38

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

III.1 Sejarah dan Kegiatan Usaha PT KIA Mobil Indonesia

III.1.1 Sejarah Perusahaan

PT KIA Mobil Indonesia merupakan suatu perusahaan manufaktur yang

bergerak di bidang usaha otomotif baik dalam jual beli kendaraan bermotor

(mobil), suku cadang, service, reparasi, dan perawatan kendaraan bermotor.

Perusahaan ini didirikan pada tanggal 12 April 1999 berdasarkan Akta Notaris

No 4 dibuat dihadapan notaris Ni Nyoman Rai Sumawati, SH, notaris di

Bekasi. Akte pendirian tersebut telah disahkan oleh Menteri Kehakiman

Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor C-12374 HT.01.01 TH

1999 tanggal 5 Juli 1999. PT KIA Mobil Indonesia secara resmi mulai

beroperasi secara komersial di Indonesia sejak 17 April 2000 dan

berkududukan di Gedung Artha Graha lantai 27 Jalan Jenderal Sudirman KAV

52-53 Jakarta Selatan.

Dalam mengembangkan pangsa pasarnya di Indonesia, PT KIA Mobil

Indonesia membuka beberapa cabang, dealer dan bengkel salah satunya cabang

sunter. PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter secara resmi beroperasi pada

tanggal 15 Juni 2000 dan beralamat di Jalan Sunter Garden Blok D 8 No 1,

Jakarta Utara. PT KIA Mobil Indonesia memiliki gudang sebagai pemasok

utama bagi seluruh cabang di Indonesia untuk penyimpanan suku cadang yang

berlokasi di Jalan Agung Timur 9 Blok N1/1R Jakarta Utara.

39

Salah satu pertimbangan mengapa perusahaan memilih lokasi kantor serta

gudang di daerah Sunter karena lokasi yang cukup strategis di kota Jakarta,

adanya pelanggan dan adanya pesaing yang menjual produk yang sejenis

dengan PT KIA Mobil Indonesia.

Adapun Visi PT KIA Mobil Indonesia adalah menjadi perusahaan otomotif

terbesar di Indonesia, sedangkan misinya dapat terlihat dari maksud dan tujuan

PT KIA Mobil Indonesia didirikannya sesuai dengan akta pendiriannya, antara

lain :

1. Berusaha dalam bidang jual beli kendaraan bermotor (showroom mobil).

2. Bertindak sebagai supplier, pemasok dan grosir dari kendaraan bermotor

berikut dengan suku cadangnya.

3. Berusaha dalam bidang ekspor, impor kendaraan bermotor berikut dengan

suku cadangnya.

4. Berusaha dalam bidang industri kendaraan bermotor berikut suku

cadangnya.

5. Berusaha dalam bidang jasa perbengkelan kendaraan bermotor antara lain

meliputi service, reparasi, dan perawatan.

PT KIA Mobil Indonesia sampai saat ini telah memiliki cabang sebanyak

13 kantor cabang, 33 dealer serta 39 bengkel resmi. Jumlah karyawan PT KIA

Mobil Indonesia sampai saat ini berjumlah 757 orang dan akan terus berusaha

eksis di bidang otomotif, sedangkan jumlah karyawan di PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter sebanyak 50 orang.

PT KIA Mobil Indonesia telah menjalin hubungan baik dengan PT KIA

Indonesia Motor sebagai pemasok utama (supplier) yang menyediakan suku

40

cadang utama dan suku cadang penolong bagi PT KIA Mobil Indonesia

termasuk cabang Sunter. Suku cadang tersebut ada yang berasal dari Korea

Selatan dan ada juga yang berasal dari pemasok dalam negeri yang sudah

ditentukan oleh pihak perusahaan seperti PT NGK Busi Indonesia, PT Dharma

Samudra Utama dan lain- lain.

Dalam situasi dunia usaha yang kompleks dan persaingan dengan

kompetitor, menuntut agar perusahaan harus pandai mencari celah dan peluang

pasar yang baru. Untuk itu, manajemen PT KIA Mobil Indonesia Cabang

Sunter menggunakan berbagai cara untuk dapat memenangkan persaingan

dengan para kompetitor. Adapun cara-cara yang sudah ditempuh adalah :

1. Inovasi Program Paket.

a. Garansi satu bulan untuk perbaikan mobil dan jaminan keaslian suku

cadang yg dipakai.

b. Pemberian fasilitas cuci mobil gratis setalah melakukan service dan

perawatan mobil sebanyak 10 kali.

c. Servis Clinic, yaitu program servis gratis oleh mekanik dari Korea

untuk tune up dan servis kecil (program diadakan setahun 2 kali).

d Pemberian fasilitas VIP kepada pemilik mobil yang datang sendiri dan

kupon snack dan drinks bagi customer bengkel.

2. Direct Marketing

a. Pendekatan langsung kepada berbagai pihak lembaga pemerintahan,

Kepolisian dan TNI angkatan darat, mengadakan pameran mobil di

Mall untuk melakukan penjualan mobil.

41

b. Pendekatan dengan pihak asuransi untuk menjadikan PT KIA Mobil

Indonesia sebagai bengkel rekanan

III.1.2 Kegiatan Usaha PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

Jenis kegiatan usaha PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter seperti jual

beli kendaraan bermotor (mobil), menyediakan jasa perbengkelan kendaraan

bermotor seperti service, reparasi dan perawatan serta pengadaan suku cadang

kendaraan bermotor (mobil). Produk kendaraan yang dijual di showroom

kantor cabang Sunter, antara lain Picanto, Carens, Travello, Sportindo.

III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan

III.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan

dapat tercapai, maka untuk mewujudkan itu diperlukan struktur organisasi

perusahaan karena struktur organisasi merupakan salah satu hambatan yang

memperlihatkan aspek-aspek penting dari perusahaan yang mencakup

wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi perusahaan.

Selain perusahaan harus memiliki struktur organisasi dan uraian tugas yang

secara jelas mengenai batasan wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan,

masih dibutuhkan pula kemampuan pimpinan tertinggi perusahaan dalam

mengarahkan dan mengendalikan sumber daya manusia yang dimiliki

organisasi dengan sebaik mungkin guna mengembangkan rencana organisasi

agar dapat bertahan dan terus berkembang.

42

Adanya struktur organisasi yang baik memungkinkan penetapan serta

pemisahan wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam seluruh

jenjang organisasi sehingga tugas-tugasnya dapat dilaksanakan secara efektif,

terarah serta penuh tanggung jawab. Hal ini tentu juga akan menimbulkan

suasana kerja yang mendukung, nyaman dan terjalinnya kerjasama yang baik

antara setiap karyawan perusahaan.

Struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya sebab

tergantung pada jenis usaha perusahaan, luas usaha, besarnya tujuan yang ingin

dicapai dan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut sehingga demikian

struktur organisasi harus sesuai dengan kondisi dan situasi yang sedang

dihadapi perusahaan yang bersangkutan. Adapun struktur organisasi PT KIA

Mobil Indonesia Cabang Sunter dapat digambarkan sebagai berikut:

43

Struktur Organisasi PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

Gambar 3.1 Bagan struktur Organisasi PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

Sumber : PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter (2008)

Sales Supervisor

Sales Executive

Sales Counter

Administration Head

Acct/Fin Officer

Cashier

OB/Messenger/Driver

PDI

Kepala Bengkel

Parts Coordinator/ Partsman

Toolman/ Body Repair/ Washer

Service Advisor

Kepala Regu

Mekanik

Branch Manager

Purchasing

Karwil / General Manager

44

III.2.2. Uraian Tugas Perusahaan

Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan adanya hubungan yang baik

antara karyawan dan pimpinan, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan

seefisien, seefektif dan sekonomis mungkin. Dengan semakin berkembangnya

perusahaan tersebut maka diperlukan adanya pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang jelas dalam semua tingkatan dalam struktur organisasi,

sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Manusia merupakan unsur yang terpenting dalam suatu sitem organisasi

karena sebagai pelaksana memiliki karakteristik tingkat pendidikan dan

keahlian yang berbeda satu dengan lainnya. Untuk itu, diperlukan pembagian

tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan bidang

keahliannya masing-masing.

Dari struktur organisasi yang ada pada PT KIA Mobil Indonesia Cabang

Sunter, akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan

dalam organisasi.

1. General Manager

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk

mencapai tujuan perusahaan.

- Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan

perusahaan.

- Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer

kepada direktur.

45

- Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para

manajer.

2. Branch Manager

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan

yang telah direncanakan.

- Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan

laporan-laporan berkala dari para bawahannya.

- Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama

yang berhubungan dengan kegiatan pembelian, pengelolaan persediaan

dan penjualan cabang.

- Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh

sales supervisor, administration head dan kepala bengkel.

- Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head

cabang.

3. Sales Supervisor

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai

rencana promosi, rencana peluncuran produk baru serta bila ada

kenaikan harga serta produk.

- Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang

dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter.

- Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive.

46

- Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara

periodik.

4. Sales Executive

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga

pemerintahan untuk mencapai target penjualan.

- Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan.

- Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan.

- Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk.

5. Sales Counter

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target

penjualan.

- Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan.

6. Administration Head

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan

kinerja keuangan perusahaan.

- Menyusun anggaran tahunan perusahaan.

- Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran

uang untuk keperluan perusahaan.

- Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian

perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh

perusahaan.

47

- Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan

laporan-laporan berkala dari para bawahannya.

7. Pembelian ( Purchasing )

Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian

barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel.

- Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu.

- Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang

kurang jumlahnya dari pesanan.

- Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak

sesuai dengan pesanan.

- Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil.

8. Accounting/Finance Officer

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam

perusahaan.

- Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu.

- Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas

sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya.

- Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan

dengan merencanakan, menganalisa dan mengawasi arus kas

perusahaan.

- Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas.

48

9. Cashier

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer

- Menerima uang muka dari customer.

- Membuat kwitansi penerimaan uang.

- Membuat laporan penerimaan kas harian.

- Mengeluarkan kas operasional perusahaan.

- Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.

- Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta

pengeluarannya.

10. OB/ Messenger/ Driver

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan

operasional perusahaan.

- Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang.

- Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat

reguler maupun mendesak.

11. Pee Delivery Inspeksi (PDI)

Tugas dan tanggung jawab adalah :

- Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan

dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual).

12. Kepala Bengkel

Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian.

49

- Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang

dibutuhkan untuk kegiatan operasional.

- Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada

dibawahinya.

13. Parts Coordinator/ Partsman

Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar

pemesanan barang kepada parts center.

- Membuat permintaan pembelian suku cadang.

- Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari

supplier.

- Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam

gudang sesuai dengan jenisnya.

- Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan.

- Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan,

pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran

barang.

14 Toolman/ Body Repair/ Washer.

Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil

sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel.

- Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam

proses pengecatan.

- Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan

50

perbaikan mobil.

- Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang

telah ditetapkan perusahaan.

15. Service Advisor

Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil.

- Menerima kritik dan saran dari customer.

- Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap

kerusakan mesin mobil .

16. Kepala Regu

Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Menerima laporan harian dari mekanik

- Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan.

17. Mekanik

Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya.

- Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai, apakah perbaikan itu

telah dilakukan dengan akurat dan baik.

- Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah

perbaikan itu telah mencapai tujuannya.

III.3. Sistem dan Prosedur Pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.

III.3.1 Sistem Pengelolaan Pembelian.

Pembelian suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil Indonesia

Cabang Sunter menggunakan metode order cycle system, yaitu cara pemesanan

51

persediaan dengan waktu pemesanaan yang tetap. Pemesanaan suku cadang di

PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dilakukan seminggu sekali untuk

persediaan suku cadang yang bersifat regular, sedangkan untuk persediaan

suku cadang yang bersifat emergency tidak dilakukan dengan metode order

cycle tetapi secara mendadak. Jumlah pembelian suku cadang yang dilakukan

oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter didasarkan atas data-data bulan

lalu, kemudian parts coordinator akan menganalisa permintaan pelanggan

untuk menentukkan kuantintas pembelian dan berpedoman pada data

persediaan.

Bagian pembelian dalam melakukan pembelian suku cadang yang regular

regular ke parts center, pembeliannya dilakukan secara kredit selama tiga

puluh hari sedangkan untuk pembelian suku cadang yang emergency order,

pembeliannya dilakukan secara tunai ke parts center.

Kebijakan pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter antara lain:

pembelian suku cadang seluruh cabang dipusatkan di parts center yaitu PT

KIA Motors Indonesia, jika terjadi emergency order maka bagian pembelian

berhak untuk melakukan pembelian barang tidak ke bagian parts center. Hal

ini dalam konteks jika bagian parts center tidak tersedia suku cadang yang

diminta, dan jangka waktu pengiriman barang untuk regular order selama tiga

sampai sebelas hari sedangkan untuk emergeny order diterima pada waktu

bersamaan setelah dilakukan pemesanan atau satu hari sesudah pemesanan.

52

III.3.2 Prosedur Operasional pembelian suku cadang PT KIA Mobil Indonesia

Cabang Sunter.

A. Prosedur Permintaan pembelian suku cadang

Langkah - langkah pembelian suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA

Mobil Indonesia Cabang Sunter dalam melakukan permintaan pembelian suku

cadang sebagai berikut:

1. Seminggu sekali tepatnya tiap hari senin dan berdasarkan kartu stock,

bagian sparepart melakukan pemesanan barang ke bagian pembelian

dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (SPP) dan SPP ini akan

diotorisasi terlebih dahulu oleh parts coordinator.

2. Setelah itu, SPP diberikan ke kepala bengkel untuk diperiksa dan

diotorisasi.

3. Setelah dari kepala bengkel, SPP tersebut dikirim kembali ke adminstration

head dan terakhir diberikan ke bagian pembelian. Jadi, SPP ini mempunyai

empat rangkap yang terdiri dari lembar pertama untuk pembelian, lembar

kedua untuk kepala bengkel, lembar ketiga untuk bagian administration

head, dan lembar keempat untuk parts coordinator (sparepart) sebagai

arsip

B. Prosedur Pembelian Suku Cadang

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan pembelian suku cadang

oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, sebagai berikut:

1. Bagian pembelian setelah menerima pemesanan pembelian dari bagian

sparepart, maka bagian pembelian menerbitkan Surat Order Pembelian

53

(SOP). SOP tersebut terdiri dari kode pelanggan, nomor pesanan, tipe

order, tanggal pesanan, kode suku cadang, nama suku cadang, kuantintas,

harga, nomor fin untuk yang emergency order. SOP ini mempunyai empat

rangkap yang didistribusikan kepada lembar pertama untuk bagian parts

center, lembar kedua untuk bagian accounting dan lembar ketiga untuk

bagian pembelian sebagai arsip dan lembar keempat untuk bagian

spareparts.

2. Bagian pembelian tidak melakukan negoisasi harga dengan pihak pemasok

karena sudah ada standar harga dari bagian parts center.

C Prosedur Penerimaan Barang

Langkah-langkah yang dilakukan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

dalam melakukan aktivitas penerimaan barang sebagai berikut:

1. Parts center menyerahkan suku cadang yang dipesan berikut dengan surat

jalan yang dikirim oleh kurir dan diterima oleh bagian spareparts,

sedangkan invoice diberikan ke bagian accounting.

2. Parts Coordinator dan partsman mencocokkan suku cadang yang diterima

dengan Surat Jalan yang dikeluarkan oleh bagian parts center dan juga

mencocokkannya dengan Purchase order. Selain itu, bagian sparepart

juga melakukan pemeriksaan terhadap jenis, spesifikasi, kualitas dan

kuantintas suku cadang yang diterima. Apabila ditemukan barang yang

rusak pada waktu penerimaan, maka dibuat laporan temuan rusak dan

berdasarkan laporan tersebut bagian sparepart memberitahukan ke bagian

pembelian untuk melakukan retur ke parts center. Hal ini akan dijelaskan

54

pada bagian retur pembelian. Pada waktu penerimaan suku cadang, kepala

bengkel juga ikut terlibat.

3. Surat jalan ini mempunyai empat rangkap antara lain lembar pertama untuk

bagian pembelian, lembar kedua untuk bagian sparepart, lembar ketiga

diberikan untuk kurir dan lembar keempat diarsipkan oleh parts center.

4. Setelah itu, bagian sparepart juga membuat Surat Penerimaan Gudang

(SPG) jika suku cadang yang diterima sesuai dengan pesanan. SPG ini

mempunyai lima rangkap yang terdiri dari lembar pertama diberikan ke

kepala bengkel, lembar kedua diberikan ke pembelian, lembar ketiga

diberikan ke parts center, lembar keempat diberikan ke bagian accounting

dan lembar kelima disimpan oleh bagian sparepart sebagai arsip. Di dalam

SPG ini terdiri dari nomor nota, nama penjual suku cadang, alamat jual, no,

kode suku cadang, nama suku cadang, jumlah suku cadang, bagian yang

mengotorisasi.

D. Prosedur Pencatatan

Langkah-langkah yang dilakukan fungsi pencatatan PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter sebagai berikut bagian accounting mencocokkan

invoice dari supplier dengan SPG dan SOP. Jika telah sesuai, bagian

accounting mencatat transaksi pembelian tersebut ke dalam jurnal pembelian

dan kartu hutang sedangkan harga pokok dicatat di dalam kartu persediaan dan

diarsipkan.

E Prosedur Retur Pembelian

Retur barang terjadi apabila barang yang dikirim oleh supplier tidak sesuai

55

dengan yang dipesan oleh perusahaan baik dalam jumlah, kualitas, maupun

terdapat barang yang rusak.

Apabila hal ini terjadi, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh

PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dalam retur pembelian sebagai

berikut:

1. Setelah melakukan pemeriksaan fisik dan kuantintas spareparts dan

menerima laporan temuan suku cadang rusak dari mekanik seperti rem

koppling yang tidak kencang, maka partsman membuat form retur.

2. Form retur ini mempunyai tiga rangkap. lembar pertama diberikan ke

kepala bengkel untuk diotorisasi, lembar kedua untuk bagian pembelian,

lembar ketiga untuk parts center serta lembar terakhir sebagai arsip oleh

bagian spareparts.

3. Setelah bagian pembelian mendapatkan form retur dari bagian spareparts,

maka bagian pembelian membuat memo debit yang berfungsi untuk

mengirimkan kembali suku cadang yang sudah dibeli oleh bagian

spareparts dan untuk mencatat berkurangnya hutang. Memo debit ini

mempunyai tiga rangkap. Lembar pertama untuk accounting, lembar kedua

untuk parts center, lembar ketiga untuk bagian pembelian sebagai arsip.

Dan bagian pembelian juga nmengeluarkan surat jalan untuk retur

pembelian yang terdiri dua rangkap. Lembar pertama untuk kurir dan

lembar kedua untuk pembelian sebagai arsip. Memo debit, surat jalan dan

suku cadang yang rusak dikirim secara bersamaan ke parts center melalui

kurir.

56

III.4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan Suku Cadang PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter

III.4.1 Sistem Pengelolaan Persediaan Suku Cadang

Persediaan merupakan salah satu asset perusahaan yang penting karena

tanpa adanya persediaan yang cukup, perusahaan akan dihadapkan pada resiko

bahwa perusahaan tidak akan dapat memenuhi permintaan pelanggan dan tidak

akan mendapatkan keuntungan.

Persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter

dikelompokkan menurut jenisnya dan disimpan ditempat yang berbeda. Jenis

persediaan pada perusahaan tersebut adalah :

a. Persediaan komponen suku cadang utama

Komponen suku cadang utama adalah seluruh mesin mobil impor yang

berbentuk komponen kendaraan bermotor seperti Block mesin, Cylinder

Head, transmission unit , ECU /electronic control unit (komputer mesin) ,

injection Pump. Persediaan suku cadang yang reguler stock seperti filter

assy untuk saringan oli, fuel filter untuk saringan bensin, air cleaner,dan

sebagianya

b. Persediaan bahan penolong/ bahan pembantu.

Komponen bahan penolong seperti oli, accu, dan lain-lain.

Kebijakan persediaan suku cadang PT KIA Mobil Indoensia Cabang Sunter

antara lain stock opname dilakukan setiap setahun sekali, kegiatan stock

opname dilakukan oleh pihak accounting secara mendadak, setiap penerimaan

dan pengeluaran persediaan suku cadang dilakukan secara otorisasi oleh

pejabat yang berwenang, petugas gudang dan hanya orang–orang tertentu yang

57

diperkenakan masuk ke gudang setelah mendapatkan izin dari parts

coordinator,suku cadang yang rusak paling lambat dikembalikan ke parts

center tiga bulan sejak ditemukan suku cadang yang rusak khusus regular

stock sedangkan emergency stock pada keesokan harinya, semua suku cadang

di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter telah diasuransikan. Nama

ausransinya adalah Artha Graha Isurance.

Metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh PT KIA

Mobil Indonesia Cabang Sunter adalah metode prepetual dan metode moving

averange. Adapun proses pengelolaan persediaan PT KIA Mobil Indonesia

Cabang Sunter seperti proses penyimpanan dan tata letak persediaan pada PT

KIA Mobil Indonesia cabang Sunter adalah sebagai berikut:

a. Penyimpanan dilakukan setelah suku cadang diperiksa dan dicocokkan

dahulu dengan dokumen terkait oleh bagian sparepart.

b. Penyimpanan suku cadang diatur berdasarkan group barang

c. Pemeriksaan fisik atas barang atau persediaan dilakukan secara acak dan

dilakukan dalam periode tertentu setiap tahunnya.

d Suku cadang yang baru dibeli dan suku cadang yang lama dibedakan

tempat menyimpannya.

e Letak gudang penyimpanan rawan akan pencurian karena terletak di dekat

gerbang pintu masuk PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.

PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter memiliki jumlah persediaan dan

harga pokok penjualan pada laporan keuangan tahun 2004 - 2005 serta 2005 -

2006 sebagai berikut jumlah persediaan tahun 2004 sebesar Rp

77.591.893.310, tahun 2005 sebesar Rp 83.259.885.239 dan tahun 2006

58

sebesar Rp 70.175.487.430. Jumlah harga pokok penjualan tahun 2005 sebesar

Rp 586.990.061.463 dan tahun 2006 sebesar Rp 284.802.283.696.

III.4.2. Prosedur Pengeluaran Persediaan Suku Cadang

Prosedur pengeluaran suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil

Indonesia Cabang Sunter sebagai berikut:

1. Customer datang ke bagian Service Advisor (SA) untuk memberitahukan

ada kerusakan mobil. Setelah itu, bagian service advisior memeriksa

kerusakan mobil tersebut secara fisik dan pemeriksaan itu dilakukan secara

garis kasar saja. Estimasi yang dilakukan oleh bagian service advisior

tersebut meliputi suku cadang apa saja yang perlu diganti, rincian harga

suku cadang dan kapan waktu mekanik selesai dapat memperbaiki mobil

tersebut. Semua itu dicatat di dalam SPK.

2. Bagian service advisor akan mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) dan

SPK tersebut akan diberikan ke bagian kepala regu. SPK ini mempunyai

tiga rangkap dimana lembar pertama untuk bagian kepala regu, lembar

kedua untuk customer dan lembar ketiga untuk bagian service sebagai

arsip.

3. Setelah itu, mobil tersebut dibawa oleh mekanik ke bengkel berdasarkan

SPK yang diberikan oleh kepala regu dan apabila ditemukan kerusakan

yang parah dan perlu mengganti suku cadang, maka mekanik akan meminta

suku cadang ke bagian spareparts untuk melakukan pengeluaran barang

dan terlebih dahulu mekanik akan memberitahukan kepada kepala regu

tentang suku cadang yang perlu diganti. Mekanik akan membawa nota

59

pengambilan suku cadang sementara dalam pengambilan suku cadang ke

gudang. Setelah itu, kepala regu memberitahukan kembali ke bagian

service advisior kemudian memberitahukan kembali ke customer tentang

adanya penambahan suku cadang yang perlu diganti.

4. Mekanik dalam melakukan perbaikan mobil juga memerlukan peminjaman

barang berupa kunci-kunci untuk mengangkat blok mesin atau suku cadang

ke bagian tools.

III.5. Hasil Wawancara atau Kuesioner

Untuk menilai berbagai atau tidaknya pengendalian intern yang berjalan di

perusahaan ini, maka dibuatlah pertanyaan-pertanyaan yang dibuat secara

sistematis serta terperinci dalam bentuk kuesioner pengendalian internal

(Internal Control Questionairs) yang ditanyakan kepada pihak yang terkait

dalam perusahaan untuk diterima jawaban dan keterangannya, dimana

pertanyaan tersebut disusun sedemikian rupa sehingga jawaban yang

diterimannya dapat memberikan keterangan bagi penulis dalam melakukan

pemeriksaan operasional perusahaan. Jawaban “Y” memberi arti bahwa fungsi

telah berjalan dengan baik dan jika jawaban “T” berarti sebaliknya dimana

fungsi tersebut tidak berjalan dengan semestinya.

Kesimpulan dapat diambil dari hasil jawaban tersebut yaitu dengan melihat

berapa banyak jawaban ya atau tidak, dari kesimpulan yang ditarik berdasarkan

fakta maka dapat ditetapkan tindakan selanjutnya yang harus dilakukan untuk

memperbaiki sistem pengendalian manajemen perusahaan pada fungsi-fungsi

tersebut untuk menghindari terjadinya penyimpangan yang dapat menganggu

60

kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Kuesioner yang digunakan oleh

pemeriksa bertujuan untuk memudahkan dalam mengevaluasi sistem

pengendalian manajemen operasional perusahaan yang diperiksa. Daftar

pertanyaan yang dibuat harus berkaitan dengan fungsi yang diperiksa dan

sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Adapun pertanyaan yang diajukan

untuk menilai pengendalian intern atas fungsi Pembelian dan Pengelolaan

Persediaan Suku Cadang pada PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.

Kuesioner terdapat di lampiran.