BAB III - Universitas Pasundan Bandungrepository.unpas.ac.id/31804/3/BAB IV TA OTAK.doc · Web...

BAB IV

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilaksanakan dengan melakukan observasi

langsung menuju sistem pengadaan persediaan bahan baku di PT. BIO

FARMA. Adapun yang diteliti dan yang diamati adalah hanya pada

aliran pengadaan persediaan bahan baku (Row Material) saja, dimana

dimulai dari pemesanan oleh bagian pengelolaan persediaan, sampai

barang yang dipesan datang dan masuk ke gudang serta barang

dipastikan berada pada tempatnya yang sudah disediakan berdasarkan

spesifikasi yang telah ditentukan oleh bagian pengelolaan persediaan.

Observasi dilakukan dengan melihat langsung jalannya proses yang

terjadi dalam perusahaan dan juga melakukan wawancara secara

personal dengan orang-orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan

proses. Data dikumpulkan untuk memudahkan pemahaman dan

pengkajian sistem pengadaan persediaan bahan baku saat ini yang terjadi

di perusahaan, dan penemuan fakta adanya proses yang harus diperbaiki

serta identifikasi area-area mana saja dalam sistem yang akan diperbaiki

menuju desain ulang proses bisnis yang lebih baik. Data-data yang

dikumpulkan yaitu :

1. Gambaran umum PT.BIO FARMA, dimana pada bagian ini dapat

menjelaskan sejarah berdirinya perusahaan,

2. Operasional pengerjaan yang didalamnya terdapat prosedur

pengerjaan proses yang berisi aliran kerja yang menunjukkan

IV-1

IV-2

bagaimana perusahaan menyampaikan tugas dan aktivitas-

aktivitasnya antar divisi yang berkaitan dengan sistem pengadaan

persediaan bahan baku,

3. SOP (standard operation procedure), menggambarkan mekanisme

sistem pengadaan persediaan bahan baku di PT.BIO FARMA, dan

4. Manajemen PT.BIO FARMA, meliputi misi, visi, pengembangan

strategi bisnis perusahaan, serta prestasi perusahaan baik berupa

penghargaan dan sertifikasi yang menjadi bukti diakui dan

diterimanya produk PT.BIO FARMA didalam dan diluar negeri.

4.1.1 Data Umum Perusahaan

4.1.1.1 Sejarah singkat PT. BIO FARMA

PT. BIO FARMA ini didirikan atas surat keputusan pemerintah

Hindia Belanda pada tanggal 6 Agustus 1890, dimana pada saat itu

namanya adalah Parc Weltevreden atau Landskoepok Inricting di

rumah sakit tentara Waltevreden-Batavia. Kemudian karena semakin

meningkatnya kegiatan produksi, sekitar tahun 1895 sampai tahun

1901, lembaga dipindahkan dari Batavia ke Bandung dan merubah nama

lembaganya menjadi Parc Vaccinogen Institut Pasteur. Setelah

lembaga ini lama berada di Bandung, kemudian sekitar tahun 1923

lembaga ini menempati gedung barunya di jalan Pasteur No.28

Bandung, dan dengan perpindahannya ini, nama lembaga pun kembali

dirubah menjadi Landskoepok Incricting en Institut Pasteur, dimana

pada saat itu lembaga dipimpin oleh L.Otten dari mulai tahun 1924

sampai tahun 1942.

IV-3

Karena pada tahun 1942 terjadi perpindahan kekuasaan dari

Belanda ke Jepang, maka semua aset negara pada saat itu berpindah ke

Jepang, termasuk Landskoepok Incriting en Institute Pastur

diantaranya. Dengan perpindahannya ini, maka nama lembaga pun

kembali dirubah menjadi Bandung Boeki Kenkyushoo dan dipimpin

oleh Kikuo Karauchi.

Tetapi kekuasan Jepang hanya berlangsung kurang lebih 3 tahun,

sehingga seiring dengan kemerdekaan yang diraih oleh bangsa

Indonesia, yaitu pada tahun 1945, kekuasaan terhadap perusahaan ini

akhirnya dapat direbut kembali. Tetapi karena alasan tertentu lembaga

ini dipindahkan ke Klaten, Jawa Tengah.

Dengan kembalinya kekuasan terhadap lembaga ini maka Bandung

Boeki Kenkyushoo mengganti kembali namanya ke nama yang semula

yaitu Landskoepok Incricting en Institut Pasteur. Kemudian lembaga

ini dipimpin oleh R.M Sardjito dari tahun 1946 sampai tahun 1949,

dimana R.M Sardjito merupakan orang Indonesia pertama yang

memimpin lembaga ini.

Pada tahun 1950 sampai tahun 1954 gedung cacar dan lembaga

Pasteur Bandung akhirnya kembali menjadi tempat berlokasinya

kegiatan produksi vaksin dan serum di Indonesia. Sehingga lembaga pun

berpindah kembali dari Klaten ke Bandung.

Kemudian pada tahun 1955 sampai tahun 1960 karena terjadinya

nasionalisasi berbagai perusahaan milik pemerintahan Belanda, maka

pemerintah Indonesia pada saat itu merubah Landskoepok Incricting

en Institut Pasteur menjadi Perusahaan Negara Pasteur.

IV-4

Kemudian melalui Peraturan Pemerintah No. 80 tahun 1961

(Lembaran Negara tahun 1961 No. 101) Perusahaan Negara Pasteur

berubah menjadi Perusahaan Negara BIO FARMA. Perusahaan ini

kemudian beroperasi dengan nama itu sampai tahun 1977.

Setelah melalui penelitian dan penilaian, berdasarkan Peraturan

Pemerintah RI No. 26 Tahun 1978 maka bentuk badan usaha BIO

FARMA resmi menjadi Perusahaan umum BIO FARMA (Perum

BIO FARMA). Kemudian dengan resminya perusahaan ini menjadi

perusahaan umum, maka kegiatan produksi perusahaan terus semakin

ditingkatkan, dimana ditunjukan bahwa dari mulai tahun 1978 sampai

tahun 1996 Prof.Dr.konosuke Fukai melakukan upaya transfer teknologi

campak dan polio ke perusahan ini. Dengan upaya transfer ini, produksi

perusahaan pun menjadi semakin bervariasi.

Setelah hampir dua puluh tahun berstatus sebagai perusahaan

umum, melalui Peraturan Pemerintah No.1 tahun 1997 Perusahaan

berubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) yang selanjutnya dikenal

dengan PT.BIO FARMA (Persero) sampai saat sekarang ini.

4.1.1.2 Data Umum PT. BIO FARMA

Nama Perusahaan : PT. BIO FARMA (persero).

Tanggal Didirikan : 6 Agustus 1890.

Alamat : Jl.Pasteur No.28 Bandung 40161 –

Indonesia P.O.Box 1136,

Telephone : (022) 20333755,

Fax : (022) 2041306,

Email : [email protected],

mailto:[email protected]

IV-5

Homepage : hhttp://www.biofarma.co.id.

Jumlah Pekerja : 700 orang.

Komisaris : Dr. Rusmono, SKM,

Prof. Dr.Umar Fahmi Ahmadi, MPH.,Ph.D,

Prof. Dr. H. A. Himendra Wargahadibrata,

Dr. Achmad Sujudi, DSB, MHA, dan

Ir. Chaizi Nasucha, MPKN.

Direktur Utama : Drs. Marzuki Abdullah, Apt., MBA.

Direktur Produksi : Drs. Isa Mansyur.

Direktur Keuangan : Drs. Djoharsjah MX.

Direktur pemasaran : Sarimuddin Sulaeman, SH.

Direktur Perencanaan &

Pengembangan : Drs. Maman Hidayat.

4.1.1.3 Visi Dan Misi PT. BIO FARMA

1. Visi PT. BIO FARMA

a. BIO FARMA produsen vaksin, sera dan produk-produk biologi

lainnya dengan standar internasional,dan

b. Bertujuan mengemban komitmen global untuk kemanusiaan.

2. Misi PT. BIO FARMA

a. Memproduksi dan menyediakan vaksin dan sera yang

berkualitas tinggi, untuk kebutuhan pemerintah dalam rangka

program imunisasi nasional,

IV-6

b. Memproduksi vaksin untuk kebutuhan imunisasi pada negara-

negara berkembang sebagai perwujudan komitmen global BIO

FARMA untuk kemanusiaan,

c. Mengembangkan vaksin baru untuk pemberantasan penyakit

menular, dan

d. Mengelola perusahaan agar tumbuh dan berkembang sesuai

dengan prinsip-prinsip perusahaan dalam rangka meningkatkan

penerimaan pendapatan negara.

4.1.1.4 Produk-Produk PT. BIO FARMA

Produk-produk yang dihasilkan oleh PT. BIO FARMA

dikategorikan kedalam 3 jenis produk, diantaranya:

1. Produk Vaksin PT. BIO FARMA,

a. Vaksin Kolera,

b. Vaksin Tifoid,

c. Vaksin Paratifoid,

d. Vaksin BCG,

e. Vaksin Tetanus Toxoid (TT),

f. Vaksin Difteria Tetanus (DT),

g. Vaksin Difteria-Pertusis-tetanus (DPT),

h. Vaksin Campak,

Vaksin Campak merupakan vaksin virus hidup, yang

dilemahkan. Setiap dosis (0,5 ml) mengandung tidak kurang

dari 1000 infective unit virus strain CAM 70, dan tidak lebih

dari 100 mcg residu kanamycin dan 30 mcg residu

erythromycin. Vaksin ini berbentuk vaksin beku kering yang

IV-7

harus dilarutkan hanya dengan pelarut steril yang tersedia

secara terpisah untuk tujuan tersebut. vaksin ini telah

memenuhi persyaratan WHO untuk vaksin campak dan

digunakan imunisasi aktif terhadap penyakit campak.

i. Vaksin Oral Polio,

Vaksin Oral Polio hidup adalah vaksin polio trivalent yang

terdiri dari suspensi virus poliomyelitis tipe 1, 2, dan 3 (Strain

sabin) yang sudah dilemahkan, dibuat dalam biakan jaringan

ginjal kera dan distabilkan dengan sukrosa. Vaksin oral polio

ini telah memenuhi persyaratan WHO. (WHO – TRS : 800,

1990), dan digunakan untuk imunisasi aktif terhadap

Poliomyelitis.

j. Vaksin Hepatitis B (DNA recombinant).

Vaksin Hepatitis B rekombinant adalah vaksin virus

recombinant yang telah dinaktivasi dan bersifat non-

infectinous, berasal dari HBsAg yang dihasilkan dari sel ragi

(Hansenula Polymorpha) menggunakan teknologi DNA

rekombinant. Vaksin ini merupakan suspensi berwarna putih

yang diproduksi dari jaringan sel ragi yang mengendung gen

HBsAg, yang dimurnikan dan diaktivasi melalui beberapa

tahap proses fisio kimia seperti ultrasentrifuse, kromatografi

kolom, dan perlakuan dengan formaldehid. Digunakan untuk

imunisasi aktif terhadap infeksi yang disebabkan oleh virus

Hepatitis B.

IV-8

2. Produk Serum PT. BIO FARMA,

a. Serum Anti Difteri (ADS),

Serum Anti Difteri ini adalah serum yang dibuat dari plasma

kuda yang dikebalkan terhadap toksin difteri. Plasma ini

dimurnikan dan dipekatkan serta mengandung fenol 0,25%

sebagai pengawet. Digunakan untuk pencegahan dan

pengobatan difteri.

b. Serum Anti Tetanus (ATS),

Serum Anti Tetatus ini adalah serum yang dibuat dari plasma

kuda yang dikebalkan terhadap toksin tetanus. Plasma ini

dimurnikan dan dipekatkan serta mengandung fenol 0,25%

sebagai pengawet. Digunakan untuk pencegahan dan

pengobatan tetanus.

c. Serum Anti Bisa Ular (ABU),

Serum Anti Bisa Ular adalah serum polivalen yang berasal dari

plasma kuda yang dikebalkan terhadap bisa ular yang

mempunyai efek neurotiksik (Ular jenis Naja Sputatrix – ular

kobra, Bungarus Fasciatus – ular belang) dan hemotoksik (ular

Ankystrodon rhodostoma – ular tanah) yang kebanyakan

berada di Indonesia. Digunakan untuk pengobatan terhadap

gigitan ular berbisa.

d. Serum Anti Rabies (ARS).

Serum Anti Rabies adalah serum yang dibuat dari plasma kuda

yang dikebalkan terhadap virus rabies. Plasma ini dimurnikan

IV-9

dan dipekatkan serta mengandung fenol 0,25% sebagai

pengawet. Digunakan untuk pencegahan dan pengobatan

rabies.

3. Produk Sediaan Diagnostika PT. BIO FARMA.

a. Purified Protein Derivative (PPD),

PPD adalah alat tuberculin yang dimurnikan dengan fraksinal

secara kimiawi. digunakan untuk pengujian kepekatan

seseorang terhadap infeksi Tuberculosis.

b. Serum Golongan Darah,

Serum Golongan Darah adalah anti serum golongan darah yang

terdiri dari Anti A dan Anti B, yang berasal dari manusia, dan

mengandung Natrium azida 0,1% sebagai pengawet.

Digunakan untuk menentukan golongan darah.

c. Serum Aglutinasi Diagnostik,

Serum iperium kelinci yang mengandung agglutinin spesifik

terhadap bakteri yang homolog dari fenol 0,25% sebagai

pengawet. Digunakan untuk mengidentifikasi bakteri (seperti:

Salmonella, Shigela, Cholerae, dan E-Coli) yang berhasil

diisolasi dari bahan pemeriksaan.

d. Suspensi Kuman (Antigen Widal).

Suspensi Kuman adalah suspensi yang mengandung kuman

yang telah dilemahkan yang didapat dari biakan pada kultur

media. Tiap ml mengandung fenol 5 mg dan 2 milyar

diagnostic terhadap salmonellosis dan ricketsiosis.

IV-10

4.1.1.5 Bahan-Bahan Yang Dipergunakan PT. BIO FARMA

Bahan-bahan yang dipergunakan di PT. BIO FARMA dapat

dikategorikan ke dalam 6 jenis bahan, diantaranya:

1. Bahan kimia,

2. Bahan kimia asam,

3. Bahan kemasan,

4. Bahan cetakan,

5. Barang penunjang, dan

6. Barang laboratorium.

Untuk bahan 1, 2, 3 dan 4 biasanya dilakukan pengujian QC dan juga

QA, sampai bahan-bahan tersebut dinyatakan lulus uji sehingga dapat

dipergunakan oleh pemakai (User).

4.1.1.6 Pengembangan Starategi Bisnis PT. BIO FARMA

Pengembangan strategi bisnis yang dilakukan oleh PT. BIO

FARMA diantaranya:

1. Inovasi Produk,

a. Memproduksi DPT-Hepatitis B Combo vaksin,

b. Memproduksi Acellular DTP vaksin sesuai dengan BIKEN,

Jepang,

c. Memproduksi Shingella Cholera Typhoid vaksin (DOMI

vaksin yang mana dipolopori oleh IVI - The International

Vaccine Institute), dan

IV-11

d. Bekerja sama dengan RIVM (the international Vaccine

Institute) dan IDAI (Indonesian Pediatrician Association)

dalam percobaan rumah sakit DTP-Hepatitis B.

2. Mengalokasikan Grand Aid dari perusahaan Jepang dalam

mengembangkan fasilitas baru untuk memproduksi BCG vaksin,

3. WHO Re-assessment 2003, dan

4. PT.BIO FARMA memiliki perjanjian dengan perusahaan untuk

mengimplementasikan Global Training Network, pelatihan

umumnya dilakukan 5 tahun sekali. JICA adalah badan yang

memberikan modal dalam pelatihan ini.

4.1.1.7 Penghargaan Dan Sertifikasi Yang Didapatkan PT. BIO

FARMA

Dalam perjalanannya, kualitas vaksin dan serum PT.BIO FARMA

semakin baik dan semakin meningkat setiap tahunnya, hal ini ditunjukan

dengan banyaknya sertifikasi mutu yang didapatkan oleh PT. BIO

FARMA sehingga dapat diterima didalam dan luar negeri, diantaranya:

1. Pada Tahun 1994, menerima sebuah sertifikasi GMP dari

Direktotrat Umun Makanan dan Obat-obatan, Departemen

Kesehatan Republik Indonesia,

2. Pada tahun 1997, menerima WHO Recognition untuk Produk

Vaksin Bakterial seperti: Dhipteria, Pertusis dan Vaksin Tetanus,

demikian seterusnya WHO Recognition pada waktu yang akan

datang diterima untuk produk vaksin virus,

IV-12

3. Pada bulan juni 2002, menerima sertifikasi ISO 9001:2001 dari

Liyod’s Register Quality Anssurance Ltd, yang merupakan sebuah

Agensi Sertifikasi, Singapura, dan

4. Pada Bulan Agustus 2001, menerima WHO Recognition untuk

Tetanus Texoid (TT) yang dikemas dalam bentuk Uniject, dengan

prestasinya ini PT.BIO FARMA akhirnya dapat mensuplai vaksin

untuk seluruh negara di dunia.

Sebagai bukti kualitas vaksin dan serum yang semakin baik dan

meningkat untuk setiap tahunnya, berikut beberapa penghargaan yang

didapatkan oleh PT.BIO FARMA sehingga mendapat pengakuan dari

dalam dan luar negeri , diantaranya :

1. Mendapatkan penghargaan BUMN Award pada tahun 2002,

sebagai The Best Operational,

2. Mendapatkan penghargaan The International Arch of Europe

Awards di Frankfurth pada tahun 2002, sebagai bentuk pengakuan

Internasional terhadap PT.BIO FARMA atas komitmennya didalam

kepemimpinan, teknologi dan inovasi,

3. Mendapatkan penghargaan SOE (State-Owned Enterprises)

Awards sebagai the Best SOE in operational Category, pada tahun

2002, dan

4. Mendapatkan penghargaan Platinum International Arch Awards

di Paris pada tahun 2003 sebagai bukti atas kesiapan PT.BIO

FARMA untuk memperbaiki keterampilan didalam membangun

kerja sama dengan The International Research Institute dalam

memproduksi vaksin dan serum.

IV-13

4.1.1.8 Diagram Alir Sistem Pengadaan Persediaan Bahan Baku

Saat Ini (Existing System)

Diagram alir sistem pengadaan bahan baku saat ini (existing system)

diperoleh dari observasi langsung terhadap sistem pengadaan persediaan

bahan baku di PT.BIO FARMA dan dilakukan pula wawancara secara

personal terhadap pihak yang terkait dengan jalannya sistem pengadaan

persediaan bahan baku ini. Pengumpulan data mengenai aliran proses

yang terjadi didapatkan berupa operasional pengerjaan yang di

dalamnya terdapat prosedur pengerjaan proses, dimana dalam prosedur

ini dijabarkan setiap langkah penting dalam proses bisnis, prosedur

pengerjaan proses dilakukan sesuai dengan proses yang relevan dengan

sistem yang diteliti, selain itu juga diperoleh dari SOP (standard

operation procedure), yang menggambarkan mekanisme sistem

pengadaan persediaan bahan baku di PT.BIO FARMA.

Data-data mengenai aliran sistem pengadaan persediaan bahan baku

diperlukan untuk melakukan kegiatan pengolahan data berupa pemetaan

proses saat ini, analisis proses saat ini, dan kegiatan pemetaan ulang

untuk perbaikan proses, dimana hasil pemetaan ulang proses pada

penelitian ini, kedepannya diharapkan akan menjadi suatu usulan atau

perbandingan bagi pengembangan proses rekayasa ulang proses bisnis,

sedangkan pengumpulan data mengenai aliran proses yang terjadi pada

sistem saat ini dilakukan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan

proses sekarang. Maka untuk lebih jelasnya, akan dijelaskan dalam

operasional pengerjaan dan prosedur pengerjaan proses serta SOP

berikut ini:

IV-14

4.1.1.8.1 Operasional pemesanan bahan baku

Operasional pemesanan bahan baku ini melaksanakan pemesanan

persediaan bahan baku dengan tujuan tersedia bahan baku yang

dibutuhkan bagian produksi. Yang bertanggung jawab di dalam

operasional penanganan bahan baku ini adalah kepala Divisi

Perencanaan dan Pengendalian Produksi atas nama Direktur

Perencanaan dan Pengembangan. Operasional penanganan bahan baku

ini dijabarkan dalam prosedur pengerjaan proses.

4.1.1.8.1.1 Prosedur pemesanaan barang persediaan

Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian pengelolaan persediaan,

dengan pengawasan dari bagian PPIC. Berikut Prosedur Pemesanaan

Barang Persediaan di PT.BIO FARMA:

1. Monitor saldo persediaan dengan melihat Report Rencana Pesanan

Persediaan,

2. Buat perencanaan pemesanan bahan baku berdasarkan RKAP

(Rencana Kebutuhan Anggaran Pertahun) berupa jumlah stock

minimum persediaan ROP,

3. Buat pesanan bahan baku bila tingkat stock telah mencapai tingkat

minimum (mencapai ROP) dengan mempergunakan PBGP untuk

barang persediaan dan BPP untuk barang langsung, serta dengan

melampirkan spesifikasi produk barang yang akan di pesan, dan

4. Spesifikasi barang yang akan dipesan disetujui terlebih dahulu oleh

bagian QA.

Persetujuan QA ini dipengaruhi oleh 4 bagian, yaitu: QA, PPIC,

produksi dan pengelolaan persediaan. Dokumen PBGP dan BPP bagian

IV-15

pengelolaaan persediaan dibuat rangkap tiga, dan didistribusikan ke

bagian logistik, bagian akutansi dan untuk arsip di bagian pengelolaan

persediaan dan otorisasi dari BPPP ini meliputi otorisasai kepala bagian

pengelolaan persediaan, otorisasi kepala bagian PPIC dan otorisasi

kepala divisi perencanaan dan pengendalian persediaan.

4.1.1.8.1.2 Prosedur pengadaan barang persediaan

Prosedur ini dilaksanakan oleh divisi logistik, dimana pada prosedur

ini dilakukan hubungan dengan pihak luar, yaitu supplier, baik dari

dalam ataupun luar negeri. Berikut prosedur pengadaan barang

persediaan di PT.BIO FARMA:

1. Menerima PBGP dan BPP beserta spesifikasi barang yang akan

dipesan dari bagian pengelolaan persediaan,

2. Mempelajari PBGP dan BPP,

3. Membuat Surat Perintah Penawaran Harga (SPPH) yang diajukan

ke supplier,

4. Mendapatkan surat penawaran harga dari supplier beserta dengan

pengembalian SPPH,

5. Mempelajari surat penawaran,

6. Melakukan negosiasi harga,

7. Memberikan keputusan menerima atau tidak surat penawaran

tersebut, dan

8. Membuat SPP (Surat Perintah Pengadaan) dan SPK (Surat Perintah

Kerja) buat supplier.

Dokumen SPP dan SPK dari bagian logistik dibuat rangkap enam,

dan didistribusikan ke penerima material, bagian TU keuangan, bagian

akutansi, satuan pengawas intern, supplier dan untuk arsip di divisi

IV-16

logistik dan otorisasi dari SPP dan SPK ini meliputi otorisasi kepala

divisi logistik, otorisasi Direktur Produksi dan otorisasi Direktur Utama.

4.1.1.8.2 Operasional penerimaan bahan baku

Operasional penerimaan bahan baku ini melaksanakan pemeriksaan

bahan baku yang diterima dengan tujuan bahan baku yang tersedia akan

memenuhi kegiatan produksi dengan mutu dan kualitas bahan yang baik

yang bertanggung jawab di dalam operasional penerimaan bahan baku

ini adalah kepala Divisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan

kepala Divisi Quality Assurance atas nama Direktur Perencanaan dan

Pengembangan. Operasional penerimaan bahan baku ini dijabarkan

dalam prosedur pengerjaan proses.

4.1.1.8.2.1 Prosedur pemeriksaan & penerimaan barang persediaan

Prosedur ini dilaksanakan oleh staf bagian pengelolaan persediaan.

Berikut prosedur pemeriksan dan penerimaan barang persediaan di

PT.BIO FARMA:

1. Kedatangan barang dari supplier dengan surat pengiriman barang,

SPP dan SPK,

2. Surat pengiriman barang ini kemudian dientri dalam buku

kedatangan barang,

3. Memeriksa surat pengiriman barang, cocokan dengan

SPP/SPK/Kontrak,

IV-17

4. Periksa kesesuaian jenis, jumlah barang yang dikirim dengan surat

pengiriman barang,

5. Periksa tampilan fisik, kemasan, etiket, keutuhan dan kejelasan

informasi barang,

6. Tanda tangani surat pengiriman barang dengan disertai nama jelas

dan tanggal penerimaan barang oleh penerima dan juga oleh

pengirim, yang selanjutnya dilegalisasi oleh kepala bagian

pengelolaan persediaan,

7. Mencatat semua informasi dalam formulir Pre-inspeksi,

8. Mengajukan Bon Permintaan Pengujian ke PMKFM (Pengajuan

Mutu Kimia Fisika Mikrobiologi) bagian pengawasan (QC) beserta

dengan sampel barang yang akan diuji,

9. Tempelkan label karantina pada semua barang yang sedang diuji,

10. Simpan barang di ruang karantina, dan

11. Setelah barang dilakukan pemeriksaan mutu, selanjutnya adalah

dilakukan pemeriksaan dokumen dll, yang dilakukan oleh divisi

Quality Assurance.

4.1.1.8.3 Operasional pengujian bahan baku

Operasional pengujian bahan baku ini melaksanakan pengujian

bahan baku dengan tujuan agar bahan baku yang diterima akan sesuai

dengan apa yang kita pesan. Yang bertanggung jawab didalam

operasional pengujian bahan baku ini adalah kepala divisi perencanaan

dan pengendalian produksi atas nama Direktur Perencanaan dan

Pengembangan, kepala bagian Quality Control dan kepala Divisi Quality

IV-18

Assurance. Operasional pengujian bahan baku ini dijabarkan dalam

prosedur pengerjaan proses.

4.1.1.8.3.1 Prosedur pengujian oleh bagian QC

Prosedur ini dilaksanakan oleh staf bagian pengawasan mutu (QC).

Berikut prosedur pengujian oleh QC di PT.BIO FARMA:

1. Menerima Bon Permintaan Pengujian dan sampel barang dari

bagian pengelolaan persediaan,

2. Mengeluarkan Form penerimaan sampel yang diberikan ke bagian

pengelolaan persediaan,

3. Mencatat penerimaan sampel (report penerimaan sampel),

4. Memeriksa sampel,

5. Mencatat hasil pengujian QC, dan

6. Mengirim Form realisasi QC ke divisi QA.

4.1.1.8.3.2 Prosedur pengujian oleh divisi QA

Prosedur ini dilaksanakan oleh divisi QA. Berikut prosedur

pengujian oleh Divisi QA di PT.BIO FARMA:

1. Menerima Hasil Pengujian QC, lalu mempelajari hasil tersebut,

2. Mengrelease atau menolak barang dari suplier yang diterima oleh

bagian pengelolaan persediaan,

IV-19

3. Apabila diterima maka sertakan bukti Release QA dan Sertifikasi

uji barang, kemudian kirim bukti Release QA dan sertifikasi uji

barang ke bagian pengelolaan persediaan, dan

4. Apabila ditolak maka barang reject, kemudian kembalikan ke

Suplier.

4.1.1.8.3.3 Prosedur pelaporan penerimaan barang persediaan

Prosedur ini dilaksanakan oleh divisi Quality Assurance. Berikut

prosedur pelaporan penerimaan oleh Divisi QA di PT.BIO FARMA:

1. Buat laporan penerimaan dan pemeriksaan barang gudang untuk

bahan baku yang telah di release oleh QA, dan

2. Laporan penerimaan dan pemeriksaan barang gudang yang dibuat

berdasarkan pada surat pengiriman barang dengan data-data kode

stock, nama barang, satuan, banyak barang, dan tanggal

penerimaan.

Laporan penerimaan dan pemeriksaan barang gudang dibuat

rangkap 4 (empat) dan didistribusikan ke bagian keuangan, akutansi,

divisi logistik dan untuk arsip dibagian pengelolaan persediaan.

4.1.1.8.3.4 Prosedur pelaporan penolakan barang persediaan

Prosedur ini dilaksanakan oleh divisi Quality Assurance. Berikut

prosedur pelaporan penolakan oleh divisi QA di PT.BIO FARMA:

1. Buat surat ke bagian pengelolaan persediaan perihal penolakan

barang sesuai bukti/sertifikasi penolakan yang dikeluarkan,

IV-20

2. Tempelkan label ditolak pada barang yang ditolak,

3. Tempatkan barang yang ditolak pada area ditolak, dan

4. Kirimkan barang yang ditolak kepada suplier dan buatkan tanda

terima pengembalian.

4.1.1.8.4 Operasional penyimpanan bahan baku

Operasional penyimpanan bahan baku ini melaksanakan

penyimpanan bahan baku dengan tujuan agar bahan baku yang ada akan

tersimpan dengan baik sesuai pada tempatnya yang telah diatur

berdasarkan suhu, kelembaban dll. Yang bertanggung jawab di dalam

operasional penyimpanan bahan baku ini adalah kepala Divisi

Perencanaan dan pengendalian Produksi atas nama Direktur

Perencanaan dan Pengembangan. Operasional penerimaan bahan baku

ini dijabarkan dalam prosedur pengerjaan proses.

4.1.1.8.4.1 Prosedur penyimpanan barang persediaan

Prosedur ini dilaksanakan oleh divisi pengelolaan persediaan.

Berikut prosedur penyimpanan barang persediaan oleh divisi

pengelolaan persediaan di PT.BIO FARMA:

1. Tempelkan label lulus uji pada barang yang telah direlease oleh

QA, dan

2. Pindahkan barang yang telah lulus uji dari ruang karantina ke:

1. Ruang C untuk menyimpan bahan kemasan,

IV-21

2. Ruang D untuk menyimpan bahan kimia,

3. Ruang E untuk menyimpan bahan kimia asam,

4. Ruang J untuk menyimpan barang cetakan,

5. Ruang K untuk menyimpan alat laboratorium, dan

6. Cold Room untuk menyimpan bahan kimia yang memerlukan

suhu antara 2 oC sampai 8 oC.

4.1.1.8.4.2 Prosedur pemusnahan barang persediaan

Barang-barang persediaan yang ada di gudang mendapatkan

pengawasan setiap bulannya oleh bagian pengelolaan persediaan dan

barang-barang persediaan ini semuanya memiliki kadaluarsa selama 5

tahun, sehingga untuk barang yang rusak dan kadaluarsa biasanya

dilakukan pemusnahan, dimana pemusnahan dilakukan dengan:

1. Inventarisasi barang yang diduga rusak, tanggal kadaluarsa sudah

habis dan cetakan yang redaksinya tidak sesuai lagi,

2. Bila memungkinkan buat surat permohonan pengujian mutu barang

yang diduga rusak ke bagian pengawasan mutu,

3. Barang yang dinyatakan tidak terpakai lagi oleh bagian pengawasan

mutu dituangkan ke dalam berita acara barang rusak dan diotorisasi

oleh bagian pengawasan mutu, akutansi dan pengelolaan

persediaan,

4. Distribusikan berita acara barang rusak tersebut ke bagian akutansi,

satuan pengawasan intern dan arsip di bagian pengelolaan

persediaan,

5. Catat pengeluaran barang rusak dari kartu persediaan, dan

IV-22

6. Kelompokan barang-barang rusak sesuai dengan rencana cara

pemusnahan seperti dibakar, ditimbun dan dihancurkan.

4.1.1.9 Standar Operating Procedure (SOP)

Standar Operating Procedure (SOP) merupakan aturan baku yang

dikeluarkan perusahaan dalam menghadapi dan melaksanakan kegiatan

perusahaannnya. SOP pada sistem pengadaan persediaan di PT. BIO

FARMA, terdiri dari:

1. SOP Penerimaan Order,

2. SOP Penanganan Order,

3. SOP Pemesanan Bahan Baku,

4. SOP Pembelian Bahan Baku,

5. SOP Pengadaan Bahan Baku,

6. SOP Pengujian Mutu Bahan Baku,

7. SOP Pengujian Kelengkapan Dokumen Bahan Baku,

8. SOP Penerimaan Bahan Baku, dan

9. SOP Penyimpanan Bahan Baku.

Untuk lebih jelasnya, maka tabel-tabel dibawah ini menunjukan ke 9

SOP tersebut, diantaranya:

IV-24

1. SOP Penerimaan Order

Tabel 4.1 SOP Penerimaan Order (A1)

IV-25

2. SOP Penanganan Order

Tabel 4.2 SOP Penanganan Order

IV-26

3. SOP Pemesanan Bahan Baku

Tabel 4.3 SOP Pemesanan Bahan Baku (A2)

IV-27

4. SOP Pembelian Bahan Baku

Tabel 4.4 SOP Pembelian Bahan Baku (A3)

IV-28

5. SOP Pengadaan Bahan Baku

Tabel 4.5 SOP Pengadaan Bahan Baku

IV-29

6. SOP Pengujian Mutu Bahan Baku

Tabel 4.6 SOP Pengujian Mutu Bahan Baku (A5)

IV-30

7. SOP Pengujian Kelengkapan Dokumen Bahan Baku

Tabel 4.7 SOP Pengujian Kelengkapan Dokumen Bahan Baku

IV-31

8. SOP Penerimaan Bahan Baku

Tabel 4.8 SOP Penerimaan Bahan Baku (A4)

IV-32

9. SOP Penyimpanan Bahan Baku

Tabel 4.9 SOP Penyimpanan Bahan Baku (A6)

IV-33

Untuk dapat melakukan perancangan proses bisnis, penelitian ini

mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Memetakan proses yang ada (process mapping) berkaitan dengan

ruang dan aktivitas kerja selama ini. Pemetaan proses ini dilakukan

dengan sistem IDEF0. Pemetaan proses merupakan metodologi

yang sudah teruji untuk mengenal proses yang berjalan sekarang

dalam sistem, pemetaan proses juga merupakan alat yang

dipergunakan dalam melihat proses bisnis yang dilakukan oleh

PT.BIO FARMA.

Alat bantu dalam pemetaan proses diantaranya adalah Operasional

Pengerjaan, yang didalamnya terdapat Prosedur Pengerjaan Proses

dan Standar Operating Procedure (SOP), dimana SOP dan

prosedur pengerjaan proses ini menjelaskan langkah-langkah kerja

sekarang, sistem informasi, dan waktu yang dibutuhkan untuk

sistem pengadaan persediaan. Langkah ini merupakan tahap awal

untuk setiap aktivitas pengembangan proses selanjutnya,

2. Mempelajari SOP dan prosedur pengerjaan proses yang berkaitan

dengan apakah prosedur pengerjaan proses yang dilakukan terlalu

spesifik atau terlalu global dan akurasi ruang lingkup proses, serta

keterlibatan antar fungsi manajemen,

3. Identifikasi proses yang akan di-reengineering dengan melakukan

kajian terhadap SOP dan prosedur pengerjaan proses yang telah

dipetakan pada tahapan sebelumnya, dan

4. Perancangan business process reengineering menuju perbaikan

proses yang efektif dan efisien, membuat model proses yang baru

menuju kinerja yang lebih baik dengan metode ESIA.

IV-34

4.2 Identifikasi Proses Bisnis PT. BIO FARMAProses bisnis (business process) adalah sejumlah aktivitas yang

mengubah sejumlah inputs menjadi sejumlah outputs (barang dan jasa)

untuk orang-orang lain atau proses yang menggunakan orang dan alat

(Indrajit, et al, 2002, hal.3). Secara umum proses bisnis PT. BIO

FARMA dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Proses Bisnis PT.BIO FARMA

keterangan :

= Aliran Barang / Material

------------ = Aliran Informasi

Pada PT. BIO FARMA tiap-tiap divisi dan bagiannya dapat

dikatakan konsumen intern ketika membutuhkan suatu input yang

dihasilkan oleh divisi yang lainya, sehingga setiap divisi itu pasti akan

berhubungan dan saling membutuhkan satu dengan yang lainya.

IV-35

4.2.1 Keterkaitan Antar Divisi Dalam Sistem Pengadaan Persediaan

Bahan Baku PT. BIO FARMA

Dalam sistem pengadaan persediaan bahan baku, terlibat beberapa

konsumen intern, diantaranya Divisi renbang, Divisi logistik dan Divisi

QA, bagian TU keuangan & bagian akutansi, bagian penjualan dan

bagian QC. Selain berhubungan dengan konsumen intern, terdapat juga

konsumen ekstern yaitu Customer (Konsumen) yang merupakan objek

dari setiap aktifitas produksi yang dilakukan oleh PT. BIO FARMA.

Terdapat juga suplier yang mana keberadaanya berfungsi untuk

memenuhi segala kebutuhan PT. BIO FARMA di dalam mewujudkan

keinginan konsumen.

Keterkaitan antara divisi dalam sistem pengadaan persediaan bahan

baku PT. BIO FARMA dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4.2 keterkaitan antar divisi sistem pengadaan persediaan bahan

baku PT. BIO FARMA

IV-36

4.2.2 Pemetaan Proses Bisnis Sistem Pengadaan Persediaan Bahan

Baku PT.BIO FARMA

Tahap selanjutnya dari penelitian ini adalah memetakan proses

bisnis dari sistem pengadaan persediaan bahan baku PT. BIO FARMA.

Pemetaan proses bisnis menggunakan data-data:

1. Wawancara,

2. Operasional pengerjaan, yang di dalamya terdapat prosedur

pengerjaan, dan

3. Standar Operating Procedur (SOP).

Pemetaan proses bisnis ini sangatlah diperlukan untuk mendapatkan

gambaran bisnis yang dilakukan pada sistem pengadaaan persediaan

bahan baku PT.BIO FARMA. Permasalahan yang ditinjau dibatasi pada

sistem pengadaan persediaan bahan baku dari suplier lokal. Pemetaan

proses ini dilakukan dengan menngunakan sistem IDEF0.

Proses bisnis dari sistem pengadaan persediaan bahan baku PT.BIO

FARMA secara umum dapat dilihat pada Gambar 4.3 sampai Gambar 4.

10.

4.2.2.1 Sistem inti pengadaan persediaan bahan baku PT. BIO

FARMA

Sistem Inti pengadaan persediaan bahan baku ini merupakan proses

umum dari sistem pengadaan persediaan bahan baku PT. BIO FARMA.

Dari sistem ini, kemudian sistem dikembangkan kedalam subsistem-

subsistem yang menyokong sistem inti ini. Untuk lebih jelasnya maka

sistem inti pengadaan persediaan bahan baku ini dapat diperlihatkan

pada Gambar 4.3.

IV-37

Gambar 4.3 Sistem Inti Pengadaan Persediaan Bahan Baku PT.BIO FARMA

IV-38

4.2.2.2 Pemetaan sistem inti pengadaan persediaan bahan baku

PT.BIO FARMA

Pada pemetaan sistem inti pengadaan persediaan ini akan dijelaskan

secara garis besar bagian dari sistem inti ini yang terbagi dalam

beberapa subsistem, dimana subsistem ini satu dengan lainnya saling

menyokong dan memberikan dukungan. Untuk lebih jelasnya pemetaan

sistem inti pengadaan persediaan bahan baku PT.BIO FARMA akan di

jelaskan dalam Gambar 4.4.

IV-39

Gambar 4.4 Pemetaan Sistem Inti Pengadaan Persediaan Bahan Baku PT.BIO FARMA

IV-40

Kemudian dari pemetaan sistem inti pengadaan persediaan bahan

baku PT.BIO FARMA, dapat dipetakan lebih spesifik lagi menjadi

beberapa aktivitas, diantaranya:

1. Penerimaan Order

Penerimaan order ( A1) merupakan langkah awal di dalam proses

apapun yang akan dilakukan oleh perusahaan. Di dalam sistem

pengadaan persediaan bahan baku, order dari konsumen akan membantu

bagian logistik untuk menentukan ukuran pemesanan bahan baku yang

tepat sesuai dengan kebutuhan produksi yang akan dilakukan. Di dalam

penerimaan order ini akan terlihat hubungan kerja serta tanggung jawab

bagian pemasaran dan bagian produksi dalam penerimaan kontrak dari

kosumen hingga upaya untuk melakukan proses produksi guna

memenuhi kontrak dari konsumen.

Dalam aktivitas ini, dihasilkan:

a. Dokumen penerimaan order berdasarkan kontrak konsumen

yang sudah disepakati antara bagian pemasaran dengan konsumen,

b. Data perencanaan produksi berdasarkan dokumen penerimaan

order yang dibuat oleh bagian pemasaran,

c. Kebutuhan material berdasarkan data perencanaan produksi, dan

d. Dokumen permintaan pengadaan material Berdasarkan

kebutuhan material yang dibutuhkan di lantai produksi.

Untuk lebih jelasnya, penerimaan order ini akan dipetakan dalam

pemetaan proses yang dijelaskan dalam Gambar 4.5.

IV-41

Gambar 4.5 Penerimaan Order PT.BIO FARMA

IV-42

2. Proses Pemesanan Bahan Baku

Proses Pemesanan bahan baku merupakan proses yang dilakukan

untuk memenuhi kebutuhan bahan baku di lantai produksi. Proses

pemesanan ini dilakukan apabila persediaan bahan baku di gudang tidak

cukup untuk memenuhi kebutuhan bahan baku di lantai produksi. Di

dalam proses pemesanan ini tidak semuanya didasarkan pada order

konsumen, karena PT.BIO FARMA sendiri memiliki kebijakan dalam

penyediaan bahan baku di gudang berdasarkan RKAP (Rencana

Kegiatan Anggaran Pertahun) yang dibuat pada awal periode produksi.

Adapun divisi yang terlibat disini adalah divisi renbang dan bagian yang

terlibat adalah bagian PPIC dan bagian pengelolaan persediaaan.


a. Rencana pesan barang persediaan berdasarkan kebutuhan

material yang lebih besar dibandingkan dengan persediaan bahan

baku yang ada di gudang,

b. PBGP dokumen untuk melakukan pemesanan barang persediaan,

dan

c. BPP bon permintaan pembelian, dokumen untuk melakukan

pemesanan barang langsung.

Untuk lebih jelasnya, proses pemesanan bahan baku ini akan

dipetakan dalam pemetaan proses yang dijelaskan dalam Gambar 4.6.

IV-43

Gambar 4.6 Proses Pemesanan Bahan Baku PT.BIO FARMA

IV-44

3. Proses Pembelian Bahan Baku

Proses Pembelian bahan baku adalah proses yang dilakukan untuk

menanggapi proses pemesanan yang dilakukan sebelumnya. Karena

bahan baku yang ditinjau dilaporan ini adalah bahan baku dari suplier

lokal, maka proses ini dilakukan oleh divisi logistik bagian pembelian

dalam negeri. Dalam proses pembelian ini jangka waktu yang diberikan

adalah sekitar 1 sampai 2 bulan, dari mulai awal pembelian sampai

barang datang dan siap digunakan oleh PT. BIO FARMA.


a. Kesepakatan harga berdasarkan pada negosiasi harga yang

dilakukan,

b. SKO surat konfirmasi order, merupakan surat yang dikeluarkan

sebagai tanggapan atas kesepakatan harga yang telah dibuat,

c. SPP surat perintah pengadaan, merupakan surat yang dikeluarkan

oleh divisi logistik kepada suplier,

d. SPK surat perintah kerja, merupakan surat yang dikeluarkan oleh

divisi logistik kepada suplier, dan

e. Kontak suplier merupakan suatu perjanjian tertulis setelah

kesepakatan kerja sama disepakati antara pihak PT.BIO FARMA

dengan pihak suplier.

Untuk lebih jelasnya, proses pembelian bahan baku ini akan


IV-45

Gambar 4.7 Proses Pembelian Bahan Baku PT.BIO FARMA

IV-46

4. Proses Penerimaan Bahan Baku

Proses penerimaan bahan baku ini merupakan suatu proses yang

dilakukan setelah bahan baku yang dipesan datang. Di dalam proses

penerimaan bahan baku ini divisi yang terlibat adalah divisi renbang

bagian pengelolaan persediaan. Pada saat barang datang, yang diperiksa

oleh petugas adalah jenis, jumlah dan satuan barang yang diterima,

apabila tidak sesuai maka barang akan dikembalikan ke suplier. Tetapi

selain itu diperiksa juga lead timenya, dimana apabila lebih dari 2 bulan,

maka akan diberikan denda dengan ketentuan yang sudah disepakati

baik oleh pihak PT. BIO FARMA ataupun pihak suplier.


a. Dokumen penerimaan barang berdasarkan pada ketepatan jenis,

jumlah dan satuan barang yang dipesan,

b. Laporan keuangan laporan yang dikeluarkan setelah barang

dinyatakan diterima oleh PT. BIO FARMA, dan

c. Dokumen permintaan pengujian merupakan dokumen yang

dikeluarkan untuk menganalisis kualitas dan legalitas dari barang

yang diterima dari suplier. Sementara barang dilakukan pengujian,

barang ditempatkan diruang karantina.

Untuk lebih jelasnya, proses penerimaan bahan baku ini akan


IV-47

Gambar 4.8 Proses Penerimaan Bahan Baku PT.BIO FARMA

IV-49

5. Proses Pengujian Bahan Baku

Proses pengujian bahan baku ini merupakan upaya yang dilakukan

PT. BIO FARMA untuk mengetahui kualitas dan juga legalitas dari

bahan baku yang diterima. Divisi yang terlibat adalah divisi QA yang

bertugas untuk meneliti legalitas dari barang tersebut dan bagian yang

terlibat adalah bagian QC yang bertugas untuk meneliti mutu dari

barang yang diterima. Apabila dalam pengujian ini terdapat barang yang

tidak sesuai spesifikasi yang diberikan oleh PT. BIO FARMA, maka

barang yang diterima akan dikembalikan ke pihak suplier.


a. Form release QC merupakan form yang menyatakan bahwa

pengujian mutu barang sudaah lolos dan dapat diterima, dan

b. Dokumen lengkap (PSPM/PP, LHU, COA, BPR) maka barang

akan dinyatakan release QA, sehingga barang ini boleh dipindahkan

ke ruangan-ruangan yang telah disediakan untuk masing-masing

jenis barang yang selanjutnya barang / bahan baku bisa dipakai oleh

bagian produksi.

Untuk lebih jelasnya, proses pengujian bahan baku ini akan


IV-51

Gambar 4.9 Proses Pengujian Bahan Baku PT.BIO FARMA

IV-52

6. Penyimpanan Bahan Baku

Penyimpanan bahan baku merupakan langkah akhir dari sistem

pengadaan persediaan bahan baku PT.BIO FARMA. Divisi yang

terlibat, adalah divisi QA dan divisi renbang bagian pengelolaan

persediaan. Adapun penyimpanan ini dilakukan setelah barang ditempeli

label release QA. Adapun ruangan-ruangan yang tersedia untuk

penyimpanan bahan baku ini terbagi atas beberapa ruangan, diantaranya:

3. Ruang B Ruang bahan penunjang,

4. Ruang C Ruang bahan kemasan,

5. Ruang D Ruang bahan kimia,

6. Ruang E Ruang bahan kimia asam,

7. Ruang J Ruang barang cetakan, dan

8. Ruang K Ruanag alat laboratorium


a. Bahan baku tersedia bahan baku memenuhi kebutuhan produksi

yang diminta, dan

b. Pendistribusian bahan baku mengalokasikan bahan baku pada

bagian produksi yang memerlukan bahan baku tersebut dengan

jumlah yang sesuai dengan kebutuhan produksi.

Untuk lebih jelasnya, penyimpanan bahan baku ini akan dipetakan

dalam pemetaan proses yang dijelaskan dalam Gambar 4.10.

IV-53

Gambar 4.10 Penyimpanan Bahan Baku PT.BIO FARMA

IV-54

4.2.3 Analisis Proses Bisnis Sistem Pengadaan Persediaan Bahan

Baku PT.BIO FARMA

Berdasarkan data pemetaan proses bisnis yang telah dibuat, maka

diperlukan penganalisaan kembali, dimana dalam analisa ini lebih

diarahkan kepada aktivitas-aktivitas yang terjadi selama proses

pengadaan persediaan bahan baku. Dari proses bisnis yang telah

dipetakan dapat diidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terjadi.

Aktivitas ini akan dipilah-pilah menjadi sub-aktivitas. Aktivitas ini

menggambarkan secara keseluruhan sistem pengadaan persediaan bahan

baku mulai dari kedatangan order dari konsumen, proses pemenuhan

kebutuhan bahan baku untuk memenuhi order, hingga proses

pendistribusian bahan baku ke lantai produksi.

Aktivitas ini dipilah menjadi:

A1 : Penerimaan order,

A2 : Proses pemesanan bahan baku,

A3 : Proses pembelian bahan baku,

A4 : Proses penerimaan bahan baku,

A5 : Proses pengujian bahan baku, dan

A6 : Penyimpanan bahan baku.

1. Penerimaan Order (A1)

Aktivitas ini merupakan sub-aktivitas dari A0 pemetaan sistem inti

pengadaan persediaan bahan baku, dimana pada aktivitas ini

digambarkan proses yang terjadi dari mulai kedatangan order dari

konsumen melalui bagian pemasaran, kemudian dilakukannnya

penanganan order yang kemudian dihasilkan data perencanaan produksi

IV-55

yang pada akhirnya menghasilkan data kebutuhan material untuk

memenuhi kebutuhan produksi di lantai produksi.


A11 : Menerima order,

A12 : Melakukan penanganan order,

A13 : Persiapan produksi, dan

A14 : Mengirimkan tembusan dokumen.

Menerima Order (A11)

Aktivitas ini merupakan pemenuhan permintaan konsumen yang

telah disanggupi oleh PT.BIO FARMA, dimana dalam melaksanakan

aktivitas ini faktor yang menyokong terjadinya penerimaan adalah

manajemen PT.BIO FARMA dan kontrak konsumen. Pada aktivitas ini

dihasilkan dokumen penerimaan order, yang selanjutnya dipergunakan

untuk melakukan penanganan terhadap order tersebut.

Melakukan penanganan order (A12)

Aktivitas penangan order ini merupakan sub-aktivitas dari aktivitas

penerimaan order. Penanganan order ini didasarkan pada surat

penerimaan order yang dikeluarkan bagian pemasaran pada saat order

dari konsumen disepakati. Penanganan order ini dilakukan oleh bagian

produksi, dimana akan menghasilkan data perencanaan produksi yang

selanjutnya dihasilkan data kebutuhan material yang diperlukan di lantai

produksi.

IV-56

Persiapan produksi (A13)

Aktivitas persiapan produksi ini merupakan sub-aktivitas dari

aktivitas penerimaan order. Persiapan produksi ini didasarkan pada data

perencanaan produksi dan juga kebutuhan material di lantai produksi.

Dari persiapan produksi ini, akan diketahui bahan baku yang berada di

lantai produksi, yang selanjutnya apabila kekurangan, maka bagian

produksi membuat dokumen permintaan pengadaan material pada

bagian pengeloalaan persediaan.

Mengirimkan tembusan dokumen (A14)

Aktivitas mengirimkan tembusan ini merupakan sub-aktivitas dari

aktivitas penerimaan order. Dokumen permintaan pengadaan material

merupakan dokumen yang dikirimkan ke bagian pengelolaan

persediaan, agar kebutuhan material di lantai produksi dapat dipenuhi

sesegera mungkin berdasarkan lead time produksi yang telah ditentukan

guna memenuhi order konsumen.

2. Proses Pemesanan Bahan Baku (A2)



digambarkan upaya pemenuhan kebutuhan material yang diminta oleh

bagian produksi. Pada aktivitas ini diperlihatkan tindakan yang diambil

oleh divisi perencanaan dan pengelolaan persediaan di dalam

menanggapi dokumen permintaan pengadaan material, dimulai dari

menginputnya di dalam program PPIC sampai melaksanakan

pemesanan tersebut ke divisi logistik.

IV-57


A21 : Menginput ke dalam program,

A22 : Monitoring keadaan persediaan,

A23 : Mengintruksikan pemesanan bahan baku, dan

A24 : Melaksanakan pemesanan bahan baku.

Menginput ke dalam program PPIC (A21)

Aktivitas menginput ke dalam program PPIC, merupakan sub -

aktivitas yang dilakukan dalam proses pemesanan bahan baku, adapun

yang diinput adalah jumlah, jenis dan satuan barang yang dipesan untuk

memenuhi kebutuhan bahan baku di lantai produksi, dimana tertera di

dalam dokumen permintaan pengadaan bahan baku yang dikeluarkan

oleh bagian produksi. Maksud dari diinputnya jumlah, jenis dan satuan

barang yang akan dpesan ini adalah agar setiap aktivitas dapat terkontrol

di dalam program, sehingga akan mudah dicari berkasnya dan akan

mudah diketahui oleh bagian lain selain divisi perencanaan dan

pengelolaan persediaan, sehingga satu bagian dengan yang lainnya akan

berjalan berkesinambungan.

Monitoring keadaan persediaan (A22)

Monitoring keadaan persediaan merupakan aktivitas yang dilakukan

oleh bagian PPIC di dalam mengetahui kebutuhan bahan baku yang

telah diinput sebelumnya di dalam program PPIC. Hasil yang didapat

dari monitoring ini adalah intruksi untuk melakukan pemesanan bahan

baku atau intruksi untuk memenuhi kebutuhan bahan baku di lantai

produksi. Hal ini didasarkan pada jumlah persediaan bahan baku di

IV-58

gudang dibandingkan dengan jumlah kebutuhan bahan baku yang

diminta oleh bagian produksi. Dalam aktivitas ini adapun data yang

menyokongnya adalah manajemen PT.BIO FARMA dan RKAP

(Rencana Kegiatan Anggaran Pertahun).

Mengintruksikan pemesanan bahan baku (A23)

Aktivitas intruksi pemesanan bahan baku ini didasarkan pada

jumlah persediaan bahan baku yang lebih kecil dibandingkan dengan

jumlah kebutuhan bahan baku di lantai produksi. Intruksi ini ditujukan

ke bagian pengelolaan persediaan dalam bentuk rencana pesan barang

persediaan.

Melaksanakan pemesanan bahan baku (A24)

Pemesanan bahan baku ini didasarkan pada rencana pesan barang

persediaan yang dikeluarkan oleh bagian PPIC. Di dalam pemesanan

bahan baku, selain dilakukan untuk menanggapi rencana pesan barang

persediaan yang dikeluarkan oleh PPIC, dilakukan pula untuk

mengendalikan stock material dimana agar material selalu tersedia

untuk keperluan produksi dalam waktu yang telah ditentukan. Adapun

output dari aktivitas ini adalah BPP dan PBGP, dimana keduanya

merupakan dokumen perintah ke bagian logistik, baik untuk memenuhi

kebutuhan barang persediaan, maupun untuk memenuhi kebutuhan

barang langsung.

IV-59

3. Proses Pembelian Bahan Baku (A3)



digambarkan upaya untuk memenuhi kebutuhan akan bahan baku.

Aktivitas ini dilakukan oleh divisi logistik khususnya bagian pembelian

dalam negeri, karena barang yang disediakan dibatasi hanya dari

suplier lokal.


A31 : Pemilihan suplier,

A32 : Negosiasi harga (DPP),

A33 : Konfirmasi order,

A34 : Membuat dokumen pembelian bahan baku (SPP & SPK), dan

A35 : Proses pengadaan material.

Pemilihan suplier (A31)

Aktivitas pemilihan suplier, dilakukan sebagai tindak lanjut dari

perintah pemesanan bahan baku (BPP dan PBGP) yang dikeluarkan

oleh bagian pengelolaan persediaan. Pada aktivitas ini output yang

dihasilkan adalah berupa suplier yang tepat untuk memenuhi kebutuhan

tersebut. Dalam pemilihan suplier ini yang pertama kali dilakukan oleh

perusahaan adalah mengeluarkan SPPH (surat perintah penawaran

harga), kemudian setelah itu pihak suplier mengajukan penawaran harga

berdasarkan SPPH yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut,

kemudian selanjutnya setelah bisa direalisir, maka dilakukan evaluasi

terhadap beberapa suplier yang mengajukan penawaran harga dengan

harga terendah.

IV-60

Negosiasi Harga (DPP) (A32)

Negosiasi harga ini merupakan tindak lanjut dari SPPH yang

dikeluarkan oleh perusahaan dan penawaran harga yang dikeluarkan

oleh suplier, dimana dengan melakukan negosisi ini akan diputuskan

suplier yang akan bekerja sama dengan perusahaan. Ada beberapa

dokumen yang keluar dari negosiasi harga ini, diantaranya SKO (Surat

Konfirmasi Order), SPP (Surat Perintah Pengadaan) dan SPK (Surat

Perintah Kerja) yang dikeluarkan pada suplier yang telah ditunjuk.

Konfirmasi Order (A33)

Konfirmasi order ini dikeluarkan apabila kesepakatan harga telah

dicapai oleh kedua belah pihak. Surat Konfirmasi Order (SKO) ini

dikeluarkan agar terjalin kontrak antara suplier dan juga perusahaan.

Membuat Dokumen pembelian bahan baku (SPP & SPK) (A34)

Dalam dokumen pembelian bahan baku (SPP & SPK) ini tertera

jumlah, jenis dan satuan dari bahan baku yang diinginkan. SPP dan SPK

ini harus dilampirkan pada saat pengiriman bahan baku dilakukan oleh

suplier. Hal ini dimaksudkan agar bagian pengelolaan persediaan dapat

mengevaluasi jumlah, jenis dan satuan yang diterima. Dalam membuat

SPP dan juga SPK, terdapat faktor pendukung yang mutlak harus ada,

yaitu kontrak suplier.

IV-61

Proses Pengadaan Material (A35)

Proses pengadaan material ini sebenarnya berada di luar aktivitas

perusahaaan, karena proses pengadaan ini dilakukan oleh pihak suplier.

Karena suplier yang dipakai adalah suplier lokal, sehingga waktu yang

ditentukan untuk proses pengadaan ini adalah 1 sampai 2 bulan,

semenjak kontrak dengan suplier dilakukan. Apabila dalam

pelaksanaannya barang datang terlambat dari waktu yang ditentukan,

maka pihak suplier dikenakan denda. Denda yang dikeluarkan adalah

denda dalam bentuk materil, yang besarnya sudah ditentukan di dalam

kontrak.

4. Proses Penerimaan Bahan Baku (A4)



digambarkan beberapa kegiatan penerimaan bahan baku. Aktivitas ini

dilakukan oleh bagian pengelolaan persediaan. Aktivitas ini dilakukan

setelah proses pengadaan selesai dikerjakan oleh suplier.


A41 : Menerima kedatangan bahan baku,

A42 : Mengentri dokumen ke dalam buku induk kedatangan barang,

A43 : Mengecek jenis, jumlah dan satuan barang,

A44 : Mengirimkan dokumen penerimaan barang,

A45 : Membuat laporan keuangan, dan

A46 : Menyimpan barang di ruang karantina.

IV-62

Menerima kedatangan bahan baku (A41)

Aktivitas ini dilakukan apabila barang yang dipesan dari suplier

sudah datang. Kedatangan barang ini disertai dengan dokumen

pengiriman barang yang dilampirkan SPP dan SPK dari PT.BIO

FARMA.

Mengentri dokumen kedalam buku induk kedatangan barang (A42)

Pada aktivitas ini yang dientri adalah surat pengiriman barang dari

suplier, dengan seperti ini sehingga barang yang datang dapat mudah

dicari berkas-berkasnya. Tetapi selain mengentri di dalam buku induk

kedatangan barang, kedatangan barang dientri juga di dalam program

PPIC.

Mengecek Jenis, jumlah dan satuan barang (A43)

Setelah dokumen kedatangan barang dientri, selanjunya adalah

dilakukan pengecekan barang yang diterima, Pengecekan ini dilakukan

oleh staf bagian pengelolaan persediaan. Adapun yang dicek adalah

jumlah, jenis dan satuan barang yang diterima, dimana disesuaikan

dengan jumlah, jenis dan satuan yang tertera di dalam surat pengiriman

barang, SPP dan SPK. Output dari aktivitas ini adalah dokumen

penerimaan barang apabila barang yang diterima sesuai dengan yang

telah diperintahkan dalam SPP dan SPK, tetapi apabila tidak sesuai

maka dibuat dokumen penolakan barang pada suplier.

IV-63

Mengirimkan Dokumen penerimaan barang (A44)

Dokumen penerimaan barang ini dilegalisasi dahulu oleh pejabat di

bagian pengelolaan persediaan, sebelum dokumen dikirimkan ke bagian

TU keuangan, bagian akutansi serta bagian logistik perusahaan.

pengiriman dokumen ini dilakukan agar proses pembayaran dapat

dilakukan oleh perusahaan.

Membuat Laporan keuangan (A45)

Laporan keuangan ini dibuat seiring dengan pemenuhan kebutuhan

yang dilakukan oleh suplier. Dalam laporan keuangan ini apabila

kedatangan barang tidak terlambat dari waktu yang ditentukan, maka

dikenakan denda yang besarnya ditentukan berdasarkan kesepakatan

antara suplier dan juga perusahaan pada saat kontrak dilakukan.

Menyimpan barang diruang karantina (A46)

Setelah barang diterima, maka proses selanjutnya adalah dilakukan

pengujian terhadap bahan baku ini, baik diuji dari sisi mutu maupun dari

sisi kelengkapan dokumen barang tersebut. Selama proses pengujian

dilakukan, bahan baku ditempatkan di ruang karantina, dan selama

berada di ruangan ini, bahan baku tidak diperbolehkan untuk

dipergunakan oleh bagian produksi. Dokumen yang keluar pada saat

bahan baku berada diruang karantina adalah dokumen permintaan

pengujian mutu.

IV-64

5. Proses Pengujian Bahan Baku (A5)



digambarkan beberapa aktivitas pengujian, mulai dari pengujian mutu

sampai pada pengujian kelengkapan dokumen bahan baku tersebut.

Proses pengujian bahan baku ini dilakukan oleh bagian QC dan divisi

QA. Dapat tidaknya bahan baku dipergunakan, akan ditentukan oleh

release atau rejactnya bahan baku tersebut.


A51 : Menerima dokumen permintaan pengujian mutu,

A52 : Melakukan pengujian kualitas barang,

A53 : Mengirimkan form release QC,

A54 : Melakukan pengujian kelengkapan dokumen, dan

A55 : Menyatakan bahan baku release QA.

Menerima dokumen permintaan pengujian mutu (A51)

Dokumen pengujian mutu yang dibuat oleh bagian pengelolaan

persediaan diberikan ke bagian QC, selain dokumen tersebut, bagian QC

juga menerima sampel bahan baku yang akan diuji, dari sampel ini

apabila sesuai dengan standar mutu yang telah ditentukan, maka barang

dinyatakan lulus QC.

Melakukan pengujian Kulaitas barang (A52)

Di dalam pengujian kualitas barang ini, yang diuji adalah mutu

kimia fisika dari barang tersebut, maka apabila sesuai dengan

standarisasi yang telah ditentukan berdasarkan pada sampel yang

IV-65

dikirim oleh suplier pada saat awal kerja sama dilakukan, maka barang

akan dinyatakan release QC, tetapi apabila tidak, maka barang akan

dinyatakan rejact dan barang akan dikembalikan ke suplier.

Mengirimkan form release QC (A53)

Setelah barang dinyatakan release QC, maka berkas-berkas dan

juga kelengkapan dokumen barang ini dikirimkan ke divisi QA,

selanjutnya divisi QA akan melakukan pengujian kelengkapan dokumen

dari bahan baku yang diterima.

Melakukan pengujiaan kelengkapan dokumen (A54)

Di dalam pengujian kelengkapan dokumen ini, selain dokumen

bahan baku yang dilihat, dilihat pula spesifikasi bahan baku yang telah

ditentukan pada saat awal pemesanan bahan baku dilakukan. Setelah

dokumen barang lengkap, dan bahan baku sesuai dengan spesifikasi,

maka selanjutnya bahan baku dinyatakan release QA atau rejact.

Menyatakan bahan baku release QA (A55)

Setelah kelengkapan dokumen dan kesamaan bahan baku terhadap

spesifikasi bahan baku diuji, maka selanjutnya adalah dikeluarkan

keputusan bahan baku rejact atau relase QA. Apabila bahan baku

dinyatakan rejact, maka bahan baku akan dikembalikan kepada suplier,

tetapi apabila release QA maka selanjutnya barang akan diterima dan

barang dinyatakan lulus uji.

IV-66

6. Penyimpanan Bahan Baku (A6)



digambarkan aktivitas yang dilakukan setelah barang dinyatakan release

QA.


A61 : Menempelkan label release QA,

A62 : Memindahkan barang dari ruang karantina ke ruangannya masing-

masing, dan

A63 : Mensortir permintaan bahan baku.

Menempelkan Label Release QA (A61)

Setelah bahan baku dinyatakan release QA, maka selanjutnya bahan

baku ditempeli label release QA, sehingga dengan seperti ini barang

dinyatakan sudah memenuhi spesifikasi baik mutu maupun kelengkapan

dokumen, sehingga barang sudah bisa dipergunakan.

Memindahkan barang dari ruang karantina ke ruangannya

masing-masing (A62)

Setelah barang ditempeli label release QA, maka selanjutnya

barang dipindahkan dari ruang karantina ke ruangannya masing-masing,

penempatan barang ini tidak sembarangan, karena setiap jenis bahan

baku akan diatur suhunya agar tidak terjadi perubahan kualitas bahan

baku.

IV-67

Mensortir permintaan bahan baku (A63)

Agar bahan baku yang ada di gudang tidak menumpuk di bagian

produksi, dan agar setiap kegiatan produksi bisa berjalan dengan lancar,

maka sebelum bahan baku didistribusikan, harus terlebih dahulu disortir

permintaan bahan baku dari tiap kegiatan produksi, sehingga semuanya

bisa berjalan berkesinambungan satu dengan yang lainnya.

4.3 Perancangan Proses BisnisData-data yang telah dikumpulkan, selanjutnya akan digunakan

untuk melakukan perancangan arsitektur informasi dengan proses bisnis

baru yang diharapkan lebih baik dari sebelumnya. Perancangan proses

yang baru ini lebih terfokus pada melakukan perubahan menggunakan

metoda ESIA dimana dilakukan dengan cara menghilangkan proses

(process elimination), menyederhanakan proses (proses simplication),

menyatukan proses (process integration), dan melakukan otomasi

(process automation).

4.3.1 Perbaikan Proses Bisnis Sistem Pengadaan Persediaan Bahan

Baku PT. BIO FARMA

Pada tahap ini, dilakukan perbaikan sistem pengadaan persediaan

bahan baku PT.BIO FARMA guna mempercepat kegiatan produksi dan

menambah profit income perusahaan. Perbaikan proses bisnis yang

dilakukan yaitu pengurangan waktu proses pengadaan bahan baku. Salah

satu upaya yang dilakukan yaitu dengan melakukan pemilihan suplier

yang lebih ketat pada setiap sistem pengadaan persediaan bahan baku

IV-68

apapun, sehingga dapat mempercepat proses produksi guna memenuhi

order dari konsumen.

Pada sistem pengadaan persediaan bahan baku PT.BIO FARMA,

pemilihan suplier tidak dievaluasi secara benar, terkadang suplier yang

sudah tidak konsistenpun masih dipergunakan, hal ini disebabkan karena

keterbatasan suplier dengan jenis bahan baku tertentu dan juga

dikarenakan suplier mampu untuk meyakinkan PT.BIO FARMA dengan

memiliki orang dalam yang kuat di PT. BIO FARMA sendiri. Dengan

pemilihan suplier seperti ini, sehingga bahan baku yang datang tidak

tepat pada waktu yang telah ditentukan, sehingga tentu saja akan

membuat kegiatan produksi terhambat, dimana sudah barang tentu

perusahaan akan mengalami kerugian.

Salah satunya jalan agar terhindar dari masalah ini adalah semakin

diperketatnya sistem evaluasi pada saat pemilihan suplier, selain itu juga

sanksi yang diberikan kepada suplier yang terlambat mendatangkan

pesanan dari PT. BIO FARMA diusahakan harus seberat mungkin,

sehingga para suplier akan lebih konsisten di dalam pengiriman bahan

baku.

Selain pemilihan suplier, hal lain yang perlu diperbaiki agar

mempercepat proses pengadaan persediaan bahan baku adalah dengan

melakukan penyatuan proses (process integration) pada saat proses

pembelian bahan baku, sehingga proses yang berjalan diyakini akan jauh

lebih cepat, sehingga kebutuhan konsumen akan segera dipenuhi.

Dengan seperti ini maka selain tumbuhnya kepercayaan dari konsumen,

profit yang didapatkan perusahaan pun akan jauh lebih besar. Maka

untuk lebih jelasnya, penyatuan proses (process integration) dalam

IV-69

proses pembelian bahan baku ini akan terlihat dalam Tabel 4.10 dan

selanjutnya akan lebih diperjelas dengan diperlihatkannya perubahan

yang terjadi pada sistem tersebut, seperti pada Gambar 4.11 dan 4.12.

Tabel 4.10 Perbaikan proses pembelian bahan baku (A3)

SAAT INI PROSES PERBAIKAN

A32

Negosiasi harga

Melakukan tawar

menawar harga

bahan baku yang

disediakan pada saat

pemilihan suplierA32

Kesepakatan order

A33

Konfirmasi order

Menetapkan suplier

yang terpilih

berdasarkan

penawaran harga yang

telah disepakati oleh

kedua belah pihak.

IV-70

Gambar 4.11 Proses pembelian bahan baku perbaikan

Tabel 4.11 Perbandingan Usulan Perbaikan Proses Bisnis di

PT.BIO FARMA.

BAB III - Universitas Pasundan Bandungrepository.unpas.ac.id/31804/3/BAB IV TA OTAK.doc · Web...

Documents

Transcript of BAB III - Universitas Pasundan Bandungrepository.unpas.ac.id/31804/3/BAB IV TA OTAK.doc · Web...