29

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil penelitian

Penelitian dilakukan di Rumah Sakit Aloei Saboe pada bulan november

sampai desember 2011 dengan mengumpulkan data melalui observasi,

penelusuran dokumen dan wawancara mendalam.

Observasi terhadap input (masukan) yaitu berupa pengamatan terhadap

kecukupan dan kesesuaian, serta kedisiplinan petugas, ketersediaan

formulir/dokumen pencatatan dan pelaporan, ketersediaan prosedur penyimpanan

obat, serta pengamatan terhadap ketersediaan sarana dan prasarana yang

menunjang proses penyimpanan obat. Observasi terhadap proses penyimpanan

obat yaitu berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan

obat di gudang BHP dan di gudang obat, pengeluaran obat, stok opname, serta

pencatatan dan pelaporan.

Penelusuran dokumen dilakukan terhadap pedoman atau prosedur

penyimpanan obat, dokumen intruksi kerja pemeriksaan barang dan prosedur

mutu pengelolaan obat/perbekalan farmasi gudang obat, contoh formulir dan

laporan berupa LPLPO, kartu stok, serta buku penerimaan/pengeluaran yang ada

di RS Aloei Saboe. Wawancara mendalam dilakukan terhadap tenaga yang terkait

proses penyimpanan obat, yaitu Apoteker dan penanggung jawab gudang obat.

Sesuai kerangka konsep pada bab sebelumnya, data yang diperoleh kemudian

diolah dan dianalisa sesuai dengan pendekatan sistem mulai dari input (masukan)

sampai pada proses dalam penyimpanan obat di RS Aloei Saboe.

30

Hasil penelitian yang akan diuraikan berikut ini yaitu mengenai faktor-

faktor input/masukan (SDM, formulir, prosedur, serta sarana dan prasarana) dan

proses (penerimaan obat, pengaturan atau penyusunan stok obat, pengeluaran

obat, stok opname, serta pencatatan dan pelaporan) yang terkait dengan

penyimpanan obat di RS Aloei Saboe.

4.1.1. Input (masukan)

Input (masukan) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk dapat

melaksanakan suatu pekerjaan (Azwar, 1996). Input (masukan) dalam penelitian

ini terdiri dari sumber daya manusia, dokumen/formulir, sarana dan prasarana,

serta prosedur.

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia merupakan salah satu input yang sangat penting dalam

suatu sistem penyimpanan obat. Pelaksanaan penyimpanan obat dapat berjalan

lancar bila didukung oleh kapasitas dan kualitas SDM yang memadai.

a. Kecukupan dan Kesesuaian

Penilaian kecukupan dan kesesuaian meliputi kecukupan dalam jumlah,

pengetahuan dan keterampilan, serta kesesuaian antara posisi dan tugas

yang didapat dengan pendidikan dan kemampuan.

Hasil observasi mengenai kecukupan dan kesesuaian SDM

SDM yang terlibat dalam proses penyimpanan obat di RS Aloei Saboe

terdiri dari penanggung jawab gudang obat, panitia penerimaan obat dan

Apoteker itu sendiri. Aspek tenaga dalam proses penyimpanan obat di RS

Aloei Saboe tertuang dalam tabel 1 (terlampir).

31

Hasil observasi menyatakan bahwa SDM masih kurang karena setiap SDM

yang terlibat dalam penyimpanan obat memiliki tugas/jabatan rangkap

seperti yang telah tertuang di tabel sebelumnya.

Hasil wawancara mengenai kecukupan dan kesesuaian SDM

Hasil wawancara terhadap 2 informan menunjukkan bahwa dari aspek

jumlah, SDM yang berperan dalam penyimpanan obat belum mencukupi,

sementara 1 orang informan menyatakan jumlah SDM sudah mencukupi.

Penjelasan ini sesuai dengan hasil wawancara berikut ini :

1. Informan 1 (Apoteker) :

“SDM masih perlu ditambah.”

2. Informan 2 (penanggung jawab gudang obat)

“Jika dilihat dalam segi jumlahnya, saya rasa sudah cukup memadai,

tinggal memaksimalkan ilmu dan kemampuan kita saja.”

Sementara untuk pengetahuan dan keterampilan, semua informan

menyatakan bahwa pengetahuan dan keterampilan SDM yang ada masih

perlu ditingkatkan untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya. Hal tersebut

sesuai pernyataan berikut :

1. Informan 1 (Apoteker)

“Pengetahuan dan keterampilan masih perlu ditingkatkan.”

2. Informan 2 (Penanggung jawab gudang obat)

“Kalau mengenai pengetahuan memang masih pelu ditingkatkan

karena kalau dilihat dari latar belakang pendidikan yang lain itu masih

32

agak kesulitan, tapi kalau tentang keterampilan, kita sudah

terbiasa.biar bagaimana juga kita kan sudah lama kerja disini.”

b. Kedisiplinan

Penilaian kedisiplinan meliputi ketaatan petugas dalam melaksanakan

tugasnya sesuai waktu dan aturan yang ada. Hasil observasi dan hasil

wawancara mengenai kedisiplinan petugas tertuang dalam tabel 2

(terlampir)

Hasil observasi mengenai kedisiplinan SDM

Hasil observasi menyatakan bahwa secara umum petugas datang dan

pulang dengan tepat waktu. Selain itu petugas masih banyak tugas atau

pekerjaan yang sering tertunda karena petugas yang memiliki tugas

rangkap harus mengerjakan pekerjaannya yang lain.

Hasil wawancara mengenai kedisiplinan SDM

Hasil wawancara menyatakan bahwa kedisiplinan SDM yang berperan

dalam penyimpanan obat di RS Aloei Saboe terkadang belum sesuai yang

diharapkan, namun dinilai cukup karena menurut Informan setiap SDM

mempunyai kelebihan dan kekurangan, serta mempunyai kepentingan

terkait dengan tugasnya masing-masing, sesuai pernyataan berikut ini :

1. Informan 1 (Apoteker)

“Mengenai kedisiplinan kerja, saya rasa masih perlu ditingkatkan

lagi.”

33

2. Informan 2 (penanggung jawab gudang obat)

“Penilaian disiplin relatif, kalau misalnya karyawan lain ada

keperluan biasanya mereka bilang dulu, kita sudah taulah keperluan

mereka, saling mengerti saja. Tapi kita tetap datang tepat waktu.”

2 Dokumen/Formulir

Hasil observasi mengenai dokumen/formulir

Berdasarkan hasil observasi, maka formulir/dokumen yang tersedia untuk

pencatatan dan pelaporan pada proses penyimpanan obat di RS Aloei Saboe

tertuang dalam tabel 3 (terlampir)

Hasil wawancara mengenai Dokumen/Formulir

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa ketersediaan formulir, dinilai

membantu proses pencatatan dan pelaporan, sesuai dengan pernyataan

Informan sebagai berikut :

“formulir sudah sangat membantu. Itu ketentuan yang harus diisi.”

Formulir LPLPO digunakan untuk perekapan pencatatan dan pelaporan dalam

bentuk Bon Permintaan. Pernyataan ini sesuai dengan hasil wawancara berikut:

“untuk laporan mereka ke saya dalam bentuk bon permintaan jika terjadi

kekosongan disalah satu apotek, yang kemudian saya akan membuat formulir

faktur gudang obat untuk mencatat obat-obat yang telah tercantum di bon

permintaan sebagai tanda pengeluaran obat tersebut.”

Formulir khusus untuk pencatatan obat rusak/kadaluarsa tidak tersedia.

Menurut informan obat yang rusak/kadaluarsa ditulis di selembaran kertas

34

yang kemudian akan diberikan kepada kepala instalasi farmasi, sesuai

pernyataan berikut :

“kita tidak pake formulir atau buku khusus. Obat yang rusak/kadaluarsa

biasanya penanggung jawab gudang obat hanya memberikan berupa

selembaran kertas yang sudah tercatat nama-nama obat yang

rusak/kadaluarsa yang kemudian akan diproses.”

3. Prosedur

Hasil observasi mengenai prosedur

Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa prosedur penyimpanan obat yang

digunakan oleh RS Aloei Saboe yaitu pedoman standar pelayanan kefarmasian

di RS menurut ketentuan SK MENKES No. 1197/MENKES/SK/X/2004;

pedoman standar pelayanan kefarmasian di Apotek menurut ketentuan SK

MENKES No. 1027/MENKES/SK/IX/2004; dan menurut SK perberlakuan

pedoman pengelolaan barang farmasi di RS Aloei Saboe. Prosedur-prosedur ini

hanya disimpan dalam bentuk dokumen, tidak disosialisasikan dengan

dipampang di area kerja petugas (Isi masing-masing prosedur terlampir).

Hasil wawancara mengenai prosedur

Menurut Informan setiap petugas sudah cukup memahami prosedur yang ada

sehingga tidak perlu lagi memampang prosedur di tempat kerja mereka.

Penjelasan tersebut berdasarkan pernyataan berikut ini :

1. Informan 1 (Apoteker)

“prosedur tertulis kita ada, tapi tidak sampai kita tempel.”

35

2. Informan 2 (Penanggung jawab gudang obat)

“prosedur tertulis ada, disimpan sama pak „A‟ (I1), saya tidak pegang, kalau

saya paling pake sistem FIFO dan FEFO dan juga menurut abjad.”

4. Sarana dan prasrana

Hasil observasi mengenai sarana dan prasarana

RS Aloei Saboe sudah mempunyai 2 gudang obat yaitu gudang BHP. Gudang

BHP ini terletak di bagian belakang RS. Sedangkan untuk gudang obat yang

satunya lagi terletak di dalam ruangan apotek. Observasi mengenai

ketersediaan dan kondisi sarana dan prasarana yang menunjang kegiatan

penyimpanan obat di RS Aloei Saboe tertuang dalam tabel 4, 5 dan 6

(terlampir).

Hasil wawancara mengenai sarana dan prasarana

Untuk sarana dan prasarana yang berkaitan dengan penyimpanan obat masih

belum cukup memadai dan untuk luas gudang pun juga masih belum memadai

(masih kecil), sehingga dinilai menjadi salah satu kendala pada proses

penyimpanan obat seperti pernyataan berikut ini :

1. Informan 1 (Apoteker)

“untuk sarana dan prasarana masih kekurangan rak/lemari penyimpanan

obat dan untuk ruangan masih belum memadai.”

2. Informan 2 (penanggung jawab gudang ob“masih kurangnya lemari

“penyimpanan obat akibatnya obat tidak tertata dengan baik.”

Ketersediaan komputer sangat membantu dalam proses perekapan untuk

pembuatan laporan, dimana peran komputer tidak hanya unuk pengetikan

36

laporan tetapi juga untuk mengecek ulang hasil perhitungan obat oleh petugas

karena data/informasi yang dihasilkan komputer dinilai lebih akurat. Hal ini

sesuai pernyataan sebagai berikut :

“untuk perekapan laporan kita pake komputer. Komputer sangat membantu

sekali.”

4.1.2 Proses penyimpanan obat

RS Aloei Saboe mempunyai 2 gudang obat, yaitu gudang BHP yang

terletak di bagian belakang rumah sakit dan gudang obat yang terletak di dalam

apotek. Oleh karena itu proses dari penyimpanan obat diteliti secara masing-

masing dengan hasil penelitian sebagai berikut :

1. Penerimaan obat

Hasil observasi mengenai penerimaan obat

a. Di gudang BHP

Observasi langsung terhadap proses penerimaan obat di gudang BHP tidak

dapat dilakukan karena penerimaan obat di gudang BHP merupakan

kegiatan yang dilakukan pada awal tahun anggaran. Namun berdasarkan

observasi terhadap buku penerimaan obat serta formulir

pemeriksaan/penerimaan obat diketahui bahwa proses penerimaan obat telah

dilakukan dengan diperiksa sebelumnya oleh tim pemeriksa barang dan

proses penerimaannya dilakukan secara bertahap.

b. Di gudang obat

Hasil observasi mengenai proses penerimaan obat di gudang obat bahwa

gudang obat yang dikirim langsung dari gudang BHP tanpa melalui

37

pemeriksaan oleh tim pemriksa barang/obat. Obat yang diterima dari

gudang BHP diperiksa langsung oleh penanggung jawab gudang obat

kemudian dicatatat di kartu stok.

Hasil wawancara mengenai penerimaan obat

a. Di gudang BHP

Pada gudang BHP, sebelum obat diterima dan disimpan di gudang BHP,

obat yang dikirim oleh distributor diperiksa terlebih dahulu oleh panitia

pemeriksa barang. Jika obat yang datang sudah sesuai pesanan, maka

laporan hasil pemeriksaan diserahkan di bendaharawan barang dan

penerima barang, untuk kemudian obat disimpan di dalam gudang. Hal ini

sesuai dengan pernyataan berikut :

1. Informan 1 (Apoteker)

“obat yang datang dari PBF akan diperiksa dulu oleh panitia pemeriksa

barang. Panitia pemeriksa barang memeriksa barang atau perbekalan

farmasi apakah sudah sesuai dengan yang dipesan. Jika sudah ok maka

akan langsung diserahkan oleh penanggung jawab gudang untuk

disimpan di gudang BHP. Tapi sebelumnya diserahkan dulu sama

bendaharawan untuk biaya administrasi.”

2. Informan 2 (penanggung jawab gudang obat)

“obat yang datang dari PBF diperiksa dulu, tidak langsung masuk di

gudang BHP, Yang periksa panitia penerima obat. Saya Cuma pemegang

gudang, jadi kalau sudah diperiksa, baru saya terima untuk disimpan di

gudang.”

38

b. Di gudang Obat

Gudang obat mendapatkan persediaan dari gudang BHP. Proses penerimaan

obat di gudang obat lebih sederhana, dimana obat yang datang dari gudang

BHP tidak perlu diperiksa oleh panitia penerima barang/perbekalan farmasi

melainkan langsung diperiksa oleh penanggung jawab gudang obat.

Kemudian penanggung jawab gudang obat menandatangani bukti tanda

terima dari gudang BHP dan mencatatnya dilembar stok obat. Hal ini sesuai

pernyataan berikut :

“...saya menandatangnani bukti tanda terima dari gudang BHP, kemudian

saya catat distok obat...”

2 Pengaturan dan penyusunan stok obat

Hasil observasi mengenai pengaturan dan penyusunan stok obat di

gudang BHP

Hasil observasi terhadap sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok

obat di gudang BHP RS Aloei Saboe tertuang dalam tabel 7 (terlampir).

Hasil observasi pada sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok

obat di gudang BHP menunjukkan bahwa prinsip FIFO dan FEFO dalam tata

cara penyimpanan telah diterapkan. Obat yang rusak/kadaluarsa telah

dikumpulkan dan disimpan secara terpisah dari obat yang masih bagus, namun

tidak disimpan di luar gudang BHP.

39

Hasil observasi mengenai pengaturan dan penyusunan stok obat di

gudang obat

Hasil observasi terhadap sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok

obat di gudang obat RS Aloei Saboe tertuang dalam tabel 8 (terlampir).

Hasil observasi pada sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok

obat di gudang obat menunjukkan bahwa seperti pada gudang BHP, sistem

FIFO dan FEFO dalam tata cara penyimpanan obat di gudang obat telah

diterapkan, namun persediaan obat belum ditata secara baik karena masih ada

beberapa obat yang tertumpuk dengan obat lainnya di bawah lantai.

Hasil wawancara mengenai pengaturan atau penyusunan stok obat di

gudang BHP

Untuk pengaturan atau penyusunan stok obat di gudang BHP, RS Aloei Saboe

menggunakan sistem FEFO dan FIFO dan secara alfabetis. Untuk narkotik dan

psikotropika disimpan di lemari khusus penyimpanan narkotik. Obat yang

rusak/kadaluarsa disimpan dalam dus kemudian disendirikan, tapi masih dalam

ruangan gudang BHP. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut :

“...kalau untuk penyimpanan kita pake sistem FEFO dan FIFO dan alfabetis.

Untuk narkotik kita pake lemari khusus. Jika ada obat yang kadaluarsa, kita

kumpulkan di dalam dus besar kemudian kita pisahkan dengan obat yang

masih bagus.”

“...kalau obat yang rusak/kadaluarsa sudah terkumpul banyak, saya akan

bikinkan berita acaranya...disimpannya tetap di dalam gudang, tapi kita

sendirikan dengan obat yang belum rusak/kadaluarsa.”

40

Hasil wawancara mengenai pengaturan atau penyusunan obat di gudang

obat

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa pada gudang obat, karyawan di

Apotek selain penanggung jawab gudang obat diperbolehkan mengambil obat

sendiri dengan syarat mencatatnya di kartu stok. Hal ini sesuai dengan

pernyataan berikut ini:

“kadang saya lagi tidak ada, tapi obatkan dibutuhkan dengan cepat, jadi

karyawan yang di Apotek boleh ambil obatnya, asal tulis di kartu stok.”

Pengecekan dan pencatatan mutu obat dilakukan secara periodik. Pada saat

stok opname, setiap bulannya selalu ditemukan obat yang rusak atau

kadaluarsa. Jika ditemukan obat yang rusak/kadaluarsa, maka obat yang

rusak/kadaluarsa tersebut akan ditukarkan kembali ke PBF. Kecuali obat yang

datang dari bantuan pemerintah. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut :

“Setiap bulannya kita selalu melakukan stok opname disetiap masing-masing

apotek untuk mengetahui pemakaian obat sebulan. Dan setiap bulan pula pasti

selalu ditemukan obat yang rusak atau kadaluarsa.”

“...jika setiap stok opname ditemukan obat yang kadaluarsa, maka cara kita

mengatasi masalah tersebut yaitu 3 bulan sebelum kadaluarsa kita tukarkan ke

PBF. Kecuali obat yang datang dari bantuan pemerintah.”

41

3. Pengeluaran obat

Hasil observasi mengenai pengeluaran obat di gudang BHP

Hasil observasi terhadap proses pengeluaran obat yang ada diketahui bahwa

pengeluaran obat dari gudang BHP meliputi pengeluaran untuk gudang obat

dan untuk 3 apotek yang ada di RS Aloei Saboe.

Pengeluaran obat untuk masing-masing depo/apotek dilakukan oleh

penanggung jawab gudang yang secara langsung datang ke gudang BHP untuk

melakukan pengambilan obat. Obat yag dikeluarkan disesuaikan dengan

permintaan, kemudian dicatat dilembar pengeluaran atau dicatat dikartu stok

dan kemudian langsung diserahkan sama yang bersangkutan.

Hasil observasi mengenai pengeluaran obat di gudang obat

Hasil observasi terhadap LPLPO gudang obat diketahui bahwa pengeluaran

obat dari gudang obat meliputi pengeluaran obat untuk semua apotek yang ada

di RS Aloei Saboe.

Pengeluaran obat untuk apotek dilakukan oleh penanggung jawab gudang obat,

namun karena letak gudang obat dan apotek berada dalam satu ruangan, maka

terkadang petugas apotek dengan izin dari penanggung jawab gudang obat

dapat mengambilnya sendiri jika penanggung jawab gudang obat sedang sibuk.

Setiap pengeluaran obat yang dilakukan ditulis pada karu stok obat.

Hasil wawancara mengenai pengeluaran obat di gudang BHP

Hasil wawancara menyatakan bahwa setelah pencatatan selesai, maka

selanjutnya obat didistribusikan kemasing-masing depo/apotek yang memesan

42

obat di gudang obat. Proses pengeluaran obat dilakukan sesuai dengan pesanan

di masing-masing apotek. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut:

“kalau untuk pengeluaran obat kita lakukan sesuai kalau ada yang pesan.

Misalnya apotek CMU memesan obat atau sediaan steril di gudang obat, maka

kita lakukan pengeluaran obat.”

Hasil wawancara mengenai pengeluaran obat di gudang obat

Pengeluaran obat pada gudang obat dan gudang BHP prosesnya sama yakni

setelah semuanya dicatat dilembar pengeluaran obat dan dikartu stok langsung

didistribusikan sesuai kebutuhan apotek. Hal tersebut sesuai pernyataan berikut

ini:

“untuk pengeluaran obat, jadi misalnya ibu „A‟butuh obat apa untuk apotek,

tinggal ambil di gudang obat yang di apotek. Asal dia tulis dikartu stok obat.

Atau misalnya ambil berapa untuk apotek CMU atau berapa di G3, dicatat

saja dikartu stok obat.”

4. Stok opname

Hasil observasi mengenai stok opname

Proses stok opname obat baik di gudang BHP maupun di gudang obat relatif

sama, hanya saja proses stok opname di gudang BHP membutuhkan waktu

yang lebih lama karena persediaan obat yang lebih banyak. Proses stok opname

yang dilakukan yaitu dicatat jumlah obat yang masuk, dicatat sisa stok obat per

akhir bulan dan dicatat dari masing-masing depo ditambah dengan sisa stok

dicatat dari gudang obat.

43

Hasil wawancara mengenai stok opname

Hasil wawancara terhadap proses stok opname pada gudang B

HP maupun gudang obat relatif sama dengan hasil observasi, yaitu sesuai

pernyataan berikut ini:

“untuk stok opname, kita hitung stok awal ditambah dengan obat masuk, maka

itulah hasil jumlah obat. Kemudian dihitung stok obat setiap apotek ditambah

sisa stok obat di gudang obat, maka itulah hasil akhir bulan. Setelah semuanya

sudah di dapat jumlahnya maka selanjutnya kita kurangkan dengan jumlah

obat dikurang hasil akhir bulan, maka dapatlah hasil stok opname.”

5. Pencatatan dan pelaporan

Hasil observasi mengenai pencatatan dan pelaporan

Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa formulir yang ada telah diisi

dengan cukup baik oleh para petugas RS Aloei Saboe. Untuk pencatatan dan

pelaporan, mereka membuat stok opname, jika ada obat yang kurang

dilaporkan ke kepala instalasi. Di RS Aloei Saboe merekap laporan dengan

menggunakan komputer. Jika ada yang salah maka petugas yang membuat

laporannya segera menelusuri kembali dan melaporkannya ke kepala instalasi.

Hasil wawancara mengenai pencatatan dan pelaporan

Hasil wawancara menyatakan bahwa untuk pencatatan dan pelaporan,

dibuatkan stok opname, jika ada yang kurang segera dilaporkan ke kepala

instalasi. Hal ini sesuai pernyataan Informan 2 (penanggung jawab gudang)

berikut:

44

“...kita buat dulu stok opname, jika ada yang kurang kita laporkan ke kepala

instalasi.”

4.2. Pembahasan

pembahasan diuraikan sesuai hasil penelitian pada bab sebelumnya, yaitu

mengenai faktor-faktor input/masukan (SDM, formulir, prosedur, serta sarana dan

prasarana) dan proses (penerimaan obat, pengaturan atau penyusunan stok obat,

pengeluaran obat, stok opname, serta pencatatan dan pelaporan) yang terkait

dengan gambaran penyimpanan obat di Rumah Sakit Prof. Dr. H. Aloei Saboe

pada tahun 2012.

4.2.1. Input/masukan

Input(masukan) merupakan bagian dari sistem yang menjadi awal dapat

berjalannya suatu sistem. Idealnya input/masukan yang baik dapat menunjang

terlaksananya proses secara baik dan menghasilkan output/keluaran yang optimal.

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

a. Kecukupan dan kesesuaian SDM

Baik dari hasil wawancara maupun observasi menyatakan bahwa dari segi

jumlah SDM yang terlibat dalam proses penyimpanan obat di RS Aloei

Saboe masih kurang. Sumber daya manusia yang memiliki tugas dan

tanggung jawab yang terkait dengan penyimpanan obat terdiri dari 4

(empat) orang. Dimana setiap petugas memiliki tugas rangkap.

Para personil yang terlibat dalam proses penyimpanan obat di RS Aloei

Saboe memiliki latar belakang pendidikan yang masih perlu ditingkatkan.

Latar belakang pendidikan yang ada tidak menjadi penghambat pelaksanaan

45

proses penyimpanan obat karena pengetahuan dan keterampilan yang

dimiliki telah mencukupi. Pengetahuan dan keterampilan tersebut banyak

didapat dari pengalaman kerja yang cukup lama.

Kekurangan jumlah petugas yang paling dirasakan untuk proses

penyimpanan obat yaitu untuk petugas bagian gudang obat. Hampir semua

kegiatan di gudang BHP maupun di gudang obat dilaksanakan oleh hanya 1

orang petugas wanita selaku penanggung jawab gudang. Sebenarnya ada

petugas harian yang ikut membantu, namun bantuan yang diberikan lebih

bersifat ke arah fisik yaitu untuk mengangkut dus-dus obat dan

membersihkan gudang.

Dari penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa terdapat

ketidakseimbangan antara jumlah SDM dengan beban kerjanya. Oleh karena

itu perlu adanya penambahan SDM terutama untuk bagian gudang obat.

Penambahan SDM dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan harian saat

ini. Dimana petugas baru perlu menyesuaikan diri dengan situasi dan

kondisi di tempat kerjanya.

b. Kedisiplinan SDM

Dari segi kedisiplinan, berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa

beberapa petugas sering meninggalkan tugasnya karena harus mengerjakan

tugasnya yang lain. Hal tersebut menyebabkan setiap tugas yang diberikan

tidak dapat dilakukan secara optimal. Namun bukan berarti petugas yang

ada kurang disiplin. Berdasarkan hasil wawancara ketidakdisiplinan SDM

dalam menjalankan tugasnya lebih disebabkan karena faktor-faktor tertentu

46

yang bisa dimaklumi seperti faktor fisik yang kurang memadai akibat faktor

usia, atau karena harus mengerjakan satu tugas yang mengharuskannya

meninggalkan tugas lain. Setiap petugas saling mengerti dan memahami

tugasnya masing-masing serta cukup menyadari bahwa tanggung jawab dan

kedisiplinan kerja harus dari diri sendiri.

2. Dokumen/Formulir

Berdasarkan hasil observasi, penelusuran dokumen dan wawancara terhadap

informan, diketahui bahwa ketersediaan formulir/dokumen untuk pencatatan

dan pelaporan pada proses penyimpanan obat di RS Aloei Saboe sudah

mencukupi. LPLPO (laporan pemakaian dan lembar permintaan obat), kartu

stok obat, buku penerimaan/pengeluaran obat, bahkan formulir pereturan obat

sudah tersedia. hanya formulir khusus pencatatan obat yang rusak/kadaluarsa

yang tidak tersedia.

Tidak tersedianya formulir pencatatan khusus untuk obat rusak atau kadaluarsa

memang tidak begitu menghambat proses penyimpanan obat karena pencatatan

obat rusak/kadaluarsa dapat dilakukan di kartu stok obat saat stok opname.

Namun akan lebih baik jika ada catatan obat rusak atau kadaluarsa tersendiri,

sehinga jenis dan jumlah rill obat yang rusak atau kadaluarsa dapat diketahui

lebih cepat dan akurat tanpa harus memeriksa dan menghitung ulang kartu stok

obat satu persatu, sesuai prosedur yang menyatakan bahwa adanya catatan akan

menghemat waktu untuk mengetahui bagaimana pergerakan persediaan obat.

47

3. Prosedur

Hasil observasi maupun hasil wawancara menyatakan bahwa prosedur

peyimpanan obat yang ada di RS Aloei Saboe sudah tersedia dengan materi

yang dinilai sudah cukup untuk pelayanan dan telah berjalan dengan baik.

Namun sangat disayangkan bahwa prosedur yang ada hanya disimpan dan

tidak disosialisasikan dengan baik.

Prosedur yang ada sebaiknya disosialisasikan dengan memampangnya di setiap

tempat penyimpanan obat atau disekitar area kerja petugas. Hal ini agar

petugas mendapat penyegaran atau pengetahuan baru mengenai prosedur

terkait dengan penyimpanan obat.

4. Sarana dan prasarana

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara mendalam diketahui bahwa RS

Aloei Saboe memiliki 2 gudang obat, yaitu gudang BHP yang terletak di

bagian belakang RS dan gudang obat yang terletak di dalam ruangan apotek.

Prosedur penyimpaan obat menyatakan bahwa obat harus selalu disimpan di

ruang penyimpanan yang layak. Bila obat rusak, mutu obat menurun akan

memberi pengaruh buruk bagi penderita. Oleh karena itu ketentuan mengenai

sarana penyimpanan yang baik perlu dipenuhi.

1. Gudang BHP

Hasil observasi terhadap gudang obat menunjukkan masih ada satu kriteria

yang belum terpenuhi dimana tidak tersedianya lemari khusus penyimpanan

obat yang rusak/kadaluarsa. Untuk kriteria yang lainnya sudah memenuhi

syarat.

48

Untuk prasarana lain yang tersedia yaitu meja, kursi, komputer, printer yang

dinilai sudah cukup menunjang terkait penyimpanan obat. Sementara alat

akomodasi untuk perpindahan obat dinilai sudah cukup memadai.

Permasalahan pada sarana dan prasarana yang ada tentu perlu mendapat

penambahan yaitu berupa lemari khusus penyimpanan obat yang rusak atau

kadaluarsa.

2. Gudang obat

Hasil observasi terhadap gudang kamar obat juga menunjukkan bahwa

beberapa kriteria untuk gudang yang baik belum terpenuhi yaitu bahwa

sebagian gudang penyimpanan terletak satu ruangan dengan apotek, jendela

tidak berteralis dan tidak dipasangi gorden, tidak tersedia lemari khusus

penyimpanan obat yang rusak atau kadaluarsa, tidak tersedianya alat

pemadam kebakaran disekitar gudang, serta ruangan untuk gudang kamar

obat belum memadai.

Hasil wawancara terhadap informan menyatakan bahwa kondisi gudang

kamar obat belum begitu memadai sehingga untuk proses penyimpanan

terkadang menemui hambatan tetapi tidak mengurangi mutu obat secara

signifikan karena rotasi obat cukup cepat sehingga jarang ditemui obat yang

rusak atau kadaluarsa.

5.2.2 Proses

Hasil penelitian menyatakan bahwa RS Aloei Saboe mempunyai 2 gudang

obat, yaitu gudang obat/gudang BHP yang terletak di bagian belakang rumah sakit

dan gudang obat yang terletak di dalam apotek. Oleh karena itu proses dari

49

penyimpanan obat pada gudang kamar obat yang telah diteliti akan dibahas secara

terpisah agar dapat lebih mudah dipahami.

1. Penerimaan obat

a. Penerimaan obat di gudang BHP

Proses penerimaan obat pada gudang obat sedikit berbeda dengan proses

penerimaan obat di gudang kamar obat. Pada gudang obat, obat yang

datang dari distributor diperiksa oleh panitia pemeriksa barang. Jika obat

sudah sesuai dengan pesanan maka dibuat berita acara ke bendaharawan

barang untuk kemudian diserahkan ke PPTK.

Pelaksanaan pemeriksaan obat yang datang sebelum obat diterima dan

disimpan adalah hal yang sudah sesuai dengan prosedur, dimana prosedur

pemeriksaan barang yang tertera pada dokumen SK menyatakan bahwa

pemeriksaan obat yang datang perlu dilakukan agar obat yang diterima

sesuai dengan yang dipesan oleh bagian pengadaan baik jumlah, kualitas

maupun spesifikasi yang telah ditetapkan.

Berdasarkan hasil wawancara yaitu bahwa obat yang dipesan dikirim

secara bertahap. Hal tersebut cukup baik untuk dilakukan dan

dipertahankan karena tidak hanya untuk disesuaikan dengan persediaan

distributor, namun juga untuk memudahkan proses pemeriksaan dan

penerimaan obat dimana pekerjaan menjadi tidak menumpuk sehingga

pekerjaan tidak tergesa-gesa dan hasilnya lebih memuaskan.

50

b. Penerimaan obat di gudang obat

Pada gudang kamar obat, obat yang datang dari gudang obat diperiksa

langsung oleh penanggung jawab gudang obat, bukan oleh panitia

pemeriksa barang karena obat yang diterima relatif sedikit dan untuk

hanya satu bulan pemakaian. Setelah obat diperiksa, maka dicatat jumlah

dan jenis obat apa yang diterima, kemudian disimpan di gudang kamar

obat.

2. Pengaturan dan penyusunan stok obat

a. Pengaturan dan penyusunan stok obat di gudang BHP

Hasil observasi pada gudang obat/gudang BHP menunjukkan bahwa tata

cara pengaturan dan penyusunan stok obat di gudang belum cukup baik

dimana ada beberapa yang belum sesuai prosedur. Hal-hal yang belum

sesuai prosedur yaitu bahwa obat cair, salep dan obat suntik disimpan tidak

beraturan dan obat yang rusak atau kadaluarsa hanya disimpan dalam dus

tapi masih dalam ruangan gudang obat/gudang BHP. Hal ini tentu akan

menyulitkan petugas baik dalam proses perhitungan, pengawasan maupun

pengendaliannya.

Penanggung jawab gudang obat diharapkan lebih sering meluangkan waktu

untuk datang ke gudang obat untuk mengatur persediaan obat.

b. Pengaturan dan penyusunan stok obat di gudang obat

Hasil observasi pada gudang obat menunjukkan bahwa tata cara pengaturan

atau penyusunan stok obat di gudang obat sudah cukup baik, namun masih

ada satu yang belum sesuai dengan standar ketentuan penyimpanan obat,

51

yaitu tablet, kapsul dan obat kering lainnya yang seharusnya diletakkan dan

dikelompokkan di rak atas pada kenyataannya ada yang disimpan di rak atas

dan ada yang di rak bawah.

Penanggung jawab gudang obat hampir selalu berada di gudang obat yang

bersatu dengan apotek untuk menjalankan tugasnya sebagai pelaksanaan

harian apotek, sehingga penanggung jawab gudang kamar obat masih dapat

mengawasi pergerakan persediaan obatnya walaupun ruangan tidak dikunci.

Namun saat penanggung jawab gudang obat tidak ada di tempat, petugas

lain tetap diperbolehkan mengambil obat asal ditulis dikartu stok. Walaupun

dilandasi rasa saling percaya, tapi dikhawatirkan ada obat hilang secara

sengaja seperti dicuri atau karena tidak sengaja seperti salah mencatat antara

jenis dan jumlah obat yang diambil dengan yang ditulis dikartu stok.

Pada dasarnya sistem penyimpanan dan pengaturan atau penyusunan stok

obat di gudang obat sudah cukup baik karena obat yang disimpan di gudang

obat relatif sedikit dengan perputaran yang sangat cepat yaitu satu bulan

sekali, sehingga walaupun prosedur-prosedur yang ada tidak dijalankan

dengan baik petugas masih dapat menemukan kembali, mengawasi dan

mengendalikan persediaan obatnya dengan cukup mudah. Mutu obat juga

masih terjaga dengan baik dengan belum pernah ditemukannya obat yang

rusak atau kadaluarsa di gudang obat.

52

3. Pengeluaran obat

a. Pengeluaran obat di gudang BHP

Proses pengeluaran atau distribusi obat yang dilakukan gudang BHP di RS

Aloei Saboe sudah berjalan dengan baik. Dimana sudah sesuai dengan hasil

perhitungan alokasi masing-masing depo/apotek. Proses pengeluaran obat

digudang BHP hanya dilakukan jika salah satu apotek ada yang memesan

obat.

Secara singkat, proses pengeluaran obat dari gudang BHP di RS Aloei

Saboe adalah sebagai berikut:

Gambar 3. Alur Pengeluaran Obat di Gudang BHP

b. Pengeluaran obat di gudang obat

Proses pengeluaran obat dari gudang obat untuk semua apotek yang ada di

RS Aloei Saboe lebih sederhana karena tidak memerlukan perhitungan

alokasi untuk masing-masing depo. Pengeluaran obat dilakukan sesuai

permintaan masing-masing depo/apotek.

Secara singkat, proses pengeluaran obat di gudang obat di RS Aloei Saboe

adalah sebagai berikut:

Catatan permintaan

gudang obat Gudang BHP

Obat dikeluarkan

(disesuaikan dengan

alokasi)

Catatan pengeluaran Catatan kartu

stok

Obat

didistribusikan

53

Gambar 4. Alur Pengeluaran Obat di Gudang Obat

4. Stok opname obat

a. Stok opname di gudang BHP

Proses stok opname yang dilakukan di gudang BHP yaitu dicatat jumlah

obat yang masuk, dicatat sisa stok obat per akhir bulan dan dicatat dari

masing-masing depo ditambah dengan sisa stok dicatat dari gudang BHP.

Pada gudang BHP tujuan dari dilakukannya stok opname yaitu

mencocokkan jumlah yang tertera dikartu stok obat dengan kenyataan yang

ada di gudang, mengetahui bagaimana kualitas obat, serta tanda tangan

masing-masing petugas pemberi dan petugas penerima. Bukti tanda terima

juga disediakan setelah obat sudah diterima dimasing-masing depo/apotek,

untuk mengetahui apakah obat yang diterima sesuai dengan catatan

pengambilan, atau terjadi kesalahan pengeluaran obat karena obat yang

keluar tidak dicek kembali, sehingga jika terjadi komplain maka dapat

dipertanggung jawabkan.

b. Stok opname di gudang obat

Proses yang dilakukan pada stok opname di gudang obat hampir sama

dengan proses stok opname di gudang BHP yaitu dicatat jumlah obat yang

masuk, dicatat sisa stok obat per akhir bulan dan dicatat dari masing-masing

Catatan permintaan dari

masing-masing depo/apotek Gudang Obat

Obat dikeluarkan dari

gudang obat

Catatan kartu stok

54

depo ditambah dengan sisa stok dicatat dari gudang obat. Hanya saja waktu

yang dibutuhkan jauh lebih singkat karena persediaan obat relatif sedikit

yaitu hanya untuk satu bulan pemakaian.

Tujuan dilakukannya stok opname obat di gudang obat pun hampir sama

dengan tujuan dilakukannya stok opname di gudang obat, yaitu

mencocokkan jumlah yang tertera dikartu stok obat dengan kenyataan yang

ada di gudang, mengetahui bagaimana kualitas obat, serta tanda tangan

masing-masing petugas pemberi dan petugas penerima.

Pelaksanaan stok opname yang dilakukan di gudang obat juga sudah cukup

baik dan sesuai prosedur dimana juga dilakukan secara teratur setiap satu

bulan sekali. Hasil stok opname akan digunakan untuk membuat LPLPO

bulanan dari gudang obat.

5. Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di RS merupakan rangkaian kegiatan dalam

rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang

diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di RS.

Sarana pencatatan dan pelaporan di RS Aloei Saboe berupa formulir-formulir

seperti LPLPO, kartu stok obat dan formulir lainnya sudah tersedia dan cukup

memadai.

Pencatatan terhadap obat yang diterima, disimpan dan yang dikeluarkan

mingguan atau bulanan sudah cukup baik dimana kartu stok obat dan lembar

penerimaan/pengeluaran obat telah diisi sesuai ketentuan. Untuk pencatatan

terhadap pengeluaran harian obat dilakukan dengan baik, namun perekapannya

55

tidak dilakukaan setiap hari karena kesibukan petugas yang harus

menyelesaikan pekerjaannya yang lain.