan.
2) Hubuangan Pegawai dengan
Jabatan bersifat one to one yaitu setiap pegawai menduduki satu
jabatan.
3) Hubungan Pegawai dengan
Karier bersifat one to many yaitu satu pegawai mempunyai
banyak riwayat karier.
4) Hubungan Pegawai dengan
SD bersifat many to one yaitu banyak pegawai berada dalam satu
SD,
5) Hubungan Pegawai dengan
Gaji dan Potongan bersifat many to many yaitu banyak pegawai
mempunyai banyak potongan.
Hubungan tersebut dapat di lihat pada gambar di bawah ini
78
N 1
1 1
1
N
1 N
1 N
Gambar 4.9. Entity Relationship Diagram (ERD)
79
Jabatan
nJAB Jabatan
Menduduki
Golongan
sGOLPangkat
Memiliki
Mempunyai
Mempunyai
Berada
karier
TMT
sGOL
Gapok
No_SK
NIP
nJAB
nSDCurent
SD
Alamat
Nama
Telp
nSD
Bendahara
Pegawai
agama
JK
tanggal Telepon
alamata
NIP
TLahir
nama
status SKawin
JmlAnak
Gaji n potongan
nGP Nama
Flag
Ladger
NIP
nGP
Nominal
4.6.2.2 Implementasi ERD menjadi Tabel
a. Tabel Pegawai
Tabel 4.2 Tabel Pegawai
NIP1 NIP2 NIP3 NIP4 Nama Alamat TLahir
Tanggal Telepon JK SKawin JmlAnak Agama Status
b. Tabel SD
Tabel 4.3 Tabel SD
nSD Nama Alamat Telp NamaBendahara
c. Tabel Golongan
Tabel 4.4 Tabel Golongan
sGOL Pangkat
d. Tabel Jabatan
Tabel 4.5 Tabel Jabatan
nJAB Jabatan
e. Tabel Gaji dan Potongan
Tabel 4.6 Tabel Gaji dan Potongan
nGP Nama Falg Ladger
f. Tabel Karir
Tabel 4.7 Tabel Karier
NIP No_SK TMT sGol nJAB
nSD Gapok
80
4.6.2.3 Uji Normalisasi
Proses normalisasi menghasilkan struktur record yang konsisten
yang mudah untuk di mengerti dan sederhana dalam
pemeliharaannya. Pada proses penggajian ini mengalami 3 tahap
normalisasi.
1) Tabel Guru
NIP Nama Alamat TLahir Tanggal Telepon
JK SKawin JmlAnak Agama Status
Dari tabel pegawai semua atribut hanya memiliki
nilai tunggal maka tabel pegawai memenuhi bentuk normal
petama.
Dalam tabel pegawai ini semua atribut bukan kunci
tergantung secara fungsional pada kunci utama (NIP), maka
tabel pegawai memenuhi bentuk normal kedua
NIP Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,
Skawin, JmlAnak, Agama, Status
Dalam tabel pegawai tidak ada atribut bukan kunci
utama tergantung secara transitif pada kunci utama. Dengan
kata lain semua atribut bukan kunci tidak tergantung secara
fungsional kepada atribut bukan kunci lainnya.
Ketergantungan fungsional :
NIP (primary key)
Nama Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,
SKawin, JmlAnak, Agama, Status
Alamat Nama, TLahir, Tanggal, Telepon, JK, SKawin,
JmlAnak, Agama, Status
81
TLahir Nama, Alamat, Tanggal, Telepon, JK,
SKawin, JmlAnak, Agama, Status
Tanggal Nama, Alamat, TLahir, Telepon, JK, SKawin,
JmlAnak, Agama, Status
Telepon Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, JK, SKawin,
JmlAnak, Agama, Status
JK Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon,
SKawin, JmlAnak, Agama, Status
SKawin Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,
JmlAnak, Agama, Status
JmlAnak Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,
SKawin, Agama, Status.
Agama Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,
SKawin, JmlAnak, Status
Status Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,
SKawin, JmlAnak, Agama
2) Tabel SD
nSD Nama Alamat Telp NamaBendahara
Dari table SD semua atribut hanya memiliki nilai
tunggal maka tabel SD memenuhi bentuk normal petama.
Dalam tabel SD ini semua atribut bukan kunci
tergantung secara fungsional pada kunci utama (nSD), maka
tabel SD memenuhi bentuk normal kedua.
nSD Nama, Alamat, Telp, NamaBendahara
Dalam tabel SD tidak ada atribut bukan kunci utama
tergantung secara transitif pada kunci utama. Dengan kata lain
semua atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional
kepada atribut bukan kunci lainnya
82
Ketergantungan fungsional :
nSD ( primary key )
Nama Alamat, Telp, NamaBendahara
Alamat Nama, Telp, NamaBendahara
Telp Nama, Alamat, NamaBendahara
NamaBendahara Nama, Alamat, Telp
3) Tabel Golongan
sGOL Pangkat
Dari table Golongan semua atribut hanya memiliki
nilai tunggal maka tabel Golongan memenuhi bentuk normal
petama.
Dalam tabel Golongan ini semua atribut bukan
kunci tergantung secara fungsional pada kunci utama (sGOL),
maka tabel Golongan memenuhi bentuk normal kedua
sGOL Pangkat
4) Tabel Jabatan
nJAB Jabatan
Dari table Jabatan semua atribut hanya memiliki
nilai tunggal maka tabel guru memenuhi bentuk normal
petama.
Dalam tabel Jabatan ini semua atribut bukan kunci
tergantung secara fungsional pada kunci utama (nJAB), maka
tabel guru memenuhi bentuk normal kedua
nJAB Jabatan
5) Tabel Gaji dan Potongan
nGP Nama Flag Ladger
83
Dari table Gaji dan Potongan semua atribut hanya
memiliki nilai tunggal maka tabel Gaji dan Potongan
memenuhi bentuk normal petama.
Dalam tabel Gaji dan Potongan ini semua atribut
bukan kunci tergantung secara fungsional pada kunci utama
(nGP), maka tabel Gaji dan Potongan memenuhi bentuk normal
kedua
nGP Nama, Flag, Ladger
Dalam tabel Gaji dan Potongan tidak ada atribut
bukan kunci utama tergantung secara transitif pada kunci
utama. Dengan kata lain semua atribut bukan kunci tidak
tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci
lainnya
Ketergantungan fungsional :
nGP ( primary key )
Nama Flag, Ladger
Flag Nama, Ladger
Ladger Nama, Flag
6) Tabel Karier
NIP No_SK TMT sGOL nJAB Gapok nSD
Dari table Karier semua atribut hanya memiliki nilai
tunggal maka tabel Karier memenuhi bentuk normal petama.
Dalam tabel Karier ini semua atribut bukan kunci
tergantung secara fungsional pada kunci utama (No_SK), maka
tabel Karier memenuhi bentuk normal kedua
No_SK NIP, TMT, sGOL, nJAB, Gapok, nSD
84
Dalam tabel Karier tidak ada atribut bukan kunci
utama tergantung secara transitif pada kunci utama. Dengan
kata lain semua atribut bukan kunci tidak tergantung secara
fungsional kepada atribut bukan kunci lainnya
Ketergantungan fungsional :
No_SK ( primary key )
NIP TMT, sGOL, nJAB, Gapok, nSD
sGOL NIP, TMT, nJAB, Gapok, nSD
TMT NIP, sGOL, nJAB, Gapok, nSD
nJAB NIP, sGOL, TMT, Gapok, nSD
Gapok NIP, sGOL, TMT, nJAB, nSD
nSD NIP, sGOL, TMT, nJAB, Gapok
4.6.2.4 Tabel Relationship
85
Tabel Pegawai
* NIP Nama Alamat Kelamin TLahir Tanggal SKawin JmlAnak Telepon Agama Status
Tabel Karier
** NIP* No_SK** sGOL TMT** nJAB** nSD Gapok Curent
Tabel Gol
* sGOL Pangkat
Tabel Jabatan
* nJAB Jabatan
Tabel SD
* nSD Nama Alamat Telp NamaBend
Tabel Gapot
* nGP Nama Flag Ladger
RGapot
* NIP* nGP Nominal
Gambar 4.10. Relasi Antar Tabel
Ket : * = Kunci Utama
** = Kunci Tamu
86
4.6.2.5 Kamus Data
1) Tabel Pegawai
Tabel Pegawai = NIP+ Nama+ Alamat+ TLahir+ Tanggal+
Telepon+ JK+ SKawin+ JmlAnak+ Agama+
Status
NIP = nomor_induk_pegawai
Keterangan : nomor induk pegawai negeri sipil
Nama = sebutan+nama1+nama2+gelar
Keterangan : nama lengkap
Alamat = nama_jalan+nomor+kota
Keterangan : alamat tempat tinggal
TLahir = nama_kabupaten/kota
Keterangan : kota tempat kelahiran
Tanggal = *dd-mm-yyyy*
Keterangan : tanggal lahir
Telepon =*999999999999*
Keterangan : nomor ponsel
JK =[ laki-lakiperempuan ]
Keterangan : jenis kelamin
SKawin =[ kawin tidak kawin ]
Keterangan = status pernikahan
JmlAnak = input number
Keterangan = jumlah anak yang menjadi tanggungan
Agama =[islamkristenkatolikhindubudha]
Keterangan : agama
Status =[aktif pensiun]
Keterangan : keaktifan
2) Tabel SD
87
Tabel SD = nSD+ Nama + Alamat+ Telp+ NamaBendahara
nSD =level_SD+nomor_urut
Keterangan : nomor urut SD
Nama =nama1+nama2
Keterangan : nama sekolah dasar
Alamat =nama_jalan+nomor+kota
Keterangan : alamat sekolah
Telp =*999999999999*
Keterangan : nomor telepon sekolah
NamaBendahara =nama1+nama2+gelar
Keterangan : nama bendahara penerima gaji SD
3) Tabel Golongan
Tabel Golongan = sGOL+ Pangkat
sGOL =level_golongan+nomor_urut
Keterangan : tingkatan golongan
Pangkat =level_pangkat
Keterangan : tingkatan kepangkatan
4) Tabel Jabatan
Tabel Jabatan = nJAB+ Jabatan
nJAB =nomor_urut_jabatan
Keterangan : nomor yang dipakai sebagai kode jabatan
Jabatan =nama1
Keterangan : jenis jabatan
5) Tabel Gaji dan Potongan
Tabel Gaji dan Potongan = nGP+ Nama+ Flag+ Ladger
nGP = kode_gp
Keterangan : kode untuk gaji, tunjangan, dan potongan
Nama =nama1
88
Keterangan : nama/jenis tunjangan dan potongan
Falg =[ + - ]
Keterangan : dipakai sebagai pengurang atau penjumlah
Ladger = [ 0 1 ]
Keterangan : termasuk dalam ladger atau tidak
6) Tabel Karier
Tabel Karier = NIP+ No_SK+ sGOL+ TMT+ sJAB+ nSD+
Gapok
NIP = nomor_induk_pegawai
Keterangan : nomor induk pegawai negeri sipil
No_SK = nomor_urut
Keterangan : nomor surat keputusan pejabat
sGOL =level_golongan+nomor_urut
Keterangan : tingkatan golongan
TMT =*dd-mm-yyyy*
Keterangan : tanggal ditetepkan menempati golongan
nJAB =nomor_urut_jabatan
Keterangan : nomor yang dipakai sebagai kode jabatan
nSD =level_SD+nomor_urut
Keterangan : nomor urut SD
Gapok =*9999999999*
Keterangan : nominal gaji pokok
89
4.6.2.6 Perancangan Struktur Database
1) Tabel Pegawai
Nama Tabel : mpeg.dbf
Primary Key : sNIP
Fungsi : Menyimpan data Pegawai
Tabel 4.8 Struktur Tabel Pegawai
Field Type NULL Default
sNIP1 Varchar(8) NO NONEsNIP2 Varchar(6) NO NONEsNIP3 Varchar(1) NO NONEsNIP4 Varchar(3) NO NONEsNama Varchar(40) NO NONEsAlamat Varchar(50) NO NONEsTLahir Varchar(15) NO NONEdTanggal Date NO NONEsTelepon Varchar(15) NO NONEbJK Tinyint(1) NO NONEbSKawin Tinyint(1) NO NONEsJmlAnak Varchar(2) NO NONEnAgama Tinyint(4) NO NONEbStatus Tinyint(1) NO NONE
2) Tabel SD
Nama Tabel : msd.dbf
Primary Key : nSD
Fungsi : Menyimpan data sekolah
Tabel 4.9 Struktur Tabel SD
Field Type Null Default Extra
nSDmediumint(9
) NO NONEAuto_increment
sNama varchar(20) NO NONE
sAlamat varchar(40) NO NONE
sTelp varchar(15) NO NONE
90
NIP bendahara varchar(18) NO NONE
91
3) Tabel Gaji dan Potongan
Nama Tabel : mgp.dbf
Primary Key : nGP
Fungsi : Menyimpan data gaji dan potongan
Tabel 4.10. Struktur Tabel Gaji dan Potongan
Field Type Null Default Extra
nGP Mediumint(9) NO NONE Auto_increment
sNama Varchar(25) NO NONE
bFlag Tinyint(1) NO NONE
nLadger Tinyint(1) NO NONE
4) Tabel Golongan
Nama Tabel : mgol.dbf
Primary Key : kd_gol
Fungsi : Menyimpan data golongan
Tabel 4.11. Struktur Tabel Golongan
Field Type Null Default
sGOL Varchar (5) NO NONE
sPangkat Varchar (30) NO NONE
5) Tabel Jabatan
Nama Tabel : mjab.dbf
Primary Key : nJAB
Fungsi : Menyimpan data jabatan
Tabel 4.12. Struktur Tabel Jabatan
Field Type Null Default
nJAB Tinyint(4) NO NONE
sJabatan Varchar (20) NO NONE
92
6) Tabel Karir
Nama Tabel :mkarier.dbf
Primary Key : sNIP
Fungsi : Menyimpan data riwayat karier
Tabel 4.13. Struktur Tabel Karier
Field Type Null Default
sNIP Varchar (22) NO NONE
sNoSK Varchar (20) NO NONE
dTMT Varchar (5) NO NONE
sGOL Date NO NONE
nJAB tinyint(4) NO NONE
nSD mediumint(9) NO NONE
nGAPOK Dobel NO NONE
4.6.3 Desain Input Output
4.6.3.1 Desain Input
a.Input Data Pegawai
Gambar 4.11. Input Data Pegawai
93
b. Input Data SD
Gambar 4.12. Input Data SD
c.Input Data Golongan
Gambar 4.13. Input Data Golongan
d. Input Data Jabatan
Gambar 4.14. Input Data Jabatan
94
e.Input Data Gaji dan Potongan
Gambar 4.15. Input Data Gaji dan Potongan
f. Input Data Karir
Gambar 4.16. Input Data Karir
g. Input Struktur Gaji
Gambar 4.17. Input Stuktur Gaji
95
4.6.3.2 Desain Output
a. Daftar Pegawai
Gambar 4.18. Daftar Pegawai
b. Daftar Golongan
Gambar 4.19. Daftar Golongan
96
c. Daftar Jabatan
Gambar 4.20. Daftar Jabatan
d. Daftar Gaji dan Potongan
Gambar 4.21. Daftar Gaji dan Potongan
97
e. Daftar SD
Gambar 4.22. Daftar Sekolah Dasar
f. Daftar Riwayat Karir
Gambar 4.23. Daftar Riwayat Karir
98
g. Daftar Struktur Gaji
Gambar 4.24. Daftar Stuktur Gaji
4.7. Implementasi Sistem
4.7.1 Menu Login
Untuk menjaga kevalidan data dan demi keamanan hendaknya sebelum
masuk ke dalam program kita melakukan login terlebih dahulu. Dibawah
ini merupakan tampilan login dari sistem informasi penggajian
Gambar 4.25. Menu Login
99
4.7.2 Menu Utama
Menu Utama Berisi Menu Master, Proses, Laporan dan Menu Keluar
Gambar 4.26. Menu Utama
4.7.3 Menu Master
Menu Master Terdiri dari Master Pegawai, Master Sekolah, Master
Golongan, Master Jabatan, Master Gaji dan Potongan, dan Master Karir.
Gambar 4.27. Menu Master
100
4.7.4 Menu Proses
Menu Proses ini mencakup Struktur Gaji, Draft Gaji, Penghitungan Gaji
dan Pembatalan Proses Hitung Gaji.
Gambar 4.28. Menu Proses
Pada Menu Proses beberapa menu lagi antara lain
Menu Struktur
Gambar 4.29. Menu Stuktur Gaji
101
Dalam menu inilah entri stuktur gaji dilakuakan dengan cara :
1. Klik tombol no.1 untuk mencari data guru yang akan dimasukkan
struktur gajinya, tuliskan nama dikolom cari kemudian klik cari.
2. Klik tombol no.2 untuk menambahkan struktur gaji
3. Pilih jenis struktur gaji dengan menekan tombol no.3
4. Isikan nominal pada kolom no.4
5. Klik Simpan jika stuktur dan nominalnya sudah benar.
Menu Draft
Gambar 4.30. Menu Draft
Menu draft digunakan untuk mencocokkan antara data diladger baru
dengangaji bulan lalu.
Menu Hitung
Pada Menu inilah bisa dilihat jumlah gaji yang telah masuk dalam
periode tertentu. Pilih tanggal (periode) kemudian hitung jika ada
perhitungan baru dalam periode yang sama maka harus melakukan
pembatalan terlebih dahulu.
102
Gambar 4.31. Menu Hitung
Menu Pembatalan
Gambar 4.32. Menu Pembatalan
Menu ini digunakan untuk membatalkan penghitungan terakhir jika
akan dilakukan penghitungan baru. Karena dalam satu periode hanya
dapat dilakukan satu kali pernghitungan.
103
4.7.5 Menu Laporan
Menu Laporan Memuat Rekap Gaji Per SD, Slip Gaji, Laporan per Stuktur
Gaji, dan Laporan Keseluruhan
Gambar 4.33. Menu Laporan
Tampilan Rekap per SD
Gambar 4.34. Rekap Gaji per SD
Laporan ini merupakan rekap gaji yang menurut SD, dapat dilihat
dengan memilih SD terlebih dahulu kemudian tampilkan, kemudian
bisa dicetak. Diperuntukkan kepada bendahara SD.
104
Tampilan Slip Gaji per Pegawai
Gambar 4.35. Slip Gaji per Pegawai
Laporan untuk masing-masing pegawai yang di tampilkan per SD
Tampilan Laporan per Struktur Gaji
Gambar 4.36. Rekap Gaji per Stuktur
Laporan masing-masing struktur gaji untuk pihak terkait yang di
tampilkan per SD.
105
Tampilan Laporan Keseluruhan
Gambar 4.37. Rekap Gaji Keseluruhan
Laporan untuk Kepala UPTD berisi nama SD dan jumlah penerimaan
keseluruhan tiap SD.
4.7.6 Menu Keluar
Menu untuk keluar dan mengakhiri program
Gambar 4.38. Menu Keluar
106
4.8. Penerapan Sistem
Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam pengembangan aplikasi /
sistem, dimana diharapkan aplikasi dapat di terapkan dalam kegiatan nyata
yang berhubungan dengan sistem tersebut . Terdapat evaluasi dan perbaikan
yang digunakan untuk penyempurnaan aplikasi sehingga dapat berjalan
optimal sesuai dengan yang diharapkan
Sebelum benar-benar diterapkan perlu dilakukan beberapa hal terlibih
dahulu antara lain :
1. Testing Program
Testing Program ini dilakukan oleh programmer sampai benar–benar
terbatas dari kesalahan baik validasi data guru dapat rangkap atau tidak,
pemasukan gaji dapat di tolak atau tidak, pihak UPTD Pendidikan
Kecamatan Wirosari mengetes menu-menu dalam program apakah sudah
memenuhi kebutuhan atau belum.
2. Training
Training ini bertujuan untuk memberi pelatihan materi program yang
akan dipakai UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari. Bagian yang
mendapat training disini adalah bagian Keuangan yang berhubungan
dengan program yang dipakai oleh pihak UPTD Pendidikan Kecamatan
Wirosari yaitu Sistem Informasi Penggajian, tentang cara membuka
program, dan cara menjalankan program. Training ini dilakukan setelah
program selesai di uji dan benar–benar terbebas dari kesalahan.
3. Change Over
Change over merupakan proses perubahan sistem lama ke sistem
baru. Metode ini yang dapat digunakan adalah Stanged Change Over yaitu
sistem lama diganti dengan sistem yang baru tetapi pergantiannya secara
bertahap.
Pergantian terhadap sistem baru dilakukan secara bertahap dengan
harapan selama proses penerapan sistem baru, sistem lama masih
107
digunakan, dengan alasan karena semua data dan transaksi terdahulu
masih diproses di sistem lama. Proses pergantian dari sistem lama ke
sistem baru bertahap, mulai dari pengcopian semua data, kemudian di uji
dan dikembangkan, apakah masih ada kendala atau tidak. Penerapan
tersebut dalam arti sebagian menggunakan sistem yang baru sebagian lagi
menggunakan sistem yang lama.
4. Maintenance
Setelah semua sistem dapat terselesaikan, maka sistem membutuhkan
perawatan supaya sistem dapat berjalan dengan baik dan data dapat
tersimpan dengan aman.
Yang perlu dilakukan untuk merawat sistem adalah :
a. Back up
Progaram dilengkapi dengan rangakaian back up periodik secara
otomatis jadi setiap bulan data akan tersimpan dengan sendirinya. Baru
dalam jangka waktu tertentu data tersebut di back up ke CD/DVD.
Data yang harus di back up misalnya data guru, data gaji dan
potongan, dan data lain yang berhubungan dengan pengolahan
penggajian.
b. Updating Data Base
Updating data base dilakukan jika dalam sistem akan ditambah sistem
baru, misalnya dalam sistem hanya terdapat edit, hapus, tambah,
simpan dan batal kemudian akan ditambah find untuk mencari data
secara cepat tanpa membuka satu persatu.
c. Menghapus data–data yang sudah tidak terpakai.
Untuk keakuratan data maka data yang sudah tidak terpakai harus
dihapus, misalnya saja data guru sudah pensiun harus dihapus, jadi
dalam bulan selanjutnya data guru pensiun tersebut sudah tidak ada
dalam daftar guru.
108