23

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Pada awalnya, perseroan merupakan suatu unit setingkat bagian yang

dikemudian hari berkembang menjadi Divisi dari PT Asuransi Kredit Indonesia

(Persero), yang diberkan nama Devisi Reasuransi Kerugian. Divisi ini berfungsi

sebagai unit usaha Profesional Reinsurens. Dengan demikian walaupun secara de facto

Perseroan telah memulai usahanya sejak 1971, yaitu sejak PT Asuransi Kredit

Indonesia (Persero) mendapatkan izin untuk menjalankan usaha Reasuransi Kerugian

sebagai bisnis penunjang disamping usaha Asuransi Kredit yang menjadi Bisnis

Utama. Dengan berlakunya Undang–undang Nomor 2 tahun 1992 tentang Usaha

Perasuransian, maka PT Asuransi Kredit Indonesia (Persero) tidak diperkenankan

beroperasi sebagai Asuransi maupun Reasuransi sekaligus, sehingga dilakukan

pemisahan satu identitas tersendiri dimana Perusahaan PT Asuransi Kredit Indonesia

yang dibentuk pada tanggal 22 Agustus 1994 memperoleh izin operasi sebgai

Perusahaan Reasuransi pada tahun 1995 bedasarkan dari Surat Keputusan Menteri

Keuangan Republik Indonsia Nomer 27/KMK.17/1995 tanggal 9 Januari 1995.

Pada tanggal 28 Oktober 2005, PT Reasuransi Nasional Indonesia melebarkan

sayap usahanya dengan memulai usaha Reasuransi Syariah. Langkah ini sejalan

dengan pesatnya perkembangan perekonomian yang bedasarkan Syariah di Indonesia,

termaksud Asuransi Syariah di Indonesia, tentunya memrlukan adanya Reasuransi

24

yang beroprasi pula bedasarkan Syariah Islam, sehingga dapat diadakan kerja sama

yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak.

Penambahan bidang usaha Reasuransi Syariah berdasarkan Rapat Umum

Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB) PT Reasuransi Nasional Indonesia disahkan

dalam Akta Nomer 42 tanggal 10 Agustus 2005 dihadapan Aulia Taufan, SH, Notaris

Pengganti Sujipto SH, diJakarta, dan telah mendapatkan persetujuan dari Menteri

Hukum dan Hak Asasi Manusia RI Nomor C-24079 HT.01.TH.2005 tanggal 31

Agustus 2005.

Sejak resmi berdiri, perusahaan mencatat perkembangan yang cukup pesat dan

berhasil membangun kepercayaan publik, sebagaimana yang terlihat dari berbagai

penghargaan yang diterimanya. Pada tahun 2006 Perusahaan menerima penghargaan

sebagai Perusahaan Reasuransi Terbaik dan pada Tahun 2008 mendapatkan versi

majalah investor.

Perkembangan PT Reasuransi Nasional Indonesia :

1. Tahun 1994

PT Reasuransi Nasional Indonesia di dirikan di Jakarta sebagai anak perusahaan

dari PT Asuransi Kredit Indonesia (Persero) yang menjalankan usahanya dalam

bidang Reasuransi dengan Modal Dasar awal Rp 100.000.000.000 (seratus

Milyar Rupiah) dan Modal disetor penuh sebesar Rp. 25.000.000.000 (dua puluh

Milyar Rupiah).

2. Tahun 1999

Penambahan Modal Disetor dari PT Asuransi Kredit Indonesia (Persero) selaku

Pemegang Saham Mayoritas sebesar Rp. 25.000.000.000 (dua puluh lima Milyar

Rupiah) sehingga Modal Disetor Perusahaan menjadi Rp. 50.000.000.000 (lima

puluh Milyar Rupiah) sesuai Akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 47 tanggal 10

25

November 1999, dengan pengesahan Departemen Kehakiman RI Nomor : C-

3388 HT.01.04 Tanggal 21 Februari 2000.

3. Tahun 2000

Penambahan Modal Disetor dari PT Asuransi Kredit Indonesia (Persero) sebesar

dari Rp. 15.000.000.000 (lima belas Milyar Rupiah) sehingga Modal Disetor

Perusahaan menjadi Rp. 65.000.000.000 (enam puluh lima Milyar Rupiah)

sesuai Akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 37 Tanggal 16 Juni 2000 dengan

pengesahan Departemen Kehakiman RI Nomor : C-00902 HT.01.04 Tanggal 18

Januari 2003.

4. Tahun 2005

a. Penambahan Modal Disetor dari PT Asuransi Kredit Indonesia (Persero)

sebesar Rp. 10.000.000.000 (sepuluh Milyar Rupiah) sehingga Modal Disetor

dari sebelumnya Rp 65.000.000.000 (enam puluh lima Milyar Rupiah)

menjadi Rp. 75.000.000.000 (tujuh puluh lima Milyar Rupiah) sesuai Akta

Notaris Sutjipto, SH Nomor 42 Tanggal 10 Agustus 2005, dengan

pengesahan Departemen Kehakiman RI Nomor : C-24079 HT.01.04 Tahun

2005 Tanggal 15 Agustus 2005.

b. Pada tanggal 208 Oktober 2005 PT Reasuransi Nasional Indonesia memulai

usaha Reasuransi Syariah, hal ini dilakukan untuk menampung bisnis

Reasuransi dengan prinsip Syariah, dimana sesuai ketentuan bahwa setiap

Perusahaan Asuransi Syariah harus menempatkan Reasuransinya pada

Perusahaan Reasuransi dengan prinsip Syariah. Modal Disetor unit

Reasuransi Syariah Perusahaan sebesar Rp. 10.000.000.000 (sepuluh Milyar

Rupiah) sebagaimana disebut pada butir 1.

26

5. Tahun 2007

Penambahan Modal Disetor dari PT Asuransi Kredit Indonesia (Persero) sebesar

Rp. 10.000.0000.000 (sepuluh Milyar Rupiah) sehingga Modal Disetor PT

Reasuransi Nasional Indonesia dari sebelumnya Rp. 75.000.000.000 (tujuh

puluh lima Milyar Rupiah) menjadi Rp. 85.000.000.000 (delapan puluh lima

Milyar Rupiah) sesuai Akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 108 Tanggal 22

Februari 2007, dengan pengesahaan Departemen Kehakiman RI Nomor W7-

HT.01.04-04562 Tanggal 15 Agustus 2007.

6. Tahun 2011

a. Peningkatan Modal Dasar Perusahaan dari Rp. 100.000.000.000 (seratus

Milyar Rupiah) Menjadi Rp. 400.000.000.000 (empat ratus Milyar Rupiah)

sesuai Akta Notaris Umaran Mansju, SH Nomor 9 Tanggal 29 Juli 2011

dengan pengesahan Departemen Hukum & HAM RI Nomor AHU-

53290.AH.01.02 Tanggal 01 November 2011.

b. Penambahan Modal Distributor dari PT Asuransi Kredir Indonesia (Persero)

sebesar Rp. 53.000.000.000 (lima puluh tiga Milyar Rupiah) yang terdiri dari

tanah dan gedung kantor Jl. Cikini Raya No. 99 Jakarta Pusat sebesar Rp.

35.000.000.000 (tiga pulih lima Milyar Rupiah) dan pengalihan dana

cadangan umum sebesar Rp. 15.000.000.000 (lima belas Milyar Rupiah)

sehingga Modal Disetor menjadi sebesar Rp. 138.000.000.000 (seratus tiga

puluh delapan Milyar Rupiah) dari sebelumnya sebesar Rp. 85.000.000.000

(delapan puluh lima Milyar Rupiah) sebagaimana dicatat dalam Akta Notaris

Umaran Mansjur, SH Nomor 9 Tanggal 29 Juli 2011 dengan pengesahan

Departemen Hukum&HAM Nomor : AHU-53290.AH.01.02 Tanggal 01

November 2011. Pada Tanggal 01 November 2011 PT Reasuransi Nasional

27

Indonesia memperoleh rating A-(A-minus) dari lembaga pemeringkat yaitu

PT Pemeringkat Efek Indonesia (PEFINDO).

7. Tahun 2013

PT Reasuransi Nasional Indonesia meluncurkan layanan terbarunya berupa

layanan Reasuransi Jiwa berbasis web, yaitu www.e-lifere.com pada tanggal 08

Februari 2013. E-lifeRe mendapatkan penghargaan dari Museum Rekor

Indonesia (MURI) sebagai layanan Asuransi Jiwa Pertama di Indonesia, bahkan

di dunia yang menggunakan layanan web pada tanggal 08 Februari 2013.

Penambahan Modal Disetor dari PT Asuransi Kredit Indonesia (Persero) sebesar

Rp. 75.000.000.000 (tujuh puluh lima Milyar Rupiah) sehingga Modal Disetor

menjadi Rp. 213.000.000.000 (dua ratus tiga belas Milyar Rupiah) sesuai Akta

Notaris Hadijah. SH Nomor 9 tanggal 03 Mei 2013 dengan pengesahan

Kementerian Hukum&HAM RI Nomor : AHU-AH.01.10-24996 tanggal 20 Juni

2013. PT Reasuransi Nasional Indonesia memperoleh rating A dari lembaga

pemeringkat PT Pemeringkat Efek Indonesia (PEFINDO).

8. Tahun 2014

a. Penambahan Modal Disetor dari PT Asuransi Kredit Indonesia sebesar RP.

150.000.000.000 (seratus lima puluh Milyar Rupiah) berupa fresh money

sehingga Modal Disetor Perusahaan menjadi Rp. 363.000.000.000 (tiga

ratus enam puluh tiga Milyar Rupiah) dari sebelumnya sebesar Rp.

213.000.000.000 (dua ratus tiga belas Milyar Rupiah) sesuai Akta Notaris

Hadijah, SH Nomor 20 Tanggal 130 Oktober 2014.

b. Tanggal 03 November 2014 PT Reasuransi Nasional Indonesia

memperoleh rating A dari lembaga pemerintah yaitu PT Pemeringkat Efek

Indonesia (PEFINDO).

28

9. Tahun 2015

a. Peningkatan Modal Dasar dari PT Asuransi Kredir Indonesia menjadi

sebesar Rp. 1.800.000.00 (satu triliun delapan ratus Milyar Rupiah) dari

sebelumnya sebsar Rp. 400.000.000.000 (empat ratus Milyar Rupiah)

sehingga Akta Notaris Bambang Suprianto, SH, SpN, MH Nomor 53

Tanggal 13 Juli 2015 yang disahkan oleh Kementerian Hukum & HAM

Republik Indonesia dengan No. AHUAH.01.03-0951082 Tanggal 13 Juli

2015.

b. Penambahan Modal Disetor menjadi sebesar Rp. 538.000.000.000 (lima

ratus tiga puluh Milyar Rupiah) sesuai Akta Notaris Bambang Suprianti,

SH, SpN, MH Nomor 53 Tanggal 13 Juli 2015 yang disahkan oleh

Kementerian Hukum & HAM Republik Indonesia dengan No.

AHUAH.01.03-0951082 Tanggal 13 Juli 2015.

c. PT Reasuransi Nasional Indonesia memperoleh rating AA dari lembaga

pemeringkat Fitch Ratings Indonesia pada tanggal 17 November 2015.

10. Tahun 2016

PT Reasuransi Nasional Indonesia memperoleh rating A dari lembaga

pemeringkat Fitch Ratings Indonesia pada tanggal 1 November 2016.

11. PT Reasuransi Nasional Indonesia memperoleh rating AA dari lembaga

pemeringkat Fitch Ratings Indonesia pada tanggal 16 Oktober 2017.

29

3.1.2 Struktur dan Tata Kerja Perusahaan

Struktur Divisi Keungan dan Akuntansi

Gambar III.1

Struktur Divisi Keuangan dan Akuntansi PT Reasuransi Nasional Indonesia

Sumber: Dokumen Penulis

30

Adapun tugas dan kegiatan organisasi pada Divisi Keuangan Akuntansi yang ada di

PT Reasuransi Nasional Indonesia :

Divisi Keuangan dan Akuntansi, melakukan koordinasi atas kegiatan keuangan,

akuntansi serta penagihan mencapai tujuan perusahaan yaitu, pencapaian target

optimal hasil investasi dengan mengusahakan pencapaian target kolektibilitas piutang

dan pengelolaan keuangan perusahaan baik untuk internal maupun eksternal.

Pelaksanaan kegiatan tersebut dilakukan dengan membuat rencana kerja dan anggaran,

merencanakan dan menjalankan sistem dan prosedur unit kerja dan bertanggung jawab

atas kegiatan program kerja Divisi Keuangan dan Akuntansi. Pada Divisi Keuangan

dan Akuntansi dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu :

1. Keuangan (finance)

Merupakan suatu kegiatan pengelolaan sumber daya keuangan perusahaan mulai

dari bagaimana perusahaan diDanai, bagaimana Dana tersebut dikelolah, serta

bagaimana keuntungan yang di peroleh akan dibagikan.

2. Penagihan (collection)

Dalam melaksanakan proses penagihan piutang premi dan klaim sehingga dapat

memperoleh hasil penagihan dengan collection ratio sekurang-kurangnya sesuai

dengan sasaran atau target hasil penagihan yang ditetapkan dalam RKAP

(Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) sesuai dengan arahan dan kebijakan

penagihan yang berlaku.

3. Akuntansi (Accounting)

Suatu proses yang diawali dengan mencatat, mengelompokkan, mengelola serta

menyajikan data, mencatat transaksi apapun yang berhubungan dengan keungan

sehingga informasi yang didapat tersebut digunakan oleh orang yang

31

berkompeten dengan informasi tersebut, serta infomasi tersebut sebagai bahan

pengembalian suatu keputusan.

4. Kas dan Bank (cash and bank)

Untuk mengatur keluar dan masuknya dana kas bank dan produk utama

pencapaian target cash flow yang seimbang serta tujuan utana optimalisasi

pengelolaan dana kas perusahaan dan bank.

5. Tim Investasi

Investasi dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu :

a. Investasi Deposito

Untuk mengatur keluar dan masuknya serta penempatan dana investasi

produk utama pencapaian target hasil investasi. Mengeoptimalisasikan

pengelolaan dana investasi dan meningkatkan hasil investasi deposito.

b. Investasi Non Deposito

Untuk mengatur keluar dan masuk serta penempatan dana investasi produk

utama pencapaian target hasil investasi, tujuan utama optimalisasi

pengelolaan dana investasi. Mengoptimalkan pengelolaan dana investasi

dan meningkatkan hasil investasi non deposito.

6. UtangPiutang I, II, III

Melakukan koordinasi atas kegiatan bidang keuangan, akuntasi dan penagihan

dalam rangka pencapaian target optimal hasil investasi dengan mengusahakan

pencapaian target kolektibilitas piutang dan pengelolaan arus kas serta

penempatan dana serta mengkoordinir penyusunan laporan keuangan

perusahaan baik untuk internal maupun eksternal.

32

7. Anggaran dan Laporan

Melakukan koordinasi atas kegiatan bidang keuangan, akuntasi dan penagihan

dalam rangka pencapaian target optimal hasil investasi dengan mengusahakan

pencapaian target kolektibilitas piutang dan pengelolaan arus kas serta

penempatan dana serta mengkoordinir penyusunan laporan keuangan

perusahaan baik untuk internal maupun eksternal.

3.1.3 Kegiatan Usaha

Maksud dan tujuan dari perseroan adalah turut serta melaksanakan dan

menunjang kebijakan dan program pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan

nasional pada umumnya, khususnya penyelenggaraan usaha reasuransi yang bermutu

tinggi dan berdaya saing tinggi, dan mengejar keuntungan guna meningkatkan nilai

perseroan dengan menerapkan prinsip-prinsip perusahaan terbatas, dengan

memberikan jasa dalam pertanggungan ulang terhadap resiko yang dihadapi oleh

perusahaan asuransi baik berdasarkan prinsip konvensional maupun berdasarkan

prinsip syariah.

Untuk mencapai maksud dan tujuan diatas perseroan melaksanakan kegiatan

usaha sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan usaha pertanggungan ulang resiko yang dihadapi perusahaan

asuransi kerugian, umum atau perusahaan asuransi jiwa.

2. Menerima reasuransi dalam bidang asuransi kerugian atau umum dan asuransi

jiwa baik secara langsung maupun melalui perantara reasuransi.

3. Melakukan retosesi dalam bidang reasuransi butir 1 diatas kepada perusahaan

asuransi atau reasuransi secra langsung ataupun menyelenggarakan sebagian

usaha reasuransi berdasarkan prinsip syariah dengan membentuk unit syariah.

33

Adapun jenis dalam melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut :

1. Reasuransi Jiwa

Reasuransi jiwa, kecelakaan diri dan kesehatan PT Reasuransi Nasional

Indonesia menyediakan kapasitas reasuransi jiwa konvensional kepala

perusahaan asuransi jiwa lokal untuk asuransi jiwa. Kecelakaan diri dan

kesehatan, baik perorangan (individu) maupun kelompok (group).

Pertanggungan reasuransi tersebut dapat dilakukan secara berdiri sendiri (stand

alone) maupun sebagai tambahan (rider).

Jenis Produk :

a. Induvidual Insurance

b. Group Insurance

c. Credit Life Insurance

d. Healt Insurance

e. Critical Ilnes Insurance

f. Catastrophe Insurance

2. Reasuransi Umum

PT Reasuransi Nasional Indonesia menyediakan kapasitas reasuransi umum

konvesional kepada perusahaan asuransi umum untuk asuransi harta benda,

kendaraan motor, rangka kapal dan lain-lain baik perorangan (individu) maupun

kelompok (group).

3. Reasuransi Syariah

Dalam reasuransi syariah produk jasa yang ditawarkan sama dengan produk jasa

reasuransi konvensional baik untuk reasuransi umum maupun reasuransi jiwa.

Namum yang membedakan dengan reasuransi konvensional adalah adanya risk

sharing diantara peserta, dan tidak ada pelimpahan asuransi kepada perusahaan

34

reasuransi. PT Reasuransi Nasional Indonesia sebagai perusahaan reasuransi

dalam hal ini hanya sebagai oprasional atau pengelompokan dana asuransi dan

tidak ikut menanggung resiko.

3.2 Hasil Penelitian

Bedasarkan hasil penelitian, data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

data yang di dapat dari hasil wawancara penulis dengan narasumber yaitu Bapak

Wandha Alhafid, S.E selaku Staff Kepala Seksi Divisi Keuangan Akuntansi PT

Reasuransi Nasional Indonesia. Dalam wawancara yang berlangsung pada tanggal 21

Januari 2019 tersebut penulis menanyakan mengenai, Apa itu voucher kas bank,

Bagimana proses terjadinya voucher kas bank, sistem yang dilakukan untuk arsip

voucher kas bank, proses pengarsipan voucher kas bank, perbedaan voucher disimpan

kedalam ordner dan boks arsip.

Selanjutnya, penulis menanyakan perbedaan arsip aktif dan inaktif, selain

mengajukan pertanyaan-pertantaan, penulis juga menyampaikan apa saja kendala-

kendala yang penulis temukan pada saat praktik kerja dilakukan, seperti tidak adanya

ruangan khusus arsip voucher kas bank, tidak tersusunnya vouher kas bank dengan

baik, dan perlunya tenaga arsiparis untuk mengelolah arsip voucher kas bank, selain

itu penulis juga berkonsultasi untuk menemukan solusi dari kendala-kendala tersebut.

35

3.2.1 Prosedur Penataan Arsip Jenis Dinamis Voucher Kas Bank

Prosedur penataan arsip dinamis jenis voucher kas bank di divisi keuangan dan

akuntansi PT Reasuransi Nasional Indonesia sebagai berikut :

Gambar III.2

Flow Chart Prosedur Pembuatan Voucher Kas Bank

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

36

1. Staff/Pegawai

Berawal dari karyawan melampirakn tanda bukti pengeluaran seperti bon

pengeluaran.

2. Dokumen

Pencatatan berserta pembuatan kas kredit/debet

3. Distribusi

Pencatatan pada bagian keuangan

4. Penyampaian Dokumen ke Kepala Bagian

Pegawai mendistribusikan kas kredit, kas kredit dibayar dimuka dan kas debet

kepada kepala bagian.

5. Proses Fiat (Persetujuan)

Bagian keuangan melakukan proses fiat dan meneruskan kepala kasir melalui

kasie kas dan bank.

6. Pengecekan Dana

Kasir melakukan pengecekan dana tunai yang tersedia

a. Apabila dana tidak cukup, maka dilakukan pembayaran kepada pemohon.

b. Apabila dana tidak cukup, maka kasir melaporkan kepada kepala seksi kas

dan bank.

7. Pembayaran

Kasir melakukan pembayaran kepada pemohon atau menerima pembayaran dari

penerima kas kredit dibayar dimuka.

8. Penyimpanan Dokumen Arsip

Bukti kas kredit dan kas debet yang telah ditanda tangani pemohon disimpan

dalam arsip divisi.

37

Berikut adalah gambar voucher kas bank saat dilakukan praktik :

Gambar III.3

Voucher Kas Bank

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

Dalam penyimpanan arsip berikut tahapannya :

1. Pemilahan dan Pengelompokan Dokumen

Setelah memilah-milah voucher, maka tahap selanjutnya yaitu mengelompokkan

voucher, voucher kas bank yang ada pada divisi keuangan dan akuntansi,

voucher tersebut terbagi 3 macam berdasarkan nama, yaitu :

a. Voucher Kas Bank Penerimaan Kas

Transaksi yang dilakukan didalam area kantor dengan nominal kecil dan

pembayarannya melalui kasir yang ada dikantor.

b. Voucher Kas Bank Cabang Mandiri Cikini

Transaksi yang dilakukan didalam area kantor dengan nominal besar,

pembayarannya melalui nomor rekening giro bank mandiri cabang cikini.

38

c. Voucher Kas Bank Cabang Mandiri Metropilitan Plaza

Transaksi yang dilakukan didalam area kantor dengan minimal besar dan

pembayarannya dilakukan degan cara transfer melalui nomor rekening giro

bank mandiri cabang metropolitan plaza.

Gambar III.4

Pemilahan Voucher Kas Bank

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

Kegiatan praktik kerja di PT Reasuransi Nasional Indonesia penulis hanya

menangani voucher kas bank penerimaan kas karena dari 3 (tiga) voucher tersebut

transaksi yang paling banyak dilakukan yaitu melalui penerimaan kas. Voucher kas

bank yang ditangani yaitu tahun 2018.

Pada tahap pertama yang penulis lakukan adalah mengelompokkan voucher

berdasarkan tahun, bulan dan tanggal. Setelah voucher-voucher dikelompokkan

kembali berdasarkan jenis transaksinya debet atau kredit. Setelah dikelompokkan

berdasarkan tahun, bulan, tanggal dan jenis transaksinya lalu voucher tersebut ditata

dengan sistem numerik dari nomor muda sampai dengan nomor paling tua, sistem

numerik sendiri diambil dari tanggal yang paling muda kemudian ke paling tua.

39

Gambar III.5

Pengelompokkan Voucher Kas Bank

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

2. Scanning Dokumen

Scanning voucher bertujuan untuk mengalih mediakan voucher dari yang

berbentuk fisik menjadi berbentuk digital. Voucher yang sudah melalui proses

scanning lalu disimpan didalam folder dengan format pdf.

Gambar III.6

Scanning Voucher Kas Bank

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

40

3. Penataan Voucher Kas Bank pada Ordner

Setelah melakukan serangkaian kegiatan pemilahan dan pengelompokkan

voucher kas bank yang sudah tertata dengan baik, lalu disimpan dalam ordner

yang sudah diberikan label sesuai dengan jenis, bulan, tahun.

Gambar III.7

Pelabelan pada Ordner

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

4. Penataan Ordner pada Lemari Arsip

Setelah melalui tahap pemilahan, pengelompokkan, scanning, dan penataan

kedalam ordner, tahap selanjutnya penataan ordner pada lemari arsip.

Gambar III.8

Penataan Ordner pada Lemari Arsip

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasioan Indonesia

41

5. Penataan Ordner pada Boks Arsip

Penataan ordner kedalam boks arsip di PT Reasuransi Nasional Indonesia

dilakukan setelah frekuensi arsip tersebut sudah jarang digunakan.

Gambar III.9

Penataan Ordner dan Pelabelan pada Boks Arsip

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

6. Pelabelan Boks Arip

Pada saat peyimpanan ordner kedalam boks arsip, boks arsip tersebut diberikan

label yang berguna sebagai petunjuk isi arsip yang disimpan didalamnya. Label

yang penulis buat yaitu memakai kertas hvs A4 yang diletakkan pada boks arsip.

Adapun kolom pada label yaitu :

a. Nama Kas Bank

b. Nomor Voucher

c. Tanggal

d. Tahun

e. Jenis Kas Kredit atau Debet

42

Gambar III.10

Pelabelan Voucher Kas Bank pada Boks Arsip

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

7. Penataan Boks Voucher Kas Bank pada Rak Arsip

Boks yang sudah diberi label lalu diletakkan pada rak arsip dengan posisi

horizontal membuat boks pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah terlihat.

Gambar III.11

Penataan Voucher Kas Bank Kredit pada Rak Arsip

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

43

Gambar III.12

Penataan Voucher Kas Bank Debet pada Rak Arsip

Sumber : Dokumen PT Reasuransi Nasional Indonesia

3.2.2 Kendala Implementasi Aktifitas Prosedur Penataan Arsip Dinamis Jenis

Voucher Kas Bank

Selama melakukan kerja praktik pada divisi keuangan dan akuntansi di PT

Reasuransi Nasional Indonesia ditemukan banyak kendala yang mengakibatkan

terjadinya ketidak lancaran dalam melakukan kegiatan penataan voucher kas bank.

Pada dasarnya kendala-kendala tersebut bersifat internal atau berasal dari dalam

intansi itu sendiri. Kendala tersebut antara lain :

1. Banyak voucher yang tidak disusun secara beraturan dan membuat

pengelompokan jenis voucher kas bank menjadi tidak tersusun rapih. Penyebab

dari banyaknya tumpukan voucher kas bank dikarenakan setiap pegawai tidak

langsung mengarsipkan voucher dan hanya memanfaatkan pegawai magang

untuk mengarsipkannya

2. Tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan voucher kas bank hal ini

mengakibatkan voucher kas bank masih tercampur dengan ruang kerja pegawai.

3. Rungan simpan voucher kas bank tidak dilengkapi ventilasi dan pendingin

ruangan guna menjaga suhu kelembaban fisik voucher agar tidak mudah rusak.

44

4. Rak arsip yang dibutuhkan untuk menyimpan boks voucher kurang memadai rak

arsip yang tersedi di PT Reasuransi Nasional Indonesia jumlahnya terbatas,

setiap divisi hanya memperoleh 8 rak arsip, sedangkan untuk minyimpan

voucher saja tidak mencukupi, karena volume voucher disetiap harinya cukup

banyak.

5. Tidak adanya tenaga arsiparis untuk mengelolah penataan voucher kas bank.

Voucher-voucher ini hanya ditangani oleh pegawai biasa atau dibantu oleh

tenaga magang dan tidak mempunyai keahlian khusus dibidang pengarsipan, hal

ini mengakibatkan lambannya proses pengarsipan dan menjadi menumpuk di

ruang pegawai-pegawai.

3.2.3 Solusi Mengatasi Kendala dari Implentasi Aktifitas Prosedur Penataan

Arsip Dinamis Jenis Voucher Kas Bank.

Setelah melakukan kerja praktik pada divisi keuangan dan akuntansi di PT

Reasuransi Nasional Indonesia adapun cara mengatasi kendala-kendala yang terjadi

pada saat melakukan aktifitas penataan voucher kas bank.

Cara mengatasi kendala-kendala tersebut adalah sebagai berikut :

1. Berkonsultasi dengan pegawai untuk membantu mengelopokkan voucher,

karena setiap pengarsipan tidak bisa terpaku hanya dengan tenaga pegawai

magang, karena setiap anak magang mempunyai kontrak yang berbeda-beda.

2. Berkonsultasi dengan Kasie divisi keuangan akuntansi PT Reasuransi Nasional

Indonesia agar dibuatkan ruangan khusus penyimpanan arsip voucher kas bank.

3. Ruangan arsip harus dilengkapi dengan pendingan ruangan agar kondisi arsip

dapat tetap terjaga dengan baik.

45

4. Ruangan beserta rak-rak arsip harus cukup memadai untuk penyimanan boks

arsip voucher.

5. Merekrut pegawai yang ahli dalam bidang pengarsipan sehingga voucher dapat

disusun dengan baik.