1

BAB I

PENGANTAR SDM

POKOK BAHASAN

1. Definisi manajemen sumber daya manusia

2. Arti penting manajemen sumber daya manusia

3. Menjelaskan tugas-tugas manajemen sumber daya manusia

4. Tantangan manajemen sumber daya manusia di masa yang akan datang

1.1 Definsi Manajemen Sumber Daya manusia

Manajemen SDM atau disebut juga manjemen personalia atau dalam bahasa Inggris disebut “Human

Resource Management” adalah pengelolaan aktivitas personalia atau karyawan dalam perusahaan.

Sebagaimana telah diketahui, personel atau karyawan merupakan salah satu faktor produksi dari 4

faktor yang harus ada sebuah bisnis. Tanpa adanya faktor personel atau manusia, perusahaan tidak

akan mampu merealisasikan tujuanya. Jadi peran manusia sangatlah penting bagi perusahaan.

Jika ditinjau dari secara teoritis pengertian SDM menurut Byar&Rue(2004) adalah desain aktivitas yang

mencakup pengadaan dan pengkoordinasian sumber daya manusia. Dalam hal ini pengadaan termasuk

aktivitas perekrutan atau pencarian atau penarikan calon karyawan, seleksi atau memilih calon

karyawan. Sedangkan pengkoordinasian adalah proses penyatuan tujuan dari dari masing-masing

personel atau karyawan agar sesuai dengan visi misi dan tujuan yang sudah ditetapkan oleh

perusahaan.

1.2 Arti Penting SDM yang Unggul

Dalam situasi persaingan bisnis yang sangat ketat dewasa ini, dimana setiap perusahaan berlomba-

lomba untuk memenangkan persaingan bisnis, memiliki karyawan yang unggul merupakan salah satu

syarat mutlak untuk mencapai keunggulan bersaing. Pernahkah kita mendengar semboyan “Bank

Mandiri melayani dengan sepenuh hati” yang merupakan cara untuk mencapai keunggulan bersaing?

Mungkinkah Bank Mandiri menepati semboyannya tanpa adanya karyawannya yang unggul dalam

2

pelayanan? Atau pernahkah kita mendengar semboyan perusahaan dengan inovasi tanpa batas?

Mungkinkah perusahaan tersebut menepati semboyannya tanpa adanya karyawannya yang unggul

dalam hal inovasi atau penemuan hal-hal baru?

1.3 Tugas-Tugas MSDM

Tugas manajemen sumber daya manusia (MSDM) dalam perusahaan akan dijalankan oleh departemen

sumber daya manusia atau bagian personalia atau dalam bahasa Inggrisnya “Human Resource

Departement”. Departemen personalia biasanya terdapat dalam perusahaan besar sedangkan pada

perusahaan kecil/UKM fungsi departemen personalia disatukan dengan bagian lain misalnya kegiatan

pengadaan karyawan dilakukan langsung oleh pemilik biasanya merangkap manajer, sedangkan kegiatan

penggajian atau balas jasa biasanya dilakukan oleh bagian accounting atau administrasi.

Pada perusahaan besar atau perusahaan dengan dengan jumlah yang besar, tugas MSDM dapat

dijelaskan sebagai berikut :

Tabel 1.1 Tugas-Tugas MSDM

TUGAS POKOK TUGAS KHUSUS

Perencanaan Sumber Daya Manusia,

rekrutmen, dan seleksi

1. Melaksanakan analisis pekerjaan untuk menentukan

pekerjaan-pekerjaan yang spesifik

2. Meramalkan sumber daya manusia yang dibutuhkan

organisasi untuk mencapai sasaran

3. Mengembangkan dan mengiplementasikan rencana

untuk memenuhi kebutuhan SDM tersebut

4. Rekrutmen Sumber Daya Manusia untuk Mencapai

Sasarannya

5. Seleksi dan penempatan sumber daya manusia untuk

mengisi pekerjaan tertentu di dalam

Pengembangan Sumber Daya Manusia 1. Orientasi dan Training Karyawan

2. Mendesain dan mengimplementasikan program

pengelolaan pengembangan organisasional

3. Membangun tim yang efektif di dalam struktur

organisasi

4. Mendesain sistem penilaian karyawan

3

5. Membantu Karyawan dalam rencana pengembangan

karir

Kompensasi 1. Mendesain dan mengimplementasikan sistem

kompensasi untuk semua karyawan

2. Menjamin keadilan dan konsistensi kompensasai

Karyawan dan Hubungan Perburuhan 1. Melayani sebagai perantara antara organisasi dan

serikat pekerja

2. Mendesain sistem disiplin dan menangani keluhan

Kesehatan dan Keselamatan Kerja

1. Mendesain dan mengimplementasikan untuk

menjamin kesehatan dan keselatan kerja

2. Menyediakan bantuan untuk mengatasi persoalan

pribadi karyawan yang berpengaruh pada

pelaksanaan kinerjanya

Riset Sumber Daya Manusia

1. Menyediakan informasi sumber daya manusia

2. Mendesain dan mengimplementasikan sistem

komunikasi karyawan

1.4 Permasalahan dalam MSDM

Dalam pengelolaan karyawan terdapat permasalahan internal yang sering dihadapi seperti :

1. Kesalahan penempatan orang dalam suatu pekerjaan

2. Turnover yang tinggi

3. Rendahnya kinerja karyawan dalam melaksanakan pekerjaan

4. Pembuangan waktu yang tidak efektif dalam melaksanakan pekerjaan

5. Diskriminasi dalam memperlakukan karyawan

6. Angka kecelakaan kerja yang tinggi

7. Ketidakadilan dalam pengupahan

8. Ketidakberdayaan karyawan

Saat ini manajemen sumber daya manusia sudah dilibatkan dalam perencanaan strategis organisasi

sehingga peran manajemen sumberdaya manusia dalam pengembangan dan pengimplementasian

strategi bisnis mengalami peningkatan. Peran MSDM dalam perencanaan strategis meliputi pengelolaan

keragaman angkatan kerja, perubahan peraturan pemerintahan, perubahan struktur organisasi,

4

perubahan teknologi, dan perubahan pendekatan manajemen. Beberapa tantangan dalam pengelolaan

SDM adalah :

1. Perubahan Peraturan Pemerintah

Pemerintah sebagai salah satu stake holder bisnis mengelola sumber daya secara umum melalui

Undang-Undang Ketenagakerjaan. Saat ini Undang-Undang tenaga kerja yang berlaku di

Indonesia adalah Undang-Undang No 13 tahun 2003. Departemen HRD harus memahami

undang-undang ketenagakerjaan tersebut agar terhindar dari masalah.

2. Keberagaman Angkatan Kerja

Akibat pengaruh globalisasi terjadi peningkatan keragaman karyawan dalam perusahaan dalam

sek, ras, kebangsaan, agama, usia, kultur, keterampilan dan kemampuan. Globalisasi

memungkinkan sebuah organisasi menjadi tempat kerja orang-orang yang berasal dari berbagai

negara. Departemen HRD harus mampu menanamkan budaya toleransi dalam perusahaan dan

mengelola konflik akibat perbedaan yang terjadi seperti dengan meningkatkan kesediaan

karyawan untuk mendengarkan pendapat dari kelompok-kelompok lain.

3. Perubahan Struktur Organisasi

Pada saat ini sering terjadi perubahan struktur organisasi bisnis seperti downsizing

pengurangan jumlah tenaga kerja baik tenaga kerja manajerial maupun non-manajerial akibat

perusahaan mengalami kerugian secara terus menerus seperti terjadi pada PT.DI. Outsourcing

yaitu menggunakan tenaga kerja dari perusahaan lain seperti menggunakan tenaga cleaning

service dari perusahaan outsourcing cleaning service, menggunakan tenaga satpam dari

perusahaan outsourcing security. Dalam hal ini departemen HRD harus mampu menangani

permasalahan yang timbul akibat downsizing, menentukan pekerjaan yang harus

dioutsourcingkan, memilih perusahaan outsourcing, dan mengawasi tenaga outsourcing.

4. Perubahan teknologi

Terjadinya perubahan teknologi khusunya teknologi computer membawa pengaruh yang besar

terhadap pekerjaan pada departemen HRD. Saat ini, perhitungan gaji telah terkomputerisasi

sehingga memudahkan karyawan HRD untuk melakukan penggajian. Pada perusahaan besar

data-data SDM sudah tercakup pada Sistem Informasi SDM. Dengan sistem SDM memudahkan

karyawan untuk mengakses data karyawan yang bermanfaat untuk penempatan kerja dan

pemanfaatan karyawan.

5

PERTANYAAN (PENINJAUAN KEMBALI)

1. Apabila dalam sebuah organisasi tidak tersedia seorang ahli dalam bidang tertentu sehingga

perusahaan harus menyewa tenaga tersebut dari luar perusahaan, maka proses ini disebut :

a. Rightsizing b. Downsizing c. Outsourcing d. Semua jawaban benar

2. Keunggulan kompetitif organisasi yang tidak mudah diduplikasi oleh pesaing, adalah :

a. Menghasilkan produk yang berkualitas

b. Meminimalkan biaya operasi

c. Memiliki sumber daya yang unggul

d. Semua jawaban benar

3. Tugas pokok pengembangan sumberdaya manusia terdiri dari tugas khusus yaitu :

a. Membangun tim yang efektif dalam struktur organisasi

b. Mendesain sistem disiplin dan penanganan keluhan

c. Menyediakan informasi sumberdaya manusia

d. Semua jawaban benar

4. Tugas pokok pelaksanaan kesehatan dan keselamatan kerja karyawan terdiri dari tugas khusus

yaitu :

a. Menyediakan informasi sumberdaya manusia

b. Mendesain sistem informasi dan penanganan keluhan

c. Menyediakan bantuan untuk mengatasi persoalan pribadi karyawan yang berdampak pada

pelaksanaan kerjanya

d. Semua jawaban benar

5. Di dalam pelaksanaan tugas pokok manajemen sumber daya manusia, departemen HRD

bekerjasama departemen lain, akan tetapi departemen lain tidak terlibat dalam :

a. Melakukan rekrutmen dan seleksi karyawan

b. Mengkoordinasikan keselamatan kerja karyawan

c. Penentuan kompensasi

d. Penciptaan dan memelihara moral kerja

Jawablah pertanyaan ini dengan benar

1. Apa saja tantangan yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saat ini?

2. Bagaimana pengaruh positif departemen sumber daya manusia terhadap laba organisasi?

3. Menurut Anda sifat orang seperti apa yang cocok bekerja pada bagian HRD?

6

BAB II

UNDANG-UNDANG TENAGA KERJA DAN

PERATURAN PERUSAHAAN

POKOK BAHASAN

1. Kerangka Undang-Undang Ketenagakerjaan

2. Peraturan Perusahaan

3. Perjanjian Kerja

2.1 Kerangka Undang-Undang ketenagakerjaan

Dalam rangka mengatur bidang ketenagakerjaan maka pemerintah menerbitkan undang-undang

tentang ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003. Undang-undang ini merupakan panduan bagi berbagai

pihak baik pemerintah, pengusaha, dan pekerja dalam melaksanakan hak dan kewajibannya. Undang-

undang ini diperlukan untuk meningkatkan kualitas tenaga kerja dan peran sertanya dalam

pembangunan serta meningkatkan perlindungan tenaga kerja dan keluarganya sesuai dengan harkat

dan martabat kemanusiaan. Undang-undang ini disyahkan tanggal 25 maret 2003 oleh presiden

Megawati Soekarno Putri.

Undang-Undang No. 13 tahun 2003 terdiri dari 18 bab dan 192 pasal. Pokok bahasan bab-bab tersebut

dapat dilihat berikut ini :

BAB I Ketentuan Umum

BAB II Landasan, Asas, dan Tujuan

BAB III Kesempatan dan Perlakuan yang sama

BAB IV Perencanaan Tenaga kerja dan Informasi

ketenagakerjaan

BAB V Pelatihan Kerja

BAB VI Penempatan Tenaga Kerja

BAB VII Perluasan Kesempatan Kerja

BAB VIII Penggunaan Tenaga Kerja Asing

BAB IX Hubungan kerja

BAB X Perlindungan Pengupahan dan

Kesejahteraan

BAB XI Hubungan Industrial

BAB XII Pemutusan Hubungan Kerja

BAB XIII Pembinaan

BAB XIV Pengawasan

BAB XV Penyidikan

7

BAB XVI Ketentuan Pidana dan Sanksi

Administratif

BAB XVII Ketentuan Peralihan

BAB XVIII Ketentuan Penutup

Pada Bagian ketentuan umum dibahas istilah-istilah yang digunakan pada setiap pasal sehingga terjadi

persamaan persepsi dari semua pihak. Mengingat demikian banyak bahasan undang-undang

ketenagakerjaan ini, di kesempatan ini akan dibahas bagian-bagian penting saja.

2.2 Peraturan Perusahaan

Peraturan perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syarat

syarat kerja dan tata tertib perusahaan . Ketentuan tentang peraturan perusahaan dimuat dalam pasal

108-115 yang secara garis besar memuat antara lain :

(1) Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)orang

wajib membuat peraturan perusahaan yang mulai berlaku setelah disahkan olehMenteri

atau pejabat yang ditunjuk

(2) Peraturan perusahaan disusun oleh dan menjadi tanggung jawab dari pengusaha yang

bersangkutan

(3) Peraturan perusahaan disusun dengan memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil

pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan

(4) Peraturan perusahaan sekurang-kurangnya memuat :

a. hak dan kewajiban pengusaha;

b. hak dan kewajiban pekerja/buruh;

c. syarat kerja;

d. tata tertib perusahaan; dan

e. jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan.

2.3 Perjanjian Kerja

Perjanjian kerja adalah perjanjian antara pekerja/buruh dengan pengusaha atau pemberi kerja yang

memuat syarat syarat kerja, hak, dan kewajiban para pihak. Hubungan antara pengusaha dengan

pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah

disebut hubungan kerja. Perjanjian kerja dibuat secara tertulis atau lisan. Perjanjian kerja yang

dipersyaratkan secara tertulis dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku.

8

Perjanjian kerja dibuat atas dasar :

a. kesepakatan kedua belah pihak;

b. kemampuan atau kecakapan melakukan perbuatan hukum;

c. adanya pekerjaan yang diperjanjikan; dan

d. pekerjaan yang diperjanjikan tidak bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, dan

peraturan perundang undangan yang berlaku.

Segala hal dan/atau biaya yang diperlukan bagi pelaksanaan pembuatan perjanjian kerjadilaksanakan

oleh dan menjadi tanggung jawab pengusaha. Perjanjian kerja yang dibuat secara tertulis sekurang

kurangnya memuat :

a. nama, alamat perusahaan, dan jenis usaha;

b. nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja/buruh;

c. jabatan atau jenis pekerjaan;

d. tempat pekerjaan;

e. besarnya upah dan cara pembayarannya;

f. syarat syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban pengusaha dan pekerja/buruh;

g. mulai dan jangka waktu berlakunya perjanjian kerja;

h. tempat dan tanggal perjanjian kerja dibuat; dan. tanda tangan para pihak dalam perjanjian kerja

Perjanjian kerja berdasarkan waktu dapat dibagi menjadi dua yaitu :

a. Perjanjian kerja waktu tertentu

b. Perjanjian kerja waktu tidak tertentu

PENINJAUAN KEMBALI

1. Undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku saat ini adalah undang-undang

a. 13 Tahun 2008 b. 31 Tahun 2003 c. 13 Tahun 2003 d. 13 Tahun 2005

2. Bab undang-undang ketenagankerjaan yang membahas tentang istilah-istilah dalam undang-

undang adalah bab

a. XI b II c III d I

3. Hubungan antara pengusaha dan pekerja berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai

unsurepekerjaan upah, dan pemerintah adalah

a. Hubungan Industrial b. Hubungan Kerja c. Hubugan biparti d. Hubungan pengusaha dan

pekerja

9

BAB III

DESAIN PEKERJAAN DAN

ANALISIS PEKERJAAN

POKOK BAHASAN

1. Arti Pekerjaan

2. Desain Pekerjaan

3. Job Scope dan Job Depth

4. Analisis Pekerjaan

5. Metode Pengumpulan data analisis Pekerjaan

3.1 Arti Pekerjaan

Pekerjaan dalam arti luas adalah aktivitas utama yang dilakukan oleh manusia. Dalam arti sempit, istilah

pekerjaan digunakan untuk suatu tugas atau kerja yang menghasilkan uang bagi seseorang. Dalam

pembicaraan sehari-hari istilah ini sering dianggap sinonim dengan profesi.

Bekerja membuat manusia menjadi lebih manusiawi. Orang yang tidak bekerja menyebabkan derajatnya

menjadi turun sehingga ia malu jika tidak punya pekerjaan. Rajinlah bekerja karena sesungguhnya rajin

bekerja merupakan ungkapan rasa syukur kepada Tuhan.

Mengapa Orang Bekerja ?

Beberapa alasan orang bekerja diantarnya semata-mata untuk mendapatkan uang, sekadar

mempertahankan hidup, mencari status sosial, menjaga reputasi, mencari rasa aman, mencari

kepuasan, mencari kesenangan, menerapkan ilmu pengetahuan yang dimiliki, mengurangi

pengangguran, melayani masyarakat, atau mengabdi kepada bangsa dan negara.

Selain jawaban diatas ada beberapa jawaban mengapa orang bekerja diantaranya : mencapai

kehidupan yang layak, memperoleh kehormatan, mempertahankan eksistensi, memberi makna kepada

kehidupan, menumbuhkan harga diri, menguji kemampuan, memenuhi panggilan hidup, atau karena

terpaksa.

10

Apapun akhirnya jawaban yang ditemukan, usahakan jangan sampai jawaban kita mentok pada yang

terakhir. Karena jika itu yang terjadi, berarti kita melihat bekerja tak lain hanya sebagai beban hidup,

dan kerja bagi Anda tidak akan pernah bernilai positif seperti enggan setiap kali akan berangkat kerja,

selalu merasa tertekan pada saat melaksanakan tugas, produktivitas rendah.

Hal-hal yang patut direnungkan dalam bekerja diantaranya :

*Bekerja adalah rahmat:

kita harus bekerja tulus penuh syukur

* Kerja adalah amanah:

kita harus bekerja benar penuh integritas

* Kerja adalah panggilan:

kita harus bekerja tuntas penuh tanggung jawab

* Kerja adalah aktualisasi:

kita harus bekerja keras penuh semangat

* Kerja adalah ibadah:

kita harus bekerja serius penuh pengabdian

* Kerja adalah seni:

kita harus bekerja kreatif penuh sukacita

* Kerja adalah kehormatan:

kita harus bekerja unggul penuh ketekunan

* Kerja adalah pelayanan:

kita harus bekerja sempurna penuh kerendahan hati

Pekerjaan memiliki bagian-bagian diantaranya:

1. Micromotion adalah unit pekerjaan yang sederhana, melibatkan gerakan-gerakan sederhana,

misalnya meraih, memegang, meletakkan, atau melepaskan suatu objek.

2. Element adalah kumpulan dari dua atau lebih micromotion yang biasanya merupakan satu

kesatuan yang lengkap, misalnya mengambil, memindahkan suatu objek.

3. Task terdiri dari satu atau lebih element, merupakan satu aktivitas berbeda yang membentuk

tahapan logis dan diperlukan oleh karyawan dalam melaksanakan pekerjaan.

4. Duties terdiri dari satu atau lebih task yang dilakukan dalam penyelesaian tanggung jawab

(responsibility) dari suatu pekerjaan

11

Contoh pekerjaan mengetik surat perjanjian kerja dapat dijabarkan menjadi :

1. Micromotion menekan tombol keyboard

2. Element mengetik kalimat

3. Task mengetik surat perjanjian kerja

4. Duties mengetik surat perjanjian kerja pada departemen HRD

3.2 Desain Pekerjaan

Menurut Byar and Rue(2004) desain pekerjaan adalah proses penyusunan pekerjaan dan penentuan

aktivitas-aktivitas kerja spesifik bagi individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

3.3 Job scope dan Jobdepth

Job scope adalah banyaknya variasi tugas yang diharus terdapat dalam suatu pekerjaan tetapi

sedangkan jobdepth adalah derajat kebebasan bagi pekerja untuk merencanakan dan

mengorganisasikan pekerjaan itu sendiri. Contohnya pekerjaan administrasi memiliki variasi tugas yang

sedikit tetapi berulang-ulang job scope sempit dan tidak ada kebebasan untuk mengerjakan jobdepth

sempit, Coba Anda bagaimana dengan pekerjaan salesman?

3.4 Analisis Pekerjaan

Menurut Lloyd dan Leslie(2004), Analisis pekerjaan adalah penentuan dan pencatatan tentang informasi

yang berkaitan dengan karakteristik dari suatu pekerjaan tertentu. Informasi yang dikumpulkan melalui

analisis pekerjaan diantaranya :

1. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam melakukan pekerjaan

2. Mesin-mesin, alat-alat, perlengkapan dan alat bantu kerja. Pengumpulan informasi tentang alat-

alat yang digunakan, pemrosesan material, dll

3. Standard pekerjaan baik dari segi kualitas dan kuantitas pekerjaan

4. Kondisi kerja dalam hal ini berhubungan dengan lingkungan fisik pekerjaan, apakah berada di

dalam ruangan atau luar ruangan

5. Perilaku keorganisasian berhubungan dengan wewenang dan tanggung jawab dari pekerjaan

yang dilaksanakan.

6. Persyaratan pelaksananya berhubungan dengan kompetensi dan pengalaman kerja.

12

3.5 Metode Analisis Pekerjaan

Terdapat beberapa metode/cara yang digunakan dalam melakukan analisis pekerjaan. Metode-metode

tersebut meliputi :

1. Observasi /pengamatan Langsung

Observasi merupakan kegiatan pengumpulan informasi pekerjaan melalui pengamatan langsung

terhadap pekerjaan yang dilaksanakan. Metode ini baik digunakan untuk pekerjaan yang

melibatkan sebagian besar aktivitas fisik seperti pekerjaan operator mesin, teknisi computer,

penerima tamu, dll.

2. Wawancara

Merupakan metode dengan melakukan wawancara dengan pelaksana pekerjaan yang

bersangkutan.

3. Kuesioner

Merupakan metode dengan melakukan penyebaran kuesioner. Hal ini dilakukan karena jumlah

pekerjaan dianalisa cukup banyak.

4. Catatan harian

Merupakan metode dengan mempelajari catatan-catatan harian dan atau laporan-laporan yang

dilakukan oleh pelaksana kerja.

Hasil dari analisis pekerjaan adalah adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan seperti yang

terlihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Gambar Hasil Analisi Pekerjaan

Analisis Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan

13

Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang nama pekerjaan tugas-tugas umum dan tugas

khusus, wewenang dan tanggung jawab, standard kinerja, hubungan kerja, dan kondisi kerja yang harus

dikerjakan pada pekerjan yang bersangkutan.

Spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang persyaratan orang yang melakukan pekerjaan

Persyaratan tersebut meliputi pendidikan, pengalaman, kemampuan, keterampilan, dan lain-lain.

Contoh Deskripsi Pekerjaan Administrasi HRD

CV. MAKMUR JAYA

Nama pekerjaan : Staf HRD

Tugas Pokok Jabatan : Bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas-tugas administratif di divisi

HRD

Tugas Khusus : -Membuat surat-surat / memo yang berkaitan dengan seluruh kegiatan di

divisi HRD

-Menginput data karyawan baru

-Menginput data-data lembur

- Menginput data-data hasil penilaian atau hasil evaluasi terhadap karyawan

-Mengiput data-data hasil kegiatan divisi

-Melaksanakan kegiatan pemasangan iklan baik di internet, kampus, job fair

maupun media massa

- Sortir, seleksi administratif dan pengelompokkan lamaran masuk sesuai posisi

dan kualifikasi

- Merekap data lamaran yang masuk

- Melakukan pemanggilan kandidat untuk seleksi

- Penjadwalan seleksi & interview

- Filling data-data yang ada di divisi HRD

- Membuatkan Nomor Induk Pegawai, Name Tag karyawan dan Follow up

- pembuatan rekening untuk karyawan baru

14

- Melakukan administrasi tunjangan/asuransi kesehatan karyawan (proses

klaim)

- Menyusun jadwal training dan mengkoordinir persiapan training

-

Wewenang : -Meminta informasi kepada personil divisi lain sehubungan dengan pekerjaan

yang dilakukannya

Hubungan kerja : Atasan langsung manajer HRD

Atasan tidak langsung Direktur

Bawahan tidak ada

Contoh Spesifikasi Pekerjaan Administrasi HRD

Pendidikan : Minimal Setara D2 di bidang administrasi bisnis

Pengalaman kerja minimal 1 tahun atau lebih dibidangnya

Keterampilan :Mampu menggunakan Microsoft Office (Word, Excel) dengan baik

Sikap Teliti, cekatan, dan memiliki inisiatif

Mampu bekerjasama dalam team

15

BAB IV

REKRUTMEN DAN SELEKSI

POKOK BAHASAN

1. Definisi Rekrutmen

2. Sumber-sumber Rekrutmen

3. Pengertian Seleksi

4. Tahapan dalam Proses Seleksi

4.1 Definisi rekrutmen

Rekrutmen adalah proses pencarian dan penarikan sekelompok calon karyawan yang memiliki potensi

untuk mengisi lowongan pekerjaan. Tugas merekrut karyawan ini dilakukan oleh departemen sumber

daya manusia atau dirangkap pemilik usaha untuk usaha kecil dan menengah. Tujuan rekrutmen

menghasilkan sekumpulan pelamar yang memiliki kualifikasi.

Adanya lowongan pekerjaan disebabkan oleh :

1. Pendirian perusahaan baru atau pendirian kantor cabang baru

2. Karyawan yang keluar dari perusahaan

3. Bertambahnya volume pekerjaan sehingga meningkatkan beban kerja karyawan

4. Terciptanya pekerjaan baru dalam perusahaan akibat perkembangan organisasi

Kesuksesan dalam merekrut menjadi sulit tercapai jika pekerjaan yang akan diisi tidak didefinisikan

dengan jelas. Hal ini berarti kesuksesan dalam rekrutmen ditentukan oleh analisis dari pekerjaan yang

telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Jumlah tenaga kerja yang direkrut harus disesuikan dengan

perencanaan sumber daya manusia yang telah ditetapakan. Dalam perencanaan sumber daya manusia

perusahaan harus mampu memperkirakan jumlah karyawan di masa yang akan datang.

Hubungan antara analisis pekerjaan, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi dapat

dilihat pada gambar berikut ini

16

Gambar 4.1 Hubungan antara analisis pekerjaan, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi

Sebagian besar organisasi menggunakan formulir permintaan personalia untuk pengajuan permintaan

secara resmi, kemudian berdasarkan permintaan ini manajer MSDM mengambil langkah-langkah untuk

mengisi posisi/lowongan kerja yang dimohonkan.

4.2 Sumber-Sumber Rekrutmen

Sebuah organisasi dapat mengisi pekerjaan dengan seseorang baik dari sumber internal maupun

eksternal. Sumber internal artinya calon karyawan berasal dari karyawan yang sudah ada dalam

organisasi/perusahaan. Sedangkan sumber eksternal artinya calon karyawan berasal dari luar

perusahaan. Keuntungan dan kerugian rekrutmen karyawan internal dapat dilihat pada tabel 4.1

Tabel 4.1 Keuntungan dan Kerugian Rekrutmen Internal

Keuntungan Kerugian

Perusahaan memahami kekuatan dan

kelemahan karyawan

Karyawan lebih sudah mengerti tentang

budaya organisasi dan pekerjaan

Memberikan motivasi yang positif bagi

karyawan khususnya untuk posisi

Terjadinya persaingan tidak sehat di

antara karyawan

Terjadinya stagnasi (tidak berkembang)

dalam ide-ide baru dan inovasi

Rekrutmen internal tidak berjalan baik

jika tidak terdapat manajemen karir yang

17

lowongan kerja yang levelnya lebih tinggi

akan menguntungkan perusahaan

karena gaji yang dibayarkan pada

karyawan menghasilkan karyawan yang

mampu mampu menduduki posisi yang

lebih tinggi

baik

Pilihan terbatas khususnya untuk

perusahaan kecil

Cara melakukan rekrutmen internal disebut sebagai job posting dan bidding yaitu:

1. Memasang pengumuman dilokasi-lokasi strategi perusahaan

2. Memberikan memo/surat kepada supervisor untuk memberitahukan adanya lowongan

pekerjaan kepada anak buahnya

Keutungan dan kerugian rekrutmen eksternal dapat dilihat pada tabel 4.2 berikut ini :

Tabel 4.2 Keutungan dan kerugian rekrutmen eksternal

Keuntungan Kerugian

Pilihan calon karyawan lebih banyak

dibandingkan calon karyawan dalam

perusahaan

Karyawan yang direkrut dari luar

memberikan pengetahuan yang baru bagi

perusahaan

Lebih mudah mengembangkan karyawan

baru menuju tujuan baru dibandingkan

dengan karyawan lama yang sudah

mengikuti tradisi lama perusahaan

Waktu untuk melakukan rekrutmen lebih

panjang karena keberadaan calon

karyawan tidak dapat diketahui secara

pasti

Memerlukan masa penyesuaian dan

orientasi yang relatif lama

Menimbulkan masalah moral bagi

karyawan internal yang merasa yang

memiliki kualifikasi yang sesuai dengan

lowongan pekerjaan

Cara melakukan rekrutmen eksternal adalah :

1. Advertensi (periklanan)

Menginformasikan kebutuhan dan kualifikasi tenaga kerja melalui media cetak, media elektronik

2. Agen tenaga kerja

18

Bekerjasama dengan agen tenaga kerja untuk dicarikan calon-calon tenaga kerja yang

dibutuhkan oleh perusahaan.

4.3 Seleksi Karyawan

Seleksi adalah proses pemilihan individu yang diperkirakan dapat sukses melaksanakan pekerjaan

diantara para pelamar (Byars,2004). Kegiatan seleksi dilakukan setelah kegiatan rekrutmen. Jika kegiatan

rekrutmen menghasilkan sekumpulan pelamar yang memiliki kualifikasi maka kegiatan seleksi akan

memilih pelamar yang memiliki kualifikasi terbaik diantara sekumpulan palamar yang ada.

Tujuan kegiatan seleksi karyawan adalah :

1. Memperoleh karyawan yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan

sehingga dapat meningkatkan kinerja atasan/depatemen khususnya dan perusahaan pada

umumnya. Perlu diingat kinerja atasan akan sangat diperngaruhi bawahannya.

2. Menghemat biaya perusahaan. Jika proses seleksi dilakukan dengan tepat akan menghindari

terjadinya keluarnya karyawan baru. Perlu diingat biaya untuk pengadaan karyawan

(rekrutmen,seleksi sampai orientasi) cukup tinggi.

Tahap-tahap dalam melakukan seleksi yang standar terlihat pada Gambar 4.2 akan tetapi pada beberapa

praktek di lapangan tahapannya dilapangan bisa lebih panjang atau lebih pendek :

Gambar 4.2 Tahapan Seleksi Karyawan

Pengisian dan penyaringan

formulir lamaran

Wawancara pendahuluan

Tes Formal

Wawancara diagnostik(lanjutan)

Pemeriksaan referensi

Tes Fisik

Keputusan Final

19

Formulir lamaran merupakan formulir lamaran yang diberikan oleh perusahaan untuk disiikan oleh

pelamar kerja. Berdasarkan informasi dari formulir lamaran kerja tersebut kita dapat memprediksi

kinerja pelamar dimasa yang akan datang. Formulir ini memuat informasi latar belakang dan status

pekerjaan pelamar. Informasi ini digunakan untuk menyaring pelamar yang tidak memenuhi klasisikasi

minimum.

Wawancara pendahuluan dilakukan setelah pelamar melengkapi formulir lamarannya. Wawancara

pendahuluan umumnya dilakukan oleh departemen HRD untuk mengetahui lebih lanjut informasi yang

ditulis oleh pelamar pada formulir lamaran kerja.

Tes Formal

Tes formals terdiri dari :

1. Aptitide test terdiri dari mengukur potensi atau bakat karyawan untuk mempelajari pekerjaan

baru: 1) verbal aptitude test mengukur kemampuan berkomunikasi verbal 2) numerical test

mengukur kemampuan aritmatika 3) Perception speed tests kemampuan mengenali perbedaan

suatu objek 4) Spatial test kemampuan memvisualisasikan objek dan menentukan hubungannya

5) reasoning test kemampuan menganalisa fakta dan membuat pendapat yang logis

berdasarkan fakta tersebut

2. Psychomotor test mengukur daya tahan, keterampilan, kecepatan dan koordinasi

3. Job knowledge dan proficiency test untuk mengetahui pengetahuan dalam pekerjaan

4. Interest Test untuk mengetahui minat pelamar terhadap pekerjaan

5. Personality Test untuk mengetahui karakteristik kepribadian pelamar

Wawancara lanjutan merupakan wawancara yang bertujuan untuk menggali lebih mendalam test

formal yang sudah dilakukan oleh pelamar kerja biasanya pada wawancara ini sudah melibatkan calon

atasan langsung dari departemen yang bersangkutan.

Pengecekan referensi dilakukan dengan menghubungi kelompok yang ditunjuk pelamar untuk

memberikan informasi pekerjaan atau pendidikan sebelumnya seperti Sekolah atau tempat bekerja

sebelumnya.

PENINJAUAN KEMBALI

1. Apakah yang dimaksud dengan job desain?

2. Apakah yang diperoleh dari kegiatan analisis pekerjaan?

3. Jelaskan tahap standar dari proses seleksi?

4. Apa saja yang termasuk dalam aptitude test?

5. Apakah yang dimaksud dengan prediktor?

20

BAB V

ORIENTASI, PELATIHAN, DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

POKOK BAHASAN

1. Definisi Orientasi

2. Materi Orientasi

3. Definisi Pelatihan

4. Metode Pelatihan

5.1 Orientasi

Salah satu proses manajemen sumber daya manusia yang dilakukan hampir setiap perusahaan adalah

orientasi dan pelatihan. Orientasi yang dilakukan disini ditujukan kepada karyawan yang baru saja masuk

ke dalam suatu perusahaan, sedangkan pelatihan disini ditujukan pada karyawan baru atau lama dalam

suatu perusahaan.

Beberapa hal yang tercakup dalam melaksanakan program orientasi adalah masalah-masalah

organisasional, perkenalan, tunjangan-tunjangan karyawan dan tugas-tugas jabatan. Sedangkan hal-hal

yang tercakup dalam program pelatihan adalah pemberian ketrampilan dasar yang dibutuhkan

karyawan untuk menjalankan pekerjaan.

Menurut Alfajar dan Heru (2010) Orientasi dapat didefinisikan sebagai pengenalan karyawan baru,

terhadap organisasi unit kerja, dan pekerjaannya. Orientasi dapat terjadi secara informal yaitu orientasi

yang diterima dari rekan kerja yang sering tidak terarah sehingga penyampaian informasi tidak akurat.

Oleh karena itu perlu dilakukan orientasi secara formal (tertulis dan terstruktur) yang dilakukan oleh

organisasi dalam hal ini departemen HRD. Program orientasi yang efektif akan berpengaruh pada

karyawan baru dan menentukan sukses atau gagalnya pekerja dalam melaksanakan pekerjaan.

Beradasarkan tingkatannya orientasi dapat dibagi menjadi beberapa tingkatan yaitu:

1. Orientasi pada tingkat organisasi

21

Bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru tentang gambaran umum perusahaan,

kebijakan dan prosedur perusahaan, kompensasi, Tunjangan-tunjangan, dan keamana serta

pencegahan kecelakaan, serikat pekerja, dan fasilitas fisik.

2. Orientasi pada tingkat Departemen dan Pekerjaan

Bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru tentang fungsi departemen, tugas pekerjaan

dan tanggung jawab, kebijakan prosedur serta regulasi departemen, lokasi departemen.

Tujuan utama dari program orientasi adalah untuk memperkenalkan karyawan baru ruang lingkup

perusahaan beserta tugas-tugas jabatan yang harus dilakukan dan pada siapa harus menanyakan

masalah yang dihadapi karyawan baru tersebut. Sedangkan tujuan utama program pelatihan adalah

untuk meningkatkan produktivitas karyawan dalam menjalankan tugas-tugas jabatannya sehingga

tercapai kestabilan dan kefleksibelan perusahaan dalam menjalankan usahanya.

5.2 Materi Orientasi

Informasi yang diberikan saat melakukan orientasi adalah :

1. Bagan organisasi perusahaan

2. Peta fasilitas perusahaan

3. Buku kebijakan dan prosedur perusahaan

4. Daftar libur dan tunjangan

5. Formulir penilaian kinerja, tanggal, dan prosedurnya

6. Prosedur darurat dan pencegahan kecelakaan

7. Contoh news letter dan majalah

8. Nomor telepon karyawan penting

9. Perencanaan asuransi

5.3 Metode Pelatihan

Metode pelatihan karyawan yang banyak digunakan adalah :

1. On-the job training

2. Classroom training

3. Apprenticeship

22

5.3.1 On The Job Training (OJT)

On The Job Training merupakan pelatihan secara langsung pada tempat kerja mencakup bagaimana cara

melaksanakan pekerjaan dan mencoba melakukannya. On job training biasanya diberikan dan diawasi

oleh karyawan senior. Di dalam OJT, karyawan biasanya diberikan kesempatan untuk mempelajari

pekerjaan yang berbeda di dalam unit kerja dan melakukan pembelajaran di dalam unit kerja yang

berbeda-beda dalam suatu periode tertentu disebut juga rotasi pekerjaan. Salah satu keunggulan job

rotasi pekerjaan adalah memberikan berbagai macam skill kepada karyawan sehingga karyawan yang

bersangkutan sewaktu-waktu dapat ditempatkan di unit kerja lain apabila dibutuhkan.

Keunggulan dari onjob training adalah tidak ada fasilitas khusus yang diperlukan dan karyawan baru

dapat bekerja secara produktif bagi perusahaan. Kelemahannya adalah selama OJT proses komunikasi

tidak baik karena adanya tekanan kerja sehingga banyak instruksi tidak dapat diterima secara baik oleh

karyawan baru.

Tahap-tahap dalam memberikan on job training

5.3.2 Class Room Training

Merupakan pelatihan offjob training atau pelatihan secara tidak langsung. Pelatihan ini dilakukan

dikelas dengan memberikan tentang materi-materi faktual, prinsip-prinsip, dan teori dari suatu

pekerjaan. Classroom training biasanya diberikan kepada karyawan teknis, professional, dan manajerial.

Persiapan peserta pelatihan

Menguraikan pekerjaan ke dalam elemen-elemen

kerja

Mendemonstrasikan cara melakukan pekerjaan

kepada kayawan

Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk

mencoba

Evaluasi

23

5.3.3 Apprenticeship atau magang

Merupakan pelatihan yang komprehensip dalam aspek pekerjaan yang memerlukan keterampilan dan

teoritis yang tinggi. Program magang merupakan kombinasi dari on-the-job training dan off the job

training. Pelatihan magang ini biasanya dilakukan untuk berbagai pekerjaan mekanik pesawat terbang,

mekanik alat music, administrasi publik, dll. Durasi program magang bervariasi tergantung dari bidang

pekerjaannya.

24