6

BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan system informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah, dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelolah arsip untuk dapat mengelolah arsipnya secara efektif dan efisien.Pada MTs Syamsul Ulum Gunungguruh mengalami kesulitan dalam pengelolaan menerima dan menyimpan surat, laporan, formulir dan sebagainya. Bagian Tata Usaha (TU) adalah bagian dari MTs Syamsul Ulum Gunungguruh , unit kerja ini mengelolah arsip-arsip sebagai hasil akhir dari kegiatan adminitrasi. Salah satu jenis arsip yang dikelola adalah berkas-berkas surat, berkas surat ini belum dilakukan secara elektronik.Oleh sebab itu penulis melakukan pembuatan program dengan menggunakan notepad ++ dengan database pada xampp. Dimana program ini bisa mengelola dan menyimpan arsip sekalian gambarnya dengan cara menscan arsip yang asli sehingga dapat diketahui bentuk dari pada arsip itu untuk bisa digunakan lagi tanpa mengolah dari awal kembali.Dari Latar Belakang diatas maka penulis mengambil judul pada tugas akhir SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA MTs SYAMSUL ULUM GUNUNGURUH KABUPATEN SUKABUMI 1.2 Identifikasi MasalahAdapun yang menjadi identifikasi masalah pada pembuatan penelitian ini adalah sebagai berikut :1. Mengalami kesulitan dalam pengelolaan menerima dan menyimpan surat2. Lambatnya laporan pengarsipan yang ada pada sekolah3. Belum ada sistem yang mengelola data-data arsip sekolah1.3 Batasan MasalahDalam penelitian ini agar masalah tidak melebar dan menjauh maka antara batasan masalah adalah sebagai berikut :1. Dokumen Surat pada MTs Syamsul Ulum Gununguruh Sukabumi 2. Menggunakan bahasa pemograman PHP MySQL3. Pembuatan laporan pada sitem pengarsipan surat masuk dan keluar dibuat pertahun.1.4 Rumusan MasalahMasalah yang dapat dirumuskan berdasarkan latar belakang masalah diatas adalah sebagai berikut :1. Bagaimana mengatasi masalah sulitnya pengarsipan Surat masuk dan keluar serta penyimpanannya2. Bagaimana membuat laporan pengarsipan dari surat masuk dan keluar secara efektif dan efisien3. Bagaimana membuat sistem informasi pengarsipan dengan PHP dan MySQL.1.5 Maksud dan Tujuan PenelitianAdapun maksud dan tujuan yang diharapkan pada penelitian ini adalah sebagai berikut :a. Maksud Penelitian1. Membuat Sistem informasi yang mampu menginput data arsip secara cepat2. Membuat Sistem Informasi yang mampu memproses laporan surat masuk dan surat keluar secara efektif dan efesien.3. Membuat Sistem informasi pengarsipan berbasis PHP dan MySQLb. Tujuan PenelitianDapat mengimplementasikan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada MTs Syamsul Ulum Gunungguruh Kabupaten Sukabumi .

1.6 Kegunaan Penelitian1. Bagi penulisManfaat penulisan tugas akhir ini adalah sebagai upaya untuk mendapatkan pengetahuan, pengertian dan pengalaman dalam penulisan karya ilmiah dan memperdalam bidang yang diteliti yaitu sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis web pada MTs Syamsul Ulum Gunungguruh Kabupaten Sukabumi.2. Bagi institusi Sebagai masukan yang dapat dipakai (Program) jika hasil penelitian ini sesuai yang dibutuhakan pada institusi dalam hal ini MTs Syamsul Ulum.3. Dunia Pendidikan Sebagai referensi dan acuan yang dapat dipakai unntuk penelitian lebih lanjut serta menjadikan input untuk menambah wawasan dan pengetahuan apabila ada penelitian sejenis berikutnya.1.7 Metode Penelitian dan Desain Sistem1.7.1. Metode PenelitianTeknik yang digunakan dalam pengumpulan data-data penelitian ini adalah sebagai berikut :1. DokumentasiDengan melihat langsung bukti-bukti di lapangan dalam hal ini perusahaan atau pada instansi terkait.2. InterviewDengan bertanya langsung pada Staf TU atau yang bersangkutan pada institusi pendidikan MTs Syamsul Ulum Gunuguruh.

3. Studi kepustakaanPada metode ini penulis mencari referensi, studi literatur baik bari buku-buku, paper, jurnal, ataupun dari internet. Hingga membuat analisa untuk pengembangan solusi alternatif dan merumuskan kesimpulan terhadap hasil studi1.7.2. Desain SistemMetode WaterfallModel waterfall mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan software yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Model ini melingkupi aktivitas aktivitas sebagai berikut : rekayasa dan pemodelan sistem/informasi, analisis kebutuhan, desain, coding, pemeliharaan dan pengujian.Setiap phase pada Waterfall dilakukan secara berurutan namun kurang dalam iterasi pada setiap level. Dalam pengembangan Sistem Informasi berbasis web, Waterfall memiliki kekakuan untuk ke iterasi sebelumnya. Dimana Sistem Aplikasi Pendataan keluar masuk barang setengah jadi akan berkembang baik ataupun lingkungannya.

Gambar 1.1 Model Waterfall

1.8 Tempat dan waktu penelitianYang menjadi tempat dan waktu penelitian yang penulis laksanakan adalah sebagai berikut yang tercantum dibawah ini :1) Nama Instansi: MTs Syamsul Ulum GunuguruhAlamat: Jl. Pabuaran, Desa Mangkalaya, Kecamatan Gununguruh Kabupaten Sukabumi.2) Periode waktu PenelitianTabel 1.1 Jadwal PenelitianNoNama KegiatanWaktu Kegiatan/Bulan

DesemberJanuariFebruariMaret

1234123412341234

1Analisa Masalah

2Pembuatan Proposal

3Pembuatan Program

4Uji Program

5Implementasi

1