BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id · produk makanan, minuman dan farmasi yang sudah beredar...
Transcript of BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id · produk makanan, minuman dan farmasi yang sudah beredar...
41
BAB III
PEMBAHASAN
1.1 Tinjauan Perusahaan
PT. Marga Nusantara Jaya adalah sebuah perusahaan perdagangan dan
menjadi distributor tunggal dari PT. Konimex. Produk yang dijual diantaranya
produk makanan, minuman dan farmasi yang sudah beredar di Indonesia.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Pada tanggal 8 Juni 1967, PT Konimex Pharmaceutucal Laboratories
didirikan. Bidang usaha waktu itu adalah perdagangan obat-obatan, bahan kimia ,
alat laboratorium dan alat kedokteran. Hal ini tidak terjadi serta-merta. Karena
sesungguhnya usaha “jual obat” telah dirilis sejak tahun 1949.
Tahun 1971, berkat dukungan fasilitas Penanaman Modal Dalam Negri
(PMDN), Konimex mulai memproduksi obat-obatan sendiri. Perkembangan usaha
ini sangat menggembirakan, seiring pertumbuhan ekonomi diIndonesia. Memasuki
usia kesepuluh, skala usaha yang semakin besar menuntut sistem pengelolaan yang
lebih professional.
Bekerja sama dengan para konsultan, tahun 1977 Konimex mulai
melakukan pembenahan struktur dan sistem manajemen, melaksanakan program
pelatihan, serta merekrut tenaga professional. Pada tahun 1979, Konimex
42
membangun pabrik baru di Sanggrahan, sekitar lima kilometer arat daya Surakarta.
Setahun kemudian, dikompleks ini didirikan pabrik kembang gula Nimm’s. Ini
merupakan awal diversifikasi Konimex ke industri makanan. Mengikuti peraturan
pemerintah yang mengharuskan pemisahan antara produsen obat dengan
distributornya, pada tahun 1980 maka didirikan PT Sinar Intermark.
Kemudian, untuk memperluas jangkauan distribusi dan sejalan dengan
semakin banyaknya produk yang dipasarkan, tahun 1986 Konimex mendirikan
perusahaan distributor yang kedua yaitu PT Marga Nusantara Jaya. Hingga saat ini
PT Marga Nusantara Jaya memiliki 56 cabang di seluruh Indonesia.
1.1.2 Struktur Organisasi
Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi.
Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai
pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain penyusunan struktur organiasai
adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melakasanakan fungsi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, adapun struktur
organisasi PT. Marga Nusantara Jaya yang akan dibahas dalam menjalankan
aktivitasnya memiliki struktur organisasi sebagai berikut
43
STRUKTUR ORGANISASI
PT. MARGA NUSANTARA JAYA
JAKARTA
BRANCH MANAGER
Apoteker Penanggung
jawab
SO Kanvas SO Promotor
Tenaga Penjual
Salesman
Branch Administration
Officer
Tenaga Penjual
Kanvaser
Tenaga Penjual
Promotor
Kasir Pool fakturPenata
AdministrasiEkspedisi Kepala Gudang
Petugas Gudang
PengemudiPenjaga Malam Petugas kantor
Sumber : HRD PT. Marga Nusantara Jaya Jakarta
Gambar III.1. Tampilan Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap jabatan di PT Marga Nusantara Jaya memiliki kedudukan, tanggung
jawab, tugas, wewenang dan hubungan kerja masing – masing. Semua itu tertuang
didalam job desk yang telah dibuat oleh perusahaan, untuk uraiannya sebagai
berikut ini :
44
1. Branch Manager
a. Tanggung Jawab
1) Menjamin tercapainya sasaran dan target penjualan di Cabangnya
2) Menjamin pengembangan distribusi produk di Cabangnya
3) Menjamin pengendalian pelunasan piutang di Cabangnya
4) Menjamin terlaksananya penyelenggaraan fungsi support operasional
dan administrasi di Cabangnya
5) Menjamin kelancaran atau ketepatan waktu pelaporan sesuai lingkup
kewenangannya
b. Tugas
1) Memimpin pencapaian sasaran dan target penjualan di Cabangnya
2) Memimpin pengembangan distribusi produk dengan intensifikasi dan
ekstensifikasi di Cabangnya
3) Memimpin pengendalian pelunasan piutang pelanggan di Cabangnya
4) Memimpin terlaksananya fungsi support operasional dan administrasi di
Cabangnya
5) Mengevaluasi dan memberikan usulan atas implementasi Program
Aplikasi di lingkupnya
6) Membina, melatih, menilai kinerja anak buah dan memberikan feedback
serta teguran/ peringatan (SP) terhadap anak buah yang melakukan
pelanggaran setelah berkonsultasi dengan atasan dan PGAM
7) Mengusulkan mutasi dengan anak buah
45
8) Mendayagunakan SDM yang ada secara optimal, meneliti dan
merancang ulang desain pekerjaan, sehingga produktivitas dan efesiensi
kerja senantiasa meningkat.
9) Memahami semua peraturan / perundangan yang berlaku, yang terkait
dengan kegiatan / fungsi yang dipimpinnya
10) Melakukan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
11) Memberikan pelatihan mamagement Trainee yang mendapat tugas OJT
di lingkup wilayah cabangnya serta memeberikan evaluasi per triwulan.
c. Wewenang
1) Membuka Cek bank Operasional
2) Menolak / menyetujui pengiriman barang ke pelanggan
3) Membreakdown target penjualan
4) Membagikan gaji karyawan cabang
5) Menilai kinerja anak buah
6) Memberikan peringatan secara lisan dan tertulis kepada anak buah yang
melakukan penyimpangan atau pelangaran
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Semua biro, Cabang
Eksternal : PT. Konimex, Pelanggan, Kantor Pajak / KPK, Kantor Akuntan Publik,
Instansi yang berkaitan dengan perijinan, Dinkes/BPOM, Bengkel, Asuransi
kendaraan, Ekspedisi, Supplier, Jamsostek, Bank, Biro perjalanan, Hotel rujukan,
Jasa Service Inventaris, Kantor Pos, PDAM, Telkom, PLN, Jasa pengurus
Perpanjangan Surat Kendaraan, Pelamar / Calon Karyawan.
46
2. Apoteker Penanggung Jawab
a. Tanggung Jawab
1) Menjamin pendistribusian barang kepada pelanggan sesuai ketentuan
kefarmasian, termasuk kelengkapan administrasi dan pelaporan
2) Menjamin kelayakan kondisi barang yang keluar – masuk gudang
3) Menjamin kualitas penyimpanan barang didalam gudang
4) Mengkoordinasi pemusnahan barang atau pengembalian barang ke Pusat
untuk barang yang tidak layak jual
5) Menangani perijinan PBF Cabang
6) Bertanggung jawab atas kebersihan, penataan dan kerapian dilingkungan
kerja
7) Menjaga semua kerahasiaan perusahaan yang berkaitan dengan
lingkupnya
8) Bertanggung jawab dalam memberikan usul perbaikan dalam rangka
peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerjanya
9) Menjaga citra sebagai Karyawan di PT. Marga Nusantara Jaya
b. Tugas
1) Memonitor pendistribusian barang ke pelanggan
2) Memonitor kelayakan kondisi penyimpanan barang digudang sesuai
dengan ketentuan CPOB
3) Memeriksa kelayakan kondisi penyimpanan barang digudang secara
sampling, antara lain
4) Membuat laporan hasil pemeriksaan di gudang secara rutin
5) Membuat laporan triwulan stock barang ke BPOM
47
6) Menyaksikan dan membuat Berita Acara Pemusnahan Barang
7) Menandatanagni perijinan PBF Cabang dan STIKA
8) Mendampingi BM dan BAO pada saat ada pemeriksaan perijinan,
kondisi stok barnag dan penjualan oleh BPOM atau dinkes
9) Menghadiri pertemuan, rapat atau penjelasan dari instansi kefarmasian
sesuai dengan instruksi atasan
10) Melakukan tugas-tugas yang diberikan atasan langsungnya
11) Melaksanakan kebersihan, penataan dan kerapian dilingkungan kerjanya
12) Memberikan usulan perbaikan dalam rangka peningkatan efisiensi,
efektivitas kerjanya
c. Wewenang
1) Menolak mendatangani dokumen NPPB apabila ditemukan ketidak
sesuaian jumlah barang dengan yang ditulis atau ditemukannya barang
dengan kondisi tidak layak
2) Mengkoordinasi pemusnahan barang sesuai ketentuan yang berlaku
d. Hubungan Kerja
1) Internal :Biro LSA, Cabang
2) Eksternal : Pelanggan, BPOM, Dinkes
3. Branch Administration Officer
a. Tanggung Jawab
1) Menjamin terselenggaranya administrasi logistik
2) Menjamin terselenggaranya administrasi penjualan
3) Menjamin terselenggaranya administrasi pengelolaan dan operasional
4) Menjamin terselenggaranya administrasi kepersonaliaan
48
5) Menjamin terselenggaranya administrasi yang terkait dengan general
service
b. Tugas
1) Memimpin terselenggaranya administrasi logistik
2) Memimpin proses yang terkait dengan administrasi penjualan,
pengiriman barang dan penyetoran hasil penjualan
3) Mengkoordinasi dan melaksanakan kontrol terhadap administrasi
pengelolaan dana cabang
4) Memimpin pelaksanaan administrasi kepersonaliaan
5) Memimpin pengadaan dan dan administrasi yang terkait dengan general
service
6) Mengevaluasi dan memberikan usulan atas implementasi Program
Aplikasi di lingkupnya
7) Membina, melatih, menilai, menilai kinerja bawahan dan memberikan
feedback serta teguran dan mengusulkan Surat Peringatan terhadap anak
buah yang melakukan pelanggaran setelah berkomunikasi dengan atasan.
8) Mengusulkan mutasi anak buah
9) Mendayakan SDM yang ada secara optimal, meneliti dan merancang
ulang desain pekerjaan, sehingga produktivitas dan efisiensi kerja
senantiasa meningkat.
10) Memahami semua peraturan / perundangan yang berlaku, yang terkait
dengan kegiatan / fungsi yang dipimpinnya
11) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan, antara
lain
49
c. Wewenang :
1) Menyetujui / menolak permohonan cuti anak buah
2) Menginstruksikan anak buah untuk bekerja lembur
3) Membagi tugas dan menilai kinerja anak buah
4) Memberikan peringatan secara lisan kepada anak buah yang melakukan
penyimpangan atau pelanggaran.
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Semua Biro, Seksi Penjualan Cabang
2) Eksternal : PT. Konimex, Instansi yang berkaitan dengan perijinan,
Pelanggan, Kantor Pajak / KPP, Kantor Akuntan Publik, Notaris, Bank,
Bengkel, Ekspedisi, Biro Perjalanan, Hotel, Supplier, Jasa Service
Inventaris, Kantor Pos, PDAM, Telkom, PLN, Jasa pengurus
perpanjangan Surat kendaraan, Pelamar/ Calon Karyawan.
4. Sales Officer
a. Tanggung Jawab
1) Menjamin tercapainya sasaran dan target penjualan dilingkupnya
2) Menjamin pengembangan distribusi produk dilingkupnya
3) Menjamin pengendalian piutang dilingkupnya
4) Menjamin ketepatan dan kelengkapan administrasi penjualan
dilingkupnya
b. Tugas
1) Memimpin pencapaian sasaran dan target penjualan di lingkupnya
2) Memimpin pengembangan distribusi produk dengan intensifikasi dan
ekstensifikasi dilingkupnya
50
3) Memimpin pengendalian pelunasan piutang pelanggan di lingkupnya
4) Mengevaluasi dan memberriakn usulan atas implementasi Program
aplikasi dilingkupnya
5) Membina, melatih, menilai keja anak buah dan memberikan feedback
serta mengusulkan Surat Peringatan terhadap anak buah yang
melakukan pelanggaran setelah berkomunikasi dengan atasan
6) Mengusulkan mutasi anak buah
7) Mendayagunakan SDM yang ada secara optimal, meneliti dan
merancang ulang desain pekerjaan agar produktivitas dan efisiensi kerja
senantiasa ditingkatkan
8) Memahami semua peraturan / perundangan yang berlaku, yang terkait
dengan kegiatan / fungsi yang dipimpinnya.
9) Melaksanakan dan menyelesaikan tugasn yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menentukan rayon atau rute perjalanan dinas anak buah
2) Mengatur pembagian material promosi sesuai tujuan promosi
3) Menyetujui / menolak permohonan cuti anak buah
4) Menginstruksikan anak buah untuk bekerja lembur
5) Membagi tugas dan menilai kinerja anak bauh
6) Mengkoordinasi dan mengambil tindakan pengamanan/
penanggulangan pada situasi/ keadaaan darurat di kantor Cabang
7) Memberikan peringatan secara lisan kepada anak buah yang melakukan
penyimpangan/ pelanggaran
51
c. Hubungan Kerja
1) Internal : Biro PGA, Selesksi Administrasi Cabang
2) Eksternal : PT. Konimex, Pelanggan, Hotel, Supplier material Promosi
5. Kanvaser
a. Tanggung Jawab
1) Menangani pencapaian sasaran dan target penjualan dilingkupnya
2) Menangani pengembangan distribusi produk di lingkupnya
3) Menangani pengendalian pembayaran pelanggan di lingkupnya
b. Tugas
1) Melaksanakan pencapaian sasaran dan target penjualan dilingkupnya
2) Menangani pengembangan distributor produk di lingkupnya
3) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menerima hasil penjualan / pembayaran dari pelanggan yang berupa
uang tunai
2) Menolak / menerima penyetoran uang tunai yang diragukan
keabsahannya
3) Menolak / menyetujui pengembalian barang dari pelanggan yang sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
4) Menolak / menyetujui pesanan barang dari pelanggan
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Seksi Penjualan Cabang, Seksi Administrasi Cabang
2) Eksternal : Pelanggan, Distributor lain, PT. Konimex
52
6. Sales Promotor
a. Tanggung Jawab
1) Menangani proses pencapaian sasaran dan target penjualan di lingkupnya
2) Menangani pengembangan distributor produk di lingkupnya
3) Menangani pengendalian piutang di lingkupnya
b. Tugas
1) Melaksanakan pencapaian sasaran dan target penjualan di lingkupnya
2) Menangani pengembangan distribusi produk di lingkupnya
3) Menangani pengendalian piutang di lingkupnya
4) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menerima hasil penjualan / pembayaran dari pelanggan yang berupa
uang tunai / cek / BG
2) Menolak / menerima penyetoran uang tunai / cek / BG yang diragukan
keabsahannya
3) Menolak / menyetujui pengembalian barang dari pelanggan yang sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
4) Menolak / menyetujui pesanan barang dari pelanggan
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Seksi Penjualan Cabang, Seksi Administarsi Cabang
2) Eksternal : Pelanggan, Distributor lain, PT. konimex
7. Salesman
a. Tanggung Jawab
1) Menangani pencapaian sasaran dan target penjualan di lingkupnya.
53
2) Menanganani pengembangan distribusi produk di lingkupnya
3) Menangani pengendalian piutang di lingkupnya
b. Tugas
1) Melaksanakan pencapaian sasaran dan target penjualan di lingkupnya
2) Menangani perkembangan distribusi produk di lingkupnya
3) Menangani pengendalian piutang dilingkupnya
4) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menerima hasil penjualan / pembayaran dari pelanggan yang berupa
uang tunai / cek / BG
2) Menolak / menerima penyetoran uang tunai / cek / BG yang diragukan
keabsahannya
3) Menolak / menyetujui pengembalian barang dari pelanggan yang sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
4) Menolak / menyetujui pesanan barang dari pelanggan
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Seksi penjualan Cabang, Seksi Administrasi Cabang
2) Eksternal : Pelanggan, Distributor lain, PT. Konimex
8. Pengemudi
a. Tanggung Jawab
1) Menangani kelancaran operasional perusahaan dalam hal transportasi
2) Menjaga pemeliharaan dan perawatan kendaraan sesuai ketentuan
3) Menjaga keutuhan barang atau peralatan kerja yang berada dalam
lingkupnya
54
b. Tugas
1) Mengemudi kendaraan untuk keperluan operasional kantor
2) Menjaga keselamatan penumpang dan keutuhan barang yang dibawa
3) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan, antara
lain
c. Wewenang
Yaitu menghentikan kendaraan saat mendapati kerusakan yang
menyebabkan tidak layak jalan
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Seksi Penjualan Cabang, Seksi Administrasi Cabang
2) Eksternal : PT. Konimex, Bengkel, Ekspedisi, Tamu Kantor
9. Ekspeditur
a. Tanggung Jawab
1) Menangani terselengggaranya pengiriman barang ke pelanggan
2) Menjaga keutuhan pembayaran COD dan menjamin ketepatan waktu
penyetorannya
3) Menjaga keutuhan barang atau peralatan kerja yang menjadi tanggung
jawabnya
b. Tugas
1) Melaksanakan pengiriman barang ke pelanggan
2) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menolak menerima pembayaran uang tunai yang diragukan
keabsahannya
55
2) Menolak melakukan pengiriman barang yang tidak sesuai atau tidak
dilengkapi dengan dokumen pendukung
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Seksi Administrasi Cabang, Seksi Penjualan Cabang
2) Eksternal : Pelanggan
10. Petugas Kantor
a. Tanggung Jawab
1) Menangani pemeliharaan dan perawatan bangunan serta lingkungan
kantor beserta peralatan / fasilitas yang ada didalam.
2) Menangani penyediaan kebutuhan yang berkaitan dengan pemesanan
ruangan.
3) Menangani penyediaan kebutuhan rumah tangga yang ada di lingkupnya.
4) Menangani pengiriman surat / dokumen / paket ke pihak ekspedisi.
5) Menjaga keutuhan barang atau peralatan kerja yang berada dalam
lingkupnya
b. Tugas
1) Melakukan pemeliharaan dan perawatan bangunan serta lingkungan
kantor beserta peralatan / fasilitas yang ada didalamnya
2) Melaksanakan penyediaan kebutuhan yang berkaitan dengan pemesanan
ruangan ( meeting / pelatihan / tes psikologi )
3) Melaksanakan penyediaan kebutuhan rumah tangga yang ada di
lingkupnya
4) Melaksanakan pengiriman surat / dokumen / paket ke pihak ekspedisi
5) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
56
6) Melaksanakan pemeliharaan / perawatan kendaraan yang menjadi
tanggung jawabnya, termasuk membuat laporan pemakaian kendaraan
meliputi
c. Hubungan Kerja
1. Internal : Seksi Penjualan Cabang, Seksi Administrasi Cabang
2. Eksternal : Kantor PLN / PDAM / Telkom, Kantor pos, Pihak Ekspedisi,
Tempat fotocopy
11. Petugas Gudang
a. Tanggung Jawab
1) Menangani proses keluar masuknya barang di gudang
2) Menangani pengelolaan persediaan barang dan kondisi gudang
3) Menangani administrasi persediaan barang di gudang
b. Tugas
1) Melaksanakan proses keluar masuknya barang di gudang
2) Melaksanakan pengelolaan persediaan barang
3) Melaksanakan administrasi persediaan barang di gudang
4) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menolak memasukkan atau mengeluarkan barang yang tidak di lengkapi
dokumen pendukung resmi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2) Melarang pihak – pihak yang tidak berkepentingan untuk masuk ke
dalam lingkungan gudang
3) Mengambil tindakan pada situasi / kondisi darurat di lingkungan gudang,
misalnya kebakaran di gudang
57
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Seksi Penjualan Cabang, Seksi Administrasi Cabang
2) Eksternal : Pelanggan, PT. Konimex, Ekspedisi
12. Kasir
a. Tanggung Jawab
1) Menangani administrasi pengeluaran kas / bank
2) Menangani administrasi pemasukan kas / bank
b. Tugas
1) Melaksanakan administrasi pengeluaran kas / bank
2) Melaksanakan administrasi penerimaan kas / bank
3) Melaksanakan administrasi yang berkaitan dengan barang hilang dari
ekspedisi
4) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menolak pengeluaran uang apabila tidak dilengkapi dokumen atau bukti
pendukungnya
2) Menolak menerima penyetoran uang tunai / cek / BG yang diragukan
keabsahannya
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Pelanggan, Bank, PT. konimex
13. Pool Faktur
a. Tanggung Jawab
1) Menangani administrasi penagihan piutang perusahan
2) Menangani terselenggaranya pembuatan laporan di lingkupnya
58
b. Tugas
1) Melaksanakan administrasi yang berkaitan dengan penagihan piutang
perusahaan
2) Melaksanakan pembuatan Laporan Bulanan
3) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan, antara
lain
c. Hubungan Kerja
1) Internal : Biro AF, Seksi Penjualan Cabang, Seksi Administrasi Cabang
2) Eksternal : Pelanggan, PT. Konimex
14. Penata Administrasi
a. Tanggung Jawab
1) Menangani administrasi penjualan di lingkupnya
2) Menangani administrasi surat menyurat di Cabang
3) Menangani administrasi kehadiran karyawan Cabang
4) Menangani administrasi permintaan formulir
b. Tugas
1) Menangani administrasi penjualan di lingkupnya
2) Melaksanakan administrasi surat menyurat di Cabang
3) Melaksanakan administrasi kehadiran karyawan
c. Wewenang
1) Menolak menandatangani dokumen NPPB apabila ditemukan ketidak
sesuaian jumlah fisik dengan yang ditulis atau ditemukannya barang
dengan kondisi yang tidak layak
59
2) Mengordinasikan pemusnahan barang sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Semua Biro, Seksi Administrasi Cabang, Seksi Penjualan
Cabang
2) Eksternal : Pelanggan
15. Chief Warehouse
a. Tanggung Jawab
1) Menangani proses keluar masuknya barang di gudang
2) Menangani pengelolaan persediaan barang dan kondisi gudang
3) Menangani administrasi persediaan barang di gudang
b. Tugas
1) Melaksanakan proses keluar masuknya barang di gudang
Melaksanakan pengelolaan persediaan barang
2) Melaksanakan administrasi persediaan barang di gudang
3) Memahami semua peraturan / perundangan yang berlaku, yang terkait
dengan kegiatan / fungsi yang dipimpinnya
4) Melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan atasan
c. Wewenang
1) Menolak memasukkan atau mengeluarkan barang yang tidak di
lengkapi dokumen pendukung resmi sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
2) Melarang pihak – pihak yang tidak berkepentingan untuk masuk ke
dalam lingkungan gudang
60
3) Mengambil tindakan pada situasi / kondisi darurat di lingkungan
gudang, misalnya kebakaran di gudang
d. Hubungan Kerja
1) Internal : Seksi Penjualan Cabang, Seksi Administrasi Cabang
2) Eksternal : Pelanggan, PT. Konimex, Ekspedisi
1.2 Tinjauan Kasus
Penulis akan membahas lebih lanjut tentang pencatatan manual transaksi-
transaksi yang terjadi pada PT. Marga Nusantara Jaya Jakarta pada bulan Maret
2018 dengan menggunakan Microsoft Excel. Hal ini tentu diperlukan ketelitian
tingkat tinggi, proses yang memakan waktu cukup lama sehingga menjadi suatu
kendala saat laporan keuangan dibutuhkan secara cepat, tepat dan akurat.
Oleh sebab itu, penulis akan mencoba membahas tentang penerapan
pencatatan akuntansi dengan menggunakan MYOB Premier v.16. Mulai dari setup
awal akun, saldo awal, persediaan, data customer dan supplier, pencatatan
transaksi-transaksi melalui modul yang tersedia di MYOB Premier v.16. Hingga
output terakhir yaitu berupa laporan keuangan yang tersaji dengan akurat.
1.3 Pencatatan Akuntansi Manual
Sistem pencatatan akuntansi manual dibuat untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan dalam membuat laporan keuangan. Dalam pencatatan akuntansi
manual, transaksi yang berhubungan dengan penjualan, pembelian, pengeluaran
dan penerimaan kas dicatat pada Jurnal Khusus sedangkan transaksi lainnya dicatat
pada jurnal umum, kemudian dipindahkan ke buku besar selanjutnya merancang
61
neraca saldo dan diteruskan ke lembar work sheet atau neraca lajur. Setelah neraca
lajur selesai dibuat, akan menghasilkan laporan keuangan yaitu Laporan Laba Rugi,
Perubahan Modal dan Neraca. Berikut laporan keunagan yang disusun secara
sederhana pada PT Marga Nusantara Jaya Jakarta pada periode 01 Maret 2018
sampai dengan 31 Maret 2018
1.3.1 Data Perusahaan
1. Data Supplier
Tabel III.1.
Data Supplier
2. Data Customer
Tabel III.2.
Data Customer
62
3. Data Aktiva Tetap
Tabel III.3.
Data Aktiva Tetap
1.3.2 Data Saldo Awal
1. Neraca Saldo Awal
Tabel III.4.
Neraca Saldo Awal
Bulan Maret 2018
63
2. Saldo Awal Persediaan
Tabel III.5.
Saldo Persediaan Barang
Bulan Maret 2018
3. Saldo Awal Piutang
Tabel III.6.
Saldo Awal Piutang
Bulan Maret 2018
4. Saldo Awal Hutang
Tabel III.7.
Saldo Awal Hutang
Bulan Maret 2018
64
1.3.3 Data Transaksi
Berikut adalah transaksi yang terjadi selama bulan Maret 2018:
1. Pada tanggal 5 Maret 2018 : Membeli air aki biru sebesar Rp. 56.000 dengan
menggunakan kas kecil
2. Pada tanggal 6 Maret 2018 : Membeli perlengkapan rumah tangga sebesar Rp.
80.000 dengan menggunakan kas kecil
3. Pada tanggal 7 Maret 2018 : Membayar BPJS Kesehatan sebesar Rp. 7.407.920
4. Pada tanggal 7 Maret 2018 : Menerima pelunasan piutang dari PT Era Sehat
Sejahtera sebesar Rp. 31.400.000 dengan no faktur F-105
5. Pada tanggal 8 Maret 2018 : Membayar PPH Pasal 23 sebesar Rp. 748.075
6. Pada tanggal 8 Maret 2018 : Membayar PPH Pasal 21 sebesar Rp. 791.813
7. Pada tanggal 9 Maret 2018 : Membayar tagihan biaya listing produk baru frozz
sebesar Rp. 600.000, PPN sebesar Rp. 60.000
8. Pada tanggal 10 Maret 2018 : Meminta barang Frozz ke Pusat sebanyak 84 crt
sebesar Rp. 344.400
9. Pada tanggal 10 Maret 2018 : Meminta barang Konicare ke Pusat sebanyak 110
crt sebesar Rp. 2.502.500
10. Pada tanggal 10 Maret 2018 : Menerima pelunasan piutang dari Lutfi APT
sebesar Rp. 43.000.000 dengan no faktur F-101
11. Pada tanggal 12 Maret 2018 : Meminta barang Konilife Ostegard ke Pusat
sebanyak 14 crt sebesar Rp. 840.000
12. Pada tanggal 14 Maret 2018 : Membeli materai sebesar Rp. 900.000
13. Pada tanggal 17 Maret 2018 : Menerima pelunasan piutang dari Nancy Tam
sebesar Rp. 15.600.000 dengan no faktur F-103
65
14. Pada tanggal 19 Maret 2018 : Membeli perlengkapan kantor sebesar Rp.
296.800 kepada took Artha Stationery
15. Pada tanggal 20 Maret 2018 : Membeli perlengkapan rumah tangga sebesar Rp.
25.000 dengan menggunakan kas kecil
16. Pada tanggal 23 Maret 2018 : Meminta barang Paramex IDM ke Pusat
sebanyak 230 crt sebesar Rp. 225.400
17. Pada tanggal 24 Maret 2018 : Meminta barang Ever E 250 Soft Capsul ke
Pusat sebanyak 14 crt sebesar Rp. 525.000
18. Pada tanggal 24 Maret 2018 : Pembelian perlengkapan kantor sebesar Rp.
20.000 dengan menggunakan kas kecil
19. Pada tanggal 26 Maret 2018 : Pembelian Bensin sebesar Rp. 20.000 dengan
menggunakan kas kecil
20. Pada tanggal 27 Maret 2018 : Pembayaran gaji SPG sebesar Rp. 1.349.917,
pph 21 sebesar Rp. 41.750
21. Pada tanggal 27 Maret 2018 : Menjual secara tunai produk Konilife kepada
Alfa 23 APT sebesar 4.083.750, PPN sebesar Rp. 408.375
22. Pada tanggal 28 Maret 2018 : Pemberian insentif konilife sebesar Rp. 576.000,
di potong PPH 21 sebesar Rp. 17.280
23. Pada tanggal 28 Maret 2018 : Menjual secara tunai produk Konicare kepada
Nancy Tan sebesar 23.619.217, PPN sebesar Rp. 2.361.921
24. Pada tanggal 28 Maret 2018 : Menjual secara tunai produk Frozz kepada
Indomarco SM sebesar 6.624.022, PPN sebesar Rp. 662.402
25. Pada tanggal 29 Maret 2018 : Pemberian insentif konicare sebesar Rp. 170.000,
di potong PPH 21 sebesar Rp. 7.500
66
26. Pada tanggal 29 Maret 2018 : Diterima kembali barang yang rusak dari
Indomarco SM sebanyak 16 crt produk frozz mint sebesar Rp. 93.600
27. Pada tanggal 29 Maret 2018 : Menjual secara tunai produk Paramex kepada
PT. Era Sehat Sejahtera sebesar Rp. 76.459.886, PPN sebesar Rp. 7.645.988
28. Pada tanggal 29 Maret 2018 : Menjual secara tunai produk Ever E kepada Lutfi
APT sebesar 1.999.200, PPN sebesar Rp. 199.920
29. Pada tanggal 30 Maret 2018 : Diterima kembali barang yang rusak dari PT Era
Sehat Sejahtera sebanyak 200 pc produk paramex sebesar Rp. 330.000
30. Pada tanggal 30 Maret 2018 : Pembelian Bensin sebesar Rp. 20.000 dengan
menggunakan kas kecil
31. Pada tanggal 31 Maret 2018 : Diterima kembali barang yang rusak dari Lutfi
APT sebanyak 10 crt produk Ever E sebesar Rp. 510.000
AYAT JURNAL PENYESUAIAN bulan Maret 2018
1. Biaya penyusutan Kendaraan bulan Maret sebesar 2018 Rp.
10.000.000
2. Biaya penyusutan Peralatan Kantor bulan Maret 2018 sebesar Rp.
900.000
3. Perlengkapan kantor yang telah digunakan selama bulan Maret
2018 sebesar Rp. 2.100.000
4. Biaya Administrasi Bank sebesar Rp. 25.000, Pendapatan bunga
bank sebesar Rp. 40.775
67
1.3.4 Jurnal
Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi yang terjadi diperusahaan.
Berikut ini adalah jurnal khusus yang dibuat berdasarkan transaksi tersebut diatas :
Tabel III.8.
Jurnal Penerimaan Kas
Tabel III.9.
Rekapitulasi
79
2. Laporan Perubahan Modal
Tabel III.17. Tampilan Laporan Perubahan Modal
3. Neraca
Tabel III.18. Tampilan Laporan Neraca
3.4 Pencatatan dengan Tools Aplikasi
3.4.1 Setup Awal
1. Membuat Data Perusahaan Baru
Membuat perusahaan baru menggunakan MYOB Premier dengan cara :
Klik Menu Create
80
Gambar III.2. Tampilan Menu Create New Company MYOB Premier v.16
Kemudian akan tampil jendela Selamat Datang di MYOB
Gambar III.3. Tampilan Menu Introduction MYOB Premier v.16
Kemudian isi data dibawah ini :
81
Gambar III.4. Tampilan Menu Company Information MYOB Premier v.16
Klik Next, kemudian akan tampil jendela Accounting Information
Gambar III.5. Tampilan Menu Accounting Information MYOB Premier v.16
82
Gambar III.6. Tampilan Menu Check Accounting Information MYOB
Premier v.16
Klik Next
Kemudian tampil jendela Accounts List, pilih Option yang ketiga
yaitu :
Klik Next, kemudian tampil Jendela Company File. Tentukan tempat
penyimpanan database perusahaan.
83
Gambar III.7. Tampilan Menu Company File MYOB Premier v.16
Secara default file tersebut akan disimpan didalam Folder Instalasi
MYOB Premier.
Untuk merubahnya klik Change
Kemudian klik Next
Tampil jendela Conculation
84
Gambar III.8. Tampilan Menu Conclusion MYOB Premier v.16
Setup Assistant untuk menyelesaikan semua setup yang diperlukan
sebelum masuk ke jendela utama (Command Centre) MYOB
Command Centre untuk masuk ke jendela utama MYOB, jika memilih
opsi ini anda tetap melakukan setup melalui menu-menu yang ada
Klik Command Centre
85
Gambar III.9. Tampilan Menu Command Centre MYOB Premier v.16
Jika sudah masuk ke Command Centre, lihat Company Information
untuk melihat kembali periode akuntansi yang tekah di setup. Pilih
menu bar SETUP – COMPANY INFORMATION
2. Setup Modul Akun
- Pilih Modul Acoount Account List
- Klik Tombol New
- Isi data akun yang akan di buat
87
Gambar III.10. Tampilan Menu Accounts List MYOB Premier v.16
3. Setup Linked Account
a. Account & Banking Linked Accounts
Pilih Menu Setup Linked Account Account & Banking
Linked Accounts
88
Gambar III.11. Tampilan Menu Accounts & Banking Linked Accounts
MYOB Premier v.16
b. Purchase Linked Accounts
Pilih Menu Setup Linked Account Purchase Linked Accounts
Gambar III.12. Tampilan Menu Purchases Linked Accounts MYOB
Premier v.16
89
c. Sales Linked Accounts
Pilih Menu Setup Linked Account Purchase Linked Accounts
Gambar III.13. Tampilan Menu Sales Linked Accounts MYOB Premier
v.16
4. Setup Tax Code
Dari Menu Bar pilih List Tax Code New
90
Gambar III.14. Tampilan Menu Tax Code Information
2. Input Saldo Awal
a. Setup Account Opening Balance
Menu Bar pilih Menu Set Up
Pilih Balance Account Opening Balance
Masukkan nilai nominal saldo awal untuk masing-masing perkiraan
pada kolom Opening Balance
Masukkan nilai minus jika jumlah saldo awal perkiraan tersebut
bersifat mengurangi perkiraan lain perkiraan lain, misalnya untuk
perkiraan akumulasi penyusutan, potongan, retur dan prive.
91
Masukkan nilai minus jika akun yang ada di neraca saldo, tidak pada
posisi normal. Berikut Ini adalah daftar neraca saldo awal Perusahaan.
Tabel III.4.
Tampilan Menu Neraca Saldo Awal
92
Gambar III.15. Tampilan Menu Account Opening Balance
b. Setup Data Customer dan Supplier
Pilih Modul Card File – Card List
1) Setup Data Customer
Berikut Data Customer PT. Marga Nusantara Jaya, sebagai berikut:
94
2) Setup Data Supplier
Berikut Data Supplier PT. Marga Nusantara Jaya, sebagai berikut:
Tabel III.1.
Tabel data Supplier
Gambar III.17. Tampilan Menu Setup Supplier
95
3. Setup Customer & Supplier Opening Balance
a. Customer Balance
Pilih Menu Setup Balance Cutomer Balance
Pilih Customer Detail Lutfi APT Add Sale
Gambar III.18. Tampilan Menu Customer Opening Balance
Input semua data Customer hingga muncul tampilan Congratulation
b. Supplier Balance
Pilih Menu Setup Balance Supplier Balance
96
Pilih Supplier Detail Lutfi APT Add Purchase
Gambar III.19. Tampilan Menu Supplier Opening Balance
Klik Record
Hingga muncul tampilan jendela Congratulation
c. Setup Persediaan Barang
Pilih Modul Inventory Item List
Klik New untuk membuat data item baru
97
Gambar III.20 Tampilan Menu Setup Inventory
Kemudian klik Buying Details
Gambar III.21. Tampilan Menu Buying Details
Selanjutnya pilih Selling Details
99
d. Set Item Price
Menu Modul Inventory Set Item Prices
Kemudian ceklis tanda panah pada sebelah kiri
Klik Last Cost
Gambar III.24. Tampilan Menu Set Item Price
e. Inventory Opening Balance
Pilih modul Inventory Count Inventory
Akan tampil Count Inventory, input jumlah kuantitas setiap barang pada
kolom counted
100
Gambar III.25. Tampilan Menu Cuont Inventory
Klik Adjust Inventory
Tampil jendela Default Expense Account
Klik Contiune, lalu pilih Opening Balance
Gambar III.26. Tampilan Menu Adjustment Information
101
Gambar III.27. Tampilan Menu Adjustment Information
Isi data harga pokok pada kolom unit cost
Gambar III.28. Tampilan Menu Adjust Inventory
102
4. Input Data Transaksi
1. Transaksi Pengeluaran Kas
Pada tanggal 7 Maret 2018 : Membayar BPJS Kesehatan sebesar Rp. 7.407.920
Berikut langkah-langkah untuk menginput transaksi pengeluaran kas, sebagai
berikut :
Pilih Modul Banking
Pilih Spend Money
Maka akan muncul tampilan dibawah ini :
Gambar III.29. Tampilan Menu Spend Money
Tekan CTRL + R untuk melihat efek jurnal
103
Gambar III.30. Tampilan Menu Recap Transaction in Spend Money
Pilih Transaction Journal – Disbursements untuk melihat jurnal
pengeluaran kas lainnya seperti dibawah ini:
Gambar III.31. Tampilan Menu Transaction Journal - Disbursements
104
2. Transaksi Penerimaan Kas
Pada tanggal 10 Maret 2018 : Menerima pelunasan piutang dari Lutfi APT sebesar
Rp. 43.000.000 dengan no faktur F-101
Berikut langkah-langkah untuk menginput transaksi pengeluaran kas, sebagai
berikut :
Pilih Modul Sales
Pilih receive Payment
Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini:
Gambar III.32. Tampilan Menu Receive Payments
105
Gambar III.33. Tampilan Menu Recap Transaction in Receive Payments
Pilih Transaction Journal – Receipts untuk melihat jurnal pengeluaran kas
lainnya seperti dibawah ini:
Gambar III.34. Tampilan Menu Transaction Journal – Receipts
106
3. Transaksi Penjualan Tunai
Pada tanggal 27 Maret 2018 : Menjual secara tunai produk Konilife kepada Alfa 23
APT sebesar 4.083.750, PPN sebesar Rp. 408.375
Berikut langkah-langkah untuk menginput transaksi penjualan tunai, sebagai
berikut :
Pilih Modul Sales
Pilih Enter Sales
Kemudian isi data dibawah ini:
Gambar III.35. Tampilan Menu Sales New Item
107
Gambar III.36. Tampilan Menu Recap Transaction in Sales – New Item
Pilih Transaction Journal – Sales untuk melihat jurnal penjualan lainnya
seperti dibawah ini:
108
Gambar III.37. Tampilan Menu Transaction Journal – Sales
4. Transaksi Pembelian
Pilih Modul Purchase
Pilih Enter Purchase
Kemudian isi data berikut :
109
Gambar III.38. Tampilan Menu Purchases – New Item
Gambar III.39. Tampilan Menu Recap Transaction in Purchases- New Item
Pilih Transaction Journal – Purchases untuk melihat jurnal pembelian
lainnya seperti dibawah ini:
110
Gambar III.40. Tampilan Menu Transaction Journal - Purchases
5. Transaksi Memorial
Pilih Modul Accounts
Pilih Record Journal Entry
Kemudian isikan data berikut :
111
Gambar III.41. Tampilan Menu Record Journal Entry
Gambar III.42. Tampilan Menu Recap Transaction in Record Journal Entry
Pilih Transaction Journal – General untuk melihat jurnal memorial
lainnya seperti dibawah ini:
112
Gambar III.43. Tampilan Menu Transaction Journal - General
6. Laporan
1. Mengakses Laporan Neraca
Pilih Menu Report pada menu bar
Pilih Index to Reports
Maka akan muncul tampilan berikut ini:
113
Gambar III.44. Tampilan Menu Repots
Pilih Balance Sheet
Pilih Standard Balance Sheet
Pilih Display
114
Gambar III.45. Tampilan Menu Standard Balance Sheet
2. Mengakses Laporan Laba Rugi
Pilih Menu Report pada menu bar
Pilih Index to Reports
Pilih Profit & Loss
Pilih Profit & Loss (Accrual)
Pilih Display
Maka akan tampil sebagai berikut:
115
Gambar III.46. Tampilan Menu Profit & Loss (Accrual)
1.4 Analisis Laporan Keuangan
Analisis laporan keuangan merupakan teknik yang dilakukan untuk
mengetahui secara cepat mengenai kinerja keuangan perusahaan. Berikut Analisis
laporan keuangan pada MYOB Premier v.16, sebagai berikut :
1. Analisis Balance Sheet
116
Pada Command Centre, pilih tombol Analysis Balance Sheet
Klik Filters lalu pilih opsi This Year’s Actuals Only
Kemudian kita dapat memilih grafik yang ada didalam Balance Sheet
diantaranya Asset, Liability, dan Equity
Gambar III.47. Analysis Balance Sheet – Asset
Penjelasan dari grafik diatas :
Pada gambar diatas, menunjukan data aset, baik aset lancar maupun aset
tetap perusahaan pada bulan Maret 2018 dengan presentasi gedung 31,97%,
117
tanah sebesar 18.61%, kendaraan 14,31%, bank BRI sebesar 13,52%, kas
8,82%, bank BCA 7,165, piutang dagang sebesar 3%, peralatan kantor 1,29%,
dan persediaan barang dagangan 1.27%.
Gambar III.48. Analsis Balance Sheet – Liability
Penjelasan dari grafik diatas :
Pada gambar diatas, menunjukan data kewajiban atau hutang perusahaan
pada bulan Maret 2018 dengan presentasi hutang dagang sebesar 63,23%,
hutang bank 32,22%, dan ppn keluaran sebesar 4,54%
118
Gambar III.49. Analysis Balance Sheet – Equity
Penjelasan dari grafik diatas :
Pada gambar diatas, menunjukan data modal perusahaan pada bulan Maret
2018 dengan presentasi modal sebesar 99,68% yang berarti tidak adanya
penggunaan modal pada bulan maret 2018.
2. Analisis Profit and Loss
Pada Command Centre, pilih tombol Analysis Profit and Loss
Klik Filters lalu pilih opsi This Year’s Actuals Only
Klik Net P&L
119
Gambar III.50. Analysis Profit and Loss – Net P&L
Penjelasan dari grafik diatas :
Berdasarkan grafik analisis laporan laba rugi diatas, menunjukan laba
perusahaan pada bulan maret 2018 sebesar Rp. 12.194.613. Dari segi penjualan
menunjukan kinerja perusahaan cukup baik oleh sebab itu diperlukan usaha yang
lebih keras untuk menaikan laba perusahaan pada periode yang akan datang.