BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu ...digilib.unila.ac.id/886/10/BAB III.pdf · dan...

40

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi

Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.

Waktu penelitian dilakukan selama semester genap tahun ajaran 2011-2012.

3.2 Alat dan Bahan

Adapun alat dan bahan yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini, yaitu :

1. Komputer PC (Personal Computer) Pentium 4

2. Printer

3. Scanner

4. Program Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0

5. Program Databases MySQL

6. Program Easy Case

7. Program Crystal Reports

8. Program Microsoft Office Word

9. Program Microsoft Visio 2007

10. Literature baik yang berasal dari jurnal, buku, maupun website.

41

3.3 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan metode sebagai berikut :

1) Observasi

Mempelajari sistem pengarsipan yang berjalan di Bidang Sumber Daya Manusia

dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero)

Wilayah Lampung melalui contoh-contoh dari laporan surat masuk maupun surat

keluar, arsip-arsip surat.

2) Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan mempelajari bahan-bahan pustaka atau literatur

yang mendukung penerapan Visual Basic dan MySQL dalam Sistem Pengarsipan

di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &

KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.

3.4 Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode pengembangan perangkat lunak pada penelitian ini menggunakan model

Waterfall yang diimplementasikan melalui tahapan-tahapan berikut :

3.4.1 Perencanaan (planning)

Permasalahan pada penelitian mencakup sistem pengarsipan surat yang berjalan di

bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &

KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung. Tahapan perencanaan

dilakukan dengan membuat jadwal penelitian dan melakukan observasi untuk

42

mengumpulkan data yang berkaitan sistem pengarsipan surat di bidang Sumber

Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT

PLN (Persero) Wilayah Lampung.

Penelitian ini dilakukan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi

Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung

dengan mempelajari sistem pengarsipan surat yang merupakan salah satu tugas di

bidang tersebut. Analisis ini berfungsi untuk mengetahui kekurangannya, dan

hasil analisis ini sebagai dasar pengembangan sistem yang diharapkan bermanfaat

untuk kemajuan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum

Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.

3.4.1.1 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis terhadap kelemahan bertujuan untuk mengenali lebih jauh apakah sistem

yang digunakan selama ini masih layak digunakan. Adapun kelemahan sistem

pengarsipan surat di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum

Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung adalah

sebagai berikut :

a. Dari segi keandalan

Tingkat kesalahan yang terjadi masih tinggi. Sistem pengarsipan surat yang

dilakukan secara manual menyebabkan lambatnya dalam melakukan pemberian

nomor surat, lambatnya dalam pencarian arsip/dokumentasi surat, rekap surat dan

dalam pembuatan laporan surat.

43

b. Dari segi teknologi

Di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &

KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung belum memaksimalkan

teknologi komputer secara maksimal. Komputer yang ada hanya untuk membuat

dan mencetak surat keluar dan surat masuk dengan menggunakan aplikasi

Microsoft Word sedangkan untuk pencatatan keluar masuk surat dicatat pada buku

agenda surat.

c. Dari segi dokumen

Dokumen-dokumen atau berkas-berkas surat di Bidang Sumber Daya Manusia

dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero)

Wilayah Lampung masih berupa format-format surat dari Microsoft Word.

d. Dari segi waktu

Waktu untuk pencarian data surat baik itu nomor urut surat, nomor arsip surat

memerlukan waktu yang lebih lama.

3.4.1.2 Analisis Kinerja

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja suatu

perusahaan. Analisis kinerja dimaksudkan untuk mendatangkan peningkatan

terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga lebih efektif.

44

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kinerja

Sistem Lama Sistem Baru

1. Response time untuk informasi

yang dibutuhkan, khususnya

yang berkaitan dengan

pengarsipan surat, dinilai masih

lambat karena sistem belum

secara penuh melakukan proses

komputerisasi.

2. Dalam pembuatan

1. Diharapkan segala pengarsipan

tentang surat menyurat dilakukan

secara penuh oleh sistem yang baru

sehingga response time untuk

informasi baik itu data master atau

rekap laporan memerlukan waktu

yang singkat.

2. Laporan surat sudah ditangani oleh

sistem sehingga user berperan

sebagai entri data.

3.4.1.3 Analisis Pengendalian

Pengendalian atas sebuah sistem sangatlah dibutuhkan. Keberadaannya untuk

menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan

sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

Tabel 3.2 Tabel Analisis Pengendalian


1. Tidak ada proteksi terhadap data.

2. Bagian seketariat kurang mampu

mengontrol kesalahan dan

mengoreksi informasi karena

terlalu banyak data dan

pengarsipan yang kurang baik.

1. Dengan adanya password

diharapkan hak akses tergantung

pada status user sehingga sistem

tidak akan dapat diakses oleh

sembarang orang.

2. Bagian seketariat dapat lebih

mudah mengontrol dan mengoreksi

kesalahan informasi.

3.4.1.4 Analisis Efisiensi

Dengan adanya analisis ini ada upaya untuk meningkatkan efisiensi operasi

dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.

45

Tabel 3.3 Tabel Analisis Efisiensi


Penggunaan komputer untuk

membuat laporan surat dengan

menggunakan aplikasi Microsoft

Excel.

Diharapkan dengan adanya sistem

pengarsipan yang berbasis aplikasi

desktop ini maka penggunaan

teknologi komputer dapat

meningkatkan keandalan dan efisiensi.

3.4.1.5 Analisis Pelayanan

Peningkatan pelayanan terhadap pengguna jasa pengarsipan merupakan tujuan

utama. Proses pelayanan dirasa cukup baik namun pencarian nomor urut surat

dan dokumen arsip surat dengan menggunakan buku agenda menyebabkan waktu

pelayanan yang lebih lama.

3.4.1.6 Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan dibagi menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan sistem dan

analisis kebutuhan user. Pada analisis kebutuhan sistem, diidentifikasi perangkat

keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang mampu digunakan untuk

menerapkan sistem yang akan dibuat. Nantinya, sistem pengarsipan yang dibuat

ini diharapkan dapat diakses dengan mudah pada berbagai jenis personal

computer.

Sedangkan analisis kebutuhan user merupakan gambaran fungsionalitas yang

disediakan sistem untuk pengguna, antara lain :

46

a. Sistem dapat membantu dalam pengarsipan surat dengan tepat dan rapi.

b. Sistem juga dapat membantu dalam pemberian nomor urut surat.

c. Sistem dapat membantu pembuatan laporan jumlah surat yang masuk dan surat

keluar.

d. Penggunaan fitur-fitur pada sistem yang mudah digunakan oleh user (user

friendly).

e. Sistem dibuat berdasarkan kebutuhan masing-masing klasifikasi user.

Kebutuhan user dapat digambarkan dengan menggunakan use-case diagram.

Actor yang terlibat pada sistem ini adalah seketariat bidang, seketariat umum, dan

menajer bidang. Seketariat bidang dapat melakukan seluruh fungsi yang

disediakan oleh sistem.

Gambar 3.1 merupakan gambaran use-case diagram untuk sistem pengarsipan.

Setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk masuk ke sistem.

Setelah actor melakukan login, maka actor dapat menggunakan fungsi-fungsi

sistem yang disediakan. Fungsi yang disediakan sistem tentunya berbeda untuk

setiap actor. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh sistem untuk masing-masing

actor yaitu :

1. Seketariat Bidang dapat menerima surat masuk, pemberian nomor agenda,

penerbitan formulir pengendalian surat masuk, membuat laporan surat masuk,

dan pemberian nomor surat keluar.

47

2. Manajer Bidang dapat menerima surat dan formulir pengendalian surat masuk,

melakukan persetujuaan terhadap surat keluar.

Menerima Surat Masuk/keluar

Seketariat Bidang

Manajer Bidang

Pemberian nomor Agenda

Penerbitan formulir surat

masuk

Membuat Laporan surat

masuk

Menerima formulir

pengendalian surat masuk

Pemberian nomor surat keluar

Menerima surat masuk

Melakukan acc terhadap surat

keluar

LOGIN

<< include >

>

<< include >>

<< include >><< include >><< include >>

<< includ

e >>

<< in

clud

e >>

<< in

clud

e >>

Melakukan enkripsi data surat

Melakukan deskripsi data

surat

<< include >>

<< include >>

Manajemen Secret Key

<< include >>

Gambar 3.1 Use-case Diagram Sistem pengarsipan surat

3.4.1.7 Diagram Alir Dokumen

Sistem pengarsipan surat yang berjalan di Bidang Sumber Daya Manusia dan

Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero)

48

Wilayah Lampung dibagi menjadi dua prosedur yaitu : Prosedur Surat masuk dan

Prosedur Surat keluar. Berikut adalah prosedur dari sistem yang berjalan.

a. Prosedur Surat Masuk

Surat Pertama-tama masuk dan diterima oleh seketariat umum, kemudian

seketariat umum mencatat surat dibuku agenda dan diklasifikasikan

berdasarkan bidang dan surat diedarkan ke seketariat bidang sesuai tujuan

surat.

Setelah surat masuk dan diterima dari seketariat umum ke seketariat bidang,

kemudian seketariat bidang mengagendakan surat, memberi nomor agenda

dan membuat formulir pengendalian surat masuk yang akan dilanjut ke

manajer bidang.

Surat masuk serta formulir pengendalian surat yang sudah diterima manajer

bidang kemudian diproses berdasarkan isi surat dan didistribusikan ke

seketariat umum untuk dilanjut proses dan diarsipkan.

Kemudian seketariat bidang mengarsipkan surat masuk dan formulir serta

memproses apakah cukup dengan diarsipkan atau tidak.

Berikut ini adalah Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Masuk yang disajkan

pada Gambar 3.2 :

49

SEKRETARIAT UMUM

Prosedur Surat Masuk

SEKRETARIAT BIDANG MANAJER BIDANG

MULAI

Surat Masuk

Terima

Surat

Pencatatan

Surat di buku

agenda dan

diklasifikasika

n berdasarkan

bidang

Buku Agenda

D

Surat Masuk

Surat Masuk

Didistribusikan ke

Sekretariat bidang

sesuai tujuan

Surat Masuk

1

1

Terima

Surat

Pemberian

No.Agenda dan

Penerbitan Formulir

Pengendalian Surat

masuk Buku Agenda

D

2

Surat Masuk

2

Formulir

Pengendalian

Surat Masuk

Surat Masuk

Formulir

Pengendalian

Surat Masuk

Terima surat dan

Formulir

Pengendalian

SuratMasuk

Surat dibaca,

formulir di proses

berdasarkan isi surat

Surat Masuk

Formulir yang

telah di

proses

3

Didistribusikan ke

seketariat bidang

untuk di prose dan

di arsipkan

3

Surat Masuk

Formulir yang

telah di

proses

Diterima

dan di

proses

Di arsip ?

Surat Masuk

D

Formulir yang

telah di

proses

Ya

SELESAI

Prosedur Surat

Keluar

Tidak

Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Masuk

b. Prosedur Surat Keluar (Nota Dinas)

Nota Dinas dibuat oleh seketariat bidang dan kemudian didistribusikan ke

Manajer Bidang untuk minta persetujuan.

Nota Dinas yang sudah diterima oleh Manajer Bidang diproses dan

ditandatangani sebagai bentuk persetujuan kembali ke seketariat bidang

untuk dilanjut proses.

Nota Dinas yang telah disetujui oleh Manajer Bidang kemudian di seketariat

bidang memberi nomor surat dan prihal surat yang dilanjut untuk dicetak

50

rangkap 3(tiga) yang selanjutnya dikirim ke tujuan surat, rekapannya akan

didistribusikan keseketariat bidang dan Seketariat Umum untuk diarsipkan.

Berikut ini adalah Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Keluar yang disajkan

pada Gambar 3.3 :

SEKRETARIAT BIDANG

Prosedur Surat Keluar/Nota Dinas

MANAJER BIDANG

MULAI

Surat Keluar

Disetujui

oleh manajer

bidang

1

1

Surat Keluar

Terima

Surat

Di setujui ?

2

Surat Keluar

Dicetak

rangkap

3(tiga)

Ya

Tidak

Didistribusikan ke

seketariat bidang

untuk di proses

dan diarsipkan

Surat Keluar

2

SELESAI

Surat KeluarSurat KeluarSurat Keluar

Memberi

nomor

surat

Surat Keluar

Surat KeluarSurat Keluar

Surat

Dikirim

D

Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Keluar

3.4.2 Perencanaan (Design)

Berdasarkan hasil analisis pada sistem yang sedang berjalan, maka penulis

melakukan pengembangan sistem pengarsipan yang terkomputerisasi khususnya

di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &

KHA) sehingga dapat membantu dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar

serta memudahkan dalam penyajian informasi yang dibutuhkan. Dengan

diterapkannya sistem ini diharapkan dapat memberi kemudahan, diantaranya

51

pembuatan laporan surat, mengantisipasi kesalahan nomor urut surat, mencetak

surat kapan saja dibutuhkan, pencarian surat cukup dengan mengentrikan nomor

urut surat atau tanggal surat maka komputer akan mencarikannya sesuai yang ada

dalam databases. Ketepatan dalam melakukan perhitungan jumlah surat yang

masuk dalam rentang waktu tertentu.

3.4.2.1 Diagram Konteks

Diagram konteks (context diagram) adalah diagram tingkat atas, merupakan

diagram dari sebuah sistem yang menggambarkan aliran data yang masuk dan

keluar dari sistem dan yang masuk dan yang keluar dari entitas luar. Berikut ini

adalah Diagram Konteks Sistem Pengarsipan yang disajkan pada Gambar 3.4 :

52

SISTEM PENGARSIPAN SURAT

PT PLN (Persero)

SEKETARIAT BIDANG

MANAGER BIDANG

- Lap.Surat Masuk

- Lap.Surat Keluar

- Data Klasifikasi Surat

- Data Surat Masuk

- Lap. Rekap Surat

- Data Surat Keluar

- Lap.Surat Masuk

- Lap.Surat Keluar

- Lap. Rekap Surat

Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Pengarsipan

3.4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah diagram konteks yang lebih rinci. Berikut ini adalah

Data Flow Diagram dari sistem pengarsipan yang diusulkan.

1) Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Berikut ini adalah DFD Level 1 Sistem Pengarsipan yang disajkan pada

Gambar 3.5 :

53

SEKETARIAT

BIDANG

1. Entri Data Surat

Masuk

5. Rekap

2. Proses Enkripsi

Agenda Surat

Keluar

Agenda Surat

Masuk

Jenis Surat

MANAJER

BIDANG

3. Entri Data Surat

Kelur

4. Klasifikasi Surat

- Lap. Rekap Surat

- Lap. Surat Keluar- Lap. Surat Masuk

Gambar 3.5 DFD Level 1 Sistem Pengarsipan

2) Data Flow Diagram (DFD) Level 2

Gambar 3.6 merupakan DFD Level 2 Sistem Pengarsipan untuk proses laporan.

5.1 Lap. Surat

Masuk5.2 Lap. Surat

Keluar

5.3 Arsip Surat

Keluar5.4 Rekap Surat

Agenda Surat Masuk Agenda Surat Keluar Jenis Surat

Manajer BidangSeketariat Bidang

Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar

Lap. Surat KeluarLap. Rekap

Surat

Gambar 3.6 DFD Level 2 Sistem Pengarsipan

54

3.4.2.3 Flowchat

Flowchat merupakan bagan yang menunjukkan alir didalam proses sistem.

Gambar 3.7 adalah Flowchat dari proses enkripsi sistem pengarsipan

menggunakan Algoritma Twofish. Gambar 3.8 adalah Flowchat dari proses

dekripsi sistem pengarsipan menggunakan Algoritma Twofish.

MULAI

Plaintext (Blok =

128 bit)

Blok/4 = P0...P4

i=0

R0, i= Pi XOR Ki

(Fr,0,Fr,1) = F (Rr,0, Rr,1, r)

Rr+1,0 = ROR (Rr, 2 XOR Fr, 0,1)

Rr+1.1 = ROR (Rr,3,1) XOR Fr, 1

Rr+1,2 = Rr,0

Rr+1,3 = Rr,1

i=16

Tukar ROR dan ROL

Ci = R16(i+2) mod 4 XOR Ki+4

Satukan Kembali ROR dan ROL

SELESAI

Chipertext (Blok

= 128 bit)

i= i+1

TIDAK

YA

Gambar 3.7 Flowchat Enkripsi Algoritma Twofish

55

MULAI

Chipertext (Blok

= 128 bit)

Tukar ROR dan ROL

Ci = R16 (i+2) mod 4 XOR Ki+4

R0, i= Pi XOR Ki

(Fr,0,Fr,1) = F (Rr,0, Rr,1, r)

Rr+1,0 = ROR (Rr, 2 XOR Fr, 0,1)

Rr+1.1 = ROR (Rr,3,1) XOR Fr, 1

Rr+1,2 = Rr,0

Rr+1,3 = Rr,1

i=16

R0,i= Pi XOR Ki

Blok/4 = P0..P3

SELESAI

Plaintext (Blok =

128 bit)

i= i+1

TIDAK

YA

i=0

Gambar 3.8 Flowchat Dekripsi Algoritma Twofish

56

3.4.2.4 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data yang dibuat mempunyai tujuan untuk mendefinisikan isi

atau struktur dari field yang berbentuk suatu sistem output.

1) Entity Relation Diagram (ERD)

ERD merupakan desain model konseptual databases yang memberikan

gambaran secara umum kepada pemakai tentang perancangan sistem. ERD

perancangan sistem pengarsipan dapat dilihat pada Gambar 3.9 :

57

N1

MemilikiBagian PLN Agenda Masuk

Kd_Bagian

Jenis SuratMemiliki

Kd_JenisSurat

NPengolahan

Kode_Masalah

Agenda Keluar

Sifat

Memiliki

Kd_Bagian

Memiliki

Kd_Sifat

Memiliki Kd_Masalah

Memiliki

Kd_Pengolahan

1

1

1

N

NN

Sifat Memiliki

Kd_Sifat

1

1

N

N

N

Gambar 3.9 ERD Sistem Pengarsipan

58

2) Physical Data Modelling

Physical Data Modelling menunjukkan hubungan antar tabel yang ditandai

adanya foreign key. Berikut ini adalah Physical Data Modelling pada sistem

pengarsipan surat yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 3.10 :

Gambar 3.10 Physical Data Modelling Sistem Pengarsipan

59

3) Struktur Tabel

Berikut ini adalah struktur tabel dari sistem pengarsipan yang diusulkan :

1. Tabel User

Tabel User merupakan tabel yang menyimpan data-data user yang dapat

mengakses ke sistem. Di dalam tabel user disediakan hak akses yang berfungsi

untuk membatasi user dalam menggunakan menu-menu tertentu yang ada pada

sistem. Atribut dari Tabel User dapat dilihat pada Tabel 3.4 :

Tabel 3.4 Tabel User

Tabel User

Nama Field Type Size Keterangan

Kd_User Char 5 Kode Pengguna Aplikasi (PK)

Nm_User Varchar 20 Nama Pengguna

Password Varchar 6 Password Pengguna

LevelUser Tinyint 4 Level Hak Akses

KetUser Varchar 25 Keterangan Pengguna

2. Tabel Sifat

Tabel Sifat adalah tabel yang menjelaskan tentang sifat surat tersebut. Atribut

dari Tabel Sifat dapat dilihat pada Tabel 3.5 :

Tabel 3.5 Tabel Sifat

Tabel Sifat


Kd_Sifat Char 2 Kode Sifat (PK)

Keterangan Char 50 Keterangan Sifat

60

3. Tabel Bagian PLN

Tabel Bagian PLN di gunakan untuk bagian surat. Atribut dari Tabel Bagian

PLN dapat dilihat pada Tabel 3.6 :

Tabel 3.6 Tabel Bagian PLN

Tabel Bagian PLN


Kd_Bagian Char 4 Kode Bagian (PK)

Keterangan Varchar 150 Keterangan Bagian

4. Tabel Jenis Surat

Tabel Jenis Surat di gunakan untuk mengelompokkan surat berdasarkan jenis

surat. Atribut dari Tabel Jenis Surat dapat dilihat pada Tabel 3.7 :

Tabel 3.7 Tabel Jenis Surat

Tabel Jenis Surat


Kd_JenisSurat Char 2 Kode Jenis Surat (PK)

Keterangan Char 50 Keterangan Jenis Surat

5. Tabel Agenda Masuk

Tabel Agenda masuk adalah tabel yang menyimpan surat masuk yang akan di

arsipkan. Atribut dari Tabel Agenda masuk dapat dilihat pada Tabel 3.8 :

61

Tabel 3.8 Tabel Agenda Masuk

Tabel Agenda Masuk


No_AgendaMasuk Char 12 Nomor Agenda Surat

(PK)

Kd_JenisSurat Char 2 Kode Jenis Surat

Tgl_TerimaSurat Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal terima surat

No_SuratMasuk Text Nomor surat masuk

Tgl_SuratMasuk Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal surat masuk

Dari Text Asal surat

Kd_Bagian Varchar 255 Kode bagian

Lampiran Text Lampiran surat

Perihal Text Perihal surat

Diteruskan_Kepada Text Diteruskan kepada

Tgl_Diteruskan Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal teruskan surat

Tgl_Kembali Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal surat kembali

Klasifikasi Text Klasifikasi surat

Kd_Pengolahan Char 2 Kode pengolahan

Indeks Text Indeks surat

Petunjuk_Silang Text Petunjuk silang

Jadwal_Referensi Text Jadwal referensi

Catatan Text Catatan

Kd_Sifat Char 2 Kode sifat surat

StatEnkrip Varchar 5 Status enkripsi

Foto MediumBl

ob

Hasil dari scanner surat

6. Tabel Agenda Keluar

Tabel Agenda keluar adalah tabel yang menyimpan seluruh data-data surat

keluar yang diperlukan oleh sistem pengarsipan. Atribut dari Tabel Agenda

keluar dapat dilihat pada Tabel 3.9 :

62

Tabel 3.9 Tabel Agenda Keluar

Tabel Agenda Keluar


No_AgendaKeluar Char 12 Nomor agenda surat masuk(PK)

Tgl_agendaKeluar Date Yyyy-mm-dd Tanggal agenda

Kd_Masalah Char 3 Kode masalah

Kd_Bagian Char 4 Kode Bagian

No_suratkeluar Text Nomor surat keluar

Tgl_suratKeluar Date Yyyy-mm-dd Tanggal surat

Kepada Text Kepada

Kd_sifat Char 2 Kode sifat

Nama_pengirim Text Nama pengirim surat

Perihal Text Perihal surat

Ket_tem1 Text Keterangan tembusan 1

Tem1 Text Tembusan1


Tem2 Text Tembusan 2


Tem3 Text Tembusan3


Tem4 Text Tembusan4


Tem5 Text Tembusan5

StatEnkrip Varchar 5 Status Enkripsi

Foto Mediu

m Blob

- Hasil dari scanner surat

7. Tabel Pengolahan

Tabel Pengolahan di gunakan untuk pengolahan surat. Atribut dari Tabel

Pengolahan dapat dilihat pada Tabel 3.10 :

63

Tabel 3.10 Tabel Pengolahan

Tabel Pengolahan


Kd_Pengolahan Char 2 Kode pengolahan (PK)

Keterangan Char 255 Keterangan pengolahan

8. Tabel Kode Masalah

Tabel kode masalah digunakan untuk pengelompokkan surat berdasarkan kode

masalah. Atribut dari Tabel Kode Masalah dapat dilihat pada Tabel 3.11 :

Tabel 3.11 Tabel Kode Masalah

Tabel Kode Masalah


Kd_Masalah Char 5 Kode Masalah (PK)

Keterangan Char 100 Keterangan Masalah

9. Tabel Secret Key

Tabel Secret Key digunakan untuk mengganti Secret Key atau kunci dalam

enkripsi data-data surat. Atribut dari Tabel Secret Key dapat dilihat pada tabel

3.12 :

Tabel 3.12 Tabel Secret Key

Tabel Secret Key


SecretKey Char 6 Kunci enkripsi (PK)

64

10. Tabel Secret Key det

Tabel Secret Key det digunakan untuk menyimpan Secret Key atau kunci

dalam enkripsi data yang telah diganti oleh user. Atribut dari Tabel Secret Key

Det dapat dilihat pada tabel 3.13 :

Tabel 3.13 Tabel Secret Key Det

Tabel Secret Keydet



NoAgenda Varchar 12 Nomor agenda surat

11. Tabel Log Secret Key

Tabel Log Secret Key digunakan sebagai tabel pendukung untuk mengganti

Secret key atau kunci dalam melakukan enkripsi data surat. Atribut dari Tabel

Log Secret Key dapat dilihat pada tabel 3.14 :

Tabel 3.14 Tabel Log Secret Key

Tabel Log Secret Key


TglUpdate Char 8 Tanggal ganti kunci


KdUser Char 5 Kode user

3.4.2.5 Perancangan Input dan Output

Perancangan masukan (input) merupakan dokumen dasar yang digunakan untuk

pemasukan data, dan perancangan keluaran (output) merupakan rancangan tata

letak data yang dituangkan dalam bentuk laporan. Adapun rancangan input dan

65

output dari pengembangan sistem pengarsipan surat pada PT PLN (Persero)

adalah sebagai berikut :

1. Rancangan Form Login

Form Login digunakan sebagai pengaman sistem sekaligus sebagai kunci untuk

masuk ke sistem bagi user. Terlebih dahulu mengisikan menu yang telah tersedia

yaitu user name dan password. Adapun perancangan form login dapat dilihat

pada Gambar 3.11 dibawah ini :

Gambar 3.11 Rancangan form login

2. Rancangan Menu Utama

Menu utama terdiri dari menu Data Master, menu Arsip, menu Laporan dan menu

Alat. Menu Data Master berisi form Bagian PLN, Jenis surat, Kode masalah, dan

Pengolahan. Menu Arsip Berisi arsip agenda masuk, arsip agenda keluar dan

dekripsi agenda masuk. Menu Laporan berisi form laporan agenda masuk dan

laporan agenda keluar. Dan menu Alat berisi form untuk data user dan form

untuk ganti password. Menu utama Sistem Pengarsipan surat pada PT PLN

(Persero) Wilayah Lampung dapat dilihat pada Gambar 3.12 dan Gambar 3.13 :

66

Data Master

Bagian PLN

Jenis Surat

Kode Masalah

Pengolahan

Menu Utama

Arsip Laporan Alat

Arsip Agenda Masuk

Arsip Agenda Keluar

Laporan Agenda

Masuk

Laporan Agenda

Keluar

Data User

Ganti Password

Gambar 3.12 Rancangan struktur Menu Utama

Sistem Pengarsipan

LOGO PLN

Data Master Arsip Laporan ALat

User Tanggal << Sistem Pengarsipan Surat—PT PLN (Persero) Lampung >> Create by : Eva Diana SariJam Sekarang

Anda Login Sebagai :

Keluar

Gambar 3.13 Rancangan Menu Utama

67

3. Rancangan Agenda Surat Masuk

Agenda surat masuk adalah rancangan yang digunakan untuk menginputkan data-

data surat. Adapun perancangan form agenda surat masuk dapat dilihat pada

Gambar 3.14 :

<< AGENDA SURAT MASUK >>

No. Agenda :

Tgl Terima :

Nomor Surat :

Tgl Surat :

Dari :

Kepada :

Lampiran :

Perihal :

Tgl_kembali :

Klasifikasi :

Indeks :

Petunjuk silang :

Catatan

Jadwal referensi :

Pengolahan :

Jenis Surat :

Tanggal :

Diteruskan Kepada :

Sifat :

Tambah Simpan Batal Ubah Hapus Deskripsi Keluar

Gambar 3.14 Rancangan Agenda surat masuk

4. Rancangan Agenda Surat Keluar

Agenda surat keluar adalah rancangan yang digunakan untuk menginputkan data-

data surat keluar. Adapun perancangan form agenda surat keluar dapat dilihat

pada Gambar 3.15 :

68

<< AGENDA SURAT KELUAR >>

No. Agenda :

Kode Masalah :

Dari :

Tahun :

Kepada :

Sifat :

Tanggal Surat :

Nama Pengirim :

Tembusan :

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Tambah Simpan Batal Ubah Hapus Keluar

9.

FOTO :

Gambar 3.15 Rancangan Agenda surat keluar

5. Rancangan Form Cetak Agenda Masuk

Rancangan Form Cetak Agenda Masuk adalah form yang berfungsi untuk

melakukan cetak agenda surat masuk yang telah diarsipkan. Adapun perancangan

form cetak agenda surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.16, sedangkan desain

cetak agenda masuk dapat dilihat pada Gambar 3.17 :

69

Tampilkan semua : Pilih Detail :

Dari No. Agenda :

Cetak Hapus

s/d

Gambar 3.16 : Rancangan Form Cetak Agenda Masuk

LOGO

PLN

PENGENDALIAN PENGOLAHAN

No. Agenda :

Tanggal Penerimaan :

Nomor Surat Masuk :

Tanggal Surat Masuk :

Dari :

Kepada :

Lampiran :

Perihal :

Diteruskan Kepada :

Kembali Ke Seketariat :

Tanggal :

Untuk Diketahui/Diproses

Untuk Diproses/Selesaikan

Untuk Ditelusuri Lebih Lanjut

Untuk Diteliti & Evaluasi

Untuk Diperhatikan & Dilaksanakan

Hub YES & Laporan Hasilnya

Dibicarakan Dengan….

Untuk Ditindaklanjuti

Arsipkan/File

FORMULIR PENGENDALIAN DAN PENGELOHAN SURAT MASUK

BIDANG SDM & KHA

Gambar 3.17 Desain cetak agenda surat masuk

70

6. Rancangan Form Cetak Agenda Keluar

Rancangan Form Cetak Agenda keluar adalah form yang berfungsi untuk

melakukan cetak agenda surat keluar yang telah diarsipkan. Adapun perancangan

form cetak agenda surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.18 :

Tampilkan semua : Pilih Detail :

Dari No. Agenda :

Cetak Hapus

s/d

Gambar 3.18 : Rancangan Form Cetak Agenda Keluar

3.4.3 Implementasi

Setelah sistem didesain, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan sistem

ke dalam bahasa pemograman (coding). Dalam hal ini, Sistem Pengarsipan

diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0.

3.4.4 Pengujian

Pengujian dilakukan dengan black-box, yaitu menguji fungsionalitas dari sistem,

tanpa harus mengetahui struktur internal program. Spesifikasi metode yang

digunakan dalam pengujian black-box pada Pengarsipan Surat ini dengan

equivalence partitioning.

71

1) Objektifitas

Pengujian dilakukan dengan mengujikan setiap kelas data untuk

menemukan kesalahan. Pengujian sistem bertujuan untuk memastikan

bahwa sistem yang dibuat telah sesuai dengan desain dan semua fungsi

dapat digunakan dengan baik.

2) Strategi dan Pendekatan

Pengujian dilakukan oleh user yang berhubungan langsung dengan sistem

atau terlibat pada pengembangan sistem. Pada proses pengujian dilakukan

dengan cara melakukan pilhan atau input data

3) Spesifikasi

Sistem yang diujikan dibagi menjadi 2 kelas data, yaitu pengujian pada

bagian seketaris bidang dan manager bidang

4) Rencana Kerja

Daftar rencana pengujian dibuat dalam tabel pengujian berdasarkan kelas

data. Rencana pengujian dapat dilihat pada tabel 3.15 :

72

Tabel 3.15 : Tabel Pengujian

No Kelas Uji Fungsi yang di Uji Uji Kasus

1 Seketaris bidang 1. Login

2. Pengelolaan Bagian PLN

3. Pengelolaan Jenis surat

4. Pengelolaan kode masalah

5. Arsip agenda surat masuk

1. Proses Masuk sistem dengan login yang benar

2. Proses Masuk sistem dengan login yang salah

1. Proses tambah data bagian PLN

2. Proses edit data bagian PLN

3. Proses hapus data bagian PLN

1. Proses tambah data jenis surat

2. Proses edit data jenis surat

3. Proses hapus data jenis surat

1. Proses tambah data kode masalah

2. Proses edit data kode masalah

3. Proses hapus data kode masalah

1. Proses tambah data arsip agenda masuk

2. Proses edit data arsip agenda masuk

3. Proses simpan data arsip agenda masuk

Tabel 3.15 : Tabel Pengujian

73

6. Arsip agenda surat keluar

7. Mencetak laporan agenda masuk

8. Mencetak laporan agenda keluar

9. Data user

4. Proses hapus data arsip agenda masuk

5. Proses enkripsi data arsip agenda masuk

6. Proses deskripsi data arsip agenda masuk

7. Proses cetak data arsip agenda masuk

1. Proses tambah data arsip agenda keluar

2. Proses edit data arsip agenda keluar

3. Proses simpan data arsip agenda keluar

4. Proses hapus data arsip agenda keluar

5. Proses enkripsi data arsip agenda keluar

6. Proses deskripsi data arsip agenda keluar

7. Proses cetak data arsip agenda keluar

1. Proses mencetak laporan agenda masuk

2. Proses mencetak rekap agenda masuk

1. Proses mencetak laporan agenda keluar

2. Proses mencetak rekap agenda keluar

1. Proses tambah data user

2. Proses edit data user

Tabel 3.15 : Tabel Pengujian (Lanjutan)

74

10. Ganti password

11. Manajemen SecretKey

3. Proses hapus data user

Proses ganti password

Proses ganti SecretKey

2 Manager bidang 1. Login

2. Ganti password

3. Mencetak laporan rekap surat masuk

4. Mencetak laporan rekap surat keluar

1. Proses Masuk sistem dengan login yang benar

2. Proses Masuk sistem dengan login yang salah

Proses ganti password

1. Proses mencetak laporan agenda masuk

2. Proses mencetak rekap agenda masuk

1. Proses mencetak laporan agenda keluar

2. Proses mencetak rekap agenda keluar

Tabel 3.15 : Tabel Pengujian (Lanjutan)

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu ...digilib.unila.ac.id/886/10/BAB III.pdf · dan...

Documents

Transcript of BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu ...digilib.unila.ac.id/886/10/BAB III.pdf · dan...