BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku Proses penerimaan bahan baku...

48

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan yang ada

pada PD Bumi Artha Sejahtera Insan Cemerlang Ciseeng Bogor, penulis akan

memberikan suatu sistem usulan yang merupakan pengembangan dari sistem yang

saat ini berjalan. Sistem yang diusulkan merupakan sistem komputerisasi dari

sistem yang sedang berjalan saat ini. Pembahasan dari sisitem yang lama ke sistem

yang baru diharapkan akan membantu mengatasi permasalahan yang ada saat ini.

Adapun tujuan dari komputerisasi sistem secara umum adalah untuk

memberikan pandangan baru serta memberikan alternatif pemecahan masalah yang

dapat dilakukan. Sedangkan tujuan khususnya adalah untuk membantu

memperbaiki sistem yang saat ini berjalan agar dapat meningkatkan efektifitas dan

efisiensi dalam melakukan pekerjaan.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan ini pada dasarnya sama dengan prosedur sistem

berjalan dan tidak akan merubah prosedur yang sudah ada, namun pada sistem

usulan ini menggunakan sistem komputerisasi pembelian yang selama ini masih

menggunakan sistem manual. Dengan sistem usulan ini diharapkan prosedur yang

digunakan menjadi lebih efektif dengan kualitas hasil pengolahan data jauh lebih

baik dibandingkan dengan sistem manual. Adapun tahap-tahap sistem usulan ini

adalah:

49

1. Prosedur Pembelian Bahan Baku

Pada prosedur pembelian bahan baku, bagian Purchasing akan mengecek

data bahan baku di file bahan baku, untuk melihat apakah stok bahan baku

sudah menipis. Jika stok bahan baku sudah menipis maka bagian Purchasing

akan menginput data pemesanan ke file pemesanan dan file detail pemesanan,

kemudian mencetak PO (Purchase Order) berdasarkan file pemesanan dan

file detail pemesanan. PO yang telah dicetak akan diserahkan kepada Supplier

sebagai bukti adanya pemesanan barang.

2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Proses penerimaan bahan baku ini, Supplier akan menyerahkan bahan baku

disertai dengan bukti dokumennya seperti Invoice dan Surat Jalan (SJ),

kemudian surat jalan tersebut akan di arsipkan ke arsip surat jalan.

Penerimaan barang akan dilakukan oleh Purchasing, dimana Purchasing

akan melihat data pemesanan di file pemesanan dan file detail pemesanan,

untuk mengecek apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan

pemesanannya. Jika ada barang yang tidak sesuai maka Purchasing akan

membuat retur bahan baku yang akan diberikan kepada Supplier, data retur

kemudian disimpan ke dalam file retur dan file detail retur. Jika tidak ada

bahan baku yang rusak maka Purchasing akan menginputkan data pembelian

ke dalam file Penerimaan dan file detail penerimaan. Bagian Purchasing akan

membuat dan mencetak Tanda Terima Barang (TTB) berdasarkan file

penerimaan. TTB yang sudah dicetak akan diberikan kepada Supplier sebagai

bukti bahwa barang telah diterima, sedangkan Invoice akan diarsipkan ke

dalam Arsip Invoice.

50

3. Prosedur Pembayaran

Pada prosedur pembayaran ini, bagian keuangan akan menanganinya. Bagian

keuanngan akan melihat berapa nominal yang harus dibayarkan kepada

Supllier berdasarkan file penerimaan, dan bagian keuangan akan membayar

via Bank. Setelah itu bagian keuangan akan mengirimkan bukti transfer

kepada Supplier sebagai bukti bahwa PD Bumi Artha Sejahtera Insan

cemerlang telah melakukan pembayaran dan copy bukti transfer akan di

arsipkan ke dalam arsip pembayaran.

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Pada proses pembuatan laporan, bagian Purchasing yang akan membuat

laporan pembelian dan laporan pengeluaran kas setiap bulannya. Laporan

tersebut akan dibuat berdasarkan data-data di file pembelian, file barang, dan

file pembayaran. Laporan yang telah dibuat akan diserahkan kepada Owner.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

A. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV. 1 Diagram Konteks Sistem Usulan

51

B. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV. 2 Diagram Nol Sistem Usulan

Tanda Bukti

Pembayaran

52

C. Diagram Detail Prosedur Pembelian Bahan Baku Usulan

Gambar IV. 3 Diagram Detail Sistem Usulan

Prosedur Pembelian Bahan Baku

53

D. Diagram Detail Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Gambar IV. 4 Diagram Detail Sistem Usulan

Prosedur Penerimaan Bahan Baku

SJ : Surat Jalan

TTB : Tanda Terima Barang

PO : Purchase Order

54

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

1. Kamus Data Dokumen Masukan Usulan

a. Nama Arus Data : Data Bahan Baku

Alias : -

Bentuk : Tampilan Layar Komputer

Arus Data : File Bahan Baku – Proses 1

Penejelasan : Daftar nama-nama barang

Periode : Setiap melihat data barang

Volume : 1 Form

Struktur Data : Header + Isi

Header : Judul

Isi : kd_barang + nm_barang + Harga + Satuan + Stok +

Cari Barang

b. Nama Arus Data : Data Retur

Alias : -


Arus Data : Proses 2 – File Retur

Proses 2 – File Detail Retur

Penejelasan : Daftar nama-nama barang yang akan di retur

Periode : Setiap melakukan retur barang

Volume : 1 Form


Header : Judul

55

Isi : kd_retur + id_pengguna + kd_penerimaan +

Tanggal + Jam + kd_supplier

c. Nama Arus Data : Data Pemesanan

Alias : -


Arus Data : Proses 1 – File Pemesanan

Proses 1 – File Detail Pemesanan

File Pemesanan – Proses 2

File Detail Pemesanan – Proses 2

Penjelasan : Digunakan untuk membuat daftar barang yang

akan di pesan

Periode : Setiap melakukan pemesanan

Volume : 1 Form


Header : Judul

Isi : kd_penerimaan + id_pengguna _ kode_supplier +

Tanggal + Jam + Nm_perusahaan

d. Nama Arus Data : Data Pembelian

Alias : -


Arus Data : Proses 2 – File Penerimaan

Proses 2 – File Detail Penerimaan

Penjelasan : Daftar nama-nama barang yang sudah di beli

Periode : Setiap ada pembelian barang

56

Volume : 1 Form


Header : Judul

Isi : kd_penerimaan + id_pengguna + kd_pemesanan +

Tanggal + jam + No_faktur + kd_supplier

e. Nama Arus Data : Invoice

Alias : -

Bentuk : Cetakan Komputer

Arus Data : Supplier – Proses 2

Penjelasan : Sebagai bukti terima barang

Periode : Setiap penerimaan barang

Volume : 1 – 2 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Nama_Perusahaan + Alamat + Telp

Isi : Judul + No + Telah_terima_dari +Uang_sejumlah +

Description + No_PO

Footer : Nama_Bank + No_Rekening + Tanggal +

Tanda_Tangan

f. Nama Arus Data : SJ

Alias : Surat Jalan


Arus Data : Supplier – Proses 2

Proses 2 – Arsip SJ

Penjelasan : Sebagai bukti terima barang

57




Header : Nama_Perusahaan + Alamat + Telp

Isi : Judul + No + Tanggal + Kepada + No_PO +

Description

Footer : Tanda_tangan

2. Kamus Data Dokumen Keluaran Usulan

a. Nama Arus Data : PO

Alias : Purchase Ordeer


Arus Data : Proses 1 - Supplier

Penjelasan : Sebagai pemesanan barang

Periode : Setiap melakukan pemesanan



Header : Logo_perusahaan + Alamat + Telp

Isi : Judul + @no_po + tgl_po + kd_supplier +

nm_perusahaan + alamat + telp

1{kd_barang + nm_barang + spesifikasi + qty +

harga + total}n

Keterangan : @no_po *@no_po terdiri dari 8 digit bertipe text*

Footer : total_harga + grand_total

58

b. Nama Arus Data : Tanda Bukti Pembayaran

Alias : -


Arus Data : Proses 3 – Supplier

Proses 3 – File Pembayaran

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap melakukan transaksi pembayaran

Volume : 1 Lembar


Header : tanggal + judul

Isi : tanggal_trans + jam + no_referensi + tuj_transfer +

nm_penerima + jml_transfer + berita + jns_transfer +

no_urut

c. Nama Arus Data : Laporan Kas Bulanan

Alias : -


Arus Data : Proses 4 - Owner

Penjelasan : Mengetahui pengeluaran kas

Periode : Setiap bulan



Header : Logo_perusahaan + alamat + telp

Isi : 1{@no_po + keterangan + nomor_pembelian +

total}n

59

Keterangan : @no_po *terdiri dari 8 digit bertipe text*

Footer : Purchasing

d. Nama Arus Data : Laporan Pembelian

Alias : -


Arus Data : Proses 4 - Owner

Penjelasan : Mengetahui pengeluaran kas

Periode : Setiap bulan




Isi : 1{@no_po + nama_barang + harga + satuan_barang

+ total}n

Footer : Purchasing

e. Nama Arus Data : TTB

Alias : Tanda Terima Barang



Penjelasan : Bukti terima barang


Volume : 1 Lembar



60

Isi : judul + no_tanda_terima + tanggal + no_pembelian

+ kd_supplier + nm_supplier + nm_perusaahaan +

alamat + no_surat_jln + 1{@kd_barang + nn_barang

+ spesifikasi + qty_terima + keterangan}n

Keterangan : @kd_barang *@ kd_barang terdiri dari lima digit

bertipe text*

Footer : yg_menyerahkan + yg_menerima

f. Nama Arus Data : Nota Retur

Alias : -



Penjelasan : Bukti pengembalian barang yang tidak sesuai

Periode : Setiap ada barang yang tidak sesuai

Volume : 1 Lembar



Isi : Judul + tanggal + nm_perusahaan 1{no +

nm_barang + keterangan + banyaknya + hrg_satuan +

keterangan + nomor_pembelian + total

Footer : Purchasing

61

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama dokumen : Data bahan baku

Fungsi : Digunakan untuk melihat daftar nama-nama

barang

Sumber : Purchasing

Tujuan : Purchasing

Media : Komputer

Frekuensi : Setiap melihat data barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : C-1

b. Nama dokumen : Data retur

Fungsi : Sebagai bukti pengembalian barang

Sumber : Purchasing

Tujuan : Supplier

Media : Komputer

Frekuensi : Setiap ada pengembalian barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : C-2

c. Nama dokumen : Data Pemesanaan

Fungsi : Digunakan untuk membuat pesanan bahan baku

Sumber : Purchasing

Tujuan : Purchasing

Media : Komputer

62

Frekuensi : Setiap akan melakukan pemesanan

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : C-3

d. Nama dokumen : Data Pembelian

Fungsi : Digunakan untuk mengatahui bahan baku apa saja

yang sudah dibeli

Sumber : Purchasing

Tujuan : Purchasing

Media : Komputer

Frekuensi : Setiap pembelian bahan baku

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : C-4

e. Nama dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai bukti terima barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Purchasing

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap penerimaan bahan baku

Jumlah : 1 – 2 Lembar

Bentuk : C-5

f. Nama dokumen : Surat Jalan (SJ)

Fungsi : Digunakan sebagai surat pengantar barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Purchasing

63

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap adanya pengiriman barang


Bentuk : C-6

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama dokumen : Purchase Order (PO)

Fungsi : Sebagai pemesanan barang

Sumber : Purchasing

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan

Jumlah : 1-2 Lembar

Bentuk : D-1

b. Nama dokumen : Bukti Transfer

Fungsi : Digunakan sebagai bukti pembayaran

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : D-2

c. Nama dokumen : Laporan Kas Bulanan

Fungsi : Mengetahui data laporan pengeluaran pembelian


64

Tujuan : Owner

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan


Bentuk : D-3

d. Nama dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Digunakan sebagai laporan pembelian


Tujuan : Owner

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada penerimaan barang


Bentuk : D-4

e. Nama dokumen : Tanda Terima Barang

Fungsi : Digunakan sebagai bukti terima barang

Sumber : Purchasing

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap penerimaan barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : D-5

f. Nama dokumen : Nota Retur

Fungsi : Digunakan untuk meretur barang masuk yang

tidak sesuai

65

Sumber : Purchasing

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap penerimaan barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : D-6

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data di

kembangkan kembali ke dalam bentuk Entity Relational Diagram, sehingga

hubungan antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan

field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem

pembelian bahan baku PD Bumi Artha Sejahtera Insan Cemerlang.

66

a. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV. 5 Entity Relationship Diagram (ERD)

67

b. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV. 6 Logical Rrecord Structure (LRS)

1

68

4.5.4. Spesifikasi File

Dalam pembuatan spesifikasi file ini digunakan database dengan nama

db_pembelian.accdb yang terdiri dari :

1. Nama File : File Bahan Baku

Akronim : Bahan Baku

Fungsi : Untuk data bahan baku

Type File : Master

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media File : Hard Disk

Panjang Record : 45 Byte

Field Key : kd_barang

Software : Microsoft Access2007

Tabel IV. 1

Spesifikasi File Data Bahan Baku

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode Barang kd_barang Text 5 Primary Key

2 Nama Barang nm_barang Text 25

3 Harga Barang hrg_barang Currency

4 Stok Barang stok_barang Text 4

5 Satuan Barang satuan_barang Text 6

6 Kode Supplier kd_supplier Text 5 Foreign Key

2. Nama File : File Detail Pemesanan

Akronim : Detail Pemesanan

Fungsi : Untuk menyimpan transaksi pemesanan secara

detail

69

Type File : Detail transaksi


Akses File : Random



Field Key : -


Tabel IV. 2

Spesifikasi File Detail Pemesanan


1 Kode

Pemesanan kd_pemesanaan Text 10 Foreign Key

2 Kode Barang kd_barang Text 25 Foreign Key


4 Jumlah Barang jml_barang Number

Single

5 Subtotal Subtotal Currency

3. Nama File : File Detail Penerimaan

Akronim : Detail Penerimaan

Fungsi : Untuk menyimpan transaaksi penerimaan secara

detail



Akses File : Random



Field Key : -

70


Tabel IV. 3

Spesifikasi File Detail Penerimaan


1 Kode Terima kd_terima Text 10 Foreign Key


3 Jumlah Terima jml_terima Number

Single

4. Nama File : File Detail Retur

Akronim : Detail Retur

Fungsi : Untuk bukti pengembalian barang yang tidak sesuai



Akses File : Random



Field Key : -


Tabel IV. 4

Spesifikasi File Detail Retur


1 Kode Retur kd_retur Text 10 Foreign Key



4 Jumlah Barang jml_barang Number

Single

5 Subtotal subtotal Currency

5 Keterangan Keterangan Text 15

71

5. Nama File : File pemesanan

Akronim : pemesanan

Fungsi : Untuk membuat daftar pesanan bahan baku

Type File : Transaksi


Akses File : Random



Field Key : kd_pemesanan


Tabel IV. 5

Spesifikasi File Pemesanan


1 Kode Pemesanan kd_pemesanan Text 10 Primary Key

2 Tanggal Pemesanan tgl_pemesanan Date/Time

3 Kode Supplier kd_supplier Text 5 Foreign Key

4 ID Pengguna Id_pengguna Text 5 Foreign Key

5 Total Barang total_barang Number Single

6 Grand Total grand_total Currency

6. Nama File : File Penerimaan

Akronim : Penerimaan

Fungsi : Sebagai bukti terima barang



Akses File : Random


72


Field Key : kd_terima


Tabel IV. 6

Spesifikasi File Penerimaan


1 Kode Terima kd_terima Text 10 Primary Key

2 Tanggal Terima tgl_terima Date/Time

3 Jam Terima jam_terima Date/Time

4 ID Pengguna id_pengguna Text 5 Foreign Key

5 Kode Pemesanaan kd_pemesanan Text 10 Foreign Key

6 Nomor Invoice no_invoice Text 10

7 Total Barang total_barang Number Single

7. Nama File : File Pengguna

Akronim : Pengguna

Fungsi : Sebagai akses masuk ke dalam sistem

Type File : Login


Akses File : Random



Field Key : id_penngguna


73

Tabel IV. 7

Spesifikasi File Pengguna


1 ID Pengguna id_pengguna Text 5 Primary Key

2 Nama Pengguna nm_pengguna Text 15

3 Password Password Text 10

4 Gambar Gambar Text 10

8. Nama File : File Retur

Akronim : Retur

Fungsi : Untuk bukti pengembalian baraang yang tidak

sesuai



Akses File : Random



Field Key : kd_retur


Tabel IV. 8

Spesifikasi File Retur


1 Kode Retur kd_retur Text 10 Primary Key

2 Tanggal Retur tgl_retur Date/Time

3 Jam Retur jam_retur Date/Time

4 Jumlah Retur jml_retur Number

Single

5 Kode Terima kd_terima Text 10 Foreign Key

6 ID Pengguna id_pengguna Text 5 Foreign Key

7 Total Retur total_retur Number Single

8 Grand Total grand_total Currency

74

9. Nama File : File Supplier

Akronim : Supplier

Fungsi : Untuk mengetahui data supplier

Type File : Master


Akses File : Random



Field Key : kd_supplier


Tabel IV. 9

Spesifikasi File Supplier


1 Kode Supplier kd_supplier Text 5 Primary Key

2 Nama Perusahaan nm_perusahaan Text 30

3 Alamat Alamat Text 30

4 Telp Telp Text 13

5 E-mail Email Text 25

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode digunakan untuk mengidentifikasi data yang akan digunakan

untuk pemrosesan. Adapun stuktur kode yang akan digunakan adalah sebagai

berikut:

75

1. Kode Barang

Format :

X X 9 9 9

No Urut Barang

Kode Barang

Contoh :

K T 0 0 1

No Urut Barang

Kode Barang

2. Kode Supplier

Format :

X X X 9 9

Cabang Supplier

Inisial Supplier

Contoh :

C H B 0 2

Cabang Supplier

Inisial Supplier

76

3. ID Pengguna

Format :

X X X 9 9

Hak Akses

ID Pengguna

Contoh :

S R Y 0 1

Hak Akses

ID Pengguna

4. Kode Terima

Format :

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

No. Urut

Tanggal

Bulan

Tahun

Kode Terima

77

Format :

K T 1 7 0 6 2 1 0 1

No. Urut

Tanggal

Bulan

Tahun

Kode Terima

5. Kode Pemesanan

Format :

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

No. Urut

Tanggal

Bulan

Tahun

Kode Pemesanan

78

Contoh :

K P 1 7 0 6 2 1 0 1

No. Urut

Tanggal

Bulan

Tahun

Kode Pemesanan

6. Kode Retur

Format :

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

No. Urut

Tanggal

Bulan

Tahun

Kode Retur

79

Format :

K R 1 7 0 6 2 1 0 1

No. Urut

Tanggal

Bulan

Tahun

Kode Retur

4.5.6. Spesifikasi Program

Gambar IV. 7. Diagram HIPO

80

Diagram HIPO diatas merupakan hirarki dari keseluruhan program, untuk

penjelasan lebih mendetail dari spesifikasi masing-masing program, akan diuraikan

dibawah ini :

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : frmlogin.frm

Fungsi : Untuk keamanan program

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : Lampiran E-1

Proses Program :

a. Buka program, maka kita akan langsung diarahkan ke menu login.

b. Jalankan program login, lalu ketik id pengguna, jika sudah mengisi

id pengguna, maka selanjutnya mengisi password untuk membuka

program.

c. Klik masuk , jika id pengguna dan password benar maka akan

muncul “Anda berhasil masuk”, dan menu utama akan tampil, tetapi

jika id pengguna atau password salah, maka akan muncul “Maaf id

pengguna/password salah”, maka akan kembali ke program login.

d. Klik keluar untuk membatalkan dan membersihkan textidpengguuna

dan password, dan jika sudah klik keluar, maka akan muncul “yakin

anda ingin keluar?”, jika ingin keluar klik yes, dan jika ingin

membatalkan keluar maka klik no

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

81

Akronim : frmmenu.frm

Fungsi : Untuk masuk ke dalam program menu utama



Proses Program :

a. Masuk ke menu utama, maka akan muncul program-program

dimulai dari menu file, master, transaksi, laporan, dan utility.

b. Jika diklik menu file, maka akan muncul menu logout, dan keluar.

c. Jika diklik master maka akan akan muncul bahan baku, Supplier dan

pengguna.

d. Jika diklik transaksi maka akan muncul penerimaan, pemesanan dan

retur.

e. Jika diklik laporan maka akan muncul laporan pembelian dan

laporan kas bulanan.

f. Dan jika diklik utility maka akan muncul ganti sandi.

3. Spesifikasi Program Bahan Baku

Nama Program : Bahan Baku

Akronim : frmbarang.frm

Fungsi : Untuk mengetahui kode barang, nama, harga,

satuan, stok barang dan kode supplier.



Proses Program :

82

a. Masuk ke menu master, lalu klik menu bahan baku untuk masuk ke

dalam menu bahan baku.

b. Jika sudah masuk ke dalam menu bahan baku, terdapat pilihan menu

aktif yaitu, tambah, simpan, batal dan keluar.

c. Setelah itu, jika ingin menginput data bahan baku baru, klik tambah,

lalu masukan kode bahan baku, lalu tekan enter jika sudah

menginput kode barang, untuk melanjutkan menginputnama barang,

harga, satuan dan stok.

d. Kemudian, jika sudah selesai menginput, jika ingin menyimpan data

bahan baku baru, klik simpan, dan akan muncul “data telah

tersimpan”, jika ingin membatalkan, klik batal, lalu akan muncul

“yakin ingin membatalkan?”, jika ingin membatalkan, klik “yes”,

jika tidak, klik “no”.

e. Kemudian, jika sudah menginput/melihat data yang diinginkan,

maka pilihan lain seperti pilihan ubah, dan hapus akan aktif.

f. Jika ingin menghapus data barang yang telah diinput, klik pilihan

hapus, dan akan muncul, “yakin data akan dihapus ? “, jika yakin

akan dihapus klik “yes”, dan jika tidak ingin dihapus, klik “no”.

g. Jika ingin mencari data barang yang diinginkan, langsung ketikkan

kode atau nama barang pada textBox cari barang. Maka barang yang

kita cari akan muncul pada menu bahan baku.

h. Dan jika ingin keluar dari menu bahan baku, klik pilihan “keluar”,

lalu akan muncul “yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin ingin keluar

83

klik pilihan “yes”, lalu akan kembali ke menu utama, dan jika tidak

jadi keluar, klik pilihan “no”.

4. Spesifikasi Program Menu Supplier

Nama Program : Menu Supplier

Akronim : frmsupplier.frm

Fungsi : Untuk mengetahui kode supplier, nama perusahaam,

alamat, telp dan e-mail.



Proses Program :

a. Masuk ke menu master, lalu klik menu supplier untuk masuk ke

dalam menu supplier.

b. Jika sudah masuk ke dalam menu supplier terdapat menu aktif yaitu.

Tambah, simpan, batal dan keluar.

c. Setelah itu, jika ingin menginput data supplier, klik tambah, lalu

masukan kode supplier , lalu tekan enter jika sudah menginput kode

supplier, untuk melanjutkan menginput nama perusahaan, alamat,

telp dan e-mail.

d. Kemudian, jika sudah selesai menginput, jika ingin menyimpan data

supplier baru, klik simpan, dan akan muncul “data telah tersimpan”,

jika ingin membatalkan, klik batal, lalu akan muncul “yakin ingin

membatalkan?”, jika ingin membatalkan, klik “yes”, jika tidak, klik

“no”.

84

e. Kemudian, jika sudah menginput/melihat data yang diinginkan,

maka pilihan lain seperti pilihan ubah dan hapus akan aktif.

f. Jika ingin menghapus data supplier yang telah diinput, klik pilihan

hapus, dan akan muncul, “yakin data akan dihapus ? “, jika yakin

akan dihapus klik “yes”, dan jika tidak ingin dihapus, klik “no”.

g. Jika ingin mencari data supplier yang diinginkan, langsung ketikkan

kode atau nama supplier pada textBox cari supplier. Maka data

supplier yang kita cari akan muncul pada menu supplier.

h. Dan jika ingin keluar dari menu supplier, klik pilihan “keluar”, lalu

akan muncul “yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin ingin keluar klik

pilihan “yes”, lalu akan kembali ke menu utama, dan jika tidak jadi

keluar, klik pilihan “no”.

5. Spesifikasi Program Menu Pengguna

Nama Program : Menu Pengguna

Akronim : frmpengguna.frm

Fungsi : Untuk menginput data pengguna



Proses Program :

a. Masuk kedalam menu utama, lalu klik menu master, dan klik menu

pengguna.

b. jika sudah masuk ke dalam menu pengguna, terdapat pilihan menu

aktif yaitu, tambah, simpan, batal, dan keluar.

85

c. Klik tombol tambah, untuk memulai menginput data pengguna, lalu

kemudian isi id pengguna, kemudian tekan enter, lalu isi nama

pengguna, password dan input gambar/foto pengguna.

d. Klik simpan, untuk menyimpan data yang baru diinput, jika sudah di

klik, akan muncul “data berhasil dismpan”,

e. Klik batal, jika ingin membatalkan penginputan, kemudian akan

muncul “yakin akan membatalkan?”, jika yakin klik “yes”, jika tidak

klik “no”.

f. Klik cari, untuk mencari data pengguna, dengan cara memasukan id

pengguna pada pilihan cari, jika data yang dicari sudah muncul, dan

jika ingin mengubah data klik ubah, lalu klik simpan jika ingin

menyimpan data yang sudah diubah tadi, dan akan muncul “data

berhasil di simpan”.

g. Kemudian klik hapus, jika ingin menghapus salah satu data

pengguna yang ada, lalu akan muncul “yakin ingin menghapus

data?”, jika yakin klik “yes”, dan jika tidak yakin klik “no”..

h. Klik keluar, jika ingin keluar dari menu pengguna, dan akan muncul

“yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin klik “yes” dan akan kembali

ke menu utama, dan jika tidak yakin klik “no”.

6. Spesifikasi Program Menu Peneriman

Nama Program : Menu Penerimaan

Akronim : frmpenerimaan.frm

Fungsi : untuk menginput data transaksi penerimaan


86


Proses Program :

a. Buka menu utama, lalu buka menu master, dan klik pilihan menu

penerimaan.

b. Dan ada empat pilihan aktif, yaitu tambah, simpan, batal dan keluar.

c. Klik tambah, maka form otomatis aktif untuk menambahkan data

penerimaan. Jam, tanggal dan id pengguna akan muncul otomatis,

kemudian input kode penerimaan, kode pemesanan, no invoice, dan

kode supplier.

d. Kemudian klik simpan, maka akan muncul “data berhasil disimpan”,

dan data akan tersimpan pada file penerimaan.

e. Klik batal, jika ingin membatalkan penginputan, kemudian akan

muncul “yakin akan membatalkan?”, jika yakin klik “yes”, jika

tidak klik “no”.

f. Jika ingin keluar dari menu perkiraan klik exit, dan akan muncul

“yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin klik “yes” dan jika tidak

yakin akan keluar, klik “no”.

7. Spesifikasi Program Menu Pemesanan

Nama Program : Menu Penesanan

Akronim : frmpemesanan.frm

Fungsi : Untuk menginput data transaksi pemesanan



Proses Program :

87

a. Buka menu utama, lalu pilih menu transaksi, dan klik menu

pemesanan.

b. Maka akan ada empat pilihan aktif yaitu tambah, simpan, batal, dan

keluar.

c. Jika ingin menginput data pemesanan, klik tambah untuk menginput

data yang diinginkan. Kemudian input kode pemesanan, lalu tekan

enter, id pengguna, jam dan tanggal akan muncul otomatis, lalu kita

masukan kode supplier.

d. Kemudian klik simpan, dan akan muncul “data berhasil disimpan”.

e. Jika ingin membatalkan data yang diinput, klik batal dan akan

muncul “yakin ingin membatalkan ? ”, jika yakin klik “yes”, dan jika

tidak akan membatalkan klik “no”.

f. Jika ingin mencari data pemesanan yang diinginkan, langsung

ketikkan kode pemesanan pada textBox cari pemesanan, lalu klik

enter. Maka data pemesanan yang kita cari akan muncul pada menu

pemesanan.

g. Jika ingin keluar dari menu pesanan klik keluar, maka akan muncul

“yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin ingin keluar klik “yes”, dan

akan kembali ke menu utama, dan jika tidak yakin klik “no”.

8. Spesifikasi Program Menu Retur

Nama Program : Menu Retur

Akronim : frmretur.frm

Fungsi : Untuk menginput barang yang akan di retur


88


Proses Program :

a. Masuk ke dalam menu utama, lalu pilih menu transaksi, dan klik

menu retur..

b. Maka akan ada empat pilihan aktif, yaitu tambah, simpan, batal, dan

keluar.

c. Jika ingin menginput data retur maka klik tambah, lalu input kode

retur lalu tekan enter, id pengguna akan muncul otomatis, lalu kita

input kode penerimaan dan kode supplier .

d. Klik pilihan simpan untuk menyimpan data retur, maka akan mucul

“data berhasil disimpan”.

e. Jika ingin membatalkan data yang diinput, klik batal dan akan

muncul “yakin ingin membatalkan ? ”, jika yakin klik “yes”, dan jika

tidak akan membatalkan klik “no”.

f. Jika ingin mencari data retur yang diinginkan, langsung ketikkan

kode retur pada textBox cari retur. Maka data retur yang kita cari

akan muncul pada menu retur.

g. Jika ingin keluar dari menu retur, klik pilihan keluar dan akan

muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika yakin klik “yes” untuk

kembali ke menu utama, dan jika tidak yakin klik “no”.

9. Spesifikasi Program Menu Laporan Pembelian

Nama Program : Menu Laporan Pembelian

Akronim : frmlappembelian.frm

Fungsi : Untuk menginput pembelian barang per periode.

89



Proses Program :

a. Masuk ke dalam menu utama, dan pilih menu laporan, lalu pilih

laporan pembelian.

b. Pilih periode pilihan bulan, dan pilihan tahun sesuai dengan data

laporan pembelian yang diinginkan.

c. Lalu klik” Cetak”, untuk mencetak data laporan pembelian yang di

butuhkan.

d. Klik “Keluar”, dan akan muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika

yakin klik “yes” dan keluar dari tampilan., dan jika tidak yakin klik

“no”.

10. Spesifikasi Program Menu Laporan Kas Bulanan

Nama Program : Menu Laporan Kas Bulanan

Akronim : frmlapkas.frm

Fungsi : Untuk menginput pengeluaran kas per periode



Proses Program :

e. Masuk ke dalam menu utama, dan pilih menu laporan, lalu pilih

laporan kas bulanan.

f. Pilih periode pilihan bulan, dan pilihan tahun sesuai dengan data

laporan kas bulanan yang diinginkan.

90

g. Lalu klik” Cetak”, untuk mencetak data laporan kas bulanan yang

dibutuhkan.

h. Klik “Keluar”, dan akan muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika


“no”.

11. Spesifikasi Program Menu Laporan Kas Bulanan

Nama Program : Menu Ganti Sandi

Akronim : gantisandi.frm

Fungsi : Untuk mengganti atau memperbarui sandi yang

lama.



Proses Program :

i. Masuk ke dalam menu utama, dan pilih menu utility, lalu pilih menu

ganti sandi.

j. Masukan id pengguna, lalu masukkan password lama kemudian

masukkan password baru.

k. Lalu klik”Ganti Password”, untuk mengganti password lama.

l. Klik “Keluar”, dan akan muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika


“no”.

91

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Spesifikasi sistem komputer merupakan penjabaran dari pemakaian perangkat

keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam

sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1. Umum

Pengembangan dari sistem informasi berbasis komputer, selain membutuhkan

banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk

menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan, dari mulai sistem tersebut

diterapkan, dikembangkan, dan dipelihara. Apabila sistem informasi yang telah

dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa

diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan suatu sistem

untuk mengatasinya dan kembali pada proses perencanaan sistem. Untuk

menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan komputer

serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.

4.6.2. Perangkat Keras

Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari

perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia

(brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk

drive, mouse, dan printer.

Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah:

a. Processor : Pentium IV

b. RAM : 512 Mega Byte

c. Monitor : LCD

d. CD RW : 700 MB

92

e. Hard Disk : 80 Giga Byte

f. Keyboard : 108 keys

g. Mouse :Standart Mouse

h. Printer : Ink-Jet

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang

disusun secara teratur agar komputer dapat mengolah data untuk mendapatkan

informasi yang dibutuhkan oleh user atau pengguna. Dalam pembuatan program ini

dibutuhkan perangkat lunak sebagai berikut :

a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

b. Sistem Aplikasi : Microsoft Access 2007

c. Program Pendukung : Microsoft Visual Basic 6.0

4.7. Jadwal Implements

Setelah sistem dianalisa dan didesain secara rinci, maka tahap selanjutnya yang

akan dilakukan adalah tahap implementasi, yang berupa tahap peletakan sistem

baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan uji

coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun, sehingga bila terjadi

kesalahan dapat segera diperbaiki kembali.

Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah:

1. Penyiapan data awal

Penyiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data

awal yang berhubungan dengan judul yang diangkat oleh penulis yang

dimulai pada bulan pertama selama dua minggu.

93

2. Pembuatan program dan tes program

Pembuatan program sangat diperlukan dalam pengolahan data. Setelah

program selesai dibuat, maka akan dilakukan tes program yang bertujuan

untuk mengetahui program yang dibuat apakah berjalan dengan baik yang

dilaksanakan pada bulan pertama di minggu ketiga sampai dengan minggu

kedua bulan kedua.

3. Pembuatan buku petunjuk operasi

Pembuatan buku petunjuk sebagai pedoman dalam mengoperasikan cara

pengisian format masukan, pengoperasian komputer, teknik program data,

serta prosedur cetakan dilaksanakan pada bulan kedua di minggu ketiga dan

keempat.

4. Pelatihan atau training

Pelatihan bertujuan untuk memberikan petunjuk atau latihan kepada yang

akan mengoperasikan komputer, yang dilaksanakan bulan ketiga pada

minggu pertama dan kedua.

5. Tes sistem

Tes sistem bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap proses secara

keseluruhan, dan sampai dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan

baik dan benar yang dilaksanakan bulan ketiga di minggu ketiga dan

keempat.

6. Evaluasi dan operasional

Kegiatan ini bertujuan apakah yang dilakukan dari awal sampai akhir sudah

baik dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap permasalahan yang

94

terjadi pada waktu kegiatan implementasi, yang dilaksanakan pada bulan

keempat di minggu pertama sampai ke empat.

Tabel IV.9

Jadwal Implementasi

Keterangan

BULAN

I II III IV

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Penyiapan Data

Awal

X X

Pembuatan

Program dan Tes

Program

X X X X

Pembuatan Buku

Petunjuk Operasi

X X

Pelatihan/Trainning X X

Test Sistem X X

Evaluasi dan

Operasional

X X X X

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku Proses penerimaan bahan baku...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku Proses penerimaan bahan baku...