25

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang proses

bisnis berdasarkan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi ada di perusahaan.

3.1.1. Sejarah Institusi

John Paul’s School di dirikan pada tanggal 01 November, 2010 dibawah

pimpinan Prof. Suyanto PhD, dan didirikan di Harapan Indah, Bekasi dan merupakan

sekolah bertaraf internasional pertama di daerah tersebut.

Diawal berdirinya John Paul’s School hanya memiliki beberapa unit level kelas

yaitu TK dan SD namun sekarang sudah memiliki level dari terkecil yaitu Daycare

(penitipan anak) sampai Terbesar (SMA)

John Paul’s School telah mengikuti 3 kali Akreditasi dan mendapatkan predikat

“A” dan sekolah ini menerapkan bagi para siswa dan siswi nya untuk berkomunikasi

dalam berbahasa inggris.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi menggambarkan sebuah susunan berbagai komponen atau

unit-unit kerja dalam sebuah organisasi yang ada di masyarakat.

Dengan adanya struktur organisasi maka kita bisa melihat pembagian kerja dan

bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda bisa dikoordinasikan dengan baik. Selain

26

itu dengan adanya struktur tersebut maka kita bisa mengetahui beberapa spesialisasi dari

sebuah pekerjaan, saluran perintah, maupun penyampaian laporan.

Berikut merupakan struktur organisasi yang terdapat pada sekolah John Paul's School :

Sumber : John Paul’s School

Gambar III.1. Struktur Organisasi John Paul’s School

Struktur Perusahaan

Foundation

Kepala Sekolah

Kepala Bagian

ICT

Admin Pustakawan

Siswa

Wakil Kepala

sekolah

Staff

Asisten Guru

Guru

27

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah yang

menjadi tema tugas akhir ini. hal tersebut mengarahkan prosedur yang lebih spesifikasi,

penulis mencoba memilih beberapa prosedur sistem berjalan yang ada pada

perpustakaan sekolah John Paul’s School, Bekasi. Yaitu prosedur pendaftaran anggota,

prosedur peminjaman buku, prosedur pengembalian buku, prosedur denda, dan prosedur

pembuatan laporan yang dijabarkan seperti hal berikut:

1. Prosedur pendaftaran anggota

Setiap siswa atau karyawan John Paul’s School yang ingin meminjam buku di

perpustakaan wajib mendaftar sebagai anggota, sebagai salah satu syarat peminjaman

buku. Siswa yang ingin meminjam buku harus datang ke perpustakaan dan mendaftar

terlebih dahulu dengan membawa kartu pelajar mereka atau kartu karyawan bagi

karyawan, kemudian petugas perpustakaan akan mencatat data dan memberikan laporan

kepada bagian IT Staff untuk dibuatkan kartu anggota yang kemudian akan di terbitkan

dalam kurung waktu 2 hari proses belajar mengajar dan akan diserahkan kepada siswa

atau karyawan yang bersangkutan, setelah memiliki kartu perpustakaan siswa berhak

untuk meminjam buku di perpustakaan John Paul’s School, Bekasi.

2. Prosedur peminjaman Buku

Dalam prosedur peminjaman buku siswa harus memiliki kartu perpustakaan

terlebih dahulu namun jika hanya membaca dalam perpustakaan siswa tidak diwajibkan

memiliki kartu perpustakaan. Proses yang harus dilakukan siswa adalah mendatangi

petugas perpustakaan jika ingin bertanya mengenai katalog buku atau dapat mencari

28

sendiri di rak buku perpustakaan, lalu setelah menentukan buku mana yang ingin

dipinjam, siswa mendatangi petugas perpustakaan dengan menyerahkan kartu

perpustakaan, petugas perpustakaan akan melihat data siswa dan menuliskan nama siswa

yang terdapat pada kartu perpustakaan, setelah menuliskan data nama, kelas, buku apa

yang dipinjam dan tanggal peminjaman. Siswa dan karyawan wajib menanda-tangani

pada lembar persetujuan peminjaman.

3. Prosedur Pengembalian Buku

Dalam prosedur pengembalian buku siswa diwajibkan untuk tidak melebihi batas

waktu peminjaman, jika melebihi batas waktu peminjaman siswa diwajibkan untuk

mempersiapkan biaya denda yang ada, namun jika sebelum atau sesuai dengan jadwal

pengembalian maka siswa dapat pergi ke perpustakaan dengan membawa buku yang

dipinjam dan menyerahkan nya kepada petugas perpustakaan yang kemudian akan di

data dan diproses oleh petugas perpustakaan. Kemudian petugas perpustakaan akan

mengembalikan kartu anggota agar siswa tersebut dapat melakukan peminjaman buku

lagi.

4. Prosedur denda

Prosedur denda terjadi apabila siswa telat mengembalikan buku atau siswa

merusak buku tersebut. Siswa dapat menuju ke perpustakaan dan melaporkan

keterlambatan atau kerusakan buku kepada petugas perpustakaan yang kemudian akan di

informasikan berapa denda yang harus dibayarkan oleh siswa tersebut.

29

5. Prosedur pembuatan laporan

Prosedur pembuatan laporan ini dimaksudkan untuk memberikan informasi yang

efisien kepada kepala sekolah dan foundation sebagai arsip sekolahan. Pembuatan

laporan juga berfungsi sebagai pendataan semua buku di perpustakaan, peminjaman

buku setiap bulan nya, dan mencatat data-data buku untuk di analisis perkembangan

perpustakaan setiap bulannya. Petugas perpustakaan menyerahkan hasil laporan pada

pembukuan perpustakaan yang mencangkup data pinjam buku kepada foundation.

3.3. Use Case Diagram

Prosedur yang sedang berjalan di sekolah john Paul’s School, Bekasi mewakili

alur aktivitas yang sedang terjadi, oleh karena itu penulis mencoba menjabarkan kembali

menggunakan Use Case Diagram sesuai dengan prosedur yang sedang berjalan sebagai

berikut:

Gambar III.2. Use case Prosedur Pendaftaran Anggota

30

Use Case Name Pendaftaran anggota

Requirements Menjadi anggota perpustakaan

Goal Memiliki Kartu anggota

Pre-Conditions Siswa datang ke perpustakaan

Post-Conditions Siswa Mengisi Formulir

Failed end Condition Tidak terdaftar karena tidak ada kartu

pelajar

Actors Siswa dan pustakawan

Main flow/Basic Path 1. Siswa membawa kartu pelajar

2. Siswa mengisi formulir

3. Siswa mendapatkan kartu

Tabel III.1. Deskripsi Use Case Prosedur pendaftaran anggota

31

Use Case Name Pengembalian Buku

Requirements Siswa Mengembalikan Buku

Goal Admin Menerima Buku

Pre-Conditions Siswa datang ke Perpustakaan

Post-Conditions Siswa Memberikan Buku

Failed end Condition Siswa tidak dapat mengembalikan buku

karena rusak atau hilang

Actors Siswa dan Pustakawan

Main Flow/Basic Path 1. Siswa datang ke perpustakaan

2. Siswa mengembalikan buku

3. Pustakawan mengecek tanggal

Gambar III.3. Use case Prosedur Pengembalian Buku

32

4. pustakawan memberi denda jika

ada

5. siswa menerima kembali kartu

anggota

Use Case Name Peminjaman Buku

Requirements Siswa meminjam Buku

Goal Siswa mendapat pinjaman buku

Pre-Conditions Siswa datang ke Perpustakaan

Post-Conditions Siswa memilih Buku

Failed end Condition Siswa tidak dapat meminjam buku karena

Tabel III.2. Deskripsi Use Case Prosedur pengembalian buku

Gambar III.4. Use case Prosedur Peminjaman Buku

33

tidak ada kartu perpustakaan

Actors Siswa dan Pustakawan

Main Flow/Basic Path 1. Siswa datang ke perpustakaan

2. Siswa memilih buku

3. Siswa meminjam buku

4. Siswa menyerahkan kartu anggota

5. Pustakawan mencatat peminjaman

Use Case Name Pembuatan laporan

Requirements Membuat laporan untuk Foundation

Goal Foundation menerima laporan

Pre-Conditions Pustakawan Membuat laporan

Post-Conditions Admin memberikan data laporan

Tabel III.3. Deskripsi Use Case Prosedur peminjaman buku

Gambar III.5. Use case Prosedur pembuatan Laporan

34

Failed end Condition Pustakawan tidak dapat memberikan

laporan karena data hilang dan file laporan

rusak

Actors Pustakawan dan Foundation

Main Flow/Basic Path 1. Pustakawan membuat laporan

2. Pustakawan memberikan laporan

3. Foundation menerima laporan

4. Foundation memberikan request

5. Pustakawan menerima request

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini memuat bentuk-bentuk dokumen yang

masuk dan dikeluarkan oleh sistem peminjaman buku di perpustakaan John Paul’s

School, Bekasi. Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini terdiri dari Spesifikasi dokumen

masukan dan dokumen keluaran sebagai berikut:

A. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Anggota

Fungsi : Untuk mendata anggota baru

Sumber : Siswa

Tujuan : Pustakawan

Media : Kertas

Tabel III.4. Deskripsi Use Case Prosedur pembuatan laporan

35

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pendaftaran anggota baru

Bentuk : Lihat Lampiran A.1.

2. Nama Dokumen : Form peminjaman buku

Fungsi : Untuk mendata anggota yang meminjam

Sumber : Siswa

Tujuan : Pustakawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap peminjaman baru

Bentuk : Lihat Lampiran A.2.

B. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kartu anggota perpustakaan

Fungsi : Identitas anggota perpustakaan

Sumber : Pustakawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pendaftaran anggota baru

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Surat Denda

Fungsi : Biaya atas keterlambatan atau kerusakan

36

Sumber : Pustakawan

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap keterlambatan pengembalian buku

Bentuk : Lihat lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Form laporan kegiatan perpustakaan

Fungsi : Untuk laporan kepada foundation

Sumber : Pustakawan

Tujuan : Foundation

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap satu bulan sekali

Bentuk : Lihat lampiran B.3

3.5. Permasalahan Pokok

Pada perpustakaan John Paul’s School terdapat beberapa permasalahan pokok

yang telah penulis ambil kesimpulan nya yaitu:

1. Informasi Ketersediaan buku yang kurang memadai sehingga guru dan siswa

cenderung memanfaatkan media lain selain perpustakaan untuk mencari informasi.

2. Informasi katalog buku yang kurang memadai sehingga siswa dan guru

membutuhkan waktu lebih untuk mendapatkan buku yang diinginkan.

37

3. Petugas pustakawan sering mengalami kesulitan mengelola data perpustakaan

karena semua proses pencatatan data baik itu data anggota dan data buku masuk

menggunakan kertas

4. Untuk buku baru yang masuk perpustakaan masih dilakukan secara manual tanpa

ada nya pencatatan judul buku, pengarang, dan penerbit sehingga data tidak akurat

5. Pembuatan laporan yang kurang lengkap karena data secara kertas mudah hilang

dan rusak

6. Petugas pustakawan membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk membuat

laporan karena harus memasukan data satu persatu ke dalam form laporan sehingga

tidak efisien.

3.6. Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan pokok yang terjadi, maka penulis mencoba untuk

menguraikan pemecahan masalah yang dibuat, seperti.

1. Merancang sebuah sistem yang dapat menyimpan data buku untuk mengelola

katalog buku perpustakaan.

2. Dengan dibangun sistem peminjaman dan pengembalian buku maka proses

peminjaman buku dapat lebih mudah dilakukan dan waktu lebih efisien.

3. Mempermudah proses pencarian buku dengan dibangun nya katalog buku

4. Mempermudah untuk melihat dan mencari anggota yang terdaftar sebagai

anggota perpustakaan.

38

5. Mempermudah dalam pembuatan laporan karena data sudah tersimpan dan

terstruktur di dalam database sehingga dapat ditampilkan sesuai dengan waktu yang

dibutuhkan.