BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN...Admin mengembalikan kartu anggota dan memberikan kartu pinjam. 2....

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dengan sistem informasi yang ada pada perpustakaan SMPN 97 Jakarta yang masih

menggunakan sistem manual dalam pengolahan data, maka penulis mengajukan rancangan

sistem usulan yang diharapkan dapat membantu dalam mengolah data baik data anggota, data

buku dan laporan peminjaman-pengembalian buku perpustakaan agar lebih efisien dan efektif.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Setelah mengamati prosedur sistem berjalan yang ada di Perpustakaan SMP Negeri 97

Jakarta, maka dibawah ini adalah prosedur sistem yang saya usulkan:

1. Proses Peminjaman Buku

Setiap anggota yang ingin meminjam buku harus menunjukkan kartu anggota. Untuk

penginputan peminjaman buku diambil dari data buku yang didapat dari bagian pengadaan

dan melakukan pengecekan dari data anggota. Kemudian admin mengupdate data

peminjaman buku. Admin mengembalikan kartu anggota dan memberikan kartu pinjam.

2. Proses Pengembalian Buku

Anggota memperlihatkan kembali kartu anggota. Admin mengecek data buku yang

dipinjam, apabila anggota perpustakaan terlambat mengembalikan buku maka akan

dikenakan denda. Anggota membayar denda dan mengembalikan buku beserta kartu

pinjam. Admin meng-update buku yang dipinjam dan meng-update stok buku.

3. Laporan

Petugas perpustakaan memberikan Laporan data peminjaman dan data pengembalian ke

Kepala Sekolah.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

4.3.1. Diagram Konteks Usulan

Gambar IV.5

Diagram Konteks Usulan

Keterangan gambar:

KP : Kartu Pinjam LP : Lap.Peminjaman

KA : Kartu Anggota LPn : Lap.Pengembalian

DS : Data Siswa DP : Data Peminjaman

DB : Data Buku DPn : Data Pengembalian

BD : Bayar Denda

4.3.2. Diagram Nol

Gambar IV.6

Diagram Nol Usulan

4.3.3. Diagram Detail

Gambar IV.7

Diagram Detail Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data merupakan sebuah alat yang dapat membantu dalam perancangan sebuah sistem

karena dapat menjelaskan atau mengidentifikasikan setiap field atau file yang dipakai oleh

sistem.

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Usulan

1. Nama Arus Data : File_Anggota

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Alias : File Anggota

Arus Data : Proses 1.0 – File_Anggota

File_Anggota – Proses 2.0

File_Anggota – Proses 4.0

Penjelasan : Data untuk mengetahui anggota yang berkunjung

ke perpustakaan

Periode : 1 bulan sekali

Volume : 1 halaman

Struktur Data : Header + Isi

Header : Judul + Nama_sekolah + Alamat_sekolah

+ Telp + Periode

Isi : Kode_anggota + Nama + Kelas + Alamat

2. Nama Arus Data : File_Buku

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Alias : File Buku

Arus Data : File_Buku – Proses 2.0

Proses 3.0 – File_Buku

File_Buku – Proses 4.0

Penjelasan : Data untuk mengetahui stock buku yang ada di

perpustakaan


Volume : 1 halaman

Struktur Data : Header + isi


+ Telp + Periode

Isi : 1{*kdbuku + judulbuku + pengarang + tahunterbit

+ penerbit + stok}n

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Usulan

1. Nama Arus Data : File_Peminjaman

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer

Alias : File Peminjaman

Arus Data : proses 2.0 - File_Peminjaman

File_Peminjaman - proses 3.0

file_peminjaman - proses 4.0

Penjelasan : Data untuk mengetahui data peminjaman


Volume : 1 halaman



+ Telp + Periode

Isi : 1{*kdpinjam + tglpinjam + **kdanggota

+ nmanggota + **kdbuku + judulbuku + jmlbuku}n

2. Nama Arus Data : File_Pengembalian

Bentuk Dokumen : Dokumen cetakan komputer

Alias : File Pengembalian

Aliran Data : Proses 3.0 - File_Pengembalian

File_Pengembalian - Proses 3.0

Penjelasan : Data untuk mengetahui data pengembalian buku


Volume : 1 halaman



+ Periode

Isi : 1{*kdkembali + tglpinjam + tglkembali+

**kdpinjam + **kdbuku + judulbuku + jmlbuku +

lamapinjam, denda}n

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah:

1. Data Buku

Nama Dokumen : Data Buku

Fungsi : Untuk mendata buku yang ada di perpustakaan

Sumber : Bagian Pengadaan

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Frekuensi : Setiap terjadinya pembelian dan pencatatan buku

baru

Media : Komputer

Bentuk : Lampiran C-1

2. Data Anggota

Nama Dokumen : Data Anggota

Fungsi : Sebagai bukti daftar siswa yang berkunjung ke

perpustakaan

Sumber : Anggota


Frekuensi : Setiap ada anggota perpustakaan yang berkunjung

atau meminjam buku

Media : Komputer


3. Data Peminjaman

Nama Dokumen : Data Peminjaman

Fungsi : Sebagai bukti rincian anggota perpustakaan yang

meminjam buku

Sumber : Anggota


Frekuensi : Setiap hari apabila terjadi peminjaman dan

buku

Media : Komputer


4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem usulan adalah:

1. Laporan Peminjaman dan Pengembalian buku

Nama Dokumen : Laporan Peminjaman dan Pengembalian buku

Fungsi : Sebagai bukti laporan siswa yang meminjam dan

mengembalikan buku setiap bulannya

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Frekuensi : Setiap sebulan sekali apabila terjadi

peminjaman dan pengembalian buku

Media : Komputer dan Kertas

Bentuk : Lampiran D-1

4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.8

Entity Relationship Diagram

4.5.4. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV.9

Logical Record Structure

4.5.5. Spesifikasi File

Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan satu buah

file database yaitu Perpus1.mdb. Spesifikasi file yang di maksud yaitu :

1. Tabel Anggota

Nama file : Anggota

Akronim : anggota

Fungsi : Untuk melihat daftar anggota

Type file : File master

Organisasi : Index Sequential

Akses file : Random

Media : Hard Disk

Record size : 45 Record

Record Key : kdanggota

Software : microsoft access 2007

Tabel IV.3

Spesifikasi File Anggota

NO ELEMEN DATA AKRONIM TYPE PANJANG KET

1 Kode Anggota Kdanggota Text 5 Primary key

2 Nama Anggota Nmanggota Text 25

2. T

abe

l Buku

Nama file : Buku

Akronim : buku

Fungsi : Untuk melihat daftar buku



Akses file : Random

Media : Hard Disk


Record Key : kdbuku


Tabel IV.4

Spesifikasi File Buku

3 Kelas Kelas Text 6

4 Jenis Kelamin Jnskelamin Text 9


1 Kode Buku Kdbuku Text 7 Primary key

2 Judul Buku Judulbuku Text 40

3 Pengarang Pengarang Text 30

4 Tahun Terbit Tahunterbit Text 4

5 Penerbit Penerbit Text 35

3. Tabel Peminjaman

Nama file : Peminjaman

Akronim : peminjaman

Fungsi : Untuk melihat daftar transaksi peminjaman



Akses file : Random

Media : Hard Disk


Record Key : kdpinjam


Tabel IV.5

Spesifikasi File Peminjaman

6 Stok Stok Number -


1 Kode Pinjam Kdpinjam Text 8 Primary key

2 Tanggal Pinjam Tglpinjam Date/Time -

3 Kode Anggota Kdanggota Text 5

4 Nama Annggota Nmanggota Text 25

4. Tabel Pengembalian

Nama file : Pengembalian

Akronim : pengembalian

Fungsi : Untuk melihat daftar transaksi pengembalian



Akses file : Random

Media : Hard Disk


Record Key : kdkembali


Tabel IV.6

Spesifikasi File Pengembalian

5 Kode Buku Kdbuku Text 7

6 Judul Buku Judulbuku Text 40

7 Jumlah Buku Jmlbuku Number -

NO

ELEMEN

DATA

AKRONIM TYPE PANJANG KET

1 Kode Kembali kdkembali Text 8 Primary key

2 Tanggal Pinjam Tglpinjam Date/Time -

3 Tanggal Kembali tglkembali Date/Time -

4.5.6.

Struktur

Kode

1. Na

ma Kode : kduser

Panjang : 3 Karakter

Tipe : Text

X X X

Format :

Inisial Nama User

Contoh :

Keterangan

ITA = Inisial dari nama admin

2. Nama Kode : kdanggota


Tipe : Text

4 Kode Pinjam kdpinjam Text 8

5 Kode Buku Kdbuku Text 7

6 Judul Buku judulbuku Text 40

7 Jumlah Buku Jmlbuku Number -

8 Lama Pinjam lamapinjam Number -

9 Denda Denda Currency -

I T A

Format :

Inisial Kelas Nomor Urut

Contoh :

Keterangan

AP = Inisial dari siswa

9 = Kelas siswa adalah 9

01 = Nomor urut siswa adalah 1

3. Nama Kode : kdbuku


Tipe : Text

Format :

Inisial Klasifikasi Nomor

Buku Buku

Contoh :

Keterangan

X X X 9 9

A P 9 0 1

X X X X 9 9 9

B K P U 0 0 1

BK = Inisial dari buku

PU = Klasifikasi buku adalah Pengetahuan Umum

001 = Nomor buku adalah 1

4. Nama Kode : kdpinjam


Tipe : Text

Format :

Inisial Bulan Tanggal Nomor

Pinjam Pinjam Pinjam

Contoh :

Keterangan

PJ = Inisial dari pinjam

01 = Tanggal pinjam buku adalah 1

05 = Bulan pinjam buku adalah 5

01 = Nomor pinjam buku adalah 1

5. Nama Kode : kdkembali

X X 9 9 9 9 9 9

P J 0 1 0 5 0 1


Tipe : Text

Format :

Inisial Nomor

Kembali Urut

Contoh :

Keterangan

KM = Inisial dari pinjam

01 = Nomor urut 1

X X 9 9

K M 0 1

4.5.7. Spesifikasi Program

Gambar IV.10

Diagram HIPO

Spesifikasi program ini di maksudkan untuk mempermudah kita untuk melihat bagaimana

program di jalankan. Adapun penjelasan spesifikasi program tersebut adalah sebagai berikut :

1. Spesifikasi program login

Aplikasi Program : login

Akronim Program : login

Fungsi Program :sebagai kunci atau pengaman program

Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : Lampiran E-1

Penjelasan program :

1) Setelah tampil form login isikan nama user dan password.

2) Klik tombol close untuk membatalkan dan keluar dari program.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Aplikasi Program : Menu Utama

Akronim Program : menu

Fungsi Program : menampilkan menu pilihan program

Index Program : -


Bentuk Lampiran : Lampiran E-2


1) Klik menu data master yang terdiri dari form data buku dan data anggota.

2) Klik menu transaksi untuk membuka form peminjaman dan pengembalian.

3) Klik menu laporan yang terdiri dari laporan

3. Spesifikasi Program Data

a. Spesifikasi program data buku

Aplikasi program : Data Buku

Akronim program : data buku

Fungsi program : Untuk menampilkan daftar buku yang

tersedia di perpustakaan

Index program : kdbuku

Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk tampilan : Lampiran E-3


1) Klik menu data master lalu pilih data buku, maka tampilan berupa form data

buku akan tampil.

2) Klik tombol add untuk memasukkan data baru.

3) Klik tombol save untuk menyimpan data.

4) Klik tombol edit untuk mengedit data yang akan di ubah, lalu klik cancel untuk

membatalkan, atau delete untuk menghapus data yang sudah di ubah.

5) Klik tombol exit untuk menutup form buku dan kembali ke menu utama.

b. Spesifikasi program data anggota

Aplikasi program : Data Anggota

Akronim program : data anggota

Fungsi program : untuk menampilkan data anggota

Index program : kdanggota




1) Klik menu data master lalu pilih data siswa, maka tampilan berupa form data

anggota akan tampil.

2) Klik tombol add untuk memasukkan data baru.




5) Klik tombol exit untuk menutup form anggota dan kembali ke menu utama.

4. Spesifikasi Program Transaksi

a. Spesifikasi Program Transaksi Peminjaman

Aplikasi program : Transaksi Peminjaman

Akronim program : peminjaman

Fungsi program : untuk transaksi peminjaman buku

Index program : kdpinjam




1) Klik menu transaksi kemudian pilih tambah peminjaman, maka tampilan berupa

form peminjaman akan tampil.

2) Klik tombol add untuk memasukkan data peminjaman baru.



membatalkan, atau delete untuk menghapus datayang sudah di ubah.

5) Klik tombol exit untuk menutup form peminjaman dan kembali ke menu utama.

b. Spesifikasi Program Transaksi Pengembalian

Aplikasi program : transaksi pengembalian

Akronim program : pengembalian

Fungsi program : untuk proses transaksi pengembalian buku

Index program : -




1) Klik menu transaksi kemudian pilih tambah pengembalian, maka tampilan

berupa form pengembalian akan tampil.

2) Klik tombol add untuk memasukkan data pengembalian baru.




5) Klik tombol exit untuk menutup form pengembalian dan kembali ke menu

utama.

5. Spesifikasi Program Laporan.

a. Spesifikasi Program data buku

Aplikasi program : laporan data buku

Akronim program : lapdatabuku

Fungsi program : untuk mencetak laporan data buku

Index program : -




1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data buku

2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data buku

3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data buku dan kembali ke menu

utama

b. Spesifikasi program laporan data anggota

Aplikasi program : laporan data data anggota

Akronim program : lapdataanggota

Fungsi program : untuk mencetak laporan data anggota

Index program : -




1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data anggota

2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data anggota

3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data anggota dan kembali ke

menu utama

c. Spesifikasi program laporan peminjaman

Aplikasi program : laporan data peminjaman

Akronim program : lapdatapinjam

Fungsi program : untuk mencetak laporan peminjaman

Index program : -




1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data peminjaman

2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data peminjaman

3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data peminjaman dan kembali

ke menu utama

d. Spesifikasi program laporan pengembalian

Aplikasi program : laporan data pengembalian

Akronim program : lapdatakembali

Fungsi program : untuk mencetak laporan pengembalian

Index program : -




1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan data pengembalian

2) Klik tombol cetak data buku untuk mencetak laporan data pengembalian

3) Klik tombol exit untuk keluar dari form laporan data pengembalian dan kembali

ke menu utama

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1 Umum

Secara garis besar untuk mendukung berjalannya sistem usulan pada Perum Pegadaian

Pasar Senen maka dibutuhkan tambahan tambahan perangkat pendukung yang dapat membantu

data dapat terintegrasi dan berjalan dengan baik.

4.6.2. Spesifikasi Perangkat Keras

Perangkat keras komputer atau hardware adalah perangkat pada komputer yang berbentuk

fisik (dapat disentuh).

1) CPU

(a) Processor Intel® Pentium® Core 2 Duo

(b) RAM DDR2 4 GB

(c) Hard Disk 500 GB

2) Mouse

3) Keyboard

4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768

5) Inkjet Printer

4.6.3. Spesifikasi Perangkat Lunak

Software komputer adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh

komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi

yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu

komputer dapat menjalankan suatu perintah.

Sistem Operasi : Windows XP Service pack 3


Database : Microsoft Access 2007

http://belajar-komputer-mu.com/pengertian-software-perangkat-lunak-komputer

4.7. Jadwal Implementasi

Tabel IV.7

Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5

Pembuatan & Tes

Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8

Pembuatan Buku

Petunjuk

9 Evaluasi & Operasional

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN...Admin mengembalikan kartu anggota dan memberikan kartu pinjam. 2....

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN...Admin mengembalikan kartu anggota dan memberikan kartu pinjam. 2....