BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK SURABAYAsir.stikom.edu/58/7/BAB IV.pdf · K K e e rj r a ja S S ie...
19
30 BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1 Proses bisnis Pelatihan di Perusahaan ini dibagi menjadi 2 jenis yaitu In house dan public. a. Proses Bisnis In house Training - Pihak seksi perencana pelatihan sebelumnya memiliki Master Jadwal Pelatihan yang telah disusun pada akhir tahun dan akan digunakan sebagai proker tahun berikutnya yang akan di berikan pada masing 2 unit kerja. - Seksi perencana diklat melihat histori data karyawan dan unit kerja siapa saja yang belum mengikuti pelatihan kemudian mengundang dan menghubungi atasan unit kerja masing-masing untuk meminta persetujuan perihal keikutsertaan pelatihan. - Setelah atasan unit kerja menyetujui maka pihak seksi perencanaan surat rencana pelatihan meliputi data peserta calon pelatihan,judul, tanggal pelaksanaan, jam, tempat, dan biaya pelatihan kepada seksi penyelenggara pelatihan. Seksi penyelenggara pelatihan membuat Surat Perjalanan Dinas (SPD) pada seksi kepegawaian dan biaya anggaran untuk peserta STIKOM SURABAYA
Transcript of BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK SURABAYAsir.stikom.edu/58/7/BAB IV.pdf · K K e e rj r a ja S S ie...
30
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Proses bisnis
Pelatihan di Perusahaan ini dibagi menjadi 2 jenis yaitu In house dan
public.
a. Proses Bisnis In house Training
- Pihak seksi perencana pelatihan sebelumnya memiliki Master
Jadwal Pelatihan yang telah disusun pada akhir tahun dan akan
digunakan sebagai proker tahun berikutnya yang akan di berikan
pada masing 2 unit kerja.
- Seksi perencana diklat melihat histori data karyawan dan unit kerja
siapa saja yang belum mengikuti pelatihan kemudian mengundang
dan menghubungi atasan unit kerja masing-masing untuk meminta
persetujuan perihal keikutsertaan pelatihan.
- Setelah atasan unit kerja menyetujui maka pihak seksi perencanaan
surat rencana pelatihan meliputi data peserta calon pelatihan,judul,
tanggal pelaksanaan, jam, tempat, dan biaya pelatihan kepada seksi
penyelenggara pelatihan.
Seksi penyelenggara pelatihan membuat Surat Perjalanan Dinas
(SPD) pada seksi kepegawaian dan biaya anggaran untuk peserta
STIKOM S
URABAYA
31
- pelatihan pada bagian keuangan dan mengundang peserta pelatihan
untuk mengikuti Pelatihan tersebut.
- Setelah pelatihan dilakukan setiap bulan seksi perencanaan dan
penyelenggaraan diklat melakukan pelaporan bulanan.
b. Proses Bisnis Public Training
- Seksi perencanaan pelatihan memiliih provider yang akan dipilih
atau dapat diusulkan dari unit kerja untuk dilakukan proses
berikutnya.
- Seksi perencanaan pelatihan melihat histori Karyawan apakah
sudah pernah mengikuti pelatihan atau belum.
- Seksi perencanaan pelatihan menyusun biaya anggaran yang akan
dikeluarkan dan proses ini harus melewati persetujuan dari kasi
Perencanaan terlebih dahulu.
- Setelah mendapat persetujuan dari kasi perencanaan maka
karyawan yang hendak diikutkan pelatihan di hubungi melalui
email lewat masing-masing atasan unit kerja.
- Setelah mendapat persetujuan dan perijinan oleh atasan unit kerja,
seksi perencanaan diklat melakukan dan membuat surat rencana
pelatihan meliputi data peserta calon pelatihan,judul, tanggal
pelaksanaan, jam, tempat, dan biaya pelatihan kepada seksi
penyelenggara pelatihan.
- Seksi penyelenggara pelatihan membuat Surat Perjalanan Dinas
(SPD) pada seksi kepegawaian dan biaya anggaran untuk peserta
STIKOM S
URABAYA
32
pelatihan pada bagian keuangan dan mengundang peserta pelatihan
untuk mengikuti Pelatihan tersebut.
- Setelah pelatihan dilakukan setiap bulan seksi perencanaan dan
penyelenggaraan diklat melakukan pelaporan bulanan.
4.2 Perancangan Sistem
Dalam perancangan suatu sistem yang dibutuhkan adalah sebuah desain
sistem yang disimbolkan dengan flow, meliputi :
1. Document flow
2. System flow
3. Context Diagram
4. DFD level 0
5. DFD Level 1
6. DFD Level 2
7. Desain I/O
STIKOM S
URABAYA
33
Document Flow In house Training
Docflow SI Penjadwalan Pelatihan Karyawan (In House)
KeuanganKeuanganKepala Unit KerjaKepala Unit Kerja Sie PenyelenggaraSie Penyelenggara Sie
Kepegawaian
Sie
KepegawaianSie PerencanaSie Perencana
Start
Cek
Jadwal
Training
Cek
record
peserta
training
Membuat
surat
undangan
Training
Surat
undangan
Training
Surat
undangan
Training
Membuat
Surat
Persetujuan
& Data
Peserta
Surat Persetujuan
& Data Peserta
2
Surat Persetujuan
& Data Peserta
1
Surat Persetujuan
& Data Peserta
2
Surat Persetujuan
& Data Peserta
1
Membuat
SPD dan
Anggaran
SPD
2
Anggaran
2SPD
1
Anggaran
1
SPD
2
Anggaran
2
Anggaran
1SPD
1
Membuat
Laporan
Bulanan
Laporan
Bulanan
End
Gambar 4.1 Document Flow In House Training
Proses dimulai dengan entity seksi perencana melakukan proses
pengecekan jadwal pelatihan dan history data peserta, kemudian melakukan
proses membuat undangan pelatihan yang menghasilkan surat undangan yang
ditujukan untuk kepala unit kerja dengan asumsi, pihak kepala unit kerja
menyetujui pelatihan tersebut, dan membuat surat persetujuan yang akan
STIKOM S
URABAYA
34
diberikan kepada seksi perencanaan lagi. Oleh seksi perencanaan, surat
persetujuan tersebut diberikan kepada seksi penyelenggara untuk dibuatkan surat
perjalanan dinas (SPD) yang diberikan kepada seksi kepegawaian dan anggaran
biaya pada bagian keuangan. Kemudian SPD dan anggaran tersebut diberikan
kepada pihak seksi perencana yang akan dibuatkan pelaporan nya.
STIKOM S
URABAYA
35
Document Flow Public Training
Docflow SI Penjadwalan Pelatihan Karyawan (Public)
KeuanganKeuanganSie
Kepegawaian
Sie
KepegawaianSie PenyelenggaraSie PenyelenggaraKepala Unit KerjaKepala Unit KerjaKasi PerencanaanKasi PerencanaanSie PerencanaSie Perencana
Membuat
Surat
Persetujuan
& Data
Peserta
Meng-acc
surat
persetujuan
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Surat
undangan
Training
Anggaran
2
Anggaran
2
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Membuat
surat
undangan
Training
Membuat
anggaran
training
SPD
2
Memilih
Provider
Surat
Persetujuan &
Data Peserta
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Ter-acc
Surat rencana
Training
Surat rencana
Training
Cek
record
peserta
training
Membuat
SPD dan
Anggaran
Surat
undangan
Training
Anggaran
1
Membuat
Surat
Rencana
Training
SPD
2
SPD
1
start
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Ter-acc
Surat
Persetujuan &
Data Peserta
SPD
1
Anggaran
1
Membuat
Laporan
Bulanan
Laporan
Bulanan
End
Gambar 4.2 Document Flow Public Training
Proses pelatihan public tidak jauh berbeda dengan In house, proses
dimulai dengan seksi perencana memilih provider terlebih dahulu, kemudian
selanjutnya proses sama dengan pelatihan In House yaitu mengecek jadwal dan
data peserta, kemudian membuat anggaran pelatihan yang nantinya akan di
berikan kepada kasi perencanaan, dengan asumsi kasi perencanaan menyetujui
anggaran tersebut dan
STIKOM S
URABAYA
36
membuat surat persetujuan anggaran yang diberikan kepada seksi perencanaan
kembali.
Proses selanjutnya adalah seksi perencanaan membuat surat undangan
yang akan diberikan kepada kepala unit kerja.proses selanjutnya sama dengan
pelatihan In-House sampai pada proses pelaporan bulanan.
STIKOM S
URABAYA
37
System Flow Inhouse Training
Sisflow SI Penjadwalan Pelatihan (In House)
DatabaseDatabaseKeuanganKeuanganSie
Kepegawaian
Sie
KepegawaianSie
Penyelenggara
Sie
PenyelenggaraKepala Unit KerjaKepala Unit KerjaSie PerencanaSie Perencana
DB
Jadwal
Training
DB
Histori
Peserta
Training
DB
Peserta
Training
DB Mt
Karyawan
Start
Cek Jadwal &
Record Peserta
Training
1
2
2
1
Membuat
Undangan
Training
DB
undangan
Menyetujui dan
input data peserta Membuat SPD &
Anggaran
DB SPD
DB
Anggaran
Membuat Laporan
Bulanan
DB
Laporan
Membuat
Reminder Training
Cek Reminder
Training
3
3
3
5
5
5
6
7
4
4
DB
Reminder
76
76
1
8
8
8
9
9
End
Display
Reminder
Cek SPDCek
Anggaran
6 7
Display SPDDisplay
Anggaran
Gambar 4.3 System Flow In House Training
STIKOM S
URABAYA
38
System Flow Public Training
Sisflow SI Penjadwalan Pelatihan Karyawan (Public)
Kasi Perencanaan Kasi Perencanaan DatabaseDatabaseKeuanganKeuanganSie
Kepegawaian
Sie
KepegawaianSie
Penyelenggara
Sie
PenyelenggaraKepala Unit KerjaKepala Unit KerjaSie PerencanaSie Perencana
DB SPD
DB
Reminder
DB
Anggaran
DB
Laporan
DB Mt
Karyawan
DB
undangan
DB
Peserta
Training
DB
Histori
Peserta
Training
DB
Jadwal
Training
DB
ProviderStart
Memilih
Provider
End
Membuat
Reminder Training
Membuat Laporan
Bulanan
Membuat
Persetujuan
Anggaran Training
Cek Jadwal &
Record Peserta
Training
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Meng-acc surat
persetujuan
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Ter-acc
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Membuat
Undangan
Training
Menyetujui dan
input data peserta
DB
Rencana
Training
Membuat
Rencana Training
Cek rencana
training
Membuat SPD &
Anggaran
Cek SPDCek
Anggaran
Display SPD Display
Anggaran
Display
Reminder
Cek Reminder
Training
1 1
2 2
3
3
Surat persetujuan
anggaran ttraining
Ter-acc
4
4
5
5
4
5
6
6
6
8
7
7 8
87
2
9
9
9
7 8
10
10
11
11
Gambar 4.4 System Flow Public Training
STIKOM S
URABAYA
39
Context Diagram
Cek Jadwal dan peserta
record jadwal dan
peserta
Buat Undangan
Undangan Training
Apply Undangan
Input data peserta
Data Peserta
Buat SPD
Buat Anggaran
SPDAnggaran
Pilih Provider
Buat Rencana Anggaran
Rencana Anggaran
Apply Rencana
Anggaran
Buat Rencana Training
Rencana Anggaran
Rencana Training
Buat Reminder
Training
Reminder Training
Buat Laporan
1
SI Penjadwalan Pelatihan Semen Gresik
Sie Perencana
KaSie
Perencanaan
Kepala Unit Kerja
Sie Penyelenggara
Sie KepegawaianKeuangan
Gambar 4.5 Context Diagram
STIKOM S
URABAYA
40
DFD Level 0
Cek Jadwal dan Peserta
Record Jadwal dan
Peserta
Buat Undangan
Undangan Training
Apply Undangan
Input data Peserta
Data Peserta
Buat SPD
Buat Anggaran
Anggaran
SPD
Buat Reminder
Reminder
Buat Laporan
Resource Flow_0
Resource Flow_1
Resource Flow_2
Resource Flow_3
Resource Flow_4
Resource Flow_5
Resource Flow_6
Resource Flow_7Resource Flow_8
Resource Flow_9Resource Flow_10
Resource Flow_11
Resource Flow_12
Resource Flow_13
Resource Flow_14
Resource Flow_15
Resource Flow_16
Resource Flow_17
Resource Flow_18
Resource Flow_19
Pilih ProviderCek Jadwal dan Peserta
Record Jadwal dan
Peserta
Buat Rencana Anggaran
Rencana Anggaran
Apply Rencana
Anggaran
Buat Undangan
Undangan Training
Apply Undangan
Input Data Peserta
Buat Rencana Training
Rencana Training
Buat SPD
Buat Anggaran
Anggaran
SPD
Buat Reminder
Buat Laporan
Reminder
Sie Perencana
Kepala Unit Kerja
Sie
Penyelenggara
KaSie
Perencanaan
Sie Kepegawaian
Keuangan
1.1
Training In House
1.2
Training Public
1 DB Jadwal Training
2 DB History Peserta
3 DB Undangan
4 DB Mt Karyawan
5 DB Peserta Training
6 DB SPD
7 DB Anggaran
8 DB Reminder
9 DB Laporan
10 DB Rencana Training
11 DB Provider
Gambar 4.6 DFD level 0
STIKOM S
URABAYA
41
DFD Level 1
Sie PerencanaKepala Unit Kerja
Sie
Penyelenggara
KeuanganSie Kepegawaian
1 DB Jadwal Training
2 DB History Peserta
3 DB Undangan
4 DB Mt Karyawan
5 DB Peserta Training
8 DB Reminder
9 DB Laporan6 DB SPD
7 DB Anggaran
1.1.1
Cek Jadwal dan
Peserta
1.1.2
Buat Undangan
1.1.3
Approve undangan dan
Input data peserta
1.1.4
Buat SPD dan
Anggaran
1.1.5
Cek anggaran
1.1.6
Cek SPD
1.1.7
Buat Reminder
1.1.8
Cek Reminder
1.1.9
Buat Laporan
Gambar 4.7 DFD Level 1
STIKOM S
URABAYA
42
DFD Level 2
Sie Perencana
KaSie
Perencanaan
Kepala Unit Kerja
Sie
Penyelenggara
Keuangan
Sie Kepegawaian
6 DB SPD
7 DB Anggaran1 DB Jadwal Training
2 DB History Peserta
3 DB Undangan
4 DB Mt Karyawan
8 DB Reminder
9 DB Laporan
5 DB Peserta Training
11 DB Provider
10 DB Rencana Training
1.2.1
Pilih Provider
1.2.2
Cek Jadwal dan
Training
1.2.3
Buat Rencana
Anggaran
1.2.4
Approve Rencana
Anggaran
1.2.5
Buat Undangan 1
1.2.6
Approve Undangan dan
Input data Peserta 1
1.2.7
Buat Rencana
Training
1.2.8
Buat SPD
1.2.9
Cek SPD 1
1.2.10
Cek Anggaran 1
1.2.11
Buat Reminder1
1.2.12
Cek Reminder1
1.2.13
Buat Laporan1
Gambar 4.8 DFD Level 2
STIKOM S
URABAYA
43
ERD sub CDM
id unit
id karyawan
id karyawan 1
id peserta
id karyawan 2
id peserta 1
id provider 1
id provider
id jadwal
id_peserta 2
id anggaran
id SPD
id jadwal 1
id jadwal 2
Jadwal_training
#
o
o
ID_jadwal
nm_jadwal
tgl_jadwal
...
Integer
Variable characters (50)
Date
Mt_Karyawan
#
o
o
o
o
ID_Karyawan
nm_karyawan
almt_karyawan
telp_karyawan
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (15)
Variable characters (30)
Mt_Unit_Kerja
#
o
ID_unit_kerja
nm_unit_kerja
Integer
Variable characters (30)
undangan_training
#
o
o
o
ID_undangan
ket_undangan
tgl_undangan
IsApprove
...
Integer
Variable characters (1000)
Date
Variable characters (1)
peserta_training
#
o
ID_peserta
nama_peserta
Integer
Variable characters (50)
rencana_training
o
o
o
jdl_training
tanggal_training
tempat_training
...
Variable characters (50)
Date & Time
Variable characters (50)
SPD
#
o
o
ID_SPD
ket_SPD
tgl_SPD
...
Integer
Variable characters (500)
Date
anggaran
#
o
o
o
ID_anggaran
income
outcome
IsDeal
...
Integer
Integer
Integer
Variable characters (1)
reminder
#
o
o
ID_reminder
ket_reminder
tgl_reminder
...
Integer
Variable characters (200)
Date
provider
#
o
o
o
ID_provider
nm_provider
almt_provider
telp_provider
...
Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (15)
history_peserta
o
o
o
o
o
nm_peserta
nama_jadwal
judul_training
tgl_training
tmpt_training
...
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (30)
Date
Variable characters (30)
laporan
o
o
o
o
o
o
o
o
nama_psrt
nama_jdwl
judul_train
tgl_train
tmpt_train
inc
outc
nama_provider
...
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (30)
Date
Variable characters (30)
Integer
Integer
Variable characters (50)
login
o
o
username
password
Variable characters (30)
Variable characters (50)
Gambar 4.9 ERD sub CDM
STIKOM S
URABAYA
44
ERD sub PDM
FK_ID_UNIT
FK_ID_KARYAWANFK_ID_KARYAWAN2
FK_ID_KARYAWAN_1
FK_ID_KARYAWAN_2
FK_ID_PESERTA
FK_ID_KARYAWAN_3
FK_ID_KARYAWAN_4
FK_ID_PESERTA_1
FK_ID_PROVIDER_1
FK_ID_PROVIDERFK_ID_PROVIDER2
FK_ID_JADWAL
FK_ID_PESERTA_2FK_ID_PESERTA_3
FK_ID_ANGGARAN
FK_ID_SPD
FK_ID_JADWAL_1
FK_ID_JADWAL_2
FK_ID_JADWAL_3
FK_ID_JADWAL_4
Jadwal_training
ID_jadwal
ID_reminder
nm_jadwal
tgl_jadwal
...
int
int
varchar(50)
date
<pk>
<fk>
Mt_Karyawan
ID_Karyawan
ID_unit_kerja
ID_peserta
ID_undangan
nm_karyawan
almt_karyawan
telp_karyawan
...
int
int
int
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(15)
varchar(30)
<pk>
<fk1>
<fk3>
<fk4>
Mt_Unit_Kerja
ID_unit_kerja
nm_unit_kerja
int
varchar(30)
<pk>
undangan_training
ID_undangan
ID_Karyawan
ket_undangan
tgl_undangan
IsApprove
...
int
int
varchar(1000)
date
varchar(1)
<pk>
<fk>
peserta_training
ID_peserta
ID_reminder
ID_Karyawan
nama_peserta
...
int
int
int
varchar(50)
<pk>
<fk2>
<fk1>
rencana_training
ID_provider
ID_peserta
jdl_training
tanggal_training
tempat_training
...
int
int
varchar(50)
datetime
varchar(50)
<fk2>
<fk1>
SPD
ID_SPD
ket_SPD
tgl_SPD
...
int
varchar(500)
date
<pk>
anggaran
ID_anggaran
income
outcome
IsDeal
...
int
int
int
varchar(1)
<pk>
reminder
ID_reminder
ID_jadwal
ket_reminder
tgl_reminder
...
int
int
varchar(200)
date
<pk>
<fk>
provider
ID_provider
nm_provider
almt_provider
telp_provider
...
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(15)
<pk>
history_peserta
ID_jadwal
nm_peserta
nama_jadwal
judul_training
tgl_training
tmpt_training
...
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(30)
date
varchar(30)
<fk>
laporan
ID_provider
ID_SPD
ID_anggaran
nama_psrt
nama_jdwl
judul_train
tgl_train
tmpt_train
inc
outc
nama_provider
...
int
int
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(30)
date
varchar(30)
int
int
varchar(50)
<fk1>
<fk3>
<fk2>
login
ID_Karyawan
username
password
...
int
varchar(30)
varchar(50)
<fk>
id_peserta 2
ID_peserta int <pk,fk2>
id jadwal 1
ID_jadwal int <pk,fk2>
Gambar 4.10 ERD sub PDM
STIKOM S
URABAYA
45
Desain I / O
Form Cek History Peserta
Gambar 4.11 Form Cek History Peserta
Form Cek Jadwal Training
Gambar 4.12 Form Cek Jadwal Training
Form Approve Undangan
Gambar 4.13 Form Approve Undangan
STIKOM S
URABAYA
46
Form Input Data Peserta
Gag
Gambar 4.14 Form Input Data Peserta
Form Reminder
Gambar 4.15 Form Reminder
Form Rencana training
Gambar 4.16 Form Rencana Training
STIKOM S
URABAYA
47
Form Undangan Training
Gambar 4.17 Form Undangan Training
Form Login Page
Gambar 4.18 Form Login Page
Form Main Page
Gambar 4.19 Form Main page
STIKOM S
URABAYA
48
Form Pilih Provider
Gambar 4.20 Form Pilih Provider
Form Pilih Training
Gambar 4.21 Form Pilih Training
STIKOM S
URABAYA
