8

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Penelitian Terdahulu

Elfreda, dkk. (2016) melakukan sebuah penelitian di PT Panca Mitra Multi

Perdana Situbondo. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode

deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian tersebut menyatakan

bahwa belum terdapat bukti tanda terima upah dan bukti tanda terima gaji,

adanya perangkapan fungsi, kurangnya pengawasan terhadap proses absensi, dan

tidak adanya kartu hasil produksi sebagai dasar pemberian upah pada setiap

karyawan. Dengan demikian maka peneliti menyarankan pihak perusahaan untuk

membuat kartu hasil produksi untuk setiap karyawan borongan dengan tujuan

penghindaran salah catat oleh bagi pihak pencatat hasil produksi, membuat bukti

tanda terima gaji dan upah untuk karyawan, pembuatan dan pengotorisasian surat

perintah lembur oleh kepala divisi, serta pemisahan tugas yang jelas antara

bagian Personal and General Affair dengan bagian akuntansi dan keuangan.

Wulandari (2013) telah melakukan sebuah penelitian di CV Telung Abad

Furniture Banjaran Bangsri menggunakan metode analisis deskriptif kualiatatif.

Berdasarkan penelitian tersebut peneliti menyimpulkan bahwa terdapat suatu

masalah pada prosedur serta pencatatan gaji dan upah yaitu prosedur dan

pencatatn gaji dan upah hanya dilakukan oleh satu fungsi dalam perusahaan yaitu

9

oleh staf kantor atau administrasi kantor saja. Permasalahan tersebut disebabkan

oleh keterbatasan jumlah staf yang ada di perusahaan tersebut karena semua

kendali perusahaan berada pada pemilik perusahaan. Karena adanya

permasalahan itu maka peneliti menyarakan pihak perusahaan untuk menambah

karyawan dibidang tersebut, sehingga dapat dilakukan pemisahan fungsi/tugas.

Aquarisma dan Nurhayati (2017) telah melakukan sebuah penelitian di PT

Bumi Beliti Abadi Kabupaten Musi Rawas menggunakan metode deskriptif

kualitataif untuk menguraikan hasil penelitiannya. Hasil dari penelitian tersebut

menyatakan bahwa sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan belum

efektif karena masih terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan upah,

pembayaran gaji dan upah masih dilakukan secara manual (pemberian uang

secara cash) sehingga mengakibatkan antrian panjang saat proses

pendistribusiannya, terjadi rangkap fungsi pada bagian pembuat daftar gaji

dengan pembayaran gaji, pengwasan proses absensi masih kurang, tidak ada

otorisasi daftar upah oleh bagian personalia, proses perhitungan pajak karyawan

yang kurang trnsparan. Berdasarkan permasalahan tersebut maka peneliti

menyarankan untuk memisahkan fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi

pembayaran gaji akan kedua fungsi tersebut dapat saling mengontrol, otorisasi

daftar upah oleh personalia,meningkatkan pengawasan pada proses absensi, dan

melkukan perhitungan pajak karyawan secara transparan.

Putra (2015) dalam penelitiannya yang dilakukan di PT Bara Dinamika Muda

Sukses di Malina menyatakan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang

10

diterapkan belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian internal.

Pada sistem dan prosedur penggajiannya perusahaan tersebut terdapat beberapa

kekurangan yaitu belum ada pemisahan antara fungsi pembuat gaji dan upah

dengan fungsi pembayaran, pembayaran gaji dan upah masih dilakukaan dengan

cara memberikan uang secara langsung, fungsi pembuat daftar gaji dan upah

karyawan sekaligus sebagai fungsi pembayaran gaji, mengisi slip pengambilan di

bank untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.

Damayanti dkk.(2015) melakukan penelitian di PT Karyamitra Budisentosa

Pandaan, Pasuruan.Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif.Adapun

hasil dari penelitian tersebut yaitu pengendalian internal dalam pelaksanaan

sistem penggajian dan pengupahan sudah memenuhi unsur-unsur pengendalian

internal dan sudah cukup efektif.Hal tersebut dapat dibuktikan dengan adanya

pemisahan fungsi penggajian dengan fungsi akuntansi, fungsi pencatat waktu

dengan fungs operasi, serta adanya inspeksi secara mendadak. Meskipun dapat

dikatakan efektif, masih terdapat kelemahan yaitu adanya overlap pada fungsi

HRD.

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh beberapa peneliti

tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang sering terjadi terkait

sistem pengendalian internal atas penggajian dan pengupahan yang ada di

perusahaan antara lain perangkapan fungsi yaitu pencatat waktu sekaligus

pembuat daftar gaji dan upah, membuat bukti kas keluar, serta perhitungan gaji

dan upah; belum ada tanda terima gaji dan upah; kurangnya pengawasan absensi;

11

tidak adanya kartu hasil produksi untuk karyawan (Elfreda dkk., 2016).

Sedangkan permasalahan yang ditemukan oleh Wulandari (2013) adalah

perangkapan fungsi serta kurangnya pengawasan absensi. Menurut penelitian

yang dilakukan Aquarisma dan Nurhayati (2017) permasalahan yang ditemui

yaitu adanya perangkapan fungsi, kesalahan perhitungan gaji, pemberian gaji

secara cash, kurangnya pengawasan absensi, tidak ada otorisasi daftar upah oleh

personalia, serta perhitungan pajak karyawan yang kurang transparan. Penelitian

yang dilakukan Putra (2015) menyatakan bahwa tidak ada pemisahan tugas

antara pembuat daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran serta pemberian

gaji dan upah masih manual.Akan tetapi penelitian yang dilakukan Damayanti

dkk., (2015) sudah cukup baik, namun masih terjadi overlap pada fungsi HRD.

B. Tinjauan Pustaka

1. Gaji dan Upah

Menurut Mulyadi (2016:309) Gaji merupakan pembayaran atas

penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang

jabatan tetap yang biasanya dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah

umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh

karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan,

sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah

satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

2. jaringan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

12

Menurut Mulyadi (2016:13), sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan

pembayarannya. Sistem ini terdiri dari prosedur pencatatan waktu hadir dan

waktu kerja, pembuatan daftar gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah, serta

distribusi gaji dan upah.Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk

melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan

yang dibayar tetap bulanan. Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk

melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan

yang dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk

yang dihasilkan (Mulyadi, 2016 : 309).

Menurut Mulyadi (2016:310) dokumen-dokumen yang digunakan dalam

sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan daftar upah

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

Menurut James A. Hall (2001: 331) catatan akuntansi yang digunakan

dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :

1. Kartu jam kerja, job ticket, dan voucher pengeluaran kas.

13

2. Jurnal, yang berasal dari ringkasan distribusi tenaga kerja, serta daftar gaji

dan upah.

3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan dan berbagainakun biaya

pegawai.

4. Akun buku besar umum: control pembayaran gaji, kas, akun dana gaji

(imprest ccount.)

Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem penggajian

danpengupahan menurut Mulyadi (2016:317) adalah sebagai berikut :

1. Fungsi kepegawaian

2. Fungsi pencatat waktu

3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

4. Fungsi akuntansi

5. Fungsi keuangan

Menurut Widjajanto (2001: 397) terdapat 10 pihak atau unit organisasi

yang terlibat dalam proses penggajian dan pengupahan, yaitu:

1. Unit produksi atau pabrik

2. Bagian pencatat waktu kerja

3. Bagian akuntansi biaya

4. Bagian gaji dan upah

5. Bagian utang

6. Petugas buku besar

7. Bagian personalia

14

8. Kasir

9. Satuan pengawas intern

10. Bank

Menurut James A. Hall (2001: 320) titik kunci dari proses penggajian

yaitu :

1. Otorisasi gaji dan rincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses

penggajian dan pengupahan dari dua sumber yang berbeda yaitu,

personalia dan produksi.

2. Proses gaji dan upah merekonsiliasi informasi, menghitung, serta

mendistribusikan pembayaran atas gaji dan upah ke karywan.

3. Akuntansi biaya menerima informasi berkaitan dengan waktu yang

digunakan setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan

untuk menjurnal akun persediaan dalam proses.

4. Departemen utang dagang menerima informasi rangkuman

pembayaran gaji dan upah dari departemen penggajian dan

mengotoisasi departemen pengeluaran kas untuk mendepositokan cek

tanggal, jumlah total gaji.

3. Sistem Pengendalian Internal

Sistem akuntansi dan pengendalian internal merupakan dua unsur yang

saling berkaitan, karena suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain melalui

laporan yang sampai kepada pihak manajemen, sedangkan pengendalian

15

internal berperan dalam menjaga kekayaan perusahaan dan mengandalikan

keakuratan dan keandalan data akuntansi yang digunakan.

Menurut Rama dan Jones (2008: 8) pengendalian internal (internal

control) mencakup kebijakan-kebjakan, prosedur-prosedur, dan sitem

informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari

kerugian maupun korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

Definisi pengendalian internal tersebut menekankan pada tujuan yang ingin

dicapai oleh perusahaan. Dengan demikian, definisi pengendalian tersebut

berlaku untuk semua perusahaan, baik perusahaan yang yang mengolah

informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan

komputer.

Tujuan sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2016:130)

adalah :

a. Menjaga kekayaan organisasi.

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

c. Mendorong efisiensi.

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut Mulyadi (2016:129) sistem pengendalian internal dapat

dibagi menjadi pengendalian internal akuntansi dan pengendalian

administratif.

a. Pengendalian internal akuntansi

16

Pengendalian ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-

ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga aset perusahaan

dan mengecek ketelitian dan keandalan data kauntansi. Pengendalian

internal yang baik akan menjamin keamanan aset investor dan kreditur

yang ditananmkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan

keuangan yang dapat dipercaya.

b. Pengendalian internal administratif

Pengendalian ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-

ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan

dipatuhinya kebijakan manajemen.

Adapun rincian tujuan pengendalian internal akuntansi adalah

sebagai berikut :

1) Menjaga aset perusahaan

a) Penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi

yang telah ditetapkan.

i. Pembatasan akses langsung terhadap aset.

ii. Pembatasan akses tidak langsung terhadap aset.

b) Pertanggungjawaban aset perusahaanyang dicatat

dibandingkan dengan aset sesungguhnya.

i. Pembandingan secara periodic antara catatan akuntansi

dengan aset yang sesungguhnya ada.

17

ii. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang

diselenggarakan.

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

a) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah

ditetapkan.

i. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwewenang.

ii. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang

diberikan oleh pejabat yang berwewenang.

b) Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.

i. Pencatatan semua transaksi yang terjadi.

ii. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.

iii. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.

iv. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang

seharusnya.

v. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.

vi. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.

Widjajanto (2001:18) mengemukakan bahwa pengendalian internal

bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva

perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, dan pencurian yang dilakukan

oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan.Selain itu

pengendalian internal juga dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang

disengaja maupun tidak, sehingga memudahkan dalam prosedur audit.

18

COSO (Committee of Sponsoring Organization) membagi komponen

sistem pengendalian internal menjadi 5 komponen yaitu (Romney dan

Steinbart, 2016: 231):

a. Lingkungan internal (internal environment)

b. Penetapan tujuan

c. Identifikasi kejadian

d. Penilaian risiko dan respons risiko

e. Aktivitas pengendalian

f. Informasi dan komunikasi

g. Pengawasan

Unsur-unsur pokok sistem pengendalian menurut Mulyadi (2016:130)

adalah :

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara

tegas.

a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.

b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban.

a) Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang

berwewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

19

b) Media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk

memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi berupa

formulir.

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwewenang.

b) Pemeriksaan mendadak.

c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh

satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari

orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang

atau unit organisasi lain.

d) Perputaran jabatan.

e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya.

g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas

unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.

a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh

pekerjaannya.

20

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan, sesuai dengan tuntutan pengembangan pekarjaannya.

4. Sistem Pengendalian Internal atas Penggajian dan Pengupahan

Pengendalian internal penting dilakukan dalam menjaga aktivitas

perusahaan agar tetap berjalan dengan baik. Salah satu aktivitas perusahaan

yang membutuhkan pengendalian internal adalah sistem akuntansi penggajian

dan pengupahan.

Arens dkk. (2014: 253) menyatakan bahwa pengendalian kunci atas siklus

penggajian dan personalia dibagi menjadi 11 yaitu:

a. Pemisahan tugas yang memadai.

b. Otorisasi yang tepat.

c. Dokumen dan catatan yang memadai

d. Pengendalian fisik terhadap aset dan catatan

e. Pengecekan yang independen atas kinerja

f. Penyiapan formulir pajak penggajian

g. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara

tepat waktu

h. Hubungan antara penggajian dan penilaian persediaa

i. Pengujian atas karyawan yang tidak ada

j. Pengujian atas kecurangan waktu

k. Laporan beban yang curang

21

Menurut Mulyadi (2016:321) sistem pengendalian internal dalam sistem

akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

a. Struktur Organisasi

1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi

keuangan.

2) Fungsi pencatat waktu harus terpisah dari fungsi operasi.

b. Sistem Otorisasi

1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah

harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan

perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,

perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan

pada surat keputusan Direktur Keuangan.

3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak

penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan

upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan

yang bersangkutan.

6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi

oleh fungsi akuntansi,

22

c. Prosedur Pencatatan

1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

daftar gaji dan upah karyawan.

2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi

ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

d. Praktik yang Sehat

1) Kartu jam hadir harus dibandingakan dengan kartu jam kerja sebelum

kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga

kerja langsung.

2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan

pembayaran.

4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan

penghasilan karyawan.

5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar

gaji dan upah.