7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Pengentrian Data Arsip

Menurut Sutarman (2009: 121) “Entri adalah alat yang digunakan untuk

menerima masukan data dan program yang akan di proses di dalam

komputer. Entri menjadi bagian dari sistem komputer karena sistem

merupakan kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan dan

saling terhubung. Sehingga dengan adanya entri maka sistem komputer

akan berjalan sesuai dengan keinginan. Entri berfungsi sebagai media

untuk memasukkan data dari luar ke dalam suatu unit prosessor untuk

diolah dengan tujuan menghasilkan informasi yang diperlukan”.

Menurut Ladjamudin (2005:62) “data adalah sebagai diskripsi dari suatu

kejadian yang dihadapi”.

Menurut Marakas (2011:34) menyatakan bahwa “data merukapan fakta-

fakta mentah, observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.

Menurut Kumorotomo dan Margono (2011:11) “data adalah fakta yang

sedang tidak digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan

tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengmbilan keputusan.

2.2. Pengertian Arsip

“Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah

menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche artinya

permulaan, jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya

dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam Bahasa Indonesia,

arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting”. Haryadi

(2009:42)

Menurut Deserno dkk yang dikutip dalam Sukoco (2007:82) mengatakan

bahwa “Arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai

historis atau hukum sehingga dapat disimpan secara permanen”.

8

Sedarmayanti (2001:43) menyatakan bahwa “Arsip adalah setiap catatan

atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang

dibuat untuk suatu keperluan”.

Sugiarto (2005:5) ”Arsip adalah kumpulan dokumen yangdisimpan secara

teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan

dapat cepat ditemukan kembali.”

Menurut Maryati (2008:114) “arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam

bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu

pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlukan

sewaktu-waktu di masa mendatang”.

2.3. Fungsi dan Nilai Guna Arsip

1. Fungsi Arsip

Menurut Ibnu Sutowo (2002:111) Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang

No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih

digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan

menjadi :

9

1) Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi

kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit

pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.

2) Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya

sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan

arsip in-aktif.

3) Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang

sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip Statis

Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya,

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah

tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-

hari.

2. Nilai Guna Arsip

Menurut Reitzfeld dalam The Liang Gie (2009:117), ada 6 (enam) kegunaan arsip

yaitu:

a. Arsip dengan nilai informasi adalah arsip yang memiliki nilai bahan

informasi atau pemberitahuan, contoh arsip bernilai informasi misalnya

pengumunam hari libur, pemberitahuan apel bendera, penerimaan pegawai

baru, surat undangan.

b. Arsip bernilai kegunaan administrasi adalah arsiip yang di pergunakan dalam

proses kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya, seperti arsip ketentuan

10

atau kebijakan yang dikeluarkan pimpinan organisasi, prosedur atau metode

kerja, program kerja, rencana induk pengembangan organisasi, petunjuk

pelaksanaan tugas atau juklak, uraian tugas pegawai.

c. Arsip dengan nilai kegunaan hukum terbagi menjadi 3 (tiga) yang terdiri dari:

1) Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan yang

berlaku untuk orang banyak, contoh peraturan-peraturan yang

berkenaan dengan penuntutan perkara, peraturan-peraturan yang

mengatur perniagaan jual beli dan segala undang-undang peraturan dan

ketentuan yang harus ditaati oleh semua warga negara.

2) Arsip yang digunakan sebagi alat atau bahan pembuktian dalam suatu

kejadian hukum, contoh akte pendirian perusahaan, yayasan, organisasi,

surat perjanjian atau kontrak, surat kuasa, kuitansi, berita acara, akte

kelahiran dan surat wasiat.

3) Segala keputusan atau pertimbangan yang ditentukan oleh hakim dalam

pengadilan.

d. Arsip dengan nilai kegunaan sejarah terbagi menjadi 2 (dua) yang terdiri dari:

1) Arsip yang menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau

seperti laporan tahunan, notulen atau risalah rapat, sejarah berdirinya

suatu perusahaan, buku peringatan, gambar atau foto terjadinya

peristiwa.

2) Arsip yang dapat mengingatkan kembali terjadinya suatu peristiwa,

naskah proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia, Naskah Sumpah

Pemuda, Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar).

11

e. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang dipergunakan

untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, contoh

hasil karya ilmiah para ahli atau cendekia dan laporan-laporan hasil peneliti

ilmiah oleh para ahli.

f. Arsip yang bernilai keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah

keuangan atau berisi tentang masalah keuangan, contoh kuitansi pembayaran,

bon penjulan, surat pertanggungjawaban (SPJ), surat perintah membayar

(SPM), surat perintah menerima uang , laporan keuangan (neraca laba rugi),

anggaran pendapatan dan belanja perusahaan, berita acara penerimaan

barang.

3. Maksud dan Tujuan Kearsipan

Menurut Barthos (2007:127) maksud dan tujuan kearsipan sebagai berikut :

a. Maksud Kearsipan

Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau

pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip

di lingkungan perusahaan.

b. Tujuan Kearsipan

1) Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang

pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk

mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi

perusahaan.

2) Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip

yang tidak perlu lagi.

12

2.4. Pengelolaan dan Penataan Arsip Inaktif

Menurut Ali Muhidin (2016:217) Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan

penataan arsip inaktif adalah sebagai berikut:

1. Pemilahan

Langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non

arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa :

formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini

dapat dimusnahkan.

2. Pemberkasan atau pengelompokan arsip

Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun

apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul

sehingga dapat ditentukan penggolongan atau pengelompokan berdasarkan

series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier

(kesamaan urusan/kegiatan).Dalam praktek kerja lapangan atau magang ini

diggunakan prinsip asal-usul.

3. Pendeskripsian

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada

setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi

berukuran 10 X 15 cm. Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi,

uraian arsip atau surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.

4. Pembuatan skema pengelompokan arsip

Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi

masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan

ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau

13

kombinasi dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa

berdasarkan pola klasifikasi

5. Manuver kartu deskripsi

Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan

pola klasifikasi arsip.

6. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi

Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.Nomor urut tersebut

digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

7. Manuver berkas

Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai

kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.

8. Memasukkan arsip ke dalam folder

Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan diberi kode

masalah arsip dan nomor urut arsip.

9. Pembungkusan Arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan

kertas kissing

10. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks

Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian

boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok

penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis

(satu macam kode) dengan tahun yang sama. Pengisian arsip dalam boks

tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk

memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila

14

dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet

dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret

harus sama untuk memudahkan dalam pencarian

11. Membuat Daftar Arsip atau Daftar Pertelaan Arsip

Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam

penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode

penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam

sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan

langsung. Sedangkan sistem filling geografis dan numeric penemuannya

menggunakan metode penemuan tidak langsung. Penggunaan metode

penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang

disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam box dapat diketahui melaui

nomor box yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.