ILMU MANAJEMEN DASAR

PERENCANAAN

KELOMPOK 2 NAMA ANGGOTA : 1. DWI MURSITA SARI 2. ENZIE YASMIN 3. FEBI KHAIRUNISA 4. MITA DEWI ASTUTI 5. TIARA RAMADHANI

KELAS

: 1-A

JURUSAN D3 GIZI POLITEKNIK KESEHATAN JAKARTA II Jl. Hang Jebat III Blok F3 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan JAKARTA 2011/2012

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah, rahmat dan tuntunan-Nyalah, akhirnya makalah dengan judul Perencanaan dapat terselesaikan tepat waktu. Makalah ini dibuat sebagai tugas mata kuliah Ilmu Manajemen Dasar. Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang penulis hadapi. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan orang tua, sehingga kendalakendala yang penulis hadapi teratasi. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada para dosen yang telah mengajarkan kami dan kedua orang tua yang telah menyemangati kami. Penulis menyadari bahwa makalah ini tidak bisa lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang nantinya berguna dalam penyempurnaan makalah ini. Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penulis sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

Jakarta, Februari 2012

Penulis

ii

DAFTAR ISIKATA PENGANTAR DAFTAR ISI ................................................................................................... ii ................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1 A. Latar Belakang ............................................................................................... 1 B. Tujuan ................................................................................................... 1

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................................ 2 A. Pengertian Perencanaan ................................................................................ 2 B. Unsur-Unsur Suatu Rencana ........................................................................... 4 C. Sudut Pandang Perencanaan .......................................................................... 5 D. Jenis-Jenis Perencanaan ................................................................................. 7 E. Tahap Dasar Perencanaan .............................................................................. 11 F. Proses Pembuatan Rencana ........................................................................... 12 G. Asas-Asas Perencanaan .................................................................................. 12 H. Maksud Perencanaan ..................................................................................... 14 I. Tujuan Perencanaan ....................................................................................... 14 J. Net Work Planning ......................................................................................... 15 K. Planner (Perencana) ....................................................................................... 15 L. Sifat Rencana yang Baik .................................................................................. 17 M. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan ........................................................ 17 BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................................. 19 A. Kesimpulan ................................................................................................... 19 B. Soal DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 19 ................................................................................................... 23

iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Perencanaan ialah langkah awal sebelum melakukan fungsi-fungsi manajemen. Disadari atau tidak, setiap hari kita selalu membuat rencana dalam hal apa pun. Perencanaan merupakan proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang , serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan. Rencana harus diimplementasikan dan dikembangkan setiap saat. Perencanaan kembali terkadang dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu, perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi yang baru secepat mungkin. Banyaknya sebuah acara atau kegiatan yang mengalami kegagalan merupakan salah satu faktor yang menjadikan sebuah perencanaan sangat penting. Jika acara atau kegiatan yang sudah memiliki perencanaan saja bisa terjadi kegagalan, apalagi yang tidak memiliki perencanaan yang baik. Jalan untuk menuju sukses memang membutuhkan perencanaan yang baik dan matang. 1.2 Tujuan Sebagaimana latar belakang di atas, maka tujuan penyusunan makalah ini yaitu : a. Sebagai bahan pembelajaran agar mahasiswa memiliki ilmu dan pemahaman manajemen dasar tentang perencanaan. b. Menambah pengetahuan tentang suatu perencanaan yang baik atau tepat sehingga dapat bermanfaat dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari. c. Menjelaskan pengertian, tujuan, strategi, batas dan segala aspek yang berpengaruh dalam perencanaan. d. Dengan materi di dalam makalah ini, mahasiswa mampu mempraktekan dan menerapkan perencanaan yang baik dan sesuai dalam kehidupan sehari hari.

1

BAB II LANDASAN TEORI

A. PENGERTIAN PERENCANAAN Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan ini bersifat dinamis karena dapat menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi. Perencanaan ini ditunjukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi. Perencanaan ini adalah masalah memilih , artinya memilih tujuan, dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternative yang ada. Perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan. Untuk jelasnya pengertian perencanaan dan rencana ini para ahli telah mendefinisikannya: 1. Harold Koontz dan Cyril O Donnel Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures, and programs. Artinya: Perenncanaan adalah fungsi seseorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, produser-produse, program-program dari alternatif-alternatif yang ada. 2. G.R Terry Planning is selecting and realating of fact and the making and the using assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed nnecessary to achieve desired results. Artinya: Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 3. Louis A. Allen

2

Planning is determination of the course of action to achieve a desired result. Artinya: Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 4. Billy E. Goetz Planning is fundamentally choosing and a planning problem arises only when alternatives courseof action is discovered. Artinya: Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif . 5. Charles Bettleheim a plan consist of the totality of arrangements decided upon in order to carry out the project. Selanjutnya dia berkata bahwa dalam setiap rencana terdapat dua elemen, yaitu: a. A project, that is an end which one proposes to achieve, dan b. The arrangement decided upon in order that this end may be achieved, that is the determination of the means Charles bettleheim singkatnya berpendapat bahwa dalam setiap rencana terdapat dua eleman, yaitu tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu. 6. Newman Planning is decidig in advance what is to be done. Jadi , perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan. 7. Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisis pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jadi, setiap rencana mengandung 2 unsur yaitu: tujuan dan pedoman . 8. Bintoro Tjokroaminoto Perencanaan adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

3

B. UNSUR-UNSUR SUATU RENCANA Pada umumnya suatu rencana yang baik berisikan enam unsure, yaitu: what, why, when, who, where, and how. Suatu rencana harus memuat unsure-unsur sebagai berikut: 1. Penjelasan dari perincian yang dibutuhkannya, factor-faktor produksi yang diperlukan untuk menyelasaikan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat dihasilkan. 2. Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang ditentukan itu harus dicapai. 3. Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerjakan sehingga tersedia fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerkjaan itu. 4. Penjelasan mengenai waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan. 5. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya, baik mengenai kuntitas mmaupun kualitas, yaitu kualifikasi-kualifikasi pegawai,seperti pengalaman, dan sebagainya. 6. Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan. J. S. Tjeng Bing Tie berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sebagai berikut: 1. Tujuan Perusahaan Tujuan itu harus bersifat materiil, dapat pula bersifat moral. Berisfat materiil misalnya mencari keuntungan yang sebesar-besarnya, sedangkan bersifat moral misalnya keahlian ,

perusahaan bertujuan menyukseskan program pemerintah di bidang sandang-pangan atau bertujuan memberi kesempatan kerja kepada anggota masyarakat yang menganggur, dan sebagainya. 2. Politik Perusahaan Merupakan peraturan atau pedoman yang digariskan bagi tindakan organisasi, untuk mencapai tujuan dengan hasil yang baik.

4

3. Prosedur Urutan pelaksanaan yang harus dituruti oleh seseorang dalam melakukan suatu tindakan untuk mencapai tujuan tertentu. 4. Budget Budget merupakan suatu anggaran, yakni ikhtisar dari hasil-hasil yang diharapkan untuk dicapai, dan pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut, yang dinyatakan dalam angka. 5. Program Program adalah campuran dari politik, dan budget, yang dimaksudkan untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan untuk waktu yang akan datang. Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan sebagai berikut: a) Meramalkan (forecasting) b) Menetapkan maksud atau tujuan (establishing objenctives) c) Mengacarakan (programming) d) Menyusun tata waktu (scheduling) e) Menyusun anggaran belanja (budgeting) f) Mengembangkan prosedur (developing procedure) g) Menetapkan dan menafsirkan kebijakansanaan (establishing & interpreting policy)

C. SUDUT PANDANG PERENCANAAN Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu: 1. Tingkatan manajemen Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal: a. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak.

5

b. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah. c. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan. 2. Jangka waktu Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal: a. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam 1-5 tahun. b. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih. c. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek. 3. Daerah berlakunya Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya. 4. Materi perencanaan Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja. Secara lebih luas lagi, perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi.

6

D. JENIS-JENIS PERENCANAAN 1. Tujuan (Objective) Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus wajar, rasional, ideal, dan cukup menantang utuk diperjuangkan dan dapat dicapai oleh orang banyak. Tanpa tujuan yang ingin dicapai berarti proses management juga tidak ada. Brikut pendapat para ahli mengenai tujuan: a. G.R. Terry Tujuan adalah suatu sasaran managerial yaitu tujuan yang diingini yang melukiskan skop yang jelas, serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manager. b. Wilson Tujuan adalah pusat perhatian (area of concern), sampai sejauh mana bidangbidang atau pusat perhatian itu dapat direalisasi pada waktu tertentu, ditentukan oleh perkiraan kemampuan yang dimiliki dan hasil yang hendak dicapai. Tujuan disebut suatu jenis rencana karena akan dicapai pada masa depan. 2. Kebijaksanaan (Policy) Kebijaksanaan adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berpikir dan arah dalam ppengambilan keputusan. Karena dengan kebijaksanaan ini maka rencana akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir dari pengambil keputusan kea rah tujuan yang diinginkan. Harold Koontz mendefinisikan kebijaksanaan: General statement of understanding that guide thinking in decision making. Thei function is to mark out an area in which decision can be made, thus leading some assurance that decision will be consistent with and contribute to goals or objective . Artinya: Kebijaksanaan adalah pertanyaan-pertanyaan atau pengertian-pengertian umum yang memberikan bimbingan berpikir dalam menentukan keputusan. Fungsinya adalah menandai lingkungan sekitar yang dibuat, sehingga memberikan jaminan bahwa

7

keputusan-keputusan itu akan sesuai dengan dan menyokong tercapainya arah atau tujuan. 3. Prosedur Prosedur- prosedur juga merupakan suatu jenis rencana, karena prosedur menunjukan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa depan. Prosedur memberikan detail-detail tindakan, sehingga suatu aktivitas tertentu harus dilaksanakan. berurutan. Penetapan prosedur dalam rencana adalah penting, supaya pelaksanaan kerja tidak simpang siur. Prosedur menentukan jalan dan urutan tindakan melalui kebijaksanaankebijaksanaan dan prosedurini menciptakan jalan kea rah tujuan. 4. Rule Rule adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati. Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur, tetapi keadaannya tidak sama. Perbedaannya terletak pada rule tidak menurut urutan-urutan tindakan dan waktu pelaksanaan pekerjaan. Persamaannya adalah baiuk rule maupun prosedur samasama memberikan bimbingan untuk bertindak yang baik. 5. Program Program adalah suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret. Rencana ini konkret, karena dalam program sudah tercantum, baik sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu maupun anggarannya . Jadi, program juga merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing. Suatau rencana umumnya meliputi bidang-bidang produksi, financial, personalia, dan pemasaran yang masing-masing dalam berbagai program, dan setiap program ini harus saling menunjang pelaksanaan berbagai program itu. Programming adalah proses penyusunan suatu program, jadi programming sifatnya dinamis, sedangkan program sifatnya statis. 6. Budget Esensinya adalah rentetan tindakan yang diatur secara atau

8

Budget ( anggaran ) adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang. Budget adalah suatu ikhtiar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut yang dinyatakan dalam kesatuan uang. Traditional budget adalah cara-cara menyusun data kebutuhan akan anggaran yang tidak didasarkan atas pemikiran dan analisis tentang rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 7. Metode Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan dan berhubungan dengan prosedur. Menurut George R. Terry metode adalah: A method can be defined as result of determining the manner of work performance of a task giving adequate consideration of objective, facilities available and total expenditures of time, money, and effort . Artinya: Suatu metode dapat didefinisikan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha. 8. Strategi Strategi (siasat) adalah juga termasuk jenis rencana karena akan menentukan tindakan-tindakan pada masa dating untuuk mencapai tujuan yang diinginkan. Strategi ini pada hakikatnya adalah suatu interpretative planning yang dibuat dengan memperhitungkan rencana saingan. Strategi pada dasarnya adalah penentuan cara yang harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal, efektiv, dan dalam jangka waktu yang relative singkat serta tepat menuju tercapainya untuk tujuan yang telah ditetapkan. Strategi-strategi dalam perencanaan: Prof.L.C.serrel mengemukakan strategi dalam perencanaan, sebagai berikut: a. Camel head in the tent (memasukan kepala unta ke dalam tenda), artinya hendaknya pengajuan rencana dilakukan bertahap, karena jika diajukan secara menyeluruh kemungkinan besar rencana itu akan ditolak.

9

b. Sowing seed on fertile ground (menerbitkan bibit pada tanah subur), artinya untuk mengajukan suatu rencana, pilihlah orang-orang yang kiranya dapat menerima rencana itu. c. Mass concentrated offensive (penyerangan secara terkonsentrasi,) artinya jika rencana itu telah dapat diterima pelaksanaannya, jangan ditangguhkan melainkan harus dilakukan secepatnya. Karena jika ditangguhkan kemungkinan rencana itu tidak dapat dilaksanakan sebab perubahan kondisi dan situasi. Strategi ini disebut dengan gempa bumi , karena getarannya dapat menjalar ke semua bagian. d. Confuse their issue (menggalihkan perhatian). Strategi ini dimaksudkan untuk mengalihkan perhatian dengan menggunakan jalan pendekatan yang tidak langsung menyinggung pokok persoalan. Karena jika persoalan pokoknya langsung disinggung dapat menimbulkan kerugian terhadap keseluruhan rencana. e. Use strong tactics only when necessary (Gunakan taktik keras hanya jika perlu). Strategi hanya digunakan jika diiperlukan sekali. Strategi taktik keras ini jangan digunakan setiap waktu karena kalau demikian halnya akan mengurangkan keampuhannya. f. Pass the buck (lepaskan tanggung jawab). Strategi ini berarti melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain, sehingga yang bersangkutan terlepas dari segala akibat perbuatannya. g. Time is great healer (waktu ialah penyembuh yang terbaik). Strategi ini dimaksudkan untuk mendapatkan bantuan dari waktu. Seperti diketahui bahwa waktu berjalan terus dengan kejadian yang berganti-ganti. h. Strike while the iron is hot ( pukullah besi ketika masih panas), artinya terapkanlah rencana dengan segera, jika terlihat gejala bahwa orang tidak menentangnya. i. Two head are better than one ( pemikiran 2 orang lebih baik dari 1 orang). Strategi ini dimaksudkan untuk memperoleh pemikiran dan merumuskan yang terbaik mengingat bahwa suatu persoalan akan dipecahkan dengan sempurna, apabila terjadi pertukaran pikiran yang sebaik-baiknya antara para manager yang berpengalaman yang berkeahlian.

10

j.

Divide and rule (membagi dan menguasai). Strategi ini dimaksudkan untuk membagi kelompok dan menguasainya, agar kelompok itu menerima rencana yang diajaukan dan maksud yang diinginkan.

E.

TAHAP DASAR PERENCANAAN Ada Empat Tahap Dasar Perencanaan: Tahap 1 Menetapkan Tujuan Atau serangkaian tujuan Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja tanpa rumusan tujuan yang jelas organisasi

akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif. Tahap 2 Memahami tujuan atau serangkaian tujuan Pemahaman akan sisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber dayasumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi. Tahap 3 Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diindentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan Tahap 4 tujuan Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian

11

Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif dalam proses pencapaian tujuan, penilain alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik di antar berbagai alternatif yang ada.

F.

PROSES PEMBUATAN RENCANA Untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus dilalui. Langkah-

langkah tersebut adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan direncanakan. 2. 3. Mengumpulkan data, informasi,dan fakta yang diperlukan secukupnya. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informmasi, dan fakta serta hubunganhubungannya. 4. Menetapkan perencanaan, premises, dan hambatan-hambatan serta hal-hall yang mendorongnya. 5. 6. 7. Menemukan beberapa alternative. Pilihlah rencana-rencana yang terbaik dari alternative-alternative yang sudah ada. Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang disulkan. 8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

G. ASAS-ASAS PERENCANAAN 1. Principle of contribution to objective Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan. 2. Principle of efficiency of planning Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam melaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya. 3. Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)

12

Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya, organizing, staffing, directing, dan controlling. Seorang tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam menjalankan kebijaksanaan. 4. Principle of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan) Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas berhasilnya rencana itu. 5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan) Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukan kejadian-kejadian yang akan datang. 6. Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja) Kebijaksanaan ini menunjukan pola kerja, produser-produser kerja, dan programprogram kerja tersusun. 7. Principle of timing (asas waktu) Perencanaan waktu yang relative singkat dan tepat. 8. Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan) Perencanaan dapat disusun dan dikordinasikan dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakannya. 9. Principle of alternative (asas alternatif) Alternatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputipemilihan rangkaian alternative dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan. 10. Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor) Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditunjukkan pada faktorfaktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternative dan pembatasan factor merupakan syarat mutlak dalam penepatan keputusan. 11. The commitment principle (asas keterikatan)

13

Perencanaan harus menghitungkan jangka waktu keterikatan yang diperlukan untuk melaksanaan pekerjaan. 12. The principle of flexibility (asas fleksibilitas) Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan. 13. The principle of navigation change (asas ketetapan arah) Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan. 14. Principle of strategic planning (asas perencanaan strategi) Dalam kondisi tertentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.

H. MAKSUD PERENCANAAN 1. Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatifalternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, produser-produser, dan programprogram. 2. Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul, jika suatu alternative cara bertindak ditemukan. 3. Perencanaan, sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana yang dikehendaki. 4. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadara berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan. 5. Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki.

I. TUJUAN PERENCANAAN 1. Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, produser, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

14

2.

Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3.

Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

4. 5.

Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

6. 7. 8.

Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk mengendalian. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari miss management dalam penempatan karyawan.

9.

Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

J.

NET WORK PLANNING Network planning (perencanaan jaringan kerja) adalah untuk menentukan urutan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan. Dalam network planning pekerjaan (aktifitas) dilakukan secara serentak dan harus selesai secara bersamaan pula, sehingga penyelesaian proyek-proyek it relative lebih cepat. Proyek adalah pekerjaan yang waktu dan biayanya telah ditetapkan secara pasti serta diinformasikan pada papan pengumuman proyek, sehingga masyarakat mengetahuinya.

K. PLANNER (PERENCANA) Perencanaan diproses perencana dan hasilnya berupa rencana. Perencanaan sifatnya dinamis sedangkan rencana sifatnya statis yang didalamnya telah ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaanya. Rencana iniliah yang akan dilakukan oleh para pelaku manajemen itu. Pada dasarnya semua manajer melaksanakan perencanaan dan menjadi perencana (planner). Perbedaannya hanya terletak pada luasnya rencana yang disusunnya. Semakin tinggi posisi pejabat dalam organisasi maka semakin luas bidang rencana yang disusunnya,

15

seperti rencana menyeluruh (master plan), rencana bagian, rencana teknik pelaksanaan. Manajer dapat membuat rencana berdasarkan: 1. Manajer yang melaksanakan perencanaannya sendiri. 2. Manajer yang melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahannya. 3. Manajer yang menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan. 4. Bawahan merencanakan dan manajer yang memutuskan. 5. Joint participation planning. Selain manajer, pembuat rencana juga dapat ditugaskan kepada panitia perencana, bagian perencanaan, dan tenaga staff. 1. Panitia Perencana Dalam sebuah pelaksanaan rencana dengan kerjasama, oleh pemimpin sering dibentuk sebuah panitia perencana yang bertugas mengadakan perencanaan. Orang yang diangkat sebagai panitia perencana, khusus hanya kepala-kepala bagian, dapat pula orang-orang ahli dari luar perusahaan, mungkin juga kombinasi dari kedua hal itu. Supaya terdapat kerja tim dalam pelaksanaan rencana, sebaiknya pegawai perusahaan diikutsertakan, seperti kepala bagian dan kepala-kepala seksi. 2. Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan merupakan tugas yang terus-menerus dan amat rumit seperti pada perusahaan industry yang memproduksikan barang potongan. Pada keadaan seperti ini sering dibentuk suatu bagian perencanaan di dalam perusahaan, yang khusus bertugas di belakang perencanaan. Bagian perencanaan memiliki kedudukan yang sama dengan bagian-bagian yang lain yakni merencanakan segala sesuatu, terutama merencanakan tugas-tugas bagian produksi. 3. Tenaga Staff Pada umumnya, yang merencanakan haruslah orang yang dapat berfikir dan dapat melihat ke depan, dan dapat menganalisis fakya-fakta yang tersedia. Orang seperti ini sering disebut tenaga staff, tugasnya menganalisis fakta-fakta kemudian merencanakan sesuatu guna diserahkan kepada manajer.

16

L. SIFAT RENCANA YANG BAIK Rencana yang baik haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang. Mempunyai stabilitas. Ada dalam perimbangan. Meliputi semua tindakan yang diperlukan. Kata-kata dan kalimat kalimat yang digunakan oleh suatu rencana haruslah sederhana dan mudah agar meniadakan penafsiran yang berbeda. Selanjutnya, suatu rencana haruslah fleksible, artinya rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah yang tidak diduga sebelumnya. Di samping adanya kemungkinan suatu perubahan, maka suatu rencana haruslah mempunyai sifat stabil, artinya tidak perlu setiap kali diubah atau sama sekali tidak dipakai. Seterusnya rencana haruslah ada dalam perimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada setiap unsure organisasi seimbang dengan kebutuhannya. Akhirnya, rencana tersebut haruslah cukup luas untuk meliputi semua tindakan yang diperlukan, artinya haruslah rencana tersebut memiliki segala-galanya sehingga terjamin koordinasi dari tindakan seluruh unsure-unsur organisasi.

M. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN 1. Kentungan Perencanaan a. Tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional. b. Aktivitas menjadi terarah, teratur, dan ekonomis. c. Dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki. d. Dapat memperkecil risiko yang dihadapi perusahaan. e. Memberikan landasan untuk pengendalian. f. Merangsang prestasi kerja. g. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

17

2. Kerugian Perencanaan a. Adanya pembatasan tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai pola yang telah ditetapkan. b. Lambatnya tindakan yang perlu diambil dalam tindakan darurat, padahal dalam keadaan darurat perlu diambil tindakan yang cepat. c. Informasi yang dibutuhkan untuk meramal masa depan belum tentu tepat, sehingga manager tidak akan dapat secara pasti meramal apa yang akan terjadi pada masa depan. d. Biaya perencanaan cukup besar. e. Adanya halangan psikologis, karena orang lebih memikirkan masa sekarang dibanding masa depan. f. Ada rencana-rencana yang diikuti dengan cara-cara yang tidak konsisten.

18

BAB III KESIMPULAN DAN SOALA. KESIMPULAN Dari pembahasan pada Bab II, dapat disimpulkan beberapa hal : y Perencanaan dilakukan untuk menentukan sebuah tujuan secara keseluruhan dan merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. y Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa sebuah perencanaan, fungsi-fungsi manajemen yang lain tidak dapat berjalan. y Perencanaan bersifat dinamis atau fleksibel karena perencanaan dapat menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi. y Walaupun sebuah perencanaan sangat penting dan harus dilakukan dalam manajemen, perencanaan tidak selamanya menguntungkan dan memiliki beberapa kelemahan atau kerugian. B. SOAL Pilihan Ganda 1. Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Hal tersebut merupakan pengertian perencanaan yang dikemukakan oleh... a. Harold Koontz dan Cyril O Donnel b. G.R Terry c. Louis A. Allen Jawaban : C 2. Tujuan adalah suatu sasaran managerial yaitu tujuan yang diingini yang melukiskan skop yang jelas, serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manager. Hal tersebut merupakan pengertian tujuan yang dikemukakan oleh... a. Harold Koontz dan Cyril O Donnel b. G.R Terry c. Louis A. Allen Jawaban : B d. Drs. H. Malayu S. PHasibuan e. Wilson d. Drs. H. Malayu S. PHasibuan e. Bintoro Tjokroaminoto

19

3. Di bawah ini merupakan jenis-jenis sebuah perencanaan, kecuali... a. Tujuan b. Waktu c. Program Jawaban : B 4. Berikut ini yang bukan merupakan tahap proses perencanaan ialah... a. Menetapkan Tujuan b. Memahami tujuan c. Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan Jawaban : E 5. Sifat dari perencanaan ialah.. a. Dinamis b. Statis c. Tidak berubah Jawaban : A 6. Rencana yang baik memiliki sifat sebagai berikut, yaitu... a. Memberikan keuntungan b. Tidak sulit c. Memberikan kerugian Jawaban : D 7. Suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret merupakan pengertian dari... a. Program b. Metode c. Prosedur Jawaban : A d. Strategi e. Tujuan d. Mempunyai stabilitas e. Elastis d. Berulang-ulang e. Elastis d. Mengembangkan perencanaan e. Melaksanakan tujuan d. Kebijaksanaan e. Strategi

20

8. Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan. Pernyataan tersebut merupakan penjelasan perencanaan berdasarkan asas... a. Perencanaan strategi b. Pembatasan faktor c. Ketetapan arah Jawaban : C 9. Yang bukan merupakan unsur-unsur sebuah rencana menurut J. S. Tjeng Bing Tie ialah... a. Politik Perusahaan b. Program c. Prosedur Jawaban : E 10. Salah satu keuntungan dari perencanaan yaitu... a. Pembatasan tindakan b. Adanya halangan psikologis c. Biaya perencanaan cukup besar Jawaban : D d. Memperkecil risiko e. Rencana diikuti dengan tidak konsisten d. Budget e. Kegiatan perusahaan d. Kebijaksanaan pola kerja e. Pembatasan wilayah

Soal penalaran Petunjuk : Pilih A, jika pilihan 1,2, dan 3 benar Pilih B, jika pilihan 1 dan 2 benar Pilih C, jika pilihan 2 dan 4 benar Pilih D, jika pilihan 4 saja benar Pilih E, jika semua pilihan benar 11. Manakah yang merupakan asas perencanaan? 1) Asas pengutamaan perencanaan 2) Asas pembatasan wilayah 3) Asas kebijaksanaan pola kerja

21

4) Asas kepentingan perencanaan Jawaban : B 12. Yang termasuk dalam keuntungan perencanaan ialah... 1) Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan 2) Memberikan landasan untuk pengendalian 3) Aktivitas menjadi terarah, teratur, dan ekonomis 4) Adanya pembatasan tindakan para bawahan Jawaban : A 13. Berikut perencanaan berdasarkan sudut masa berlakunya atau tahapannya 1) Perencanaan jangka pendek 2) Perencanaan tahunan 3) Perencanaan jangka panjang 4) Perencanaan bulanan Jawaban : A 14. Di bawah ini yang termasuk dalam proses pembuatan rencana ialah... 1) Menjelaskan dan merumuskan masalah 2) Mengumpulkan data 3) Menganalisis dan mengklasifikasikan data 4) Menetapkan perencanaan Jawaban : E 15. Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan sebagai berikut: 1) Meramalkan (forecasting) 2) Menetapkan maksud atau tujuan (establishing objenctives) 3) Mengacarakan (programming) 4) Menyusun tata waktu (scheduling) Jawaban : E

22

DAFTAR PUSTAKA

Drucker, Peter F. 1982. Tugas Tanggung Jawab, Praktek. Jakarta : PT. Gramedia Jakarta. Indrawati, Ida. 1988. Tanya Jawab Pengantar Manajemen dan Organisasi. Jakarta: CV. ARMICO. Manullang, M. 2002. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS. Muninjaya, Gede. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta : Buku Kedokteran EGC. S. P., Hasibuan. 2001. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: Bumi Aksara. http://www.promagmulia.com/artikel/detail/21/perencanaan.html

23