BAB III GAMBARAN OBJEK PENELITIAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2011-1-00399-KA...

33

BAB III

GAMBARAN OBJEK PENELITIAN

3.1. Sejarah Perusahaan

PT. Cowell merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

pengembangan perumahan dan area pembangunan komersial di berbagai wilayah

yang ada di Indonesia. PT. Cowell pertama kali didirikan pada tahun 1981 di

bawah nama PT. Internusa Artacipta. Proyek yang pertama kali dikerjakan adalah

proyek Melati Mas Residence (sebelumnya: Villa Melati Mas) yang berlokasi di

daerah Serpong dengan pengerjaan yang memakan waktu lebih kurang 3 tahun.

Proyek villa Melati Mas Residence (MMR) diresmikan dan diluncurkan ke pasar

pada tahun 1984.

Setelah menjalani beberapa tahun dalam pengelolaan proyek pertama,

para pemegang saham PT. Internusa Artacipta, yaitu PT. Gama Nusapala membeli

kepemilikan perusahaan dari PT. Misori Utama dan PT. Indokisar Djaya. Hal ini

mengubah kepemilikan serta diikuti oleh perubahan tatanan manajemen

perusahaan. Sebagai hasil daripada pergantian susunan manajemen, perusahaan ini

mengubah namanya dari PT. Internusa Artacipta menjadi PT. Karya Cipta Putra

Indonesia. Perusahaan sekali lagi mengubah namanya pada tahun 2007 menjadi

PT. Cowell Development Tbk. sebagai akibat dari keputusan manajemen untuk

membuka saham agar dapat dibeli oleh publik.

34

Hingga sekarang, PT. Cowell memiliki beberapa anak perusahaan

yang menangani pembangunan proyek perumahan selain daripada yang ditangani

oleh PT. Cowell sendiri, yaitu:

• PT. Sandi Mitra Selaras menangani proyek apartemen Westmark.

• PT. Green Hill Garden menangani proyek di wilayah Billabong, Bogor.

• PT. Karya Agung Putra Indonesia membentuk badan kerja sama (BKS) dengan

PT. Cowell dalam menangani proyek Borneo Paradiso di daerah Balikpapan.

• PT. Mahkota Berlian Cemerlang menangani proyek di wilayah Purimas,

Surabaya.

Dengan berbekal perkembangan pesat proyek Melati Mas Residence,

pada tahun 2004 PT. Cowell memulai pengembangan kompleks perumahan baru

dengan nama Serpong Park (SP). Melalui proyek ini, PT. Cowell mencoba untuk

mendapatkan segmen pasar yang baru dengan menawarkan harga yang lebih

terjangkau daripada perumahan Melati Mas Residence.

Kesuksesan pengembangan kompleks perumahan tersebut dapat dilihat

melalui lebih dari 5000 keluarga yang menempati kedua kompleks tersebut dan

semakin banyaknya area komersial, seperti pusat perbelanjaan, ruko, serta fasilitas

rekreasi keluarga, yang dibangun di dalamnya.

Kompleks perumahan yang dikembangkan oleh perusahaan berlokasi

di tengah-tengah kompleks perumahan yang lebih besar, seperti Alam Sutera,

35

Gading Serpong, dan Bumi Serpong Damai (BSD), dimana berbagai fasilitas

publik (contoh: sekolah internasional, pusat perbelanjaan, dan pusat hiburan)

sangat banyak dijumpai serta berkembang dengan sangat pesat.

Secara lebih spesifik, Melati Mas Residence dan Serpong Park

berlokasi di wilayah Barat kota Jakarta, daerah Serpong, Tangerang, dengan akses

melalui dua jalan tol yaitu:

• Sekitar 6 km dari pintu keluar Gerbang Tol Tomang – Tangerang.

• Sekitar 5 km dari pintu keluar Gerbang Tol Pondok Indah – Serpong

Tangerang.

Kompleks perumahan dengan lokasi strategis serta dekat dengan akses

ke beberapa jalan tol memberikan keunggulan kompetitif tersendiri bagi Melati

Mas Residence dan Serpong Park. Kompleks tersebut terletak di wilayah

perkampungan dengan prospek yang sangat baik untuk pengembangan bisnis dan

sebagai perumahan dengan harga tanah yang masih lebih murah daripada di daerah

Jakarta.

Dalam mengembangkan kompleks, perusahaan selalu mengikuti

peraturan pemerintah yang mengharuskan setiap kompleks perumahan dilengkapi

dengan berbagai fasilitas publik dan sosial bagi para penghuninya, seperti tempat

ibadah, sekolah, taman, dan sebagainya. Dengan demikian, perusahaan

mengharapkan bahwa setiap penghuni dapat memiliki tempat tinggal yang aman

dan nyaman dalam setiap kompleks yang dikembangkannya.

36

3.2. Visi, Misi, Core Value, Value dan Kebijakan Mutu Perusahaan

3.2.1. Visi Perusahaan

“Menjadi Perusahaan yang dapat dibanggakan oleh semua pihak”

3.2.2. Misi Perusahaan

“Kita harus bersama bekerja keras dengan integritas yang tinggi untuk

selalu mendapatkan kepercayaan dari para Pelanggan & Stakeholder, serta

memberikan produk yang berkualitas tinggi dan tingkat pengembalian

investasi (nilai) yang baik”

3.2.3. Core Value Perusahaan

• Pelanggan

• Karyawan

• Tim yang hebat dan berkeinginan tinggi untuk menjadi yang terbaik

• Melaksanakan tugas dengan sempurna

• Integritas

• Para Stakeholder

3.2.4. Value Perusahaan

• Kelompok eksekutif dengan jiwa kewirausahaan yang tinggi

• Dapat diandalkan, setia, dan berdedikasi

• Kepemilikan dan rasa memiliki yang tinggi

37

• Bekerja keras dengan integritas dan skala ekonomis

3.2.4. Kebijakan Mutu Perusahaan

Cowell bertekad untuk memuaskan seluruh pihak yang berkepentingan

(stakeholder), sesuai visi, misi, dan core value, dengan berkomitmen:

• Menyediakan produk dan pelayanan yang terbaik di bidang Property

Developer, Estate, dan Building Management, yang didukung Sumber

Daya Manusia yang kompeten dan Sistem Informasi yang optimal serta

sarana dan prasarana yang memadai.

• Menerapkan Sistem Manajemen secara konsisten serta persyaratan dan

peraturan yang berlaku.

• Meningkatkan Sistem Manajemen secara berkesinambungan, khususnya

pada mutu produk dan pelayanan.

• Menetapkan dan meninjau Target Perusahaan yang ditinjau secara

berkala.

Kebijakan Mutu ini akan ditinjau ulang secara berkala.

38

38

3.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Keseluruhan PT. Cowell

(Sumber: PT. Cowell)

39

Berikut adalah pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi/bagian yang

ada di dalam struktur organisasi perusahaan secara umum:

1. Direktorat Legal: menangani berbagai permasalahan perusahaan yang

berkenaan dengan hukum yang berlaku. Direktorat ini bertanggung jawab atas

masalah hukum perusahaan (pendirian, perpajakan, dan lain-lain), masalah

hukum dengan pihak ketiga (penghuni, kontraktor, dan sebagainya), serta

perwakilan perusahaan dalam kasus maupun perkara hukum.

2. Bagian ISO: Bagian ini merupakan bagian penilai kinerja perusahaan sebelum

mendapatkan sertifikasi ISO. Dalam perusahaan, ISO Manager menilai serta

memberikan masukan atas berbagai proses dalam perusahaan agar sesuai

dengan standarisasi ISO. Penetapan bagian ini dalam hierarki organisasi terkait

dengan kebijakan perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO dalam hal

manajemen.

3. Direktorat Operasional: bertanggung jawab dalam penanganan berbagai macam

proyek dan tugas-tugas lapangan perusahaan, terutama dalam rangka

pengembangan proyek tertentu serta berbagai pengerjaannya, yang dilimpahkan

kepada kontraktor (sistem alih kontrak). Selain itu, direktorat ini juga berperan

dalam pengawasan serta pemeliharaan lingkungan perumahan yang sedang

dibangun maupun yang telah ditempati.

40

• Departemen High Rise: departemen yang bertanggung jawab dalam

pembangunan, pengawasan, dan pemeliharaan proyek gedung-gedung

bertingkat (hingga saat ini berupa apartemen). Proyek apartemen Westmark

yang dikerjakan adalah milik anak perusahaan PT. Cowell yaitu Sandi Mitra

Selaras.

• Departemen Landed: departemen yang bertanggung jawab dalam

pembangunan, pengawasan, dan pemeliharaan proyek perumahan.

Departemen ini dibagi lagi sesuai lokasi proyek yang ditangani oleh

perusahaan, yakni:

a. Landed SP: menangani proyek perumahan di wilayah Serpong (proyek

Serpong Park, Serpong Terrace, dan Melati Mas Residence) dan wilayah

Billabong, Bogor − anak perusahaan PT. Green Hill Garden.

b. Landed BLPP: menangani proyek perumahan di wilayah Balikpapan

(proyek Borneo Paradiso) − badan kerja sama dengan PT. Karya Agung

Putra Indonesia.

c. Landed SBY: menangani proyek perumahan di wilayah Purimas,

Surabaya − anak perusahaan PT. Mahkota Berlian Cemerlang.

4. Direktorat Marketing & Business Development (Busdev): bertanggung jawab

atas perencanaan proyek, perencanaan pendapatan dari hasil penjualan rumah,

serta berbagai cara memasarkan perumahan yang telah selesai dibangun.

Direktorat ini dibagi ke dalam beberapa departemen sebagai berikut:

41

• Departemen Planning: departemen ini membuat gambaran/rancangan proyek

perumahan mulai dari tanah kosong. Rancangan yang dibuat disertakan pula

dengan perencanaan berbagai fasilitas umum, fasilitas sosial, dan sarana-

sarana sebagaimana ditetapkan oleh Pemda setempat.

• Departemen Busdev: departemen ini menetapkan bagian proyek yang dibuka

untuk dipasarkan dan membuat proyeksi keuangan atas bagian yang telah

dibuka. Departemen ini pula yang menghitung harga pokok serta

menetapkan harga jual atas masing-masing lot rumah.

• Departemen Marketing & Sales: departemen ini melakukan analisa pasar

dan menangani berbagai masalah penjualan, mulai dari promosi hingga

ketentuan-ketentuan yang disepakati bersama calon pelanggan. Departemen

ini dibagi lagi sesuai lokasi proyek yang ditangani oleh perusahaan, yakni:

a. Marketing & Sales Landed: menangani proyek perumahan di wilayah

Serpong (proyek Serpong Park, Serpong Terrace, dan Melati Mas

Residence) dan wilayah Billabong, Bogor − anak perusahaan PT. Green

Hill Garden.

b. Marketing & Sales Westmark: menangani proyek apartemen Westmark −

anak perusahaan PT. Sandi Mitra Selaras.

c. Marketing & Sales SBY/BLPP: menangani proyek perumahan di wilayah

Purimas, Surabaya − anak perusahaan PT. Mahkota Berlian Cemerlang;

serta wilayah Balikpapan (proyek Borneo Paradiso) − badan kerja sama

dengan PT. Karya Agung Putra Indonesia.

42

5. Direktorat Finance: Direktorat ini menangani masalah keuangan perusahaan,

seperti penganggaran, arus keluar-masuk kas, proyeksi keuangan untuk periode-

periode tertentu, dan sebagainya. Dalam kesehariannya, direktorat ini dibagi ke

dalam beberapa departemen:

• Departemen IT: bertanggung jawab dalam mengurus masalah yang

berhubungan dengan sistem informasi, database, networking, perencanaan

penggunaan teknologi baru, dan permasalahan komputer yang sering terjadi.

• Departemen Finance & Accounting: menangani masalah yang berkaitan

dengan pencatatan dan pengeluaran/penerimaan keuangan perusahaan.

Departemen ini juga bertanggung jawab untuk mengelola data keuangan

agar mampu menunjang kebutuhan perusahaan dalam perencanaan strategis

baik jangka pendek maupun jangka panjang.

a. Bagian Finance: Bagian ini merupakan bagian yang dapat menerima dan

mengeluarkan kas dari perusahaan; bagian-bagian lain yang memerlukan

kas harus meminta kepada bagian ini serta membuat laporan

pertanggungjawaban kas tersebut kepada bagian ini. Setiap periode

tertentu, bagian ini juga membuat penganggaran yang berkaitan dengan

alokasi keuangan perusahaan untuk masing-masing kebutuhan.

b. Bagian Accounting: Bagian ini melakukan pencatatan berbagai transaksi

keseharian perusahaan, mengelompokkan, dan melaporkannya secara

periodik dalam bentuk pelaporan keuangan. Bagian ini pula yang

memberikan data-data keuangan kepada bagian Finance untuk digunakan

dalam perencanaan/alokasi keuangan.

43

c. Bagian Purchasing: Bagian ini bertanggung jawab melakukan pembelian

berbagai kebutuhan dari bagian-bagian lain, seperti bahan-bahan

bangunan, media promosi, alat-alat kantor, dan sebagainya. Bagian

Purchasing menjalin hubungan dengan supplier dan membuat berbagai

ketentuan atau syarat-syarat pembelian dengannya.

6. Direktorat HRD: menangani berbagai urusan ketenagakerjaan, mulai dari

absensi, pengangkatan, mutasi, dan pemberhentian karyawan, penempatan

posisi karyawan, hingga masalah penggajian dan komisi. Direktorat ini juga

melakukan berbagai training untuk meningkatkan kualitas karyawan dan

melakukan evaluasi kinerja karyawan setiap periode tertentu.

Dari keseluruhan struktur organisasi PT. Cowell secara umum, struktur

beberapa departemen akan diberikan secara lebih terperinci dalam kaitannya

dengan lingkup pembahasan. Departemen tersebut adalah:

1. Departemen Sales & Marketing Landed dari Direktorat Marketing & Busdev.

2. Departemen Landed SP dari Direktorat Operasional.

3. Departemen IT dari Direktorat Finance.

44

Gambar 3.2. Struktur Organisasi Departemen Marketing & Sales Landed

pada PT. Cowell


45

Departemen Marketing & Sales Landed dibagi lagi ke dalam beberapa

bagian berikut ini:

1. Bagian CR (Customer Relation): bagian ini bertanggung jawab untuk masalah

serah terima rumah dan menerima keluhan dari pelanggan atau penghuni.

• CR Manager: bertanggung jawab dalam pembuatan berita acara serah terima

rumah dengan pelanggan dan membuat perjanjian dengan pelanggan untuk

kegiatan tersebut. CR Manager juga menerima keluhan yang datang dari

pelanggan maupun penghuni dan menyampaikan keluhan tersebut kepada

bagian yang terkait. Setelah keluhan selesai dikerjakan, CR Manager

memeriksa hasil pengerjaan sebelum diberitahukan kepada pelanggan atau

penghuni. CR Manager juga memberikan otorisasi untuk dokumen tertentu

sebelum dilanjutkan pemrosesannya.

• CR Assistant Manager: memiliki tugas yang sama dengan CR Manager,

hanya untuk membantu pekerjaan CR Manager dalam kesehariannya.

2. Bagian Marketing & Sales: bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan

pesanan untuk membeli rumah dari pelanggan dan menentukan ketentuan

pembelian rumah, seperti rencana pembayaran, potongan harga, dan sebagainya

hingga pembuatan perjanjian jual-beli. Dalam kesehariannya, bagian ini

ditangani oleh beberapa jabatan sebagai berikut:

• Marketing & Sales Manager: bertanggung jawab dalam pembuatan

keputusan taktis untuk kegiatan penjualan dan pemasaran serta membuat

perhitungan laba kotor untuk masing-masing lot yang terjual. Marketing &

46

Sales Manager juga memutuskan besaran insentif untuk masing-masing

karyawan yang berada di dalam kendalinya.

• Marketing Supervisor: mengawasi kinerja para Marketing Executive dan

memberikan arahan serta berbagai hal yang terkait dengan teknis penjualan

untuk disampaikan kepada calon pelanggan. Segala keputusan tentang

kegiatan operasional pemasaran dan penjualan dibuat oleh Marketing

Supervisor.

• Marketing Admin: menggunakan sistem IFCA untuk melakukan input serta

memproses berbagai data penjualan dan yang terkait dengan kegiatan

pemasaran. Marketing Admin juga mencetak serta membuat laporan atas

kegiatan penjualan untuk diberikan kepada Marketing & Sales Manager.

• Marketing Executive: menawarkan, menjelaskan, serta memberikan

informasi kepada calon pelanggan tentang lot yang dijual oleh perusahaan

dan segala hal terkait prosedur pelunasannya. Marketing Executive juga

mencatat pesanan pelanggan beserta rencana pembayaran yang dikehendaki.

3. Bagian Promotion: bagian ini menangani berbagai cara untuk menawarkan

produk perumahan kepada khalayak, mulai dari perancangan hingga penentuan

media yang digunakan untuk mencapai pelanggan, baik melalui pamrean,

pamflet di tempat umum, website, dan sebagainya.

• Promotion Manager: bertanggung jawab dalam pembuatan keputusan taktis

untuk kegiatan promosi. Bagian promosi diberikan anggaran setiap periode

tertentu untuk melakukan aktivitas promosi dan Promotion Manager harus

47

membagi anggaran tersebut untuk berbagai kegiatan yang akan dikerjakan

dalam periode tersebut. Otorisasi atas dokumen perolehan kebutuhan

promosi juga dilakukan oleh Promotion Manager.

• Event & Exhibition Supervisor: bertanggung jawab dalam penanganan acara-

acara yang diselenggarakan perusahaan untuk kegiatan promosi. Event &

Exhibition Supervisor merencanakan, menentukan denah dan penempatan

karyawan yang dibutuhkan dalam acara promosi serta mengawasi jalannya

acara.

• Promotion Supervisor: bertanggung jawab atas dokumen-dokumen promosi

yang dihasilkan oleh Promotion Admin dan persetujuan atas rancangan

gambar media promosi sebagaimana dibuat oleh Design Grafis.

• Promotion Admin: membuat dokumen-dokumen terkait kegiatan promosi,

termasuk kegiatan permintaan kebutuhan alat-alat promosi dan penerimaan

pesanan. Promotion Admin juga membuat penganggaran kas kecil serta

memberikan laporan hasil pertanggungjawaban penggunaan kas kecil

tersebut.

• Design Grafis: merancang gambar yang akan dicetak pada berbagai media

promosi, seperti spanduk, brosur, billboard, dan sebagainya.

• Lapangan: menangani berbagai hal terkait kegiatan lapangan pada aktivitas

promosi, seperti memeriksa kondisi spanduk atau billboard yang telah

dipasang, mengambil foto dan memberikan laporan atas acara-acara yang

diselenggarakan perusahaan untuk kegiatan promosi, mengawasi persediaan

media promosi, dan sebagainya.

48

Gambar 3.3. Struktur Organisasi Departemen Landed SP pada PT. Cowell


Departemen Landed SP dibagi lagi ke dalam beberapa bagian berikut

ini:

1. Project Admin: menggunakan sistem IFCA untuk berbagai hal terkait

pembuatan kontrak dan pengerjaan proyek. Project Admin bertanggung jawab

dalam kelengkapan dokumen atas seluruh kegiatan pengerjaan (berdasarkan

informasi dari Project Manager dan Project Officer), penagihan dari

kontraktor, serta pembuatan laporan tentang kemajuan pengerjaan proyek.

Project Admin juga menangani masalah pembatalan proyek ataupun perubahan

nilai proyek.

49

2. Bagian Estate: bagian ini menangani berbagai hal terkait dengan lingkungan

perumahan, baik rancangan penempatan fasilitas umum dan sosial, kebersihan

lingkungan, kondisi jalanan, lampu jalanan, dan saluran air. Bagian Estate

terbagi ke dalam beberapa subbagian; meskipun demikian, di dalam subbagian

tersebut tidak terdapat pembagian tugas yang jelas antara Supervisor dan Staff.

Hal ini dikarenakan Staff hanya membantu pekerjaan Supervisor dalam

kesehariannya dan Staff juga tidak selalu tersedia pada beberapa subbagian di

bawah bagian Estate.

• Subbagian Civil & Security: menangani masalah kependudukan, seperti

pembuatan KTP, kartu keluarga, pelaksanaan sensus penduduk, serta

masalah keamanan lingkungan perumahan.

• Subbagian Administrasi & Keuangan: menggunakan sistem IFCA untuk

menangani masalah administrasi lingkungan rumah, seperti penagihan iuran

bulanan, memproses keluhan yang datang dari penghuni (diterima dari

bagian CR) terkait masalah lingkungan.

• Subbagian GA (General Affair) & Procurement: menggunakan sistem IFCA

untuk menampung seluruh permintaan pembelian dan penerimaan barang

pesanan dari berbagai bagian yang membutuhkan. Khusus untuk proyek

wilayah Serpong, bagian GA juga mengajukan pemesanan untuk pengadaan

alat tulis kantor, mendata absensi karyawan di kantor pemasaran wilayah

Serpong, dan menangani masalah-masalah umum kantor, seperti kerusakan

AC, mengganti lampu kantor, kebersihan kantor, dan sebagainya.

50

3. Bagian Project: bagian ini menangani pembangunan dan pengerjaan proyek

tertentu, baik berupa proyek rumah maupun non-rumah (seperti pembangunan

jalanan, pembuatan saluran air, pembuatan taman, dan sebagainya).

• Project Manager: bertanggung jawab dalam mengurus masalah yang

berhubungan dengan pembangunan proyek perumahan, mulai dari pemilihan

kontraktor, pengawasan operasional progress pekerjaan di lapangan, hingga

penyelesaian kontrak kerja dengan kontraktor yang bersangkutan. Project

Manager juga memberikan otorisasi atas berbagai hal yang terkait dengan

pengerjaan kontrak.

• Project Officer: bertanggung jawab dalam menangani berbagai

permasalahan seputar proyek yang sedang dikerjakan. Project Officer

memeriksa apakah pengerjaan proyek sesuai dengan yang telah

direncanakan dan disepakati sebelumnya serta menghitung persentase

pengerjaan proyek untuk setiap termin penagihan proyek.

• Site Engineer: bertanggung jawab dalam pengelolaan perjanjian dengan

kontraktor, terutama dalam hal rancangan, penetapan termin, dan material

yang digunakan oleh kontraktor. Site Engineer juga menyelenggarakan

tender dan memilih kontraktor berdasarkan tender tersebut.

• Pengawas Lapangan: bertanggung jawab dalam mengawasi pengerjaan

proyek-proyek tertentu dan melaporkan hasil kemajuan pengerjaan tersebut

kepada Site Engineer. Pengerjaan proyek yang diawasi juga bisa berupa

51

penanganan keluhan dari penghuni untuk masalah rumah, seperti tembok

bocor, kerusakan pagar, pemberian plester aci, dan sebagainya.

Gambar 3.4. Struktur Organisasi Departemen IT pada PT. Cowell


Departemen IT dibagi lagi ke dalam beberapa bagian berikut ini:

a. IT Infrastruktur: bertanggung jawab dalam mengurus permasalahan

operasional tentang teknologi dan permasalahan umum komputer

perusahaan, mulai dari penanganan server, networking, dan technical

support lainnya.

• IT Infrastruktur Supervisor: bertanggung jawab atas seluruh

permasalahan infrastruktur teknologi informasi yang ada di dalam

perusahaan serta berbagai perangkat teknologi informasi yang

digunakan. IT Infrastruktur Supervisor juga bertanggung jawab atas

52

pengadaan berbagai perangkat komputer yang dibutuhkan oleh para

pengguna.

• IT Support Staff: menangani masalah instalasi aplikasi dalam komputer

masing-masing pengguna. IT Support Staff juga memberikan dukungan

atas update perangkat lunak ataupun memberikan usulan atas software

yang dapat digunakan untuk mempermudah pekerjaan pengguna.

• Help Desk: memberikan pemecahan masalah dan dukungan atas

penggunaan program komputer, seperti permasalahan error komputer,

virus, maupun kesulitan dalam menggunakan aplikasi tertentu. Help

Desk juga bertanggung jawab atas permasalahan teknis jaringan

komputer, baik instalasi maupun pemeliharaannya.

b. IT Application IFCA: bertanggung jawab dalam mengurus masalah

operasional yang berhubungan dengan sistem IFCA, seperti masalah

penggunaan dan berbagai bug/error, keluhan, dan permasalahan dalam

penggunaan sistem IFCA.

• IFCA Supervisor: melakukan penginputan atas seluruh data master ke

dalam sistem IFCA dan memberikan bantuan kepada pengguna apabila

menemui permasalahan sekitar penggunaan IFCA. IFCA Supervisor

juga membuat setting laporan yang dibutuhkan oleh masing-masing

bagian, menetapkan hak akses, serta mengelola data yang terdapat

dalam basis data aplikasi IFCA.

53

3.4. Proyek Perusahaan

Serpong – Tangerang adalah sebuah daerah yang bergabung dengan

wilayah Jabodetabek sejak tahun 2004 dan berkembang menjadi sebuah kota yang

independen serta modern, lengkap dengan berbagai fasilitas. PT. Cowell

membangun 3 kompleks perumahan di wilayah tersebut, yakni Melati Mas

Residence, Serpong Park, Serpong Terrace, dan proyek terbarunya berlokasi di

Balikpapan, Kalimantan Timur, dengan nama Borneo Paradiso.

Gambar 3.5. Melati Mas Residence Gambar 3.6. Serpong Park

(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects)

Gambar 3.7. Serpong Terrace Gambar 3.8. Borneo Paradiso

(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects)

54

Berikut adalah keterangan tentang salah satu proyek PT. Cowell yang

terletak di wilayah Serpong, yakni proyek Melati Mas Residence.

Dibangun pada tahun 1984, Melati Mas Residence telah menjadi

perintis kawasan perumahan di daerah Serpong. Tidak hanya menawarkan

keamanan dan kenyamanan, Melati Mas Residence juga memberikan berbagai

variasi rancangan rumah dan beberapa fasilitas, seperti pusat perbelanjaan,

kawasan bisnis, dan sarana olahraga, yang membuat para penghuninya “hidup

dalam lingkungan hidup.”

Pada tahap awal pengembangannya, 120 Ha (setara dengan 3000 unit

rumah) telah terjual. Tahap pengembangan berikutnya adalah dengan membangun

40 Ha (atau setara dengan 500 unit rumah) dan terakhir mengembangkan 15 Ha

(atau setara 200 unit rumah). Melati Mas Residence menyediakan rumah dengan

berbagai tipe rancangan, mulai dari yang dengan luas 51 meter-persegi hingga 250

meter-persegi.

55

Gambar 3.9. Peta Lokasi Proyek PT. Cowell

(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects/browse/1/location/)

Gambar 3.10. Tipe Produk Proyek Melati Mas Residence

(Sumber: http://www.cowelldev.com/cowell/index.php/projects/browse/1/products/)

56

3.5. Kronologi Penggunaan Sistem Informasi

Dalam rangka membantu peng-input-an serta pemrosesan berbagai

data transaksi operasionalnya, PT. Cowell telah mulai menggunakan komputer

sejak tahun 2001. Program yang digunakan untuk mencatat serta mengolah data

tersebut menjadi informasi yang berguna masih tergolong sederhana, yaitu hanya

dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Hal ini pun

masih berlanjut hingga sekarang untuk beberapa bagian yang belum diberikan

akses kepada sistem informasi perusahaan dengan nama software IFCA

(Information for Competitive Advantage).

Semakin banyaknya transaksi yang terjadi serta berbagai macam

kesalahan entry data maupun duplikasi data telah membuat perusahaan mencari

sebuah solusi sistem informasi yang dapat digunakan untuk mengelola data secara

lebih efektif dan efisien. Pada perkembangan selanjutnya, yaitu sekitar

pertengahan tahun 2004, perusahaan mengimplementasikan perangkat lunak Fox

Pro sebagai database perusahaan guna menampung seluruh data transaksi yang

diinput serta mengolah dan/atau menggunakannya untuk berbagai keperluan

pelaporan kepada pihak yang memerlukan.

Penggunaan Fox Pro sangat membantu dalam pemrosesan informasi

kepada pihak manajemen untuk keperluan pengambilan keputusan dan perusahaan

pun merasa cukup akan kemampuan program database tersebut dalam rangka

pengolahan serta penampungan berbagai data yang ada. Selama lebih kurang 4

57

tahun, perusahaan memiliki rencana untuk menggunakan sistem informasi yang

dapat menangani sebagian besar kegiatan perusahaan secara terintegrasi dengan

kemampuan pemrosesan real-time. Hal ini juga ditempuh sejalan dengan

perkembangan perusahaan yang telah memulai perencanaan proyek Serpong

Terrace pada waktu itu.

Pada tahun 2008, pihak manajemen sepakat untuk menggunakan

sebuah sistem yang terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya. Oleh

karenanya, perusahaan mulai mencari berbagai software ERP yang dapat

menunjang proses bisnisnya secara efektif dan efisien, namun juga sepadan

dengan biaya yang dikeluarkan. Akhirnya produk perangkat lunak ERP buatan

Malaysia, IFCA, terpilih sebagai software ERP yang digunakan PT. Cowell untuk

menangani sebagian besar kegiatan operasionalnya. Software IFCA dipilih karena

pertimbangan manajemen yang menganggap IFCA sebagai software ERP spesialis

untuk bidang usaha developer. Kegiatan studi kelayakan dan analisa berbagai

permasalahan maupun proses bisnis dilakukan selama lebih kurang 2 bulan, yakni

dari awal kwartal kedua tahun 2008 hingga pertengahan tahun 2008.

Fokus utama pengimplementasian sistem tersebut adalah untuk

berbagai divisi Back Office, yaitu dengan tekanan utama pada divisi Accounting &

Finance. Hal ini ditempuh perusahaan karena perusahaan akan membuka

sahamnya kepada publik (menjadi Tbk.) pada tahun yang bersangkutan sehingga

perusahaan membutuhkan pelaporan keuangan dan kondisi perusahaan secara

58

akurat, cepat, terpercaya, dan real-time sehingga dapat dianalisa kapanpun

dibutuhkan.

Modul yang dibeli perusahaan berjumlah 15 modul, dengan rincian: 6

modul untuk menangani pencatatan transaksi serta keuangan perusahaan, 7 modul

untuk menangani keperluan logistik serta pengelolaan proyek, dan 2 modul

lainnya untuk keperluan pengaturan sistem:

• 1 modul untuk bagian Marketing, yaitu modul Sales Administration.

• 2 modul untuk bagian Project, yaitu modul Contractor Management dan

Project Ledger.

• 1 modul untuk bagian Estate, yaitu modul Estate Management.

• 1 modul untuk bagian Customer Relation, yaitu modul Customer Service.

• 2 modul untuk bagian Purchasing & GA, yaitu modul Purchase Order dan

Inventory.

• 6 modul untuk bagian Accounting & Finance, yaitu modul Account Payable,

Account Receivable, Cash Book, Cash Flow, Fixed Asset, dan General Ledger.

• 2 modul untuk konfigurasi sistem IFCA, yaitu modul Master File Maintenance

dan System Administrator.

Dengan demikian, bagian-bagian dalam perusahaan yang belum

menggunakan sistem ERP IFCA adalah bagian HRD, Promotion, dan Legal. Akan

tetapi, bagian HRD telah memiliki sistem tersendiri untuk mencatat absensi

59

karyawan serta penghitungan gaji bulanan (meskipun tidak termasuk bonus dan

komisi, terutama untuk bagian Marketing).

Setelah melakukan review perusahaan selama 2 bulan, perusahaan

mulai mengimplementasikan sistem IFCA pada bulan Juni 2008. Proses

implementasi dilakukan oleh tim konsultan dari IFCA sendiri dan memakan waktu

sekitar 6 bulan untuk perencanaan implementasi, customizing, dan konversi data

(data perusahaan yang ada langsung di-synchronize ke dalam sistem yang baru,

bukan di-input satu per satu ke dalam sistem IFCA). Pada akhir tahun 2008, sistem

IFCA mulai dijalankan dengan kebijakan konversi sistem paralel pada bagian

Finance & Accounting. Konversi tersebut berlangsung selama tiga bulan.

Bersamaan dengan konversi paralel pada bagian Finance &

Accounting; untuk bagian lainnya dilakukan kebijakan konversi sistem langsung

(Direct Conversion) dan perusahaan melakukan GO LIVE pada bulan Maret tahun

2009. Semenjak itu seluruh divisi yang diterapkan sistem IFCA diunjuk admin-

nya dan diwajibkan untuk menggunakan sistem dalam menangani transaksi

kesehariannya. Sistem IFCA terus digunakan hingga sekarang meskipun untuk

bagian-bagian Front Office, yang telah diterapkan sistem, tidak terlalu digunakan

secara menyeluruh (masih terdapat banyak tugas yang tetap dikerjakan secara

manual).

60

3.6. Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

3.6.1. Bagian Promotion

Bagian Promotion merupakan bagian dari Direktorat

Marketing & Business Development yang menangani masalah publikasi

berbagai produk perusahaan kepada khalayak. Bagian ini merupakan

pendukung dari kegiatan Marketing dan merupakan cost centre. Bagian

Promotion hanya berada di kantor pemasaran di wilayah Serpong dan

menangani seluruh proyek perusahaan.

Dalam kesehariannya, bagian Promotion tidak menggunakan

sistem IFCA dan hanya membuat dokumen secara manual, dengan bantuan

program Microsoft Word dan Microsoft Excel. Bagian tersebut memiliki

budget tertentu setiap tahunnya dan juga diberikan kas kecil untuk

melakukan pembayaran kepentingan sehari-hari, seperti biaya pemasangan

spanduk, upah teknisi, dan sebagainya. Berikut adalah proses bisnis yang

terjadi pada bagian ini dalam kesehariannya.

Proses bisnis dimulai dengan adanya kebutuhan untuk

melakukan publikasi, seperti mencetak spanduk, brosur, dan umbul-umbul.

Setiap ada kebutuhan, Promotion Admin akan menghubungi beberapa

supplier, baik yang baru maupun yang pernah dipesan sebelumnya, untuk

meminta penawaran harga. Setelah supplier memberikan penawaran harga,

Promotion Admin mencatat penawaran harga masing-masing supplier

beserta berbagai ketentuan pembelian ke dalam sebuah dokumen Data

61

Penawaran Supplier (DPS). Admin selanjutnya memberikan DPS tersebut

kepada Promotion Manager untuk diotorisasi dan dipilih salah satu

supplier untuk dilakukan pembelian.

Berdasarkan Data Penawaran Supplier, Promotion Admin

membuat Purchase Requisition (PR) manual dengan menggunakan

Microsoft Excel yang menspesifikasikan: nomor PR, tanggal pembuatan

PR, tanggal harus selesai, nama supplier, dan pekerjaan yang diinginkan

untuk dilakukan. PR manual dibuat sebanyak 2 rangkap dan admin harus

meminta tanda tangan pejabat yang terkait sesuai dengan nominal PR

tersebut.

Bagian Design Grafis memberikan Design gambar untuk

iklan kepada Promotion Admin untuk disertakan bersama dengan dokumen

PR manual. Design gambar diberikan sebanyak 2 lembar kepada

Promotion Admin.

Setelah ditandatangani, PR manual akan didistribusikan

sebagai berikut:

Rangkap ke-1, Design gambar cetakan pertama, dan Data Penawaran

Supplier dikirimkan kepada bagian General Affair (GA).

Rangkap ke-2 dan Design gambar cetakan kedua diarsip oleh

Promotion Admin.

62

Berdasarkan PR manual rangkap ke-1 dan Data Penawaran

Supplier dari Promotion Admin, bagian GA menggunakan sistem IFCA

untuk memasukkan serta menyimpan data permintaan pembelian melalui

menu Purchase Requisition Entry.

Bagian GA harus mencetak dokumen PR (dari sistem) untuk

disetujui terlebih dahulu oleh Estate Manager. Untuk melakukannya,

bagian GA menggunakan menu Print Purchase Request Cowell Before. PR

dicetak sebanyak 4 rangkap dan seluruhnya diserahkan untuk

ditandatangani oleh Estate Manager.

Dengan acuan persetujuan Estate Manager, bagian GA

melakukan persetujuan permintaan pembelian di dalam sistem IFCA

melalui menu Requisition Approval – MKG. Apabila terdapat perubahan

pada jumlah yang disetujui, bagian GA diwajibkan mencetak PR sekali lagi

melalui menu Print Purchase Requisition Cowell After. Setelah dicetak, PR

akan didistribusikan sebagai berikut:

Rangkap ke-1 dan 2 diberikan kepada bagian Purchasing.

Rangkap ke-3 dan 4 diarsipkan oleh bagian GA.

Bagian Purchasing di kantor pusat memproses pembelian

lebih lanjut. Setelah diterbitkan PO kepada supplier, salah satu tembusan

PO (rangkap ke-3) diberikan kepada bagian GA dan difotokopikan untuk

63

diberikan kepada Promotion Admin, kemudian disimpan hingga

barang/jasa diterima.

Pada saat barang pesanan tiba atau pekerjaan diselesaikan,

bagian Lapangan akan memeriksa barang dan/atau jasa yang

dikirimkan/dilakukan serta memeriksa kecocokannya dengan PO rangkap

ke-3, Kwitansi serta Surat Jalan yang diterima dari supplier. Jika telah

sesuai, Promotion Admin menuliskan penerimaan barang/jasa ke dalam

Tanda Terima sebanyak 2 rangkap.

Tanda terima rangkap ke-1 diberikan kepada supplier melalui

pengantar barang dari supplier. Promotion Admin kemudian

menggabungkan semua dokumen pembelian yang dimiliki sehubungan

dengan pembelian tersebut (PR manual rangkap ke-2, PO rangkap ke-3,

Kwitansi, Surat Jalan, Tanda Terima rangkap ke-2, serta Design iklan yang

hendak dipasang) dan memberikannya kepada bagian GA.

Pada saat kumpulan dokumen diterima, bagian GA menelaah

kesesuaian urutan dan kelengkapan dokumen yang ada, serta mengambil

dokumen Surat Jalan untuk dimasukkan ke dalam sistem IFCA melalui

menu Goods Receive Note (GRN) Entry untuk penerimaan berupa produk

(barang), atau Good Receipt Note – SPK untuk penerimaan jasa.

64

Bagian GA kemudian melakukan posting terhadap transaksi

penerimaan barang sebagai tanda bertambahnya persediaan barang di

dalam s istem. Untuk melakukannya, bagian GA menggunakan menu Post

Goods Receive Note (untuk barang) atau Pos Good Receipt Note – SPK

(untuk jasa).

Setelah melakukan posting, Bagian GA diwajibkan mencetak

GRN untuk diberikan kepada bagian yang meminta. Oleh karenanya,

bagian GA menggunakan menu Print Bukti Penerimaan Barang atau Print

Bukti Penerimaan Barang Jasa. GRN dicetak sebanyak 3 kali dan masing-

masing ditandatangani Estate Manager. Rincian distribusi GRN adalah

sebagai berikut:

Cetakan lembar pertama diberikan kepada Promotion Admin.

Cetakan lembar kedua dan ketiga diarsip oleh bagian GA.

Sebelum diberikan kepada Promotion Admin, bagian GA akan

menambahkan GRN lembar ke-1 ke dalam kumpulan dokumen pembelian

yang diberikan Promotion Admin sebelumnya. Bundel dokumen tersebut

dikembalikan kepada Promotion Admin untuk selanjutnya dibuatkan Surat

Pernyataan Persetujuan Pembayaran (SPPB).

SPPB dibuat sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke-1

diberikan kepada supplier terlebih dahulu sebagai bentuk konfirmasi

pembayaran. Supplier memeriksa kecocokan SPPB tersebut dengan

65

Kwitansi pernah yang dikirimkan sebelumnya, kemudian memberikan

konfirmasi melalui telepon. Selanjutnya, Promotion Admin

menggabungkan SPPB rangkap ke-2 ke dalam bundel dokumen pembelian

dan meminta tanda tangan GM Marketing & Sales serta Promotion

Manager untuk seluruh dokumen dalam bundel.

Setelah mendapat otorisasi untuk setiap dokumen, Promotion

Admin akan membuat Tanda Terima Pembayaran sebanyak 2 rangkap.

Tanda Terima Pembayaran merupakan rekap dari seluruh dokumen yang

ada di dalam bundel dan dicantumkan tanggal-tanggal dokumen tersebut

dibuat beserta terdapat kolom paraf untuk masing-masing dokumen.

Dibutuhkan otorisasi sebanyak 3 kali untuk Tanda Terima Pembayaran.

Otorisasi pertama dilakukan oleh Promotion Admin sendiri. Setelah

ditandatangani, Tanda Terima Pembayaran rangkap ke-1 dan 2 diberikan

kepada supplier.

Supplier memberikan tanda tangan sebagai otorisasi kedua

dan kedua rangkap Tanda Terima Pembayaran akan dikirimkan kembali

kepada Promotion Admin. Selanjutnya, admin akan meminta otorisasi

ketiga kepada Marketing Supervisor dan setelahnya memisahkan Tanda

Terima Pembayaran rangkap ke-2 sebagai arsip.

Tanda Terima Pembayaran rangkap ke-1 digabungkan ke

dalam bundel dokumen pembelian dan seluruh dokumen dalam bundel

66

akan difotokopi. Bundel dokumen yang asli diberikan kepada supplier

sebagai berkas pendukung untuk melakukan penagihan kepada bagian

Finance di kantor pusat, sedangkan hasil fotokopi dari dokumen dalam

bundel akan diarsipkan oleh Promotion Admin.

Apabila terdapat permintaan berbagai barang kebutuhan

promosi dari Marketing Executive, maka Marketing Exexutive akan

melakukan permintaan barang kepada Marketing Supervisor terlebih

dahulu. Marketing Supervisor kemudian mengisi Form Permintaan

Souvenir (untuk permintaan pengeluaran suvenir) atau Form Permintaan

Marketing Tool (untuk permintaan pengeluaran peralatan pemasaran) yang

selanjutnya diberikan kepada bagian Lapangan untuk dilakukan

pengeluaran barang. Ketika barang telah diberikan kepada Marketing

Executive yang meminta, bagian Lapangan mencatat pengeluaran barang

pada Stock List Marketing Tools dengan menggunakan Microsoft Excel.

Pada akhir setiap acara (event) promosi, bagian Lapangan

membuat laporan jumlah tamu yang datang dan dokumentasi event yang

akan diserahkan kepada Event & Exhibition Supervisor. Laporan tersebut

dijadikan dasar dalam pembuatan Laporan Keseluruhan Event yang

kemudian diberikan kepada Promotion Manager. Setiap bulannya, bagian

Lapangan membuat Stock List Marketing Tools, yaitu sebuah laporan yang

berisi stok berbagai barang promosi dan pemasaran, dan diberikan kepada

Promotion Supervisor.

67

67

Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion

68

68

Gambar 3.11. Bagan Alir Proses Pengadaan Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion (Lanjutan)

69

69


70

70


71

71


72

72


73

73


74

74


75

75


76

76


77

77


78

78

Gambar 3.12. Bagan Alir Proses Pengeluaran Barang Kebutuhan Promosi pada Bagian Promotion

79

79

Gambar 3.13. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan pada Bagian Promotion

80

3.6.2. Bagian Marketing

Bagian Marketing merupakan bagian dari Direktorat

Marketing & Business Development pada PT. Cowell. Bagian ini

menangani berbagai aktivitas penjualan yang menjadi siklus pendapatan

bagi perusahaan. Bagian Marketing bertugas, mulai dari terjun langsung ke

lapangan untuk menawarkan lot kepada calon pelanggan, hingga

melakukan entri data ke dalam sistem IFCA atas pesanan pelanggan

tersebut. Bagian ini, sesuai namanya, hanya berada pada kantor pemasaran

yang terletak di berbagai wilayah tempat proyek perusahaan dikerjakan.

Berbagai hal mengenai keputusan taktis penjualan dan strategi

pemasaran dilakukan oleh Supervisor, Direktur, maupun GM Marketing &

Sales tanpa menggunakan sistem IFCA. Prosedur bisnis di antara keempat

proyek perusahaan tidak berbeda dan berikut adalah proses bisnis yang

terjadi pada bagian Marketing dalam kesehariannya.

Aktivitas bagian Marketing dimulai pada saat Marketing

Executive menawarkan cluster kepada calon pelanggan. Pertama-tama,

terdapat calon pelanggan yang bertanya tentang rumah yang ditawarkan

kepadanya. Calon pelanggan akan diberitahukan berbagai informasi terkait

cluster, tipe, lot rumah, prosedur pembelian, serta cara pembayaran yang

dapat dilakukan. Jika calon pelanggan bertemu langsung dengan Marketing

Executive, brosur, Daftar Harga Rumah, dan peta lokasi perumahan akan

diberikan.

81

Setelah mencapai kesepakatan dan pelanggan menyatakan

keinginannya untuk melakukan pembelian, Marketing Executive akan

mencatat data diri pelanggan, lot yang dipesan, harga lot yang disepakati,

beserta jadwal pembayaran sesuai dengan cara pembayaran yang

diinginkan pelanggan ke dalam Kartu Transaksi dan Surat Pernyataan dan

Pemesanan Rumah (SPPR).

Apabila pada saat bernegosiasi pelanggan mendapatkan

potongan harga dari harga standar yang tercantum pada Daftar Harga

Rumah, Marketing Executive mencatat potongan harga tersebut ke dalam

Form Permintaan Discount Khusus. Formulir tersebut ditandatangani oleh

pelanggan, Marketing Executive, dan Marketing Supervisor sebelum

diproses lebih lanjut.

Kartu Transaksi dibuat sebanyak 3 rangkap dan

ditandatangani oleh Marketing Executive yang bersangkutan; sedangkan

SPPR, yang juga dibuat sebanyak 3 rangkap, dibubuhi materai terlebih

dahulu sebelum ditandatangani oleh pelanggan dan Marketing Executive.

Selanjutnya, pelanggan diwajibkan melunasi uang tanda jadi

atau booking fee kepada bagian Finance (kasir). Booking fee tersebut

merupakan tanda persetujuan pemesanan lot dan bernilai 5 atau 10 juta

rupiah, tergantung dari harga lot yang dipesan. Booking fee tidak akan

82

dikembalikan kepada pelanggan apabila pelanggan membatalkan

pemesanan lot.

Setelah pelanggan melunasi booking fee, Marketing Executive

akan memberikan seluruh rangkap Kartu Transaksi dan Form Permintaan

Discount Khusus (jika ada) kepada Marketing Manager.

Berdasarkan Form Permintaan Discount Khusus (jika ada),

Marketing Manager membuat perhitungan laba kotor dari penjualan lot

tersebut ke dalam sebuah dokumen Gross Profit Sales (GPS). Nilai

transaksi dikurangi dengan harga jual dasar, disertai perhitungan tambahan

bunga, sehingga diperoleh selisih penjualan (atau laba kotor). Setelah

selesai, GPS ditandatangani oleh Marketing Manager dan diberikan kepada

Marketing Admin untuk dimasukkan ke dalam sistem IFCA.

Marketing Manager melakukan penelaahan dan pemeriksaan

terhadap Kartu Transaksi yang diajukan, kemudian memberikan otorisasi.

Kartu Transaksi yang telah diotorisasi akan didistribusikan sebagai berikut:

Rangkap ke-1 diberikan kepada bagian Finance.

Rangkap ke-2 dilanjutkan kepada Marketing Admin.

Rangkap ke-3 dikembalikan dan disimpan sebagai arsip permanen oleh

Marketing Executive yang bersangkutan.

83

Marketing Executive kemudian mendistribusikan SPPR

sebagai berikut:

Rangkap ke-1 diberikan kepada bagian Finance.

Rangkap ke-2 diberikan kepada pelanggan.

Rangkap ke-3 diserahkan kepada Marketing Admin.

GPS yang diterima dari Marketing Manager akan di-input

oleh Marketing Admin dan disimpan melalui menu Discount Master File

pada record Special Discount. Berikutnya, diskon tersebut dipetakan ke

dalam lot yang dipesan, sesuai dengan cara pembayaran yang dikehendaki

pelanggan, melalui menu Discount Mapping Master File.

Ketika Kartu Transaksi rangkap ke-2 dan SPPR rangkap ke-3

diterima, Marketing Admin menelaah lot yang dipesan oleh pelanggan

untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam sistem melalui menu Lot Master

File. Pada menu tersebut, admin memilih lot pesanan pelanggan dan meng-

input harga lot dengan acuan dari Daftar Harga Rumah.

Setelah melakukan entri harga lot pada Lot Master File,

admin memeriksa data pelanggan yang melakukan pemesanan. Apabila

data pelanggan sudah pernah terdaftar di dalam sistem, maka admin akan

langsung melanjutkan entri data booking melalui menu Booking Entry.

Sebaliknya, jika pelanggan belum pernah terdaftar sebelumnya, Marketing

Admin akan meminta bantuan IFCA Supervisor untuk mendaftarkan

84

pelanggan baru ke dalam sistem dengan cara mengirimkan data pelanggan

melalui fitur e-mail IFCA.

Dalam menu Booking Entry, sistem akan menampilkan data-

data pelanggan secara otomatis. Setelah pelanggan dipilih, admin

memasukkan berbagai data pemesanan, seperti tanggal booking, lot yang

dipesan oleh pelanggan, cara pembayaran pelanggan, serta tanggal rencana

serah terima rumah. Potongan harga yang telah dipetakan ke dalam lot juga

ditampilkan secara langsung oleh sistem. Setelah selesai, admin menekan

tombol “Approve This Document” agar data booking dapat diproses lebih

lanjut.

Segera setelahnya, admin akan melakukan pembuatan PPJB

(Perjanjian Pengikatan Jual Beli) melalui menu PPJB & AJB Entry dengan

mengisikan nomor PPJB dan tanggal pembuatan PPJB. Nomor PPJB

merupakan nomor dokumen manual yang disesuaikan dengan format yang

ditentukan oleh perusahaan, contoh: 100/COWELL-ST/XI/2010. Format

tersebut memiliki arti: nomor dokumen yang dikeluarkan per bulannya,

nama perusahaan, nama proyek, serta bulan dan tahun pembuatannya.

Untuk mencetak PPJB, admin menggunakan menu Mail

Merge PPJB. Pembuatan PPJB dilakukan dengan cara menggabungkan

data PPJB yang telah di-input sebelumnya ke dalam template yang telah

disediakan untuk masing-masing proyek. Setelah digabungkan, PPJB akan

85

ditampilkan dalam bentuk file Microsoft Word dan admin harus

memperbaiki isi PPJB yang memang disediakan untuk diisi secara manual,

contohnya adalah Harga Tanah, Harga Bangunan, PPN Tanah dan

Bangunan, BPHTB, dan uraian “terbilang” atas nilai transaksi (seperti: #

dua ratus sembilan puluh tujuh juta lima ratus ribu rupiah #). Jadwal

pembayaran juga dapat diperbaiki sebelum dicetak.

Admin menyimpan data PPJB dan mencetaknya sebanyak 2

lembar untuk ditandatangani oleh pelanggan dan saksi serta pejabat terkait

dari perusahaan tergantung nominal daripada PPJB tersebut. Rincian

distribusi PPJB akan berbeda tergantung dari cara pembayaran yang

diajukan pelanggan. Untuk cara pembayaran cash keras dan cash bertahap,

distribusinya adalah sebagai berikut:

Lembar pertama diberikan kepada pelanggan.

Lembar kedua diberikan kepada bagian Finance.

Sedangkan untuk cara pembayaran KPR, distribusinya adalah

sebagai berikut:

Lembar pertama diberikan kepada pihak bank.

Lembar kedua diberikan kepada bagian Finance.

Jika pelanggan menyampaikan adanya perubahan pada data

booking, admin melakukan perubahan melalui menu Edit Booking Entry.

Akan tetapi, sistem hanya menampilkan keempat field yang dapat diubah

86

datanya, yaitu Booking Date, Hand Over Date, Agent, dan Media. Setelah

selesai, admin menekan tombol Save dan sistem menyimpan perubahan

data booking tersebut serta mengubah field yang bersangkutan pada menu

Booking Entry.

Apabila pelanggan hendak mengganti lot pesanannya,

pelanggan akan diminta untuk datang ke kantor pemasaran dan bertemu

dengan Marketing Executive. Pelanggan diberikan formulir Permohonan

Pindah Kavling (PPK) dan diminta untuk mengisi keterangan pindah ke

dalam formulir tersebut. Formulir berisi data diri pelanggan, lot yang

pernah dipesan sebelumnya, dan lot tujuan pindah. Setelahnya, pelanggan

menandatangani PPK bersama dengan Marketing Executive.

PPK diberikan kepada Marketing Admin untuk ditelaah dan

dilakukan entri harga lot baru yang dipilih pelanggan pada menu Lot

Master File. Marketing Admin kemudian menyerahkan PPK kepada

Marketing Manager untuk diotorisasi. Jika PPK tidak disetujui, maka

Marketing Admin mengubah kembali harga lot baru yang dipilih pelanggan

menjadi nol dan Marketing Executive memberitahukan pelanggan tentang

penolakan perpindahan.

PPK yang telah diotorisasi diserahkan kepada Finance

Manager untuk ditelaah sekali lagi dan diberikan otorisasi. Setelahnya,

PPK diserahkan ke bagian Finance dan dilakukan entri data perpindahan

87

pemesanan lot ke dalam sistem IFCA melalui menu Transfer Unit. PPK

kemudian dikembalikan kepada Marketing Admin untuk diarsip.

Jika lot baru yang dipilih pelanggan memiliki harga yang

berbeda dengan lot yang pernah dipesan sebelumnya, Marketing Admin

meminta Marketing Executive untuk mengulangi proses pencatatan

pesanan pelanggan mulai dari pembuatan SPPR, kemudian dilanjutkan

dengan uraian prosedur yang sama seperti di atas, tanpa pembuatan Kartu

Transaksi terlebih dahulu.

Pembatalan pemesanan lot dapat dilakukan melalui telepon

atau pun pelanggan datang langsung menemui Marketing Executive.

Berbagai hal terkait pembatalan oleh pelanggan disampaikan oleh

Marketing Executive kepada Marketing Admin melalui telepon untuk

selanjutnya dimasukkan ke dalam sistem IFCA melalui menu Sales

Cancellation.

Untuk mencetak Formulir Pembatalan pesanan, admin

menggunakan menu Print Form Pembatalan bfr. Formulir Pembatalan

dicetak sekali dan diberikan kepada Marketing Executive untuk

ditandatangani bersama pelanggan (jika ada) dan Marketing Manager.

Setelah diotorisasi, Formulir Pembatalan diserahkan kepada bagian

Finance untuk diperiksa dan diotorisasi oleh Finance Manager.

Selanjutnya, bagian Finance melakukan posting pembatalan dalam sistem

88

IFCA melalui menu Post Sales Cancellation. Setelah posting dilakukan,

Formulir Pembatalan dikembalikan kepada Marketing Admin dan diarsip

permanen.

Setiap bulannya, Marketing Admin mencetak beberapa

macam laporan penjualan. Meskipun sistem memiliki banyak format

laporan penjualan, namun tidak semuanya diminta, tergantung kebutuhan

atasan. Laporan yang sering diminta untuk dicetak adalah sebagai berikut

(berdasarkan penamaan menu dalam sistem IFCA):

• Print Sales Status Cowell,

• Report Sales by Religion,

• Report Sales by Media,

• Report Sales by Payment Plan,

• Report Sales by STR,

• Report Sales by Type,

• Report Sales by Address,

• Report Penjualan dan Pembatalan,

• Report Stock Unit, dan

• Print Billing Schedule cwl.

89

89

Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing

90

90

Gambar 3.14. Bagan Alir Proses Pencatatan Pemesanan Lot pada Bagian Marketing (Lanjutan)

91

91


92

92


93

93


94

94


95

95


96

96


97

97


98

98

Gambar 3.15. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan Bulanan pada Bagian Marketing

99

3.6.3. Bagian Customer Relation

Bagian Customer Relation (CR) merupakan bagian yang

menangani serah terima dengan pelanggan dan berbagai keluhan dari

penghuni perumahan. Bagian ini terdiri dari 2 orang (CR Manager dan CR

Assistant Manager) yang masing-masing bertugas menangani proyek yang

berbeda. Bagian CR menggunakan menu-menu dalam sistem IFCA untuk

mencatat kegiatan operasionalnya. Berikut adalah proses bisnis yang terjadi

pada bagian CR.

Pertama-tama, bagian Project menghubungi CR untuk

memberitahukan bahwa rumah telah selesai dibangun dan bagian Project

memberikan laporan STK (Serah Terima Kunci) kepada CR. CR akan

memeriksa kelayakan rumah, apakah fisiknya telah sesuai dengan standar,

telah siap dihuni, dan pembayaran telah dilunasi.

Apabila seluruh aspek telah dipenuhi, CR melakukan

konfirmasi kepada pelanggan untuk melakukan serah terima rumah. Jadwal

yang telah disepakati dengan pelanggan akan dicatat pada Rencana Serah

Terima Kunci dan CR membuat Berita Acara Serah Terima sebanyak 2

rangkap dan dibubuhi materai:

Rangkap ke-1 diserahkan kepada pemilik rumah.

Rangkap ke-2 diarsipkan secara permanen oleh CR.

100

Pada saat serah terima dilakukan, CR memberikan kunci

rumah, kartu pengendali listrik, kartu PAM, denah rumah, dan hadiah (jika

ada, sesuai promosi yang berlaku pada saat pembelian). CR juga

menandatangani Berita Acara Serah Terima bersama dengan penghuni.

CR mencatat setiap rencana serah terima dengan pelanggan ke

dalam Laporan Rencana STK (dalam bentuk file Microsoft Excel). Laporan

tersebut dibuat untuk melakukan pengecekan masa retensi apabila

penghuni melayangkan keluhan. Penghuni melayangkan keluhan melalui

telepon atau datang langsung ke kantor pemasaran. Setelahnya, CR akan

memeriksa tanggal serah terima dan masa retensi atau garansi yang berlaku

bagi penghuni tersebut.

Masa garansi atau retensi yang diberikan perusahaan adalah

selama 2 bulan, terhitung sejak tanggal serah terima rumah, untuk berbagai

masalah seperti keretakan dinding, pintu macet, lantai keramik tergores,

dan sebagainya. Namun, diberikan pengecualian untuk masalah kebocoran

dinding rumah dimana untuk masalah tersebut diberikan masa retensi

selama 1 tahun. Apabila rumah sudah pernah direnovasi, maka masa retensi

tidak berlaku lagi.

Jika masa garansi sudah tidak berlaku lagi, penghuni akan

diberitahukan alasan penolakan; sedangkan jika masa garansi masih

berlaku, CR mencatat keluhan yang dilayangkan ke dalam Formulir

101

Permohonan Perbaikan (FPP) sebanyak 3 rangkap. FPP ditandatangani

oleh penghuni dan bagian CR yang menerima keluhan tersebut. Rincian

distribusi FPP:

Rangkap ke-1 diberikan kepada bagian menangani keluhan.

Rangkap ke-2 diberikan kepada penghuni rumah.

Rangkap ke-3 diarsip oleh bagian Marketing (CR).

Setelah FPP didistribusikan, CR memasukkan data lot

penghuni dan keluhan yang diajukan penghuni ke dalam sistem melalui

menu Customer Service Multi. Setelahnya, CR menelepon bagian lain

untuk meminta mereka agar merespon keluhan tersebut.

Dalam praktiknya, keluhan pelanggan yang dilayangkan

kepada CR hanya yang berkaitan dengan keempat hal berikut:

• Masalah perjanjian hukum atau pelaksanaan serah terima rumah →

keluhan ini akan diteruskan kepada bagian Legal.

• Masalah kerusakan rumah → keluhan ini akan diteruskan kepada bagian

Project.

• Masalah lingkungan dan yang berhubungan dengan kompleks

perumahan → keluhan ini akan diteruskan kepada bagian Estate.

• Masalah yang berhubungan dengan keuangan → keluhan ini diteruskan

kepada bagian Finance.

102

Untuk menugaskan bagian lain, CR menggunakan menu

Customer Service Assignment Entry Multi. CR memilih divisi/bagian yang

hendak ditugaskan untuk menangani keluhan dan menekan tombol “Post”,

yang berguna untuk menetapkan pelayangan keluhan kepada bagian yang

telah dipilih. Pada saat ini, kegiatan CR akan terhenti untuk sementara

karena menunggu bagian yang ditugaskan untuk menyelesaikan keluhan

tersebut.

Ketika keluhan telah selesai dikerjakan, bagian yang

ditugaskan akan menelepon CR dan CR menelepon penghuni untuk

meninjau perbaikan bersama-sama. Jika keluhan dianggap belum selesai,

maka bagian terkait tetap melanjutkan pekerjaan hingga selesai.

Sedangkan jika dianggap sudah selesai, CR menyimpan data

perbaikan dan memperbarui status keluhan penghuni menjadi “Completed”

melalui menu Customer Service Status Update. Segera setelahnya, CR

melakukan penutupan keluhan melalui menu Close SRF Transaction.

Setelah keluhan ditutup, maka data keluhan sudah tidak dapat diubah.

Secara dwimingguan, CR membuat Laporan Serah Terima

Kunci (STK). Laporan tersebut dibuat dengan menggunakan Microsoft

Excel dan merupakan rangkuman seluruh lot yang telah terjual, baik yang

telah dilakukan serah terima, masih dalam jadwal pertemuan, maupun yang

103

masih dalam proses pengerjaan. Laporan STK dicetak sebanyak 4 rangkap,

dimana:

Cetakan pertama diserahkan kepada Bagian Estate.

Cetakan kedua diserahkan kepada Bagian Project.

Cetakan ketiga diserahkan kepada GM Marketing & Sales.

Cetakan keempat diserahkan kepada Bagian Finance.

Setiap bulannya, CR membuat Laporan Komplain yang hanya

diarsipkan untuk penyimpanan internal jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

104

Gambar 3.16. Bagan Alir Proses Serah Terima Rumah pada Bagian Customer Relation

105

Gambar 3.17. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Penghuni pada

Bagian Customer Relation

106

1

Customer Relation

Menerima konfirmasi dari

bagian lain bahwa keluhan telah diselesaikan

Sete lah pekerjaan

selesai

Menghubungi penghuni untuk

mel ihat hasil pekerjaan

Keluhan terselesaikan dengan baik?

Mengabarkan bagian terkait

bahwa pekerjaan perlu

di tindaklanjuti

Tidak

YaData penyelesaian

penanganan keluhan

Menyimpan data penyelesaian penanganan

keluhan

Complaint Update

Data penutupan keluhan

Menyimpan data penutupan keluhan

Complaint Closing

Selesai

Complaint

Gambar 3.17. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Penghuni pada

Bagian Customer Relation (Lanjutan)

107

Gambar 3.18. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan pada

Bagian Customer Relation

108

3.6.4. Bagian Estate (Administrasi & Keuangan)

Bagian Estate merupakan bagian dari Direktorat Operasional

yang menangani masalah lingkungan perumahan. Pada bagian Estate, yang

memiliki akses terhadap sistem hanyalah subbagian Administrasi &

Keuangan serta GA (General Affair) & Procurement.

Subbagian Administrasi & Keuangan menangani

permasalahan penagihan iuran lingkungan bulanan kepada para penghuni.

Subbagian ini pula yang berhubungan dengan CR apabila terdapat keluhan

yang berkaitan dengan masalah lingkungan. Proses bisnis yang terjadi

sehubungan dengan penanganan keluhan dari bagian CR adalah sebagai

berikut.

Untuk berbagai keluhan internal, keluhan disampaikan oleh

CR kepada Estate Admin melalui telepon. Setelahnya, Estate Admin akan

menerima keluhan tersebut secara tertulis dalam Formulir Keluhan Internal

(FKI) yang telah diotorisasi oleh Marketing Manager dan GM Marketing

& Sales.

Estate Admin menandatangani FKI dan menyerahkannya

kepada Estate Manager untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, admin

melakukan dokumentasi berdasarkan fakta yang ada di lapangan. Estate

Admin kemudian menyerahkan FKI beserta dokumentasi kepada bagian

Project untuk dikerjakan.

109

Apabila pekerjaan telah diselesaikan, maka bagian Project

akan melakukan dokumentasi atas pengerjaan keluhan, menuliskan tindak

lanjut keluhan, serta menandatangani FKI. FKI diserahkan kepada Project

Manager dan GM Landed untuk diotorisasi dan dikembalikan kepada

bagian Estate untuk diotorisasi kembali oleh Estate Manager dan diarsip

oleh Estate Admin.

Sedangkan untuk berbagai keluhan eksternal, Estate Admin

menerima keluhan yang ditugaskan kepadanya oleh CR melalui telepon

dan menuliskannya ke dalam Daftar Keluhan Eksternal. Daftar tersebut

berisi tanggal dan keluhan diterima dari penghuni, hasil pengerjaan yang

dilakukan beserta tanggal penyelesaiannya, dan tanda tangan bagian

Project (yang mengerjakan) serta Estate Admin.

Berdasarkan daftar tersebut, Estate Admin menugaskan

pengerjaan melalui telepon kepada bagian Project dan menungggu

penyelesaiannya. Setelah pekerjaan diselesaikan, bagian Project akan

menghubungi Estate Admin.

Estate Admin memberikan Daftar Keluhan Eksternal kepada

bagian Project dan bagian tersebut menuliskan hasil pengerjaan serta

mendatanganinya. Daftar keluhan tersebut dikembalikan kepada Estate

Admin dan admin menandatanganinya kembali sebagai tanda bahwa

110

keluhan tersebut telah diselesaikan, serta menghubungi bagian CR untuk

diberitahukan kepada penghuni.

Proses bisnis utama yang dilakukan oleh subbagian

Administrasi & Keuangan sehubungan dengan masalah penagihan iuran

bulanan adalah sebagai berikut.

Proses bisnis dimulai pada saat terdapat lot yang telah

dilakukan serah terima, baru dihuni, ataupun baru dilakukan pembayaran

iuran. Lot tersebut didaftarkan melalui menu Import Hand Over Lot yang

dilakukan oleh Estate Admin.

Estate Admin selanjutnya akan memetakan Income Cd iuran

bulanan ke dalam lot yang sudah didaftarkan sebelumnya melalui menu

Maping Customer Estate.

Setelahnya, admin membuat jadwal penagihan iuran bulanan

untuk setahun ke depan pada setiap lot yang akan ditagih melalui menu

Generate Billing Schedule. Estate Admin juga melakukan pemeriksaan

ulang serta posting jadwal penagihan dalam menu tersebut dengan

menekan tombol “Posting Estate Mgm. Sch Billing”.

111

Estate Admin memberikan Kartu Iuran Penghuni kepada

penghuni. Kartu Iuran Penghuni diberikan satu tahun sekali dan akan

ditandatangani oleh admin setiap kali penghuni melunasi iuran bulanannya.

Setiap bulan, admin menagih iuran kepada pelanggan.

Penerimaan iuran bulanan tersebut dimasukkan ke dalam sistem melalui

menu Est.Mgm. – Receipt Entry. Berikutnya, Estate Admin menggunakan

menu Est.Mgm. – Receipt Verification untuk melakukan verifikasi sekali

lagi atas penerimaan iuran bulanan.

Setelah selesai, Estate Admin mencetak Laporan Iuran

Bulanan dari sistem IFCA dan mengirimkannya kepada bagian Finance

(kasir) bersama dengan setoran iuran bulanan yang diterima dari seluruh

penghuni yang berhasil ditagih setiap bulannya.

Ketika diperlukan oleh Estate Manager, Estate Admin

mencetak beberapa laporan, diantaranya: Report Estate (Lunas), Report

Estate (Belum Lunas), dan Estate Management Listing. Pelaporan tersebut

tidak menentu, sesuai kebutuhan manager dan semuanya disediakan oleh

sistem IFCA.

112

Gambar 3.19. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Internal pada Bagian Estate

113

Gambar 3.19. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Internal pada

Bagian Estate (Lanjutan)

114

Gambar 3.20. Bagan Alir Proses Penanganan Keluhan Eksternal pada Bagian Estate

115

Gambar 3.21. Bagan Alir Proses Pemungutan Iuran Bulanan Penghuni pada

Bagian Estate

116

Gambar 3.21. Bagan Alir Proses Pemungutan Iuran Bulanan Penghuni pada

Bagian Estate (Lanjutan)

117

Gambar 3.22. Bagan Alir Proses Pembuatan Laporan pada Bagian Estate

118

3.7. Modul-modul dan Menu yang Tersedia dalam Sistem IFCA

Menu-menu yang tersedia dalam sistem IFCA dikelompokkan ke

dalam 4 level menu. Hal ini digunakan untuk memudahkan pengelompokkan

berbagai menu yang ada sehingga tiap kelompok menu memiliki tujuan

penggunaan yang jelas. Berikut adalah tampilan layar dari sistem IFCA beserta

penjelasan atas level menu.

Gambar 3.23. Tampilan Level Menu dalam Sistem IFCA

Selanjutnya akan diberikan daftar berbagai menu yang terdapat di

dalam sistem IFCA. Seluruh menu yang diberikan di bawah ini terbatas sesuai

dengan keempat bagian yang telah dibahas proses bisnisnya. Daftar seluruh menu

disajikan dalam bentuk tabel dengan keterangan sebagai berikut:

Level 1

Level 2 (Modul)

Level 3

Level 4 (Menu)

119

• Kolom “Menu” berisi nama menu pada sistem IFCA.

• Kolom “Penggunaan Menu” berisi pernyataan “ya” ( ) atau “tidak” ( )

mengenai apakah menu digunakan oleh pengguna sistem dalam perusahaan,

tidak hanya terbatas pada keempat bagian yang telah dibahas proses bisnisnya.

• Kolom “Hak Akses Tiap Bagian” berisi pernyataan “ya” ( ) atau “tidak” ( )

mengenai apakah hak akses atas suatu menu perlu diberikan kepada keempat

bagian yang telah dibahas sebelumnya. Kolom ini dibagi lagi ke dalam empat

subkolom yang menunjukkan masing-masing bagian tersebut, yaitu:

a. GA: pemberian hak akses menu terhadap bagian General Affair.

b. MKT: pemberian hak akses menu terhadap Marketing Admin.

c. CR: pemberian hak akses menu terhadap bagian Customer Relation.

d. EST: pemberian hak akses menu terhadap Estate Admin.

• Kolom “Fungsi” berisi keterangan atas kegunaan dari masing-masing menu.

Selain itu, pada tabel akan dijumpai pula baris yang berisi langkah

level menu, secara berurutan, yang harus dipilih guna membuka suatu menu,

contoh:

Logistics → Purchase Order → Requisition

Level 1

Level 2 (Modul)

Level 3

120

120

Tabel 3.1. Penamaan Menu dan Tampilan atas Masing-masing Level Menu pada Sistem IFCA

3.7.1. Bagian General Affair (GA)

Menu Penggunaan

Menu

Hak Akses Tiap Bagian Fungsi

GA MKT CR EST


Purchase Requisition Entry –

MKG 1)

Untuk memasukkan data permintaan

pembelian

Requisition Approval – MKG Untuk melakukan persetujuan permintaan

pembelian

Cancel Approved Requisition Untuk membatalkan permintaan pembelian

yang telah disetujui

Purchase Requisition Report Untuk melihat dan mencetak seluruh

permintaan pembelian yang telah disetujui

1) MKG = Mall Kelapa Gading

121

121

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Purchase Requisition Listing –

MKG

Untuk melihat dan mencetak semua

permintaan pembelian yang pernah dibuat,

beserta status untuk setiap permintaan

(approved, pending, atau cancel).

Print Purchase Request Cowell

Before

Untuk mencetak dokumen permintaan

pembelian sebelum disetujui

Print Purchase Request Cowell

After

Untuk mencetak dokumen permintaan

pembelian setelah disetujui

Logistics → Purchase Order → GRN1) Product

Goods Receive Note Entry Untuk memasukkan data penerimaan barang

1) GRN = Goods Receipt Note

122

122

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Logistics → Purchase Order → GRN Product

Post Goods Receive Note Untuk melakukan posting transaksi

penerimaan barang

Report GRN Audit Trail [MKG]

Untuk melihat dan mencetak laporan

penerimaan barang yang disertai jurnal

untuk transaksi tersebut

Print Bukti Terima Barang Untuk mencetak dokumen penerimaan

barang

Logistics → Purchase Order → GRN Service

Good Receipt Note - SPK1) Untuk memasukkan data penerimaan jasa

Pos Good Receipt Note - SPK Untuk melakukan posting transaksi

penerimaan jasa

1)SPK = Surat Perintah Kerja

123

123

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Logistics → Purchase Order → GRN Service

Print Bukti Terima Barang Jasa Untuk mencetak dokumen penerimaan jasa

Logistics → Purchase Order → GRN Return

Goods Receive Note Return Untuk memasukkan data pengembalian

barang yang telah diterima

Print GRN Return Listing Untuk melihat dan mencetak dokumen

pengembalian barang yang telah diterima

Post Goods Receive Note Return Untuk melakukan posting pengembalian

barang

Logistics → Purchase Order → Output

Purchasing Schedule Summary

Report


ringkasan jadwal pembelian barang/jasa

124

124

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Requisition Report Untuk melihat dan mencetak seluruh

permintaan pembelian yang telah disetujui

Purchase Order Status Report Untuk melihat dan mencetak status dari

masing-masing pesanan pembelian

Supplier Performance Report Untuk melihat dan mencetak laporan kinerja

para pemasok

Pricing History Report Untuk melihat dan mencetak laporan

mengenai harga barang yang pernah dibeli

Supplier Item Price Comparison


perbandingan harga setiap barang dari

pemasok

125

125

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Supplier Purchase Analysis

Untuk melihat dan mencetak rangkuman

pembelian dari pemasok selama bulan

tertentu

GL1) Interface Transaction

Report

- Menu Kosong-

Report PO2) Potong Termin


pesanan pembelian untuk barang-barang

yang diminta oleh kontraktor

Report PO Cancel Untuk melihat dan mencetak laporan

pesanan pembelian yang pernah dibatalkan

1)GL = General Ledger 2)PO = Purchase Order

126

126

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Report PO by Item Cd1)


pesanan pembelian yang diurutkan

berdasarkan kode barang

Report Penerimaan Barang Untuk melihat dan mencetak laporan

penerimaan barang

1)Cd = Code

127

127

3.7.2. Bagian Marketing (MKT)

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Sales → Sales Administration → Setup

Sales Administration

Specification

Untuk mengatur default tipe transaksi untuk

berbagai transaksi dalam modul Sales

Administration

Property Type Master File

Untuk mengatur data master tipe-tipe rumah

(51/112, 67/144, dll.)

Lot Type Master File

Untuk mengatur data master tipe unit rumah

(standar, hook, dll.)

Block Master File

Untuk mengatur data master blok rumah

Zone Master File

Untuk mengatur data master zona rumah

128

128

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Direction Master File

Untuk mengatur data master arah mata

angin

Unit of Measure Master File

Untuk mengatur data master satuan

pengukuran

Package Master File

Untuk mengatur data master hadiah

Lot Setup by Layout plan Cowell

- Menu Kosong-

Agent / Marketing Executive

Master Files

Untuk mengatur data master agen penjualan

Media Master File

Untuk mengatur data master media promosi

Discount Master File

Untuk mengatur data master diskon

129

129

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Payment Plan Master File

Untuk mengatur data master rencana

pembayaran

Discount Mapping Master File

Untuk mengatur pemetaan diskon per tipe

rumah dengan cara pembayaran tertentu

COGS1) Component Master File

Untuk mengatur data master komponen cost

code (Tanah, Infrastruktur, Bangunan, atau

Utilitas)

Lot Master File Cowell

Untuk mengatur data master lot rumah

Sales → Sales Administration → Hold/Release Unit

Hold Release Unit By Board

Director

Untuk menahan atau melepaskan kembali

lot tertentu

1)COGS = Cost of Goods Sold

130

130

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Sales → Sales Administration → Hold/Release Unit

Print Hold Release Unit By

Board Director

Untuk melihat dan mencetak lot yang

ditahan atau dilepaskan kembali

Sales → Sales Administration → Booking

Booking Entry

Untuk memasukkan data booking

Booking Entry – Cowell

Untuk memasukkan data pemesanan

sementara

Print Booking List Cowell

Untuk mencetak daftar pemesanan

sementara

Sales Registration – Cowell

Untuk mengubah data pemesanan sementara

menjadi data booking

Cancel Booking Entry – Cowell

Untuk membatalkan pemesanan sementara

131

131

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Post Cancel Booking Entry -

Cowell

Untuk melakukan posting pembatalan

pemesanan sementara

Edit Booking Entry

Untuk mengubah data booking

PPJB1) & AJB2) Entry

Untuk memasukkan nomor dan tanggal

PPJB atau AJB

Booking Entry Thru Floor Plan

– Cowell

- Menu Kosong-

Mail Merge Surat Pemesanan

Untuk mencetak dan melakukan pengeditan

Surat Pemesanan

Mail Merge PPJB


PPJB

1)PPJB = Perjanjian Pengikatan Jual Beli 2)AJB = Akte Jual Beli

132

132

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Mail Merge Berita Acara Serah

Terima


Berita Acara Serah Terima

Mail Merge Pinjam Pakai


dokumen Pinjam Pakai

Mail Merge Rubah Cara Bayar

@ Ganti


formulir perubahan cara pembayaran

Form Freelance

Untuk mencetak formulir penggunaan

tenaga kerja dengan sistem alih kontrak

Form Permintaan Discount

Untuk mencetak Form Permintaan Discount

Khusus atas potongan harga yang diminta

pelanggan

133

133

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Sales → Sales Administration → Cancel

Sales Cancellation

Untuk membatalkan booking

Post Sales Cancellation

Untuk melakukan posting pembatalan

booking

Print Form Pembatalan bfr

Untuk mencetak dokumen pembatalan

booking sebelum dilakukan posting

Print Form Pembatalan aft

Untuk mencetak dokumen pembatalan

booking setelah dilakukan posting

Sales → Sales Administration → Transfer Unit

Transfer Unit

Untuk memasukkan data perpindahan

pemesanan lot

134

134

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Sales → Sales Administration → Transfer Unit

Pindah Kavling

Untuk mencetak formulir Permohonan

Pindah Kavling

Sales → Sales Administration → Activity Unit

Lot Activity Specification

???

Lot Activity Entry

???

Lot Activity Status

???

Lot Activity Type

???

PO – Delivery Date

???

Sales → Sales Administration → Listing

Print Property Type Master File

Untuk menampilkan dan mencetak daftar

tipe-tipe rumah

135

135

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Print Lot Type Master File


tipe unit rumah

Print Block Master File


blok rumah

Print Zone Master File


zona rumah

Print Direction Master File


arah mata angin

Print UoM 1) Master File


satuan pengukuran

1)UoM = Unit of Measure

136

136

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Print Package Master File


hadiah

Print Lot Master File

Untuk menampilkan dan mencetak daftar lot

rumah

Print Agent Master File


agen penjualan

Print Media Master File


media promosi

Print Debtor Type Master File


tipe debitur

137

137

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Print Discount Master File


diskon

Print Payment Plan Master


rencana pembayaran

Print Debtor Listing


debitur (pelanggan)

Sales → Sales Administration → Report Sales

Print Sales Report cwl

Untuk menampilkan dan mencetak laporan

penjualan lot

Print Cancellation Report


pembatalan booking

138

138

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Report Sales By Religion


jumlah lot yang terjual dan dibatalkan

berdasarkan agama

Report Sales By Media



berdasarkan media promosi

Report Sales By Payment Plan



berdasarkan rencana pembayaran

139

139

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Report Sales By STR1)


penjualan berdasarkan rencana serah terima

rumah

Report Sales By Type



berdasarkan tipe-tipe rumah

Report Sales By Address



berdasarkan kota asal pelanggan

Print Lot Status Cowell


status atas lot yang tersedia

1)STR = Serah Terima Rumah

140

140

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Print Sales Status Cowell


status penjualan lot (sudah lunas, on

progress, atau dibatalkan)

Report Status Pembayaran

Komisi


status pembayaran komisi

Report Stock Unit


status lot serta kemajuan pembangunannya

Report Stock By Type


total lot yang tersedia beserta persentase lot

tersebut berdasarkan status pemesanannya

141

141

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Report Penjualan & Pembatalan


penjualan dan pembatalan

Report Status Pembayaran

Komisi


status pembayaran komisi

Sales → Sales Administration → Output

Print Sales Listing


booking beserta rincian harga yang telah

disepakati

142

142

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Print Price Component Report


penjualan beserta perincian harga yang telah

disepakati. Perincian harga tersebut

ditelusuri ke dalam komponennya (misal:

tanah, bangunan, dan surat-surat)

Print Lot Status


status atas lot yang tersedia. Berbagai data

atas lot disajikan secara lebih mendetail

Print Lot Master File


tentang lot secara terperinci beserta harga

jual lot

143

143

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Print Billing Schedule cwl


penagihan pembayaran

Report Insentif Sales MMR


pembayaran insentif agen penjualan proyek

Melati Mas Residence

Report Insentif Sales SP



Serpong Park

Report Insentif Sales ST



Serpong Terrace

144

144

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Sales Report For Legal


penjualan untuk bagian Legal

Berita Acara Serah Terima

Untuk menampilkan dan mencetak Berita

Acara Serah Terima atas pembelian rumah

oleh pelanggan

Print Sales Cancellation Cowell

- Menu Kosong -

Report detail sales cwl


kemajuan penjualan masing-masing lot

(termasuk harga jual, penerimaan

pembayaran hingga saat ini, persentase

pembangunan, dan realisasi serah terima)

145

145

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Report summary sales cwl


ringkasan (total) kemajuan penjualan

(termasuk harga jual, penerimaan

pembayaran hingga saat ini, persentase

pembangunan, dan realisasi serah terima).

146

146

3.7.3. Bagian Customer Relation (CR)

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Customer Service → Setup

Customer Service Specification

Untuk mengatur default tipe transaksi untuk

berbagai transaksi dalam modul Customer

Service

Complain Source Master File

Untuk mengatur data master sumber

keluhan penghuni

Labour Master File Untuk mengatur data master bagian (divisi)

yang menangani keluhan penghuni

Feedback Master File Untuk mengatur data master status keluhan

penghuni

147

147

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Customer Service → Setup

Item Master File

Untuk mengatur data master item barang

yang diajukan keluhan

Front Office → Customer Service → Service

Customer Service Multi

Untuk memasukkan data keluhan penghuni

Customer Service Entry Listing


keluhan yang pernah dilayangkan penghuni

Customer Service Entry Multi

Listing


keluhan dan masalah yang harus ditangani

dalam keluhan tersebut

148

148

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Customer Service → Assign

Customer Service Assignment

Entry Multi

Untuk membagi penugasan keluhan ke

bagian yang bertanggung jawab

Customer Service Assignment

Listing


keluhan dan masalah yang harus ditangani

beserta bagian yang bertanggung jawab

Print SRF1) Assignment

Untuk mencetak dokumen penugasan

kepada bagian yang menangani keluhan

penghuni

1)SRF = Service Form

149

149

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Customer Service → Update

Customer Service Status Update

Untuk memperbarui status keluhan dan

memasukkan pekerjaan yang telah

dilakukan sehubungan dengan keluhan

tersebut

Print SRF1) Update

Untuk menampilkan dan mencetak hasil

pembaruan keluhan beserta pekerjaan yang

telah dilakukan

Front Office → Customer Service → Close

Close SRF Transaction Untuk menutup keluhan penghuni ketika

pekerjaan telah selesai

1)SRF = Service Form

150

150

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Customer Service → Close

Close SRF Transaction Listing Untuk menampilkan dan mencetak daftar

keluhan yang telah ditutup (diselesaikan)

Front Office → Customer Service → Output

Customer Service Analysis By

Service


analisa penanganan keluhan penghuni

Parts Utilization Report


penggunaan item dalam menangani keluhan

penghuni

Manpower Utilization Report


penggunaan tenaga kerja dalam menangani

keluhan penghuni

151

151

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


SRF Aging Report – All Status


keluhan yang pernah dilayangkan dan diurut

berdasarkan umur keluhan tersebut

Customer Service Status Report


keluhan secara lengkap , termasuk masalah

yang harus ditangani, pembagian tugas,

pekerjaan yang telah dilakukan, beserta

status keluhan tersebut

Feed Back Analysis Report


umpan balik dari penghuni atas hasil

pengerjaan keluhan

152

152

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Print Permohonan Perbaikan Untuk mencetak Formulir Permohonan

Perbaikan

153

153

3.7.4. Bagian Estate (EST)

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Estate Management → Setup

Est.Mgm. – Charges M/F

- Menu Kosong -

Est.Mgm. – Income M/F1)

Untuk mengatur data master penerimaan

iuran dari penghuni

Front Office → Estate Management → Import Handover Lot

Est.Mgm. – Import Handover

Lot

Untuk mendaftarkan lot yang telah

dilakukan serah terima

Maping Customer Estate

Untuk memetakan tagihan iuran bulanan ke

dalam lot yang telah dilakukan serah terima

1)M/F = Master File

154

154

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Estate Management → Charges Requisition [Internal]

Est.Mgm. – Charges Requisition

- Menu Kosong -

Est.Mgm. – Charges Request

Approval

- Menu Kosong -

Front Office → Estate Management → Billing Schedule

Est.Mgm. – Generate Billing

Schedule

Untuk menghasilkan jadwal penagihan iuran

bulanan untuk masing-masing lot

Est.Mgm. – Billing Shedule

Enquiry

Untuk melihat jadwal penagihan iuran

bulanan yang telah dibuat sebelumnya untuk

masing-masing lot

155

155

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST

Front Office → Estate Management → Cash Receipt [External]

Est.Mgm. – Receipt Entry

Untuk memasukkan data penerimaan iuran

bulanan

Est.Mgm. – Receipt Verification Untuk memeriksa data penerimaan iuran

bulanan

Est.Mgm. – Receipt Verification

Posting

Untuk melakukan posting hasil pemeriksaan

penerimaan iuran bulanan

Front Office → Estate Management → Output

Print Estate Management Lot

Untuk menampilkan dan mencetak daftar lot

yang telah dilakukan serah terima

Print Official Receipt Estate

Untuk mencetak kwitansi penerimaan kas

dari penagihan iuran bulanan

156

156

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Surat Tagihan – Estate

Untuk mencetak Kartu Iuran Bulanan

penghuni

Listing Estate


penerimaan iuran pada bulan tertentu

Report Estate (Lunas)


iuran bulanan yang telah dilunasi selama

setahun untuk masing-masing lot

Report Estate (Belum Lunas)


iuran bulanan yang belum dilunasi selama

setahun untuk masing-masing lot

157

157

Menu Penggunaan

Menu


GA MKT CR EST


Laporan Penerimaan Iuran

Bulanan


penerimaan iuran pada bulan tertentu

158

3.8. Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan prosedur bisnis yang dijalankan PT. Cowell dalam

kesehariannya, ditemukan beberapa proses yang tidak efisien sehingga

memperlambat aliran transaksi dan informasi. Selain itu juga ditemukan adanya

permasalahan dalam penggunaan sistem IFCA, tempat seluruh data transaksi di-

input dan diproses menjadi informasi yang berguna.

Adapun permasalahan secara umum terkait proses bisnis yang

ditemukan adalah sebagai berikut:

• Terdapat prosedur bisnis dimana beberapa dokumen harus dicetak melalui

sistem IFCA sebelum dan sesudah disetujui oleh atasan. Selain itu, terdapat

beberapa dokumen yang harus diberikan kepada supplier meskipun bukan

merupakan dokumen eksternal sehingga siklus pemrosesan menjadi lebih

lama dan menimbulkan kesulitan bagi pihak eksternal yang mengadakan

transaksi dengan perusahaan.

• Beberapa pejabat perusahaan, seperti Supervisor, Manager, dan GM, belum

memanfaatkan sistem IFCA. Berbagai pelaporan yang dibutuhkan oleh

beberapa pejabat tersebut masih diberikan dalam bentuk cetakan (hardcopy),

yaitu pada bagian General Affair, Marketing, dan Estate.

Sedangkan permasalahan secara umum terkait sistem IFCA yang

ditemukan adalah sebagai berikut:

• Penamaan menu yang tidak konsisten.

159

• Terdapat duplikasi fungsi dan nama menu.

• Cukup banyak menu yang tidak digunakan atau pun yang fungsinya tidak

diketahui oleh pengguna sistem.

• Masalah hak akses bagi para pengguna sistem yang dapat mengakses beberapa

menu yang tak berhubungan dengan job desc mereka.

• Pengguna sistem sering kali kurang memahami atau lupa cara melakukan entri

data pada menu-menu tertentu sehingga tingkat eror sistem akibat kesalahan

entri masih cukup tinggi.

• Kelemahan teknis menu atas user interface, seperti kurangnya penjelasan

mengenai tipe atau format data yang dapat atau harus dientri serta pemberian

nama field yang kurang jelas.

3.9. Usulan Pemecahan Masalah

Atas berbagai permasalahan yang dapat menimbulkan inefisiensi

operasional perusahaan sebagaimana telah disebutkan di atas, akan diberikan

usulan-usulan sebagai berikut. Narasi dan dokumentasi atas usulan yang diberikan

akan dibahas pada bab selanjutnya.

Solusi yang dapat diusulkan untuk berbagai permasalahan terkait

proses bisnis adalah:

• Memperbaiki proses bisnis yang sedang berjalan, dengan dibuat lebih

sederhana namun tetap memberikan pengendalian internal yang baik.

160

• Mengusulkan penggunaan sistem IFCA bagi para pejabat perusahaan,

terutama untuk melihat berbagai laporan yang disediakan oleh sistem. Hal ini

dilakukan untuk mengurangi biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk

memperoleh informasi.

Selanjutnya, solusi yang dapat diusulkan untuk berbagai permasalahan

terkait sistem IFCA adalah:

• Pemberian nama baru untuk beberapa menu agar lebih jelas dan konsisten.

• Menghilangkan duplikasi pada fungsi dan nama menu.

• Penghapusan beberapa menu yang tak ada isinya dan yang tidak terlalu

penting kegunaannya.

• Perbaikan atas hak akses bagi para pengguna sistem agar hanya dapat

mengakses berbagai menu yang sesuai dengan job desc mereka.

• Pembuatan user manual untuk para pengguna sistem sebagai acuan dalam

melakukan entri data dan membantu pemahaman atas berbagai menu yang

belum pernah atau jarang digunakan.

• Melakukan evaluasi terhadap tampilan pengguna berbagai menu transaksi.

3.10. Length of Effort (LoE)

Length of Effort memberikan gambaran mengenai berbagai kegiatan

yang dilaksanakan selama praktik magang berlangsung di PT. Cowell.

161

161

Tabel 3.2. Deskripsi Hasil Kegiatan selama Praktik Internship di PT. Cowell (Length of Effort)

No Tanggal Jam

Kehadiran Materi Rincian Aktivitas

1. 15 Sep 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Perkenalan

kegiatan usaha

perusahaan

Perkenalan sistem

IFCA

• Melakukan presentasi awal tentang apa yang akan dilakukan di dalam

perusahaan.

• Briefing sekilas mengenai proses bisnis dari PT Cowell terkait dengan

modul Sales, berisi keterangan singkat atas seluruh proses yang

dijalankan dalam siklus pendapatan.

• Demonstrasi sekilas penggunaan sistem IFCA, dimana ditunjukkan cara

penginputan data dan mengakses serta menghasilkan laporan melalui

sistem.

2. 17 Sep 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Konfigurasi User

Menu

• Melakukan perbaikan dan pencocokkan User Menu pada sistem IFCA

antara Head Office (Cowell) dengan berbagai anak perusahaan.

• Melakukan konfigurasi untuk bagian Accounting. Ketidakcocokan dan

perbaikan dilaporkan kepada IFCA Supervisor.

3. 21 Sep 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Konfigurasi User

Menu

• Diberi pengarahan tentang cara mengambil menu dari Object Library

guna menambahkan menu-menu yang tidak ada dalam proyek lain,

sebagaimana diperlukan pada HO.

• Diberi pengarahan tentang pengeditan (rename) menu yang sebenarnya

162

162

sama namun dituliskan dan diletakkan sebagai menu yang berbeda.

• Konfigurasi dilakukan untuk Bagian Project.

4. 22 Sep 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Konfigurasi User

Menu

• Konfigurasi dilakukan untuk bagian General Affair dan Purchasing.

5. 01 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Konfigurasi User

Menu

Wawancara

Pengguna Sistem

IFCA

• Konfigurasi dilakukan untuk bagian Marketing.

• Melakukan wawancara kepada Marketing Admin dan Promotion Admin

pada kantor pemasaran di wilayah Serpong (Melati Mas Residence).

• Melakukan wawancara mengenai proses bisnis yang sedang berjalan,

laporan yang dihasilkan dan dibutuhkan.

• Mengamati cara penggunaan sistem IFCA (menu-menu yang dipakai

sehari-harinya dan fungsi dari menu), serta menanyakan keluhan atau

masalah yang sering dialami terhadap sistem IFCA.

6. 06 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Wawancara

Pengguna Sistem

IFCA

• Melakukan wawancara kepada Estate Admin dan bagian GA pada kantor

Departemen Estate di wilayah Serpong.



• Mengamati cara penggunaan sistem IFCA (menu-menu yang dipakai

sehari-harinya dan fungsi dari menu), serta menanyakan keluhan atau

masalah yang sering dialami terhadap sistem IFCA.

163

163

7. 12 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Sales

Administration

• Diberikan briefing tentang pembuatan user manual sesuai standar ISO

dan diberikan contoh format user manual yang diinginkan.

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Sales

Administration, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.

• User Manual untuk modul Sales Administration diselesaikan hingga

menu Setup (Master File).

8. 13 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Sales

Administration

• User Manual telah diselesaikan untuk berbagai Transaction Files (menu

level 3 - Booking, Hold/Release Unit, Cancel, dan Transfer Unit).

9. 19 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Sales

Administration

• User Manual telah diselesaikan untuk berbagai Reports (menu level 3 -

Listing, Report Sales, Output)

10. 20 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Customer Relation

• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul Sales

Administration dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.

• Diberikan penjelasan tentang Sales Recognition dan alasan tidak

dimasukkannya ke dalam lingkup user manual.

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Customer

Relation, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.

164

164

• User Manual telah diselesaikan untuk berbagai transaksi pada modul

Customer Relation.

11. 22 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Contractor

Management

• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul

Customer Relation dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Contractor

Management, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.

• User manual telah diselesaikan untuk bagian pembukaan.

12. 26 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Contractor

Management

• User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3

– Contract Award)

13. 27 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Contractor

Management

User Summary Log


– Contract Progress)

• Diberikan pengarahan tentang pembuatan User Summary Log dari

sistem IFCA

• Merangkum User Summary Log dari sistem IFCA

14. 29 Okt 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Contractor

Management


– Variation Order, Contract Closing, Contract Termination)

• Menyelesaikan pembuatan rangkuman User Summary Log.

165

165

15. 02 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Mengikuti rapat

dan membuat

notulen

• Mengikuti rapat antara bagian Project dan IFCA Supervisor dalam

membahas modul Contractor Management.

• Membuat notulen rapat atas hasil rapat tersebut.

16. 03 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Mengikuti rapat

dan membuat

notulen

• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul

Contractor Management dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.

• Mengikuti rapat antara bagian Marketing dengan IFCA Supervisor

dalam membahas modul Sales Administration.


17. 05 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Mengikuti rapat

dan membuat

notulen

• Mengikuti rapat antara bagian Purchasing dengan IFCA Supervisor

dalam membahas modul Logistics

• Mengikuti rapat antara bagian Finance dengan IFCA Supervisor dalam

membahas modul Back Office.


18. 09 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Estate

Management

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Estate

Management, cara pengoperasiannya, dan batasan-batasannya.

• User Manual telah diselesaikan untuk sebagian transaksi (setting

penerimaan iuran bulanan).

19. 10 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Estate

• User Manual telah diselesaikan untuk sebagian transaksi (penerimaan

iuran bulanan dan pembuatan laporan).

• Melakukan pengeditan terakhir pada user manual untuk modul Estate

166

166

Management

List Formulir

Perbaikan Data

Management dan memberikannya kepada IFCA Supervisor.

• Membuat list atas formulir perbaikan data yang telah dikelompokkan ke

dalam Bindex (bukti fisik).

20. 12 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Mengikuti rapat

dan melakukan

wawancara

• Mengikuti rapat antara bagian Promotion, Planning, dan Legal dengan

IFCA Supervisor dalam membahas modul Estate Management.

• Melakukan wawancara kepada Project Admin pada kantor Departemen

Teknik di wilayah Serpong.



21. 15 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Mengikuti rapat

dan membuat

notulen

Wawancara ulang

• Mengikuti rapat antara bagian Estate dengan IFCA Supervisor dalam

membahas modul Estate Management.

• Melakukan wawancara ulang dengan bagian Promotion, Marketing, dan

Estate mengenai otorisasi dokumen dan tembusannya.

22. 16 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Logistics

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Logistics, cara

pengoperasiannya, dan batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian

GA).


– Requisition)

23. 18 Nov 2010 08.00 – 17.00 Pembuatan User • User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi (menu level 3

167

167

8 jam Manual

Logistics

– GRN Product dan GRN Service).

24. 19 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual

Logistics

Penggunaan menu

transaksi pada

sistem IFCA


– Inventory Issue, Inventory Receipt dan Output).

• Menggunakan sistem IFCA untuk mencoba memasukkan data-data

(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian Marketing pada

modul Sales Administration.


(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian CR pada modul

Customer Relation.

25. 26 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Penggunaan menu

transaksi pada

sistem IFCA


(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian GA pada modul

Logistics.


(Training) yang berhubungan dengan kegiatan bagian Estate pada

modul Estate Management.

26. 29 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan Job

Rules bagian

Purchasing

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu apa saja yang seharusnya

ditangani oleh bagian Finance yang menangani pembelian dan batasan-

batasannya (hanya sebatas untuk bagian Finance yang menangani

pembelian).

168

168

• Membuat Job Rules untuk bagian Finance yang menangani pembelian

sesuai dengan arahan yang telah diberikan.

27. 30 Nov 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan Job

Rules bagian

Finance Collection


ditangani oleh bagian Finance yang menangani penerimaan uang dan

batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian Finance Collection).

• Membuat Job Rules untuk bagian Finance Collection sesuai dengan

arahan yang telah diberikan.

28. 03 Des 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Penyelesaian Job

Rules bagian

Finance Collection

dan pembuatan Job

Rules bagian Kasir

• Menyelesaikan Job Rules untuk bagian Finance Collection.


ditangani oleh bagian Finance Kasir dan batasan-batasannya (hanya

sebatas untuk bagian Finance Kasir).

• Membuat Job Rules untuk bagian Finance Kasir sesuai dengan arahan

yang telah diberikan.

29. 08 Des 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Penyelesaian Job

Rules bagian

Finance Kasir dan

pembuatan Job

Rules bagian

Finance Account

Payable & KPR

• Menyelesaikan Job Rules untuk bagian Finance Kasir.


ditangani oleh bagian Finance Account Payable dan Finance KPR serta

batasan-batasannya (hanya sebatas untuk bagian Finance Account

Payable dan Finance KPR).

169

169

30. 10 Des 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan Job

Rules bagian

Finance Account

Payable & KPR

• Membuat Job Rules bagian Finance Account Payable dan Finance KPR.

31. 15 Des 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Wawancara

pengguna sistem

IFCA

• Melakukan wawancara ulang kepada Marketing Admin dan Promotion

Admin pada kantor pemasaran di wilayah Serpong (Melati Mas

Residence).

• Melakukan wawancara ulang kepada Estate Admin dan bagian GA pada

kantor Departemen Estate di wilayah Serpong.

• Melakukan konfirmasi mengenai proses bisnis yang sedang berjalan,

laporan yang dihasilkan serta dibutuhkan, dan menu-menu yang

digunakan selama ini.

• Meminta contoh fotokopi formulir manual yang digunakan dalam

kegiatan operasional.

• Menanyakan keluhan atau masalah yang sering terjadi, baik oleh pihak

internal maupun eksternal dalam proses bisnis yang sedang berjalan.

32. 17 Des 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual untuk

bagian Finance

Account Payable &

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Back Office, cara


Finance Account Payable dan Finance KPR).

• Pembuatan User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi

170

170

KPR yang digunakan oleh bagian Finance Account Payable dan Finance

KPR.

33. 22 Des 2010 08.00 – 17.00

8 jam

Pembuatan User

Manual untuk

bagian Finance

Collection

• Diberikan pengarahan tentang menu-menu pada modul Back Office, cara


Finance Collection).

• Pembuatan User Manual telah diselesaikan untuk beberapa transaksi

yang digunakan oleh bagian Finance Collection.

BAB III GAMBARAN OBJEK PENELITIAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2011-1-00399-KA...

Documents

Transcript of BAB III GAMBARAN OBJEK PENELITIAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2011-1-00399-KA...