54

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Implementasi Sistem

Sesuai dengan perancangan sistem yang ada dalam metodologi penulisan,

maka sistem yang diusulkan akan digunakan sebagai media untuk melakukan

transaksi, baik itu transaksi pembelian maupun transaksi penjualan, dalam prosesnya

sebelum bisa melakukan transaksi kita diharuskan terlebih dahulu mengisikan data,

hal serupa juga diterapkan dalam sistem POS ( Point Of Sale ) ini , dimana sistem

memerlukan data pegawai, data obat, data supplier, dan data lainnya agar dapat

digunakan secara lengkap.

Dalam penerapan atau pembuatan sistem tentunya tidak lepas dari komponen-

komponen pendukung proses pembuatan sistem ini, komponen ini dapat dibagi

menjadi 2 komponen yaitu

Komponen perangkat keras

CPU – AMD Phenom X4

Monitor – Standar 16 Juta Warna

Mouse dan Keyboard Prolink

RAM – 2 Gb

HDD – 80 GB

Komponen Software

Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai media perancangan dan

media pembangunan sistem,

Menggunakan Microsoft Access sebagai penyedia database untuk melakukan

manipulasi data.

Menggunakan komponen-komponen ADODB sebagai media untuk

melakukan proses koneksi dan manipulasi data-data

55

Menggunakan Operating sistem Windows XP SP3

4.2 Penjelasan Sistem

Secara singkat mempunyai beberapa fungsi umum, fungsi-fungsi ini terkait

dengan proses transaksi yang ada pada APOTEK HERBA GIANYAR. Proses

transaksi yang dimaksudkan adalah proses transaksi penjualan dan proses transaksi

pembelian obat yang dilakukan oleh apotek secara tunai, selain itu proses penjualan

obat juga dikhusukan untuk obat non racikan.

Proses transaksi secara umum memerlukan beberapa data inputan lain yang

mendukung, seperti misalnya data obat, dan data supplier tempat obat dibeli, oleh

karena itulah sistem mendukung proses pengolahan data data obat, dan data-data

supplier yang nantinya akan digunakan dalam proses transaksi. Sistem berjalan

dengan pertama kali memeriksa data pegawai, yang mana pegawai itu harus login

terlebih dahulu, dan kemudian apabila pegawai atau user telah berhasil masuk dan

memenuhi kriteria untuk menggunakan program maka beberapa menu akan terbuka

dan dapat digunakan, proses akan berulang dan pada akhirnya akan berhenti ketika

pengguna aktif melakukan proses logout. beberapa menu yang ada pada sistem akan

dijelaskan lebih lanjut pada sub bab berikut ini.

4.2.1 Penjelasan Form Login

Form login berisikan form yang digunakan sebagai fasilitator

untuk melakukan login kedalam sistem, tanpa menggunakan fasilitas

ini maka sistem tidak akan mengetahui user yang sedang aktif,

akibatnya menu-menu yang ada pada sistem tidak bisa digunakan dan

mengakibatkan sistem secara keseluruhan tidak dapat digunakan.

56

Gambar 4.1 – Form Login

Pada gambar dapat dijelaskan bahwa user diharuskan untuk

melakukan inputan nama user atau id user, user disini artinya adala

pegawai apotek yang datanya telah dimasukan kedalam database user,

proses akan berlanjut ketika user melakukan proses atau me klik

tombol login, ketika tombol login di klik maka sistem akan melakukan

proses verivikasi data, apakah data yang dimasukan user adalah data

nama atau data id user, dan kemudian akan dilanjutkan dengan

memeriksa apakah data dengan inputan-inputan tersebut ada atau tidak

dalam database, jika data ada maka user akan mendapatkan hak sesuai

dengan jabatan yang ada, apabila dia adalah seorang manager, maka

seluruh menu akan dapat diakses, secara umum untuk setiap jabatan

hak akses akan berbeda. Jika user salah dalam melakukan proses input

data , atau data yang dinputkan tidak ada, maka sistem akan

memberikan konfirmasi bahwa data yang dimaksudkan tidak ada, dan

form login akan menghilang.

57

4.2.2 Penjelasan Logout

Sistem mendukung fungsi logout, fungsi ini digunakan untuk

melakukan pengesetan kembali user aktif dan melakukan kembali

proses pengaturan form utama, secara umum fungsi logout digunakan

untuk melakukan pengaturan ulang sama seperti ketika tidak ada user

yang aktif, hal ini digunakan agar user baru atau pemakai sistem baru

harus menginputkan nama atau harus melewati proses verifikasi

terlebih dahulu pada form login.

4.2.3 Penjelasan Form Maintenance Jenis

jenis disini yang dimaksukan adalah proses penambahan data

data jenis obat, jenis dapat berupa sirup, tablet, ampul, atau yang

lainnya.

Gambar 4.2 – Form Maintenance Jenis Obat

Proses maintenance memerlukan inputan berupa kode jenis ,

dan inputan lainnya berupa keterangan atau nama jenis, pada

implementasinya proses inputan kode jenis akan dilakukan secara

58

otomatis oleh sistem, hal ini dimungkinkan karena sistem terlebih

dahulu melakukan proses cek pada tabel jenis obat yang ada dan

mencari nilai record atau data terakhir untuk diambil atau dilihat kode

jenisnya, sehingga untuk kode jenis baru kode jenis dapat dinputkan

secara otomatis, proses otomatis ini dilakukan dengan me klik tombol

tambah pada form, sedangkan untuk tombol simpan, sistem akan

melakukan proses verifikasi terhadap ketersediaan data, apabila data

ada maka proses akan melakukan update data atau memperbaruhi data

ketimbang melakukan proses input data baru pada tabel atau pada

database, sedangkan untuk proses hapus, sistem akan memberikan

proses konfirmasi pada user aktif dan penghapusan data akan

dilakukan, sedangakan tombol keluar digunakan untuk melakukan

proses unload data-data yang digunakan dalam form dan akan

mengakibatkan form maintenance jenis obat akan menghilang.

4.2.4 Penjelasan Form Maintenance Satuan

Gambar 4.3 – Form Maintenance Data Satuan

59

Proses maintenance data satuan dimasukan untuk melakukan

pengolongan obat dan digunakan juga sebagai atribut atau data

pelengkap obat, satuan didalam obat bisa berupa satu ampul, satu box,

satu botol, dll. Sama seperti proses maintenance data jenis obat, pada

proses maintenance data satuan user aktif diminta untuk melakukan

proses pengisian 2 data textbox, data pertama adalah kode satuan yang

digunakan sebagai no urut untuk penyimpanan data satuan, dan data

kedua adalah data nama satuan yang digunakan untuk

mengindentifikasi keterangan dari data satuan, pada prosesnya

pengisian no atau kode satuan ini mutlak dilakukan oleh sistem, user

hanya perlu melakukan proses klik tombol tambah, dan sistem akan

otomatis menentukan nomor yang akan digunakan sebagai kode satuan

obat, tombol simpan baru akan akfif apabila user aktif telah melakukan

proses klik tombol tambah, pada tombol simpan ini sistem akan

melakukan proses verifikasi data , apakah data yang akan dimasukan

ada , atau data yang akan dimasukan adalah data baru, data dapat saja

merupakan sebuah data yang telah ada dalam sistem apabila user akfif

melakukan proses klik datagrid atau tabel, sehingga sistem secara

otomatis akan mengeset data-data textbox menjadi sesuai dengan data

tabel, hal ini memang dimaksudkan sebagai cara yang lebih mudah

apabila user aktif ingin melakukan perubahan data. Apabila data ada

maka sistem akan memperbaharui data yang ada, apabila data belum

ada maka sistem akan memasukan data baru kedalam database,

sedangnkan tombol keluar digunakan untuk mengakhiri penggunaan

form maintenance data satuan. Penggunaan form ini akan berhakhir

ketika user aktif me klik tombol keluar.

60

4.2.5 Penjelasan Form Maintenance Obat

Form ini digunakan sebagai media untuk melakukan proses

input data obat,editing data obat, dan proses hapus data obat. Pada

sistem juga disediakan otomasi pemilihan dan pengisian jenis dan

satuan yang akan digunakan dalam obat baru atau obat yang sudah

ada, sehingga user aktif tidak perlu lagi memikirkan nama satuan atau

nama jenis obat agar sesuai satu dengan yang lainnya. Proses

maintenance juga sama dengan form form lainnya dimana pada

awalnya user hanya perlu menigisikan data setelah melakukan klik pad

perintah atau tombol tambah.

Gambar 4.4 – Form Maintenance Data Obat

Sistem juga mendukung proses inputan tanggal dengan dibantu

oleh control box calendar dari bawaan Microsoft Visual Basic

sehingga inputan tanggal menjadi lebih mudah. Pada proses simpan

sistem akan melakukan proses verifikasi otomatis, apakah sebenarnya

user ingin memperbaharui data atau user aktif ingin menambahkan

61

data, hal ini dilakukan dengan cara melakukan cek pada kode obat.

Pada tombol delete perintah untuk melakukan hapus data obat terletak,

namun perintah-perintah tersebut akan berhubungan dengan relasi

database, sehingga apabila data obat masih terpakai, baik itu dalam

transaksi pembelian atau penjualan maka data tidak akan dapat

dihapus, apabila dalam proses baik simpan ataupun hapus sistem

mengalami kegagalan atau runtime error, maka sistem akan

menghentikan perintah dan akan mengeluarkan pesan error berserta

alasan megapa error terjadi, hal ini ditujukan agar user aktif paling

tidak mengetahui masalah yang terjadi.

4.2.6 Penjelasan Form Maintenance Supplier

Data supplier diperlukan ketika kita ingin melakukan proses

transaksi pembelian, sehingga user aktif bisa lebih mudah dalam

menentukan dari supplier mana user aktif melakukan proses

pembelian, pada maintenance data supplier, terdapat beberapa opsi

seperti beberapa form maintenance yang lainnya, yang pertama adalah

opsi tambah data, tambah data disini sebenarnya sistem belum secara

fisik melakukan prose insert ataupun modifikasi terhadap database,

namun sistem hanya melakukan pengesetan otomatis kode supplier

baru yang dimaksud.Setelah melakukan proses tambah data maka

barulah, tombol simpan dan menjadi aktif, tombol simpan mempunyai

fungsi utama sebagai tombol yang melakukan proses modifikasi

terhadap data fisik, sehingga secara singkat, proses inilah yang

sebenarnya melaukan perubahan terhadap data, sama seperti form

maintenance yang lainnya, sistem pertama akan melakukan pencarian

atau verifikasi data, data yang diinpukan sudah ada atau belum,

apabila data sudah ada, maka opsi sistem adalah dengan melakukan

proses pengupdatean data dan tidak melakukan proses penambahan

62

data, sedangkan jika data yang akan dimasukan tidak ada maka sistem

barulah memasukan data baru.

Gambar 4.5 – Form Maintenance Data Supplier

Form ini juga memiliki tabel berupa data grid yang digunakan

untuk menampilkan data, namun opsi modifikasi yang ditawarkan oleh

data grid telah sistem matikan, oleh karena itu proses modifikasi data

hanya dapat dimungkinkan melalui tombol simpan, atau tombol hapus

saja, kegunaan lain dari data grid adalah untuk melakukan proses

setting segala text dan kombo box agar sesuai dengan data yang

ditunjukan oleh data grid, sehingga user aktif dapat lebih mudah dalam

melakukan proses update data, dan mempercepat kerja user aktif

dalam input data. Tombol terakhir adalah tombol keluar yang

digunakan untuk mengakhiri penggunaan form maintenance ini dan

berfungsi untuk menutup form maintenance ini.

63

4.2.7 Penjelasan Form Maintenance Pegawai

Proses maintenance data pegawai dapat dilakukan melalui

form ini, proses penambahan data pegawai, pengeditian, dan

penghapusan data dapat dilakukan melalui form ini. Form pegawai

memiliki tampilan seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.6 – Form Maintenance Data Pegawai

Dimana terdapat 4 tombol utama sebagai menu untuk melakukan

proses maintenance, menu pertama yaitu menu tambah data,

digunakan untuk mengaktifkan menu yang lain dan digunakan untuk

melakukan proses otomatisasi penomoroan textbok yang akan

digunakan sebagai no karyawan atau pegawai baru, penginputan

jabatan dan penginputan tanggal lahir menjadi lebih mudah dengan

digunakannya combo box dan digunakannya toolbox calendar dalam

form, pada form terdapat menu tabel atau data grid yang digunakan

sebagai media navigasi terhadap keseluruhan data pegawai, sehingga

proses update atau pembaharuan data menjadi lebih mudah, karena

64

dengan proses navigasi melalui data grid ini pengisian textbox menjadi

otomatis sesuai dengan data di dalam data grid.

Proses update dan proses penyimpanan data baru dilakukan

melalui tombol simpan, secara singkat ketika user meneka tombol

simpan sistem akan melakukan proses verifikasi data dan melanjutkan

proses apakah data akan diperbaharui atau data akan ditambahkan,

sendangkan untuk proses penghapsan data user aktif dapat

melakukannya dengan menggunakan fasilitas dari tombol hapus.

Tombol keluar digunkan untuk mengakhiri penggunaan form

maintenance data pegawai ini.

4.2.8 Penjelasan Form Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan dilakukan dengan menggunakan form

transaksi penjualan, untuk form ini, maka proses maintenance tidak

dapat dilakukan karena proses maintenance akan berada pada form

lainnya, pada form ini user aktif hanya mempunyai kemampuan

melakukan editing data yang akan dimasukan, proses editing data yang

akan dimasukan ini menggunakan prinsip tabel flex grid, sehingga

data untuk sementara akan ditampung terlebih dahulu untuk kemudian

setelah fix akan disimpan.

65

Gambar 4.7 – Form Transaksi Penjualan

Untuk proses otomatisasi user aktif hanya perlu melakukan

input pemilihan obat yang dijual, dan berapa unit atau quantitynya,

proses penghitungan grandtotal dan subtotal sepenuhnya dilakukan

oleh sistem, seperti mekanisme form lainnya user aktif terlebih dahulu

harus melakukan eksekusi tombol tambah data, sehingga opsi opsi

lainnya bisa terbuka, apabila user tidak ingin, proses tambah kan

barang dan hapus barang hanyalah merupakan mekanisme sistem

dalam mengatur daftar belanjaan, jadi belum merupakan proses

penyimapan data secara fisik terhadap database, ketika user aktif telah

selesai dengan daftar belanjaan maka dengan melakukan klik pada

tombol proses transaksilah penyimpanan baru akan dilakukan, namun

sebelum melakukan proses sistem akan terlebih dahulu menanyakan

pada user aktif apakah data yang akan diinputkan adalah data yang

sudah benar, hal ini dikarenakan data yang sudah dinputkan tidak bisa

di manipulasi dengan menggunakan form ini. Ketika proses

penyimpanan selesai mana user aktif akan mendapatkan konfirmasi

66

bahwa data telah disimpan. Tombol keluar digunakan untuk

mengakhiri penggunaan dari form transaksi penjualan ini.

4.2.9 Penjelasan Form Maintenance Transaksi Penjualan

Proses maintenance data transaksi penjualan yang telah

diinputkan melalaui form transaksi hanya dapat dilakukan melalaui

form ini, form ini terdiri dari 2 tab yang digunakan untuk melakukan

proses editing terhadap 2 tabel yang terkait dengan transaksi

penjualan, baik itu tabel detail yang menyangkut data-data penjualan

berdasarkan no nota tertentu, dalam prosesnya perhitungan akan sama

seperti form transaksi penjualan, dimana proses penghitungan

grandtotal dan perhitungan subtotal akan dilakukan secara otomatis

oleh sistem, user aktif hanya perlu menambahkan dan menganti barang

yang dijual berdasarkan no nota tertentu. Proses maintenance juga

terjadi pada data transaksi, namun proses hanya berkait dengan

perubahan data transaksi dan penghapusan data transaksi, sehingga

proses penambahan data transaksi hanya dapat dilakukan dengan

melalui form transaksi penjualan.

Gambar 4.8 – Form Maintenance Data Transaksi Penjualan

67

4.2.10 Penjelasan Form Transaksi Pembelian

Proses pencatatan pembelian barang dilakukan dengan

menggunakan form transaksi pembelian, sama seperti form transaksi

penjualan, dimana user aktif terlebih dahulu harus melakukan proses

penambahan data dengan melakukan klik tombol tambah data, proses

tambah data merupakan proses untuk mengubah atau mengatur no

transaksi agar sesuai dengan no transaksi yang telah ada, pada tombol

tambah kan data barang sistem hanya akan menambahkan daftar barng

kedalam sistem daftar belanja dan belum melakukan proses eksekusi

penyimpanan fisik. Proses serupa juga terjadi dalam tombol hapus

dimana program hanya melakukan manipulasi daftar antrian pada tabel

yang ada pada form transaksi pembelian, proses manipulasi data hanya

akan terjadi apabila user melakukan klik pada tombol proses, tombol

ini akan melakukan proses penyimpanan berulang terhadap semua data

yang ada dalam daftar belanjaan.

Gambar 4.9 – Form Transaksi Pembelian

68

Tombol terahkhir adalah tombol keluar yang digunakan untuk

mengakhiri penggunaan form transaksi pembelian ini.

4.2.11 Penjelasan Form Maintenance Transaksi Pembelian

Proses maintenance data transaksi pembelian hanya dapat

dilakukan dengan melalui form ini, form ini memungkinkan untuk

melakukan penambahan detail transaksi pembelian, dan melakukan

penghapusan terhadap transaksi pembelian, namun penambahan

transaksi pembelian hanya dapat dilakukan melalui form transaksi

pembelian. Secara singkat form terdiri dari 2 tab utama yang

digunakan untuk melakukan proses manipulasi data yang berbeda,

pada tab pertama proses manipulasi data transaksi pembelian

dilakukan, proses simpan hanya bisa melakukan update data saja, data

yang diupdate tentunya data transaksi pembeian, tapi bukan diskon

dan grandtotal, karena data ini akan selalu berkait dengan subtotal

milik detail penjualan, apabila user aktif melakukan penghapusan data

maka seluruh data di tabel detail juga akan dihapus.

69

Gambar 4.10 – Form Maintenance Transksi Pembelian

Pada tab kedua proses maintenance data terhadap detail

transaksi dapat dilakukan, pengeditan data di dalam data detail juga

akan mengubah data diskon dan grand total pada data transaksi

pembelian, secara garis besar proses otomasi terjadi dalam

penghitungan grandtotal dan perhitngan subtotal, selain itu proses

otomasi juga terjadi dalam proses supply input data dengan

menggunakan fasilitas koneksi text box dengan data pada data grid

atau tabel.

4.2.12 Penjelasan Form Laporan

Form laporan hanya menyangkut proses pelaporan semua data

yang ada tanpa menggunakan filter apa apa, data yang dilaporkan ada

lah data-data barang, pegawai, supplier, transaksi

70

Gambar 4.11 – Contoh Laporan Data Pembelian

4.3 Distribusi Sistem

Sistem dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 , karena itulah

banyak hal yang perlu dipertimbangkan agar sistem bisa berjalan pada platform

operating system windows yang ada, oleh karena itulah sistem di distribusikan dalam

bentuk file setup yang mengincludekan semua file yang diperlukan sistem agar bisa

berjalan baik. File setup ini juga memiliki kemampuan untuk mempermudah

pemasangan sistem pada komputer-komputer lain. Berikut adalah tampilan file setup

ketika dalam proses intallasi.

71

Gambar 4.12 – Tampilan File Setup

72

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Sistem point of sale merupakan sistem yang mengatasi masalah yang

berkaitan dengan transaksi, baik itu adalah transaksi penjualan maupun transaksi

pembelian, dalam prakteknya proses penyimpanan data pada transaksi akan

mempengaruhi banyak data, baik itu data pegawai ataupun data barang yang terlibat

dalam transaksi, keterlibatan banyak data inilah yang membuat program point of sale

banyak dibutuhkan untuk membantu proses kerja sebuah perusahaan ataupun sebuah

unit usaha, baik itu kecil maupun besar. Sedangkan hubugan dengan sistem POS

untuk apotek HERBA GIANYAR ini adalah

1 Sistem mempunyai kemampuan untuk melakukan proses transaksi baik itu

penjualan ataupun pembelian yang dilakukan secara tunai.

2 Sistem menyertakan operasi operasi untuk mengolah data pendukung yang

digunakan dalam proses transaksi misalnya data pegawai, data obat, dan sata

supplier.

3 Sistem hanya ditujukan untuk keperluan transaksi dan tidak menyangkut

masalah lain terkait dengan bidang usaha apotek.

4 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah media developer tools yang mendukung

proses pembuatan aplikasi pengolah database.

5 Microsoft Access mampu digunakan sebagai DBMS yang mendukung proses

pembuatan sistem.

5.2 Saran

Dalam pembuatan sistem, banyak saran yang diharapkan berguna bagi Apotek

Herba Gianyar dalam pengembangan sistem yang lebih lanjut. Beberapa saran itu

antara lain adalah

1 Sistem yang telah dibuat ini, diharapkan dapat dikembangkan oleh intansi

terkait ( Apotek Herba Gianyar ) sehingga menjadi sistem yang lebih

kompleks lagi sesuai dengan kebutuhan yang akan datang

73

2 Perlunya diadakan pelatihan khusus bagi para karyawan agar paling tidak

dapat mengoperasikan sistem, sehingga sistem manual yang ada dapat

ditinggalkan.

3 Dengan adanya sistem, diharapkan infrastruktur pendukung sistem seperti

perangkat komputer harus tersedia dalam instansi terkait.

DAFTAR PUSTAKA

HM, Jogiyanto. 2001. Analisis Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

Publishing Offset

HM, Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

Publishing Offset

Simarmata, Janner & Paryudi, Iman. 2006 , Basis Data. Yogyakarta : Andi

Publishing Offset

Subari & Yuswanto. 2008. Panduan Lengkap Pemprograman Visual Basic 6.0.

Jakarta : Cerdas Pustaka Publisher

KBBI// http://kamusbahasaindonesia.org/