BAB II TEORI DAN KAJIAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian ...eprints.umm.ac.id/53204/3/BAB II.pdf ·...
Transcript of BAB II TEORI DAN KAJIAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian ...eprints.umm.ac.id/53204/3/BAB II.pdf ·...
5
BAB II
TEORI DAN KAJIAN PUSTAKA
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Adibah (2017) dalam penelitiannya mengenai sistem informasi akuntansi
persediaan obat menggunakan metode FIFO PERPETUAL pada UPTD
Puskesmas Brangsong 02. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa secara
umum telah menghasilkan informasi yang memadai bagi pihak UPTD
puskesmas dalam mengolah data persediaan obat, namun memiliki kelemahan
yaitu belum dilakukannya backup database secara berkala.
Hasil penelitian terdahulu dilakukan oleh Achmad (2017) melakukan
penelitian mengenai sistem akuntansi persediaan alat-alat kesehatan dalam
rangka memenuhi kebutuhan pelayanan rawat inap pada RSU Bahteramas.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan
yang diterapkan pada RSU Bahteramas cukup memadai khususnya persediaan
alat kesehatan penunjang dalam memenuhi kebutuhan rawat inap. Namun
amemiliki kelemahan yaitu perangkat komputer yang ada pada RSU
Bahteramas masih belum sesuai standar dengan sistem informasi akuntansi
BLUD yang banyak digunakan oleh RSU dikota lain.
Berdasarkan hasil penelitian Putra dan Usriyati (2015) mengenai
Efektifitas Pengelolaan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengendalian
Persediaan Obat pada Rumah Sakit Syuhada Haji Blitar. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa adanya penggunaan dokumen yang kurang efektif karena
dinilai kurang tepat dan tidak sesuai dengan tujuan pengendalian. Terlihat
6
berdasarkan proses pengendalian persediaan yang kurang tepat seperti
penempata jumlah karyawan di bagian kasir dinilai terlalu berlebihan dan
kegiatan peracikan yang dinilai tidak tepat dilakukan jika dilakukan oleh kasir
karena kegiatan peracikan sangat erat hubungannya dengan pengeluaran obat
dari gudang. Adanya pihak apotik yang hanya menempatkan satu karyawan di
gudang untuk melaksanakan pembelian, penjualan, serta bertanggungjawab
dalam persediaan. Dan juga penggunaan dokumen yang dinilai kurang tepat
dan tidak sesuai dengan tujuan pengendalian
Pangadda (2015) dalam penelitiannya mengenai Analisis Sistem dan
Prosedur Persediaan Obat-Obatan dalam Upaya mendukung Pengendalian
Intern Studi pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan obat yang
diterapkan pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang pada prosedur perhitungan
fisik persediaan manajemen belum menetapkan yang baku dalam
melaksanakan prosedur perhitungan fisik persediaan ini dapat menyebabkan
informasi tentang persediaan yang diperlukan pihak internal yaitu manajemen
menjadi kurang tepat. Dan mengenai pengendalian intern pada prosedur
perhitungan fisik persediaan obat masih kurang hal ini disebabkan belum
adanya prosedur yang jelas untuk prosedur perhitungan fisik persediaaan.
Hasil penelitian terdahulu dilakukan oleh Mukaromah (2013) melakukan
penelitian mengenai analisis sistem informasi akuntansi persediaan obat-obatan
untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern pada RSUD Kota Madiun.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan sistem akuntansi persediaan
7
sudah dilaksanakan dengan baik, namun masih memiliki kelemahan yaitu
belum mendukung efektivitas pengendalian intern karena masih adanya
perangkapan fungsi yaitu fungsi pengadaan merangkap fungsi penerimaan
sehingga akan terjadi tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab pada satu
fungsi serta informasi yang dihasilkan tidak terjamin keandalan dan
kebenarannya.
Berdasarkan hasil penelitian Riskiwati (2016) mengenai Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan Obat-Obatan Terkomputerisasi yang Efisien
dan Efektif pada Perusahaan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem
informasi persediaan yang diterapkan pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya
secara umum fungsi pengelolaan persediaan obat yang merupakan tanggung
jawab Departemen Farmasi telah diselenggarakan dengan cukup baik. Namun
masih ada beberapa kelemahan yaitu ada rangkap fungsi.
Suraida dan Retnani (2017) dalam penelitiannya mengenai Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan Obat-Obatan pada RSUD dr. M. Soewandhie
Surabaya. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem informasi akuntansi
persediaan obat pada RSUD dr. M. Soewandhie sudah baik karena sistem
akuntansi persediaan obat sesuai dengan sistem pengendalian intern
ditunjukkan dengan (1) struktur organisasi yang baik karena adanya pemisahan
fungsi serta tanggung jawab setiap fungsi, (2) prosedur sudah siatur sesuai
dalam (SOP), (3) pencatatan yang didukung dengan dokumen-dokumen yang
memadai, (4) pelaporan obat menggunakan aplikasi E-Inventory dan persedian
kartu gudang.
8
Dari beberapa penelitian yang di telah dilakukan oleh beberapa peneliti
dengan objek rumah sakit dapat memberikan kesimpulan maka kekurangan
dari sistem informasi akuntansi persediaan obat terletak pada proses yaitu
adanya perangkapan jabatan atau tugas dan masih masih ada yang belum
membuat flowchart. Dalam penelitian Putra dan Usriyati (2015), terdapat
lemahnya proses pengendalian persediaan, terlihat dari adaya perangkapan
fungsi. Tidak hanya sama dari adanya perangkapan fungsi, pada penelitian
Riskiwati (2016) juga masih lemahnya SDM yang dimiliki pada rumah sakit
tersebut, pada penelitian Mukaromah (2013) terdapat perangkapan tugas pada
prosedur pengadaan, pada penelitian Adibah (2017) terdapat tidak ada nya
backup database secara berkala, Kelemahan dari penelitian terdahulu milik
Suraida dan Retnani (2017) tidak adanya fungsi keuangan yang terkait dengan
laporan obat-obatan dan tidak membuat flowchart sistem persediaan obat.
B. Tinjauan Pustaka
1. Sistem
Menurut Romney dan Steinbart (2015) sistem merupakan beberapa
komponen yang saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai
tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar.
2. Informasi
Menurut Mujilan (2012) Informasi adalah data yang berguna yang
telah diolah sehinggadapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan
yang tepat.Informasi sangat penting bagi organisasi. Pada dasarnya
9
informasiadalah penting seperti sumber daya yang lain, misalnya
peralatan,bahan, tenaga, dsb.
Ada tujuh karakteristik yang membuat informasi berguna dan berarti
menurut (Romney dan Steinbart, 2015), antara lain:
a. Relevan yaitu mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan
keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki eskpektasi sebelumnya.
b. Reliabel yaitu bebas dari kesalahan atau bias; menyajikan kejadian atau
aktivitas organisasi secara akurat.
c. Lengkap yaitu tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian
atau aktivitas yang diukur.
d. Tepat waktu yaitu diberikan pada waktu yang tepat bagi pengambil
keputusan dalam mengambil keputusan.
e. Dapat dipahami yaitu disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan
jelas atau hasil informasi mudah untuk dipahami orang lain tanpa perlu
meminta penjelasan.
f. Dapat diverifikasi yaitu dua orang yang independen dan berpengetahuan
di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama
g. Dapat diakses yaitu tersedia untuk pengguna ketika mereka
membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.
3. Sistem Informasi Akuntansi
Wilkinson (2000), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi
yang mencangkup semua fungsi dan aktivitas akuntansi, yang
10
memperhatikan akibat yang akan ditimbulkan pada sumber ekonomi dari
kejadian eksternal maupun operasi di internal organisasi.
Romney dan Steinbart (2015:10) sistem informasi akuntansi suatu
sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data
untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Adapun enam
komponen dari sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart
(2015:11), di antara lain:
a. Orang yang menggunakan sistem;
b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data;
c. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya;
d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data;
e. Infastuktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat periferal,
dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem
informasi akuntansi;
f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data
sistem informasi akuntansi.
Sedangkan menurut Mulyadi (2016) menyatakan bahwa, sistem
informasi akuntansi adalah suatu bentuk sistem informasi yang memiliki
tujuan untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha,
memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada
sebelumnya, memperbaiki pengendalian akuntansi dan juga pengecekan
internal, serta membantu memperbaiki biaya klerikal dalam pemeliharaan
11
catatan akuntansi. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem
akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri jurnal, buku besar dan
buku pembantu serta laporan. Berikut ini menurut (Mulyadi, 2000:3)
diuraikan lebih lanjut pengertian setiap unsur sistem akuntansi tersebut.
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen,
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi,
direkam (di dokumentasikan) di atas secarik kertas. Dengan formulir ini,
data yang terkait dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar
pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan,
bukti kas keluar, dan cek. Informasi yang tercantum dalam faktur
penjualan tersebut kemudian dicatat dalam jurnal penjualan dan buku
pembantu piutang. Dengan demikian faktur penjualan tersebut
merupakan media pencatatan ke dalam jurnal dan media posting ke
dalam buku pembantu piutang.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan
dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk
pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai
dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam
12
jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil
peringkasannya (berupa jumlah rupaiah transaksi tertentu) kemudian di-
posting ke akun yang terkait dalam buku besar. Contoh jurnal adalah
jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal
umum.
c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam
jurnal. Akun-akun dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-
unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Akun buku
besar. Ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk
menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula
sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan
rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary
ledger). Buku pembantu ini terdiri dari akun-akun pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu dalam buku
besar. Sebagai contoh, Buku Pembantu Persediaan. Buku pembantu ini
terdiri dari kartu persediaan yang berisi informasi-informasi baik
mengenai kuantitas maupun harga pokok berbagai persediaan. Kartu
persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo
13
tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya. Biasanya
kartu persediaan ini diselenggarakan oleh Bagian Akuntansi Biaya.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir
(books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi
sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam akun buku
besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut
sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi
keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya
adalah penyajian laporan keuangan, buku pencatatan lagi ke dalam
catatan akuntansi.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa
laporan posisi keuangan., laporan laba rugi, laporan perubahan saldo
laba, laporan harga pokok produksi, laporan beban pemasaran, laporan
beban pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar piutang yang akan
dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan
berisi informasi yang merupakan keluaran (output) sistem akuntansi.
Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar
monitor komputer.
Pemrosesan Transaksi: Siklus Pengolahan Data menurut (Romney dan
Steinbart, 2015)Siklus pengolahan data yaitu empat operasi (input data,
penuimpanan data, pengolahan data, dan output informasi) yang dilakukan
pada data untuk menghasilkan informasi yang berarti dan relevan.
14
a. Input Data
Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah dengan
mengambil data transaksi dan memasukannya ke dalam sistem. Proses
pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus
dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis.
1) Setiap aktivitas yang mearik.
2) Sumber data yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3) Orang yang berpatisipasi dalam setiap aktivitas.
Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan
data yang diambil akurat dan lengkap.salah satu cara untuk
melakukannya adalah untuk menggunakan otomatisasi data sumber atau
dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri data.
Otomatisasi data sumber yaitu pengumpulan data transaksi dalam bentuk
yang yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya.
Contohnya, terminal poin penjualan dan ATM.
Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah untuk meyakinkan
kebijakan perusahaan diikuti, seperti menyutujui atau memverifikasi
transaksi. Contohnya, S&S tidak ingin menjual barang ke pelanggan
yang belum membayar tagihannya atau menjual barang ini dicegah oleh
sistem pemrograman dengan melakukan pengecekan pada batas kredit
pelanggan dan catatan pembayarannya, dan juga status persediannya,
sebelum mengkonfirmasi penjualan kepada pelanggan.
b. Penyimpanan Data
15
Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling
penting. Relevansi data tidak menjamin bahwa data tersebut berguna.
Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi harus siap dan
bisa mengakses data dengan mudah. Konsep dan definisi penyimpan data
dasar diantaranya:
1) Buku Besar
Buku besar umum buku besar yang berisi ringkasan level dat
untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban
organisasi.
Buku besar pembantu buku besar yang digunakan untuk
mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan
banyak sub-akun terpisah, seperti piutang, persediaan, dan utang
usaha.
2) Teknik Pengodean
Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka
atau huruf mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut.
Dengan kode urutan item-item yang diberikan nomor secara
berurutan sehingga perbedaan dalam kode urutan angka
mengindikasikan item hilang yang sebaiknya diinvestigasi. Contohnya
cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.
Dengan kode blok blok angka yang dicadangkan untuk kategori
data tertentu, sehingga akan membantu untuk mengatur data.
Contohnya adalah bagan akun.
16
Dengan kode grup dua atau lebih subgrup digit yang digunakan
untuk kode item. Kode grup sering kali digunakan bersamaan dengan
kode blok.
Dengan kode mnemonik huruf dan angka yang diselingi untuk
mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item
dan biasanya mudah untuk dihafal.
3) Bagan Akun daftar semua angka yang ditetapkan untuk neraca dan
laporan laba rugi. Angka akun memungkinkan transaksi data untuk
dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukan kedalam akun yang
sesuai. Bagan akun juga memudahkan laporan keuangan dan laporan
persiapan.
4) Jurnal
Jurnal umum jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
yang tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan
penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup.
Jurnal khusus jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah
besar transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas,
pembelian, dan pengeluaran kas.
5) Jejak Audit jalur yang memungkinakan transaksi untuk ditelusuri
melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output atau mundur
dari output ke titik asal. Ini digunakan untuk mengecek keakuratan
dan validitas buku besar dan untuk menulusur perubahan dalam akun
buku besar umum dari saldo awal ke saldo akhir mereka
17
6) Konsep penyimpanan berbasis komputer
Komputer menyimpan data dalam field. Field adalah porsi data
catatan di mana nilai data untuk atribut tertentu disimpan. Contohnya,
dalam spreadsheet setiap baris mempresentasikan pelanggan dan
setiap kolom adalah atribut untuk pelanggan. Setiap sel dalam
speradsheet adalah field.
c. Pengolahan Data
Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, mereka
harus diproses untuk menjaga arus databese.empat jenis aktivitas
pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD adalah
sebagai berikut:
1) Membuat (creating) record data baru, seperti menambahkan data
karyawan yang baru dipekerjakan ke database penggajian.
2) Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3) Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya.
4) Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor
untuk semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan
bisnis dengan perusahaan.
Pembaruan yang dilakukan secara periodik, misalnya harian,
disebut sebagai pemrosesan batch. Walaupun pemrosesan batch lebih
murah dan lebih efisien, data menjadi terbaru dan akurat hanya
beberapa waktu setelah pemrosesan. Sebagian besar perusahaan
memperbarui data pada saat terjadinya transaksi, ini disebutsebagai
18
pemrosesan online, real-time, karena pemrosesan ini menjadikan
informasi yang disimpan selalu baru, yang kemudian akan
meningkatkan pengambilan keputusan yang berguna. Sistem ini juga
lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki pada saat itu
juga.
d. Output Informasi
Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output
informasi. Ketika ditampilkan pada monitor, output mengacu pada
“soft copy”. Ketika dicetak dalam kertas, langkah akhir mengacu pada
“hard copy”. Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga
bentuk, yaitu dokumen, laporam, atau respon pertanyaan.
1) Dokumen catatan transaksi atau data perusahaan lain. Contohnya:
meliputi cek, faktur, laporan penerimaan, dan daftar permintaan
pembelian.
2) Laporan output sistem, disusun dengan urutan yang bermakna,
yang digunkan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas
operasional, manajer untuk membuat keeputusan dan mendesain
strategi, dan investor dan kreditor untuk memahami aktivitas bisnis
perusahaan.
3) Query suatu permintaan database untuk menyediakan informasi
yang dibutuhkan guna menyelesaikan permasalahan atau menjawab
pertanyaan. Informasinya akan diambil, ditampilkan, atau dicetak,
dan/atau dianalisis sebagaimana yang diminta.
19
4. Persediaan
Menurut Sofyan Assauri dalam buku Marihot dan Dearlina Sinaga
(2005:50), persediaan barang ialah sebagai suatu aset lancar yang meliputi
barang-barang yang merupakan milik perusahaan dengan sebuah maksud
supaya dijual dalam satu periode usaha normal ataupun persediaan bahan
baku yang juga menunggu penggunaannya di dalam suatu proses produksi.
Menurut PSAK 14 persediaan adalah aset: (a) tersedia untuk dijual
dalam kegiatan usaha biasa; (b) dalam proses produksi untuk penjualan
tersebut, atau; (c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa. Ada 2 sistem pencatatan
akuntansi persediaan yaitu:
a. Perpetual (perpetual inventory system)
Yaitu sistem pencatatan perpetual selalu membuat catatan setiap
terjadinya mutasi persediaan seperti pembelian, penjualan, ataupun retur.
b. Periodik (periodic inventory system)
Yaitu pada akhir periode akuntansi dengan menggunakan sistem
pencatatan periodik harus melakukan pengecekan fisik terhadap
persediaan (stock opname of inventories) dengan cara mengukur dan
menghitung berapa jumlah barang yang ada digudang.
Persediaan pada Rumah Sakit menurut (Pribadi, 2017) Pada beberapa
rumah sakit, persediaan (supplies) adalah biaya non tenaga kerja terbesar
dalam anggaran (budget) operasi dan karenanya membutuhkan perhatian
khusus. Kontrol persediaan pada rumah sakit termasuk kedalam manajemen
20
bahan baku. Rumah Sakit mengklasifikasikan bahan baku menjadi dua
kelompok, yaitu pertama bahan baku untuk perawatan pasien terdiri dari
medical supplies, surgical supplies, obat-obatan, linen, dsb. Kedua bahan
baku untuk administrasi yang tidak digunakan secara langsung bagi
perawatan pasien. Manajemen bahan baku adalah biaya, karena persediaan
seperti piutang yang merupakan aset yang tidak produktif atau tidak
bertumbuh sehingga tidak mendatangkan pendapatan (income).
5. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem informasi akuntansi persediaan merupakan suatu sistem yang
digunakan dalam perusahaan untuk menyediakan informasi akuntansi
mengenai persediaan. Menurut (Mulyadi, 2016) adapun beberapa fungsi,
dokumen, serta catatan yang terkait mengenai sistem informasi akuntansi
persediaan khususnya pada pembelian persediaan adalah:
Fungsi atau Bagian yang Terkait:
a. Fungsi gudang. Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
c. Fungsi penerimaan. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
21
guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh
perusahaan.
d. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register
bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber
(bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan
fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga
pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
pembelian adalah:
a. Surat permintaan pembelian. Formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
tersebut.
b. Surat permintaan penawaran harga. Digunakan untuk meminta
penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang
(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat order pembelian. Digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan
dengan fungsi sebgai berikut:
1) Surat order pembelian
22
2) Tembusan pengakuan oleh pemasok
3) Tembusan bagi unit peminta barang
4) Arsip tanggal penerimaan
5) Arsip pemasok
6) Tembusan fungsi penerimaan
7) Tembusan fungsi akuntansi
d. Laporan penerimaan barang. Dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi
jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order
pembelian.
e. Surat perubahan order pembelian. Diperlukan perubahan terhadap isi
surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan
tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
apesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti kas keluar. Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian.
Selain dokumen adapun beberapa catatan akuntansi yang digunakan
untuk mencatat transaksi informasi akuntansi pembelian persediaan adalah:
a. Register bukti kas keluar (voucher register).
Register bukti kas keluar (voucher register) merupakan jurnal yang
digunakan untuk mencatat transaksi pembelian apabila dalam pencatatan
utang perusahaan menggunakan metode voucher payable procedure.
23
b. Jurnal pembelian.
Jurnal pembelian adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian secara kredit. Sedangkan transaksi pembelian tunai
dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
c. Kartu utang
Kartu utang adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok apabila perusahaan melakukan pencatatan utang
menggunakan metode account payable procedure.
d. Kartu persediaan
Dalam prosedur atau sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Prosedur permintaan pembelian. Pada prosedur ini fungsi gudang
mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan
pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam
prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran
harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian
mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan
24
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan
(misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi
pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan
melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang
diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan
barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi
memriksa dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan
menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber
sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi akun yang
didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
Menurut (Mulyadi (2016)) adapun beberapa informasi yang
diperlukan oleh manajemen mengenai sistem informasi akuntansi
persediaan yaitu:
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder
point).
b. Order pembelian yang telah dikirim ke pemasok
c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
25
d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertenru
e. Saldo utang dagang kepafa pemasok tertentu
Adapun beberapa dokumen serta catatn yang digunkan pada sistem
informasi akuntansi persediaan bahan baku (Mulyadi, 2016), dokumen yang
digunakan yaitu:
a. Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang merupakan dokumen yang digunakan
bagian gudang untuk mencatat tambahan jumlah barang dari pembelian
pada kartu gudang. Saat transaksiretur terjadi, laporann penerimaan
barang ini juga berfungsi sebagai dokumen pendukung yang dijadikan
lampiran dai memo kredit. Laporan penerimaan barang ini dibuat oleh
fungsi penerimaan barang sebagai laporan atas telah dilakukannya
penerimaan seta pemeriksaan barang yang dibeli dari distributor.
b. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi
akuntansi yang digunakan sabagai dasar pencatatan transaksi pembelian.
Bukti kas keluar digunakan sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok dan surat pemberitahuan kepada
pemasok prihal pelunasan utang.
c. Laporan Pengiriman Barang
Laporan pengiriman barang merupakan laporan yang dibuat oleh
bagian pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang
26
dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit dari bagian pembelian.
d. Memo Debit
Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian
yang memberikan otorisasi bagi bagian pengiriman untuk mengirimkan
kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi bagian
akuntansi untuk mendebit akun utang transaksi retur pembelian.
e. Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang merupakan sebuah
bukti yang digunakan oleh bagian produksi untuk meminta bahan baku
atau bahan penolong untuk memproduksi produk yang tercantum dalam
surat order produksi. Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang
juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.
f. Bukti Pengembalian Barang Gudang
Bukti pengembalian barang gudang merupakan dokumen yang
digunakan oleh bagian produksi untuk mengembalikan bahan baku atau
bahan penolong ke bagian gudang. Bukti ini umumnya disebabkan
karena adanya sisa bahan baku atau bahan penolong yang tidak dipakai
dalam proses produksi.
Adapun beberapa catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
informasi akuntansi persediaan adalah:
1. Kartu persediaan. Digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data
persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu
27
persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil perhitungan
fisik persediaan. Lihat contoh kartu persediaan pada Gambar 2.3
2. Kartu gudang. Digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data
persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang
diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil perhitungan fisik
persediaan.
3. Jurnal umum. Digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian atas akun
persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang diacata dalam
akun persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.
Adapun beberapa sistem dan prosedur yang terdiri pada sistem informasi
akuntansi persediaan menurut (Mulyadi, 2016) yaitu:
1. Prosedur Pencatatan harga Pokok Persediaan yang Dibeli
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem
pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang
dibeli. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan
harga pokok persediaan yang dibeli yaitu laporan penerimaan barang dan
bukti kas keluar.
2. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan
Kepada Pemasok
Prosedur ini merupakan prosedur yang jika persediaan yang telah
dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini
akan memengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi
kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh
28
bagian gudang dan mengurangi kuantits dan harga pokok persediaan
yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang
bersangkutan.
Prosedur ini juga merupakan salah satu prosedur yang membentuk
sistem retur pembelian. Adapun beberapa dokumen yang terkait dengan
prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada
pemasok yaitu laporan pengiriman barang dan memo debit.
3. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang merupakan salah
satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam
prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong,
bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan
produksi dan kegiatan non produksi. Adapun sumber dokumen yang
dipakai dalam prosedur ini yaitu adalah bukti permintaan dan
pengeluaran barang gudang.
4. Prosedur Sistem Perhitungan Fisik Persediaan
Prosedur ini umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung
secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya akan
digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang
mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban
Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang
diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment)
terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Dalam bagian
29
ini diuraikan sistem perhitungan fisik persediaan yang merupakan salah
satu unsur pengendalian internal melekat terhadap persediaan
Adapun beberapa fungsi yang terkait dalam sistem informasi
akuntansi perhitungan fisik persediaan adalah:
a. Panitia perhitungan fisik persediaan. Melaksanakan perhitungan fisik
persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada
Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian
terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia
perhitungan fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu perhitungan
fisik, penghitung, dan pengecek.
b. Fungsi akuntansi. Bertanggung jawab untuk:
1) Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke
dalam daftar hasil perhitungan fisik.
2) Mengkalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum
dalam daftar hasil perhitungan fisik,
3) Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan
fisik,
4) Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasar data
hasil perhitungan fisik persediaan,
5) Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data
persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik
persediaan.
30
c. Fungsi gudang. Bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian data
kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil
perhitungan fisik persediaan.
Adapun beberapa dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas,
dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan pada sistem informasi
akuntansi persediaan adalah:
a. Kartu perhitungan fisik (inventory tag). Digunakan untuk merekam hasil
perhitungan fisik persediaan. Kartu perhitungan fisik dibagi menjadi tiga
bagian. Bagian ke-1 (bagian atas) digunakan untuk memberi tanda jenis
persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan bagian
kartu tersebut pada tempat penyimpanan barang yang bersangkutan.
Bagian ke-2 (bagian tengah) digunakan untuk merekam hasil perhitungan
yang dilakukan oleh penghitung kedua (pengecek). Dan bagian ke-3
(bagian bawah) disediakan untuk merekam data hasil perhitungan oleh
penghitung pertama.
b. Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet). Digunakan
untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu
perhitungan fisik.
c. Bukti memorial. Dokumen sumber yang digunkan untuk membukukan
penyesuaian akun persediaan akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam
jurnal umum. Data yang digunakan adalah selisih jumlah kolom harga
pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga
pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.
31
(Ahlam, 2016)
(Ardiansari, 2014)
(Maghfuroh, 2016)
(Ulum dan Juanda, 2016)
Achmad, N. A. 2017. "ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN ALAT-ALAT KESEHATAN DALAM RANGKA MEMENUHI KEBUTUHAN PELAYANAN RAWAT INAP (STUDI KASUS PADA RUMAH SAKIT UMUM BAHTERAMAS PROVINSI SULAWESI TENGGARA)". JURNAL AKUNTANSI, Vol. 1, No. 3, hlm.
Adibah, S. 2017. "SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT MENGGUNAKAN METODE FIFO PERPETUAL PADA UPTD PUSKESMAS BRANGSONG 02". JURNAL ILMIAH KOMPUTER AKUNTANSI, Vol. 10, No. 1, hlm.
Ahlam, N. 2016. "ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENGELOLAAN OBAT DAN PERLENGKAPAN MEDIS PADA RUMAH SAKIT WAVA HUSADA KEPANJEN", University of Muhammadiyah Malang.
Ardiansari, F. 2014. "Evaluasi sistem informasi akuntansi pada rumah sakit umum Lawang Medika", Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim.
Maghfuroh, U. 2016. "ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus Pada Rumah Sakit Universitas Muhammadiyah Malang)", University of Muhammadiyah Malang.
Mujilan, A. 2012. "Sistem Informasi Akuntansi". Teori dan Wawasan Dalam Dunia Ektronis. Edisi, Vol. 1, No., hlm: 1-2.
Mukaromah, A. Year. "ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PADA RSUD KOTA MADIUN". Artikel dipresentasikan pada FIPA: Forum Ilmiah Pendidikan Akuntansi, di.
Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 4 ed. Jakarta: Salemba Empat. Pangadda, R. A. 2015. "Analisis Sistem Dan Prosedur Persediaan Obat-obatan Dalam
Upaya Mendukung Pengendalian Intern (Studi Pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang)". Jurnal Administrasi Bisnis, Vol. 27, No. 2, hlm.
Putra, I. S., dan S. Usriyati. 2015. "Efektivitas Pengelolaan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengendalian Persediaan Obat pada Rumah Sakit Syuhada Haji Blitar". Jurnal Kompilasi Ilmu Ekonomi (KOMPILEK), Vol. 3, No. 2, hlm: 80-105.
Riskiwati, N. 2016. "SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN TERKOMPUTERISASI YANG EFISIEN DAN EFEKTIF PADA PERUSAHAAN". Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi, Vol. 3, No. 8, hlm: 2-15.
Romney, M. B., dan P. J. Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. 13 ed. Jakarta: Salemba Empat.
32
Suraida, A., dan E. D. Retnani. 2017. "SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA RSUD dr. M. SOEWANDHIE SURABAYA". Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi, Vol. 6, No. 11, hlm: 2-16.
Ulum, I., dan A. Juanda. 2016. Metodologi Penelitian Akuntansi. Klinik Skripsi Edisi 2 ed. Yogjakarta: Aditya Media Publishing.