BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Lembaga …€¦ · Jumlah ruang kelas belajar untuk...

31

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Lembaga Pendidikan

3.1.1 Sejarah Lembaga Pendidikan

Lembaga pendidikan yang berdiri sejak 30 Juli 1997 ini sudah meluluskan

banyak siswa terhitung sejak berdirinya sekolah ini. SDI Al-Masnuniyah Kebagusan

Pasar Minggu ini terletak di Jl. Waru Rt.013/03 Kel. Kebagusan Kec.Pasar Minggu

Jakarta Selatan. SK Pendirian Sekolah : 17/I01.A1/PP/2001. SK Izin Operasional

: 7373/-1.851.48. SDI Al-Masnuniyah Kebagusan Pasar Minggu ini mempunyai visi

dan misi, antara lain adalah :

a. Visi :

“Mewujudkan peserta didik yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa,

unggul dalam penguasaan IPTEK, berakhlak mulia, berkarakter dan berbudi pekerti

luhur “.

b. Misi :

1. Terwujudnya peserta didik sebagai pembelajar yang aktif, kreatif, inovatif dan

kompetitif.

2. Terwujudnya peserta didik sebagai pembelajar yang berwawasan luas yang

peduli lingkungan.

3. Terwujudnya kinerja sumber daya manusia secara optimal, agamis,

kekeluargaan dan handal.

32

4. Terwujudnya optimalisasi sarana – prasarana penunjang secara efektif,

transparan, obyektif dan akuntabel.

c. Jumlah siswa dan guru

Jumlah siswa yang terdaftar untuk tahun ajaran 2016 sebagai berikut :

Kelas 1 : 39 Siswa

Kelas 2 : 38 Siswa

Kelas 3 : 31 Siswa

Kelas 4 : 30 Siswa

Kelas 5 : 19 Siswa

Kelas 6 : 51 Siswa

Total : 208 Siswa

Jumlah guru : 12 Orang

Kepala Sekolah : Fatimah, S.Pd. I

Wakil Kepala Sekolah : Pancadarma S.Pd

SDI Al-Masnuniyyah Kebagusan Pasar Minggu akan terus berusaha

meningkatkan jumlah murid untuk tahun ajaran berikutnya dengan cara menjadikan

SDI Al-Masnuniyah Kebagusan Pasar Minggu menjadi tempat yang dicari

masyarakat.

d. Sarana dan Prasarana

Jumlah ruang kelas belajar untuk Tahun Pelajaran 2015-2016 adalah 6 kelas

dan terdapat juga Ruang Kepala Sekolah, Ruang Guru, Ruang Tata Usaha, Ruang

UKS, Ruang Perpustakaan, Ruang Lab Komputer, dan Lapangan Olahraga.

33

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber: SDI Al-Masnuniyah Kebagusan Pasar Minggu

Gambar III.1

Struktur Organisasi SDI Al-Masnuniyah Kebagusan Pasar Minggu

Berikut ini adalah uraian tugas dan fungsi masing-masing badan terkait yang

terdapat di SDI Al-Masnuniyah Kebagusan Pasar Minggu :

1. Ketua Yayasan

Ketua yayasan memiliki fungsi memimpin dan mengkoordinasikan seluruh

anggota dan pengurus Yayasan.

2. Kepala Sekolah

Kepala sekolah memiliki fungsi sebagai penanggung jawab dari seluruh kegiatan

di sekolah.

Tugas Kepala Sekolah :

a. Membuat rencana kerja harian, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan.

34

b. Membina dan membimbing setiap tugas dalam bidang masaing-masing.

c. Membuat dan memberikan laporan kerja kepada ketua yayasan.

3. Wakil Kepala Sekolah

Wakil kepala sekolah memiliki fungsi membantu tugas kepala sekolah dalam

kegiatan di sekolah.

4. Bendahara/Tata Usaha

Bendara/tata usaha memiliki fungsi mengkoordinasi penyusunan rencana, evaluasi

program dan anggaran serta laporan.

Tugas Bendahara/Tata Usaha :

a. Pelaksanaan urusan keuangan.

b. Penyusunan organisasi dan tata laksana.

c. Pengolahan urusan kepegawaian.

5. Komite Sekolah

a. Memberi masukan, pertimbangan, dan rekomendasi kepada sekolah mengenai :

kebijakan dan program sekolah, RAPBS, kriteria kinerja sekolah, kriteria

tenaga kependidikan, kriteria fasilitas pendidikan, dan hal-hal lain yang terkait

dengan pendidikan

b. Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan, dan berbagai kebutuhan

pendidikan yang diajukan masyarakat.

35

6. Guru Kelas 1

Tugas Guru Kelas 1 :

Guru kelas 1 bertanggung jawab penuh terhadap siswa-siswinya, keutamaan dalam

kegiatan belajar mengajar dikelas dan peningkatan prestasi dan nilai siswa-siswi

kelas 1.

7. Guru Kelas 2




kelas 2.

8. Guru Kelas 3




kelas 3.

9. Guru Kelas 4




kelas 4.

36

10. Guru Kelas 5




kelas 5.

11. Guru Kelas 6




kelas 6.

12. Guru Pendidikan Agama Islam

Tugas Guru Agama :

Guru agama bertanggung jawab penuh terhadap akhlak dan perilaku siswa-

siswinya, keutamaan dalam pengetahuan dan pembelajaran tentang agama.

13. Guru Bahasa Inggris

Tugas Guru Bahasa Inggris :

Guru bahasa inggris bertanggung jawab terhadap pengetahuan siswa-siswinya,

keutamaan dalam pembelajaran bahasa inggris.

14. Guru PLBJ (Pendidikan Lingkungan dan Budaya Jakarta)

Tugas Guru PLBJ :

Guru PLBJ bertanggung jawab terhadap siswa-siswinya, keutamaan dalam

pengetahuan dan pembelajaran tentang pendidikan lingkungan dan budaya

Jakarta.

37

15. Guru Penjaskes

Tugas Guru Penjaskes :

Guru penjaskes bertanggung jawab terhadap siswa-siswinya, keutamaan dalam

pembelajaran tentang kesehatan jasmani.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Pelaksanaan sistem akademik dan penyampaian informasinya yang sedang

berjalan pada SDI Al-Masnuniyah Kebagusan Pasar Minggu antara lain sebagai

berikut :

a. Proses Absensi Siswa

Setiap hari sebelum Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) dimulai, guru sebagai

wali kelas akan memanggil siswa satu persatu untuk mengetahui jumlah

kehadiran siswa dan kemudian dicatat direkap data absensi yang kemudian akan

disimpan didalam arsip absensi siswa. Kemudian setiap bulan guru membuat

rekap data absen bulanan untuk diserahkan kepada TU (Tata Usaha).

b. Proses Penilaian Siswa

Guru memberikan pembahasan semua mata pelajaran kecuali mata pelajaran

pelajaran khusus, mata pelajaran ini akan dibahas oleh guru-guru tertentu. Wali

kelas memberikan Tugas, UTS (Ujian Tengah Semester) dan UAS (Ujian Akhir

Semester) kepada siswa, kemudian hasil dari semua nilai tersebut akan

diakumulasikan dan dicatat kedalam leger nilai siswa. Begitupun juga dengan

guru yang memberikan pembahasan mata pelajaran khusus, guru ini akan

mengakumulasikan dan mencatat hasil tugas, UTS (Ujian Tengah Semester) dan

38

UAS (Ujian Akhir Semester) kedalam arsip nilai siswa. Arsip nilai siswa

tersebut kemudian akan diserahkan kepada guru setiap akhir semester sebelum

kegiatan pengambilan raport dimulai.

c. Proses Pengisian Raport

Setelah guru menerima arsip nilai siswa dari masing-masing guru mata pelajaran,

guru akan membuat rekapitulasi nilai dan memasukan nilai-nilai tersebut ke

dalam buku raport, yang kemudian akan diberikan kepada kepala sekolah untuk

ditandatangani yang akan dikembalikan kepada guru untuk diserahkan kepada

siswa pada saat pembagian raport.

d. Proses Pembuatan Laporan

Disetiap akhir semester, TU (Tata Usaha) akan membuat laporan data siswa dan

data guru kemudian diserahkan kepada guru masing-masing kelas untuk

selanjutnya akan dibuatkan laporan data siswa, laporan data absen, dan laporan

nilai siswa kemudian diberikan kepada kepala sekolah.

39

3.3 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

1. Diagram Konteks

Gambar III.2

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

Raport_YBDTT : Raport Yang Belum Ditandatangani

Raport_YSDTT : Raport Yang Sudah Ditandatangani

40

2. Diagram Nol

Gambar III.3

Diagram Nol Sistem Berjalan

41

Keterangan :

LNS_TUGAS : Leger Nilai Tugas Siswa

LNS_UTS : Leger Nilai Siswa Ujian Tengah Semester

LNS_UAS : Leger Nilai Siswa Ujian Akhir Semester

Raport_YBDTT : Raport Yang Belum Ditandatangani

Raport_YSDTT : Raport Yang Sudah Ditandatangani

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Adapun spesifikasi dokumen sistem berjalan pada SDI Al-Masnuniyah

Kebagusan Pasar Minggu adalah sebagai berikut:

3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (Input)

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan

diolah dalam proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun

dokumen yang digunakan pada sistem informasi sekolah SDI Al-Masnuniyah

Kebagusan Pasar Minggu adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Data Absen

Fungsi : Digunakan Sebagai Rekap Data Absen

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap Kali Melakukan Absensi Harian

Bentuk : Lampiran A-1

42

2. Nama Dokumen : Data Siswa

Fungsi : Digunakan sebagai data siswa

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Saat registrasi masuk sekolah


3. Nama Dokumen : Data Guru

Fungsi : Digunakan sebagai data guru

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Saat peneriman guru baru


4. Nama Dokumen : Leger Nilai Tugas

Fungsi : Sebagai Hasil Nilai Tugas

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap kali proses kegiatan ulangan harian

43


5. Nama Dokumen : Leger Nilai UTS (Ujian Tengah Semester)

Fungsi : Sebagai Hasil Nilai UTS

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap kali proses kegiatan ujian tengah semester


6. Nama Dokumen : Leger Nilai UAS (Ujian Akhir Semester)

Fungsi : Sebagai Hasil Nilai UAS (Ujian Akhir Semester)

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap kali proses kegiatan ujian akhir semester


7. Nama Dokumen : Raport YBDDT (Yang Belum Ditandatangani)

Fungsi : Sebagai laporan hasil akhir belajar siswa yang akan

ditandatangani Kepala Sekolah

Sumber : Guru


Media : Kertas

44

Jumlah : Satu buku

Frekuensi : Setiap akhir semester

Bentuk : -

3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran (Output)

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen hasil dari proses

pengolahan dokumen masukan berupa dokumen yang akan mendukung segala

kegiatan akademik siswa adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Laporan Data Absen Perkelas

Fungsi : Sebagai laporan data absen

Sumber : Guru


Media : Kertas



Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa Perkelas

Fungsi : Sebagai laporan data siswa

Sumber : Tata Usaha


Media : Kertas




45

3. Nama Dokumen : Laporan Nilai Siswa Perkelas

Fungsi : Sebagai laporan nilai siswa

Sumber : Guru


Media : Kertas




4. Nama Dokumen : Laporan Data Guru

Fungsi : Sebagai laporan data guru

Sumber : Tata Usaha


Media : Kertas




5. Nama Dokumen : Raport YSDTT (Yang Sudah Ditandatangani)

Fungsi : Sebagai laporan hasil akhir belajar siswa

Sumber : Guru

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : Satu buku


46


3.5 Permasalahan Pokok

Setelah penulis mempelajari dan mengamati hasil riset yang telah dilakukan

penulis pada SDI Al-Masnuniyah Kebagusan Pasar Minggu, ada beberapa masalah

yang menjadi kendala dalam sistem diantaranya :

1. Staf TU membutuhkan suatu sistem yang berguna untuk mengatur data akademik

sekolah dalam bentuk web sehingga mudah dalam melakukan proses pengelolaan

akademik, karena selama ini arsip hardcopy informasi akademik disimpan di

folder dokumen dan softcopy disimpan di komputer sekolah secara personal.

2. Siswa membutuhkan sistem yang menampilkan informasi akademik siswa dengan

cepat untuk mendukung aktifitas belajar di sekolah.

3. Wali siswa membutuhkan sistem yang berguna untuk menyajikan informasi

akademik siswa. Hal ini dilakukan agar wali siswa dapat mengetahui

perkembangan akademik siswa dengan cepat dan mudah. Wali siswa juga

membutuhkan media untuk membicarakan tentang perkembangan siswa di sekolah

melalui suatu forum atau memberikan saran kepada sekolah.

4. Masyarakat yang ingin mengetahui informasi tentang sekolah tetapi belum sempat

datang ke sekolah langsung memerlukan suatu sistem untuk mendapatkan

informasi sekolah dengan mudah melalui website sekolah. Disamping itu, sekolah

juga memerlukan suatu adanya media promosi untuk mengenalkan sekolah kepada

masyarakat luas.

47

3.6 Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan adanya permasalahan yang terdapat di sekolah SDI Al-Masnuniyah

Kebagusan Pasar Minggu, maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah

tersebut sehingga diharapkan sistem ini akan dapat membantu sekolah dalam

mengatur sistem akademiknya . Alternatif solusi tersebut diantaranya :

1. Staf TU dalam sistem ini berperan sebagai admin sekolah yang berperan

mengelola data akademik sekolah. Admin juga berperan mengontrol pengguna

dalam sistem dan memberikan hak akses pengguna terhadap sistem. Admin

sekolah bertugas untuk menambah atau memasukkan data akademik yang baru,

mengubah data akademik yang lama, dan menghapus data akademik yang sudah

tidak diperlukan lagi.

2. Guru dalam sistem ini mendapatkan hak akses untuk mengelola informasi

akademik siswa.

3. Siswa mendapatakan hak akses menggunakan username dan password yang

diberikan oleh admin. Wali siswa melalui username dan password siswa berhak

login ke sistem, melihat data siswa, info akademik dan memberikan saran kepada

sekolah melalui kotak saran wali.

4. Masyarakat mendapatkan informasi sekolah melalui website sekolah seperti berita

sekolah, profile dan contact sehingga hal ini menjadi media promosi untuk

memperkenalkan sekolah kepada masyarakat.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Lembaga …€¦ · Jumlah ruang kelas belajar untuk...

Documents

Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Lembaga …€¦ · Jumlah ruang kelas belajar untuk...