II-1

BAB II

MANAJEMEN PROYEK

2.1 TINJAUAN UMUM

Manajemen merupakan bahasa Indonesia yang berasal dari serapan bahasa

inggris yaitu management. Kata management sendiri berasal dari kata to manage

dimana diartikan mengurus, mengatur, melaksanakan dan mengelola. Sedangkan

manajemen dalam KBBI diartikan sebagai proses penggunaan sumberdaya secara

efektif untuk mencapai sasaran. Dalam pengertian lain manajemen diartikan

sebagai pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya,

yang menurut suatu perencanaan, diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan

suatu tujuan kerja tertentu.

Dalam kaitannya dengan proyek, maka manajemen ini sangat diperlukan

untuk memastikan hal yang telah direncanakan dapat tercapai dengan baik. Sumber

daya dan faktor-faktor yang perlu dikelola di dalam proyek adalah biaya (cost),

waktu (time), peralatan (machine), bahan (material), dan tenaga kerja (labour).

Usaha yang dilakukan dalam kaitannya dengan manajemen konstruksi

adalah sebagai berikut :

1. Planning (Perencanaan)

Planning merupakan tahapan pertama yang harus dilakukan.

Dimana dalam tahapan ini ditentukan strategi, kebijakan, prosedur, metode

dan standar yang akan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan dalam jangka waktu pendek maupun panjang. Hal ini

dimaksudkan agar usaha dalam mencapai tujuan dapat terarah dan

terkendali dalam setiap pekerjaannya.

2. Organizing

Organizing merupakan kegiatan pengelompokan wewenang dan lingkup

pekerjaan dalam suatu proyek agar suatu proyek mudah dalam

pengkoordinasian.

II-2

3. Actuating (Pelaksanaan)

Actuating merupakan tahapan pelaksanaan proyek sebagai tahapan untuk

mewujudkan tujuan yang telah direncanakan. Dalam tahapan peaksanaan

diperlukan pengkordinasian yang baik antar pelaksana kegiatan agar tujuan

proyek dapat tercapai.

4. Controlling (Pengawasan)

Controlling merupakan kegiatan pengawasan terhadap segala tahapan

kegiatan pelaksanaan proyek sebagai perbandingan dan evaluasi kerja agar

proyek berjalan sesuai dengan rencana. Hal ini dilakukan untuk

menghindari penyimpangan ataupun mengidentifikasi lebih awal jika terjadi

penyimpangan dari segi kualitas, kuantitas, biaya dan waktu.

5. Evaluating (Evaluasi)

Evaluating merupakan kegiatan yang bertujuan mengevaluasi setiap

kegiatan pelaksanaan yang telah dilaksanakan untuk diambil suatu

kesimpulan sehingga dapat menjadi acuan perbaikan pada kegiatan

selanjutnya.

Dengan melakukan berbagai tahapan manajemen konstruksi di atas,

diharapkan tercapai sasaran akhir berupa :

Biaya pelaksanaan relatif lebih murah

Kualitas bangunan yang baik

Waktu pelaksanaan yang sesuai rencana

Tercapainya zero accident

Demi tercapainya tujuan proyek tersebut maka dibentuklah unsur-unsur

pengelola proyek yang masing-masing memiliki bagian kerjanya masing-masing.

Setiap bagian tersebut memiliki hubungan kerja baik hubungan perintah ataupun

kordinasi. Setiap bagian dari pengelola proyek bukan untuk saling menghambat

kinerja masing-masing melainkan mencapai tujuan yang diinginkan yaitu tepat

mutu, tepat waktu dan tepat biaya.

2.2 UNSUR-UNSUR PENGELOLA PROYEK

Unsur-unsur organisasi proyek memegang peranan penting demi

terwujudnya tujuan proyek yang sudah direncanakan. Masing-masing unsur

II-3

memegang peranannya dan saling mengontrol satu sama lain sebagai bentuk check

and balance. Unsur-unsur dalam proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung

RI adalah sebagai berikut :

1. Pemilik Proyek (Owner)

Pemilik proyek (owner) adalah pihak yang memiliki ide, saran dan sarana

untuk realisasinya. Dalam proyek pembangunan kantor Mahkamah Agung

RI ini bertindak sebagai owner adalah Mahkamah Agung.

2. Konsultan Perencana

Konsultasn perencana adalah badan usaha swasta atau perseorangan yang

ditunjuk oleh owner untuk merencanakan tujuan dari proyek tersebut.

Dalam proyek ini owner menunjuk PT. Arkonin Jakarta sebagai konsultan

perencana.

3. Konsultan Manajemen Konstruksi

Konsultan manajemen konstruksi adalah badan usaha swasta atau seorang

yang menerima tugas dari pemilik proyek (owner) untuk melihat dan

mengawasi jalannya proyek agar sesuai dengan yang direncanakan. Dalam

proyek pembangunan kantor Mahkamah Agung RI ini owner memberi tugas

kepada PT. Mitraplan Kons Jakarta sebagai konsultan manajemen

konstruksi.

4. Kontraktor Pelaksana

Kontraktor pelaksana adalah pihak yang mewujudkan perencanaan

berdasarkan gambar dan perhitungannya secara fisik. Kontraktor pelaksana

bertanggung jawab penuh atas kualitas konstruksi. Dalam proyek ini

kontraktor pelaksana adalah PT. Waskita Karya (Persero) Tbk.

2.3 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Struktur organisasi proyek adalah skema atau gambaran alur kerjasama

yang melibatkan banyak pihak dalam sebuah proyek. Struktur organisasi proyek

menggambarkan fungsi, tugas dan wewenang dan masing-masing bagian proyek.

Penjabaran struktur organisasi proyek sangat penting untuk menghindari tumpang

tindih fungsi, tugas dan wewenang antar bagian. Sehingga masing-masing bagian

memiliki ranah kerja yang spesifik.

II-4

Penerapan sistem organisasi proyek dapat berbeda-beda setiap perusahan.

Hal-hal yang mempengaruhi bentuk organisasi proyek antara lain : besar kecilnya

perusahaan, luas sempitnya jaringan usaha, jumlah karyawan, tujuan perusahaan

dan sebagainya.

Suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya akan menggunakan

struktur organisasi sebagai wadah segala kegiatannya. Namun demikian, untuk

penerapan sistem struktur organisasinya tergantung kondisi perusahaan yang

bersangkutan. Perlu waktu yang cukup untuk menganalisis bagi setiap perusahaan

menentukan sistem organisasi mana yang cocok untuk kondisi perusahaannya.

Analisis ini juga memperhatikan beberapa hal yang menentukan sistem organisasi

di atas.

2.4 HUBUNGAN KERJA ANTAR UNSUR ORGANISASI

Unsur dalam setiap proyek memilliki hubungan kerja agar tujuan proyek

dapat terlaksana dengan baik. Hubungan kerja ini menggambarkan tugas dan

wewenang dari satu unsur ke unsur lainnya. Hubungan kerja tersebut dapat bersifat

ikatan kontrak, garis koordinasi maupun perintah (Gambar 2.1).

Garis Perintah

Garis Koordinasi

Gambar 2.1 Skema Hubungan Kerja Pengelola Proyek

OWNER

MAHKAMAH AGUNG

KONTRAKTOR

PT. WASKITA KARYA

KONSULTAN MK

MITRAPLAN

KONS

KONSULTAN

PERENCANA

PT. ARKONIN

II-5

Dari skema di atas dapat digambarkan bahwa pemilik proyek memiliki

kekuasaan penuh atas unsur-unsur pengelola proyek yang lain, yaitu : konsultan

perencana, konsultan MK dan kontraktor pelaksana. Dalam melakukan tugas,

kontraktor pelaksana harus berkoordinasi dengan konsultan MK dan owner. Untuk

itu dibuatlah SOP (Standar Operational Procedure) dari setiap kegiatan dalam

bagian pelaksanaan proyek.

2.5 STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA PROYEK

Struktur organisasi pelaksana proyek dibuat sedemikian rupa sehingga tidak

terjadi tumpang tindih antara tugas dan tanggung jawab. Struktur kontraktor

pelakasana digambar pada gambar 2.2.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kontraktor Pelaksana

1. Kepala Proyek

Kepala proyek adalah seorang yang memimpin keberjalanan suatu proyek.

Kepala proyek mewakili perusahaan dalam semua urusan yang berkaitan

dengan pelaksanaan proyek. Otoritas tertinggi dalam setiap keputusan proyek

dimiliki oleh kepala proyek. Bertindak sebagai kepada proyek dalam proyek

Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI adalah bapak M. Nugerahanto.

II-6

Tugas Kepala Proyek antara lain :

Merencanakan, menyusun dan membuat struktur organisasi proyek

sesuai dengan kebutuhan proyek.

Memimpin pelaksanaan pekerjaan dan memberikan tugas pekerjaan

kepada staff sesuai bidang keahlian masing-masing.

Memimpin dan menghadiri rapat-rapat koordinasi di lapangan dan

perusahaan.

Memotivasi dan memastikan semua staff menjalankan tugasnya sesuai

dengan job description.

Mempertanggungjawabkan seluruh pekaksanaan pekerjaan di lapangan

Mengambil tindakan dan memberi penyelesaian terhadap permasalahan

kegiatan pekerjaan yang muncul.

2. Kepala Lapangan

Kepala lapangan adalah seorang yang memimpin kegiatan pelaksanaan

pekerjaan di lapangan. Ia memiliki wewenang dan tanggung jawab atas

masalah-masalah teknis di lapangan. Bertindak sebagai kepala lapangan adalah

bapak Haryanto.

Tugas kepala lapangan antara lain :

Mengkordinasikan para pelaksana di lapangan dan membuat laporan

prestasi pekerjaan.

Memastikan metode pelaksanaan di lapangan berjalan dengan baik

untuk menghindari kesalahan pelaksanaan.

Bertanggung jawab kepada kepala teknik terhadap mutu dan kualitas

dari pekerjaan di lapangan.

3. Pelaksana

Pelaksana memiliki tugas untuk mengawasi setiap pekerjaan di lapangan

agar sesuai dengan rencana mutu yang sudah dibuat. Pelaksana juga

memastikan agar setiap pelaksanaan berjalan sesuai dengan waktunya. Demi

tercapainya targetan yang telah dibuat, pelaksana langsung berkoordinasi

dengan subkontraktor dan mandor. Dalam proyek Pembangunan Gedung

Mahkamah Agung RI, pelaksana dibagi berdasarkan sub pekerjaannya, yaitu

struktur, arsitektur, dan MEP (mekanikal, elektrikal dan plumbing).

II-7

Tugas pelaksana antara lain :

Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan quality plan yang sudah

direncanakan.

Mengarahkan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan shop drawing yang

diterima dari Teknik.

Berkordinasi dengan subkontraktor dan mandor untuk memastikan

pekerjaan tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya.

Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan.

Membuat laporan progress pekerjaan lapangan.

4. Surveyor

Tugas surveyor antara lain :

Melakukan pelaksanaan survei lapangan dan pengukuran tempat-tempat

lokasi yang akan dikerjakan dengan menggunakan alat theodolite dan

waterpass.

Mengevaluasi hasil pengukuran yang dilakukan untuk mencegah

diambil tindakan pencegahan dan koreksi.

Melaporkan dan bertanggung jawab kepada kepala proyek.

5. Teknik

Bertugas memimpin operasi di lapangan. Teknik berwenang dalam

mengelola pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Ia berkoordinasi dengan kepala

lapangan dalam mengontrol pekerjaan dengan mandor dan subkontraktor.

Bertindak sebagai Kepala Teknik dalam proyek Pembangunan Gedung

Mahkamah Agung RI adalah bapak Mahardhika Agit.

Tugas Kepala Teknik antara lain :

Membuat laporan-laporan proyek (mingguan dan bulanan).

Membuat perencanaan operasional yang meliputi : quality plan, metode

pelaksanaan dan scheduling.

Membuat shop drawing sebagai dasar pelaksanaan pekerjaan di

lapangan yang dibantu oleh drafter.

Mempertanggunngjawabkan seluruh pekerjaan di lapangan.

Melaksanakan pengawasan dan pengendalian proyek, seperti : mutu,

biaya, progress fisik, pendatangan material dan alat kerja.

Menyiapkan job list sesuai dengan tahap pekerjaan lapangan.

II-8

6. Drafter

Drafter adalah orang bertugas membuat gambar guna pelaksanaan pekerjaan

di lapangan berdasarkan acuan yang diberikan oleh Teknik. Dalam struktur

organisasi, drafter berada di bawah Teknik.

Tugas drafter antara lain :

Membuat shop drawing dengan dasar gambar DED yang diberikan oleh

konsultan perencana, baik perubahan desain maupun penambahan detail

gambar.

Membuat gambar lainnya sebagai alat bantu dalam pelaksanaan

pekerjaan di lapangan.

7. Quality Control

Quality control adalah sebuah tim yang diberi kewenangan untuk menjaga

mutu pekerjaan baik sebelum dan sesudah pekerjaan serta material yang

digunakan. Quality control bersama konsultan manajemen konstruksi

memastikan tahapan-tahapan pekerjaan sesuai dengan quality plan yang telah

ditentukan.

Tugas quality control :

Melakukan checklist pekerjaan.

Melakukan pengujian material beton readymix dan baja sesuai

spesifikasi.

Berkoordinasi dengan konsultan manajemen konstruksi dalam

menjamin mutu pekerjaan.

Membuat laporan hasil pekerjaan dan cacat pekerjaan.

Berkordinasi dengan Teknik untuk melakukan tindakan lanjut atas cacat

pekerjaan yang terjadi.

8. Adkont (Administrasi Konstruksi)

Bertugas mengelola urusan keuangan dan akuntansi yang berhubungan

dengan proyek. Dokumen dan surat menyurat proyek diurus oleh bagian

Adkont. Bertindak sebagai kepala Adkont adalah bapak M. Affandi. Secara

umum pembagian tugas dari adkon yaitu cost control dan quantity surveyor.

II-9

Tugas cost control antara lain :

Melakukan verifikasi volume, harga satuan dan posting upah, biaya

umum, sisa bahan, alat yang telah disetujui.

Membuat evaluasi dan laporan biaya per periode yang meliputi over,

evaluasi bahan, laba rugi dan pencapaian sales.

Tugas quantity surveyor antara lain :

Melakukan pengendalian tagihan mandor dan subkontraktor.

Melakukan pengendalian tagihan ke owner tepat waktu sesuai dengan

yang tercantum dalam kontrak.

Membuat proposal pekerjaan tambah kurang ke owner berdasarkan RAP

dan RAB.

9. Loglat (Logistik dan Peralatan)

Loglat memiliki wewenang dalam pengadaan material proyek dan

peralatan-peralatan yang digunakan. Loglat yang berhubungan langsung dengan

supplier penyedia material maupun peralatan proyek. Selain itu melakukan

penjadwalan pengadaan dan pemakaian bahan dan peralatan. Bertindak sebagai

kepala logistik dan peralatan dalam proyek Pembangunan Gedung Mahkamah

Agung RI ini adalah bapak Rugito.

Tugas Logistik dan Peralatan antara lain :

Melaksanakan survei material dan alat sesuai spesifikasi yang

dibutuhkan proyek.

Melaksanakan pengadaan material dan alat sesuai dengan waktu dan

jumlah yang dibutuhkan.

Melaksanakan administrasi pengadaan material dan peralatan.

Melaksanakan perawatan peralatan yang digunakan di proyek.

Menyediakan gudang atau tempat yang dapat melindungi material dari

penurunan mutu atau rusaknya material.

Membuat laporan kondisi peralatan di proyek.

Berkoordinasi dengan teknik dan pelaksana mengenai kuantitas dan

waktu pengirimin material sesuai kebutuhan di lapangan.

II-10

10. KSDM (Keuangan dan SDM)

KSDM memiliki dua fungsi utama yaitu mengurusi keuangan kantor proyek

dan pengelolaan sumber daya manusia. Bertindak sebagai kepala KSDM pada

proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI ini adalah ibu Aulia

Dharwati.

Tugas KSDM antara lain :

Menyusun dan mengendalikan BUA proyek.

Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan dan

perpajakan proyek.

Menyelenggarakan tata usaha surat menyurat dan tata usaha kepala

proyek.

Inventarisasi, pemeliharaan dan pengawasan peralatan kantor proyek.

Membuat laporan keuangan.

Melakukan pembinaan sumber daya manusia.

11. K3LMP (Keselamatan, Kesehatan Kerja, Lingkungan, Mutu dan Pengamanan)

K3LMP merupakan bagian khusus di dalam proyek yang langsung dibawahi

oleh kepala proyek. Untuk membantu tugas K3LMP, kepala proyek dibantu

sekretaris K3LMP. K3LMP bertanggung jawab atas keselamatan, kesehatan

kerja, lingkungan, mutu dan pengamanan berjalan dengan baik.

Tugas K3LMP antara lain :

Mewakili ketua unit K3LMP proyek dalam berhubungan dengan pihak

ekstern khususnya yang berkaitan dengan K3LMP.

Melakukan pengadaan peralatan yang menunjang terlaksananya

K3LMP.

Melakukan sosialisasi K3LMP kepada seluruh tingkatan kerja di proyek.

Melakukan pemeriksaan peralatan K3LMP proyek.

Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan di lapangan demi

tercapainya zero accident.

Melaksanakan peningkatan penerapan K3LMP di proyek yang

berkesinambungan.

II-11

2.6 STRUKTUR ORGANISASI KONSULTAN MANAJEMEN KONSTRUKSI

Mahkamah Agung RI sebagai owner menunjuk sebuah lembaga sebagai

konsultan manajamen konstruksi yang mengawasi setiap proses pekerjaan proyek.

Dalam proyek ini ditunjuk sebagai konsultan manajemen konstruksi adalah PT.

Mitraplan Kons. Susunan organisasi konsultan MK digambarkan pada gambar 2.3.

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Konsultan Manajemen Konstruksi

1. Project Manager

Project manager bertanggung jawab dalam memimpin segala kegiatan

pengawasan pekerjaan. Otoritas tertinggi dalam setiap pengambilan keputusan

konsultan berada di project manager. Bertindak sebagai project manager

adalah bapak Nur Wachid.

2. Site Manager

Site manager bertanggung jawab melakukan koordinasi pelaksaanaan

pengawasan pekerjaan di lapangan. Bertindak sebagai site manager adalah ibu

Iryanti Suryaningrum E.

3. Pengawas Arsitektur

Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan

arsitektur, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar

kerja.

II-12

4. Pengawas Struktur

Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan

struktur, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar

kerja.

5. Pengawas Interior

Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan

interior, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar

kerja.

6. Pengawas Mekanikal

Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan

mekanikal, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar

kerja.

7. Pengawas Elektrikal

Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan

elektrikal, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar

kerja.

8. Pengawas Lansekap

Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan

lansekap, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar

kerja.

9. Estimasi Biaya

Bertugas melakukan estimasi biaya terhadap seluruh pekerjaan.