BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - NUSA MANDIRI

49

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi saat ini terus

berkembang pesat, begitu juga dengan penggunaan teknologi komputer yang telah

diterapkan di berbagai aspek perusahaan, karena kecepatan dalam mengakses dan

mengolah data serta yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan kemampuannya

tersebut komputer dapat mempermudah suatu pekerjaan.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat juga mempengaruhi setiap

sistem yang ada di perusahaan. Saat ini sistem pembelian sudah banyak

menggunakan komputer seorang user dapat bekerja lebih efektif, efisien, dan

waktu yang dibutuhkan relatif lebih cepat dibandingkan dengan proses

pengolahan data yang dilakukan secara manual, sehingga data yang disajikan bisa

tepat waktu, akurat dan relevan.

Pada bab ini, sistem yang diusulkan penulis merupakan sistem yang

sedang berjalan di PT. Sinar Abadi Terang Jakarta, dimana sistem yang berjalan

saat ini masih manual dan dari prosedur dirasakan masih belum mencapai hasil

yang optimal, sehingga pengalihan sistem yang lama ke sitem yang baru

diharapkan dapat mengatasi permasalahn yang ada dan mencapai tujuan yang

hendak di capai.

50

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Pada sub bab ini akan diuraikan mengenai prosedur sistem akuntansi yang

telah diusulkan. Prosedur sistem usulan yang akan diusulkan penulis tidak jauh

berbeda dengan sistem yang telah berjalan, hanya pada sistem usulan ini

digunakan komputerisasi dalam sistem pembeliannya.

1. Prosedur Permintaan Barang

Staff Gudang akan membuat RO (Request Order) untuk stok produk yang

kosong, kemudian RO yang sudah dibuat selanjutnya diberikan ke Spv

Admin dan diarsipkan oleh Staff Gudang. Kemuadian Spv Admin akan

melaporkan RO tersebut ke bagian Direktur Operasional untuk di Acc,

setelah form RO tersebut di tanda tangani dan di Acc oleh Direktur

Operasional, selanjutnya Spv Admin akan mengkonfirmasi ke bagian staff

gudang bahwa RO tersebut sudah di Acc oleh Direktur Operasional. Dan

selanjutnya RO yang sudah di Acc tersebut akan disimpan oleh Spv

Admin sebagai data ke file RO Acc.

2. Prosedur Pemesanan Barang

Sebelum membuat PO Spv Admin akan membuka arsip supplier terlebih

dahulu untuk mengecek harga barang dari supplier. Dan selanjutnya Spv

Admin akan membuat PO (Purchase Order) sesuai RO yang di Acc oleh

Direktur Operasional dengan membuka file RO Acc sebelumnya,

selanjutnya PO yang sudah dibuat akan dilaporkan ke Direktur

Operasional untuk di Acc, setelah PO di Acc oleh Direktur Operasioanl

kemudian PO Acc tersebut dikirimkan ke Supplier melalui email. Setelah

51

PO Acc tersebut di Acc oleh Supplier, pihak supplier akan

mengkonfirmasi PO yang sudah di Acc tersebut dan selanjutnya form PO

Acc yang sudah dikonfirmasi oleh supplier akan disimpan oleh Spv

Admin sebagai data ke file PO Acc.

3. Prosedur Penerimaan Barang

Supplier akan mengirimkan barang sesuai pesanan ke PT. Sinar Abadi

Terang, dengan membawa faktur penjualan rangkap 2, kwitansi dan surat

jalan rangkap 2, selanjutnya bagian admin akan mengecek barang yang

datang dan membuka file PO yang telah disimpan sebelumnya oleh Spv

Admin. Untuk mencocokkan bahwa barang yang datang sudah sesuai PO

(Purchase Order) sebelumnya, setelah admin mengecek barang

selanjutnya admin akan menandatangi surat jalan, untuk surat jalan yang

sudah di tanda tangani surat jalan copy rangkap 2 akan dibawa oleh

supplier, rangkap 1 akan disimpan sebagai data dalam file surat jalan oleh

admin. Dan untuk faktur penjualan dan kwitansi akan disimpan juga dalam

file Faktur Penjualan dan File Kwitansi oleh admin. Selanjutnya admin

akan membuat tanda terima kwitansi rangkap 2, dimana rangkap 1 yang

akan diberikan ke supplier. Rangkap 2 akan disimpan sebagai data ke

dalam File Tanda Terima Kwitansi oleh admin. Dan untuk surat jalan

rangkap 1 akan di copy, setelah di copy, surat jalan copy rangkap 1 akan

diserahkan ke Staff Gudang.

4. Prosedur Pembayaran Hutang

Setelah tanggal jatuh tempo Spv Admin akan melakukan pembayaran

untuk faktur penjualan yang sudah jatuh tempo dengan mengecek arsip

52

kwitansi yang diarsipkan oleh Admin sebelumnya. Dengan membuka arsip

kwitansi. Kemudian Spv Admin melakukan pembayaran melalui transfer

dimana bukti transfer tersebut akan di copy terlebih dahulu, untuk bukti

transfer copy selanjutnya akan dikirimkan ke supplier sebagai bukti dan

bukti transfer asli selanjutnya akan disimpan ke dalam arsip bukti transfer.

5. Proses Penjurnalan

Proses penjurnalan akan dilakukan berdasarkan file bukti transfer, file

kwitansi yang nantinya akan dibuatkan jurnal dan dimasukan ke file jurnal

oleh Admin.

6. Proses Laporan Pembelian

Berdasarkan file jurnal dan arsip kwitansi Spv Admin akan membuat

laporan pembelian yang akan dilaporkan ke Direktur Operasional pada

periode akhir bulan.

53

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan

1. Diagram Konteks

Keterangan:

RO : Request Order B. Transfer : Bukti Transfer

PO : Purchase Order Lap Pem : Laporan Pembelian

FP : Faktur Penjualan

SJ : Surat Jalan

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan

54

2. Diagram Nol

Keterangan:

RO : Request Order B. Transfer : Bukti Transfer

PO : Purchase Order Lap Pem : Laporan Pembelian

FP : Faktur Penjualan

SJ : Surat Jalan

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan

55

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi:

nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, periode, volume, dan

struktur data. Adapaun data sistem berjalan dari proses pemesanan sampai proses

pembayaran adalah sebagai berikut:

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Kamus Data Form Request Order

Nama Arus Data : Form Request Order

Alias : RO

Bentuk Data : Kertas

Arus Data : Staff Gudang-Proses 1.0-Direktur Operasional

Direktur Oprasional-Proses 1.0-File RO

Penjelasan : Untuk Permintaan Barang

Periode : Setiap ada permintaan barang

Volume : Satu Lembar

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header : Kop_Surat+Nama_Perusahaan+

Alamat_Perusahaan+Tanggal_RO+

Nama_Staff_Gudang+Keterangan

Isi : No+Nama_Barang+Jumlah+Total

Footer : Pemohon+Menyetujui

2. Kamus Data Faktur Penjualan

Nama Arus Data : Faktur Penjualan

Alias : FP

56

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Supplier-Proses 3.0

Proses 3.0-Arsip FP

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap pembayaran

Volume : Satu lembar


Header : Nama_Supplier+Alamat+Telp+Fax+

Alamat_Penerima+NPWP+Judul+

Tanggal+Lama_Kredit+Jatuh_Tempo+

Nomor_Order+Customer_Po+Salesman

No.Faktur : *Terdiri dari 8 digit*

Isi : Kode_Produk+Nama_Produk+Kemasan+

Jumlah_Barang+Free_Good+Harga_Jual

Jumlah+Disc_Special+Disc_Promosi

Footer : Cap_Tanda_Tangan+Toko_Pembeli+Adm

Jumlah+Discount_3%+Dasar_Pengenaaan_Pajak+

Ppn_10%+Total+Terbilang

3. Kamus Data Kwitansi

Nama Arus Data : Kwitansi

Alias : Kwitansi



57

Proses 3.0-Arsip Kwitansi

Penjelasan : Untuk pembayaran setiap ada tagihan

Periode : Setiap ada pembayaran Tagihan



Header : Judul

No Kwitansi : *Terdiri dari 8 digit*

Isi : Toko_Pembeli+Terbilang+Keterangan

Footer : Jumlah+Stempel+Tanggal+Materai

Tanda_Tangan+Nama_Supplier

4. Kamus Data Surat Jalan

Nama Arus Data : Surat Jalan

Alis : SJ

Bentuk Data : Kertas


Proses 3.0-Arsip Surat Jalan

Penjelasan : Untuk bukti pengiriman barang

Periode : Setiap ada pengiriman barang



Header : Kop_Surat+Nama_Supplier+Alamat+Telp+

Fax+Judul

Isi : Kpd_Yth+Nama_Pembeli+No_Telp+Alamat+

Tanggal_Kode_Produk+Nama_Produk+Kemasan

58

Qty_Keterangan

No. SJ : *Terdiri dari 7 digit*

Footer : Stempel+Tanda_Tangan+Penerima+

Bag_Pengiriman+Bag_Gudang

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Kamus Data Form Purchase Order

Nama Arus Data : Form Purchase Order

Alias : PO

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 2.0-Direktur Operasional

Proses 2.0-Supplier-File PO

Penjelasan : Permintaan pengiriman barang

Periode : Setiap ada permintaan barang



Header : Kop_Surat+Judul+Nama_Perusahaan+Alamat+

Telp

Isi : Tanggal+Nama_Supplier+Alamat+Telp+

Alamat_Pembeli+Telp+Judul+No+Item+Qty+

Description

Footer : Pemohon+Menyetujui

2. Kamus Data Tanda Terima Kwitansi

Nama Arus Data : Tanda Terima Kwitansi

59

Alias : T.T. Kwitansi


Arus Data : Proses 3.0-Supplier

Proses 3.0-File T.T. Kwitansi

Penjelasan : Sebagai bukti transaksi pembayaran

Periode : Setiap ada tagihan



Header : Kop_Surat

No T.T.Kwitansi : *Terdiri dari 8 digit*

Isi : Nama_Pembeli+Keterangan+Nama_Supplier

Footer : Penerima+Pengirim

3. Kamus Data Bukti Transfer

Nama Arus Data : Bukti Transfer

Alias : B. Transfer


Arus Data : Proses 4.0-Supplier

Penjelasan : Bukti Pembayaran

Periode : Setiap ada tagihan



Header : Keterangan

Isi : Tgl+Jam+Jenis+Transaksi+Rekening+

Nominal+Berita+Jenis_Transfer+

60

No_Referensi+Status

Footer : Keterangan+Hormat_Kami

4. Kamus Data Laporan Pembelian

Nama Arus Data : Laporan Pembelian

Alias : Lap Pembelian


Arus Data : Proses 6.0-Direktur Operasional

Penjelasan : Mengetahui pembelian barang

Periode : Setiap Bulan



Header : Kop_Surat+Nama_Perusahaan+Alamat+Telp

Judul+Bulan

Isi : No+Supplier+Product+Tagihan+No_Inv+

Jatuh_Tempo+No_Rek+Atas_Nama

Footer : Dibuat_Oleh+Stempel

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Pada spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan pembahasan mengenai

bentuk dokumen-dokumen dari sistem usulan yang mempunyai peranan dalam

proses sistem pembelian barang pada PT.Sinar Abadi Terang Jakarta. Adapun

spesifikasi dari sistem tersebut sebagai berikut:

61

4.5.1. Bentuk Dokument Masukan (Input)

Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang

berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu

keluaran. Dokumen masukan dalam proses pembelian secara kredit pada PT.

Sinar Abadi Terang Jakarta sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Form Request Order

Fungsi : Untuk Permintaan Barang

Sumber : Gudang

Tujuan : Spv Admin

Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran C-1

2. Nama Dokumen : Faktur Penjualan

Fungsi : Untuk Bukti Penjualan Barang

Sumber : Supplier

Tujuan : PT. Sinar Abadi Terang Jakarta

Frekuensi : Setiap Ada Transaksi Pembayaran Barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


3. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Untuk Pembayaran Setiap Ada Tagihan

62

Sumber : Supplier


Frekuensi : Setiap Ada Pembayaran Tagihan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


4. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk Bukti Pengiriman Barang

Sumber : Supplier


Frekuensi : Setiap Ada Transaksi Pengiriman Barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran (Output)

1. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Pemesanan Barang

Sumber : Spv Admin

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ada pemesanan Barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran D-1

63

2. Nama Dokumen : Tanda Terima Kwitansi

Fungsi : Sebagai Tanda Terima

Sumber : Admin

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap Ada Pembelian Barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


3. Nama Dokumen : Bukti Transfer

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Spv. Admin

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembayaran

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


4. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Mengetahui Pembelian Barang

Sumber : Spv Admin

Tujuan : Direktur Operasional

Frekuensi : Satu Bulan Sekali

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


64

3. Nama Dokumen : Data Jurnal

Fungsi : Untuk Mencatat Transaksi Pembelian

Sumber : Admin

Tujuan : Spv Admin

Frekuensi : Satu Bulan Sekali

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


4. Nama Dokumen : Data Perkiraan

Fungsi : Untuk Data Perkiraan

Sumber : Admin

Frekuensi : Jurnal

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


65

4.5.3. Normalisasi File

Bentuk normalisasi dari rancangan sistem usulan yang penulis buat sebagai

berikut:

1. Bentuk Tidak Normal

Gambar IV.3.

Bentuk Unnormal

66

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Gambar IV.4.

Bentuk Normal Kesatu (1NF)

67

3. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Keterangan: * = Kunci Utama (Primary Key)

** = Kunci Tamu (Foreign Key)

= Satu ke Satu (One To One)

= Satu ke Banyak (One To Many)

Gambar IV.5.

Bentuk Normal Kedua (2NF)

68

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Keterangan: * = Kunci Utama (Primary Key)

** = Kunci Tamu (Foreign Key)

= Satu ke Satu (One To One)

= Satu ke Banyak (One To Many)

Gambar IV.6.

Bentuk Normal Ketiga (3NF)

69

4.5.4. Spesifikasi File

Bentuk spesifikasi file pada sistem usulan ini dibuat supaya file-file yang

telah ada tidak mengalami kerusakan. Untuk pengolahan data pada waktu

pemprosesan maka data-data yang akan dimasukan kedalam beberapa file yaitu:

1. Nama File : File Barang

Akronim : Barang

Organisasi File : Indexsequential

Tipe File : File Master

Akses File : Random

Media Penyimpanan : Hardisk

Kunci Field : kode_brg

Panjang Record : 35

Tabel IV.1.

Spesifikasi File Barang

2. Nama File : File Supplier

Akronim : Supplier



70

Akses File : Random


Kunci Field : kd_supplier

Panjang Record : 80

Tabel IV.2

Spesifikasi File Supplier

3. Nama File : File Pemesanan

Akronim : Pemesanan



Akses File : Random


Kunci Field : no_po

Panjang Record : 15

71

Tabel IV.3. Spesifikasi File Pemesanan

4. Nama File : File Pembayaran

Akronim : Pembayaran



Akses File : Random


Kunci Field : no_kwitansi

Panjang Record : 40

72

Tabel IV.4.

Spesifikasi File Pembayaran

5. Nama File : File Perkiraan

Akronim : Perkiraan


Tipe File : File Transaksi

Akses File : Random


Kunci Field : no_akun

Panjang Record : 30

73

Tabel IV.5.

Spesifikasi File Perkiraan

6. Nama File : File Jurnal

Akronim : Jurnal



Akses File : Random


Kunci Field : no_jurnal

Panjang Record : 51

74

Tabel IV.6.

Spesifikasi File Jurnal

7. Nama File : File Detail Pemesanan

Akronim : Detail Pemesanan



Akses File : Random


Kunci Field : -

Panjang Record : 20

75

Tabel IV.7.

Spesifikasi File Detail Pemesanan

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode yang ada dalam sistem usulan ini adalah:

1. Kode Barang

Kode barang terdiri dari 5 huruf dan 5 angka. Adapun struktur kodenya

sebagai berikut:

Contoh:

Keterangan:

PIG : Menunjukkan Merk barang yaitu Pigeon

X X X X X X 9 9 9 9

P I G B S 2 5 0 0 1

Merk Barang Jenis Barang Ukuran Barang Nomor Urut Barang

76

BS : Menunjukkan Jenis barang yaitu Botol Susu

250 : Menunjukan Ukuran barang yaitu 250ml

01 : Menunjukkan Nomor Urut barang

2. Kode Supplier

Kode supplier terdiri dari 2 huruf dan 3 angka. Adapun struktur kodenya

sebagai berikut:

Contoh:

Keterangan:

MI : Menunjukkan Inisial nama Supplier yaitu PT. Multicitra Indo Tbk

J : Menunjukkan Inisial wilayah Jakarta

01 : Menunjukkan Nomor Urut Supplier 1

3. Nomor Perkiraan

Kode Nomor Perkiraan terdiri dari 5 angka. Adapun struktur kodenya

sebagai berikut:

X X 9 9 9

M I J 0 1

Nomor Urut Supplier

Kode Area Supplier

Inisial Nama Supplier

77

Contoh:

Keterangan:

1 : Kelompok Perkiraan, Aktiva

1 : Golongan Perkiraan, Aktiva Lancar

001 : Nomor Urut Akun

4. Nomor Pemesanan

Kode Nomor Pemesanan terdiri dari 2 huruf dan 8 angka. Adapun struktur

kodenya sebagai berikut:

Contoh:

Keterangan:

9 9 9 9 9

1 1 0 0 1

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

Inisial Transaksi Tahun Transaksi

Bulan Transaksi Nomor Urut

P O 1 6 0 1 0 0 0 1

Jenis Perkiraan Golongan Perkiraan Kelompok Perkiraan

78

PO : Inisial nama transaksi pemesanan, Purchase Order

16 : Tahun untuk transaksi pemesanan

01 : Bulan untuk transaksi pemesanan

0001 : Nomor urut untuk transaksi pemesanan

5. Kode Nomor Pembayaran

Kode nomor pembayaran terdiri dari 2 huruf dan 8 angka. Adapun struktur

kodenya sebagai berikut:

Contoh:

Keterangan:

NB : Akronim untuk kode transaksi pembayaran

16 : Tahun untuk transaksi pembayaran

02 : Bulan untuk transaksi pembayaran

0001 : Nomor urut transaksi pembayaran

6. Nomor Jurnal

Nomor Jurnal terdiri dari 2 huruf dan 9 angka. Adapun struktur kodenya

sebagai berikut:

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

Akronim Tahun Transaksi

Bulan Transaksi Nomor Urut

N B 1 6 0 2 0 0 0 1

79

Contoh:

Keterangan:

JN : Inisial nama jurnal

2016 : Tahun untuk jurnal

00001: Nomor urut jurnal

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program pada sistem yang diusulkan yatu menerangkan

program yang akan dipergunakan dalam sistem yang akan diterapkan, beserta

diagram HIPO (Hierarcy plus Input-Proses-Output) yang menguraikan terntang

hirarki program secara keseluruhan. HIPO (Hierarcy plus Input-Proses-Output)

sendiri adalah alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan

sistem. Adapun struktur program pada sistem yang diusulkan sebagai berikut:

JN

N 2 0 1 6 0 0 0 0 1

XN

X 9 9 99

9 9 9 9 9 9

Inisial Jurnal Tahun Transaksi No Urut

80

Gambar IV.7.

Diagram HIPO (Hierarcy plus Input-Proses-Output)

81

Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai cara penggunaan

program aplikasi, yang penulis sediakan guna pemprosesan data, dengan adanya

spesifikasi program ini diharakan pemakai dapat mengetahui langkah-langkah

pengoperasian program aplikasi ini.

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama Program : Pembelian

Akronim Program : login.frm

Bahasa Program : Visual Basic 6.0

Fungsi : Untuk masuk ke menu utama

Bentuk Lampiran : Lampiran E-1

Proses Program:

a. Klik icon program pembelian, kemudian tampil form login

b. Masukan Id User dan Password

c. Klik menu OK untuk masuk ke menu utama

d. Klik menu EXIT untuk keluar dari menu login

2. Spesifikasi Program Menu Utama Pembelian


Akronim Program : menu_utama.Frm


Fungsi : Untuk menampilkan sub menu utama

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-2

Sub Menu Utama terdiri dari:

1. Master

2. Transaksi

82

3. Laporan

4. Keluar

Proses Program:

a. Jalankan program menu utama

b. Tampil bentuk layar menu utama yang terdiri dari Master,

Transaksi, Laporan dan Keluar

c. Jika memilih menu master maka akan ditampilkan sub menu

barang, supplier dan perkiraan

d. Jika memilih menu transaksi maka akan ditampilkan sub menu

pemesanan dan pembayaran

e. Jika memilih menu laporan maka akan ditampilkan sub menu

laporan pembelian dan rekap jurnal pembelian

f. Jika memilih keluar maka akan keluar dari program.

3. Spesifikasi Program Menu Brarang


Akronim Program : barang.Frm


Fungsi : Untuk menyimpan data barang


Proses Program:

a. Klik menu sub barang maka akan ditampilkan data barang

b. Klik menu tambah untuk menambah data barang

83

c. Klik menu edit untuk mengubah data barang

d. Klik menu hapus untuk menghapus data barang

e. Klik menu simpan untuk menyimpan data barang

f. Klik menu keluar untuk kembali ke menu utama

4. Spesifikasi Program Menu Supplier


Akronim Program : supplier.Frm


Fungsi : Untuk menyimpan, merubah, dan menghapus data

supplier


Proses Program:

a. Dari program menu utama pilih menu master, lalu pilih sub menu

supplier maka akan ditampilkan data supplier

b. Klik menu tambah untuk menambahkan data supplier

c. Klik menu edit untuk mengubah data supplier

d. Klik menu hapus untuk menghapus data supplier

e. Klik menu simpan ntuk menyimpan data supplier

f. Klik menu keluar dari data supplier untuk kembali ke menu utama

5. Spesifikasi Program Menu Data Perkiraan


Akronim Program : perkiraan.Frm


84

Fungsi : Untuk menyimpan, merubah dah menghapus data

perkiraan


Proses Program:

a. Dari program menu utama pilih master, lalu pilih perkiraan maka

akan ditampilkan data perkiraan

b. Klik menu tambah untuk menambahkan data perkiraan

c. Klik menu edit untuk merubah data perkiraan

d. Klik menu batal untuk membatalkan data perkiraan

e. Klik menu hapus untuk menghapus data perkiraan

f. Klik menu simpan untuk menyimpan data perkiraan

g. Klik menu exit dari data perkiraan untuk kembali ke menu utama.

6. Spesifikasi Program Transaksi Pemesanan


Akronim Program : pemesanan.Frm


Fungsi : Untuk memasukkan data transaksi pemesasanan

Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E-6

Proses Program:

a. Dari program menu utama pilih transaksi, lalu pilih pemesanan

maka akan ditampilkan data transaksi pemesanan pembelian

b. Klik menu tambah untuk memasukkan transaksi pemesanan

c. Klik menu batal untuk membatalkan transaksi pemesanan

d. Klik menu edit untuk merubah transaksi pemesanan

85

e. Klik menu simpan untuk menyimpan transaksi pemesanan


7. Spesifikasi Program Transaksi Pembayaran


Akronim Program : pembayaran.Frm

Bahas Program : Visual Basic 6.0

Fungsi : Untuk memasukkan data transaksi pembayaran


Proses Program:

a. Dari program menu utama pilih transaksi, lalu pilih pembayaran

maka akan ditampilkan transaksi pembayaran.

b. Klik menu tambah untuk memasukkan transaksi pembayaran

c. Klik menu edit untuk merubah transaksi pembayaran

d. Klik menu batal untuk membatalkan transaksi pembayaran

e. Klik menu simpan untuk menyimpan transaksi pembayaran


8. Spesifikasi Program Menu Laporan Pembelian


Akronim Program : laporan_pembelian.Frm


Fungsi : Untuk menampilkan dan mengecek laporan

pembelian


86

Proses Program:

a. Dari program menu utama pilih menu laporan, lalu pilih laporan

pembelian

b. Maka akan ditampilkan data laporan pembelian

c. Klik menu cetak untuk mencetak laporan pembelian

d. Klik menu keluar untuk kembali ke menu laporan pembelian

9. Spesifikasi Program Transaksi Rekap Jurnal Pembelian


Akronim Program : jurnal.Frm


Fungsi : Untuk memasukkan data transaksi jurnal


Proses Program:

a. Dari program menu utama pilih menu laporan, lalu pilih rekap

jurnal pembelian

b. Maka akan ditampilkan data rekap jurnal pembelian

c. Klik menu cetak untuk mencetak rekap jurnal pembelian

d. Klik menu keluar untuk kembali ke menu laporan jurnal

10. Spesifikasi Program Menu Keluar


Akronim Program : logout.Frm

Bahas Program : Visual Basic 6.0

Fungsi : Untuk keluar dari program utama

Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E-10

87

Proses Program:

a. Klik menu keluar dari menu utama

b. Maka selanjutnya akan keluar dari program

4.6. Spesifikasi Komputer

Dalam sistem ini dapat penulis kemukakan beberapa aspek yang menunjang

dalam pengolahan data dalam sistem komputerisasi yang telah direncanakan.

Suatu sistem dapat dikatakan baik dan akan berhasil digunakan dan diterapkan

jika didukung dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain perangkat

keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pemakai (brainware).

4.6.1. Umum

Pengembangan sistem informasi berbasis komputer selain membutuhkan

banyak sumber daya, juga memakan waktu yang cukup lama untuk

menyelesaikannya dan melewati beberapa tahapan, dimulai dari sistem itu

direncanakan hingga sistem diterapkan. Apabila sistem yang telah ada masih

menimbulkan berbagai masalah yang rumit dan tidak dapat diatasi dalam tahap

pemeliharaanya, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk

menunjang kebutuhan akan pengolahan data tersebut dengan menggunakan

perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras

merupakan faktor fisik komputer yang dapat beerkerja dengan baik, semakin

bagus perangkat lunaknya maka akan mempermudah pemprosesan data. Kedua

sarana pendukung tersebut merupakan suatu kesatuan yang harus saling

mendukung agar dapat dimanfaatkan secara maksimal.

88

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras yaitu peralatan dari sistem yang secara fisik dapat terlihat.

Sistem perangkat keras digunakan untuk mendukung berjalannya kegiatan

pengolahan data pembelian ini menggunakan fasilitas komputer sebagai berikut:

a. Processor : Intel(R) Core(TM) i3-3240 CPU @3.40GHz

b. Memori : 4.00 GB (3.20 GB usable)

c. Hard disk : 465.76 GB

d. Monitor : Samsung B1630

e. Keyboard : K120 Keys

f. Printer : Epson L110

g. Mouse : Standard Mouse

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak adalah komponen dalam data processing system yang

berupa program-program yang digunakan atau diperlukan untuk mengetahui

sistem dan menjalankan perangkat keras, diantaranya adalah bahasa

pemrograman, sistem operasi dan program aplikasi. Adapun perangkat lunak yang

digunakan adalah:

a. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate

b. Software : Microsoft Visual Basic 6.0

c. Database : Microsoft Access 2007

89

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai tahapan

yang akan dilakukan dan menjelaskan segala sesuatu dalam proses perancangan

sistem informasi. Dalam implementasi ini merupakan jadwal yang berfungsi

sebagai panduan atau pedoman terhadap kegiatan atau tahapan yang harus

dilakukan dalam implementasi tersebut guna mencapai kegiatan yang diharapkan.

Dalam perencanaan implementasi ini dibagi beberapa tahapan yang meliputi:

1. Penyiapan Data Awal

Suatu kegiatan yang mempunyai tujuan untuk mengumpulkan data dan

mengelompokkan data tersebut berdasarkan kebutuhan. Penyimpanan

data awal ini menyiapkan waktu kurang lebih dua minggu pada bulan

pertama.

2. Pembuatan Program dan Test Program

Pembuatan program dan test program pada sistem ini bertujuan agar

program yang telah dibuat dapat digunakan untuk mengolah semua data

yang telah ada pada file databasenya. Pembuatan program ini

memerlukan waktu yang lama dibandingkan dengan tahap yang lainnya.

Program yang dibuat diharapkan sebuah program yang benar-benar

program yang mampu menjalankan sistem usulan yang baik. Pada

kegiatan ini diperlukan waktu empat minggu pada bulan pertama minggu

ketiga.

3. Pembuatan Buku dan Petunjuk

Pada tahap ini akan dibuat petunjuk operasi untuk menjalankan sistem

usulan yang berisi prosedur kerja teknik pembuatan program serta

90

prosedurnya, pembuatan buku petunjuk operasi ini diperkirakan akan

membutuhkan waktu selama dua minggu pada minggu ketiga bulan

kedua.

4. Pelatihan dan Training

Pada kegiatan ini dimaksudkan agar calon user mengetahui prosedur

kerja yang akan dijadwalkan, selain itu juga pengenalan lebih lanjut pada

calon user mengenai keunggulan sistem yang nantinya akan diterapkan.

Waktu yang diperlukan dalam tahap ini kurng lebih satu minggu yaitu

minggu pertama bulan ketiga.

5. Test Sistem

Pada kegiatan test sistem ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang

sedang berjalan atau yang sudah terinovasi, apakah sudah memenuhi

target yang dicapai atau gagal. Kegiatan test sistem ini diperlukan hingga

berulang-ulang demi terciptanya sistem yang lebih dipercaya dan diakui

kehandalannya. Waktu yang diperlukan dalam kegiatan test sistem ini

adalah tiga minggu.

6. Evaluasi dan Operasi

Operasi sistem adalah yang mengoperasikan sistem baru secara

keseluruhan dengan menggunakan data sesungguhnya, masi diperlukan

adanya pengawasan secara keseluruhan terhadap sistem yang baru, agar

sistem terhindar dari kesalahan yang ada. Waktu yang diperlukan pada

tahap ini adalah empat minggu yaitu mulai minggu pertama pada bulan

keempat. Adapun daftar selengkapnya serta rincian yang diperlukan

untuk masing-masing kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut:

91

Tabel IV.8.

Jadwal Implementasi

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - NUSA MANDIRI

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - NUSA MANDIRI