7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Surat

Menurut Yatimah (2013:123) Surat merupakan “salah satu sarana

komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang,

instansi atau organisasi)”.

Menurut Soebroto (2008:1) Surat berarti “alat untuk menyampaikan isi

hati atau berita dari seseorang kepada pihak lain”.

Menurut Lamudin Finoza dalam Dewi dan Widie Restu Mitayani (2011:1)

menyatakan bahwa “surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis untuk

menyampaikan pesan dari seseorang kepada orang lain”.

Menurut Ali (2008:3) Surat adalah “sehelai kertas atau lebih yang

digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan secara tertulis”.

Menurut Triharjanto (2008:9) Surat adalah “sehelai kertas atau lebih yang

digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis”.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh

suatu pihak kepada pihak lain.

2.2.Fungsi Surat

Menurut Pratama (2008:10) Dalam dunia usaha surat berfungsi alat

komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak

kepada pihak lain.

8

Dari uraian di atas fungsi surat, antara lain:

1. Bukti tertulis otentik dan mempunyai kekuatan hukum, misalnya surat

perjanjian, kuitansi, bukti tanda terima, faktur dan lain-lain.

2. Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas.

3. Jaminan keamanan, misalkan surat jalan.

4. Alat pengikat. Dengan membuka arsip, data-data atau informasi lampau yang

terlupakan dapat dilihat dan ditinjau kembali.

5. Sarana untuk mengatasi kendala waktu, jarak, dan tenaga.

6. Alat promosi (iklan) bagi pihak pengirim, khususnya salam surat-surat bisnis.

2.3. Tujuan Surat

Menurut Ali (2009:7) Secara singkat dapat dikatakan bahwa surat-

menyurat mempunyai tujuan, antara lain:

1. Pemberitahuan

2. Permohonan atau permintaan

3. Pengantar

4. Perjanjian

5. Dagang

6. Perintah

2.4.Penanganan Surat Masuk

Menurut Yatimah (2013:124) Setiap surat yang masuk ke perusahaan atau

suatu lembaga keorganisasian tentu sangat berharga, karena surat dapat menjadi

bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tersebut untuk melakukan

9

kegiatannya. Dalam mengenai surat masuk terdapat beberapa kegiatan yang harus

dilakukan oleh sekretaris, yaitu:

1. Penerimaan Surat

Kegiatan yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam penerimaan surat masuk

antara lain:

a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk.

b. Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat surat segera di

kembalikan pada pengirim.

c. Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai bukti

bahwa surat telah diterima.

d. Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah atau nama

penjabat).

e. Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa kelengkapan bila ada

lampirannya. Kalau lampiran tidak lengkap buat catatan seperlunya.

2. Penyortiran Surat

Penyotiran surat adalah kegiatan memisahkan dan mengelompokkan surat-

surat menurut jenis dan golongannya. Kegiatan penyortiran surat dimaksud

untuk:

a. Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk.

b. Mengelompokkan atau memisahkan surat untuk memudahkan penanganan

surat sebagaimana mestinya.

c. Mempermudah pengawasan.

d. Menggolongkan atau membagi surat kedalam surat pribadi dan surat dinas,

10

e. Memisahkan surat pribadi untuk pemimpin, sekretaris, atau pegawai

lainnya.

f. Membaca dan meneliti surat untuk memberi saran kepada pimpinan, apabila

diberi wewenang untuk masalah itu. Sekretaris harus membaca surat dengan

teliti dan seksama karena mungkin surat tersebut memerlukan tanggapan

dengan segera.

3. Pencatatan Surat

Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku catatan

harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatatan

surat, sedangkan pencatatan kartu berarti sekretaris mencatat surat sesuai

dengan jenis surat yang masuk. Untuk surat penting pengurusannya dicatat

pada kartu kendali. kartu kendali yang digunakan biasanya dengan warna yang

putih untuk memudahkan pengendalian. Untuk surat biasa atau rutin surat

dicatat dalam lembaran pengantar rangkap dua. Surat beserta dua lembar

pengantar diserahkan kepada unit pengolah. Adapun dengan surat rahasia, surat

dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan disampaikan

pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.

4. Pengarahan Surat

Untuk menjalankan tugas untuk mengarahkan surat, seseorang sekretaris

hendaknya mengetahui seluk-beluk aktivitas kantor dan organisasi kantor serta

staf pimpinan. Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat

mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi dan surat yang

disampaikan kepada pengolah. Surat yang disampaikan langsung pada

pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenan

11

dengan kebijaksanaan dan hal lain yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun

surat yang berkenan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan

langsung kepada pengolah. Untuk menyerahkan surat kepada yang berhak

mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi

(routing slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat

pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat surat dengan menegaskan

berupa instruksi atau informasi. Instruksi diberikan terutama kepada bawahan

atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang

sederajat.

5. Penyimpanan Surat

Surat-surat yang telah selesai diproses atau di distribusikan kepada pihak-pihak

yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan. Penyimpanan surat ini

penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca

kembali. Dalam penyimpnan surat, sekretaris dituntut untuk menyimpan surat

dengan cara yang sistematis sehingga bila dibutuhkan dapat ditemukan dalam

waktu yang singkat. Bila surat ditemukan dengan membutuhkan waktu yang

lama, berarti sekretaris kurang terampil dalam mengelola surat.

Penyimpan surat memiliki beberapa tujuan diantaranya:

a. Sebagai referensi bila organisasi memerlukan keterangan tertentu.

b. Memberikan data atau informasi kepada pimpinan yang biasa dijadikan

dasar dalam mengambil keputusan.

c. Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti

dengan ketentuan hukum.

12

2.5. Penanganan Surat dengan Sistem Buku Agenda

Menurut Yatimah (2013:166) Didalam penanganan surat masuk terdapat

sistem buku agenda yang berguna untuk mencatat semua surat masuk dari

berbagai perusahaan.

Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencata surat-surat

yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi. Yang dicatat dalam buku agenda

hanya surat-surat yang pernting dan harus disimpan lama.

Surat masuk harus dikelola dengan tepat. Untuk itu pada setiap instansi

hendaknya ada semacam loket penerimaan surat-surat masuk yang ditempatkan

dalam lingkungan unit kearsipan.Pada loket tersebut harus ada petugas khusus

yang harus bertanggung jawab atas penerimaan surat-surat yang masuk.

Pencatatan surat masuk biasanya dilakukan oleh suatu orang dengan nama

jabatan agendaris.

Menurut Yatimah (2013:166) ada tiga macam buku agenda, yaitu:

a. Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk sekaligus dengan nomor yang berurutan

(campuran) pada setiap halaman, dan hanya untuk satu tahun.

b. Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat suatu surat

masuk secara masing-masing (buku tersendiri).

c. Buku agenda berpasangan atau berganda, yaitu buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dalam suatu buku.

Prosedur penangan surat masuk dengan sistem buku agenda:

1. Penerimaan surat

Langkah-langkah penerimaan surat antara lain sebagai berikut:

13

a. Mengumpulkan surat masuk

b. Menghitung jumlah surat masuk

c. Memeriksa ketepatan alamat si pengirim

d. Mengelompokkan surat berdasarkan jenisnya

e. Membubuhkan tanda tangan sebagai bukti surat telah diterima

2. Penyotiran Surat

Beberapa tahap dalam penyotiran surat meliputi:

a. Memisahkan antara surat dinas dan surat peribadi

b. Menggolongkan surat dinas berdasarkan keamanan isinya antara lain: surat

rahasia, surat konfidensial dan surat biasa

c. Mengelompokan surat yang memerlukan penanganan khusus

3. Pencatatan Surat

Kegiatan dalam pencatatan surat meliputi:

a. Membuka dan membaca isi surat, serta menulis pokok surat

b. Memeriksa lampiran

c. Membutuhkan tanggal dan paraf penerimaan surat

d. Mengagendakan surat masuk kedalam buku agenda tunggal atau buku

agenda kembar

4. Pengarah Surat Masuk

Surat masuk yang sudah di agendakan ke dalam buku agenda perlu di

arahkan agar lebih jelas kepada siapa surat tersebut diarahkan dengan disertai

lembar disposisi.

14

5. Penggandaan surat

Penggandaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan fotocopy,

stensil, printer, mesin ketik dan lain-lain.

6. Penyampaian surat

Penyampaian surat kepada orang yang dimaksud dengan surat.

7. Penyimpanan surat

Langkah-langkah dalam penyimpanan surat, antara lain:

a. Mengindeks surat dengan sistem tertentu

b. Memberi kode surat

c. Menyimpan surat pada folder atau map snelhecter.

2.6. Penanganan Surat dengan Sistem Kartu Kendali

Menurut Yatimah (2013:171) Pengurusan surat dengan menggunakan

sistem kartu kendali merupakan sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali

berfungsi untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk. Selain itu, kartu

kendali juga berfungsi sebagai alat penelusuran untuk memenuhi lokasi surat

dengan tepat dan cepat, serta sebagai alat pengarang atau ekspedisi. Beberapa

istilah yang harus diperhatikan untuk mengurus dan mengendalikan surat masuk

dengan kartu kendali adalah sebagai berikut:

1. Surat Penting

Surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah

kebijakan, dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan

perusahaan. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu

kendali.

15

2. Surat Biasa (Surat Rutin)

Surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, dan bila

surat itu hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain.

3. Surat Rahasia

Surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan, karena jika

bocor akan dapat menimbulkan kerusakan atau kerugian besar, mengurangi

atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah organisasi berikutnya.

4. Unit Kearsipan

Satuan kerja yang mempunyai tugas pokok mengelola arsip.

5. Unit Pengelola

Satuan kerja yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi.

6. Tata Usaha Unit Pengola

Unsur unit pengolah, yang selain melaksanakan tugas ketatausahaan juga

mengelola kearsipan unitnya sendiri.

7. Pengolah Surat

Petugas atau pegawai yang berada di unit pengolah dan bertugas mengolah.

8. Lembar Pengantar

Lembar untuk menuliskan surat rutin dan surat rahasia, baik masuk maupun

keluar sebagai pengganti buku ekspedisi dan ekstern.

Menurut Yatimah (2013:173) Prosedur penanganan surat masuk dilakukan

mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Penerimaan

Penerimaan surat dapat dilakukan melalui pos, caraka, atau kurir, ekspedisi dan

lain-lain. Petugas harus memeriksa kebenaran alamatnya.

16

2. Pencatatan

Petugas pencatat, mencatat surat sesuai dengan jenis surat masuk. Surat penting

dicatat pada kartu kendali. Untuk surat biasa atau rutin surat dicatat dalam

lembaran pengantar rangkap dua. Surat beserta dua lembar pengantar

diserahkan kepada unit pengolah.

3. Pengarahan

Seorang pengarah surat harus mengetahui seluk-beluk aktivitas kantor dan

organisasi kantor serta mengenal staf pimpinan. Pengarahan surat menentukan

arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan di sampaikan. Dalam

menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat mana yang harus

disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat mana yang dapat langsung

disampaikan kepada pengolah.

4. Pengolahan

Pada unit pengolah terdapat tiga bagian, yaitu pimpinan untuk unit pengolah,

tata usaha unit pengola, dan pengola surat atau pelaksana sesuai dengan

disposisi dari pemimpin.