15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP

INDONESA) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang kuliner

berupa restauran yang bernama KILLINEY KOPI. KILLINEY merupakan

sebuah kedai kopi atau bisa dibilang sebagai kopi resto. Sejarah Killiney Kopi ini

berawal sejak tahun 1919 di bilangan Killiney Road, Singapura. Saat ini killiney

sendiri sudah memiliki 18 outlet yang tersebar diIndonesia, Jakarta, Batam,

Surabaya, Medan, dan Makassar. Saat ini Dan Bapak Muhammad Wahyuni

Iskandar, SH. Adalah salah satu pemilik beberapa oulet Killiney yang berada

dijakarta, Sampai pada saat ini semua proses yang dilakukan oleh PT CITA

RASA SELARAS MANDIRI, dari proses pengeluaran barang, penerimaan

barang, dan semua data-data tentang persediaan dapat disimpan dan diolah

dengan baik, sehingga data akan selalu ada jika suatu waktu dibutuhkan sebagai

laporan untuk perusahaan.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Perusahaan adalah merupakan suatu sistem yang bersifat fisik yang dikelola

dengan menggunakan suatu sistem konseptual atau informasi. Tinjauan

perusahaan merupakan hal-hal mengenai sejarah terbentuknya perusahaan.

Struktur organisasi serta fungsi dari stuktur organisasi tersebut.

16

3.2.1.Sejarah Perusahaan

Sejak didirikan PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY

GROUP INDONESA) pada 20 Juli 2011 dan mempunyai kantor sendiri yang

beralamat di Jl. Kebon Kacang 5 No. 11 Tanah Abang Jakarta Pusat. Pada

dasarnya Killiney kopi merupakan Frenchise yang bekerja sama dengan PT.

CITA RASA SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA) didalam

bidang kuliner.

Awal berdirinya Killiney berada di Medan, dan kemudian merentangkan

sayap sehingga saat ini killiney kopi telah memiliki 18 outlet di beberapa daerah

di indonesia.

Visi pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI adalah menjadikan

perusahaan berkembang dengan baik.

Misi pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI adalah semangat dalam

bekerja agar mendapakan hasil yang terbaik, melayani customer dengan sepenuh

hati, dan memberikan kenyamanan suasana, dengan harga yang terjangkau.

17

3.2.2. Struktur Organisasi

Di bawah ini adalah struktur organisasi pada PT. CITA RASA SELARAS

MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA).

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI

Berikut ini adalah uraian tugas dan fungsi masing-masing badan terkait

yang terdapat di PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI :

1. Owner

a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan

perusahaan

b. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja

perusahaan

c. Memimpin penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahan.

d. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya.

e. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala

bagian (manajer)

f. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

18

2. HRD

a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja/Preparation and

selection

b. Pengembangan dan evaluasi karyawan/ Development and evaluation

c. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/Compensation

and protection

d. Employee Relations Management

3. Manager Area

a. Bertanggungjawab atas data dan semua pengarsipan data perusahaan.

b. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada Owner

c. Membantu Owner dalam rnengelola sumber daya perusahaan.

d. Membantu direktur melakukan kontrol arus kekayaan perusahaan.

e. Mengkoordinasikan semua bagian dalam perusahaan dengan

membentuk sistem kerjasama diantara para manager perusahaan.

f. Menjaga kedisiplinan kerja karyawan.

g. Mengadakan pembelian keperluan rumah tangga perusahaan.

h. Mengatur keperluan dan kepentingan umum perusahaan.

i. Melaksanakan tugas khusus dari direktur.

4. Administrasi

a. Melaksanakan kegiatan dalam melakukan tugas teknis perusahaan

terutama dalam operasionalnya.

b. Mengawasi jalur proses pengolahan agar terjamin kelancaran kerja

c. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada Direktur

19

d. Mengawasi kegiatan teknis dan operasional dari setiap pekerjaan yang

dilaksanakan oleh tenaga ahli melalui koordinator tenaga ahli

e. Menyusun penempatan kerja tenaga ahli dalam setiap proyek.

f. Mengawasi setiap pekerjaan yang di lakukan oleh koordinator tenaga

ahli.

5. Bagian Warehouse

a. Mempersiapkan pesanan dan memproses permintaan dan pesanan

pasokan.

b. Melengkapi data yang dibutuhkan pengiriman.

c. Melengkapi persyaratan pemeliharaan preventif; mengatur untuk

perbaikan sarana pengangkutan dari dan ke gudang.

d. Mempertahankan kualitas layanan dengan mengikuti standar organisasi.

e. Mempertahankan lingkungan kerja yang aman dan bersih, sesuai dengan

prosedur, aturan, dan peraturan.

f. Melengkapi laporan dengan memasukkan informasi yang diperlukan.

g. Mempertahankan pengetahuan teknis dengan menghadiri lokakarya

pendidikan; meninjau publikasi.

h. Membuat catatan administrasi persediaan barang, yang meliputi jenis

barang, kode barang dan jumlah barang dengan benar.

i. Merapikan setiap penempatan barang yang ada di gudang berdasarkan

kelompok barang dengan baik dan teratur.

j. Menyiapkan barang yang akan dikirimkan ke Pelanggan berdasarkan

Surat Jalan yang diterima dari Bagian Administrasi.

20

k. Melakukan perhitungan fisik barang manual setiap haMelakukan

koordinasi dengan Admin Supervisor dan Sales Supervisor yang

berhubungan dengan stock barang.

l. Melakukan pengaturan bawahannya dalam pendistribusian pengiriman

6. Supervisor Area

a. Memastikan bahwa operasional outlet telah memenuhi standar service

yang telah ditetapkan.

b. Memberikan pelatihan, pengarahan, bimbingan, dan pengawasan kepada

bawahan, dalam memastikan terlaksananya standar service yang ada.

c. Mengatur pembagian waktu (jadwal) kerja staff service department.

Pada waktu dan lingkungan kerja.

d. Memasatikan terlaksananya SOP (Standard Operational Procedure) dan

Tata Tertib Perusahaan, terutama pada waktu dan lingkungan kerja.

e. Membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan operasional outlet

secara berkala.

f. Mengadakan daily briefing, khususnya untuk staff Service Department.

g. Berperan aktif dalam tanggung jawab atas terlaksananya kegiatan

promosi yang diadakan, Upselling dalam meningkatkan revenue

outlet,dan pencapaian target.

h. Bertanggung jawab untuk menangani keluhan, kritik, dan saran baik

yang disampaikan oleh pelanggan, serta sedapat mungkin menyelesaikan

keluhan, kritik dan saran dengan tata cara yang baik, ramah, dan mampu

mempertahankan hubungan yang ada dengan pelanggan.

21

7. Crew

a. Memberikan pelayanan yang terbaik (service) kepada Customer.

b. Bertanggung jawab terhadap bidang pekerjaan.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Prosedur sistem akuntansi berjalan yang diambil pada PT. CITA RASA

SELARAS MANDIRI (KILLINEY GROUP INDONESA) adalah sistem

penggajian karyawan secara umum melewati proses sebagai berikut :

Pada prosedur pemesanan barang kepada supplier. Bagian warehouse akan

memberikan list atau daftar (PO) yang akan di pesan kepada bagian Admin untuk

dicek dan mencatat biaya yang akan dikeluarkan. Kemudian setelah acc bagian

admin akan mengirimkan pemesanan barang kepada supplier. Bagian supplier

akan mengirimkan barang ke kantor CRSM.

Prosedur permintaan barang Bagian outlet Cabang mengirimkan

permintaan barang via email untuk dikirimkan kebagian warehouse, dari bagian

warehouse akan mengeluarkan Form Bukti Keluar Barang, kemudian form

bukti keluar barang akan diberikan kepada bagian admin untuk dicatatan dan

dihitung barang yang dikeluarkan. Setelah itu bagian admin akan menyerahkan

kembali kepada bagian warehouse.

Setelah bagian admin menyerahkan form bukti keluar barang bagian

warehouse akan mengirimkan barang kepada outlet cabang. Kemudian outlet

cabang akan mengecek barang yang dikirimkan oleh bagian warehouse,

Kemudian Form keluar barang akan diserahkan kembali kebagian warehouse.

22

Pada prosedur laporan barang, Bagian warehouse yang membuat laporan

barang ditiap bulannya, dan pada tiap bulannya laporan yang dibuat oleh bagian

warehouse akan diberikan kepada bagian admin untuk mengecek dan acc laporan

yang telah dibuat oleh bagian warehouse, setelah itu bagian admin akan

menyerahkan kepada owner.

3.4. Unified Modelling Language (UML)

Dalam activity diagram ada beberapa hal yang akan dijelaskan :

a. Ada terdapat beberapa bagian pada prosedur sistem berjalan, Pada prosedur

Pemesanan barang kepada supplier, Swimlane yang digunakan yaitu :

Swimlane Bagian Warehouse, Swimlane Bagian Administrasi, Swimlane

Supplier. Pada prosedur Permintaan barang, swimlane yang digunakan

yaitu : swimlane Bagian Outlet Cabang, swimlane Bagian Warehouse dan

swimlane Bagian Administrasi. Pada prosedur Pengiriman barang,

swimlane yang digunakan yaitu : Swimlane bagian warehouse dan

swimlane bagian outlet cabang. Dan prosedur laporan barang, swimlane

yang digunakan yaitu : swimlane bagian warehouse, swimlane bagian

administrasi, dan swimlane Owner.

b. Melakukan penyimpanan bukti barang masuk dari supplier dan barang

keluar ke bagian outlet cabang.

c. Terdapat dua kegitan ataupun pilihan yang dilakukan oleh Bagian

Administrasi yaitu saat pemberian Acc permintaan barang ke bagian

warehouse untuk dikirimkan barang kepada outlet cabang. Dan bagian

admin akan meberikan acc laporan persediaan barang (Stock Opname) dari

bagian warehouse. Dan bagian outlet cabang akan mengirimkan kembali

23

permintaan barang ke pada bagian warehouse untuk stock persediaan

barang dagang.

d. Laporan yang dibuat oleh bagian Admin

24

3.4.1. Activity Diagram

a. Activity Diagram Pemesanan Barang ke Supplier

Gambar III.2 Activity Diagram Pemesanan Barang Ke Supplier

25

b. Activity Diagram Permintaan barang outlet

Gambar III.3 Activity Diagram Permintaan Barang Outlet

26

c. Activity Diagram Pengiriman Barang

Gambar III.4 Activity Diagram Pengiriman Barang

27

d. Activity Diagram Laporan Persediaan Barang

Gambar III.5 Activity Diagram Laporan Persediaan Barang

28

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Karena banyaknya proses yang ada di PT. CITA RASA SELARAS

MANDIRI (Killiney) maka penulis hanya membatasi pada sistem persediaan

barang dagang. Dari awal melakukan pengajuan barang hingga laporan

persediaan barang dagang. Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan

mengenai bentuk dokumen yang mempunyai peranan dalam proses persediaan

barang dagang pada PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI.

3.5.1.Spesifikasi Dokumen Masukkan

Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen

masukan baik berasal dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar. Adapun

dokumen input tersebut adalah :

A. Nama Dokumen : Form Order Barang

Fungsi : Meminta Barang dagang

Sumber : Outlet Cabang

Tujuan : ke bagian Warehouse

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap 2 hari sebelum kedatangan barang

Jumlah : Satu Berkas

Bentuk : Lampiran A-1

B. Nama Dokumen : Bukti PO Supplier

Fungsi : Bukti pembelian barang melalui supplier

Sumber : Bagian warehouse

Tujuan : Supplier

29

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Minggu

Jumlah : Sesuai dengan kebutuhan gudang

Bentuk : Lampiran A-2

3.5.2.Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen Output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen

berupa dokumen – dokumen yang akan mendukung kegiatan serta merupakan

hasil pencatatan atau pelaporan. Adapun dokumen output adalah :

A. Nama dokumen : Form Bukti Keluar Barang

Fungsi : Melaporkan barang yang keluar dari gudang

Sumber : Warehouse

Tujuan : Outlet Cabang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap barang yang akan dikirim ke Outlet

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lampiran B-1

B. Nama dokumen : Laporan Persediaan Barang

Fungsi : Untuk mengetahui laporan persediaan barang

Sumber : Warehouse

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Bulan

Jumlah : 1 lembar

30

Bentuk : Lampiran B-2

3.6. Permasalahan

Dari hasil pengamatan penulis, penulis memperoleh beberapa permasalahan

yang di alami oleh PT. CITA RASA SELARAS MANDIRI, yaitu :

1. Masih sering terjadi kesalahan pencatatan dalam pembuatan form barang

keluar

2. Terjadinya barang yang belum tercatat pada pencatatan barang yg keluar dan

masuk sehingga adanya selisih barang pada laporan persediaan barang

diakhir bulan.

3. Informasi atau data yang dihasilkan cukup lama dikarenakan pencatatannya

masih manual atau tertulis untuk data barang yang ada pada perusahaan.

4. Lebih rentan hilangnya dokumen sehingga proses pembuatan Laporan

menjadi lama karna harus menyesuaikan kembali untuk barang yang masuk

dan keluar gudang.

3.7. Alternatif Pemecahan Masalah

Banyak berbagai masalah yang timbul akibat sistem pencatatan persediaan

barang secara manual. Keuntungan dari penggunaan teknologi

komputer/pengolahan data dengan terkomputerisasi antara lain :

1. Dapat meminimalisasi kesalahan yang dikarenakan human error (kesalahan

yang dikarenakan kekurang telitian dari pembuat informasi).

2. Dengan data diproses secara terkomputerisasi maka kesalahan barang yang

tidak tercatat lebih dapat diminimalisasikan.

31

3. Dengan data diproses secara terkomputerisasi maka informasi yang

dihasilkan lebih cepat, rapih dan lebih mengikuti perkembangan jaman.

4. Keamanan data yang tersimpan lebih terjamin, tidak akan mudah rusak Dapat

lebih meringkas penyimpanan data atau arsip data yang perlu sehingga tidak

dapat terjadinya kehilangan dokumen.