BAB III Analisis Sistem Berjalan Sistem Informasi Penyewaan Truk PT Erafista Indah

7/24/2019 BAB III Analisis Sistem Berjalan Sistem Informasi Penyewaan Truk PT Erafista Indah

1/9

9

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Institusi / Perusahaan

Perkembangan dunia bisnis semakin berkembang sehingga dibutuhkan

sebuah sistem yang membuat proses operasional perusahaan harus dapat bersifat

praktis, efektif dan dinamis.

PT. Erafista Indah Jakarta merupakan perusahaan jasa yang bergerak

dalam bisnis penyewaan truk yang biasa digunakan untuk mengangkut material

konstruksi maupun bahan baku produksi. Dalam perjalanannya PT. Erafista Indah

Jakarta terus mengalami kemajuan. Sementara sistem pengolahan data truk, data

penyewa, data pembayaran yang saat ini digunakan masih menggunakan sistem

manual.

3.1.1. Sejarah Institusi Perusahaan

PT. Erafista Indah Jakarta berdiri pada tanggal 29 Desember 2004 dengan

nomor SIUP 1760/09-01/IX/2004 yang terletak di Jalan Tembang No.51 Tg. Priuk

Jakarta Utara. Pada mulanya PT Erafista Indah hanya menyewakan truk kepada

pelanggan yang sudah terikat kontrak kerjasama dengan PT. Erafista Indah

Jakarta. Namun seiring dengan berkembangnya usaha, kini PT. Erafista Indah

Jakarta melayani pelanggan baru yang ingin menyewa truk untuk ekspedisi

muatan mereka.


2/9

10

Perusahaan ini menyewakan truk berukuran sedang sampai besar untuk

kepentingan ekspedisi. PT Erafista Indah Jakarta telah mempunyai struktur

organisasi yang baik dimana sudah terdapat pembagian dan wewenang masing

masing karyawan. Walaupun sudah dapat dibilang baik, sistem informasi yang

berjalan pada PT. Erafista Indah Jakarta masih dilakukan secara manual.

3.1.2. Visi dan Misi PT. Erafista Indah Jakarta

1. Visi

Visi PT. Erafista Indah Jakarta adalah :

a. Menjadi perusahaan multi nasional tingkat global dalam jasa

penyewaan peralatan transportasi serta membangun industri terkait.

b. Menerapkan Good Corporate Governance dalam menjalankan

perusahaan.

c. Menjadi asset nasional yang memberikan kontribusi terhadap

pertumbuhan perekonomian bangsa dan negara Indonesia.

2. Misi

a.

Melayani dan menyediakan produk berkualitas terbaik untuk penyewaan peralatan pembangunan dan jasa kontraktor

b. Menyediakan transportasi angkutan darat aman, efisien dan

menguntungkan yang dijalankan oleh professional yang kompeten dan

bermotivasi tinggi.


3/9

11

3.1.3. Struktur Organisasi dan Fungsi

3.1.3.1. Struktur Organisasi

Sumber : PT. Erafista Indah Jakarta

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Komisaris

Mekanik Driver

Operasional HRD Keuangan

Direktur


4/9

12

3.1.3.2. Wewenang, Tanggung Jawab, Tugas dan Fungsi

Didalam perusahaan ini ada beberapa tugas dan wewenang tanggung jawab

dari setiap divisi adalah sebagai berikut :

1. Komisaris

Komisaris bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap

pengelolaan perusahaan oleh Direksi termasuk semua aspek seperti

perencanaan dan pengembangan dan pengambilan keputusan. Komisaris

bertanggung jawab dalam memberikan saran dan pendapat mengenai

laporan keuangan tahunan dan mengevaluasi rencana kerja dan anggaran

dan mengikuti perkembangan perusahaan.

2. Direktur Utama

Direktur bertanggung jawab dalam :

1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan perusahaan

2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan manager

3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja

perusahaan

3. General Manager

General Manager diangkat oleh Direktur bertugas sebagai pengawas

umum, memeriksa laporan dari bagian keuangan dan operasional secara

langsung.


5/9

13

4. HRD

Tugas dan tanggung jawab :

a. Meminta keterangan lebih lanjut kepada direktur mengenai keputusan

yang berhubungan dengan sumber daya manusia

b. Menciptakan suasana kerja yang nyaman dan kondusif

c. Mengembangkan potensi sumber daya manusia

d. Meningkatkan kualitas karyawan pada perusahaan.

5. Bagian Keuangan

Bagian Keuangan bertanggung jawab melakukan tata tertib keuangan

perusahaan.

6. Bagian Operasional

Bagian operasional bertugas mencatat truk yang disewa tiap harinya serta

mencatat transaksi serta membuat tanda terima pesanan dan membuat

surat jalan.

7. Mekanik

Mekanik bertugas untuk memperbaiki truk yang sedang mengalamikerusakan.


6/9

14

8. Driver

Driver bertugas untuk mengoperasikan truk seperti ekspedisi oleh

customer sampai tujuan berdasarkan surat jalan dan mengembalikan surat

jalan kepada kantor pusat untuk laporan.

3.2. Proses Bisnis Sistem

3.2.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Dimulai dari saat customer mengisi form pemesanan sewa untuk

menyewa truk kepada PT. Erafista Indah Jakarta yang kemudian diperiksa

kelengkapannya oleh bagian operasional untuk di approval . Lembar

pertama untuk customer , lembar kedua untuk admin. Setelah di approval

penyewa akan menyerahkan bukti transfer untuk dibuatkan surat jalan oleh

bagian operasional. Lembar pertama untuk penyewa lembar kedua untuk

admin.

Setelah surat jalan terbit, maka penyewa baru dapat menggunakan

truk yang disewa. Pada saat pengembalian, maka surat jalan diberikan

kembali ke bagian operasional. Pada saat pengembalian akan di check

apakah terjadi kerusakan atau tidak. Setelah dicheck customer akan ditentukan terkena denda atau tidak, maka dibuatlah tanda terima

pengembalian truk. Setelah itu barulah dibuatkan laporan keuangan di

setiap bulannya.


7/9

15

3.2.2. Activity Diagram

Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam

sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing masing alir berawal,

decision yang mungkin terjadi dan bagaimana berakhir. Sebuah aktivitas

dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih, dimana aktivitas

menggambarkan proses yang berjalan.


8/9

16

3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.3.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ( Input )

a. Nama Dokumen : Form Pemesanan Sewa

Fungsi : Sebagai bukti request sewa

Sumber : Customer

Tujuan : Admin Operasional

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lampiran A.1

b. Nama Dokumen : Bukti Transfer

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran sewa

Sumber : Customer

Tujuan : Admin Operasional dan Bagian

Keuangan

Media : Kertas


Bentuk : Lampiran A.2


9/9

17

3.3.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ( Output )

a. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti ketika request disetujui

Sumber : Admin Operasional

Tujuan : Customer

Media : Kertas


Bentuk : Lampiran A3

b. Nama Dokumen : Tanda terima pengembalian truk

Fungsi : Sebagai alat bukti pengembalian

Sumber : Bagian Operasional

Tujuan : Customer

Media : Kertas



c. Nama Dokumen : Laporan Keuangan

Fungsi : Sebagai rekap

Sumber : Bagian Operasional

Tujuan : DirekturMedia : Kertas

Jumlah : Tiga Lembar


BAB III Analisis Sistem Berjalan Sistem Informasi Penyewaan Truk PT Erafista Indah

Documents

Transcript of BAB III Analisis Sistem Berjalan Sistem Informasi Penyewaan Truk PT Erafista Indah