BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Kantor II.pdfdalam suatu pekerjaan kantor karena tujuan utama dari...

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Kantor

2.1.1. Definisi Kantor

Kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan

dengan kata office dalam bahasa Inggris1. Menurut Nurasih kantor merupakan

suatu istilah yang berasal dari bahasa Belanda, kantoor adalah bagian dari

organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian

kegiatan informasi.2

Oleh karena itu, para ahli memberikan definisi tentang kantor.

Menurut Sedarmayanti menyatakan bahwa kantor adalah tempat

diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi.3

Sedangkan Moekijat menyatakan bahwa kantor itu sebagai tempat dimana

pekerjaan tata usaha dilakukan.4 Sebagai upaya dalam mencapai tujuan yang

1Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis

dan Praktisi, Pustaka Setia,Bandung, hal. 27.

2Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia

Cerdas,Jakarta, hal. 3.

3Sedarmayanti., 2014,Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional Untuk

Meraih Keberhasilan Edisi Revisi, Mandar Maju, Bandung, hal. 2.

4Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,

Bandung, hal. 17-18.

10

diinginkan maka berbagai pekerjaan kantor dilakukan dengan sebaik mungkin.

Sejalan dengan pemikiran Moekijat, Sayuti juga mengungkapkan pengertian

kantor, kantor adalah tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat

proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,

menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam rangka mendukung

tercapainya tujuan organisasi.5

Menurut Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro mendifinisikan kantor

dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat dan kantor sebagai

proses. Menurutnya kantor sebagai tempat, kantoor berasal dari bahasa

Belanda, berarti ruang, kamar kerja, meja tulis, atau markas, kompleks (yang

terdiri dari ruang-ruang) di mana seorang pemimpin beserta staffnya

menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokonya.6Sedangkan kantor sebagai

proses adalah rangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima,

menyimpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

Nuraida juga mengemukakan definisi kantor adalah tempat

diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat

ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk

menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,

mengolah, menyimpan sampai menyalurkannya kepada pihak-pihak yang

5Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung,

hal. 91.

6Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern,

Grafindo Persada, Jakarta, hal. 23-24.

11

berkepentingan.7Berdasarkan beberapa pendapat mengenai arti kantor dapat

disimpulkan bahwa kantor memiliki arti sebagai tempat yang dipergunakan

untuk melakukan tata usaha dan sebagai proses mencakup kegiatan-kegiatan

yang dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi tertentu.

2.1.2. Pekerjaan kantor

Penggunaan kantor akan lengkap jika kantor tersebut beroperasional

sebagaimana mestinya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh

organisasi tertentu. Kegiatan operasional yang terjadi di sebuah kantor

memiliki kesamaan arti sebagai pekerjaan kantor. Pekerjaan-pekerjaan kantor

dilaksanakan oleh tenaga karyawan dalam suatu organisasi. Menurut Nurasih,

pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang

dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna.8 Dalam

pelaksanaannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin

maupun manual yang dapat memudahkan penyelesaian pekerjaan yang

dilakukan.

Hal ini sejalan dengan pendapat Sayuti, pekerjaan kantor (office

work) adalah semua hal yang berkaitan dengan tata penyelenggaraan

komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi, artinya semua

kegiatan tulis menulis, arus informasi, dan semua warkat pendukungnya harus

7Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .

Yogyakarta, hal. 1.

8Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia


12

ditata baik dan benar, baik artinya mudah digunakan dan benar artinya tidak

ada kekeliruan dalam penataannya.9Sedangkan menurut Moekijat

menyatakanpekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat-warkat dan

statistik-statistik, dengan komunikasi-komunikasi, dengan penghitungan,

dengan perencanaan, dan dengan penentuan waktu.10

Berdasarkan pendapat

beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah semua

kegiatan pekerjaan yang berkaitan dengan warkat-warkat, komunikasi baik

lisan maupun tulisan, penghitungan serta target waktu yang harus dipenuhi

agar efektif dan efisien.

Charles O. Libbey dalam Laksmi yang membagi pekerjaan

perkantoran menjadi 9 besar kelompok yang masing-masing terdiri dari 9

hingga 10 butir, pekerjaan perkantoran sangat luas cakupannya11

. Kesembilan

kelompok tersebut adalah sebagai berikut:

a. Ruang perkantoran (office space).

b. Komunikasi (communication).

c. Kepegawaian perkantoran (office personel)

d. Perabotan dan perlengkapan (furniture and equpment).

e. Peralatan dan mesin (appliances and machines).

f. Perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationery)

g. Metode (methods).

h. Arsip dinamis (records).

i. Kontrol pejabat pimpinan (executive contols).

9Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung,

hal. 11.

10

Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,

Bandung, hal. 18. 11

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern,

Grafindo Persada, Jakarta, hal. 28.

13

Berbagai tugas dan pekerjaan memiliki keterkaitan satu dengan yang

lainnya. Pekerjaan-pekerjaan tersebut harus diselesaikan dengan waktu, biaya

dan tenaga yang seefisien mungkin. Setiap pekerjaan kantor memiliki tata cara

atau sistematika dalam menyelesaikannya. Hal ini terangkum dalam sebuah

prosedur kerja yang perlu untuk diperhatikan oleh personel organisasi yang

ada. Namun dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor harus senantiasa

direncanakan, diatur, dikembangkan oleh pimpinan yang mengawasi jalannya

organisasi. Sedangkan menurut Umam ciri-ciri pekerjaan kantor12

, yaitu:

a. Bersifat pelayanan

Sifat layanan adalah pekerjaan kantor bersifat melayani kegiatan

organisasi yang lain.

b. Berkaitan dengan seluruh organisasi

Pekerjaan kantor memiliki keterkaitan dan pengaruh dengan

pekerjaan kantor lainnya, bahkan dengan kegiatan organisasi

lainnya.

c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Pekerjaan kantor merupakan kegiatan yang dilakukan oleh semua

pihak dalam organisasi.

Berdasarkan beberapa pendapat mengenai ciri-ciri pekerjaan kantor

dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai bagian

yang melaksankan pelayanan dengan organisasi, memudahkan kegiatan operasi

di dalam organisasi dan semua orang terlibat dalam kegiatan pekerjaan kantor

tersebut. Pekerjaan kantor ini akan menentukan kualitas kegiatan yang

berlangsung dalam sebuah organisasi dalam mencapai tujuan mereka.

12

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para

Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 46.

14

2.1.3. Fungsi kantor

Selain melihat dari sudut pandang pekerjaan kantor, kantor memiliki

fungsi dalam organisasi tersebut. Menurut Moekijat kantor mempunyai

fungsi, fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan

warkat.13

Mengadakan komunikasi berarti memberi dan menerima

keterangan, tetapi biasanya ada pencatatan dan sering penyusunan keterangan

dalam suatu bentuk yang sesuai dengan manajemen.

Sedangkan menurut Mills dalam Nuraida, fungsi kantor 14

adalah

sebagai berikut :

1) Menerima informasi (to receive information)

Misalnya menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon,

pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

2) Merekam dan menyimpan data serta informasi (to record

information)

Pembuatan rekaman ini dimaksudkan agar informasi dapat disiapkan

sesegera mungkin apabila manajemen memintanya. Contohnya

menurut hukum seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga

suatu Perseroan Terbatas atau menurut kebutuhan manajemen dalam

perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti perincian

negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, dan

lain-lain.

3) Mengatur informasi (to arrange information)

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang

sama seperti ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari

sumber-sumber yang berbeda dan membuat

penghitungan/pembukuan.

4) Memberi informasi (to receive information)

Apabila manajemen meminta, kantor membagiakan informasi dari

rekamannya. Contohnya adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi,

laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi atas

perintah manajemen.

13


Bandung, hal. 22.

14

Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .

Yogyakarta, hal. 2.

15

5) Melindungi aset (to saveguard assets

Mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti dalam

rekaman dan memperingatkan akan adanya hal-hal yang tidak

menguntungkan yang mungkin terjadi. Contohnya adalah melaporkan

adanya kekurangan persediaan; melaporkan adanya utang yang

buruk atau meragukan sebelum harapan untuk memulihkan berlalu,

dan lain sebagainya.

Beberapa fungsi yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli

sebenarnya hampir memiliki kesamaan hanya berbeda istilah saja. Kelima

fungsi tersebut perlu dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Fungsi-fungsi

yang telah dikemukakan tersebut akan berguna jika fungsi tersebut dijalankan

dalam suatu pekerjaan kantor karena tujuan utama dari kegiatan kantor ialah

berfungsi dengan baik demi tercapainya suatu tujuan organisasi.

2.1.4. Peranan pekerjaan kantor

Berkaitan dengan fungsi-fungsi yang dapat diberikan oleh kantor,

Nuraida membagi peranan pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu

melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk

menetapkan keputusan atau melakukan tindakan tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi

sebagai suatu keseluruhan.15

Mengingat betapa pentingnya peranan pekerjaan kantor yang telah

disebutkan maka hal ini perlu untuk diperhatikan lebih lagi dalam menentukan

kebijakan yang akan diambil oleh pimpinan atau pihak yang berkaitan. Jika

organisasi mengutamakan keberadaan melalui peranan yang dimiliki dari

15


Yogyakarta, hal. 9.

16

kantor itu sendiri beserta fungsi-fungsi yang didapat akan mempermudah setiap

kegiatan yang akan dilakukan demi mencapai tujuan organisasi tersebut.

2.2. Tata Ruang Kantor

2.2.1. Pengertian Tata Ruang Kantor

Menurut Nurasih menyatakan bahwa tata ruang kantor diambil dari

kata yang berasal dari bahasa Inggris, office layout.16

Istilah tersebut memiliki

makna sebagai pengaturan semua yang berlaku terhadap perabotan,

permesinan, benda-benda yang berada di dalam ruangan tersebut. Selain itu,

kegiatan adminitrasi dalam pekerjaan kantor menggunakan sebuah ruangan

yang dijadikan sebagai tempat bekerja baik ruangan terbuka maupun ruangan

tertutup. Ruang kerja kantor merupakan tempat berlangsungnya semua proses

pekerjaan administrastif. Oleh karena itu dalam pengerjaan pekerjaan

administratif diperlukan sebuah ruangan yang dapat melindungi keamanan

dokumen yang ada di sekolah karena bersangkutan dengan kegiatan

operasional sekolah.

Tata ruang kantor yang baik apabila dalam penggunaannya disusun

sedemikian rupa sehingga membantu dalam penyelesaian akan suatu pekerjaan.

Penyusunan ruang kerja kantor yang tepat dan penempatan peralatan yang

digunakan dalam bekerja akan memudahkan setiap pegawai yang ingin

16

Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia


17

menyelesaikan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, pihak manajemen sekolah

perlu memperhatikan hal-hal dalam menyusun sebuah ruang kantor.

Menurut Quible dalam Sukoco tata ruang kantor adalah

penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada

pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang

mendalam bagi pegawai.17

Littlefield and Peterson dalam Gie juga

mengungkapkan arti tata ruang kantor ialah penyusunan perabotan dan alat

perlengkapan pada luas lantai yang tersedia18

. Sejalan dengan pemikiran

Littlefield dan Peterson, Nuraida mendefinisikan tata ruang kantor adalah

pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor

pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana

bagi pekerja19

. Untuk mendapatkan kantor yang efektif dan efisien diperlukan

desain kantor yang standar, untuk mendesain kantor yang standar itu perlu

memperhatikan tiga hal pokok, yaitu peralatan, arus kerja dan pegawai. Sayuti

menambahkan bahwa selain mempertimbangkan peralatan, arus kerja dan

pegawai, menata kantor juga harus mempertimbangkan kondisi lingkungan

fisik yang baik20

.

17

Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern,

Erlangga, Jakarta, hal. 189. 18

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,

hal. 186.

19

Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran,

Kanisius,Yogyakarta, hal. 161.

20

Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung,

hal. 92.

18

Pengertian tata ruang kantor yang telah dikemukakan sebelumnya

dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penentuan akan kebutuhan-

kebutuhan dan penggunaan sebuah ruang kerja kantor seperti peralatan dan

perabotan kantor pada luas lantai yang tersedia untuk memberikan sarana dan

kepuasan dalam bekerja. Penempatan peralatan dan perlengkapan harus

dipertimbangkan agar tidak menggangu dalam penggunaannya. Bukan hanya

dalam pengaturan akan kebutuhan dalam suatu ruangan kantor saja namun

didalam bekerja dapat memberikan dampak kepuasan tersendiri. Hal ini karena

ketepatan dalam penempatan baik dari perabot, perlengkapan, peralatan serta

lingkungan fisik yang ada di kantor yang mendukung untuk bekerja secara

menyenangkan. Keadaan yang seperti ini juga akan menguntungkan sekolah

karena pengerjaan akan tugas-tugas dapat terselesaikan secara efektif dan

efisien.

2.2.2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Penentuan dalam tata ruang akan memudahkan setiap penyelesaian

pekerjaan yang ada. Oleh karena itu, pengaturan tata ruang kantor hendaknya

memiliki tujuan yang mendasari mengapa diadakannya kegiatan tersebut.

Menurut Nuraida tujuan dalam tata ruang kantor21

adalah sebagai berikut:

1) Menggunakan ruangan untuk mendapatkan keuntungan ekonomis

yang besar.

2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staff yang

bekerja.

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.

21

IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,

Yogyakarta, hal. 162.

19

5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai.

6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat

penyimpanan arsip.

7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan

mengganggu dari pekerjaan yang membutuhkan suasana tenang

dan membutuhkan konsentrasi tinggi.

9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan

tamu perusahaan.

Mills dan Standingford dalam Gie juga mengemukakan tujuan dari

pengaturan tata ruang22

adalah diantaranya:

1) Persyaratan peraturan perundangan-undangan dipenuhi.

2) Ruang digunakan sampai manfaat yang terbesar.

3) Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga

listrik, telepon, dan lain-lain.

4) Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang.

5) Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja.

6) Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara.

7) Komunikasi dan arus kerja diperlancar.

8) Lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari-

lemari arsip dipermudah.

9) Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian

dipisahkan.

10) Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan.

11) Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.

Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan oleh

beberapa ahli maka dapat disimpulkan bahwa tujuan, dari penataan ruang

kantor dalam penelitian ini adalah memudahkan dan melancarkan penyelesaian

pekerjaan administratif secara efektif dan efisien, ruangan dapat digunakan

secara optimal dan fleksibel, dan menciptakan kesatuan dalam bekerja antar

22


hal. 189.

20

staff. Hal ini berorientasi pada kemudahan pegawai tata usaha dalam bekerja

menggunakan peralatan dan ruangan kantor.

Disisi lain, penataan ruang kerja kantor tata usaha akan

menguntungkan pihak lain yang berkaitan. Seperti pimpinan dimana ia akan

dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawainya

karena adanya pengaturan tata ruang kantor yang baik. Bahkan pihak lain yang

dapat merasakan kemudahan dalam mendapatkan informasi sesuai

kebutuhannya adalah tamu yang berkunjung. Mereka akan terbantu dengan

adanya penataan ruang kantor yang efektif karena tidak perlu menghabiskan

banyak waktu dan tenaga untuk mendapat apa yang diperlukannya. Hal ini

perlu diperhatikan pimpinan bagi kantor yang tujuannya memberikan

pelayanan bagi masyarakat.

2.2.3. Manfaat Tata Ruang Kantor

Pengaturan tata ruang dalam pelaksanaannya pastilah memiliki

beberapa manfaat yang akan didapatkan. Beberapa manfaat tersebut akan

dijadikan pertimbangan diadakannya penataan tata ruang bagi sebuah kantor.

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari adanya penataan

ruang kantor23

menurut Gie antara lain:

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena

berjalan modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

23


hal. 188.

21

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. Yaitu suatu

luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang

sebanyak-banyaknya.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang

akan menemui suatu bagian tertentu.

Kelancaran dalam bekerja dengan membutuhkan waktu yang relatif

sedikit serta penempatan peralatan dan perabot yang tepat. Sukoco menyatakan

bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat24

sebagai berikut:

1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif.

2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

3) Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat.

4) Menjamin efisiensi dari arus yang ada.

5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan

melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Kesimpulan dari manfaat penataan tata ruang kantor adalah

menciptakan kelancaran dalam proses pekerjaan sehingga tercapai efisiensi,

penggunaan ruang kantor secara optimal dan memberikan pelayanan yang

terbaik bagi tamu yang datang.

Kegiatan yang tidak mampu memberikan manfaat bagi pihak yang

mengadakannya akan menjadi sia-sia. Namun apabila perubahan tersebut dapat

memberikan manfaat yang besar bahkan keuntungan bagi semua pihak maka

kegiatan tersebut perlu untuk dilaksanakan. Sama halnya dengan adanya

24


Erlangga, Jakarta, hal. 189.

22

penataan ruang kantor bagi tata usaha karena hal ini akan memberikan manfaat

baik bagi pihak intern organisasi maupun pihak ektern organisasi.

2.2.4. Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Ruang kantor akan menjadi efektif apabila memperhatikan beberapa

hal yang dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaanya. Tata ruang

merupakan faktor penting dalam membantu dalam kelancaran kegiatan kantor.

Semakin baik tata ruang kantor akan memberikan kenyamanan bagi karyawan

dalam bekerja dan menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Oleh karena itu ada

beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam menyusun tata ruang yang efektif

dan efisien. Menurut Richard Muther dalam Nuraida asas dalam menyusun

tata ruang adalah sebagai berikut:25

1. Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian

suatu pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarak yang sependek-

pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak terpendek. Dalam

penyusunan tempat kerja dan penempatan alat-alat, hendaknya asas ini

dijalankan semaksimal mungkin.

2. Asas rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan

alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan

urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Jarak terpendek

25

IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .

Yogyakarta, hal. 165-166.

23

tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditempatkan berderet-deret

menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk

menyelesaikan pekerjaan hendaknya bergerak maju, sedapat mungkin

tidak ada gerak mundur atau menyilang.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan

Seluruh ruangan yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga

tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya

berupa luas lantai (ruang datar), melainkan juga ruangan yang vertikal

ke atas maupun ke bawah.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, dimungkinkan

adanya perubahan atau penyusunan kembali apabila diperlukan, tanpa

banyak kesulitan dan tidak memakan biaya besar.

5. Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan

kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam organisasi.

6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai

Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat

bekerja secara aman, nyaman, dan puas.

Berbagai asas tersebut akan sangat bermanfaat jika dapat

dilaksanakan dalam penataan ruang kantor tata usaha. Setiap tindakan

hendaknya berpedoman pada beberapa asas tersebut agar diperoleh manfaat

24

yang sebesar-besarnya dan ketepatan dalam pencapaian tujuan dari organisasi

yang telah ditetapkan. Adapun manfaat yang diperoleh dari penerapan

beberapa asas tersebut diantaranya dapat mengoptimalkan luas lantai yang

tersedia, memperoleh jarak yang terpendek yang memudahkan dalam

pengerjaan, serta fleksibilitas yang tinggi dari adanya tempat yang dapat

diubah sewaktu-waktu jika diperlukan.

2.2.5. Prinsip Tata Ruang Kantor

Pengaturan yang baik perlu adanya sebuah prinsip yang hendak

dijadikan pedoman dalam penataan ruang kantor. Ketepatan dalam penataan

merupakan hal yang hendak dicapai dalam kegiatan ini. Martinez dan Quible

dalam Sukoco mengemukakan beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna

mendesain tata ruang kantor yang efektif26

, antara lain:

1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai

dalam arus kerja.

2) Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis

lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan

backcrossing.

3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa

harus ditempatkan dalam area yang berdekatan.

4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus

ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.

5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus

ditempatkan di ruang kerja yang suasanya lebih tenang.

6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan

dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.

7) Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.

26

Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta,

hal. 196.

25

8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan

yang efisien dari para pekerja. Pertimbangan keamanan harus

diberikan prioritas tinggi.

9) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil

tertutup.

10) Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban,

dan kontrol suara.

11) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.

12) Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

Sedangkan menurut Maryati menyatakan agar tujuan tercapai maka

penataan ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini:27

1) Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus.

2) Fungsi sama atau berhubungan diletakkan berdekatan.

3) Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah.

4) Tidak permanen, agar fleksibel jika terjadi perubahan.

5) Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan.

6) Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh, misalnya bagian

produksi.

7) Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak

membutuhkan konsentrasi dalam bekerja.

8) Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek

sehingga menghemat tenaga.

Sejalan dengan pemikiran maryati, Nurasih mengungkapkan juga

prinsip yang digunakan dalam tata ruangan28

, yaitu:

1) Usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa membuat aliran

pekerjaan menjadi sederhana.

27

Maryati, M. (2008). Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Sekolah

Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

28



26

2) Ruang lantai harus terbebas dari semua rintangan.

3) Meja staff harus mudah terlihat oleh pimpinan.

4) Setiap perlengkapan kerja harus berada dekat dengan

penggunanya.

5) Jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya

dan luasnya harus memadai.

6) Semua ruangan dipastikan untuk mendapatkan penerangan yang

cukup.

7) Peralatan maupun mesin harus dipisahkan dari ruangan yang

memerlukan ketenangan.

8) Tata ruang yang dibuat harus dibuat dengan nyaman.

Berdasarkan beberapa prinsip yang telah dikemukakan oleh beberapa

pendapat para ahli dapat disimpulkan prinsip penataan ruang kerja meliputi

penataan ruangan yang cukup memadai dalam koridor untuk berjalan,

pemisahan ruangan untuk pekerjaan yang menggangu pekerjaan yang

membutuhkan ketenangan, pengerjaan tugas dapat diawasi oleh pimpinan,

adanya jarak tempuh yang digunakan untuk menjangkau peralatan dan

perlengkapan serta berdekatan dengan staff.

Beberapa prinsip tersebut dapat membantu pencapaian efisiensi

dalam bekerja serta pencapaian tujuan yang hendak dicapai oleh pihak

organisasi. Perbaikan dari tata ruang yang kurang efisien dan efektif dapat

dilakukan demi kelancaran proses pengerjaan tugas dan pekerjaan tertentu

dengan aliran dan jarak terpendek.

27

2.2.6. Jenis Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor dapat dibagi berdasarkan macam-macamnya.

Adapun pembagian jenis tata ruang kantor menurut Mills dan Standingford

menerangkan jenis tata ruang terbagi menjadi tiga bagian29

yaitu:

1. Kantor bersel

Kantor bersel maksudnya adalah untuk memberikan ruangan

yang terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai.

2. Kantor rancangan terbuka

Kantor terbuka yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan

kadang manajer ditampung di dalam satu wilayah yang luas.

Untuk memperoleh pemanfaat ruang yang maksimum, meja kerja

biasanya diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan

bagian.

3. Kantor lanscape

Sedangkan kantor lanscap adalah pengaturan lantai terbuka

yang menghindari pengaturan meja berupa garis lurus seperti

yang didapatkan pada kantor rancangan terbuka. Meja kerja

disusun secara individual atau dalam kelompok dengan sudut yang

berbeda satu dari lain; lorong yang berbelok, menyusuri sekeliling

wilayah yang bervariasi ukurannya.

Berdasarkan pembagian jenis ruang kantor yang ada dapat

disimpulkan bahwa secara umum dibagi dua jenis yaitu terbuka dan tertutup.

Namun seiring berkembangnya zaman, berbagai hiasan maupun dekorasi

pendukung lainnya juga menghiasi ruang kantor dewasa ini. Pemilihan jenis

ruang kantor sebenarnya yang paling efektif apabila sesuai dengan kondisi dan

kebutuhan lingkungan kantor tersebut. Masing-masing kantor memiliki sifat

dan jenis pekerjaan yang berbeda sehingga pemilihan bentuk dan jenis ruang

29

GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen Perkantoran

Modern Edisi ketujuh dari Office Organization and Methods, Bina Rupa Aksara,

Tangerang, hal. 398-400.

28

kantor berdasarkan kebutuhan kantor tersebut dengan mempertimbangkan

kelebihan dan kekurangan yang dimiliki masing-masing jenis kantor. Oleh

karena itu, efisiensi dalam penataan baik ruang dan peralatan dibutuhkan untuk

membantu dalam bekerja lebih ringan.

2.2.7. Teknik Menyusun Tata Ruang

Pengaturan yang dikerjakan dalam penataan ruang kantor

diupayakan dapat memberikan keuntungan bagi organisasi yang

melaksanakannya. Menurut Gie teknik yang dapat dilakukan untuk mencapai

tata ruang yang terbaik30


a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap

kejurusan yang sama.

b. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri

atas beberapa baris.

c. Di antara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan

lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat

sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm dan lorong-lorong

lainnya cukup 80 cm.

d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di

belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.

e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di

belakang para pegawainya. Disitu akan memudahkan pengawasan,

dipihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala

untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan.

f. Pada tata ruang terbuka di mana bekerja banyak orang, apabila

pegawai-pegawai dikelompok-kelompokkan di bawah pengawasan

seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing

pejabat yang bertanggungjawab atas kelompok itu.

g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut

diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya.

h. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang

mengandung resiko besar, ditempatkan dipojok yang tidak dilalui

lalu lintas orang-orang.

30


hal. 186.

29

i. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan

bagian-bagian lainnya atau publik, ditempatkan dekat pintu.

j. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya taruh didekat pagawai-

pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu.

k. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut ditaruh dekat

jendela.

l. Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran

tidak boleh menempel tembok.

m. Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel

tembok sehingga mendapat kekuatan untuk menyangganya.

n. Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu

penting dan membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia

dapat dibuatkan kamar tamu tersendiri.

o. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaan

benar-benar membutuhkan ruang tersendiri dapatlah dibuatkan

kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 meter (9 m2).

Beberapa teknik akan memberikan manfaat kepada organisasi

apabila dapat diterapkan secara tepat. Manfaat yang didapatkan berguna

memperoleh kenyamanan dan kepuasan kerja staff yang bersangkutan.

2.2.8. Lingkungan fisik kantor yang mendukung penataan ruang kantor

Lingkungan merupakan keadaan tempat yang ada disekitar staff tata

usaha itu bekerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Moekijat

menyatakan bahwa “kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi

oleh tata ruang”31

Banyaknya faktor yang mendukung dalam penataan ruang

kantor akan menentukan apakah penataan dan pengaturan peralatan,

penempatan pegawai maupun penempatan yang lainnya di kantor sudah sesuai

dengan tujuan yang ditetapkan atau belum. Salah satu faktor yang

mempengaruhi dalam pekerjaan kantor dan penataan ruangan adalah dengan

31


Bandung, hal. 120.

30

melihat lingkungan fisik di sekitar kantor. Kondisi lingkungan ini dapat secara

langsung maupun tidak langsung mempengaruhi efisiensi dari proses kegiatan

administratif yang berlangsung. Umam menyatakan bahwa “ada beberapa

faktor yang memengaruhi tata ruang kantor”32


a. Penambahan atau pengurangan pegawai pada unit/ bagian

bersangkutan;

b. Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat lainnya;

c. Perubahan terhadap proses ataupun penyelesaian suatu pekerjaan;

d. Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok

pekerjaan.

Sedangkan Nuraida mengungkapkan bahwa ada beberapa faktor-

faktor yang termasuk dalam lingkungan fisik atau lingkungan kerja33

adalah

sebagai berikut:

1. Pencahayaan/ penerangan

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi

kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan dan keselamatan serta

kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang

dibutuhkan indra penglihat agar dapat melaksanakan tugas kantor.

Penerangan kantor yang optimal berguna untuk:

a. Meningkatkan produktivitas kerja

b. Mengurangi mutu kerja

c. Mengurangi terjadinya kesalahan

32


Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 166-167.

33



31

d. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata

e. Mengurangi rasa lelah

f. Meningkatkan semangat kerja pegawai

g. Memberikan citra yang lebih baik bagi perusahaan

Secara garis besar ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam

penerangan yaitu:

a. Banyaknya penerangan

Satuan untuk mengukur cahaya adalah foot candle. Foot

candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari lilin

ukuran biasa pada sebuah benda yang berjarak 1 kaki (30,84 cm)

dari lilin tersebut.

b. Mutu penerangan

Pertimbangan dalam mutu penerangan adalah kadar

cahaya, kecerahan, kesilauan, daya kontras, dan usia pegawai.

Oleh karena itu, penempatan sumber cahaya perlu diatur secara

untuk mencapai kualitas penerangan yang baik, yaitu penerangan

yang tidak menyilaukan mata dan tersebar secara merata di

seluruh daerah yang harus diterangi.

2. Warna

Warna juga merupakan faktor penting untuk meningkatkan

efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap

penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna-warna muda

apabila ingin menghemat biaya penerangan. Penggunaan tata warna

32

dalam kantor berpengaruh besar terhadap keadaan psikologis atau

perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan

terhadap orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi yang

berbeda terhadap warna-warna tertentu.

Tabel 2.1. Tabel Pengaruh Warna

Warna Jarak Temperatur Efek Psikis

Putih Netral Dingin Ketenangan

Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan,

ketentraman

Hijau Jauh Sangat

dingin/netral

Menyenangkan

Merah Dekat Panas Merangsang

kegembiraan dan

kegiatan kerja,

tetapi juga bisa

mengganggu

Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang

Kuning Dekat Hangat Merangsang

kegembiraan,

melenyapkan

perasaan tertekan

Cokelat Sangat dekat Netral Merangsang

Ungu Sangat dekat Dingin Agresif

Hitam Sangat dekat Panas Agresif,

menakutkan,

menolak,

mengganggu

33

Efek warna-warna ini dapat diberlakukan dalam penggunaan

pada dinding kantor, langit-langit, lantai, karpet, tirai, perabotan kantor,

dan lain-lain. Masing-masing warna jika terkena cahaya akan

memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan

memantulkan kembali cahaya yang datang disebut daya pantul warna,

yang dinyatakan dalam presentase. Daya pantul tinggi berpengaruh

besar terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh pagawai akibat

terlampau banyak cahaya. Ruangan yang berwarna putih memantulkan

kembali hampir semua cahaya sehingga menyilaukan para pekerja.

3. Udara

Udara dalam hal ini lebih dilihat dari sisi suhu/temperatur,

kelembapan, sirkulasi/ventilasi dan kebersihan. Menurut Moekijat

dalam Nuraida menyatakan bahwa Air Conditioner (AC) mengatur

keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan

kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata-rata

20 persen setelah diberi AC34

. Terpenuhinya kualitas dan kuantitas

udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan bagi kantor

antara lain:

a. Meningkatkan produksi tetap

b. Meningkatkan mutu kerja kantor

c. Menjaga kesehatan pegawai

34



34

d. Meningkatkan semangat kerja

e. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu

4. Bunyi/suara

Terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi,

faktor suara dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang

bising dapat mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan

pekerja. Pengaruh suara yang gaduh adalah sebagai berikut:

1. Menimbulkan gangguan mental dan saraf pegawai

2. Menimbulkan kesulitan berkonsentrasi, mengurangi hasil,

meningkatkan kesalahan, menimbulkan kesulitan

menggunakan telepon, dan menciptakan lebih banyak

ketidakhadiran.

3. Menambah kelelahan dan mengurangi semangat kerja

pegawai.

5. Musik

Musik dapat memengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai.

Musik berguna untuk hal-hal berikut:

a. Meningkatkan efisiensi, kepuasan, dan produktifitas.

b. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks,

mengurangi rasa gugup dan kejenuhan, serta menambah

kegembiraan kerja. Hal ini terjadi apabila:

35

- Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat

monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan

kerja

- Terdengar samar, volume tidak terlalku kuat, tempo sedang,

lembut, tenang

- Tidak dibunyikan secara terus menerus, melainkan pada

waktu tertentu saja.

Sejalan dengan pendapat Nuraida, Sukoco juga menjelaskan

komponen-komponen yang termasuk dalam lingkungan perkantoran 35

antara

lain:

1. Sistem pencahayaan

Menurut McShane dalam Sukoco membagi jenis pencahayaan

yang digunakan di kantor, antara lain:

a. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan

pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada

langit-langit ruang. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-

satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor

tersebut;

b. Task lighting, yang digunakan utnuk menerangi area kerja

seorang pegawai, misalnya meja kerja.

c. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya

ada area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang

35


Erlangga, Jakarta, hal. 208-224.

36

pada lorong sebuah kantor atau area yang lain yang

membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau

pengunjung tidak tersesat.

d. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca,

dinding serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan

memberikan dampak positif bagi pegawai namun cahaya ini

tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung

atau gelap.

2. Warna

Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran

yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian

besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak banyak

yang sadar akan dampak psikologisnya-baik positif maupun negatif-

pada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan ketegangan.

Warna dalam kegiatan perkantoran memiliki nilai keindahan bagi suatu

ruang tertentu, selain itu warna juga memiliki nilai fungsi menurut

jenis-jenis warna yang ada bagi kegiatan perkantoran.

Quible membagi beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai

bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor yaitu:

1. Kombinasi warna

Kombinasi dari warna-warna primer –kuning, merah dan

biru- menghasilkan warna sekunder. Contohnya dengan

mencampur warna merah dengan kuning akna menghasilkan warna

37

oranye. Warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna

sekunder dengan warna primer. Beberapa pilihan koordinasi warna

yang bisa digunakan :

a. Warna komplementer – warna yang saling berlawanan pada

bagan warna contoh merah-kuning, biru-oranye.

b. Warna split-komplementer – warna pada sisi dari warna

komplementer. Contohnya biru-violet merupakan split

komplementer dari oranye.

c. Warna triad – tiga warna yang berjarak satu sama lain pada

bagan warna. Warna triad adalah warna oranye, hijau, violet.

2. Efek cahaya pada warna

Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum

yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor

juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber

cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan

spektrumnya.

3. Nilai pemantulan warna

Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda.

Contohnya warna yang lebih terang memantulkan presentase

cahaya yang lebih besar daripada warna gelap. Beberapa area

perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih

terang dibanding yang lain.

4. Dampak dari warna

38

Warna seringkali memengaruhi mood. Warna sejuk-biru,

hijau dan violet – menghasilkan mood yang tenang dan

melelahkan. Warna hangat- merah,oranye, dan kuning- sebaliknya,

menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural

seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan,

sedangkan warna ungu gelap dan violet pucat seringkali

menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu cenderung

memiliki efek rasa kantuk.

3. Kontrol suara

Kebisingan dalam ruang kantor harus dipertimbangkan oleh

manajemen perkantoran karena berpengaruh pada kinerja pegawai.

Beberapa gangguan suara akan membuat gangguan fisik dan psikologis

pegawai. Adanya suara yang berasal dari dalam ruangan maupun luar

ruangan hendaknya diatur sedemikian agar tercipta suasana yang

kondusif. Udara

Faktor lingkungan lainnya yang dapat memengaruhi kondisi

fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor.

Sebagian besar bangunan perkantoran saat ini memiliki udara yang

mengandung lebih banyak zat kimia dan biologi daripada di luar

ruangan. Hal ini kurang terencana dan terpeliharanya sistem HVAC

(sistem pemanas, ventilasi, dan AC) sehingga sirkulasi udara di dalam

kantor berkurang. Kontaminasi udara juga dapat disebabkan oleh off-

gas (bahan kimia yang dihasilkan oleh penuaan gedung maupun

39

beberapa alat perkantoran, misalnya furnitur serta penutup lantai yang

jarang dibersihkan). Kondisi inilah yang akan menimbulkan Sick

Building Syndrome (sindrom gedung sakit) dan menyebabkan pegawai

mengalami kepusingan permanen jika mereka menghirupnya dalam

waktu yang relatif lama.

Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah

temperatur, kelembapan, ventilasi, serta kebersihan udara. Kontributor

utama polusi udara dalam ruangan yang ditemukan pada kebanyakan

bangunan kantor saat ini adalah tingkat kelembapan yang berlebihan,

ventilasi cuaca yang bervariasi, perlu dibangun sistem pengaturan udara

yang terintegrasi untuk setiap musim, sehingga kondisi udara di dalam

kantor relatif konstan setiap harinya.

4. Musik

Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya

membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai

dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan

pekerjaan kantor. Musik juga memberikan efek menenangkan kelelahan

mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Tipe musik dimainkan

akan mempengaruhi produktivitas karyawan. Musik juga mempunyai

efek negatif terhadap tingkah laku karyawan, yaitu ser/ong kali

membuat karyawan melakukan kesalahan dan ketidakhadiran dalam

bekerja. Beberapa alternatif dapat dipilih untuk menggunakan musik di

40

ruang kantor. Musik dapat diperoleh dari penjual biasanya memasang

harga sesuai dengan jumlah karyawan dalam perusahaan.

Berdasarkan uraian pendapat dari Sukoco, musik memiliki

beberapa manfaat dan efek negatif bagi karyawan itu sendiri. Oleh

karena itu musik hendaknya diusahakan dapat digunakan sesuai

kebutuhan dan memberikan kenyamanan bagi setiap staff ctata usaha

yang sedang bekerja. Hal ini dikarenakan masing-masing staff memiliki

jenis dan tipe pekerjaan yang berbeda-beda seperti memerlukan

konsentrasi tinggi dan konsentrasi biasa.

5. Konservasi energi

Sukoco juga menyebutkan bahwa salah satu hal yang perlu

diperhatikan oleh manager administrasi saat ini adalah kebutuhan akan

penghematan energi. Oleh karena itu, membutuhkan program

konservasi energi.

6. Keamanan kantor

Faktor lain yang perlu diperhatikan oleh Manajer Administrasi

adalah tingkat keamanan kantor. Keamana memiliki dua dimensi;

keamanan barang-barang fisik perusahaan dan keamanan informasi

penting (dokumen dan arsip) yang apabila hilang akan mempengaruhi

jalannya aktivitas perusahaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan

untuk menentukan kebutuhan akan keamanan yang penting adalah;

peralatan dan mesin kantor, terminal komputer, file data, dan furnitur

41

kantor. Semakin berharga sesuatu bagi perusahaan, semakin penting

mengapa keamanan harus diberikan.

Rowh dalam Sukoco memberikan beberapa saran berkaitan

dengan keamanan kantor36

;

a. Penggunaann shredder

b. Penggunaan pengaman komputer

c. Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai

„mencuri‟ waktu kerja.

d. Sistem keamanan yang terintegrasi

e. Penyimpanan data komputer dengan penggunaan password.

2.3. Kantor Tata Usaha

2.3.1. Pengertian Tata Usaha

Kegiatan administratif kantor merupakan kegiatan yang terus-

menerus dilakukan dalam suatu organisasi. Hal tersebut berfungsi dalam

menunjang dalam pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Kegiatan

administratif membutuhkan pegawai agar pekerjaan dapat berjalan secara

efisien dan efektif. Oleh karena itu dibutuhkan tenaga kerja bagian pekerjaan

perkantoran atau yang disebut tata usaha.

Menurut Gie mendefinisikan bahwa tata usaha adalah segenap

rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim

dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap

organisasi.37

Adapun uraian dari kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:

36

Ibid., hal. 223. 37


hal. 16.

42

1) Menghimpun

Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan

tersedianya segala keterangan-keterangan yang tadinya belum ada

atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila

mana diperlukan.

2) Mencatat

Merupakan kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan

tulis keterangan-keterangan yamengolang diperlukan sehingga

terwujus tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3) Mengolah

Merupakan bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-

keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih

berguna.

4) Mengganda

Merupakan kegiatan memperbanyak dengan perbagai cara dan

alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5) Mengirim

Merupakan kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan

alat dari datu pihak ke pihak yang lain.

6) Menyimpan

Merupakan kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di

tempat tertentu yang aman.

Berbagai kegiatan yang telah disebutkan dilakukan guna menunjang

pencapaian tujuan organisasi. Setiap organisasi baik dari tingkat pimpinan

tertinggi sampai terendah sekali pun membutuhkan tata usaha. Setiap bagian-

bagian dalam tata usaha saling berhubungan untuk kesatuan tata kerja sebuah

organisasi yang ada dalam rangka mencapai memberi layanan kepada pihak

tertentu yang saling membutuhkan informasi.

2.3.2. Peranan dan pencirian tata usaha

Pelaksanaan kegiatan operasional kantor dan dalam organisasi mana

pun tentu dilaksanakan tata usaha. Menurut Gie menguraikan peranan pokok

tata usaha antara lain melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif

untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan keterangan-

43

keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan

atau melakukan tindakan yang tepat dan membantu kelancaran

perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.38

Kaitannya dengan peranan tata usaha yang diungkapkan sebelumnya

maksud dari melayani pekerjaan operatif untuk pencapaian tujuan adalah

bagaimana tata usaha menyediakan informasi-informasi yang diperlukan

melalui berbagai kegiatan pokok tata usaha. Informasi-informasi yang

digunakan dapat membantu dalam pencapaian tujuan yang diinginkan.

Berkaitan dengan penyediaan informasi bagi pimpinan ini digunakan sebagai

alat kontrol bagi pimpinan untuk mengambil suatu keputusan dan kebijakan

tertentu. Akhirnya kegiatan tata usaha berperan dalam keseluruhan kegiatan

yang memperlancar kegiatan kantor maksudnya adalah fungsi dari tata usaha

itu sendiri sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen yang diperlukan dalam

kegiatan yang berjalan guna mencapai tujuan organisasi.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha menjadikan dasar

dalam pelaksanaan dan pemahaman dari tata usaha. Gie membagi beberapa

ciri-ciri dari tata usaha39


a. Bersifat pelayanan

Tata usaha merupakan pekerjaan pelayanan. Tata usaha melayani

pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

dari sesuatu organisasi.

b. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi

38


hal. 20.

39

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal.

21.

44

Ciri yang kedua berarti tata usaha diperlukan dimana mana dan

dilaksanakan dalam seluruh organisasi.

c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap

organisasi terlepas daripada apakah tugas pokok masing-masing

anggota orgnanisasi itu.

Sejalan dengan pemikiran Gie, Nuraida juga mengungkapkan garis

besar tata usaha mempunyai tiga peranan pokok40

, yaitu sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

organisasi.

2. Menyediakan data dan/atau informasi bagi pimpinan organisasi

untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3. Membantu menjaga keseimbangan dan kelancaran perkembangan

organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa apapun ciri-ciri yang ada

pada tata usaha yang penting ialah tata usaha tidak dapat berdiri sendiri

namun membutuhkan bagian lain yang mana membutuhkan pula suatu

perencanaan dan pengendalian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Tata usaha diperuntukkan bagi unit-unit yang membutuhkan dan saling

bekerjama antar unit tersebut dalam mencapai tujuan. Berbagai peranan akan

bermanfaat secara optimal jika dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara

efektif dan efisien.

2.4. Pengaturan peralatan dan perabot kantor

2.4.1. Pengenalan peralatan kantor

Pengerjaan kegiatan administratif kantor yang ada pada tata usaha

diperlengkapi dengan adanya peralatan dan perlengkapan yang dapat

40



45

membantu dan memudahkan setiap pekerjaan. Adapun peralatan dan

perlengkapan yang digunakan pegawai hendaknya diatur sedemikian rupa

sehingga dalam hal ini peralatan dan perlengkapan kantor mudah dijangkau

keberadaannya. Oleh karena itu untuk kelancaran dalam pelaksanaan

pekerjaan tidak hanya dibutuhkan fungsi dan peranan sumber daya manusia

namun juga bergantung pada setiap peralatan dan perlengkapan yang

digunakan dalam kegiatan operasional. Menurut Nurasih dan Rahayu

“fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai

produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya

maupun waktu”41

. Laksmi menambahkan “pemeliharaan peralatan,

perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua pekerja. Untuk

peralatan tertentu, seperti komputer, listrik, gedung, sofa, karpet

perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh

sembarang orang”.42

Pengertian perlengkapan atau peralatan kantor (office equipment)

menurut Ensiklopedi Administrasi dalam Nurasih dan Rahayu segenap benda

yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha atau

adminitrasi, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan

hiasan kantor43

. Perabot kantor terdiri atas lemari, lemari arsip, lemari

41



42

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern,

Grafindo Persada, Jakarta, hal. 39.

43

Lina Nurasih dan Sri Rahayu, loc. cit.

46

katalog, lemari besi, meja, kursi, rak. Asbak dan perlengkapan lainnya yang

diberikan kepada kerani-kerani perseorangan atau untuk umum.

Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan peralatan

dan perlengkapan adalah benda yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-

tugas tata usaha yang dapat memberikan kelancaran dan memudahkan dalam

pengerjaannya. Benda-benda tersebut membantu dalam kegiatan operasional

kantor yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan yang hendak

dicapai. Dalam hal ini pencapaian tujuan dapat tercapai secara tidak langsung

karena peralatan dan perlengkapan dapat membantu secara penyelesaian

tugas-tugas dari suatu pekerjaan kantor.

Menurut Nurasih dan Rahayu peralatan kantor digolongkan menjadi

empat bagian, yaitu perabotan kantor (Office Furniture, Bekal Kantor (Office

Supllies), Mesin-Mesin Kantor (Office Machine), Interior atau Hiasan Kantor

(Office Ornament). 44

a. Perabotan kantor (Office Furniture)

Perabotan kantor meliputi meja, kursi, rak, laci-laci, dan

sebagainya baik yang terbuat dari kayu, besi maupun bahan lainnya

yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khususnya untuk

menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.

Perabot kantor yang dibutuhkan dalam kegiatan tata usaha

diantaranya:

44



47

- Pesawat telepon

- Meja tulis atau kerja, lemari serta brankas yang dapat

dikunci

- Meja komputer, mesin ketik, mesin fax dengan rak tempat

persediaan kertas

- Filling cabinet tempat menyimpan arsip dan surat-surat

- Rak atau lemari buku

- Kotak tempat meletakkan disposisi formulir, tindak lanjut

atau pengingat

- Buku sumber informasi atau catatan sumber informasi

Dalam pelaksanaan kerja kantor tata usaha membutuhkan

dukungan salah satunya adalah perabot kantor yang tepat dan memadai

untuk penyelesaian tugas administratifnya. Dengan dapat memiliki

perabotan yang ada dapat mendukung kegiatan dan pekerjaan dapat

berfungsi secara optimal.

b. Bekal Kantor (Office Supllies)

Penggolongan yang termasuk dalam bekal kantor yaitu kertas,

pena, tinta, pita mesin tik, penghapus, dan termasuk peralatan habis

pakai lainnya. Adapun yang dapat menunjang pekerjaan kantor adalah

sebagai berikut:

- Pita mesin ketik, tinta mesin fax, tinta printer, peruncing

pensil, pensil serta peralatan tulis lainnya, penghapus,

cairan penghapus.

- Alat pelubang kertas, alat penyatu kertas, lem, selotip,

penggaris, gunting, pisau pembuka suart, lak stasil, stempel.

- Pisau lipat, stapler, tancapan surat, pengungkit kawat jepret,

keranjang sampah.

Bekal kantor ini akan lebih baik digunakan secara efisien dan

membutuhkan pengisian atau pembelian bekal kantor secara

berkelanjutan dan memiliki persediaan lainnya. Jangan sampai

menunggu bekal kantor sampai habis. Hal ini akan menghambat

48

pekerjaan kantor karena apabila dibutuhkan dalam keadaan urgent akan

kesulitan dalam memenuhinya.

c. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

Adapun yang termasuk dalam mesin-mesin kantor ialah semua

benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha,

seperti untuk mencatat, mengganda, mengolah kata yang bekerja secara

otomatis, mekanis, sistematis, elektris, elektronik, magnetik, di mana

tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Beberapa mesin yang dipergunakan dalam kegiatan

administratif ialah:

- Mesin yang dipergunakan keperluan surat menyurat (Mailing

Equipment) salah satunya komputer.

- Mesin yang dipergunakan untuk mencetak (printer).

- Mesin yang digunakan untuk menggandakan (mesin foto kopi

atau duplicator)

- Mesin yang digunkaan untuk komunikasi (Communication

Machine), diantaranya pesawat telepon serta fax.

- Mesin yang digunakan untuik mendikte (Dictating Machine).

- Mesin yang digunakan untuk mengetik (Type Writer).

- Mesin yang digunakan untuk menghitung (Calculating

Machine).

d. Interior atau Hiasan Kantor (Office Ornament)

Merupakan perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan

kerja dalam ruang kantor. Dalam hal ini meliputi ventilasi, plafon,

penerangan, jendela, serta hiasan kantor. Pada dasarnya, hiasan kantor

adalah benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah

suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung

memengaruhi kinerja di dalam kantor.

49

Beberapa pengklasifikasian dari peralatan yang ada dapat

dilihat bahwa peralatan kantor terbagi kedalam empat jenis baik dari

peralatan, bekal, mesin dan interior kantor. Pengklasifikasian tersebut

telah disebutkan beberapa alat yang ada didalamnya. Pembagian dari

masing-masing jenis tersebut dibagi kedalam klasifikasi yang hampir

memiliki kegunaan maupun jenis yang sama yang digunakan untuk

menunjang pengerjaan administratif guna mencapai tujuan organisasi.

Peralatan dan benda-benda yang sudah terbagi tersebut

sangatlah membantu dalam bekerja bagi seorang staff. Tanpa adanya

peralatan dan perlengkapan yang ada maka setiap pekerjaan tidak dapat

terselesaikan dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu dalam penataan

ruang kantor benda ini juga dalam penempatannya akan mempengaruhi

cara kerja pegawai tata usaha. Selain itu, pemilihan peralatan kantor

harus disesuai kan dengan kebutuhan staff kantor baik dilihat dari sifat

dan jenis pekerjaan masing-masing staff. Jenis pekerjaan staff akan

menentukan peralatan yang digunakan mereka. Jadi, perlu

dipertimbangkan keefektifan dan efisiensi yang ada pada kantor

tersebut kaitannya dengan penggunaan peralatan kantor.

2.4.2. Pertimbangan memilih peralatan

Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam

memilih peralatan kantor yang diterangkan oleh Quible dalam Sukoco

diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu pertimbangan peralatan, penjual, dan

50

perawatan45

. Hal ini menjelaskan hanya kepada pertimbangan peralatan,

yaitu: 1). Tujuan penggunaan peralatan, sebelum memilih peralatan tujuan

hendaknya harus ditetapkan. 2). Menentukan peralatan yang sesuai, setelah

peralatan ditentukan memilih merek peralatan yang akan digunakan juga

menjadi pertimbangan. 3). Tingkat kegunaan peralatan, setelah beberapa

merek diketahui tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah alat

tersebut bisa diharapkan sesuai kebutuhan. 4). Spesifikasi peralatan, untuk

beberapa peralatan spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu karena akan

menyangkut penempatan peralatan ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan,

pemasangan dan lain-lain. 5). Biaya peralatan, punya dampak yang signifikan

terhadap pengembalian investasi perusahaan. 6). Proses operasional peralatan,

beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat foto

kopi dan printer. 7). Fitur keamanan flesibilitas pralatan, fitur ini perlu untuk

dipertimbangkan. 8). Kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa

peralatan tidak mudah diguankan dan membutuhkan training tambahan. 9).

Kecepatan operasi peralatan, kecepatan peralatan menjadi pertimbangan. 10).

Standarisasi peralatan, penggunaan hanya beberapa merek peralatan akan

menghasilkan peralatan

45


Erlangga, Jakarta, hal. 199.

51

2.5. Efisiensi kerja

2.5.1. Pengertian Efisiensi Kerja

Tata usaha dalam kaitannya kegiatan administratif penting untuk

dilakukan suatu perencanaan, pengendalian dan penyempurnaan demi

tercapainya sebuah tujuan yang dikehendaki sebuah organisasi. Penataan

terhadap tata usaha dan pelaksanaan kerja harus berorientasi pada efisiensi.

Banyak manfaat yang didapatkan apabila segala kegiatan berpacu pada

efisiensi karena akan menghemat baik tenaga, waktu dan biaya. Pengerjaan

pekerjaan yang menghindari dari adanya pemborosan energi. Hal ini

dinyatakan oleh Umam cara efisien dan efektif dilakukan agar dalam

melaksanakan pekerjaan harus terhindar dari pemborosan energi atau

material waktu, karena kalau terjadi pemborosan enerji atau pemborosan

sumber-sumber kerja, maka akan mempengaruhi hasil kerja atau akan

menurunkan tingkat produktifitas organisasi perusahaan.46

Menurut Gie, efisiensi adalah suatu asas-asas dasar tentang

perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.47

Sedangkan

menurut Umam mendefinisikan pengertian efisiensi adalah suatu asas dasar

tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, atau dari

46


Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 168.

47

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty,


52

berbagai alternatif usaha kerja yang dapat kita lakukan mendapatkan hasil

yang maksimum dengan pengorbanan yang minimal. 48

Berdasarkan definisi tersebut maka dapat diambil inti dari efisiensi

ialah perbandingan antar usaha yang dilakukan dengan hasil yang telah

didapatkan. Adapun perbandingan dapat dilihat dari dua segi, yaitu:

a. Segi usaha

Adalah suatu usaha yang dapat dikatakan efisien kalau sesuatu

hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya.

Pengertian usaha ini dapat didapatkan lima unsur : pikiran,

tenaga, waktu, ruang dan benda termasuk uang.

b. Segi hasil

Adalah sesuatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan

sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-

banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan

hasil itu.

Umam mengungkapkan sumber-sumber kerja yang dapat

diefisienkan itu 49

adalah;

- Pikiran, maksudnya bagaimana dalam melakukan pekerjaan

dapat diselesaikan dengan optimal, namun menggunakan pikiran

yang minimal.

- Tenaga, untuk mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan

tenaga yang minimal.

- Waktu, tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang

dihabiskan hanya sedikit atau waktu yang singkat.

48


Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 169. 49

Ibid., hal. 170.

53

- Ruang, dengan ruang atau space yang ada dapat melakukan

berbagai kegiatan melalui pengaturan dan pemanfaatan segenap

ruang.

- Benda-benda, termasuk uang, benda dan uang digunakan secara

tepat sasaran atau pada tingkat yang sehemat-hematnya melalui

pemilihan untuk membayar harga atau biaya yang murah, namun

tidak mengurangi kualitas hasil kerja.

Manajemen perkantoran perlu untuk dipertimbangkan agar

mencapai hasil yang optimal melalui kegiatan yang bisa dikatakan tidak

memboroskan. Pencapaian efisiensi dapat digunakan dengan penyederhanaan

kerja agar menemukan cara-cara yang mudah, ekonomis dan lebih baik dalam

penggunaan material, tenaga, ruang, dan waktu yang ada.

2.5.2. Asas-asas Efisiensi dalam pekerjaan perkantoran

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan untuk mencapai kerja

yang efisien diperlukan asas-asas agar usaha yang dicapai sesuai dengan hasil

yang maksimal. Menurut Gie mengungkapkan asas yang dapat diterapkan

untuk mencapai efisiensi kerja pada tata usaha antara lain50

:

a. Asas perencanaan yang berarti menggambarkan di muka

mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam

rangka mencapai sesuatu tujuan. Adapun pedoman tersebut

seperti pedoman tentang maksud warkat, penetapan prosedur,

pengadaan mesin tata usaha, dan perencanaan formulir.

b. Asas penyederhanaan, menyederhanakan berarti membuat suatu

sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih

50


hal. 174.

54

mudah atau ringan. Adapun dalam pelaksanaan asas ini adalah

pedoman tentang tatacara, perlengkapan tata usaha,

pengorganisasian tata usaha.

c. Asas penghematan, menghemat berarti mencegah pemakaian

benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pengerjaan yang

bersangkutan menjadi murah. Adapun pedoman dalam asas ini

adalah tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, perhitungan

kebutuhan warkat, dan mekanisasi tata usaha.

d. Asas penghapusan, menghapus berarti meniadakan langkah-

langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu

pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan

dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pedomannya adalah

tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, penghapusan

tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya.

e. Asas penggabungan, menggabung berarti mempersatukan

pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-

benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah

sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedomannya antara lain

tentang kerja sekali jalan, dan pemakaian alat-alat serbaguna.

Berbagai asas tersebut akan memudahkan setiap penataan kantor

dalam prinsip kerja yang efisien. Banyak manfaat yang akan diperoleh jika

asas-asas tersebut digunakan. Hal terpenting dalam hal ini adalah

55

kemudahan dalam bekerja yang tidak menghabiskan banyak waktu,

tenaga, pikiran, biaya, bahkan benda yang berwujud uang. Semua kegiatan

berujung ututk pencapaian tujuan dengan usaha yang seminimal mungkin.

2.6. Penelitian yang Relevan

Judul : Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha Dalam Mencapai

Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Tata Usaha Dekanat

FKIP UNS Surakarta Tahun 2010) oleh Niken Nurnovitasari.

Masalah : Dalam penelitian ini masalah yang terjadi diantaranya:

1. Penataan ruangan pada sub bagian kemahasiswaan dan pendidikan

tidak sesuai dengan asas penataan ruang kantor yaitu asas jarak

terpendek dan asas segenap ruangan. Selain itu Sub Bagian

Pendidikan penataan meja dan kursi berdempetan di tengah

ruangan dengan jarak antar meja terlalu pendek membuat ruangan

terasa sesak dan sempit.

2. Walaupun sudah menggunakan AC namun ruangan masih terasa

pengap dan sirkulais udara terganggu dengan adanya ruangan yang

banyak barang. Kurang maksimalnya fasilitas yang tersedia di

kantor tata usaha menyebabkan proses pelayanan terganggu. Loket

palayanan kurang berfungsi dengan baik karena barang-barang

yang digunakan untuk melayani tidak diletakkan di dekat loket

sehingga pelayanan lebih lama.

56

3. Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan terlihat lemari arsip namun

arsip diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan dengan

susunan yang belum teratur.

4. Sub bagian kepegawaian dimana penerapan prinsip efisiensi

khususnya efisiensi waktu dan tenaga belum terlaksana dengan

baik.

Metode : Penelitian yang digunakan adalah penelitian ilmiah.

Penelitian ilmiah adalah proses mengumpulkan, menganalisis, dan

menafsirkan fakta-fakta atau fenomena yang terjadi sebagai data

untuk membuat keputusan dan dilakukan secara sistematik.

Kesimpulan : Kantor tata usaha dekanat FKIP UNS belum menerapkan

asas jarak terpendek dalam penataan ruangnya, selain itu

pengunaan layanan posisi ruangan loket belum sesuai dengan asas

rangkaian kerja dalam proses legalisir, kantor juga belum

menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah

ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian.

Selain itu kantor tata usaha belum menerapkan asas penggunaan

segenap ruang karena adanya ruang yang masih kosong. Dan ruang

tata usaha belum menerapkan asas perubahan susunan tempat kerja

secara maksimal.

57

2.7. Kerangka Berpikir

Keterangan:

Kegiatan administrasi merupakan pusat segala informasi dari suatu

organisasi. Kegiatan tersebut membutuhkan suatu ruangan khusus yang

dapat dijadikan tempat untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi agar

tujuan organisasi tercapai. Salah satu upaya kaitannya dengan pengunaan

ruangan kegiatan administrasi ialah dengan cara memperhatikan penataan

pada ruang kantor yang digunakan. Penataan ruang kantor membutuhkan

penyusunan ruangan yang tepat dan penempatan peralatan yang digunakan

dalam bekerja. Selain itu juga membutuhkan pemakaian ruangan secara

optimal tanpa membiarkan ruangan yang kosong atau tidak terpakai.

Tujuan diadakannya penataan ruang kantor ialah untuk

memudahkan dalam aktivitas yang ada sehingga kelancaran yang akan

terjadi, penyelesaian pekerjaan juga akan selesai dengan cepat karena jarak

yang digunakan tidak rumit. Hal ini akan memudahkan setiap pegawai

dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Penyelesaian suatu tugas

pekerjaan membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang minimum sehingga

mengharapkan hasil kerja yang optimal.

Prinsip yang diutamakan dalam pencapaian efisiensi ialah asas

penyederhanaan dan penghematan. Prinsip penghematan dalam kegiatan

Penataan Ruang kantor Efisiensi Kerja

Staff Tata Usaha

58

apa pun tidak akan membuat pemborosan baik dari segi watu, tenaga dan

biaya yang digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Apabila

dikaitkan dengan penyusunan ruangan kantor maka dibutuhkan

pertimbangan yang dapat menghasilkan hasil yang optimal dari

pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Oleh karena itu, membutuhkan penataan ruangan kantor kaitannya

dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan sehingga pekerjaan dapat

terselesaikan secara efisien. Penjelasan tersebut menunjukkan bahwa

penataan ruang kantor akan meningkatkan efisiensi kerja pegawai tata

usaha.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Kantor II.pdfdalam suatu pekerjaan kantor karena tujuan utama dari...

Documents

Transcript of BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Kantor II.pdfdalam suatu pekerjaan kantor karena tujuan utama dari...