BAB I RUANG LINGKUP KORESPONDENSI BISNIS

Tujuan Pembelajaran Umum Tujuan Pembelajaran Khusus1. Tanpa

: Mahasiswa memahami ruang lingkup korespondensi bisnis. :

melihat catatan, mahasiswa dapat menjelaskan pengertiaan korespondensi bisnis dengan tepat. 2. Dengan menggunakan bahasa sendiri, mahasiswa dapat menjelaskan pengertian surat bisnis dengan benar. 3. Tanpa melihat buku, mahasiswa dapat menjelaskan peranan surat bisnis minimal tiga macam. 4. Diberikan beberapa contoh surat bisnis, mahasiswa dapat membedakan macammacam surat bisnis berdasarkan tujuannya. Lembar Informasi 1.1 Pengertian Korespondensi

Perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi yang semakin pesat, membawa dampak terhadap berbagai aspek, termasuk aspek bisnis. Dalam sebuah bisnis, menjalin hubungan antara perusahaan yang satu dengan yang lain sangat membutuhkan komunikasi. Salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dibutuhkan, yaitu dalam bentuk surat, memo, laporan, agenda, dam lain-lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait (pengirim dan penerima) dalam surat menyurat tersebut sering disebut dengan istilah korespondensi. Korespondensi atau surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Oleh karena itu berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak lain baik secara perseorangan mapun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis. Oleh karena itu korespondensi bisnis merupakan suatu bentuk korepondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi bisnis dengan harapan dapat mencapai tujuan bisnis. Kegiatan surat menyurat atau korespondensi dapat dibagi menjadi dua, yaitu: a. Korespondensi ekstern, yaitu surat menyurat yang ditujukan untuk instansi di luar instansi sendiri. b. Korespondensi intern, yaitu surat menyurat yang dipergunakan dalam lingkungan

Korespondensi Bisnis

1

sendiri termasuk antar kantor pusat dan cabangnya atau kantor daerah. Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta memerlukan korespondensi ekstern. Sebab organisasi berkembang dan maju karena membina hubungan yang luas dengan perusahaan-perusahaan lain melalui kegiatan surat menyurat. Pada praktiknya menulis surat bukanlah hal yang mudah, diperlukan suatu keahlian dan kelihaian dalam menuangkan ide-ide ke dalam bentuk tulisan. Berikut ini beberapa ketentuan umum yang dapat kita pergunakan dalam mengembangkan korespondensi, yaitu: a. harus ditegaskan siapa yang berhak menandatangani surat, dan mengenai apa serta sampai di mana dapat dan boleh terkait dengan organisasi. b. Harus tersedia fasilitas yang memadai untuk menyelenggarakan korespondensi, misalnya mesin tik, komputer, dan kertas yang cukup. c. Harus ada sistem yang menjamin dan meningkatkan kualitas surat menyurat yang keluar, karena bagaimanapun surat merupakan duta dari organisasi d. isi surat harus mudah dipahami bagi pembacanya e. adanya unsur keyakinan bahwa apa yang termuat dalam surat merupakan isi dan maksud yang sebenar-benarnya f. disusun secara sistematis, kronologis dan konsisten untuk mempermudah alur pikiran yang membacanya, sehingga mudah dipahami. Korespondensi ekstern melibatkan: a. Koresponden, adalah seseorang yang berhak menyusun naskah surat dan menandatangai surat-surat keluar, misalnya para manajer, general manajer, office manager, sekretaris perusahaan,asisten direktur, direktur utama, dan sebagainya. b. Stenografis, yaitu petugas khusus menerima pendiktean untuk surat-surat penting. Dewasa ini stenografis dapat digantikan dengan tape recorder. c. Pengekspedisi yang bertugas: Menerima surat-surat dari luar dan dari dalam Mendistribusikan surat-surat pos Memeriksa surat-surat yang akan dikirim misalnya penulisan alamat, lampiran-lampiran, indeks catatan, tanggal dan tanda tangan. Memberi sampul surat, memasang materai, perangko, dan stempel organisasi Mengirim surat ke kantor pos, bandar udara, perusahaan angkutan. d. pengetik, yaitu petugas yang mengerjakan pengetikan naskah e. agendaris, yaitu petugas yang memberikan nomor surat, mencatat nomor dan tanggal surat-surat keluar dan surat masuk. f. Pengarsip, yaitu petugas untuk menyortir dan menyimpan atau mengarsipkan surat-surat penting. g. Redaktur atau bagian redaksi naskah ataupun koresponden, yaitu petugas bagian penyusunan naskah, menyediakan data informasi, dan menyempurnakan naskah secara teknis sesuai dengan ketentuan bahasa yang berlaku .Korespondensi Bisnis

2

h. Bagian perlengkapan, yaitu bagian yang berfungsi untuk menyediakan bahan-bahan yang ada kaitannya dengan pembuatan surat , misalnya kop surat, alat hapus ketikan , memo, nota, buku agenda, stempel, tinta, pita mesin tik, dan sebagainya. 1.2 Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain (Thomas Wiyasa, 1992). Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan lain sebagainya. Pengertian lain surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi atau kantor. Suatu komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuan sesuai dengan sumbernya. Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah sutu alat untuk menyampaikan pesan secara tertulis dengan maksud tertentu dari si pengirim kepada si penerima. Seiring dengan pesatnya perkembangan pengetahuan dan teknologi lalu lintas informasi melalui pesawat telepon, telex, radio, televisi, dan email frekuensinya sangat tinggi, namun kehadiran surat tetap mempunyai arti dan kelebihan tersendiri bila dibandingkan dengan alat-alat seperti di atas. Kelebihan surat antara lain dapat menyampaikan pesan atau informasi yang panjang atau banyak, terperinci, dan dapat dijadikan bukti otentik bila suatu saat diperlukan, praktis, efektif, dan ekonomis dibandingkan dengan alat-alat seperti dikemukakan di atas. Secara umum surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi, atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Dalam menyampaikan surat bisnis seseorang dapat menggunakan media tertentu, misalnya pengiriman lewat pos, faksimili, telepon seluler atau lewat jalur dunia maya (internet). Surat-surat bisnis yang beredar di masyarakat sangat variatif atau beragam, termasuk di dalamnya surat pemesanan produk, surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat perkenalan, surat pengantar barang, surat penagihan, dan sebagainya. Surat merupakan duta dari sebuah organisasi, dan tidak jarang dipandang sebagai cermin atau kepribadian dari jiwa, mentalis, dan kondisi dari suatu organisasi. Oleh karena itu perlu selalu berhati-hati dan memerlukan keahlian khusus dalam mengonsep surat. Surat yang kita buat jangan sampai menimbulkan citra yang kurang baik, disamping itu kita harus paham betul siapa yang berwewenang mengonsep dan menandatangani surat-surat, khususnya surat keluar atas nama organisasi. Disamping memiliki kelebihan, dalam melakukan komunikasi melalui surat, tidak mudah dan sederhana. Banyak hal yang harus dipersiapkan misalnya bahan dan alat tulis, membutuhkan keterampilan untuk menuangkan ide ke dalam bentuk tulisan

Korespondensi Bisnis

3

secara sistematis dan logis, mesin tik atau komputer, pengiriman, penyimpanan arsip, dan pemakaian tenaga manusia dan alat kantor lainnya. Salah satu tugas sekretaris adalah bagaimana membuat atau mngonsep surat secara efektif, dalam arti maksud surat dapat dibuat secara jelas, singkat, tegas, berbobot, sehingga penerima memahami isinya. Kelemahan seorang sekretaris dalam mengonsep surat, sebagaimana dikemukakan oleh Thomas Wiyasa (1992) adalah: a. Susunan surat tidak sistematis dan konsisten b. Susunan kalimat tidak lengkap, sehingga tidak jelas dan menimbulkan salah tafsir c. Susunan kalimat panjang dan berbelit-belit, sehingga sukar dimengerti d. Penggunaan tanda baca tidak pada tempatnya e. Ejaan tidak sesuai dengan Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia f. Pemakaian istilah asing yang tidak tepat g. Redaksi dan bentuk surat kurang estetik h. Ketikan kotor dan huruf yang salah langsung ditumpangi huruf yang dimaksudkan. i. Kurang mahir memilih istilah dan kata yang tepat, sopan, dan menarik j. Pengetikan alamat kurang cermat k. Kurang memperhatikan tatabahasa Perkembangan dunia usaha dewasa ini harus diimbangi dengan kemahiran mengonsep surat bisnis. Pengonsep dituntut mampu merancang pola surat yang harus diprogram dalam komputer. Tanpa memperhatikan hal ini sulit untuk mengimbangi dunia bisnis yang makin kompetitif. Untuk mengonsep surat yang efektif perlu memperhatikan hal-hal berikut ini: a. menentukan sasaran pokok yang akan ditulis b. sasaran pokok dirinci secara sistematis dan konsisten c. memilih kata secara tepat d. menggunakan singkatan yang umum e. menggunakan kalimat sederhana, tidak berbelit-belit f. menggunakan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya g. menggunakan ejaan yang disempurnakan dan tatabahasa baku h. menggunakan bentuk surat sesuai ketentuan

1.3 Peranan dan Pentingnya Surat Bisnis Surat sampai saat ini masih memiliki peranan penting dalam komunikasi tertulis bagi seseorang atau organisasi bisnis, meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu cepat, seperti hadirnya telepon, telepon seluler, televisi, radio, telegram, faksimili, dan komputer. Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut: a. Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi si pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat perlu

Korespondensi Bisnis

4

b.

c.

d. e.

f. g.

memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, juga buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan mengenai informasi produk baru, surat pemesanan produk surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan atau surat klaim. Alat bukti atau dokumen tertulis, misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Suratsurat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti historis memungkinkan seseorang untuk melakukan pengecekan terhadap berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan di masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis ke depan. Alat untuk mengingat misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan, surat tersebut dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan di masa lalu. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut merupakan catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah instruksi kerja. Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis. Media promosi bagi si pengirim surat. Dalam perkembangnnya, surat bisnis dapat juga dipergunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk dan jasa yang ditawarkan kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga atau organisasi, misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan. Surat seperti ini dapat juga diiklankan melalui media massa.

Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingan dengan alat komunikasi lisan. Antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi karena pengirim pesan mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Di samping itu surat memungkinkan pembaca untuk membaca pesan-pesan bisnis berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dalam surat tersebut dapat dipahami dengan baik. Yang tak kalah pentingnya adalah penyampaian pesan-pesan bisnis melalui surat lebih ekonomis dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf. 1.4 Macam-macam Surat Bisnis Berikut ini adalah beberapa contoh surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, seperti surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi pemesanan, surat pengaduan, surat penagihan, surat perjanjian, dan lain-lain.

Korespondensi Bisnis

5

Rangkuman 1. korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak lain baik secara perseorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis. 2. Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan bisnis maupun non bisnis. 3. Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan usaha bisnis. 4. Surat bisnis memiliki peranan dan fungsi sangat penting untuk berjalannya sebuah usaha/bisnis, antar lain untuk: a. Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi si pengirim surat b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, juga buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis c. Alat bukti atau dokumen tertulis d. Alat untuk mengingat e. Bukti sejarah (historis) f. Pedoman kerja g. Media promosi bagi si pengirim surat 5. Beberapa contoh surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan seharihari, seperti surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi pemesanan, surat pengaduan, surat penagihan, surat perjanjian, dan lain-lain. Lembar Latihan 1. Jelaskan dengan bahasa Anda sendiri pengertian korespondensi bisnis! 2. Jelaskan pengertian surat dan surat bisnis! 3. Mengapa surat begitu penting bagi sebuah organisasi/peruahaan, kemukakan alasan Anda! 4. Jelaskan fungsi surat bagi sebuah organisasi/perusahaan! 5. Bedakan antara surat perkenalan, permintaan penawaran, dan surat pesanan! Lembar Pre-test 1. Apa yang dimaksud dengan kegiatan korespondensi dalam bisnis? 2. Jelaskan pengertian surat dan surat bisnis yang Anda ketahui!Korespondensi Bisnis

6

3. Apa fungsi dan peranan surat bisnis bagi sebuah organisasi? 4. Sebutkan jenis-jenis surat bisnis yang biasa dijumpai sehari-hari, minimal 3 buah jenis! Lembar Post test 1. 2. 3. 4. Jelaskan yang dimaksud dengan kegiatan korespondensi dalam bisnis? Jelaskan pengertian surat dan surat bisnis yang Anda ketahui! Apa fungsi dan peranan surat bisnis bagi sebuah organisasi? Sebutkan jenis-jenis surat bisnis yang biasa dijumpai sehari-hari, minimal 3 buah jenis!

Daftar Pustaka1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Ashley, A: 1993, A Handbook of Commercial correspondence, Oxford University Press; Oxford. Finoza, Lamudin, 1992 , Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, Mawar Gempita, Jakarta. Geoffrey Withehead & David h. Withehead, Business Corespondence, Pitman Publishing Limited, London Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern, Erlangga; Jakarta Suhanda Panji; 1992. Korespondensi Niaga dan Bahasa Indonesia, karya utama, Jakarta. Thomas W Brata Wijaya: 1992 Surat Bisnis Modern, PPM, Jakarta. Thomas W Brata Wijaya: 1997. Korespondensi Bisnis, PT Pustaka Binaman Presindo Jakarta

Korespondensi Bisnis

7