BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum...46 BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Sistem...
Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum...46 BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Sistem...
46
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Sistem informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dan
perbedaan dari sistem yang sedang berjalan, sistem yang diusulkan telah
terotomatisasi sehingga lebih mudah digunakan, integritas data terjaga tidak akan
memaka waktu yang lama dalam mengolah data, karena didalamnya telah
disediakan pencetakan laporan-laporan dan fasilitas lainnya yang akan
memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, penulis menyarankan sebuah
rancangan sistem yang terkomputerisasi dalam bab ini, maka penulis akan
membahas mengenai sistem usulan yang tepat guna untuk diterapkan pada kantor
bupati Kabupaten Kubu Raya.
4.2. Prosedur Sistem Umum
1. Prosedur Masuk Dalam Program
Pada prosedur ini masyarakat melakukan login untuk masuk program yang
diusulkan, serta memberikan File Kartu Tanda Penduduk (KTP), File Kartu
Keluarga (KK), dan File Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) yang kemudian
akan di scan oleh Petugas Pendataan untuk dimasukkan didalam program.
2. Prosedur Pendataan Penduduk
Masyarakat melakukan prosedur pendataan penduduk dengan mengisi data
dengan format yang ada pada tampilan program yaitu pada menu data penduduk
miskin.
47
3. Prosedur Pemeriksaan Data Penduduk
Kemudian Kepala Desa menerima file data serta melakukan prosedur
pemeriksaan persyaratan data, File Kartu Keluarga (KK), File Kartu Tanda
Penduduk (KTP), dan File Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) dari
penduduk untuk kemudian dikirimkan kepada ke bagian Kepala Urusan
Kesejahteraan Rakyat di Pemerintah Desa.
4. Prosedur Rekomendasi Data Penduduk
Bagian Pemberdaya Masyarakat Kecamatan memberikan rekomendasi data
penduduk kepada Pemerintahan dan Trantip (Pemtip) berupa file Data Penduduk
Miskin (DPM).
5. Prosedur Laporan Data Penduduk Miskin
Kemudian bagian Pemerintahan dan Trantip (Pemptip) membuat laporan data
penduduk berupa laporan data penduduk miskin (LDPM) kepada Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah (Bapedda) di Kantor Bupati Kubu Raya untuk
dicap dan ditandat
4.3 Diagram Alir Data Sistem Usulan
Dalam menyusun rancangan sistem usulan ini, penulis akan menjelaskan
bentuk diagram alir data sistem pengolahan data penduduk secara garis besar dan
lebih jelas dari bab sebelumnya.
4.3.1 Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk mendefinisikan awal dan akhir dari data
yang masuk serta keluaran pada suatu sistem berikut ini adalah diagram konteks
sistem informasi pemerintahan kantor Bupati Kubu Raya yang diusulkan.
48
Gambar IV. 1
Diagram Konteks Pendataan Penduduk Miskin yang diusulkan
Keterangan :
FC_KK : Foto Copy Kartu Keluarga
FC_KTP : Foto Copy Kartu Tanda Penduduk
FC_SKTM : Foto Copy Surat Keterangan Tidak Mampu
DSP :Data Survey Penduduk
LDPM :Laporan Data Penduduk Miskin
49
4.3.2 Diagram Nol Sistem Usulan
Gambar IV.2
Diagram Nol Sistem Pendataan Penduduk Miskin yang Diusulkan
Keterangan :
File_KK : File Kartu Keluarga
File_KTP : File Kartu Tanda Penduduk
File_SKTM : File Surat Keterangan Tanda Penduduk
DPM : Data Penduduk Miskin
LDPM :Laporan Data Penduduk Miskin
50
4.4 Kamus Data Sistem Usulan
Kamus Data Dapat Mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir
diantara proses, penyimpanan data dan entitas luar pada sistem. Data yang
mengalir tersebut dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses
sistem. Kamus data dibuat berdasarkan data yang mengalir pada diagram konteks
dan DFD sebagai berikut :
1. Nama Arus Data : Data Petugas
Alias : DP
Bentuk Data : Cetakkan Komputer
Arus Data : Setiap Masuk Sistem
Penjelasan : Untuk Mengetahui Data Petugas
Periode : Setiap Masuk ke Sistem Pendataan Penduduk
Struktur Data : Header+Isi
Header = Judul
Isi = Kode_Petugas + Nama + Jabatan + Password +
Ulangi_Password
2. Nama Arus Data : Data Penduduk Miskin
Alias : DKM
Bentuk Data : Cetakkan Komputer
Arus Data : Setiap Keluarga Miskin
Penjelasan : Untuk Mengetahui Produk Keluarga Miskin
Periode : Setiap Kepala Keluarga
51
Struktur Data : Header+Isi
Header = Judul
Isi = Desa + No_NIK + Nama_Kepala_Keluarga + No_KTP +
Jumlah_Keluarga + Alamat + Pekerjaan +Pddk Orang_Tua + Penghasilan +
Sumber_Listrik + Sumber_Air + Luas_Bangunan +
Tempat_Buang_Air_Besar
3. Nama Arus Data : Laporan Data Penduduk Miskin
Alias : LPM
Bentuk Data : Cetakkan Komputer
Arus Data : Data Penduduk Miskin
Penjelasan : Untuk Mendata Penduduk Miskin
Periode : Setiap Penduduk Miskin
Struktur Data : Header + Isi
Header = Judul
Isi = Desa + No_NIK + Nama_Kepala_Keluarga + No_KTP +
Jumlah_Keluarga + Alamat + Pekerjaan + Pddk_Orang_Tua + Penghasilan
+ Sumber_Listrik + Sumber_Air + Luas_bangunan +
Tempat_Buang_Air_Besar
4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan akan membahas mengenai rincian
bentuk dokumen-dokumen masukan dan keluaran yang diusulkan pada sistem
pendataan penduduk miskin pada kantor camat banyuke hulu kabupaten landak.
52
Disini penulis akan menjelaskan tentang spesifikasi rancangan sistem usulan
berupa bentuk uraian pembuatan program yang akan penulis gunakan, diantaranya
adalah:
4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Depan : Kartu Keluarga
Sumber : Penduduk Miskin
Tujuan : Bagian Pemerintah Desa dan Kecamatan
Frekuensi : Setiap Penyerahan dan Penduduk Miskin
Media : Tampilan Layar
Jumlah : 1
2. Nama Depan : Kartu Tanda Penduduk
Sumber : Penduduk Miskin
Tujuan : Kepala Desa
Frekuensi : Setiap Penyerahan dan Penduduk Miskin
Media : Tampilan Layar
Jumlah : 1
3. Nama Depan : Surat Keterangan Tidak Mampu
Sumber : Penduduk Miskin
Tujuan : Kepala Desa
Frekuensi : Setiap Penyerahan dan Penduduk Miskin
Media : Tampilan Layar
Jumlah : 1
53
4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk Ini dijelaskan bentuk dokumen yang keluar dari sistem
1. Nama Depan : Laporan Data Penduduk Miskin
Sumber : Pemerintah dan Trantip (Pemtip)
Tujuan : Camat
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Media : Tampilan Layar
Jumlah : 2 rangkap
2. Nama Depan : Data Penduduk Miskin
Sumber : Kepala Urusan Kesejahteraan Rakyat dan
Pemerintah dan Trantip
Tujuan : Pemerintah Desa dan Kecamatan
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Media : Tampilan Layar
Jumlah : 2 rangkap
4.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram Alir Data
sehigga berhubungan antar Entity Relationship Diagram, dapat terlihat dan
melibatkan rancangan field-field didalam database.
Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem pendataan penduduk miskin
pada Kantor Bupati Kubu Raya
54
Gambar IV.3
Entity Relationship Diagram
55
4.5.4. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV. 4. Logical Record Structure
4.5.5 Spesifikasi file
Adapun spesifikasi file yang penulis gunakan dalam rancangan program
sistem usulan pengarsipan surat keluar masuk pada Kantor Bupati Kubu Raya
adalah sebagai berikut :
Data_Penduduk
No_ KTP * Nama Alamat Jenis Kelamin Tempat Lahir Agama Tgl_Lahir Status Pendidikan Pekerjaan No_KK ** Status_dalam KK Kode_Petugas **
Data_Petugas
Kode_Petugas * Nama Jabatan Password
Data_Desa
Kode_Desa * Nama_Desa Kabupaten Provinsi Kode_Pos Kode_Petugas **
Data_Penduduk_Miskin
No_KK *
Nama_Kepala_Keluarga
Jumlah_Keluarga
Alamat
Pekerjaan
Pendidikan_Terakhir
Penghasilan
Luas_Bangunan_Rumah
Tempat_Buang_Air
Sumber_Air
Sumber_Listrik
Kode_Desa **
56
1. Nama Tabel : Data_Penduduk
Akronomi File : Penduduk frm
Tipe file : File Master
Akses File : Random
Record : 170
Organisasi File : index squential
Media File : Harddisk
Kunci_File : No_KTP
Software : My SQL
Tabel IV.1 Struktur File Penduduk
Nama Field Type Length Keterangan
No_KTP Char 25 Primary Key
Nama Char 30
Alamat Varchar 25
Jenis_Kelamin Varchar 20
Tempat_Lahir Varchar 20
Tgl_Lahir Date
Agama Varchar 5
Status Varchar 15
Pendidikan Varchar 15
Pekerjaan Varchar 15
No_KK Varchar 15
Status_dalam_KK Varchar 15
57
Kode_Petugas Varchar 15
2. Nama Tabel : Data_Penduduk_Miskin
Akronomi File : Miskin frm
Tipe file : File Master
Akses File : Random
Record : 310
Organisasi File : index squential
Media File : Harddisk
Kunci_File : No_KK
Software : My SQL
Tabel IV.2 Struktur File Penduduk Miskin
Nama Field Type Length Keterangan
No_KK Varchar 20 Primary Key
Nama_Kepala_Keluarga Varchar 25
Jumlah_Keluarga Varchar 10
Alamat Varchar 30
Pekerjaan Varchar 30
Pendidikan_Terakhir Varchar 30
Penghasilan Varchar 25
Sumber_Listrik Varchar 25
Sumber_Air Varchar 25
58
Luas_Bangunan Varchar 20
Tempat_Buang_Air Varchar 30
Kode_Desa Char 20 Foreign Key
3. Nama Tabel : Data_Desa
Akronomi File : Desa frm
Tipe file : File Master
Akses File : Random
Record : 90
Organisasi File : index squential
Media File : Harddisk
Kunci_File : Kode_Desa
Software : My SQL
Tabel IV.3 Struktur File Desa
Nama Field Type Length Keterangan
Kode_Desa Char 20 Primary Key
Nama_Desa Varchar 20
Kabupaten Varchar 15
Provinsi Varchar 15
Kode_Pos Varchar 20
Kode_Petugas Char 20 Foreign Key
Tabel IV.4 Struktur File Petugas
59
Nama Field Type Length Keterangan
Kode_Petugas Char 20 Foreign Key
Nama Char 30
Jabatan Varchar 15
Password Varchar 20
4.5.6. Struktur Kode
Didalam menyusun rancangan sistem usulan pada bab ini, penulisan
menggunakan tipe pengkodean ( data coding ) Blok, yaitu dimana pengkodean
menggunakan struktur tertentu. Adapun tujuan dan pengkodean kode pada sistem
ini adalah untuk menghemat waktu pencairan data dan pengolahan data.
1. Pengkodean NIK
Format kode NIK adalah :
X X x X X X X X X x x X X x X x
Kode Prov Kode Kab Kode Kec TTL No
Seri
Contoh : 6102070406922002
60
2. Pengkodean Nomor KK
Format kode Nomor KK adalah :
X X x X X X X X X x x X X x X x
Kode Prov Kode Kab Kode Kec Tanggal Pencetakan No
Seri
Contoh : 6102070103152003
4.5.7 Spesifikasi Program
Berikut ini merupakan HIPO yang dirancang sebagai struktur menu sistem
Pendataan penduduk miskin pada Kantor Bupati Kabupaten Kubu Raya.
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar IV.5
Diagram HIPO Sistem Usulan
61
Spesifikasi program ini akan menjelaskan nama program dan fungsi masing-
masing program yang sebelumnya telah digambarkan dalam bentuk HIPO.
Adapun penjelasannya adalah :
1. Spesifikasi program user
Nama program : Login
Akronim Program : User frm
Fungsi Program : Untuk masuk ke sistem pendataan
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Gambar IV.6 Menu Login
Proses program :
Ketika from dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol
hapus untuk menghapus data, klik tombol batal untuk membatalkan penginputan
data atau klik tombol simpan untuk menyimpan data, data akan tersimpan di
dalam database dan Klik tombol keluar untuk keluar dari form Petugas.
62
2. Spesifikasi Program menu utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim Program : Menu_Utama frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan menu utama program
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Proses Program :
a. Setelah sukses Login melalui form Login, maka user dapat mengakses
menu utama.
b. Jika di klik menu file master maka akan muncul menu sub data
penduduk miskin dan penduduk.
c. Jika di klik menu data, maka akan muncul sub menu data petugas, dan
data desa.
d. Jika di klik menu laporan maka akan muncul sub menu Laporan
penduduk miskin
e. Jika di klik menu Logout, maka program akan di akhiri.
3. Spesifikasi program menu petugas
Nama Program : Data Petugas
Akronim Program : Data petugas frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan menu data petugas
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran
63
Sumber : Hasil Perancangan
Gambar IV.7 Menu data petugas
Proses program :
Ketika from dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol
hapus untuk menghapus data, klik tombol batal untuk membatalkan penginputan
data atau klik tombol simpan untuk menyimpan data, data akan tersimpan di
dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form petugas.
4. Spesifikasi program sub menu desa
Nama Program : Data Desa
Akronim Program : Data Desa frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan menu data desa
Bahasa Program : Visual Basic
Bentuk Lampiran :
64
Gambar IV.8 Menu Data Desa
Proses Program :
Ketika form dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol
hapus untuk menghapus data, klik tombol batal untuk membatalkan penginputan
data atau klik tombol simpan untuk menyimpan data, data akan tersimpan di
dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form Desa.
5. Spesifikasi program sub menu penduduk miskin
Nama Program : Data penduduk Miskin
Akronim Program : Data_Penduduk_Miskin frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan data penduduk miskin
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
65
Gambar IV.9 Menu Data Penduduk Miskin
Proses Program :
Ketika form dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol
hapus untuk menghapus data, klik tombol batal untuk membatalkan penginputan
data atau klik tombol simpan untuk menyimpan data, data akan tersimpan di
dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form penduduk miskin.
66
6. Spesifikasi Program sub menu penduduk
Nama Program : Data penduduk
Akronim Program : Data_Penduduk frm
Fungsi Program : Untuk megetahui data penduduk
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : -
Gambar IV.10 Menu data Penduduk
Proses Program :
Ketika form dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol
hapus untuk menghapus data, klik tombol batal untuk membatalkan penginputan
data atau klik tombol simpan untuk menyimpan data, data akan tersimpan di
dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form penduduk.
67
7. Spesifikasi Program Menu Laporan
Nama Program : Laporan Penduduk Miskin
Akronim Program : Laporan Penduduk Miskin frm
Fungsi Program : Menampilkan laporan data penduduk miskin
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Gambar IV.11 Menu laporan data penduduk miskin
Proses Program :
Ketika form dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol
hapus untuk menghapus data, klik tombol batal untuk membatalkan penginputan
data atau klik tombol simpan untuk menyimpan data, data akan tersimpan di
dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form penduduk.
68
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Penggunaan komputer saat ini telah mencapai tingkat maksimum, sehingga
perkembangan teknologi terus diamati oleh para user. Komputer merupakan
sarana mendukung bagi manajemen suatu instansi. Penggunaan komputer sebagai
alat bantu dalam pengolahan data merupakan pilihan yang tepat agar aktifasi
instansi dapat termanajemen dengan baik. Sarana pendukung tersebut terdiri dari
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan user (brainware).
Keberhasilan suatu program dalam mengolah data menjadi suatu informasi yang
berguna bagi suatu instansi tidak terlepas dari peran user (brainware) yang
mengoperasikannya. Dengan demikian komputer akan mampu membaca perintah-
perintah bahasa mesin, kemudian diterjemahkan oleh manusia sehingga
menghasilkan informasi yang berguna bagi aktifasi instansi.
4.6.1 Umum
Sistem komputer merupakan suatu media yang sangat diperlukan dalam
melaksanakan sistem yang diusulkan, karena disini setiap sistem yang diusulkan
memerlukan suatu program.
Program merupakan suatu rancangan yang nantinya digunakan untuk
mempermudah penerapan dalam melaksanakan pekerjaan terutama dalam proses
pemasukkan data. Sehingga dalam menggunakan media komputerisasi dapat
meningkatkan kualitas, waktu dan biaya bagi keuntungan perusahaan.
69
4.6.2. Perangkat keras (hardware)
Perangkat keras merupakan elemen vital yang diperlukan untuk
mennja;ankan program aplikasi atau software yang akan digunakan. Elemen-
elemen vital tersebut merupakan peralatan masukkan (input device). Spesifikasi
perangkat keras minimal yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
1. Processor : Intel Core i3 @4.00 Ghz
2. Memory (RAM) : 4 GB
3. Monitor : WXGA 14”
4. Hardisk : 500GB
5. Mouse : Standart Mouse
6. Keyboard : Standar 102 Keys
7. Printer : Int Jet
4.6.3 Perangkat lunak (software)
Perangkat yang dipakai dalam sistem usulan berupa program-program yang
nantinya dapat memberikan kemudahan dalam pengelola data.
Adapun perangkat lunak yang penulis usulkan dalam sistem usulan ini adalah :
1. Sistem operasi : Microsoft Windows 7
2. Software Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0
3. Database : MySQL
4. Program Pendukung : MySQL Connector
70
4.7 Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi sistem merupakan suatu rencana penerapan sistem atau
rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan
langkah-langkah atau tahap-tahap dalam perencanaan sistem yang diusulkan.
Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akan digunakan dalam
penerapan sistem dari perhitungan waktu tersebut akan didapatkan berapa lama
waktu yang dibutuhkan sampai sistem tersebut dapat dioperasikan secara optimal.
Adapun langkah-langkah dalam pengimplementasian sistem usulan dapat dibagi
menjadi beberapa langkah, antara lain adalah :
1. Pengumpulan data awal
Pada tahap ini, penulis sistem mengumpulkan data-data sistem berjalan yang
akan dibutuhkan dalam perancangan sistem usulan. Tahap ini merupakan tahap
paling awal dalam implementasi sistem usulan.
2. Analisa sistem
Anlisa sistem adalah penulis mempelajari sistem yang telah ada serta
menganalisa masalah yang sering dihadapi, tujuannya adalah untuk mendapatkan
gambaran tentang bentuk permasalahan sistem yang dibutuhkan, agar sistem yang
dibuat nantinya tepat guna dan bermanfaat bagi kinerja instansi.
3. Perancangan Konseptual
Tahap ini merupakan tahap perancangan sistem secara konseptual, artinya
semua sistem yang akan diimplementasikan dibuat dalam bentuk konsep meliputi
perancangan basis data, pembuatan DAD, pembuatan HIPO, serta pengkodean
berdasarkan analisa sistem pada tahap sebelumnya.
71
4. Pembuatan Program
Setelah file terkumpul barulah masuk kedalam tahapan pembuatan program,
dimana programmer membuat aplikasi sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan
berdasarkan tahap analisa sistem.
5. Pengujian (testing)
Pada tahap ini perancang sistem menguji program yang telah dibuat pada
tahap sebelumnya, penguji bertujuan untuk melihat apakah program sudah sesuai
dengan kebutuhan.
6. Pembuatan buku petunjuk operasi
Setelah program selesai dibuat, kemudian penulis membuat buku petunjuk
operasi aplikasi dengan tujuan sebagai salah satu sarana penunjang.
7. Penyuluhan dan training
Tahap ini adalah tahap dimana penulis mengadakan pelatihan kepada
pengguna sistem mengenai sistem yang akan diterapkan, sehingga ketika sistem
diterapkan, sehingga sistem dapat dikuasai oleh pengguna dan bermanfaat bagi
instansi.
8. Test Sistem
Test Sistem merupakan tahapan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba
terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat dipahami
secara baik dan benar. Kegiatan ini dapat dilakukan apabila file-file serta program
telah selesai dipersiapkan.
9. Peralihan sistem
Kriteria penentuan peralihan sistem adalah sebagai berikut :
Peralihan sistem dapat dilakukan sesuai dengan kegiatan yang ada.
72
a) Penulisan memakai metode peralihan sistem dimana pengoperasian
sistem usulan diterapkan bersama-sama dengan sistem berjalan.
b) Setelah melihat bahwa kondisi sistem usulan dapat diterapkan dengan
baik, maka sistem berjalan dapat dihentikan dan digantikan dengan
sistem usulan.
Tabel IV.5 Jadwal Implementasi
No Kegiatan
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengumpulan Data
2 Analisa Sistem
3 Perancangan Sistem
4 Pembuatan Program
5 Pengujian Program
6 Pelatihan
7 Test Sistem
8 Peralihan Sisten
73