BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id...medical record, resep obat, kwitansi,...

39

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perancangan sistem yang di rancang untuk memberikan informasi serta

mengolah data yang berhubungan dengan administrasi klinik, nomor antrian,

medical record, resep obat, kwitansi, laporan serta informasi penting lainnya.

Dalam design yang dirancang dapat membantu proses pengolahan data pasien,

mempermudah tenaga kerja staff klinik pratama bruder glorieux. Sistem

pengolahan yang digunakan masih kurang maksimal sehingga terdapat banyak

kekurangan dalam proses berjalan sebelumnya. Oleh karena itu penulis mencoba

membuat rancangan sistem usulan mengenai pengolahan data pasien, serta sistem

ini juga di harapkan menjadi sistem informasi yang jauh lebih baik, akurat dan

dapat memaksimalkan keterangan informasi kepada bagian staff klinik dan

pemimpin.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

1. Prosedur Pengambilan Antrian

Pasien datang ke bagian administrasi dengan menyerahkan kartu pasien,

kemudian bagian administrasi memberikan nomor antrian dan mengecek

medical record kemudian disimpan ke file medical record

2. Prosedur berobat

Berdasarkan medical record dokter akan memanggil pasien dan melakukan

pengecekan kesehatan sesuai keluhan yang tertera didalam medical record,

40

kemudian dokter memeriksa pasien memberikan resep obat pada pasien

dengan keluhan penyakit yang di derita.

3. Proses penebusan obat dan pembayaran

Pasien akan mengambil obat berdasarkan resep obat yang di buat oleh

dokter kemudian administrasi akan menyerahkan obat berserta kwitansi

pembayaran obat. Setelah itu di serahkan kepada pasien, kemudian

administrasi mencatat data obat yang keluar serta biaya yang masuk

kedalam rekap obat disimpan kedalam file obat dan rekap harian kedalam

file pembayaran.

4. Prosedur pembuatan laporan

Setiap bulan bagian administrasi membuatkan laporan berdasarkan file

pasien, file berobat, dan file penebusan dan pembayaran.

41

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Gambar IV. 1 Diagram Konteks Usulan

Keterangan :

LPB :Laporan Bulanan

42

Gambar IV.2 Diagram Nol Usulan

Keterangan :

LPB :Laporan Bulanan

43

1. Diagram Detail

Gambar IV.3 Diagram Detail

44

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

A. Kamus Data Masukan Usulan

Kartu Pasien

Nama Arus Data : Kartu Pasien

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 1 - Pasien

Penjelasan : Sebagai persyaratan berobat

Periode : Setiap akan berobat

Volume : 1 lembar

Struktur data : Header + Isi

Header = Nama_Klinik + Alamat_Klinik

Isi = Nama_Pasien + Tanggal_Lahir + Alamat +

No_Telpon + No_Pasien

Keterangan :

Kode pasien *5 Digit*

Nama pasien *25 Digit*

Tanggal lahir *Date*

Alamat *30 Digit*

No telpon *12 Digit*

45

B. Kamus Data Keluar Usulan

1. No Antrian

Nama Arus Data : No Antrian

Alias : -



Penjelasan : Sebagai persyaratan nomer antrian berobat

Periode : Setiap ada Antrian pasien

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header = No_Antrian + Nama_Klinik

Isi = No

Keterangan :

2. Kwitansi

Nama Arus data : Kwitansi

Alias : Kwitansi



Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap ada pembayaran

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul + Nama_Klinik + Alamat

Keterangan :

46

Judul = Kwintansi

Isi = Kode_Transaksi + Kode_Pasien + Nama_Pasien

+ Tanggal_Transaksi + Uang_Kembali +

Uang_Bayar + Total_Bayar

Keterangan :

Kode transaksi *6 Digit*

Kode pasien *5 Digit*

Nama pasien *25 Digit*

Tanggal transaksi *Date*

Uang kembali *currency*

Uang bayar *currency*

Total bayar *currency*

Footer = Tanda_Tangan

3. Resep Obat

Nama arus data : Resep Obat

Alias : Resep Obat

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : proses3-pasien

Penjelasan : Sebagai bukti keluhan penyakit pasien

Periode : Setiap ada pasien yang berobat

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Klinik + Alamat

Isi = Nama_Dokter + Nama_Penyakit + Harga +

47

Keterangan

Keterangan :

Nama dokter *25Digit*

Nama penyakit *30 Digit*

Harga *currency*

Keterangan *30 Digit*

Footer = Paraf_Dokter

4. Laporan Bulanan

Nama Arus data : LPB

Alias : laporan bulanan

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 4 – Pemimpin

Penjelasan : Sebagai bukti kegiatan administrasi

Periode : Setiap bulan

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header = Nama_Klinik + Alamat

Isi = Tgl + Nama_Pasien + Umur + Keterangan

Keterangan :

Tgl *date*

Nama pasien *25Digit*

Umur *2 Digit*

Keterangan *30 Digit*

48

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Kartu Pasien

Fungsi : Sebagai syarat pasien berobat

Sumber : Pasien

Tujuan :Administrasi

Media :Kertas

Jumlah :Satu

Frekuensi : Setiap ada pasien berobat

Bentuk :LampiranC.1

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

2. Nama Dokumen : No Antrian

Fungsi : Memanggil pasien

Sumber :Admin

Tujuan :Pasien

Media :Kertas

Jumlah :Satu

Frekuensi :Setiap Ada Antrian

Bentuk :LampiranD.1

3. Nama Dokumen : Resep Obat

Fungsi : Sebagai tanda pasien telah melakukan pemeriksaan

Sumber : Pasien

Tujuan : Administrasi

Media :Kertas

49

Jumlah :Satu

Frekuensi : Setiap pasien akan melakukan pembayaran

Bentuk :LampiranD.2

4. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai tanda telah melakukan pembayaran

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pasien

Media :Kertas

Jumlah :Satu

Frekuensi : Setiap pasien setelah melakukan pembayaran

Bentuk :LampiranD.3

5. Nama Dokumen : Lap. Bulanan

Fungsi : Sebagai bukti data pasien yang telah melakukan

berobat

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pemimpin

Tujuan : Pasien

Media :Kertas

Frekuensi : Setiap pasien setelah melakukan pembayaran

Bentuk :LampiranD.4

50

4.5.3. ERD(Entity Relationship Diagram)

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data di

kembangkan kembali ke dalam bentuk Entity relationship diagram, sehingga

hubungan antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan

field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang penulis buat:

A. ERD (Entity Relationship Diagram)

Gambar IV.4

Entity Relationship Diagram

51

B. LRS (Logical Relationship Diagram)

Gambar IV.4

Logical Relationship Diagram

4.5.4 Spesifikasi File

Setelah membuat rancangan dokumen masukan dan keluaran maka tahap

selanjutnya adalah membuat file yang diinginkan.

1. File Data Admin

Nama File : File Data Admin

Akronim : Admin

Fungsi : untuk menyimpan data petugas

Tipe : File Master

52

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 42 karakter

Kunci Field : id_Admin

Software : Microsof Access 2010

Tabel IV.1

Spesifikasi File Data Admin

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. Kode Admin id_admin Text 5 Primary Key

2. Nama Admin Nm_admin Text 25

3. Password Password Text 5

4. Hak akses Hakakses Text 2

2. File Data Pasien

Nama File : File Data Pasien

Akronim : pasien

Fungsi : untuk menyimpan data pasien

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 72 Karakter

Kunci Field : id _pasien


53

Tabel IV.2

Spesifikasi File Data Pasien


1. Kode Pasien id_pasien Text 5 Primary Key

2. Kode dokter Id_dokter text 5 Foreigen key

3. Nama Pasien Nm_pasien Text 25

4. Tanggal Lahir Tgl_Lahir Date

5. Alamat Alamat Text 30

6. No Telpon No_telpon Text 12

3. File Data Dokter

Nama File : File Data Dokter

Akronim : dokter

Fungsi : Melayani pasien yang sakit

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 55 karakter

Kunci Field : id_dokter


54

Tabel VI.3

Spesifikasi File Data Dokter


1. Kode Dokter Id_dokter Text 7 Primary Key

2. Nama dokter Nm_dokter Text 25

3. Jasa dokter Jasa_dokter Curency

4. Spesialis dokter Sp_dokter Text 25

4. Medical Record

Nama File : Medical Record

Akronim : Medical Record

Fungsi : menyimpan data keluhan psien

Tipe : File Transaksi


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : id_medical_record


55

Tabel VI.4

Spesifikasi File Data Medical Record


1. Kode medical

record Id_medical_record Text 5 Primary Key

2.

Kode Dokter Id_dokter Text 5 Foreigen key

3. Kode Admin Id_admin Text 5 Foreigen key

2. Nama pasien Nm_pasien Text 25

4. Tanggal

berobat Tgl_berobat Date -

5 No telpon No_telpon Text 12

6 diagnosa Diagnosa Text 30

5. Transaksi Pembayaran

Nama File : Transaksi Pembayaran

Akronim : Transaksipembayaran

Fungsi : sebagai alat transaksi pembayaran

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : id_Transaksi


56

Tabel VI.1

Spesifikasi File Data Transaksi Pembayaran


1. Kode Transaksi Id_transaksi Text 6 Primary Key

2. kode pasien id_pasien Text 5 Foreign key

4. Tanggal

transaksi Tgl_transaksi Date -

5 Uang kembali Uang

kembali Curency

6 Uang bayar Uang bayar Curency

7 Total bayar Total bayar Curency

4.5.5 Stuktur kode

1. Data Pasien

X X 9 9 9

Contoh :

P S 0 0 1

Keterangan:

Nomer urut

Singkatan pasien

57

PS : Pasien

001 : Nomor Urut

2. Data Obat

X X 9 9 9

Nomer Urut

Jenis obat

Singkatan obat

Contoh:

O K 0 0 1

Keterangan:

O : Obat

K : Kanak-kanak

001 : Nomor Urut

3. Transaksi Pembayaran

X X 9 9

9 9 0 0 1

Bulan

Tanggal

Singkatan

transaksi pembayaran

58

Contoh :

T R 2 7 0 7

Keterangan:

TR : Transaksi

27 : Tanggal

07 : Bulan

01 : Nomor Urut

4. Medical Record

No urut

Singkatan Medical Record

Contoh :

Keterangan:

MR : Medical Record

001 : No. Urut

M R 9 9 9

M R 0 0 1

59

5. Data dokter

Nomor Urut

Tahun Awal Masuk Kerja

Spesialis dokter

Singkatan Dokter

Contoh :

Keterangan

D : Dokter

UM : UMUM

17 : Tahun Masuk Kerja

02 : Nomor Urut

X X X 9 9 9 9

D U M 1 7 0 1

60

4.5.6 Spesifikasi program

Dalam komputerisasi ini perlu didukung dengan adanya suatu program

komputer oleh karena itu dibutuhkan sebuah petunjuk dalam pembuatan program

komputer yang dikenal sebagai spesifikasi program. Program dibuatkan

berdasarkan sfesifikasi yang ada agar sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan

oleh pemakai.

Adapun spesifikasi peogram yang terdapat pada program berlangganan koran

pada klinik pratama bruder glorieux adalah sebagai berikut:

Gambar IV.5

HIPO Diagram

61

1. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : From Menu Utama

Akronim : Menu.frm

Fungsi : Untuk menampilkan menu pilihan program yang

tersedia

Paket program : Visual Basic

Tampilan : Lampiran E.1

Proses program :

a. Pada tampilan menu utama terdapat 5 pilihan yaitu Menu Master,

Menu Transaksi, Men Laporan, Keluar

b. Klik Menu Master terdapat 1 sub menu yaitu Data Dokter, Data

Pasien, Data Admin.

c. Klik Menu Transaksi terdapat 2 sub menu yaitu Transaksi

Pembayaran dan Medical Record

d. Klik menu laporan terdapat 2 sub menu yaitu laporan Pasien dan

Laporan Transaksi.

e. Klik menu keluar terdapat 2 sub menu yaitu log out untuk keluar

dari menu utama dan kembali ke from login, sedangkan sub menu

keluar aplikasi untuk keluar seluruh program kemudian akan

muncul pesan bagi pengguna “ Apakah anda ingin keluar dari

aplikasi in ?” klik tombol yes bila ingin keluar dan klik tombol no

bila tidak.

62

2. Spesifikasi Program Menu Data Dokter

Nama Program : Data Dokter

Akronim : Dokter.frm

Fungsi : Menampilkan File Data Dokter

Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.2

Proses Program :

a. Klik Menu Master, lalu klik Data Dokter.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Dokter.

c. Klik Ubah untuk mengubah data yang sudah tersimpan.

d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Dokter.

e. Klik Hapus untuk menghapus Data Dokter.

f. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Dokter.

3. Spesifikasi Program Menu Data Medical Record

Nama Program : Data Medical Record

Akronim : Medical Record.frm

Fungsi : Menampilkan File Data Medical Record



Proses Program :

a. Klik Menu Master, lalu klik Data Medical Record.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Medical Record.


63

d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Medical Record.

e. Klik Hapus untuk menghapus Data Medical Record.

f. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Medical Record.

4. Spesifikasi Program Menu Data Admin

Nama Program : Data Admin

Akronim : Admin.frm

Fungsi : Menampilkan File Admin



Proses Program :

a. Klik Menu Master, lalu klik Data Admin.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Admin.


d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Admin.

e. Klik Hapus untuk menghapus Data Admin.

f. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Admin.

5. Spesifikasi Program Menu Data Pasien

Nama Program : Data Pasien

Akronim : Pasien.frm

Fungsi : Menampilkan File Data Pasien



Proses Program :

a. Klik Menu Master, lalu klik Data Pasien.

64

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Pasien.


d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Pasien.

e. Klik Hapus untuk menghapus Data Pasien.

f. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Pasien.

6. Spesifikasi Program Menu Transaksi Pembayaran

Nama Program : Transaksi Pembayaran

Akronim : Pembayaran.frm

Fungsi : Menampilkan File Transaksi Pembayaran



Proses Program :

a. Klik Menu Transaksi, lalu klik Transaksi Pembayaran.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Transaksi Pembayaran.


d. Klik Simpan untuk menyimpan Transaksi Pembayaran.

e. Klik Hapus untuk menghapus Transaksi Pembayaran.

f. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Transaksi Pembayaran.

7. Spesifikasi Program Menu Laporan Pasien

Nama Program : Laporan Pasien

Akronim : Lpasien.frm

Fungsi : Menampilkan File Laporan Pasien



65

Proses Program :

a. Klik Menu Laporan, lalu klik Laporan Pasien.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Laporan Pasien.


d. Klik Simpan untuk menyimpan Laporan Pasien.

e. Klik Hapus untuk menghapus Laporan Pasien.

f. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Laporan Pasien.

8. Spesifikasi Program Menu Laporan Pembayaran

Nama Program : Laporan Pembayaran

Akronim : LPembayaran.frm

Fungsi : Menampilkan File Data Pasien



Proses Program :

a. Klik Menu Laporan, lalu klik Laporan Pembayaran.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Laporan Pembayaran.


d. Klik Simpan untuk menyimpan Laporan Pembayaran.

e. Klik Hapus untuk menghapus Laporan Pembayaran.

f. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Laporan Pembayaran.

66

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Sistem komputer terdiri dari tiga komponen utama, yaitu perangkat keras

(hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat manusia (brainware).

Ketiga komponen tersebut saling mendukung satu sama lain agar suatu sistem

dapat bekerja dengan kinerja yang baik.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras yang dimaksud adalah seperangkat alat yang diperlukan

dalam sistem usulan sebagai berikut:

1. Processor : Intel(R) Celeron(R)

2. RAM : 2 GB

3. Monitor : Asus 14”

4. Harddisk : 500 GB

5. Keyboard : 108 Keys

6. Printer : Canon Pixma MP237

7. Mouse : Standar Mouse

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (Software) adalah komponen data processing yang berupa

program-program dan teknik-teknik lain untuk mengontrol sistem. Di dalam

sistem usulan penulis usulkan adalah menggunakan program Visual Basic

berpedoman pada keistimewaan yang dimiliki oleh program paket tersebut.

Adapun perangkat lunak yang dipergunakan dalam pembuatan tugas akhir

ini adalah:

67

1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate 32-bit

2. Paket Software : Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2010

4.7. Jadwal Implementasi

Implementasi adalah suatu prosedur mengenai tahap yang akan dilakukan

pada penyelesaian segala sesuatu yang dibutuhkan dalam proses implementasi

yang berupa komputerisasi sistem. Dalam proses implementasi ini dibutuhkan

jadwal yang berfungsi sebagai panduan atau pendoman terhadap kegiatan atau

tahapan yang harus dilakukan di dalam proses implementasi sistem tersebut.

Adapun jadwal implementasi tersebut adalah:

1. Persiapan Data Awal

Dengan mengadakan riset, maka data yang diperlukan untuk membangun

sistem baru dapat diperoleh. Kegiatan yang dilakukan antara lain

penyiapan dan perekaman data ke dalam file, kegiatan ini diperkirakan

membutuhkan waktu satu minggu.

2. Analisa

Proses mempelajari sistem yang sedang berjalan berikut permasalah yang

ada. Adapun tujuan untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk

permasalahan pada lembaga tersebut sehingga dapat dikurangi terjadinya

kesalahpahaman presepsi antara sistem yang diusulkan penulis dengan

sistem yang berjalan. Untuk menganlisa dibutuhkan waktu dua minggu.

3. Desain Sistem

Proses mendesain sistem yang akan diusulkan oleh penulis. Proses ini

dibutuhkan waktu selama satu minggu.

68

4. Desain Perangkat Lunak

Proses mendesain perangkat lunak yang akan digunakan dan yang

mendukung pembuatan dan berjalannya program usulan yang diajukan

penulis. Proses ini dibutuhkan waktu selama dua minggu.

5. Pembuatan dan Tes Program

Pembuatan berikut pengetesan program dikelompokan menjadi menu

utama dan sub menu utama program untuk pembuatan program dan

pengetesan program dibutuhkan waktu selama dua minggu.

6. Tes Sistem

Tes sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melakukan uji coba

terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat

dipahami dengan baik dan benar. Tes sistem membutuhkan waktu selama

satu minggu.

7. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan

agar pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara

menyeluruh. Dalam pembuatan buku ini membutuhkan waktu satu

minggu.

8. Pelatihan

Kegiatan ini dilaksanakan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan

cara pengoperasian sistem yang dipilih dilihat dari tingkat pendidikan

yang sesuai dengan posisi mereka. Kegiatan ini dibutuhkan waktu selama

satu minggu.

69

9. Evaluasi dan Operasional

Setelah semua tahap berjalan lancar dan sepenuhnya layak diterapkan,

maka sistem usulan tersebut mulai dapat dijalankan. Apakah sistem usulan

ini sesuai dengan kebutuhan operasional yang ada atau tidak, serta

dibutuhkan waktu selama satu minggu untuk menjalankannya. Untuk lebih

jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas

dapat dilihat pada gambar jadwal implementasi berikut ini:

Tabel IV.6

Jadwal Implementasi

No. KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Persiapan data awal

2. Analisa

3. Desain Sistem

4. Desain Perangkat Lunak

5. Pembuatan dan Tes Program

6. Tes Sistem

7. Pembuatan Buku Petunjuk

8. Pelatihan

9. Evaluasi dan Operasional

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id...medical record, resep obat, kwitansi,...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id...medical record, resep obat, kwitansi,...