BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/7453/4/T1...UKM...

48

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan data yang diperoleh pada saat melakukan penelitian di PD

BPR Bank Solo, selanjutnya dilakukan analisis untuk menjawab tujuan

dilakukannya penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan

arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank

Solo.

4.1. Hasil Penelitian

4.1.1. Visi dan Misi PD BPR Bank Solo

PD BPR Bank Solo menerapkan visi untuk menjalankan fungsi dan tugas

dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai yaitu:

“Menjadi Bank yang Tangguh dan Terpercaya.” 1

Misi PD BPR Bank Solo yang merupakan penjabaran dari visi PD BPR

Bank Solo adalah:

1. Mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan

daerah di segala bidang.

2. Sebagai salah satu sumber pendapatan asli daerah dalam

rangka mningkatkan taraf hidup rakyat melalui pemberian

kredit dan pengembanga serta pembinaan usaha mikro,

kecil,dan menengah.“ 2

1PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 1.

2 Ibid, hal. 1.

“

49

4.1.2. Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo

Sumber: PD BPR Bank Solo, 2011, Renstra PD BPR Bank Solo, Solo, hal. 33.

Berikut penjabaran beberapa petugas bagian kredit:

“1. Sub Bagian Pemasaran Kredit Pasar: mencari nasabahkredit dan

tabungan, menarik tabungan nasabah pasar-pasar, dan

mengambil angsuran kredit pasa.

2. Sub Bagian Pemasaran Kredit UMKM/Umum: khusu mencari

nasabah kredit, dan tidak menarik tabungan.

3. Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai: memasarkan kredit

pegawai di kalangan PNS, TNI, POLRI, Pegawai BUMN, BUMD,

dan perusahaan swasta yang bonafit, serta mengambil angsuran

dari kredit yang dipasarkan.

DEWAN PENGAWAS

Bagian Operasional

dan Dana

Bagian Kredit

Sub Bagian Analis dan

Administrasi Kredit

Sub Bagian Penyelesaian

Kredit Bermasalah

bbababaBagian

Umum, SDM dan

Akuntansi

DIREKSI

Satuan Pengawas

Intern

Sub Bagian Pemasaran

Kredit Pegawai


Kredit UMKM/Umum


Kredit Pasar

Sub Bagian Kas dan

Loket

Sub Bagian Pelayanan

dan Humas

Sub Bagian

Penghimpunan Dana

Sub Bagian

Pengembangan SDM

Sub Bagian Akuntansi

dan Pelaporan

Sub Bagian Umum dan

Kesekretariatan

Bagian Umum, SDM

dan Akuntansi

50

4. Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit: menyiapkan perjanjian

dan pengikatan agunan dan pemenuhan persyaratan kredit oleh

alon debitur, dokumentasi pinjaman dan arsip, verifikasi hasil

penilaian anggunan.

5. Sub Bagian Penyelesaian Kredit Bermasalah: menagih dan

menyelesaikan permasalahan dengan nasabah yang mempunyai

tunggakan macet yang belum dilunasi.”3

3 Ibid, hal. 33.

51

MAP:

- Surat permohonan kredit. - Foto copy KTP, KK.

- Surat Rekomendasi

Pimpinan. - Slip Gaji Terakhir.

- Jaminan (BPKB, SK terakhir, Sertifikat hak milik,

SHP toko/kios/lapak)

Kode klasifikasi

Di catat dalam

Buku Register PEGAWAI

Buku Register UKM

Buku Register PASAR

Filling cabinet

Kredit Pegawai:

001-575 (2004)

001-514 (2005)

001-1.030 (2006)

001-702 (2007)

201181-201336 (2008)

200001-201180 (2008)

300001-300118 (2009)

600618-600699 (2012)

600700-600779 (2012)

500224-500453 (2011)

400423-400889 (2010)

500001-500223 (2011)

700201-700250 (2013)

700251-500310 (2013)

700311-700380 (2013)

700381-700455 (2013)

700456-700530 (2013)

700531-700595 (2013)

700596

Satu almari besi dua pintu menyimpan

kredit pegawai:

Pintu satu

300198-3001156 (2009)

Pintu dua 600001-600617

(2012)

Filling cabinet

Kredit UKM:

001-124 (2004)

001-136 (2005)

001-154 (2006)

001-124 (2007)

200008-200134 (2008)

300001-300087 (2009)

400001-400142 (2010)

500001-500143 (2011)

600147-600177 (2012)

600001-600145 (2012)

700001-700070 (2013)

700071-700130 (2013)

700131-700

Filling cabinet

Kredit Pasar:

001-156 (2004)

001-170 (2005)

001-143 (2006)

001-130 (2007)

200122-200368 (2008)

300005-300197 (2009)

400001-400036 (2010)

400037-400265 (2010)

500001-500223 (2011)

600001-600122 (2012)

600123-600186 (2012)

700001-700045 (2013)

700046-700100 (2013)

700101-700140

700141

BRANKAS/RUANG PENYIMPANAN KREDITSistem

penyimpanan menggunakan sistem nomor dan kronologi.

Dimasukkan dalam

Sentralisasi

(petugas administrasi kredit)

Empat filling cabine, dengan 16 laci penyimpanan

Tiga filling cabinet dengan 9 laci penyimpana

Tiga filling cabinet dengan 9

laci penyimpana

Gambar 4.2

Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Solo

4.1.3. Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Bank

Solo

52

Gambar 4.2 memperlihatkan langkah-langkah yang dilakukan dalam

sebuah sistem pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo:

1. Map

Berisikan data-data/dokumen persyaratan permohonan kredit yang

berisi formulir asli permohonan kredit, foto copy KTP, Foto copy KK, Surat

rekomendasi pimpinan, slip gaji terakhir, jaminan (BPKB, SK terakhir,

sertifikat hak milik, SHP toko/kios/konter/lapak). Setelah persyaratan

lengkap arsip di catat dalam,

2. Buku Register

Yaitu buku yang mencatat arsip masuk ataupun kaluar dalam

masing-masing klasifikasi. Kredit pegawai di catat dalam buku register

pegawai, kredit UKM di catat dalam buku register UKM, kredit Pasar di

catat dalam buku register Pasar. Dengan keterangan No urut, No PK, Nama

dan Alamat, Tgl. PK, Plafont Kredit, jenis agunan. Setelah di catat ke dalam

masing-masing buku register menurut pokok persoalan arsip di masukkan

dalam,

3. Filling Cabinet dan almari besi

Arsip yang sudah lengkap persyaratan kredit dan di catat dalam

buku register kemudian di simpan dalam masing-masing filling cabinet. Kredit

pegawai masuk ke dalam filling cabinet pegawai dan satu almari besi, kredit

UKM masuk ke dalam filling cabinet UKM, kredit pasar masuk ke dalam filling

cabinet pasar yang disimpan dengan menggunakan sistem angka dan kronologi

dimana 000001 angka nol digit pertama menandakan arsip tahun 2006 ke bawah,

53

100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun 2007, 200001 angka

dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, 300001 angka tiga digit pertama

menandakan arsip tahun 2009, 400001 angka empat digit pertama menandakan

arsip tahun 2010, 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011,

600001 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, 700001 angka

tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013. Untuk penyimpanan kredit

pegawai ada empat filling cabinet dengan 16 (enam belas) laci untuk menyimpan

berkas kredit yang dimulai dari tahun 2004, sedangkan kredit UKM ada tiga

filling cabinet dengan 9 (Sembilan) laci untuk menyimpan berkas kredit yang

dimulai dari tahun 2004, dan tiga filling cabinet dengan 10 laci untuk menyimpan

kredit pasar. Filling cabinet ini di simpan dalam satu ruangan penyimpanan berkas

yaitu Brankas yang dikelola oleh

4. Petugas administrasi kredit

Yaitu petugas administrasi kredit yang menyimpan arsip dan

pengelolaan arsip atau di sebut dengan (sentralisasi) yaitu penyimpanan arsip

yang dilakukan oleh bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan

dan penyimpanan arsip.

4.1.4. Sistem Pengelolaan Kearsipan di PD BPR Bank Solo

1. Sistem Penyimpanan Arsip di PD BPR Bank Solo

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di bagian administrasi

kredit pada PD BPR Bank Solo adalah sitem nomor atau angka. Sistem nomor

digunakan untuk menyimpan arsip jenis pinjaman nasabah. Penyimpanan ini

54

diurutkan dari nomor rekening terkecil sampai nomor terbesar. Asas

pengelolaan arsip yang digunakan PD BPR Bank Solo adalah asas sentralisasi

yaitu, pekerjaan kearsipan khususnya administrasi kredit dikelola oleh satu

bagian khusus yaitu petugas administrasi kredit. Hal ini membuat pekerjaan

pegawai terlalu banyak sehingga waktu dan tenaga untuk menangani arsip tidak

maksimal.

Pengelolaan oleh setiap unit kerja di PD BPR Bank Solo menemui

kesulitan karena pegawai sekaligus bertugas mengelola arsip, dimana para

pegawai kurang menguasai tentang kearsipan. Pegawai cenderung ragu-ragu

dalam proses penyimpanan dan penyusutan arsip. Berikut adalah penyimpanan

Dokumen PD BPR Bank Solo:

a. Dokumen asli harus disimpan dalam lemari besi atau filling cabinet, untuk

pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi harus dicatat

dalam buku register tersendiri. Buku register dipegang oleh sub Bagian

Analis dan Administrasi Kredit.

b. Seluruh dokumen wajib disimpan dalam Dokumen Kredit oleh Sub Bagian

Analis dan Administrasi Kredit.

c. Seluruh riwayat pinjaman debitur beserta dokumen-dokumen yang

menyertai baik untuk fasilitas yang masih aktif maupun fasilitas pinjaman

yang sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu debitur,

wajib disimpan dalam satu file yang sama.

Penyimpanan telah ditunjang dengan adanya filling cabinet dengan

sembilan rak untuk brangkas dengan tiga bagian/seksi yaitu berisi tentang

55

dokumen kredit asli beserta data pendukung debitur yang di dokumentasikan

dan di sesuaikan dengan kredit yang diberikan serta disatukan dalam file yaitu

berupa: asli formulir permohonan kredit; asli persetujuan kredit; asli perjanjian

kredit; asli pengikatan anggunan; asli kepemilikan anggunan (sertifikat hak

milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian sewa, SHP

toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB, SK pegawai, ijazah, dsb); dokumen

bukti kepemilikan anggunan (faktur kendaraan, bukti gesek nomor

kendaraan,dll); surat pernyataan dan kuasa-kuasa dan dokumen lainnya yang

berhubungan dengan anggunan.

2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR

Bank Solo

2.1. Penciptaan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

Kegiatan pengelolaan kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip

tercipta/berasal dari arsip interen dan eksteren PD BPR Bank Solo. Arsip interen

dan eksteren tercipta ketika PD BPR Bank Solo memberi/menerima dokumen lain

yaitu arsip-arsip pinjaman nasabah yang berupa data-data nasabah.

2.2. Pengurusan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

Penciptaan arsip di PD BPR Bank Solo berasal dari kegiatan memberi/

menerima dokumen lain yaitu arsip-arsip pinjaman nasabah yang berupa data-data

nasabah. Pengurusan dan pengendalian arsip dilakukan berdasarkan sifat dokumen

arsip yang masuk atau keluar.

56

2.2.1. Tahapan Pemberian Kredit dan Permohonan Kredit

A. Tahapan Pemberian Kredit

a. Marketing: menerima formulir aplikasi dan semua dokumentasi yang

diperlukan (formulir aplikasi kredit) dari debitur dan melakukan

identifikasi calon debitur dengan melakukan pengecekan analisis usaha

dan reputasi karakter calon dan anggunan calon debitur.

b. Customer Service: registrasi aplikasi kredit, dan verifikasi keabsahan

dolumen identitas debitur.

c. Analisis Kredit:

cek apakah kredit ini sudah sesuai dengan SOP.

verifikasi (dicatat di LADU-Laporan Analisis Debitur dan Usaha):

Debitur (keberadaan,reputasi,dll).

Verifikasi (dicatat DILADU dan HPA-Hasil Penilaian Anggunan):

- Bisnis (eksistensi, Radius dari BPR, lama berusaha Tipe dari.

- Pendapatan (%total angsuran per penghasilan bersih).

- Anggunan: (eksistensi/lokasi, tipe, kepemilikn, nilaipasar,

marketabilitas).

Verifikasi hal lain, dicatat dalam LVD (Laporan Verifikasi Debitur):

karakter pelanggan, tujuan pinjaman.

d. Administrasi Kredit:

Menyiapkan perjanjian kredit dan pengikatan angunan dan

pemenuhan persyaratan kredit oleh calon debitur.

Dokumentasi pinjaman dan arsip (file kredit).

57

Cek list persetujuan kredit untuk terpenuhinya kelengkapa

persyaratan kredit sesuai perjanjian kredit, dan pendokumentasian

kredit sesuai PKB.

e. Direksi: penilaian dan persetujuan kredit.

f. Dewan pengawas.

B. Permohonan Kredit

a. Periksa dokumen untuk verifikasi informasi awal/contoh: nama, usia,

alamat.

b. Interview calon debitur untuk mendapatkan tambahan informasi.

c. Observasi terhadap calon debitur dan lingkungan usaha termasuk tempat

tinggal, tujuan observasi ini untuk mengecek kebenaran data-data yang

disampaikan oleh calon debitur.

d. Verifikasi secara detail atas permohonan kredit antara lain: jenis fitur,

jumlah kredit, jangka waktu kredit, tujuan kredit.

e. Marketing meriview analisis kelayakan calon debitur dan

merekomendasikan degan cara membubuhkan paraf pada formulir

permohonan kredit apabila layak.

f. Mengumpulkan foto copy dokumen-dokumen yang dipersyaratkan: (foto

copy KTP, foto copy Kartu keluarga, BPKB, sertifikat, dll).

g. Customer Service: meregister Permohonan kredit dalam Agenda

Permohonan Kredit serta melakukan verifikasi terhadap dokumen yang

dipersyaratkan.

58

3. Penataan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

3.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif Bagian Administrasi Kredit di PD

BPR Bank Solo

Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis

sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang telah

ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan

penataan arsip jika dilakukan dengan benar. Penataan berkas arsip dinamis

aktif di PD BPR Bank Solo:

a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang

dikelola.

b. Memeriksa apakah dokumen sesuai dengan yang tersebut dalam buku

register.

c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup

dan kajian masalah yang tersirat didalam dokumen. Kearsipan administrasi

kredit di PD BPR Bank Solo sudah memiliki daftar klasifikasi arsip dengan

kode sebagai berikut:

1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006 ke bawah.

2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun 2007.

3. 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008.

4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009.

5. 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010.

6. 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011.

7. 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012.

59

8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013.

d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses,

kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.

e. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan

title yang telah ditentukan. Penyimpanan arsip dalam filling cabinet sudah

dilengkapi dengan folder yang dilengkapi dengan tab yang bertuliskan kode

dan masalah yang ditentukan.

f. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan

sekat. Penataan tanpa sekat seperti ini banyak ditemui di filling cabinet di

PD BPR Bank Solo. Arsip hanya ditumpuk dan dimasukkan kedalam map

dengan keterangan yang jelas.

3.2. Penataan Arsip Dinamis Inaktif Bagian Administrasi Kredit di PD

BPR Bank Solo

Penataan arsip dinamis inaktif bagian administrasi kredit di PD BPR

Bank Solo belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun

dalam pedoman Bank Indonesia. Arsip inaktif hanya diikat dan diletakkan di

lantai dengan keterangan yang tidak jelas sehingga jika arsip dibutuhkan maka

sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.

4. Ruang Khusus Arsip

PD BPR Bank Solo mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip

aktif yaitu brankas. Filling cabinet untuk menyimpan arsip dokumen kredit asli

60

debitur PD BPR Bank Solo, namun untuk dokumen inaktif belum ada ruangan

khusus. sehingga dokumen inaktif bersatu dengan ruangan pegawai yaitu di

bawah meja pegawai. Sehingga, perawatan arsip tidak bisa maksimal. Jika tempat

penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja, maka didalam ruang arsip juga ada

makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang

serangga yang dapat merusak arsip.

5. Peralatan yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip

Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat

mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan

kembali ketika akan digunakan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan

penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika

dibutuhkan lagi. Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan

bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo kurang memadahi. Berikut

peralatan penyimpanan arsip beserta penggunaanya di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit.

5.1. Filling Cabinet

5.1.1. Filling Cabinet Kredit Pegawai

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 16 (enam belas)

laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif bagi satu seksi yaitu kredit

pegawai yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen

persyaratan kredit yang berupa:

Asli formulir permohonan kredit.

61

Foto Copy KTP suami/istri.

Foto Copy Kartu Keluarga.

SK terakhir.

Surat rekomendasi pimpinan.

Slip gaji terakhir yang digunakan (untuk pegawai PNS/TNI/POLRI/

BUMD/BUMN/Swasta).

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:

1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-575) tiga angka

digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001-514) menandakan arsip tahun

2005, dengan rincian sebagai berikut:

a. Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit.

b. Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar.

d. Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar.

e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar.

2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-1.030) tiga angka

digit menandakan arsip tahun 2006, dengan rincian sebagai berikut:






62

3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-702) yang

menandakan arsip tahun 2007, dan (201181-201336) yang menandakan

arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai berikut:

a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit.



d. SK terakhir 577 lembar.

e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar.

f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (200001-201180)

angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dengan rincian

sebagai berikut:






5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (300001-300118) angka

tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dan (600618-600699)

angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian

sebagai berikut:


b. Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar.

63

c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar.

d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar.

e. SK terakhir berisi 100 lembar.


6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (600700-600779) angka

enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai

berikut:







7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (500224-500453) angka

empat digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai

berikut:





e. SK terakhir 229 lembar.


64

8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (400423-400889)

angka emapat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian

sebagai berikut:





e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.

9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (500001-500223)

angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian

sebagai berikut:







10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700201-700250)

angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian

sebagai berikut:




65




11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700251-700310)


sebagai berikut:







12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700311-700380)


sebagai berikut:







66

13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700381-700455)

angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian

sebagai berikut:




d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.



14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700456-

700530) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan

rincian sebagai berikut:







15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700531-700595)


sebagai berikut:



67





16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700596) angka

tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai

berikut:







5.1.2. Filling Cabinet Kredit UKM

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9 (sembilan) laci

untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit UKM yang ada di PD BPR Bank

Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:




Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian

sewa, BPKB.

68


1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-124) tiga angka digit

menandakan arsip tahun 2004, dan (001-136) menandakan arsip tahun 2005,

dengan rincian sebagai berikut:




2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-154) tiga angka digit






d. Sertifikat tanah 278 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode (200008-200134) angka

dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan (300001-300087)

angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian

sebagai berikut:





e. BPKB 50 lembar.

69

4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode (400001-400142) angka


berikut:





e. BPKB 77 lembar.

5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode (500001-500143) angka

lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan (600147-600177)

angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian

sebagai berikut:





e. BPKB 103 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode (600001-600145) angka

enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai

berikut:




70


e. BPKB 82 lembar.

7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode (700001-700070) angka


berikut:





8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode (700071-700130) angka


berikut:





9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode (700131-700) angka


berikut:





71

e. BPKB 13 lembar.

5.1.3. Filling Cabinet Kredit Pasar

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 10 (sepuluh) laci

untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit pasar yang ada di PD BPR Bank

Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:




Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa, SHP

toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB.


1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-156) tiga angka digit






2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-143) tiga angka digit





72


d. SHP toko 173 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode (200122-200368) angka dua

digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan (300005-300197) angka

tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai

berikut:





e. SHP kios 205 lembar.

f. SHP kios 35 lembar.

g. SHP konter 22 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode (40000-400036) angka


berikut:




d. SHP lapak 72 lembar.

5. Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400037-400265) angka

empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, (500001-500223) angka

lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan (600001-600122)

73

angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian

sebagai berikut:




d. BPKB 200 lembar.

e. SHP toko 80 lembar.

f. SHP kios 130 lembar.

g. SHP lapak 110 lembar.

h. SHP konter 53 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode (600123-600186) angka

enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai

berikut:




d. BPKB 20 lembar.


7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700001-700045) angka


berikut:



74


d. BPKB 20 lembar.

e. SHP lapak 25 lembar.

8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700046-700100) angka


berikut:




d. BPKB 14 lembar.

e. SHP lapak 40 lembar.

9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700101-700140)


sebagai berikut:






10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700141) angka tujuh

digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:



75


d. BPKB 34 lembar.

5.2. Almari Besi

Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai. PD BPR Bank

Solo mempunyai satu almari besi.

Almari satu memiliki dua pintu:

a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di

beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan

dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi (300198-301156)

angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang

958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar foto copy KTP

suami/istri, 1.916 foto copy kartu keluarga, 958 lembar surat rekomendasi

pimpinan, 958 lembar SK, 958 lembar slip gaji terakhir.

b. Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di

beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan

dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi (600001-600617)

angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang

1.232 lembar formulir asli permohonan kredit, 2.464 lembar foto copy KTP

suami/istri, 2.464 foto copy kartu keluarga, 617 lembar surat rekomendasi

pimpinan, 617 lembar SK, 1.232 lembar slip gaji terakhir.

76

Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses yang benar seperti

pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif hanya dimasukkan kedalam map

kemudian diikat dengan tali raffia.

5.3. Buku Register

PD BPR Bank Solo mencatat pemasukan dan pengeluaran dari dan ke

dalam lemari besi/filling cabinet untuk dokumen-dokumen yang baru ataupun

yang sudah lunas dari nasabah.

6. Perawatan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

Perawatan arsip di bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo

masih sangat kurang. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh

terlipat tidak terpenuhi karena arsip-arsip yang berukuran besar justru dilipat.

Arsip hanya diberi kapurbarus pada filling cabinet, namun tidak diberi secara

rutin. Peneliti hanya menemui lima kapurbarus di semua filling cabinet dan

almari besi.

7. Penemuan Kembali Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank

Solo

Penemuan kembali arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek yaitu :

a. Penemuan kembali fisik arsip, yang pada dasarnya mengendalikan tenaga

manusia.

77

b. Penemuan kembali informasi, yang pada dasarnya mengandalkan tenaga

mesin/komputer.

Tindakan yang dilakukan untuk penemuan kembali arsip adalah meliputi:

a. Memahami/menelaah materi yang akan dicari.

b. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang pada

penggolongan arsip menurut pola klasifikasi.

c. Apabila menemui kesukaran, maka dapat memanfaatkan indeks relative.

d. Menentukan indeks berdasarkan materi yang akan dicari.

e. Jika arsip tidak dapat ditemukan maka harus meneliti buku register.

Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem

penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem

penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat

dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Ketepatan

pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji dengan menghitung

prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan kembali arsip yang

dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik ditunjukkan dengan

angka kecermatan yang tidak lebih dari 3% atau jangka waktu penemuan

kembali sebuah arsip tidak lebih dari 1 menit.

Pencatatan arsip yang dipinjam sangat penting. Pencarian arsip yang

sulit dan lama bisa juga disebabkan oleh ketidakjelasan keberadaan arsip.

Keberadaan arsip bisa ditelusuri dari lembar peminjaman arsip sehingga

pencatatan peminjaman arsip harus dilakukan. Petugas akan kesulitan dalam

menelusuri keberadaan arsip apabila tidak dilakukan pencatatan arsip keluar.

78

8. Pemusnahan Arsip

1. Pemusnahan Arsip

a. Arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan

ketentuan:

- Arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu perlu

mendengar pertimbangan Dewan Pemeriksa Keuangan dengan jalan

mengirimkan pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.

- Arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu dengan

pertimbangan Bagian Umum SDM dengan jalan mengirimkan daftar

pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.

- Arsip yang menyangkut penghimpunan dana terlebih dahulu dengan

pertimbangan Bagian Operasional dan Dana serta perlu

memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk itu.

c. Setelah mendapat persetujuan dan yang bersangkutan dapat menetapkan

keputusan pemusnahan arsip, maka arsip-arsip dimaksud dapat

dimusnahkan.

4.2. Pembahasan

4.2.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan

Sistem pengelolaan kearsipan merupakan proses efisiensi pekerjaan

perkantoran, mulai dari pengelolaan arsip, sampai dengan penyusutan dan

pemusnahaan arsip. Kantor di seluruh dunia yang masih aktif tentunya memiliki

manajemen kearsipan sendiri. Manajemen kearsipan ada karena arsip adalah asset

79

penting dalam kegiatan perkantoran yang sangat menunjang kelancaran kegiatan

perkantoran sehingga harus di kelola sedemikian rupa agar tidak hilang atau

rusak. Arsip tidak hilang atau tidak rusak saja belum cukup untuk menunjang

kelancaran pekerjaan kantor karena pekerjaan kantor tidak dapat menunggu lama

untuk menemukan arsip yang dibutuhkan. Hal ini memperjelas bahwa

pengelolaan arsip harus sedemikian rupa sehingga arsip mudah dan cepat

ditemukan kembali saat dibutuhkan.

Sistem penyimpanan arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank

Solo adalah Sentralisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem Sentralisasi

merupakan pilihan yang sangat tepat karena sistem ini meminimalis kekurangan

pada masing-masing sistem dan memaksimalkan kelebihan pada satu sistem

tersebut. Pemilihan sistem apapun baik apabila disesuaikan dengan kebutuhan

kegiatan perkantoran dan dilakukan dengan baik dan benar.

“Asas Sentralisasi artinya segala kegiatan yang

berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta

menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh bagian khusus

yang bertugas menangani pengelolaan dan penyimpanan arsip

dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi

kantor di kelola oleh satu bagian khusus.”4

Secara Sentralisasi arsip aktif bagian administrasi kredit di PD BPR Bank

Solo dikelola oleh masing-masing unit kerja. Hal ini memudahkan setiap unit

kerja dalam hal penemuan kembali arsip, karena dikelola sendiri pasti akan lebih

mudah mencari apabila diperlukan. Arsip aktif maupun fasilitas pinjaman yang

sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu debitur, wajib disimpan

dalam satu file yang sama ini mengakibatkan semakin bertambahnya arsip pada

4 Irra Chrisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 13.

80

setiap tahunnya. Sedangkan arsip inaktif hanya di masukkan dalam map-map

diikat dengan tali rafia kemudian ditumpuk di bawah meja kerja. Hal ini sangat

berbahaya untuk keamanan arsip. Pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat

menunjang dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip aktif bagian administrasi

kredit di PD BPR Bank Solo terganjal kurangnya pegawai dan pengetahuan akan

kearsipan oleh petugas administrasi kredit, hal ini tergambar pada penyusutan

arsip yang ragu-ragu dalam menentukan arsip apakah masih aktif atau tidak.

Arsip dinamis aktif ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip yaitu

brankas, dan juga ruangan bagian dana sedangkan arsip inaktif belum ada ruangan

khusus sehingga, disimpan dibawah meja pegawai dengan diikat dengan tali rafia

dalam map-map. Hal ini menyebabkan ruangan yang sempit bertambah sempit

dan terlihat kurang tertata dengan rapi, sehingga mengganggu kelancaran aktifitas

pegawai PD BPR Bank Solo.

4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip

Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip

tercipta/ berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan eksteren

tercipta ketika suatu kantor mengirim/menerima surat/dokumen lain.

Pengurusan arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo

diawali dari identifikasi dokumen-dokumen nasabah, apakah termasuk dokumen

penting, atau monitoring (dokumen jatuh tempo, dan dokumen lengkap),

Pengelompokan ini dibutuhkan karena pengurusan setiap data nasabah berbeda

satu dengan yang lainya.

81

4.2.2.1. Pengurusan Dokumen Penting

Pengurusan dokumen penting masuk dan keluar di PD BPR

Bank Solo bagian administrasi kredit sudah sesuai dengan Pedoman

Renstra PD BPR Bank Solo Berikut prosedurnya:

A. Pengurusan dokumen penting masuk di PD BPR Bank Solo bagian

administrasi kredit:

a. Dokumen asli harus disimpan dalam lemari besi atau filling cabinet,

untuk pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi harus

dicatat dalam buku register tersendiri. Buku register di pegang oleh Sub

Bagian Analis dan Administrasi Kredit.

b. Seluruh dokumen wajib disimpan dalam Dokumen Kredit oleh Sub

Bagian Analis dan Administrasi Kredit.

c. Seluruh riwayat pinjaman debitur beserta dokumen-dokumen yang

menyertainya baik untuk fasilitas yang masih aktif maupun fasilitas

pinjaman yang sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu

debitur, wajib disimpan dalam satu file yang sama.

4.2.2.2. Pengurusan Dokumen Monitoring

Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan

mengirimkan laporan dokumen yang akan dan sudah jatuh tempo,

dokumen tidak lengkap/dokumen pendukung tidak lengkap ke masing-

masing Sub Bagian Kredit setiap awal bulan untuk follow up.

A. Dokumen Jatuh tempo

82

Dokumen yang akan jatuh tempo akan diinformasikan kepada Sub

Bagian Kredit dalam waktu 1 (satu) bulan sebelum jatuh tempo. Apabila

dokumen jatuh tempo, dan Sub Bagian Kredit belum dapat memenuhi

perpanjangan/penggantian dokumen tersebut maka:

a. Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan mengirimkan laporan

dokumen yang telah dan akan jatuh tempo pada setiap bulan kepada

kepala Bagian Kredit.

b. Laporan bulanan Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit yang

dibuat secara terperinci akan dikirimkan ke kepala Sub Bagian Kredit

dengan tembusan kepada kepala Bagian Kredit dan Direksi.

c. Kepala Sub Bagian kredit wajib segera melengkapi dokumen yang

jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) bulan setelah tanggal jatuh

tempo. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi maka Kepala Sub

Bagian Kredit wajib mengajukan permohonan persetujuan

perpanjangan waktu kepada Kepala Bagian Kredit dan Direksi.

B. Dokumen Tidak Lengkap

Dokumen tidak lengkap harus dipenuhi sesuai ketentuan pada

persetujuan kredit. Dokumen tidak lengkap yang akan jatuh tempo harus

dimonitor oleh Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit dan Kepala Sub

Bagian Kredit. Apabila pada waktu yang telah ditentukan dokumen belum

dapat diselesaikan, maka Kepala Sub Bagian Kredit wajib segera melengkapi

dokumen tidak lengkap tersebut dalam waktu satu minggu setelah tanggal

pencairan kredit. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi, maka Marketing

83

wajib megajukan permohonan perpanjangan jangka waktu kepada Kepala

Bagian Kredit dan Direksi.

4.2.3. Penataan Arsip di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit

Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis

sehingga arsip dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang

telah ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan

tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar.

Arsip aktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit disimpan

dalam filling cabinet dan lemari besi. Penataan arsip dinamis aktif dalam filing

cabinet belum disusun dengan baik. Sistem penomoran dan penataanya masih

belum sempurna. Penataan arsip dengan sekat tab diatas hanya dilakukan kalau

register tidak urut. Arsip dokumen kredit asli beserta data pendukung debitur di

dokumentasikan dan disesuaikan dengan kredit yang diberikan serta disatukan

dalam file dokumen seperti (asli formulir permohonan kredit, asli persetujuan

kredit, asli perjanjian kredit, asli pengikatan anggunan, asli kepemilikan

anggunan, sertifikat hak milik, akta jual beli, akta/perjanjian sewa toko/kios/lapak,

BPKB, dsb) dihimpunan perda dimasukkan kedalam stopmap kertas, yang ditata

didalam filling cabinet. Dokumen Kredit pegawai juga menggunakan Filling

Cabinet dan lemari besi. Arsip inaktif hanya ditumpuk di bawah meja kerjanya.

karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip dengan kode-kode yang telah

ditentukan.

84

Penataan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum

sesuai dengan Pedoman Bimbingan teknis kearsipan dinamis. Penataan arsip

dinamis aktif yang sesuai adalah:

a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip

yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan–

kelengkapan arsi8p yang tidak memiliki keterangan bernilai

seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera

dimusnahkan.

b. Memeriksa, tindakan ini meliputi:

- Memeriksa apakah keterangan sesuai dengan klasifikasi

dalam sistem tersebut, jika tidak dicatat dalam buku register.

c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk

mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam

dokumen.

d. Mengelompokkan arsip yang berdasarkan kesamaan dalam

suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.

e. Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan

titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, dimana

title tersebut dicantumkan pada tab folder.

f. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode

klasifikasi dan title yang telah ditentukan.

g. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok

urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya

secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping.

h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa

menggunakan sekat.”5

Arsip dinamis inaktif yang tidak mempunyai ruangan dan tempat hanya

dimasukkan kedalam map-map diikat kemudian langsung ditumpuk dibawah meja

pegawai untuk menyimpan arsip, dan keterangan yang tidak jelas sehingga jika

arsip dibutuhkan akan sangat sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun

belum dibuat.

Penataan arsip dinamis inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi

kredit belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun dalam

5 PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 80.

“

“

85

pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan. Penataan arsip inaktif yang sesuai

adalah:

a. Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan

memusnahkan semua bakteri dan serangga.

b. Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip.

c. Mengelompokkan arsip menurut unit kerja/pengolah disusun

menurut kronologi.

d. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm dan member nomor

sementara.

e. Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun

menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada kartu.

f. Membuat daftar pretelan arsip.

g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,

sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang

telah dibungkus.

h. Memberikan kamper dalam boks arsip.” 6

4.2.4. Peralatan Penyimpanan Arsip

Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat

mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat

ditemukan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan

mempermudah penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan lagi.

Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di PD BPR

Bank Solo bagian administrasi kredit kurang memadahi. Hanya filling cabinet dan

lemari besi, ini tidak dapat menampung seluruh arsip sehingga arsip hanya

diletakkan disisi bawah meja kerja dan didalam filling cabinet pun arsip sangat

sesak.

4.2.5. Ruang Penyimpanan Arsip

6 Ibid, hal. 81.

86

PD BPR Bank Solo Belum mempunyai ruangan khusus untuk

penyimpanan arsip inaktif. Filing cabinet untuk menyimpan arsip hanya untuk

penyimpanan arsip dinamis aktif. Arsip inaktif bersatu dengan ruang kerja

pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit sehingga tempat

penyimpanan arsip dengan ruang kerja menjadi sempit dan perawatan arsip tidak

bisa maksimal. Didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman,

padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak

arsip. Ruang Penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit

kurang sempurna, tempat penyimpanan arsip yang baik dapat didefinisikan

sebagai “Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi

dengan baik.”7

4.2.6. Perawatan Arsip

Perawatan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit masih

sangat kurang. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh terlipat tidak

terpenuhi karena arsip-arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya

diberi kapurbarus pada filling cabinet dan lemari besi. Peneliti hanya menemui

lima kapurbarus di semua almari besi dan filling cabinet.

Seharusnya pegawai kearsipan PD BPR Bank Solo lebih memperhatikan

perawatan arsip lagi. Arsip harus diberikan ruangan tersendiri dan tempat, serta

dibersihkan dari debu minimal satu minggu sekali. Pemberian kapurbarus juga

harus rutin, apabila kapurbarus sudah habis segera diberi lagi

7 Basir Bartos, Loc.cit, hal. 56.

87

4.2.7. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem

penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem

penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat

dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Hal ini untuk

kelancaran kerja pegawai lain membutuhkan arsip tersebut.

Ketepatan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji

dengan menghitung prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan

kembali arsip yang dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik

ditunjukan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari 3% “Sebagai patokan

angka kecermatan adalah 3%.” 8

Penemuan kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit

sulit dan lama. Ketika diminta untuk mencari tiga buah arsip hanya satu arsip

yang ditemukan dan waktunya pun lebih dari 10 menit padahal. “jangka waktu

yang baik untuk menemukan kembali suatu arsip adalah tidak lebih dari 1

menit.”9 Jadi, penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo

bagian administrasi kredit harus diadakan perbaikan.

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik

oleh atasan sendiri, ataupun teman sejawat PD BPR Bank Solo. Jika arsip

dipinjam maka keluarnya arsip harus dicatat. Hal ini diperlukan agar sistem

pengawasan seluruh dokumen dapat diketahui apakah sedang berada dalam file

atau tidak.

8 Irra Chisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 168.

9 Ibid, hal. 169.

88

4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip

Semakin banyak kegiatan suatu kantor, semakin cepat pula pertumbuhan

arsip dikantor tersebut. Langkah untuk mengantisipasi ledakan jumlah

pertumbuhan arsip yang begitu besar dapat dilakukan dengan mengadakan

penyusutan arsip dengan cara peninjauan kembali arsip aktif, arsip dinamis aktif

yang memiliki frekuensi penggunaan rendah maka harus di pindah ke golongan

arsip dinamis inaktif, tentunya bukan hanya berubah namanya, tetapi pengelolaan

dan perlakuannya pun harus sesuai dengan arsip inaktif. Setelah tahap ini selesai

arsip yang sudah tidak digunakan akan di pilih lagi, untuk kemudian dimusnahkan

atau disimpan secara permanen dalam bentuk arsip statis.

Penyusutan dan pemusnahan arsip telah ditentukan dalam jadwal retensi

arsip yaitu setiap sepuluh tahun sekali akan diadakan pemusnahan arsip. Menurut

pengakuan salah satu pegawai PD BPR Bank Solo sejak tahun 2000 beliau

bekerja di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum pernah ada

pemusnahan arsip inaktif dan beliau juga mengatakan kesulitan dalam proses

penyusutan arsip aktif ke inaktif “takut arsip yang sudah dibakar ternyata masih

diperlukan” ujar beliau. Sikap ragu-ragu ini menunjukan bahwa pengetahuan

tentang kearsipan masih kurang. Seorang arsiparis yang baik harus tau apakah

arsip masih diperlukan atau tidak, apakah harus dimusnahkan atau dijadikan arsip

statis.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/7453/4/T1...UKM...

Documents

Transcript of BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/7453/4/T1...UKM...