BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id · proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih...
Transcript of BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id · proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih...
33
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Kantor Camat Hulu Gurung adalah salah satu satuan kerja daerah
pemerintahan daerah pemerintahan Kabupaten Kapuas Hulu, Kantor Camat Hulu
Gurung Terletak dijalan lintas selatan Km 117. Pada Kantor Camat Hulu Gurung
memerlukan suatu aplikasi yang berguna untuk surat masuk dan surat keluar
terutama dalam pengisian jurnal surat masuk dan surat keluar.
Berikut ini merupakan pembahasan mengenai tinjauan Kantor Camat Hulu
Gurung berdasarkan sejarah, struktur organisasi, fungsi serta tanggung jawabnya.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Kantor Kecamatan Hulu Gurung yang resmi berdiri pada tahun 1969
merupakan pemekaran dari Kecamatan Jongkong dengan nama awal Kecamatan
Embau Hilir yng berkedudukan awal di Nanga Lidi. pada tahun 1975 ibu kota
kecamatan pindah dari Nanga Lidi ke Nanga Tepuai, kepala Camat pertama yang
memimpin Kecamatan Hulu Gurung yaitu Gusti Yakub Kasnah. Kantor Camat
Hulu gurung sudah dipimpin 14 Camat yaitu Gusti Yakub Kasnah, Agus Ismail
Yunan, Hanafi Abu Bakar, Ba., Jumadi.Ba, Sutitno, Marwan.Ba, Drs.Syarif Umar
Al-Qadri, Marwan.S.Sos, Drs.Mus Surtadi, Drs.Syamsul Arifin, Drs.Azhari, A.M.
Nasir,S.Sos, Drs.H. Iwan Setiawan,M.Si, Drs.H. Baharudin.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Pada dasarnya setiap Kantor Camat memiliki struktur organisasi yang secara rinci
menjelaskan mengenai tugas, tanggung jawab, wewenang dan tanggung jawab
34
tiap-tiap fungsi yang terdapat didalamnya. Dengan dibentuknya struktur
organisasi dimaksudkan agar dapat mengarahkan semua pegawai Kantor dalam
menjalankan tugasnya untuk mencapai tujuan yang di inginkan. Berikut struktur
instansi Kantor Camat Hulu Gurung:
Sumber: Dokumentasi Kantor Camat Hulu Gurung (2017)
Gambar III.1. Struktur Kantor Camat Hulu Gurung (2016-2020)
Adapun tugas, tanggung jawab, wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap
bagian dari struktur organisasi :
1. Camat
Kantor Camat dipimpin oleh seorang yang disebut Camat. Camat berfungsi
sebagai memimpin penyelenggaraan pemerintahan Kecamatan dan pelaksanaan
pemberian pelayanan umum kepada masyarakat yang sesuai dengan ketentuan dan
pedoman yang berlaku serta berdasarkan pelimpahan wewenang yang diberikan
oleh Bupati serta penyelenggaraan koordinasi atas pelaksanaan urusan-urusan
35
yang menjadi tugasnya agar tugas pokok dan fungsi Camat dapat terlaksana lebih
efesien dan efektif.
Tanggung jawab Camat sebagai berikut :
a. Pelaksana program kerja dan kegiatan Kecamatan secara efesien dan efektif.
b. Pengkoordinasi pelaksanaan tugas-tugas Kecamatan.
c. Pengendali kegiatan yang dilaksanakan Kecamatan.
d. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.
2. Seketaris Camat
Seketaris Camat berfungsi Membantu Camat dalam menyusun program kerja,
administrasi kepegawaian, organisasi dan tata laksana, perlengkapan rumah
tangga Kecamatan dan keuangan berdasarkan ketentuan dan pedoman yang
berlaku agar tugas pokok dan fungsi Sekretaris Kecamatan dapat terlaksana lebih
efesien dan efektif.
Tanggung jawab Seketaris Camat :
a. Pelaksana rencana kerja Sekretariat Kecamatan secara efisien dan efektif.
b. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.
3. Penata laporan keuangan
Penata laporan keuangan dipimpin oleh seorang Kasubbag Keuangan.
Berfungsi mengelola adminstrasi keuangan dan menyusun laporan keuangan
dengan menggunakan teknik dan metode yang sesuai dengan ketentuan dan
pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi Penata Laporan Keuangan
dapat terlaksana lebih efisien dan efektif .
Tanggung jawab Penata Laporan Keuangan :
a. Ketepatan dalam hal menghimpun data dan bahan.
36
b. Kebenaran dalam mengumpulkan dan mengolah data dan bahan.
c. Kebenaran dalam menyimpan, memelihara data dan bahan.
d. Kebenaran dalam menyampaikan data dan bahan.
e. Kerapian dan kebenaran didalam pengetikan surat/naskah dinas, dan
terjaminnyarahasia hasil kerja.
4. Bagian kesejahteraan Rakyat
Bagian Kesejahteraan Rakyat di pimpin oleh seseorang Kepala Bagian
Kesejahteraan Rakyat.Bagian kesejahteraan rakyat berfungsi Membantu Camat
dalam rangka mengumpul dan mengolah bahan kegiatan kesejahteraan rakyat
dalam wilayah Kecamatan yang sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang
berlaku agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat dapat
terlaksana lebih efesien dan efektif.
Tanggung jawab Bagian Kesejahteraan Rakyat :
a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Kesejahteraan Rakyat secara efisien
dan efektif.
b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.
c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja.
d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.
e. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja.
5. Bagian pemerintahan
BagianPemerintahan di pimpin oleh seorang Kepala Bagian Pemerintahan.
Fungsi Bagian pemerintahan adalah Membantu Camat dalam rangka mengumpul
dan mengolah bahan kegiatan pemerintahan dalam wilayah kerja Kecamatan yang
37
sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi
Kepala Bagian Pemerintahan dapat terlaksana lebih efektif
Tanggung jawab BagianPemerintahan :
a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Pemerintahan secara efisien dan efektif .
b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.
c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja.
d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.
6. Bagian Ekonomi dan Pembangunan
BagianEkonomi dan Pembangunan di pimpin oleh seorang kepala Bagian
Ekonomi dan Pembangunan. Fungsi Bagian Ekonomi dan Pembangunan adalah
Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan mengolah bahan kegiatan
perekonomian dan pembangunan dalam wilayah Kecamatan yang sesuai dengan
ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian
Ekonomi dan Pembangunan dapat terlaksana lebih efesien dan efektif.
Tanggung jawab Bagian Ekonomi Dan Pembangunan :
a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Ekonomi dan Pembangunan secara
efisien dan efektif
b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.
c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja
d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.
e. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja.
38
7. Bagian Ketentraman Dan Ketertiban Umum
Bagian ketentraman dan ketertiban umum dipimpin oleh seorang kepala
Bagianketentraman dan ketertiban umum. Fungsi Bagian ketentrman dan
ketertiban umumadalah Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan
mengolah bahan kegiatanketentraman dan ketertiban umum dalam wilayah
Kecamatan yang sesuai denganketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas
pokok dan fungsi Kepala BagianKetentraman dan Ketertiban Umum dapat
terlaksana lebih efesien dan efektif.
Tanggung jawab Bagian ketentraman dan ketertiban umum adalah :
a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Ketentraman dan Ketertiban Umum
secara efisien.
b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.
c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja.
d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.
3.2. Analisis Kebutuhan
Pada saat ini diKantor Camat Hulu Gurung dibagian Administrasi dalam
proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan cara yang
belum terkomputeisasi. Maksudnya disini masih mengunakan pencatatan di jurnal
surat masuk dan jurnal surat keluar, hal ini mengakibatkan banyak kendala
misalnya mengetahui nomor surat, indeks surat, dan pencarian surat ketika surat
tersebut diperlukan.
Untuk Mengetahui nomor surat dan indeks surat, biasanya admin harus
mencari ke jurnal surat masuk dan jurnal surat keluar yang menghambat proses
39
kegiatan pengarsipan. Selain itu pencarian surat ketika diperlukan masih harus
mencari di lemari-lemari tempat penyimpanan surat masuk dan surat keluar yang
memerlukan waktu lama.
Berdasarkan masalah tersebut, penulis membuat suatu aplikasi yang sudah
terkomputerisasi untuk lebih memudahkan pengarsipan surat masuk dan surat
keluar di Kantor Camat Hulu Gurung Kabupaten kapuas Hulu seperti pengarsipan
surat masuk, pengarsipan surat keluar pengumuman. Dengan pembuatan aplikasi
supaya mempermudah dalam mengetahui nomor surat, indeks surat dan pencarian
surat bisa lebih mudah dan lebih cepat.
Berikut adalah analisis kebutuhan yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan
kebutuhan non fungsional yang dibuat:
3.2.1. Kebutuhan Fungsional
Didalam kebutuhan fungsional ini, penulis akan menjelaskan proses-
proses yang akan dilakukan oleh sistem. Adapun kebutuhan fungsional yang ada
didalam fitur atau fungsi yang terdapat pada program aplikasi web ini, diantaranya
adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Login
Dalam prosedur ini sistem dapat menerima input dari pengguna berupa
Username dan Password dimana data tersebut akan divalidasi oleh sistem
untuk kemudian diproses ke dalam basis data. Jika validasi bernilai benar
maka sistem melakukan pengecekan ke dalam basis data untuk menemukan
data dari Username dan Password yang diinput oleh pengguna. Jika data
ditemukan maka sistem akan membawa pengguna menuju ke halaman
40
yangsesuai dengan hak akses pengguna tersebut, jika tidak maka sistem akan
menampilkan pesan kesalahan.
2. Fitur Data User
Sistem dapat mengelola data user dengan fitur penambahan, lihat, ubah,
hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna maka
sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan fitur
masing-masing dari user yang menginputkannya.
3. Fitur Data Surat Masuk
Sistem dapat mengelola data surat masuk dengan fitur penambahan, lihat,
ubah, hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna
maka sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan
fitur masing-masing.
4. Fitur Data Surat Keluar
Sistem dapat mengelola data surat keluar dengan fitur penambahan, lihat,
ubah, hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna
maka sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan
fitur masing-masing.
5. Fitur Data Pengumuman
Sistem dapat mengelola data pengumuman dengan fitur penambahan, lihat,
ubah, hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna
maka sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan
fitur masing-masing.
41
3.2.2. Kebutuhan Non-fungsional
Kebutuhan non fungsional kebutuhan yang mendukung aplikasi web ini
terdiri dari:
1. Login
Sistem dapat melakukan validasi terhadap username dan password pada saat
user melakukan login.
2. User
a. Tambah atau Ubah Data
Sistem dapat melakukan validasi terhadap username, password, nama
user, level akses, bagian dan foto yang ditambahkan atau diubah user jika
ada textbox yang belum terisi.
b. Pencarian Data
Sistem dapat melakukan pencarian data user secara otomatis sesuai dengan
username, nama user, hak akses dan bagian yang dimasukkan.
3. Surat Masuk
a. Tambah data atau Ubah Data
Sistem dapat melakukan validasi terhadap nosurat, asal surat, perihal surat,
tanggal surat, dan file PDF yang ditambahkan atau diubah Surat Masuk
jika ada textbox yang belum terisi.
b. Pencarian Data
Sistem dapat melakukan pencarian terhadap idsurat dan perihal surat
secara otomatis dengan idsurat dan perihal surat yang dimasukkan.
4. Surat keluar
a. Tambah data atau Ubah Data
42
Sistem dapat melakukan validasi terhadap asal surat, tujuan surat, perihal
yang ditambahkan atau diubah Surat Keluar jika ada textbox yang belum
terisi.
b. Pencarian Data
Sistem dapat melakukan pencarian terhadap asal surat, tujuan dan perihal
surat secara otomatis dengan idsk, tujuan dan perihal surat yang
dimasukkan.
5. pengumuman
a. Tambah data atau Ubah Data
Sistem dapat melakukan validasi terhadap judul pengumuman, isi
pengumuman, tanggal, dokumentasi foto ditambahkan atau diubah Surat
Keluar jika ada textbox yang belum terisi.
b. Pencarian Data
Sistem dapat melakukan pencarian terhadap judul surat secara otomatis
dengan judul surat yang dimasukkan.
3.3. Perancangan Perangkat Lunak
Proses yang dilakukan secara intensif agar mudah dipahami apa yang
dibutuhkan oleh user.
3.3.1. Rancangan Antar Muka
Dalam rancangan antar muka terdapat fitur-fitur sistem yang tersedia agar
user mengerti dan dapat menggunakan sistem tersebut.
43
Rancangan yang ada diaplikasi ini adalah form login,list beranda, list user,
input data user, list data surat masuk, input data surat masuk, list data surat keluar,
input data surat keluar, list data pengumuman dan input data pengumuman.
1. Rancangan Antar Muka Form Login
Dalam rancangan antar muka formlogin ini terdapat dua buah textfield yang
digunakan sebagai input data username dan password serta tombol button login
sebagai tombol untuk melakukan proses login.
Sumber : Hasil Penelitian(2017)
Gambar III.2.
Rancangan Antar Muka Form Login
2. Rancangan Anta Muka Data Input User
Dalam rancangan antar muka data input user ini terdapat tujuh buah textfield
untuk menginput data, select button untuk memilih hak akses, pilih tanggal, dan
dua buah tombol button untuk proses pilih file dan simpan.
44
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.3.
Rancangan Antar Muka Data Input User
3. Rancangan Antar Muka Form List User
Dalam rancangan antar muka list user ini adalah tampilan data admin yang
sudah diinput.
45
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.4.
Rancangan Antar Muka Form List User
4. Rancangan Antar Muka Input Data Surat Masuk
Dalam rancangan antar muka data input surat masuk ini terdapat tiga buah
textfield untuk menginput data, satu buah text area untuk perihal surat, select
button untuk memilih tanggal surat, dan dua tombol button untuk proses simpan
dan pilih file PDF data Surat Masuk.
46
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.5.
Rancangan Antar Muka Data Input Surat Masuk
5. Rancangan Antar Muka Form List Data Surat Masuk
Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat form data
surat masuk yang telah ditambah.
47
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.6.
Rancangan Antar Muka Form List Surat Masuk
6. Rancangan Antar Muka Data surat keluar
Dalam rancangan antar muka data input surat masuk ini terdapat tiga buah
textfield untuk menginput data, satu buah text area untuk perihal surat, select
button untuk memilih tanggal surat, dan dua tombol button untuk proses simpan
dan pilih file PDF data surat keluar.
48
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.7.
Rancangan Antar Muka Data surat keluar
7. Rancangan Antar Muka FormList surat keluar
Dalam rancangan antar muka list data surat keluar ini terdapat form data surat
keluar yang telah ditambah.
49
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.8.
Rancangan Antar Muka FormList surat keluar
8. Rancangan Antar Muka Form List Verifikasi surat keluar
Dalam rancangan antar muka list data surat keluar terdapat form data surat
keluar yang telah ditambah.
50
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.9.
Rancangan Antar Muka Form Verifikasi surat keluar
9. Rancangan Antar Muka data pengumuman
Dalam rancangan antar muka data pengumuman adalah tampilan data
pengumuman yang sudah diinput oleh user.
51
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.10.
Rancangan Antar Muka data pengumuman
10. Rancangan Antar Muka Form List Pengumuman
Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat form
Pengumuman yang telah ditambah.
52
Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.11.
Rancangan Antar Muka list pengumuman
11. Rancangan Antar Muka form Laporan
Dalam rancangan antar muka data Laporan adalah tampilan form laporan
yang sudah diinput oleh user.
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.12.
Rancangan Antar Muka form laporan
53
12. Rancangan Antar Muka FormList Laporan
Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat formLaporan
yang telah ditampilkan.
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.13.
Rancangan Antar Muka list laporan
3.3.2. Rancangan Basis Data
Berikut adalah perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel
yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical
Record Structur (LRS).
54
1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.14.
Entity Relationship Diagram Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Berikut ini adalah penjelasan mengenai hubungan antar Entity Relationship
Diagram (ERD) . Adapun penjelasanya adalah sebagai berikut:
a. Entitas User
Entitas user ini memiliki atribut idu, idbagian, username, password, nama,
level, foto dimana iduser sebagai atribut kunci.
b. Entitas Surat Masuk
Entitas surat masuk ini memiliki atribut idsurat, nosurat, asal, perihal,
filesurat, tglsurat, tglmasuk, jammasuk,idbagian, status, idu, ketdisposisi
dimana idsurat sebagai atribut kunci.
55
c. Entitas Bagian
Entitas bagian ini memiliki atribut idbagian dan namabagian dimana idbagian
sebagai atribut kunci.
d. Entitas surat keluar
Entitas surat keluar ini memiliki atribut idsk, idu, idbagian, idjs, nosuratkl,
tujuan, perihal, tglsk, jamsk, filesk dimana idsk sebagai atribut kunci.
e. Entitas pengumuman
Entitas pengumuman ini memiliki atribut idpn, idu, judul, isi, tanggal, jam,
foto, dilihat dimana idpn sebagai atribut kunci.
B. Logical Record Structur (LRS)
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.15.
Logical Record Structur
Berikut ini adalah penjelasan mengenai hubungan antar Logical Relationship
Structur (LRS) . Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:
56
1. Tabel User
Tabel user memiliki field idusersebagai primary key,idbagian yang menjadi
foreign key dan berelasi dengan tabel pengumuman, bagian, surat dan surat
keluar.
2. Tabel Bagian
Tabel barang memiliki field idbagian sebagai primary key yang berelasi pada
tabel user surat keluar.
3. Tabel Surat
Tabel surat memiliki field idsurat sebagai primary key, idbagian dan idu
sebagai foreign key. Yang berelasi dengan tabel user dan bagian
4. Tabel Surat Keluar
Tabel surat keluar memiliki field idsk sebagai primary key, idu, idbagian, dan
idjs yang menjadi foreign key. Yang hanya berelasi pada tabel user, bagian,
jenis surat.
5. Tabel Jenis Surat
Tabel surat keluar memiliki field idjs sebagai primary key. Yang hanya
berelasi dengan tabel surat keluar.
6. Tabel Pengumuman
Tabel pengumuman memiliki field idpn sebagai primary key, idu yang
menjadi foreign key. Yang hanya berelasi dengan tabel user.
C. Spesifikasi File
Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file atau table yang telah terbentuk
dari transformasi Entity Relationship Diagram (ERD). File-file ini tersimpan
dalam database yaitu sebagai berikut:
57
1. Spesifikasi file Surat Masuk
Nama File : Surat masuk
Akronim : surat.frm
Fungsi : Bukti Surat Masuk Ke Kantor Camat Hulu Gurung
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 555
Kunci Field : idsurat
Software : MySQL
Tabel III.1.
Spesifikasi File Surat Masuk
No Elemen Data nama field Type Size Keterangan
1 Id surat idsurat int 11 Primary Key
2 Nomor Surat nosurat varchar 30
3 Asal Surat Asal varchar 160
4 Perihal perihal varchar 255
5 File surat filesurat varchar 20
6 Tanggal Surat tglsurat date 8
58
7 Tanggal Masuk tglmasuk date 8
8 Jam Masuk jammasuk time 11
9 Id Bagian idbagian int 11 Foreign key
10 Status status Int 11
11 Id User Idu int 11 Foreign key
12 Keterangan disposisi ketdisposisi text 30
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
2. Spesifikasi file Bagian
Nama File : Bagian
Akronim : Bagian.frm
Fungsi : untuk tujuan disposisi surat masuk
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 41
Kunci Field : idbagian
Software : MySQL
59
Tabel III.2.
Spesifikasi File Bagian
No Elemen
Data
Nama
Field
Type Size Keterangan
1 Id Bagian idbagian int 11 Primary
Key
2 Nama
Bagian
namabagian varchar 30
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
3. Spesifikasi FileUser
Nama File : User
Akronim : user.frm
Fungsi : untuk menyimpan data user
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 173
Kunci Field : idu
Software : MySQL
60
Tabel III.3.
Spesifikasi File User
No Elemen
Data
Nama
Field
Type Size Keterangan
1 Id User Iduser Int 11 Primary key
2 Id Bagian idbagian Int 11 Foreign key
3 Username username varchar 15
4 Password password varchar 32
5 Nama Nama varchar 50
6 Level Level Tinyint 4
7 Foto Foto varchar 50
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
4. Spesifikasi file Surat Keluar
Nama File : Surat Keluar
Akronim : suratkeluar.frm
Fungsi : Bukti Surat Keluar dari Kantor Camat Hulu Gurung
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
61
Media : Harddisk
Panjang Record : 212
Kunci Field : idsk
Software : MySQL
Tabel III.4.
Spesifikasi File Surat Keluar
No Elemen Data Nama field Type Size Keterangan
1 Id Surat Keluar Idsk int 11 Primary Key
2 Id user Idu varchar 30 Foreign key
3 Id bagian idbagian varchar 11 Foreign key
4 Id Jenis Surat Idjs varchar 21 Foreign key
5 Nomor Surat keluar nosuratkl varchar 20
6 Tujuan Tujuan varchar 50
7 Perihal perihal varchar 30
8 Tanggal Surat Tglsk date 8
9 Jam Jamsk time 6
10 File Surat Keluar Filesk varchar 11
62
11 Status Surat Keluar statussk tinyint 4
12 Review Review text 10
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
5. Spesifikasi file pengumuman
Nama File : Pengumuman
Akronim : pengumuman.frm
Fungsi : Pengumuman Untuk Semua Staff Di Kator Camat Hulu
Gurung
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 414
Kunci Field : idpn
Software : MySQL
Tabel III.5.
Spesifikasi File pengumuman
No Elemen Data Nama field Type Size Keterangan
1 Id Pengumuman Idpn int 11 Primary Key
63
2 Id user Idu int 11 Foreign key
3 Judul Pengumuman Judul varchar 150
4 Isi Pengumuman Isi text 300
5 Tanggal pengumuman Tanggal date 8
6 Jam Jam time 6
7 Foto Foto varchar 15
8 Dilihat Dilihat int 11
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
3.3.3. Rancangan Struktur Navigasi
Pada aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada
Kantor Camat Hulu Gurung penulis menggunakan navigasi non-liniear dimana
pada struktur navigasi ini penulis memiliki struktur navigasi, yaitu struktur
navigasi halaman admin. Berikut adalah struktur navigasi tersebut:
1. Struktur Navigasi Halaman Admin dan Camat
Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman admin. Adapun
penjelasannya sebagai berikut:
a. Fitur Beranda
Proses programnya dimana admin dan Camat bisa melihat data surat masuk
masuk hari ini
64
b. Fitur User
Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data user,
menambahkan data user mengubah data user dan menghapus data user.
c. Fitur Surat Masuk
Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data surat masuk
yang sudah diinput, mengubah data surat masuk, menghapus data surat
masuk, dan menambahkan data surat masuk.
d. Fitur Surat keluar
Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data surat keluar
yang sudah diinput, mengubah data surat keluar, menghapus data surat keluar,
dan menambahkan data surat keluar.
e. Fitur Pengumuman
Proses programnya dimana user bisa melihat data pengumuman , mengganti
status pengumuman yang telah diinput, dan menghapus data pengumuman.
f. Fitur Laporan
Proses programnya dimana user bisa menampilkan laporan bulanan.
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.16.
Struktur Navigasi Halaman Admin dan camat
65
2. Struktur Navigasi Halaman Operator
Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman Operator. Adapun
penjelasannya sebagai berikut, dimana Operator bisa mengelola surat masuk,
melihat beranda, melihat data surat masuk, melihat pengumuman.
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.17.
Struktur Navigasi Halaman Operator
3. Struktur Navigasi Halaman Staff
Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman Staff. Adapun
penjelasannya sebagai berikut, Staff hanya bisa melihat beranda, melihat data
surat masuk, melihat data surat keluar dan melihat pengumuman.
66
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.18.
Struktur Navigasi Halaman staff
4. Struktur Navigasi Halaman Kepala Bagian
Berikut ini adalah rancangan struktur Kepala Bagian. Adapun penjelasannya
sebagai berikut, Kepala Bagian hanya bisa melihat beranda, data surat masuk,
mengelola data surat keluar, dan melihat pengumuman.
67
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.19.
Struktur Navigasi Halaman kepala bagian
3.4. Implementasi dan Pengujian Unit
Tahap implementasi ini bertujuan untuk mengkonfirmasi perancangan
sehingga pengguna dapat memberi masukan. Adapun implementasi rancangan
antar muka pada aplikasi pegarsipan berbasis website berdasarkan rancangan antar
muka sebagai berikut:
3.4.1. Implementasi
Dalam tahapan ini yang penulis lakukan adalah implementasi, realisasi
sistem berdasarkan desain yang dibuat dan bertujuan untuk mengetahui apakah
sistem yang dihasilkan sesuai dengan rancangan tahapan sebelumnya.
A. Implementasi Rancangan Antar Muka
Implementasi rancangan antar muka pada aplikasi ini berdasarkan rancangan
antar muka adalah sebagai berikut:
68
1. Implementasi Halaman Login
Sebelum admin melakukan pengisian data, admin harus melakukan login
terlebih dahulu yaitu memasukan username dan password secara benar.
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.20.
Implementasi Halaman Login
2. Implementasi Halaman Beranda
Halaman ini adalah ketika admin berhasil login, maka akan muncul halaman
beranda.
69
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.21.
Implementasi Halaman Beranda
3. Implementasi Halaman Data User
Halaman ini adalah ketika user ingin melakukan penginputan data
penambahan admin.
70
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.22.
Implementasi Halaman Data User
4. Implementasi Halaman List User
Halaman ini adalah ketika user telah berhasil melakukan penambahan
penginputan data admin.
71
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.23.
Implementasi Halaman List User
5. Implementasi Halaman Data Surat Masuk
Halaman ini adalah ketika admin ingin melakukan penginputan penambahan
data Surat Masuk.
72
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.24.
Implementasi Halaman Data Surat Masuk
6. Implementasi Halaman List Data Surat Masuk
Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penambahan
penginputan data Surat Masuk.
73
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.25.
Implementasi Halaman List Surat Masuk
7. Implementasi Halaman Data surat keluar
Halaman ini adalah ketika admin ingin melakukan penginputan penambahan
data surat keluar.
74
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.26.
Implementasi Halaman Data surat keluar
8. Implementasi Halaman List data surat keluar
Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan
penambahan data surat keluar.
75
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.27.
Implementasi Halaman List surat keluar
9. Implementasi Halaman List Verifikasi data surat keluar
Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan
penambahan data surat keluar.
76
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.28.
Implementasi Halaman List Verifikasi surat keluar
10. Implementasi Halaman Data pengumuman
Halaman ini adalah ketika admin ingin menambah data pengumuman yang
diinput oleh user.
77
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.29.
Implementasi Halaman Data pengumuman
11. Implementasi Halaman List data pengumuman
Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan
penambahan data pengumuman
78
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.30.
Implementasi Halaman List pengumuman
12. Implementasi Halaman form Laporan Bulanan
Halaman ini adalah ketika admin ingin menampilkan form laporan bulanan
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.31.
Implementasi Halaman form Laporan Bulanan
13. Implementasi Halaman List Laporan Bulanan
79
Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan
penambahan data pengumuman
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.32.
Implementasi Halaman List Laporan
B. Spesifikasi Sistem Komputer
Berikut adalah spesifikasi perangkat keras minimum dan perangkat
lunak yang diperlukan untuk mengimplementasikan aplikasi pengarsipan
surat masuk dan surat keluar.
80
1. Spesifikasi Perangkat Keras
Perangkat keras (hardware) sebuah kompenen fisik yang membentuk
kesatuan sistem personal komputer guna mendukung berjalannya program.
Spesifikasi perangkat keras minimun yang penulis gunakan adalah sebagai
berikut:
a. Server
1) CPU
a) Processor 1.50 GHz
b) RAM 2 GB
c) Harddisk 365 GB
2) Mouse Optical / Touchpad
3) Keyboard
4) Monitor Resolution 1366 x 768
b. Client
1) CPU
a) Prosessor 1.333 GHz
b) RAM 1 GB
c) Hard Dsik 20 GB
2) Mouse Optical / Touchpad
3) Keyboard
4) Monitor Resolution 1024x768
2. Spesifikasi Perangkat Lunak
81
Berikut adalah spesifikasi perangkat keras minimum dan perangkat lunak
yang diperlukann untuk mengimplementasikan aplikasi pengarsipan surat masuk
dan surat keluar.
1. Server
a. Microsoft Windows 7 Ultimate
b. WampServer, yang terdiri dari beberapa komponen. Diantaranya:
1) Aplikasi ApacheServer v2
2) Aplikasi PHPServer v5
3) Aplikasi MySQLServer v5
4) Aplikasi phpMyAdminServer v3
5) Aplikasi Web Browser :Mozilla Ferfox, Google Chrome dan
Ucbrowser.
2. Client
a. Microsoft Windows 7 Ultimate
b. Aplikasi web Browser :Mozilla Ferfox, Google Chrome danUcBrowser.
3.4.2. Pengujian Unit
Berikut ini adalah pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan
black box testing yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.
A. Pengujian Terhadap Form Login
Pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan black box testing
yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.
1. Halaman Login Admin dan Camat
82
Tabel III.6.
Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Login
No Skenario
Pengujian
Test Case Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesimpulan
1 Username
diisi salah dan
Password
tidak diisi
kemudian
diklik login
Username :
diisi (salah)
Password :
diisi
(kosong)
Sistem akan
menolak
akses user
dan
menampilkan
pesan
“Username
atau
Password
Salah”
Sesuai
harapan
Valid
2 Mengetikan
username
dengan benar
tetapi
Password
tidak diisi
Username :
diisi
(admin)
Password :
diisi
(kosong)
Sistem akan
menolak
akses user
dan
menampilkan
pesan
“Username
atau
Password
Salah”
Sesuai
harapan
Valid
3 Mengetikan
Username
diisi salah dan
Password diisi
dengan benar
Username :
diisi (salah)
Password :
diisi
(admin)
Sistem akan
menolak
akses user
dan
menampilkan
pesan
“Username
atau
Password
Salah”
Sesuai
harapan
Valid
83
4 Mengetikkan
Username dan
Password
dengan data
yang benar
kemudian klik
tombollogin
Username :
admin
(benar)
Password :
admin
(benar)
Sistem akan
menerima
akses login
dan
kemudian
langsung
menampilkan
menu utama
Sesuai
harapan
Valid
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
2. Halaman List User dan Tambah Data User
Tabel III.7.
Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List User dan Tambah Data User
No Skenario
Pengujian
Test Case Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesimpulan
1 Nama user,
level akses,
bagian, foto,
username
dan
password
tidak diisi
Username :
(kosong)
Password :
(kosong)
Sistem akan
gagal
menyimpan
data dan akan
menampilkan
pesan
“inputan tidak
boleh kosong”
Sesuai
harapan
Valid
2 Nama user,
level akses,
bagian, foto,
username
dan
password
diisi
Nama user,
level akses,
bagian, foto,
username dan
password diisi
Sistem akan
menyimpan
data dengan
pesan”Data
berhasil
ditambah”
Sesuai
harapan
Valid
84
3 Nama user,
level akses,
bagian
password,
username
diisi dan
foto user
diisi foto
png
Nama user,
level akses,
bagian foto
user
(diisi salah)
Sistem akan
menyimpan
data tanpa
terkecuali foto
user dengan
pesan “Data
user Berhasil
Diedit,
Upload foto
gagal, Foto
harus JPG”
Sesuai
harapan
Valid
4 Menghapus
data yang
telah
tersimpan
Nama user,
level akses,
bagian, foto,
username dan
password
Sistem akan
menghapus
data yag telah
tersimpan ke
dalam
database
dengan pesan
“data berhasil
dihapus”
Sesuai
harapan
Valid
5 Mengedit
Username:
admin,
password:
admin, nama
user:
Dharmawati,
level akses:
administrato
r, bagian:
administrato
r, foto:
admin.jpg.
Mengedit
Username:
admin1,
password:
admin1, nama
user:
Dharmawati,
level akses:
administrator,
bagian:
administrator,
foto:
admin.jpg.
Sistem akan
menyimpan
data yang
sudah diedit
dan
menampilkan
pesan “surat
masuk
berhasil
diubah”
Sesuai
harapan
Valid
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
85
3. Halaman List surat masuk dan Tambah Surat Masuk
Tabel III.8.
Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List surat masuk dan Tambah
Data Surat Masuk
No Skenario
Pengujian
Test Case Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesimpulan
1 Petugas,nomor
surat, asal surat,
perihal (diisi)
tanggal surat,
dan file pdf
tidak diisi
Petugas, nomor
surat, asal surat,
perihal (diisi)
tanggal surat,
dan file pdf
tidak diisi
Sistem tidak
akan
menyimpan
data dan akan
menampilkan
pesan
“inputan tidak
boleh kosong”
Sesuai
harapan
Valid
2 Mengisikan
semua form
dengan benar
Petugas, nomor
surat, asal surat,
perihal,
tanggal surat,
dan file pdf
Sistem akan
menyimpan
data dengan
pesan”data
surat masuk
berhasil
disimpan”
Sesuai
harapan
Valid
3 Petugas, nomor
surat, asal surat,
perihal,
tanggal surat,
dan file pdf
Petugas, nomor
surat, asal surat,
perihal,
tanggal surat,
(diisi benar),
file pdf(diisi
bukan pdf)
Sistem akan
menyimpan
data dengan
pesan
“simpan
sukses” tapi
file pdf tidak
tampil
Sesuai
harapan
Valid
4 Menghapus data
yang telah
tersimpan
Petugas, nomor
surat, asal surat,
perihal,
tanggal surat,
dan file pdf
Sistem akan
menghapus
data yag telah
tersimpan ke
dalam
database
dengan pesan
“data berhasil
dihapus”
Sesuai
harapan
Valid
86
5 Mengedit
Petugas:
Dharmawati ,
nomor surat:
503/098/DPM/P
IPM-A, asal
surat: Dinas
penanaman
modal dan
pelayanan
terpadu satu
pintu, perihal
surat: pelayanan
perizinan dan
non perizinan,
Tanggal: 17
maret 2017, ,
dan file pdf
Petugas
Penerima diedit:
Dharmawati ,
nomor surat:
503/098/DPM/P
IPM-A, asal
surat: Dinas
penanaman
modal dan
pelayanan
terpadu satu
pintu, perihal
surat: pelayanan
perizinan dan
non perizinan,
Tanggal: 17
maret 2017, ,
dan file pdf
Sistem akan
menyimpan
data yang
sudah diedit
dan
menampilkan
pesan “surat
masuk
berhasil
diubah”
Sesuai
harapan
Valid
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
4. Halaman List surat keluar dan Tambah Data data surat keluar
Tabel III.9.
Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List Surat Keluar dan Tambah
Data Surat Keluar
No Skenario
Pengujian
Test Case Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesimpulan
1 Bagian, jenis
surat, no surat,
tujuan surat,
perihal,
tanggal
surat(tidak
diisi), dan file
pdf(tidak diisi)
Bagian, jenis
surat, no surat,
tujuan surat,
perihal, tanggal
surat (diisi),
dan file surat (
tidak disi)
Sistem tidak
akan
menyimpan
data dan akan
menampilkan
pesan
“inputan tidak
boleh
kosong”
Sesuai
harapan
Valid
87
2 Mengisikan
semua form
dengan benar
Bagian, jenis
surat, no surat,
tujuan surat,
perihal,
tanggal surat,
dan file surat
Sistem akan
menyimpan
data dengan
pesan”berhasi
l disimpan”
Sesuai
harapan
Valid
3 Bagian, jenis
surat, no
surat, tujuan
surat, perihal,
tanggal surat,
dan file surat
Bagian, jenis
surat, no surat,
tujuan surat,
perihal,
tanggal surat,
(diisi benar),
file pdf(diisi
bukan pdf)
Sistem akan
menyimpan
data dengan
pesan
“simpan
sukses” tapi
file pdf tidak
tampil
Sesuai
harapan
Valid
4 Menghapus
data yang
telah
tersimpan
Bagian, jenis
surat, no surat,
tujuan surat,
perihal,
tanggal surat,
dan file surat
Sistem akan
menghapus
data yag telah
tersimpan ke
dalam
database
dengan pesan
“data berhasil
dihapus”
Sesuai
harapan
Valid
5 Mengedit
Bagian :
pemerintahan,
jenis surat:
pengantar, no
surat:
045./545/KE
C-HG/Sekt,
tujuan surat:
Bupati
Kapuas Hulu,
perihal: surat
penunjukan
tentang
pelaksanaan
APBD tahun
2017, tanggal
surat: 10
November
2016, file
pdf:sp.pdf
Pemerintahan
diedit: jenis
surat:
pengantar, no
surat:
045./545/KEC
-HG/Sekt,
tujuan surat:
Bupati Kapuas
Hulu, perihal:
surat
penunjukan
tentang
pelaksanaan
APBD tahun
2017, tanggal
surat: 10
November
2016, file
pdf:sp.pdf
Sistem akan
menyimpan
data yang
sudah diedit
dan
menampilkan
pesan “surat
keluar
berhasil
diubah”
Sesuai
harapan
Valid
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
88
5. Halaman Data Pengumuman
Tabel III.10.
Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Data Pengumuman Dan
Tambah Pengumuman
No Skenario Pengujian Test Case Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesimpulan
1 Judul
pengumuman, isi
pengumuman,
tanggal,
dokumentasi foto
Judul pengumuman
(diisi)
Isi pengumuman
(diisi)
Tanggal
pengumuman(disi)
Dokumentasi foto
(diisi)
Sistem akan
menyimpan
data yang telah
terinput dengan
pesan”pengum
uman berhasil
ditambah”
Sesuai
harapan
Valid
2 Judul
pengumuman, isi
pengumuman,
tanggal,
dokumentasi foto
tidak diisi
Judul pengumuman
(kosong)
Isi pengumuman
(kosong)
Tanggal
(kosong)
Dokumentasi foto
(kosong)
Sistem akan
menampilkan
pesan “Inputan
tidak boleh
kosong”
Sesuai
harapan
Valid
3 Judul pengumuman
(diisi), isi
pengumuman(diisi)
,tanggal(diisi),
dokumentasi foto
tidak diisi
Judul pengumuman
(diisi), isi
pengumuman(diisi)
,tanggal(diisi),
dokumentasi foto
(kosong)
Sistem akan
menampilkan
pesan “Inputan
tidak boleh
kosong”
Sesuai
harapan
Valid
89
4 Menghapus data
data yang telah
tersimpan
Judul
pengumuman, isi
pengumuman,
tanggal,
dokumentasi foto
Sistem dapat
menghapus
data yang telah
tersimpan ke
dalam database
dengan pesan
”pengumuman
berhasil
dihapus”
Sesuai
harapan
Valid
5 Mengedit
Judul
pengumuman: cuti
bersama menambut
hari raya idul fitri
1438 H,
Isi pengumuman:
cuti bersama dalam
menyambut hari
raya idul fitri libur
cuti bersama
dimulai pada
tanggal 22 juni
2017- 2 juli 2017,
tanggal: 20 juni
2017, dokumentasi
foto: pengumuman
cuti.jpg
Mengedit
Judul
pengumuman: cuti
bersama
menyambut hari
raya idul fitri 1438
H tahun 2017,
Isi pengumuman:
cuti bersama dalam
menyambut hari
raya idul fitri libur
cuti bersama
dimulai pada
tanggal 22 juni
2017- 2 juli 2017,
tanggal: 20 juni
2017, dokumentasi
foto: pengumuman
cuti.jpg
Sistem akan
menyimpan
data yang
sudah diedit
dan
menampilkan
pesan
“pengumuman
berhasil
diubah”
Sesuai
harapan
Valid
Sumber : Hasil Penelitian (2017)