7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Administrasi

(Administrasi adalah suatu fungsi yang memegang peranan yang sangat

penting terhadap tercapainya kelancaran usaha kegiatan, maupun kegiatan/aktivitas

yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi. (Pemahaman yang tepat tentang

peranan suatu administrasi dalam kehidupan modern sangat tergantung pada

definisi yang digunakan sebagai titik tolak berpikir.

2.1.1 Pengertian Administrasi

(Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses. Sebagai seni,

penarapan administrasi memerlukan kiat tertentu yang sifatnya sangat situasional

dan kondisional. Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja

sama” antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam

rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan

sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. (

Administrasi selulu terikat pada kondisi, situasi, waktu dan tempat. Istilah

administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu administrare yang berarti melayani,

membantu, menunjang dan memenuhi. Istilah administrsi sama dengan tata usaha,

artinya setiap kegiatan yang mengadakan pencatatan berbagai keterangan yang

penting didalam usaha/organisasi yang bersangkutan. (

(Mengenai administrasi dapat dijelaskan bahwa administrasi merupakan

sub sistem dari sistem administrasi organisasi yang bekerja sama dengan sub sistem

lain membentuk suatu tujuan. Di dalam ini bahwa administrasi dapat diartikan

dalam arti luas dan dalam arti sempit. (

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

Menurut Pradja (2012) (terdapat dua pengertian administrasi, yaitu

administrasi dalam arti sempit dan administrasi arti luas. Administrasi dalam arti

sempit yaitu merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara

sistematis kedalam bentuk pembukuan. Daryanto (2011: 7) adalah aktivitas-

aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untuk

mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Dari beberepa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa administrasi

merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses, memiliki unsur-unsur tertentu,

proses kerja sama. Proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam

sebuah organisasi untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit

mencakup pencatatan, memberikan informasi dan dalam arti luas bahwa

administrasi tersebut mencakup organisasi dan manajemen.

2.1.2 Ruang^Lingkup Administrasi

Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas

pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud. Menurut Nuraida

(2013) yaitu:

• Menghimpun

Kegiatan-kegiatan mencari segala keterangan yang tadinya belum ada

atau^berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana

diperlukan. ^

• Mencatat

Kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-

keterangan yang diperluka^sehingga^berwujud tulisan yang dapat dibaca,

dikirim dan disimpan

• Mengelola

Bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan

maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

• Mengirim

Kegiatan yang menyimpan dengan^berbagi cara dan alat dari satu pihak

kepihak lain.

• Menyimpan

Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang

aman.

Ruang lingkup di atas termasuk keterangan atau informasi. Yang dimaksud

dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau

peristiwa yang diperoleh terutama^melalui^pembacaan atau pengamatan.

Dewasa ini, informasi dapat berupa surat, panggilan telepon, pesanan, faktur

dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam

(direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana

dengan efisien dan efektif.

2.1.3 Fungsi Administrasi

Pada dasarnya^fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama.

dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan

merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan

kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas

kebijaksanaan yang dirumuskan.

Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu

yang harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai

fungsi-fungsi administrasi antara lain^:

• Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar

didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada

sekelompok staf perencana, akan!tetapi penetapannya merupakan tugas dan

tanggung jawab manajemen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

• Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur

organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah!organisasi, gaya manajerial yang

tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus

dilaksanakan.

• Leading (Kepemimpinan)

Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan

pengaruh untuk memotivasi^karyawan meraih sasaran organisasi.

• Controlling (Pengendalian)

Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau

aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah

pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan.

2.1.4 Peranan Sistem Administrasi

*Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan

pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya. Pada dasarnya sistem administrasi

memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu

perusahaan dalam memberikan data/informasi yang*diperlukan oleh pimpinan

perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam

pelaksanaan tugas selanjutnya.

2.1.5 Kajian Administrasi

Kajian administrasi, meliputi beberapa kegiatan adminstrasi diantaranya,

menginventarisasi peralatan kantor, penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk

kepentingan manajemen kantor, melakukan pengarsipan data sehingga mudah

untuk diakses oleh yang membutuhkan, melakukan pengadaan file, menerima

telpon, menangani surat masuk dan surat keluar dan ke kearsipan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

2.2 Pengelolaan surat

2.2.1 Pengertian Surat

Menurut Purwanto (2014: 97) Surat adalah sarana komunikasi yang

digunakan untuk menyampaikan*informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak

lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis. Sedangkan

menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan

Nasional, surat dapat didefenisikan sebagai sarana komunikasi yang digunakan

untuk menyampaikan*informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Pengertian surat tersebut bersifat umum dan berlaku untuk berbagai keperluan atau

kepentingan, bergantung pada maksud serta tujuan masing-masing pengirim surat.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa surat tersebut kegiatan

surat menyurat meliputi sarana komunikasi yang secara tertulis dengan kegiatan

bisnis maupun non bisnis.

2.2.2 Fungsi Surat

Ada beberapa fungsi surat. Menurut Purwanto (2014:99) surat memiliki 7

fungsi, Sebagai :

1. Wakil atau duta bagi pengirim surat.

2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan.

3. Alat bukti tertulis.

4. Alat untuk mengingat.

5. Bukti sejarah (historis).

6. Pedoman kerja

7. Media promosi bagi pengirim surat.

Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi

lisan, antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam*berkomunikasi karena

pengirim pesan dapat mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-

jelasnya. Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis*memungkinkan

pembaca dapat membacanya berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan

dalam surat tersebut dapat dipahami dengan sebaik-baiknya. Kelebihan lain yang

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

tidak kalah pentingnya adalah penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih

ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui

telepon atau telegraf.

2.2.3 Bagian-bagian surat

Secara umum, bagian surat, baik surat dinas maupun surat bisnis, mencakup

beberapa komponen penting antara lain (1) kepala surat/kop surat (letterhead), (2)

tanggal surat (date), (3) nomor,lampiran, dan perihal / hal (number, endclosed,

subject), (4) alamat tujuan (inside address), (5) salam pembuka (salutation), (6)

paragraf pembuka ( first paragraph),”(7) paragraf isi (body paragraph). (8)

paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup (complimentary close), (10)

tanda tangan”(signature) (11) nama penjelas penandatangan (name and title), (12)

tembusan (natation), dan (13) inisial (initial).

Menurut Purwanto (2014: 106-113) ada beberapa komponen surat yang

dapat dijelaskan secara rinci sebagai berikut;

1. Kepala Surat (Kop Surat) Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan instansi yang”mencakup antara lain nama instansi (organisasi) alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, nomor kontak pos, alamat kawat, alamat situs dann e-mail, serta logo atau lambang instansi tersebut.

2. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada penerima surat kapan surat ini ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, namun kadang-kadang juga juga terlambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima surat akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan

3. Nomor, Lampiran, dan Hal”atau Perihal Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf capital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan kebawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut.

4. Nama dan Alamat Surat Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju hendaklah diperhatikan betul-betul kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan, termasuk penggunaan kata sapaan seperti bapak, ibu, saudara maupun gelar akademik atau gelar kehormatan.

5. Salam Pembuka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13

Salam pembuka merupakan”sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat.

6. Isi Surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat.

7. Salam Penutup Menulis surat yang baik di dalamnya perlu ada salam penutup sebagai suatu”ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-menyurat, antara lain;

a. Hormat kami b. Hormat saya c. Salam”takzim d. Salam kami e. Wassalam

8. Tanda tangan, Nama Jelas dan Jabatan Surat dinas maupun surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu”instansi, lembaga, atau organisasi.

9. Tembusan Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.

10. Inisial Inisial disebut juga sandi yang merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat.

2.3 Sistem Pencatatan Surat

Mengelola dan mengendalikan surat kantor merupakan kegiatan yang

sangat penting. Pengelolaan surat berfungsi agar surat tersebut dapat dengan cepat

dan tepat sampai kepada pengolah dan surat dapat ditemukan kembali dengan

mudah dan cepat. Menurut Nuraida (2013) pengelolaan surat dilakukan dengan

menggunakan Buku agenda, kartu kendali dan takah.

a. Buku Agenda

Buku agenda berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.

Mencatat surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan

menggunakan buku agenda surat masuk”dan surat keluar, yang biasanya

dibedakan pula tahunnya. Selain untuk pencatatan dalam menelusuri surat

masuk dan surat keluar, buku agenda juga dapat berguna untuk pencatatan

dalam menelusuri arsip dokumen kantor lainnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

b. Kartu Kendali

Pada prosedur pencatatan”dan pendistribusian surat dengan menggunakan

kartu kendali, surat masuk digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa

dan surat rahasia. Kartu kendali”berfungsi sebagai pengganti buku agenda.

Penggunaannya dapat ditulis rangkap dua, rangkap tiga atau rangkap empat

sesuai dengan kebutuhan. Setiap rangkap dibedakan berdasarkan warna agar

memudahkan pendistribusian dan penyimpanannya. Keterangan atau

komom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya terdiri atas ;

a) Indeks;

b) Tanggal hari diterimanya surat (masuk) atau dikirimkannya surat

(keluar);

c) Nomor urut surat;

d) Dari : asal surat ;

e) Kepada : alamat surat yang dituju;

f) Huruf M/K : surat masuk atau surat keluar;

g) Perihal surat;

h) Isi ringkas surat;

i) Tanggal surat;

j) Lamprian ;

k) Nomor dan kode surat;

l) Pengolah surat

m) Catatan atau keterangan ;

n) Paraf;

Prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat

menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang

utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat

memperlancar administrasi intansi tersebut.

2.4.1 Pengelolaan Surat Masuk

Surat yang masuk ke perusahaan, apabila dilihat dari isinya terdiri atas dua

macam, yaitu surat yang^harus ditindaklanjuti (follow up) untuk dibalas dan surat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

yang tidak memerlukan balasan. Surat masuk yang memerlukan balasan, misalnya

berisi permintaan mengenai informasi tertentu, penawaran kerja sama, dan

sebagainya. Sedangkan surat masuk yang^tidak memerlukan balasan, biasanya

sekedar memberikan informasi tertentu yang harus diketahui oleh pihak yang

menerimanya. Setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga, karena

surat dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tersebut untuk

melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada pengelolaan^yang tepat agar

surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya.

Adapun menurut Nuraida (2013), surat masuk adalah surat yang masuk ke

dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian lain pada instansi/perusahaan, baik

yang berasal dari instansi/perusahaan^lain atau dari bagian lain pada

instansi/perusahaan yang sama. Sedangakan pengelolaan surat masuk menurut

Lawalata (2012: 169) meliputi tahapan-tahapan berikut ini:

1. Tahap Penyortiran

Sekretaris melakukan penyortiran surat mengelompokan surat berdasarkan

surat dinas, surat pribadi pimpinan, atau surat iklan.

a. Surat dinas dikenal dengan surat resmi, yaitu surat yang menyangkut

kepentingan tugas atau kegiatan perusahaan. Yang menjadi ciri-ciri surat

dinas yaitu dibagian amplop tertera logo/cap/stempel organisasi

atau^perusahaan.

b. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang ditujukan langsung

kepada pimpinan menyangkut kepentingan pribadi. Contohnya surat

tagihan kartu kredit atas^nama pimpinan, surat pemberitahuan dari

organisasi atau perusahaan terkait keanggotaan pimpinan, dan sebagainya.

c. Surat iklan yaitu surat yang berisi penjelasan mengenai^produk yang

ditawarkan, peluncuran produk baru, dan sebagainya.

Surat dapat dibedakan berdasarkan tingkat urgensi:

a. Surat penting, yaitu surat yang isinya mengikat, memerlukan^tindak lanjut,

apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu

kelancaran pekerjaan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16

b. Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak^mengikat, biasanya^tidak

membutuhkan tindak lanjut, hanya berupa informasi dan suatu kegiatan.

2. Tahap Pencatatan

Tahap selanjutnya, melakukan pencatatan surat masuk atau pengagendaan

dengan memanfaatkan buku pencatatan. Didalam form tersebut ada beberapa

bagian, dapat dilihat tabel 2.1. Bagian-bagian tersebut meliputi;

• Nomor

• Tanggal penerimaan surat

• Pengirim

• Penerima

• Subjek dan deskripsi

• Tindakan atau status

• Tanda tangan

Tabel 2.1 Pencatatan Surat

Incoming Letter Form

(Formulir Penerimaan Surat)

No.

Date Received

(Tanggal Penerimaan

Surat)

Sender

(Pengirim)

Receiver

(Penerima)

Subject & Desc.

(Subjek &

Deskripsi)

Action & Status

(Tindakan & Status)

Signature

(Tanda

Tangan)

󠄀Urgent (penting)

󠄀Non Urgent (Tidak

Penting)

Sumber: Lawalata (2012)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17

3. Tahap Membuka dan Membaca Surat

Bila sekretaris mendapat kepercayaan dari pimpinan untuk membuka

dan membaca surat, sekretaris dapat melakukannya pertama-tama dengan

pembukaan sampul (amplop), kemudian”mengeluarkan surat dari sampul

meneliti surat, dan pada akhirnya tahapan membaca surat. Sekretaris harus

membaca isi surat secara cepat dan teliti serta memahami isi surat.

Dalam membuka surat perhatikan tanda-tanda pada sampul surat.

Jangan pernah membuka sampul”surat jika terdapat kata-kata Private,

Confidental, atau Private & Confidental. Untuk surat-surat yang telah dibuka,

sekretaris sebaiknya memberikan stempel penanggalan (date stamp) sesuai

tanggal penerimaan surat. Disposisikan surat masuk (inward correspondence)

yang telah dibuka dan diberi tanda tersebut kepada pimpinan atau pejabat yang

berwenang. Sebelum melakukan”disposisi surat, perhatikan instruksi dan

ketentuan dari pimpinan, apakah pimpinan menginginkan semua surat masuk

harus diketahui olehnya ataukah sekretaris dapat langsung melakukan disposisi

surat tanpa harus melalui pimpinan.

4. Tahap Disposisi Surat

Bila tidak mendapat persetujuan dari pimpinan untuk membuka dan membaca

surat, sekretaris langsung melakukan disposisi surat kepada pimpinan agar

piminan dapat dengan segera membaca, dan bilan memungkinkan memberikan

respon terhadap surat-surat yang”masuk tersebut. Apabila surat tersebut telah

selesai diolah oleh pimpinan, biasanya pimpinan akan menginstrusikan

sekretaris untuk menindaklanjuti surat tersebut. Seperti terlihat pada tabel 2.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

Tabel 2.2 Lembaran Disposisi

DISPOSITION SLIP

(LEMBARAN DISPOSISI)

Date : ____________________________

(Tanggal)

From : ____________________________

(Dari)

To : ____________________________

(Kepada)

Letter Date & No : ___________________

(Tanggal & No. Surat)

Reff : _____________________________

(Perihal)

Disposition

(Dsiposisi)

Kind Of

(Sifat Disposisi)

For your information

(Untuk informasi Anda)

Lets Discuss

(Untuk didiskusikan)

Note and”file

(Dicatat dan disimpan sebagai arsip)

Please note and”return to me

(Mohon dicatat dan dikembalikan kepada

saya)

Confidential

(Rahasia)

Urgent

(Penting)

Very Urgent

(Sengat Penting)

Sumber: Lawalata (2012)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

Adapun menurut Sedianingsih, dkk (2010: 85), prosedur pengurusan”surat

masuk meliputi:

a) Menyortir/memisahkan

Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran

alamatnya, lalu dikelompokkan surat terbuka dari tertutup. Jika alamat

tidak sesuai dengan alamat yang dituju maka segera dikirim kembali

kepada pengirim. Surat-surat pribadi dan”rahasia, tidak boleh dibuka.

b) Membuka surat

Surat-surat yang boleh dibuka oleh sektretaris hanya surat dinas, kecuali

dalam keadaan tertentu di mana”atasan membuka surat pribadinya.

Supaya tidak rusak dalam waktu membuka surat, gunakan pisau surat

atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu

sisinya. Bubuhkan stempel”tanggal dan waktu surat diterima, dibalik

surat atau pada amplop.

c) Mengeluarkan dan memeriksa isi surat

Setelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal, dan lampiran

setiap surat. Jika alamat atau nama pengirim tidak ada dalam surat, cari

alamatnya pada sampul, dan lampirkan dibelakang surat.

d) Pencatatan surat

Setelah surat diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau

kartu kendali.

e) Membaca dan memberi catatan

Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk diberi coret-

coretan.

f) Menyampaikan surat pada pimpinan

g) Distribusi (disposisi) surat ke^departemen lain

h) Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di tempat.

2.4.2 Pengelolaan Surat Keluar

Pengurusan surat keluar dalam suatu organisasi atau perusahaan tergantung

pada sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20

Oleh karena itu, pengurusan surat-surat keluar^harus dilakukan secara tepat dan

cepat.

Menurut Barthos (2013: 38), “Surat keluar adalah surat yang lengkap

(bertanggal, bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain”. Sedangkan menurut

Nuraida (2013), surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu

instansi/perusahaan atau^antarbagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan

kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang

sama.

Prosedur pengelolaan surat keluar^menurut Sedianingsih, dkk (2010: 89),

meliputi:

a) Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan dengan

mendapatkan tanda tangan pimpinan^atau point-point yang diberikan

pimpinan.

b) Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali. Setelah dikonsep, staf

sekretariat mencatat surat tersebut buku agenda atau kartu kendali, data-

data, nomor urut, tanggal pengiriman, hal, dan alamat tujuan

c) Mengetik konsep surat-bentuk akhir. Setelah konsep disetujui oleh

pimpinan, maka diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat.

d) Meminta tanda tangan kepada^pimpinan. Surat diberikan kepada

pimpinan untuk ditandatangani. Sebelum surat dikirim, tembusan harus

diarsipkan sesuai dengan sistem yang dipakai.

e) Mengecek surat yang akan dikirim. Jika tidak ada bagian khusus, maka

staf sekretariat yang harus mengatur pengiriman surat keluar.

f) Mendistribusikan surat. Surat siap dikirim baik melalui pos, jasa kusir,

atau jika dalam kota biasanya dapat^menggunakan office boy kantor.

Sedangkan prosedur pengurusan surat keluar menurut Mardiana (2012), antara

lain sebagai berikut:

a) Pembuatan konsep

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

Konsep sebaiknya dibuat secara*lengkap disesuaikan dengan bentuk

yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor. Pembuatan konsep surat

hendaknya disusun secara terinci, isi surat harus benar, jelas dan tidak

bertele-tele.

b) Pengetikan

Konsep surat yang sudah mendapat*persetujuan dan telah memperoleh

kode/nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikkan/penggandaan

surat.

c) Penandatanganan

Surat disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang

untuk menandatangani.

d) Pencatatan

Dalam pencatatan kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut:

1) Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan

lainnya, seperti (lampiran dan amplop) menjadi*surat dinas

resmi.

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh

petugas yang disebut verbalis.

3) Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk

dikirim. Dengan menggunakan buku ekspedisi intern surat

tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi).

Berdasarkan dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam

pengelolaan surat keluar melalui proses*sebagai berikut: menerima dikte atau

konsep surat tertulis dari pimpinan, mencatat pada buku agenda atau kartu kendali,

mengetik konsep surat, mengetik surat yang telah disetujui, meminta tanda tangan

pimpinan, memeriksa surat yang akan dikirim, dan mendistribusikan surat.

2.5 Pengertian Arsip

Arsip merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi

masih melaksanakan kegiatannya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan.

Kegiatan administrasi yang terus menerus menyebabkan volume arsip pada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22

organisasi itu semakin hari semakin bertambah. Arsip yang tidak*dikendalikan

secara baik hanya sebagai tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak

dapat*memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Oleh

karena itu, perlu dibutuhkan usaha pengaturan volume penyusutan arsip yang sudah

tidak memiliki nilai guna. Penyusutan terhadap arsip yang sudah tidak*memiliki

nilai guna merupakan salah satu usaha untuk mengendalikan arsip. Hal ini

dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan,

seperti permasalahan yang*berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruangan,

tenaga, perlengkapan, dan pengadaannya.

Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta

alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka

melaksanakan berbagai kegiatan*perencanaan, penganalisisan, pengembangan,

perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan

pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya, baik pada

kantor pemerintah, lembaga swasta, maupun perguruan tinggi. Proses penyajian

informasi membutuhkan sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang*kearsipan

sehingga pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan.

Menurut The dalam Chaniago (2013: 143) arsip adalah catatan tertulis atau

bergambar yang memuat*keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat

orang untuk membantu mengingat. Sedangkan menurut Wursanto dalam Annisa

(2011) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali

dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Barthos (2007: 1) yang termasuk dalam pengertian arsip itu

misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu

penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagianya. Beberapa yang

dikemukan para ahli, arsip merupakan kumpulan naskah-naskah atau dokumen yang di

dalamnya memberikan keterangan-keterangan atau bukti tentang sutau kejadian,

sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemuka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23

2.6 Sistem Penyimpanan Arsip

Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam

pengelolaan arsip, yaitu:

1) Azas sentralisasi

Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan pengelolaan

arsip pada suatu unit tersendiri*bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi.

Jadi tiap-tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-

sendiri, walaupun organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian.

Menurut Sukoco (2012: 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan

dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai

dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas dapat lebih mudah untuk mengatur

peminjaman arsip karena tempat penyimpanan arsip terpusat.

2) Azas desentralisasi

Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi merupakan

suatu kegiatan yang tidak ada satuan*unit khusus (terpusat) dalam

menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip

organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang

dimiliki organisasi.

3) Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi.

Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip mengkombinasikan

antara sentralisasi dengan*desentralisasi. Pemilihan azas ini dimaksudkan agar

kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu

organisasi menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi.

Arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja*masing-masing pengolah

sedangkan arsip inaktif yang di kelola di unit sentral. Jadi dalam suatu

organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga

melaksanakan pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

Walaupun sistem kombinasi ini merupakan sistem gabungan, tetapi

dalam sistem ini juga terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang dapat

menyebabkan baik/buruknya dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, menurut

Sukoco (2012: 99)

Sistem kombinasi memiliki keuntungan:

a) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam

b) Menekan seminimum*mungkin kesalahan pemberkasan serta

dokumen yang hilang

c) Menekan duplikasi dokumen

d) Memungkinkan*pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas

efisiensi biaya yang lebih baik

e) Memudahkan kontrol gerakan*dokumen sesuai dengan jadwal

retensi dan pemusnahan

Azas kombinasi ini memiliki kerugian, sebagai berikut :

a) Karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada tempat

yang sama akan menyebabkan*sulitnya penggunaan dokumen

yang dimaksud

b) Kurang luwes karena*keseragaman di seluruh unit belum atau

tidak ada

c) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi

akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir

apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

2.7 Sistem Informasi*Manajemen

2.7.1 Pengertian Sistem

Menurut Mulyadi (Machmud, 2013: 410) sistem adalah “sekelompok dua

atau lebih komponen-komponen yang berkaitan (subsitem-subsistem yang bersatu

untuk mencapai tujuan yang sama)”. Sedangkan menurut Kadir*(dalam Subchan

dan Bagus, 2014: 2) sistem merupakan “sekumpulan elemen yang saling terkait

atau terpadu yang*dimaksudkan untuk mencapai tujuan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan

unsur komponen, elemen, atau*unsur yang saling berkaitan*untuk mecapai suatu

tujuan.

2.7.2 Database

Menurut Ladjmudin (2013: 129), Database adalah sekumpulan data store (bisa

dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan*dalam magnetic disk, optical disk,

magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainnya. Menurut Ladjmudin

(2013: 129), Database adalah sekumpulan programprogram aplikasi umum yang

bersifat batch yang mengeksekusi dan*memproses data secara umum (seperti

pencarian, peremajaan, penambahan, dan penghapusan terhadap data). Sedangkan

menurut pendapat Susanto (2014: 40) *mendefinisikan “data adalah fakta atau

apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data

dapat berupa bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhutangan, atau

pengukuran”. Data yang ada belum*memberikan makna jika tidak diproses lebih

lanjut dan tidak diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang

spesifik. Jadi data yang ada*masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi

makna.

2.7.3 Tingakatan*Data

Menurut Williams dan Stacey (2012), data memiliki struktur atau

tingkatan tertentu dari yang terkecil hingga yang terbesar, hingga”akhirnya

membentuk database. Tingkatan data tersebut adalah sebagai berikut:

1. Bit (Binary Digit)

Komputer didasarkan pada prinsip bahwa listrik bisa dihidupkan atau

dimatikan. Bit adalah unit data”terkecil yang bisa disimpan komputer dalam

sebuah database diawali dengan 0 untuk mati (off) atau 1 untuk hidup (on).

2. Byte (Karakter)

Karakter merupakan gabungan dari beberapa bit. Karakter bisa merupakan

sebuah huruf, angka, atau karakter”khusus seperti A,B,C,D 1,2,3,4 @,#,$.

3. Field (Kolom)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26

Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau”lebih karakter (byte).

Contoh field adalah nama, alamat, usia.

4. Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing

record menyimpan”data hanya sekitar satu entitas, yang bisa berupa orang,

tempat, benda, dan peristiwa.

5. File

File adalah kumpulan record yang berhubungan. Dalam hirarki data, file

berada dibagian atas. Kumpulan”dari file-file yang berhubungan akan

membentuk sebuah database.

2.7.4 Database Management System

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat pesat

sehingga hampir di setiap perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu

dalam mengerjakan pekerjaan beraneka ragam jenisnya. Dalam setiap komputer,

pasti terdiri dari kumpulan data-data sejenis yang berguna untuk keperluan

informasi dari masing-masing divisi dalam perusahaan. Data-data”itu sering

disebut database. “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam

satu file atau beberapa file”. Secara operasional dapat kita keatakan bahwa database

adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom yang masing-masing kolom

berisikan satu jenis (item) data.

Database Management System atau disingkat DBMS adalah perangkat

lunak (software) yang berfungsi”untuk mengelola database. Mulai dan

membuat database itu sendiri, sampai dengan proses yang berlaku

dalam database tersebut, baik berupa entry, edit, hapus, query terhadap data,

membuat laporan dan lain”sebagainya secara efektif dan efIsien. Sedangkan

menurut Sutabri (2012) adalah perangkat lunak yang memberi fasilitas (yang

tersedia dan dapat digunakan) untuk melakukan pengaturan, pengawasan,

pengendalian/kontrol, pengolahan, dan koordinasi”terhadap semua proses/operasi

yang terjadi pada database.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Database Management System

adalah sistem yang secara khusus dibuat”untuk memudahkan pengguna data dalam

mengolah data.

2.7.5 Informasi

Di dalam suatu organisasi, informasi memiliki”arti sangat penting dalam

mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sutabri (2012:

22) Informasi adalah data”yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Sedangkan menurut Gordon B. Davis (Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2013: 8)

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi”sebuah bentuk yang berguna dan

nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun

yang akan datang.

Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Informasi

adalah sebuah data yang telah diproses sehingga”menjadi bentuk yang memiliki

nilai yang bermanfaat.

2.8 Perancangan Program

Menurut Laudon (2014) ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk

mengembangkan suatu program. Langkah-langkah ini dilakukan agar

pengembangan program yang”dilakukan dapat terencana dengan baik. Langkah-

langkah tersebut diantaranya:

1. Mendefinisikan/mengidentifikasikan maslah

2. Memilih perangkat”lunak bahasa pemrograman

3. Merancang program

4. Pemrograman

5. Pengetesan kesalahan

6. Membuat dokumentasi program.

Hal serupa mengenai langkah℩pembuatan program pun dinyatakan oleh

Sutanta (2011) bahwa ada 6 (enam) tahap dalam℩membuat sebuah program, antara

lain:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28

1. Mendefinisikan℩ masalah;

Pembuata program aplikasi menentukan latar belakang alasan pembuatan

program aplikasi, seperti identifikasi masalah dan tujuan dan nantinya

pembuatan software program℩ aplikasi yang dibuat harus menjawab atas

permasalahan yang dihadapi.

2. Perencanaan/Planning;

Pada tahap ini terdapat beberapa kegiatan yaitu membuat rancangan awal

sebuah program, membuat skema program yang baik (link, navigasi dan peta

program) dan menentukan fitur-fitur yang akan ada.

3. Mendesain/design;

Pada tahap design program, pembuat program membuat bentuk desain serta

elemen-elemen yang terdapat di dalam program aplikasi, tata letak isi program

aplikasi.

4. Pengkodean℩ program/coding;

Pengkodean program adalah menerjemahkan perancangan dalam kode-kode

pemrograman. Kode-kode/bahasa pemrograman dalam suatu program aplikasi

tentunya akan berbeda-beda, tergantung program yang digunakan. Sebagai

contoh dari bahasa pemrograman adalah visual basic, borlanc delpi, php, asp,

html, dan css.

5. Mengetes program/testing;

Karena tujuan dari pengkodean℩ adalah bagaimana membangun sebuah

program, maka tahapan senjutnya adalah mengetes program tersebut apakah

berjalan sesuai dengan rencana atau℩ perancangan yang telah dibuat atau tidak.

Apakah program tersebut berjalan dengan semestinya. Jika program tersebut

berhasil maka tahapan selanjutnya adalah instalasi dan perawatan.

6. Pemeliharaan/maintenance.

Program selanutnya di-install-kan pengguna, dalam hal ini program di-install-

kan dalam komputer. Perawatan program lebih℩ kepada penggunaan sesuai

prosedur yang ada dalam manual book penggunaan. Perawatan komputer agar

tidak rusak ataupun terserang℩ virus juga sangat penting.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29

2.9 Flowchart

Untuk merancang dan membuat sebuah program yang baik, diperlukan

beberapa pendekatan, salah satunya adalah uraikan secara rinci proses yang berjalan

sekarang. Penguraian proses tersebut terdiri dari perincian langkah-langkah dan

elemen aktivitas℩pengolahan data yang dapat ditunjukkan dalam sebuah bagan alir

atau biasa disebut flowchart. Menurut Ladjamudin (2013: 263), Flowchart adalah

bagan-bagan yang mempunyai arus℩yang menggambarkan langkah-langkah

penyelesaian suatu masalah. Sedangkan Menurut Baridwan (2013: 178) adalah

“Flowchart digunakan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai arus

prosedur dalam sistem yang berlaku, dan juga memperoleh gambaran mengenai

feedback control sistems yang ada diperusahaan”. Flowchart℩merupakan cara

penyajian dari suatu algoritma.

Untuk membuat sistem flowchart maka sangat diperlukan pengetahuan

mengenai simbol-simbol dasar℩untuk membuat rangkaian sebuah proses

perancangan yang dibentuk dengan urutan sistem flowchart. Tabel 2.3 berikut ini

merupakan simbol standar untuk℩bagan alir sistem pada flowchart.

Tabel 2.3 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir sistem

No. SIMBOL KETERANGAN

1.

Simbol Proses

Mewakili langkah proses utama dalam suatu

sistem. Dapat merupakan℩bagian atau

keseluruhan program yang dirinci dengan bagan

alir terpisah.

2.

Sistem input/output

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30

Menunjukkan tiap input data atau output

informasi. Mewakili semua fungsi input/output.

3.

Simbol alat simpan online

Menggambarkan tiap jenis℩alat penyimpanan

online. Sering digunakan untuk file lain pada

media magnetik yang ditunjuk dan diremajakan.

4. Simbol Dokumen

Mewakili dokumen℩kertas, laporan, dokumen

sumber data, atau output hardcopy.

5.

Panah Arus

Menunjukan arus data melalui sistem dalam

urutan proses dan jejak perjalanan data dalam

fungsi pengawasan proses.

6.

Simbol kartu punch

Mewakili kartu℩punch baik sebagai input

maupun sebagai output

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

31

7.

Simbol pita magnetik

Mewakili alat simpat pita℩magnetik, baik input

maupun output.

8.

Simbol alat simpan offline

Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan

langsund dengan komputer, termasuk kertas,

kartu, dan media magnetik dan optik.

9. Simbol input℩manual

Menunjukan data yang akan dimasukkan ke

komputer oleh alat masukan online, misalnya

keyboard terminal.

10.

Simbol tampilan

Untuk menunjukan output℩£informasi yang

sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layar

terminal atau platter.

Sumber Ladjamudin (2013)

2.10 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Ladjamudin (2013: 64), Diagram Aliran Data merupakan model dari

sistem untuk menggambarkan pembagian£sistem ke modul yang lebih kecil .

Dalam Data Flow Diagram£ada tiga tahapan atau tingkatan, yaitu:

1. Diagram Konteks £

Diagram konteks adalah diagram yang£terdiri dari suatu proses dan

menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32

2. Diagram Nol/Zero (Overview Diagram)

Diagram nol adalah diagram yang£menggambarkan proses yang ada di dalam

diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

3. Diagram Rinci (Level Diagram)

Diagram rinci adalah diagram yang£menguraikan proses apa yang adadalam

diagram zero atau diagram level diatasnya.

Ada beberapa simbol DFD yang dipakai£untuk menggambarkan data beserta

proses transformasi data, antara lain :

Tabel 2.4 Simbol Data Flow Diagaram

No

Simbol

Keterangan

1.

Elemen

Lingkungan

2.

Pemrosesan

3.

Aliran Data

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

4.

Penyimpanan Data

(Sumber Ladjamudin (2013)

Makna dari£keempat simbol tersebut adalah:

1. Elemen£Lingkungan

Simbol ini merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa

orang, organisasi atau sistem lainnya£yang berada di lingkungan luarnya

yang akan memberikan£input atau menerima output dari sistem.

2. Pemrosesan

Simbol ini digunakan untuk mentransformasikan data secara umum.

3. Aliran data

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data”dari satu proses ke

proses lainnya.

4. Penyimpanan Data

Simbol ini digunakan untuk menyimpan data seperti: suatu file, suatu arsip,

suatu kotak, suatu tabel dan suatu agenda.

2.11 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Ladjamudin (2013: 142), ERD adalah suatu model jaringan yang

menggunakan susunan data yang disimpan”dalam system secara abstrak.

Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan

adalah sebagai berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34

Tabel 2.5 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram ( ERD )

No Simbol Keterangan

1.

Himpunan Entitas/Entity

E

Persegi Panjang, MenyatakanHimpunan

Entitas

2.

Atribut

Lingkaran/Elip, Menyatakan”Atribut

(Atribut yang berfungsi sebagai key

digarisbawahi)

3.

Himpunan Relasi

Belah Ketupat, menyatakan”Himpunan

Relasi/relasi

4.

Link

Garis, sebagai penghubung antara

Himpunan Relasi”dengan Himpunan

Entitas dan Himpunan Entitas dengan

Atributnya.

(Sumber Ladjamudin (2013)

Untuk menghubungkan satu tabel/file dengan file yang lain, dilakukan

dengan menghubungkan antara record di satu file, dengan reord di file lain.

Hubungan antara record (disebut juga denga cardinality atau kardinalitas) ada tiga

jenis yaitu :

1. Satu ke Satu (One to One).

Yang berarti setiap”entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan

paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga

a

R

e

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

35

sebaliknya, setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan”paling

banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

Gambar 2.1 Kardinalitas relasi satu ke satu

2. Satu ke Banyak (One to Many).

Yang berarti setiap entitas”pada himpunan entitas A dapat berhubungan

dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya,

dimana setiap entitas pada himpunan entitas B”berhubungan dengan paling

banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

Gambar 2.2 Kardinalitas relasi satu ke banyak

3. Banyak ke Banyak ( Many to Many )

Yang berarti setiap entitas A dapat berhubungan”dengan banyak entitas

pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

36

entitas pada himpunan B dapat berhubungan”dengan banyak entitas pada

himpunan entitas A.

Gambar 2.3 Kardinalitas relasi”banyak ke banyak

2.12 Alat Bantu Proyek

Untuk melengkapi pembuatan proyek aplikasi program ini, dibutuhkan alat

bantu dengan menggunakan perangkat lunak database MySQL, dan Menggunakan

XAMPP sebagai bahasa pemrograman.

2.12.1 Pengertian XAMPP

Menurut Nugroho (2013: 1), XAMPP adalah paket”program web lengkap

yang dapat Anda pakai untuk belajar pemrograman web, khususnya PHP dan

MySQL .

Menurut Buana (2014: 4), XAMPP adalah perangkat”lunak opensource yang

diunggah secara geratis dan bisa dijalankan di semua”operasi seperti windows,

linux, ”solaris, dan mac .

2.12.2 Memahami Folder XAMPP

Menurut Nugroho (2013: 6), di dalam folder utama xampp, terdapat”beberapa

folder penting yang perlu diketahui. Untuk lebih”memahami setiap fungsinya,

Anda dapat melihat tabel 2.6 penjelasannya sebagai berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

37

Tabel 2.6 Folder Penting Xampp

Folder Keterangan

Apache Folder utama dari”Apache Webserver

Htdocs Folder utama untuk menyimpan data-data latihan web, baik PHP

maupun HTML biasa.

Manual Berisi subfolder yang di”dalamnya terdapat manual program dan

database, termasuk manual PHP dan MySQL.

MySQL Folder utama untuk database MySQL Server.

PHP Folder utama”untuk program PHP.

Sumber Nugroho (2013)

2.12.3 Pengertian”MySQL

Menurut Nugroho (2013: 26), MySQL adalah software atau program

Database Server. Sedangkan SQL adalah”bahasa pemrogramannya, bahasa

permintaan (query) dalam database server termasuk dalam MySQL itu sendiri. SQL

juga dipakai dalam software database”server lain, seperti SQL Server, Oracle,

PostgreSQL dan lainnya.

Sedangkan menurut Buana (2014: 2), MySQL Merupakan database server

yang paling sering digunakan dalam pemograman PHP. MySQL digunakan untuk

menyimpan data dalam database dan”memanipulasi data-data yang diperlukan.

Manipulasi data tersebut berupa menambah, mengubah, dan menghapus data yang

berada dalam database.

2.12.4 Perintah Dasar MySQL

Menurut Nugroho (2013: 29), adapun perintah yang”terdapat pada MySQL

dilihat dari tabel 2.7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

38

Tabel 2.7 Perintah Dasar MySQL

Perintah Keterangan

show

databases

Perintah ini”digunakan untuk menampilkan atau melihat

daftar database yang sudah ada (sudah dibuat);

Use Perintah ini digunakan untuk”masuk atau mengakses

database yang sudah ada;

Show tables Perintah ini digunakan untuk melihat atau menampilkan

semua tabel yang ada di dalam database aktif (yang sudah

dibuka, sudah di use);

Desc/describe Perintah ini digunakan untuk melihat struktur tabel;

Quit Perintah ini digunakan untuk keluar MySQL Server.

Sumber Nugroho (2013)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

39