BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Saat ini, jabatan sekretaris tampaknya memiliki daya tarik yang luar

biasa. Ratusan calon mahasiswa berkeinginan memasuki berbagai pendidikan

sekretaris, baik tingkat kursus maupun tingkat akademi. Pada umumnya, para

calon mahasiswa tersebut menggambarkan jabatan sekretaris sebagai jabatan

yang terhormat, bergaji tinggi, dan memiliki wewenang luas di tempatnya

bekerja.

Tugas sekretaris sangat kompleks dan beragam sehingga apabila tidak

dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk

memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis yang mudah

dipahami dan dikerjakan.

Dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan

perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuan bisnis yang

diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya

merupakan salah satu peranan sekretaris yang sangat penting.

Dalam meniti karier sampai pada jenjang yang paling atas, disamping

harus cekatan dan lincah, seorang sekretaris harus memiliki ilmu pengetahuan

sekretaris yang mantap. Semakin tinggi persaingan profesionalisme di

lapangan bisnis modern, semakin menuntut kepribadian sekretaris yang

mantap disertai rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu, dituntut juga

kemampuan berinteraksi yang efektif dan berkomunikasi dengan baik.

Oleh karena itu, setiap sekretaris perlu menyadari dan memahami

bahwa ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Proses

pengembangan pribadi ini meliputi proses penemuan diri, perwujudan diri, dan

pengembangan perilaku agar mampu berperan serta secara aktif dalam

masyarakat.

Seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan dalam melaksanakan

tugas-tugasnya. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris bekerja tiap

hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus.

Tugas-tugas khusus meliputi membuka surat, menerima tamu, menyimpan

surat/arsip, menerima telepon, menyusun, dan membuat jadwal pimpinan.

Tugas-tugas sekretaris diantaranya:

1) Tugas khusus, yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar

diselesaikan secara khusus dengan disertai pendapat, pertimbangan, dan

pengalamannya. Tugas khusus tersebut diberikan karena adanya unsur

kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.

2) Tugas istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.

3) Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat

pesan lewat telepon, menerima tamu, mencatat janji-janji untuk pimpinan,

dan menyusun acara kerja pimpinan.

4) Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan

bank dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari.

5) Tugas sosial, yaitu tugas yang berhubungan dengan kegiatan sosial.

6) Tugas business meeting, yaitu tugas seorang sekretaris dalam

mengorganisasikan suatu pertemuan.

Di dalam melaksanakan roda perusahaan seorang pimpinan melakukan

banyak komunikasi baik itu melalui telepon, surat-menyurat, rapat, perjalanan

dinas, dan lain-lain. Hal itulah yang membuat sekretaris banyak terlibat dalam

tugas-tugas telepon dan korespondensi. Bahwa dalam menjalankan

kepemimpinannya, seseorang direktur harus banyak berhubungan dengan

kertas-kertas kerja yang membuat seseorang sekretaris wajib memiliki

pemahaman atas pengeloaan dokumen kantor dan arsip.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah adalah

bagaimana seorang sekretaris mampu untuk menangani segala macam tugas

sekretaris atau job deskriptionnya? dan apakah tugas yang dikerjakan oleh

sekretaris dapat mempengaruhi kinerja pimpinan?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kinerja sekretaris dalam

melaksanakan tugas sehingga apa yang dikerjakan oleh sekretaris berpengaruh

pada keefektifitasan pimpinan.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan. Kalau

tujuan penelitian dapat tercapai, dan rumusan masalah dapat terjawab secara

akurat. Manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah:

1. Membantu peneliti untuk mengetahui pengaruh dari pekerjaan sekretaris

terhadap pimpinan maupun perusahaan.

2. Mengetahui pekerjaan-pekerjaan apakah sajakah yang paling menyita

waktu sekretaris dan resiko menjalani profesi sekretaris.

1.5. Hipotesa Penelitian

Menurut (Sugiyono, 70, 2003) hipotesis adalah jawaban sementara

terhadap rumusan masalah penelitian. Berdasarkan rumusan masalah yang

telah diuraikan sebelumnya maka hipotesis penelitian yang diajukan adalah

sebagai berikut :

1. H1 : Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas Sekretaris

Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT Angkasa Pura 1

(PERSERO).

2. H0 : Tidak Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas

Sekretaris Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT

Angkasa Pura 1 (PERSERO).

1.6. Metode Penelitian

Metode penelitian disini dimaksudkan sebagai cara untuk melakukan

penelitian dalam rangka memperoleh data dan informasi yang relevan untuk

dijadikan dasar pengambilan keputusan. Metode yang digunakan dalam

penelitian di sini adalah :

1.6.1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan oleh adalah penelitian regresi linear

yaitu penelitian yang meneliti tentang hubungan antara 2 variabel yang diteliti.

Analisis linear pada dasarnya bertujuan untuk mengetahui seberapa besar

hubungan yang ada diantara dua variabel atau lebih, jika memang diantara

variabel tersebut terdapat hubungan yang signifikan (Sigit Santoso, 349,

2005).

1.6.2. Populasi dan Sampel

Populasi adalah objek atau subjek yang mempunyai kuantitas dan

karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan

kemudian ditarik kesimpulan. Sedangkan sampel adalah sebagian dari jumlah

dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.

Dibandingkan dengan metode yang lain, pengumpulan data dengan

cara sampling membutuhkan dana yang jauh lebih sedikit, waktu yang lebih

cepat, dan dapat menghasilkan cakupan data yang lebih luas serta terperinci.

Hal ini berarti teknik pengambilan sampel penelitian yang gunakan adalah

representasi dari jumlah karyawan pada PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).

1.6.3. Sumber Data

Sumber data yang digunakan untuk keperluan penelitian karyawan

pada unit Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT

Angkasa Pura 1 (PERSERO) antara lain:

1. Data primer merupakan data yang diperoleh peneliti untuk tujuan khusus

dalam menjawab masalah penelitian.

2. Data Sekunder adalah berupa data mengenai Standard Operation Procedure

Karyawan, Struktur Organisasi, tabel-tabel, buku acuan, dan lain-lain.

3. elakukan survey ke PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).

1.6.4. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang akan digunakan dalam an penelitian

ini antara lain:

1. Penelitian Kepustakaan

Melakukan penelitian dan mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan

tertulis yang berupa buku-buku serta media lainnya yang berkaitan dengan

pembahasan dan konsep yang ada kaitannya dengan motivasi dan kinerja

peneliti.

2. Penelitian Lapangan

a. Wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperkuat

fakta atau meningkatkan kepercayaan atas data yang telah didapatkan.

b. Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencatat,

memfotocopy atau menyalin dokumen-dokumen dalam perusahaan

yang ada kaitannya dengan permasalahan yang diteliti.

c. Observasi

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara

mengamati langsung terhadap aktivitas yang diteliti.

d. Kuesioner

Kuesioner yang dibagikan secara langsung oleh kepada

karyawan/populasi.

Adapun instrumen yang digunakan adalah daftar pertanyaan dengan

menggunakan skala ordinal (ordinal scale) dengan 5 kategori untuk masing-

masing pertanyaan dimana dapat diuraikan sebagai berikut:

Untuk pertanyaan variabel independen dalam hal ini Pelaksanaan

Tugas Sekretaris, jawabannya adalah:

Tabel 1.1.

Skor jawaban untuk Variabel

Pelaksanaan Tugas Sekretaris

Keterangan Skor

Sangat tidak baik 1

Tidak baik 2

Cukup 3

Baik 4

Sangat baik 5

Sedangkan uraian nomor item dari daftar pertanyaan

pelaksanaan tugas sekretari dan kinerja pimpinan adalah sebagai

berikut:

Tabel 1.2.

Uraian Nomor item pertanyaan dari Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Tugas

Sekretaris dan Aktivitas Pimpinan

Variabel Nomor Item Pertanyan Jumlah

Pelaksanaan Tugas

Sekretaris (X)

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10

10

Kinerja DDTP (Y)

11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20

10

Sedangkan jawaban untuk variabel dependen tentang Kinerja Deputi

Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I

(PERSERO) sebagai berikut:

Tabel 1.3.

Skor Jawaban untuk variabel dependen Kinerja Deputi Direktur Teknik

Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I (PERSERO)

Keterangan Skor

Sangat tidak baik 1

Tidak baik 2

Cukup 3

Baik 4

Sangat baik 5

Sebagai pedoman interprestasi untuk melihat kuat atau lemahnya

hubungan berdasarkan hasil koefisien korelasi (R) dapat ditampilkan dalam

tabel 1.4.

Tabel 1.4.

Pedoman untuk Memberikan Interprestasi Koefisien Korelasi

Interval Koefisien Tingkat Hubungan

0.00 - 0.199 Sangat Rendah

0.20 - 0.399 Rendah

0.40 - 0.599 Sedang

0.60 - 0.799 Kuat

0.80 - 1.000 Sangat Kuat

1.6.5. Teknis Analisis Data

Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah

dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik

terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan

regresi linear.

Adapun analisis regresi linear seperti di bawah ini:

1. Analisis Kuantitatif

Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah

dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik

terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan

regresi linear, adapun analisis regresi linear bentuk persamaan umumnya

adalah sebagai berikut:

dimana:

Y = Kinerja DDTP

Y= a + bx

a = Konstanta

b = Koefisien Regresi

X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris

Pengujian hipotesis dengan menggunakan bentuk sebagai berikut:

Uji t dilakukan untuk melihat pengaruh dan untuk mengetahui apakah

koefisien model regresi yang diperoleh dari hasil analisis mempunyai nilai yang

signifikan. Koefisien regresi yang signifikan akan digunakan untuk menyusun

persamaan regresi.

2. Alat Bantu Olah Data Regresi

Untuk memudahkan pengolah data dari rumus-rumus yang ada tersebut di

atas maka digunakan alat bantu olah data menggunakan perangkat lunak aplikasi

statistik dari SPSS 17 yang paling familiar digunakan oleh .

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sekretaris

Menurut (John Robert Powers, 1, 2007) Arti sekretaris secara umum

berasal dari kata “secret” yang berasal dari bahasa Latin “secretum”, yaitu

rahasia. Sesuai dengan arti asalnya tersebut, maka sekretaris diartikan sebagai

seseorang yang bisa dipercaya, seseorang yang dapat ‘menyimpan rahasia’

atau sebagai pegawai yang menangani hal-hal yang bersifat rahasia

(confidential employee).

Beberapa definisi tentang sekretaris dan beberapa pendapat tentang

pengertian sekretaris dari para ahli.

1. H.W. Fowler dan F.G. Fowler,

“Secretary:

1. Person employed by another to assist him in correspondence, literary work,

getting information and other confidential matters.

2. Official appointed by society or company or corporation, and deal in the

first instance with business.

3. Minister in charge of Goverment Office Secretary of State of State-United

State of America and Vatican.”

(Sekretaris:

1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu pekerjaan

korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-

masalah rahasia lainnya.

2. Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk

melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang

berurusan dengan perusahaannya.

3. Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan-Menteri di Amerika

Serikat dan Vatikan)

2. Louis C. Nanassy dan Willian Seldem,

“Secretary: an office employee who has responsible position than a

stenographer and whose duties usually include taking and transcribing

dictation; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers,

and making appointments; and maintening or filling records, letters, etc. A

secretary frequently acts as an administrative assistants or junor secretary.”

(Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih

bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya

meliputi pengambilan dan penyalinan dikte; berurusan dengan publik untuk

menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan

memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang

sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau

pimpinan muda.)

3. Webster’s New Words Dictionary:

“Secretary:

1. A person employed to keep record, take care of correspondence and other

writing task, etc., for an organization or individual.

2. A general official in ober all charge of such work.

3. An offcial in charge of department government.

4. A writing desk, especially one topped with a small bookcase.”

(Sekretaris:

1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan

tugas-tugas lainnya, dan sebagainya, untuk organisasi atau perseorangan.

2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan.

3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen.

4. Meja tulis, yang di atasnya terdapat rak buku kecil.)

Berdasarkan pengertian para ahli di atas, kita bisa menyebutkan bahwa

sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam

membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan

administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan

operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata

hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang

berkepentingan dengan perusahaan.

Sekretaris masa kini dituntut tidak hanya piawai di bidang administrasi

perkantoran, namun harus mampu memahami bidang-bidang yang lain mulai

kehumasan hingga marketing perusahaan. Layaknya seorang sutradara baik

bagi atasan maupun perusahaan maka peran inilah yang harus dikuasai oleh

seorang sekretaris.

Sutradara sebagai orang di belakang layar biasanya tidak tampak berarti

namun kesuksesan seorang aktor atau keharmonisan keserasian skenario

membuat orang luar mengetahui hasil kerja sang sutradara.

Kita telah memahami bahwa abad 21 ini semua arus akan mengalir

dengan deras tanpa dapat dibatasi. Baik itu berupa arus informasi, arus sumber

daya manusia, arus teknologi serta arus budaya dari negara-negara di luar

Indonesia. Mengingat kecendrungan setiap perusahaan mengharapkan hasil

yang optimal, maka tuntutan terhadap kinerja sumber daya yang ada juga harus

optimal dan profesional.

Sekretaris sebagai sutradara, mengandung pengertian :

1. Ke dalam :

a. Menguasai filosofi perusahaan sehingga paham akan semua karakter

personil yang terlibat di dalamnya.

b. Dapat menciptakan keserasian atau keharmonisan hubungan antar

sesama personil melalui pembuatan laporan-laporan/report yang

disajikan menarik dan transparan (memiliki pola pikir yang positif

terhadap masing-masing individu). Sehingga atasan selaku pemain

utama dapat memahami dengan jelas apa dan bagaimana langkah-

langkah yang harus dilakukan.

2. Ke luar :

a. Semua peran dari pemain-pemainnya harus tampak apik. Seorang

sekretaris harus mampu mengatur kapan, dimana, bagaimana, dan apa

yang harus dilakukan atasan selaku pemain utama untuk menjadikan

perusahan berhasil (memiliki perencanaan kerja dan memahami

manajemen waktu).

Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu

berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam

organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.

1. Fungsi Primer

Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayan jasa

administratif yang menunjang kegiatan operasional

organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi

pengetikan, penanganan telepon, penanganan agenda, penggandaan, dan

lain-lain.

Contoh tugas: Sekretaris mengetikkan laporan yang dibuat oleh atasan,

menerima telepon, memproses surat masuk, menyimpan atau mengambil

kembali arsip yang dibutuhkan atasan, dan mengatur agenda kerja atasan.

2. Fungsi Sekunder

Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan

organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor

dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan,

perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi,

teknik persiapan rapat, dan lain-lain.

Contoh tugas: Sekretaris memberikan informasi tentang produk yang

dihasilkan kepada seseorang yang membutuhkan informasi tersebut

melalui telepon, membantu atasan untuk mengurus hal-hal tertentu yang

berkaitan dengan bank, melakukan penyempurnaan format laporan petty

cash yang dibuat setiap bulan agar lebih mudah dikaji, membina hubungan

baik dengan rekan sepekerjaan, berkomunikasi secara luwes dengan relasi

perusahaan sehingga tercermin citra positif perusahaan tempat ia bekerja,

dan membuat persiapan rapat dengan baik dan cermat.

2.2. Efisiensi, Efektivitas, dan Produktivitas Kerja Sekretaris

2.2.1. Efisiensi Kerja Sekretaris

Menurut (Durotul Yatimah, 81, 2009) Sekretaris sebagai tangan

kanan pimpinan dalam membantu kegiatan penyelenggaraan administrasi

sehari-hari, harus mampu bekerja secara efektif dan efisien. Efisiensi

mengandung arti bahwa dalam bekerja, seorang sekretaris harus memenuhi

persyaratan nilai guna, ketepatan waktu, ekonomis dalam tenaga dan biaya,

serta praktis dan memuaskan semua pihak yang dibantunya.

Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam

bekerja untuk mendukung efisiensi kerja, antara lain:

1. Penggunaan alat-alat kantor, yang ditempatkan dengan tepat dan rapi di atas

meja sehingga mudah dijangkau.

2. Penataan ruang kerja, mesin-mesin kantor dengan kesesuaian ruang gerak,

frekuensi, dan jangkauan, serta menjaga kebersihan ruang kerjanya.

3. Penggunaan agenda kerja harian, yang dibuat sebagai alat bantu pengingat

dan penentu prioritas kerja.

Selain hal-hal di atas, ada beberapa faktor penunjang yang akan

mendorong sekretaris bekerja secara efisien, antara lain:

1. Bekerja secara penuh.

2. Setia kepada pimpinan dan perusahaan.

3. Itikad baik dan kemauan bekerja.

4. Tanggung jawab yang penuh dari sekretaris untuk melaksanakan tugas.

5. Saling percaya antar sesama pegawai.

6. Jujur dalam bekerja.

7. Mengakui bahwa atasannya (bosnya) adalah pimpinan yang harus

dipatuhinya.

2.2.2. Efektivitas Kerja Sekretaris

Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang dilakukan itu mempunyai

nilai baik. Dalam hal ini, efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa

setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan

hasil kerja yang maksimal.

Untuk menghasilkan kinerja yang maksimal tersebut, berikut beberapa

hal yang harus menjadi perhatian bagi seorang sekretaris, adalah :

1. Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, misalnya menerima telepon

berlama-lama dengan teman.

2. Memanfaatkan dan mengendalikan waktu. Misalnya: jika tak ada

instruksi, lakukan prioritas-prioritas untuk tugas rutin.

3. Membuat prioritas kerja sesuai dengan batas waktu yang sudah ditentukan.

Misalnya: membuat urutan kerja sesuai batas waktu dan standar hasil.

4. Melakukan pendelegasian. Misalnya: melaksanakan pendistribusian surat

undangan rapat ke unit-unit lain.

5. Melaksanakan penyaringan atau seleksi terhadap tugas-tugas yang

menjadi tanggung jawabnya.

2.2.3. Produktivitas Kerja Sekretaris

Produktivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan

yang dilakukan oleh sekretaris harus berhasil mencapai tujuan dengan cara

menghasilkan daya produksi. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan

untuk menghasilkan produktivitas kerja bagi sekretaris.

1. Adakah hubungan dengan tugas lain?

2. Apakah penundaan kerja akan merugikan biaya perusahaan?

3. Jika pekerjaan tertunda, apakah ada yang gawat?

4. Adakah pekerjaan lain yang sama pentingnya (jika ada, pilih yang paling

mudah dan cepat)?

2.3. Peranan Sekretaris

(Hartiti Hendarto, 5, 2006) Sekretaris dibutuhkan oleh setiap

organisasi untuk membantu dalam bidang organisasi dan kedinasan, atau

dengan kata lain, melaksanakan fungsi perkantoran pimpinan agar pimpinan

bisa berkonsentrasi dan melaksanakan tugas-tugas manajerial dengan baik.

Manajer yang sibuk membutuhkan banyak kaki tangan dalam meringankan

pelaksanaan tugasnya dan sekretaris merupakan posisi yang paling dekat dan

sering kali menjadi orang pertama yang mengetahui rencana kebijakan yang

dibuat pimpinan.

Dengan peranannya ini sering kali pekerjaan sekretaris menjadi

serabutan. Ia mengerjakan apa saja yang diminta oleh pimpinan, dari hal-hal

yang memang berhubungan perusahaan tempat ia bekerja, jabatan-jabatan lain

yang mungkin dipegang oleh pimpinan di luar perusahaan sampai hal-hal yang

bersifat pribadi/keluarga. Kelihatannya pekerjaan tersebut hanya kecil-kecil

saja, tetapi bila ditilik lebih jauh, hal-hal tersebut sangat besar kontribusinya

bagi kelancaran perusahaan karena dengan melakukan hal-hal tersebut,

pimpinan terbebas dari segala hal-ihwal pekerjaan administratif dan mampu

berkonsentrasi pada tugas-tugasnya.

Dalam menyelesaikan persoalan-persoalan penting, biasanya disertai

juga dengan penyelesaian hal-hal kecil seperti surat menyurat, mempersiapkan

pertemuan, menelepon, dan lain-lain. Hal-hal yang sepele inilah yang justru

menghambat tugas-tugas kepemimpinan pimpinan dan disinilah sekretaris

berperan. Sekretaris mutlak diperlukan supaya pimpinan terbebas dari tugas-

tugas yang menyangkut urusan informasi, penyimpanan arsip, dan

korespondensi supaya konsentrasi pimpinan tidak kacau balau. Data dan

informasi disaring dan diolah oleh sekretaris agar pimpinan sungguh-sungguh

mendapatkan data yang akurat dan valid.

Bila dirangkum, akan terlihat bahwa sekretaris memainkan peranan-

peranan seperti di bawah ini:

1. Penjaga/Beranda Perusahaan

Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak

bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur

jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.

2. Filter dan Pengelola Informasi

Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris

mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan

mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan. Boleh

dikatakan bahwa sekretaris adalah orang yang paling tahu berbagai hal

yang strategis dari sebuah perusahan.

3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan

untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan

perusahaan.

4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia

Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang

tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.

5. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat.

6. Penghubung atau Humas

Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu

sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun

menjadi penyampai informasi dari luar.

7. Perawat/Pelindung

Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan

keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya

menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan

tidak menjadi cepat lelah.

2.4. Jenis Jabatan Sekretaris

Menurut (Durotul Yatimah, 35, 2009) Dalam praktiknya, terdapat dua

macam sekretaris, yaitu:

1. Sekretaris organisasi (executive secretary)

2. Sekretaris pribadi (private secretary)

Kedua macam sekretaris tersebut dibedakan berdasarkan luas ruang

lingkup tanggung jawabnya, yaitu:

1. Sekretaris Organisasi (executive secretary)

Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat

dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah

tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan

administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang

sekretaris organisasi, di samping bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga

bertuga dan mempunyai kedudukan sebagai pemimpin pelaksana yang

memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan, pengarahan,

melakukan koordinasi atas pelayanan admnistrasi, mengadakan

pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Dengan demikian, sekretaris organisasi harus memahami tujuan organisasi,

prinsip-prinsip, dan asas-asas manajemen atau organisasi dengan baik.

Sebutan lain dari sekretaris organisasi adalah sekretaris perusahaan,

kepala sekretariat, corporate secretary, atau administrator manager. Contoh

sekretaris organisasi, di antaranya sekretaris jenderal, sekretaris wilayah

daerah, dan sekretaris perusahaan.

Berdasarkan uraian tersebut, sekretaris organisasi memiliki ciri-ciri

sebagai berikut:

a. Memimpin suatu unit kerja (sekretariat)/pimpinan sekretariat

instansi/perusahaan.

b. Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan (policy).

c. Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen (POAC), yaitu ikut

membuat rencana organisasi, membuat keputusan, membuat

pengarahan, koordinator pelayanan administrasi, serta melakukan

pengawasan dan penyempurnaan organisasi.

d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak.

2. Sekretaris Pribadi (private secretary) dan sekretaris pimpinan

Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus

menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu

pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan yang

bersifat pribadi.

Ciri-ciri sekretaris pribadi, di antaranya:

a. Seorang pelaksana, bukan seseorang pimpinan.

b. Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan (policy).

c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan

perkantoran.

d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tertentu.

Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu

organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perseorangan.

Contohnya sekretaris pribadi artis dan sekretaris pribadi presiden.

Adapun sekretaris pimpinan merupakan seorang pembantu pimpinan

tertentu, dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas

perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan. Sekretaris

pimpinan dalam pengertian ini diangkat dan digaji oleh organisasi yang

bersangkutan.

Perbedaan prinsipil antara sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi

adalah sekretaris organisasi, di samping bekerja atas perintah pimpinan,

memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat

keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengoordinasian, menjalankan

kontrol, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta

bekerja terutama untuk kepentingan organisasi membantu melakukan fungsi

manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan,

pengarahan, pengoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan. Adapun

sekretaris pribadi pimpinan, hanya melaksanakan atas perintah pimpinan dan

melakukan tugas yang sifatnya pribadi untuk kepentingan pimpinan. Dengan

kata lain, sekretaris pribadi pimpinan tidak melakukan fungsi manajemen

tertinggi. Di samping itu, tugas sekretaris pribadi pimpinan hanya

melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran

kegiatan manajerial pimpinan.

Dengan demikian, jelas bahwa wewenang sekretaris organisasi lebih

luas daripada wewenang sekretaris pribadi dan sekretaris pimpinan.

Jenis jabatan sekretaris, selain dibedakan menurut luas ruang lingkup

tanggung jawab dan tugasnya, juga dapat dibedakan berdasarkan:

1. Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris

dibedakan menjadi dua :

a. Sekretaris Junior, yaitu sekretaris yang baru memulai

karirnya sebagai seorang sekretaris dan belum memiliki

banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris sehingga

masih harus banyak belajar dan mendapatkan bimbingan dari

sekretaris yang sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu

ada. Selain itu, keberadaan mereka dalam bekerja pun tidak

bisa dilepas secara mandiri, tetapi harus mendapatkan

pengawasan dan perhatian secara seksama. Dengan kata lain,

sekretaris junior biasanya dipersiapkan sebagai regenerasi

jabatan sekretaris dalam organisasi.

b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki

kemampuan kerja dan memiliki banyak pengalaman kerja

sebagai seorang sekretaris. dalam bekerja, ia tidak lagi harus

mendapatkan perhartian dan pengawasan yang seksama seperti

sekretaris junior, karena dapat bekerja secara mandiri sesuai

dengan tugas yang diberikan kepadanya.

2. Spesialisasi Bidang Keahlian

Jenis sekretaris bisa dilihat berdasarkan spesialisasi bidang keahlian

yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris jenis ini selain harus

memiliki kemampuan dan kererampilan kerja sebagai seorang

sekretaris, dia juga harus terampil dan memiliki pengetahuan khusus

sesuai dengan bidang keahlian yang dimilikinya. Contohnya sekretaris

bidang hukum, sekretaris bidang farmasi, dan sebagainya.

2.5. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Menurut (Durotul Yatimah, 39, 2009) tugas sekretaris pada dasarnya

mencakup dua hal. Pertama, tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas

kesekretarisannya. Kedua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang

sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara

optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih profesional. Tugas tersebut

dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan pekerjaan pimpinan,

memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama

dengan pimpinan atau relasinya.

Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan

fungsinya sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif)

sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok

besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif.

1. Menurut wewenangnya

a. Tugas rutin

Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa

menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu

harus dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya.

Biasanya dilakukan secara berskala atau rutin (setiap hari/Minggu/bulan)

dan umumnya tercantum dalam uraian tugas (job descriptions). Contoh

tugas rutin antara lain:

1. Mengurus dan mengendalikan surat

2. Korespondensi

3. Menangani dan menata arsip

4. Melayani tamu kantor

5. Menangani tamu dan bertamu

6. Menelpon dan menerima telepon

7. Mengatur jadwal kerja pimpinan

8. Melakukan pengetikan (surat, laporan proposal)

b. Tugas Intruksi.

Merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,

tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari

pimpinan. Jadi tugas tersebut tidak rutin setiap hari/Minggu/bulan,

bahkan tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan

kekhususan dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang

dibebankan kepadanya, seorang sekretaris harus memerhatikan hal-hal

berikut: konsentrasi penuh, mendengarkan dengan sungguh-sungguh,

bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan

meningkatkan wawasan.

Contoh tugas intruksi antara lain:

1. Mempersiapkan rapat

2. Membuat notulen rapat

3. Membuat konsep surat keluar

4. Mempersiapkan perjalanan dinas

5. Pengaturan Keuangan.

c. Tugas Kreatif

Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas inisiatif

sekretaris sendiri. Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya

guna dan berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis.

Tugas tersebut dilakukan guna meringankan beban pekerjaan atau

menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja. Tugas kreatif inipun tidak

terdapat dalam uraian tugas. Contoh tugas kreatif antara lain:

1. Mempelajari pengetahuan penunjang pekerjaannya.

2. Membuat klipping koran dari perusahan atau instansi pesaing.

3. Mengusahakan pengembangan kepribadian.

4. Mengubah tata ruang kantor.

5. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual.

6. Pengembangan diri sekretaris.

d. Tugas Koordinatif

Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan

secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat

dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam

dan serasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Tujuan tugas koordinatif seorang sekretaris adalah melakukan koordinasi

dengan orang lain agar tugasnya terlaksana dengan baik dan menjaga

arus komunikasi dengan orang lain guna menumbuhkan hubungan baik.

Biasanya, tugas koordinatif ini diwujudkan melalui kerja sana dengan

unit atau bagian yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan

dilaksanakannya.

Dalam melaksanakan tugas koordinasi, sekretaris perlu memerhatikan

prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan

baik. Prinsip-prinsip tersebut di antaranya adalah koordinasi harus

dimulai dari tahap permulaan, koordinasi merupakan proses yang

dilakukan terus menerus sepanjang memungkinkan, koordinasi harus

dilakukan melalui berbagai pertemuan secara bersama-sama dan

perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan secara terbuka dan

diselidiki secara menyeluruh untuk menjaga keharmonisan situasi

organisasi.

Selain memerhatikan prinsip-prinsip di atas, pelaksanaan tugas

koordinasi akan berjalan efektif apabila tiap-tiap pegawai, termasuk

sekretaris sendiri, memiliki tugas yang jelas dan mengetahui mengapa

tugas tersebut harus dilaksanakan. Kemampuan yang harus dimiliki

seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas koordinasi ini (apalagi

kalau sekretaris bertugas sebagai koordinator dalam suatu tim kerja

sama) adalah kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini penting

mengingat setiap individu mempunyai latar belakang, kemampuan

berpikir, emosi, dan sebagainya. Oleh karena itu, perlu dipahami cara-

cara berkomunikasi, keterbukaan, dan sikap yang lugas dalam

menanganinya.

2. Menurut Jenis tugasnya

a. Tugas administrasi/ perkantoran

b. Tugas yang berhubungan dengan tulis-menulis, dokumentasi, dan

pengetikan,

antara lain:

1) Menangani surat

2) Pengetikan laporan

3) Filing

c. Tugas resepsionis

Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan komunikasi, antara lain:

1) Menerima telepon

2) Melayani tamu

3) Menyusun jadwal perjanjian pimpinan

d. Tugas keuangan

1) Menangani keuangan pimpinan

2) Menangani petty cash

e. Tugas sosial

1) Mengatur rumah tangga kantor (perlengkapan kantor, alat tulis)

2) Mengirim ucapan selamat kepada relasi

3) Mempersiapkan resepsi

f. Tugas Insidenti

1) Mempersiapkan rapat

2) Mempersiapkan pidato, presentasi

3) Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Selain empat kelompok tugas sekretaris di atas, (Durotul Yatimah, 42,

2009) dalam bukunya Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran,

merinci tugas-tugas sekretaris sebagai berikut:

1. Tugas Sekretaris Pribadi

Tugas sekretaris pribadi diantaranya sebagai berikut:

a. Memelihara sistem arsip

b. Menerima tamu dan (jika perlu) menolaknya dengan halus dan sopan.

c. Mengatur pertemuan dengan mengadakan hubungan dengan sejumlah

eksekutif atau sekretarisnya untuk memperoleh janji bersama yang

menyenangkan.

d. Menerima dan memberikan pesan lisan atau telepon dengan

memahami isi pesan tersebut.

e. Menyusun jawaban rutin terhadap surat dan memorandum.

f. Mengatur perlawatan bisnis, memesan tempat, mendapatkan tiket, dan

mempersiapkan rencana perjalanan.

g. Memelihara janji sehari-hari, melihat apakah janji itu dipenuhi, atau

apakah tindakan yang cocok telah dilaksanakan.

h. Membuat sistim peringatan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang

dilakukan dilaksanakan pada waktunya.

2. Tugas Sekretaris Perusahan

Tanggung jawab pokok seorang sekretaris perusahaan, terutama

berhubungan dengan anggaran dasar, anggaran rumah tangga, peraturan-

peraturan, serta pemilik saham dan direktur.

Dari sudut administrasi, tugas sekretaris perusahaan adalah:

a. Memelihara arsip dan catatan, termasuk buku notula, buku catatan

saham, kontrak, persetujuan izin, persetujuan kerja, paten, lisensi, cap

dagang, dan catatan yang harus dipelihara.

b. Menetapkan kebijakan penyimpanan dan penghancuran warkat.

c. Bertanggung jawab terhadap hubungan dengan masyarakat keuangan,

khusunya hubungan dengan ahli analisis sekuritas (surat-surat

berharga).

d. Bertanggung jawab terhadap pengembangan dan pengadministrasian

kebijakan perusahaan mengenai bantuan perusahaan.

e. Bertanggung jawab dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan pemilik

saham dan memelihara hubungan baik dengan pemilik saham.

f. Mengadministrasi rencana pemilihan dan pembelian saham, pensiun,

rencana pembagian laba, dan asuransi.

g. Mengurus persiapan dan distribusi laporan tahunan dan laporan lainnya

kepada pemilik saham.

h. Bertindak sebagai konsultan umum dan kepala departemen hukum.

2.6. Syarat-syarat Menjadi Sekretaris

Tidak semua orang yang melakukan profesi ini akan sukses. Seperti

halnya tidak semua orang mau dan bisa menjadi sekretaris, banyak faktor yang

menentukan kesuksesan seseorang sebagai sekretaris. Adapun syarat dasar

yang harus dimiliki seorang sekretaris menurut (John Robert Powers, 3,

2007) adalah:

1. Mempunyai pengetahuan umum yang luas.

2. Memahami seluk beluk organisasi, misi, fungsi, dan tugas-tugas lain.

3. Mempunyai ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan bidangnya.

4. Memiliki pengetahuan tentang kearsipan (filing).

5. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa

asing, minimal bahasa Inggris.

6. Mampu menyusun laporan/notulen.

7. Mampu berkorespondensi.

8. Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing dengan baik.

9. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik.

10. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi.

11. Ketekunan, ketelitian, kerapihan, kejelian, kejujuran, keterbukaan,

kesabaran, dan keramah-tamahan, efisien serta bertanggung jawab.

12. Mampu berkomunikasi dengan baik.

Selain syarat dasar tersebut, ada pula yang berpendapat bahwa syarat

utama sekretaris adalah sebagai berikut:

1. Memiliki Integritas

Sekretaris merupakan orang kepercayaan pimpinan dalam organisasi, yang

diharapkan dapat membantu memperlancar pekerjaan pimpinan yang

begitu luas dan banyak. Kepercayaan yang diberikan oleh pimpinan

tersebut harus dimaknai sebagai bentuk penghargaan dan pengakuan dari

pimpinan atas kemampuan yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris

harus mampu secara sinergis bekerja sesuai dengan keinginan dan harapan

pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Sebagai orang kepercayaan

pimpinan, sekretaris harus bekerja dengan jujur, tidak dapat dihasut,

disuap, atau dibujuk untuk mengkhianati pimpinannya.

2. Dapat Menyimpan Rahasia

Sekretaris adalah pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan yang

bersifat rahasia (compidential employee), baik menyangkut rahasia

perusahaan, pekerjaannya maupun rahasia pribadi pimpinannya. Sebagai

tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk tidak memiliki sifat sok tahu,

suka mengobrol, atau sembrono dengan hal-hal yang bersifat rahasia.

3. Tekun dan Setia Pada Tugasnya

Ruang lingkup tugas seorang pemimpin sangat luas sehingga keberadaan

sekretaris diharapkan dapat membantu memperlancar tugas-tugas tersebut.

Ketekunan dan kesetiaan, baik terhadap pimpinan khususnya maupun

perusahaan umumnya, bisa dicerminkan dari rasa memiliki sehingga ia

berpendapat bahwa menjaga nama baik pimpinan atau perusahaan sama

pentingnya dengan menjaga nama baik dirinya.

4. Memiliki Kemampuan Sebagai Publik Internal

Salah satu seorang pemimpin adalah mengorganisasikan bawahannya

sehingga seorang sekretaris harus terlibat dengan urusan yang

berhubungan dengan bawahan. Sekretaris harus memiliki kemampuan

berkomunikasi dan berhubungan antar sesama dengan baik karena sesekali

ia akan menggantikan peran pemimpin apabila berhalangan atau

menugaskannya untuk segera menyelesaikan persoalan-persoalan yang

berhubungan dengan bawahan.

Adapula yang berpendapat bahwa secara umum, syarat untuk menjadi

seorang sekretaris diantaranya sebagai berikut:

1. Syarat Pengetahuan

Syarat pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan yang berhubungan

dengan profesi sekretaris. Syarat ini dimaksudkan agar seorang sekretaris

tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.

Syarat pengetahuan dewasa ini masih diukur oleh pendidikan dengan

menunjukkan bukti ijazah. Bagaimanapun kemampuan seseorang dalam

mengerjakan suatu pekerjaan, ia tidak mendapat tempat di dunia kerja kalau

tidak dapat menunjukkan selembar ijazah.

2. Syarat Keterampilan

Syarat keterampilan, yaitu keterampilan dalam melaksanakan tugas dan

perkerjaan seorang sekretaris. Syarat ini menuntut sekretaris untuk

melakukan pekerjaan dengan cermat, teliti, dan berhasil. Setidaknya, ada

tujuh keterampilan yang dapat mendukung pekerjaan sekretaris sehingga

berhasil dengan cermat dan teliti, di antaranya sebagai berikut:

a. Kemampuan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing

Salah satu tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam

menjaga hubungan dengan perusahaan lain atau relasi dan antarsesama

karyawan dalam perusahaan. Apalagi di era globalisasi sekarang ini,

kemampuan berbahasa asing akan sangat menentukan efektivitas

komunikasi yang dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.

b. Penguasaan Teknologi

Seorang sekretaris harus menguasai teknologi yang sesuai dengan

bidang usaha yang dibutuhkan oleh organisasi dalam upaya

pengembangan usahanya. Syarat ini penting mengingat sekretaris

adalah tangan kanan pimpinan, yang dalam berbagai kondisi harus

selalu siap untuk membantu dan mendukung menyelesaikan pekerjaan

pimpinan. Karena itu, sekretaris harus dapat mengimbangi kemampuan

yang dimiliki pimpinannya.

c. Keterampilan Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)

Kompetensi pengelolaan SDM sangat membantu proses kerja sama

antar karyawan. Tugas pengelolaan SDM tidak hanya milik bagian

personalia (HRD), tetapi mutlak untuk setiap pemimpin, termasuk

sekretaris. Ia harus dapat membantu pimpinannya dalam

mengorganisasikan bawahannya sehingga jika pimpinannya tidak

dapat atau berhalangan mengurusi masalah-masalah yang berhubungan

dengan bawahan, sekretaris dapat menggantikannya.

d. Penguasaan Komputer

Tugas utama seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam

bidang pekerjaan yang bersifat administratif. Penguasaan komputer

sangat membantu sekretaris dalam meningkatkan kecepatan dan

akurasi hasil kerjanya sehingga pimpinan akan terbantu dalam

menyelesaikan tugas-tugasnya secara optimal.

e. Teknik mengajar

Keterampilan ini harus dimiliki oleh seorang sekretaris, mengingat

keberadaannya sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu

menjalankan program pengajaran yang direncanakan dalam

mengantisipasi dan menyikapi tuntutan perubahan bagi perusahaan

atau karyawan. Sekretaris harus tanggap merespons program-program

baru yang direncanakan oleh pimpinannya, bahkan dia harus mampu

mentransfernya kepada bawahan agar mereka memahami dan segera

melaksanakannya dalam bentuk pekerjaan seperti yang diharapkan oleh

pimpinannya.

f. Pengelolaan Keuangan

Keterampilan sekretaris dalam mengelola masalah keuangan berkaitan

dengan kebutuhan perusahaan dalam perencanaan keuangan untuk

meningkatkan efisiensi dan performance perusahaan. Pekerjaan yang

dilakukan oleh sekretaris, terutama berhubungan dengan masalah

keuangan yang akan digunakan untuk tugas operasional pimpinan dan

tuganya sendiri, harus mengarah pada peningkatan efisiensi dan

performance perusahaan. Dalam hal ini, sekretaris harus mampu

merencanakan dan membuat skala prioritas terhadap pengeluaran

anggaran yang akan dikeluarkannya. Jika perlu, anggaran yang sudah

direncanakan untuk pos tertentu, tidak perlu dikeluarkan apabila

penggunaan anggaran sebelumnya belum digunakan secara optimal.

g. Kemampuan Memecahkan Masalah

Setiap karyawan termasuk pimpinan dan sekretaris tentu akan

berhadapan dengan permasalahan yang kompleksitasnya beragam.

Pimpinan perusahaan akan berhadapan dengan masalah yang

berhubungan dengan tugas kepemimpinannya. Sekretaris juga akan

berhadapan dengan masalah yang berhubungan dengan tugas

kesekretarisannya. Sekretaris harus memiliki kemampuan dalam

menyelesaikan masalah mengingat ruang lingkup tugasnya yang luas

dan kompleks. Sekretaris tidak saja harus menyelesaikan persoalan

kerjanya sendiri, tetapi harus membantu mencarikan solusi terhadap

persoalan kerja pimpinannya. Pimpinan perusahaan tentu akan sangat

berat jika sekretaris tidak mampu menyelesaikan masalahnya sendiri

sehingga setiap masalah dari bawah harus diteruskan ke atas. Padahal,

dari pimpinan perusahaan diharapkan muncul kebijakan dan keputusan

strategis yang lebih menjangkau masa depan perusahaan. Oleh karena

itu, kemampuan sekretaris dalam mengidentifikasi masalah, mencari

akar permasalahan, dan menemukan solusinya akan sangat membantu

pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan yang efektif.

3. Syarat Kepribadian

Kepribadian dapat diartikan pula sebagai pola menyeluruh semua

kemampuan, perbuatan, dan kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani,

mental, rohani maupun emosi, yang ditata dalam cara yang khas dengan

mendapatkan pengaruh dari luar. Pola tersebut terwujud dalam tingkah

laku usaha seseorang dalam merealisasikan diri sebagai manusia

seutuhnya. Kepribadian sekretaris berarti seluruh perbuatan menyangkut

kemampuan dan kebiasaan yang tercemin pada tingkah laku seorang

sekretaris selama dia bekerja. Setiap orang mempunyai kepribadian dan

satu sama lainnya memiliki kepribadian yang berbeda.

2.7. Kepribadian Sekretaris

Kepribadian meliputi berbagai unsur, baik jasmani maupun rohani,

yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian sekretaris berarti seluruh

perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin

pada tingkah laku seorang sekretaris selama dia bekerja

Kepribadian sekretaris seyogjanya memiliki beberapa karakteristik sebagai

berikut:

1. Loyalitas

Loyalitas merupakan perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi

dan pekerjaanya sehingga merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi,

dan jika perlu membela nama instansi atau organisasi

2. Ketekukan dan kerajinan

Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaanya

karena biasanya pekerjaan kantor terbengkalai. Bila tidak tekun atau tidak

rajin, penyelesaian tugas berikutnya akan terhambat akibatnya, dapat

menimbulkan keruguan bagi organisasi.

3. Kesabaran

Tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan

operasional yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan administrasi

lainnya maka ia harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud

mengandung arti ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan

pekerjaan.

4. Kerapian

Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang rapi

menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan baik. Selain kerapian

dalam pekerjaan, kerapian penampilan sekretaris juga penting. Misalnya,

dalam menggunakan pakaian, menata rambut, memakai make up, cara

duduk, cara berjalan dan sebagainya.

5. Dapat menyimpan rahasia

Fungsi sekretaris, selain membantu pimpinan adalah menyimpan rahasia.

Sebagai tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk menyimpan rahasia

karena kalau terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi

organisasi. Lebih-lebih kalau kebocoran itu sampai berada di tangan

perusahaan atau organisasi yang menjadi saingan.

Adapula yang berpendapat bahwa kepribadian sekretaris tercemin pada

hal-hal berikut:

1. Kebiasaan dan Tingkah Laku

Sikap sekretaris dalam menghadapi masalah-masalah di tempat kerja,

tercermin dalam sikap yang konkret, misalnya teliti, memiliki kemampuan

berinisiatif, dan menyesuaikan diri atau bersosialisasi dalam arti yang

positif.

2. Kemampuan Dalam Berbicara

Kemampuan dalam berbicara meliputi intonasi suara, ekspresi, dan

perbendaharaan kata. Maksudnya, sekretaris harus memiliki kemampuan

dalam hal mengemukakan ide kepada pihak lain dengan jelas.

Keterampilan verbal dalam berbicara secara lisan merupakan kemampuan

mengekpresikan bahan pembicaraan dalam kata-kata. Tidak ada aturan

yang mengikat atau standarisasi penggunaanya, baik menyangkut panjang

kata maupun rincian uraian yang akan disampaikan. Semua itu bergantung

pada unsur tingkat pengalaman, panjang pembicaraan, materi pembicaraan

(teknis, angka, atau narasi), dan waktu yang tersedia.

(Durotul Yatimah, 63, 2009) berpendapat bahwa kepribadian yang

cocok untuk sekretaris adalah sebagai berikut:

1. Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat

terbuka, dan tenang.

2. Bersikap dewasa dalam berpikir maupun bertindak, artinya senantiasa

belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang

kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai

tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis

dengan orang lain, namun tetap mandiri.

3. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan

berupaya mengikis segi segi kekurangan dirinya.

4. Banyak membaca buku, tulisan, maupun mempelajari pengalaman

orang lain yang sukses.

5. Luwes dalam pergaulan.

6. Sabar, bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif, dan

kreatif, telaten, tekun, tidak cepat bosan, dan tidak mudah putus asa.

7. Pandai berbicara dengan jelas, volume suara pas, mimik wajah sesuai,

gaya bicara menarik, kaya perbendaraan kata, mempunyai selera

humor, dan tidak gugup.

8. Kesehatan perlu dijaga dengan cara cukup beristirahat dan

mendapatkan asupan gizi yang baik. Sebaiknya, setiap pagi selalu

sarapan dengan gizi yang baik, seperti telur dan susu, agar aktivitas

sepanjang hari berjalan dengan lancar. Seorang yang rutin sarapan pagi

dengan menu yang baik, biasanya akan lebih berkonsentrasi sehingga

dapat berpikir dengan jernih.

9. Senantiasa bersih dan rapi, baik dalam menata kantor maupun

penampilan dirinya. Untuk itu, sebaiknya sekretaris memerhatikan:

a) Perawatan wajah: dengan berdandan sesuai dengan

profesinya

b) Penataan rambut: jangan terurai terlalu panjang, cukup

sebahu, tidak memakai bando, jangan menjepit rambut,

jangan diikat atau disanggul.

c) Pakaian sesuai profesinya: sebaiknya memakai setelan

blazer dengan rok yang sesuai. Jangan memakai rok mini dan

pakaian yang terlau ketat. Kantor tertentu mengizinkan

sekretaris memakai stelan blazer dengan celana panjang.

Apabila demikian, pilihlah warna yang netral. Periksa apakah

ada yang kurang sempurna, seperti jahitan yang lepas,

kancing yang lepas, dan sebagainya.

d) Aksesoris yang sederhana: jangan memakai anting-anting

yang besar. Bila ingin memakai kalung dapat dipandakan

dengan liontin kecil yang sederhana.

e) Sepatu: sebaiknya gunakan sepatu tertutup dengan tumit

yang tidak terlalu pendek, sebaiknya tinggi tumit 5 cm atau

yang sesuai dengan postur tubuh. Jangan membiasakan

memakai sepatu sandal ataupun sandal di kantor.

f) Sikap tubuh dapat mencerminkan watak seseorang.

Biasakan berdiri tegak, duduk atau berjalan dengan sikap

wajar, tidak membungkuk dan tidak kaku.

2.8. Pengembangan Kepribadian Sekretaris

2.8.1. Usaha Mengembangkan Kepribadian Sekretaris

Ada beberapa usaha yang dapat dilakukan untuk mengembangkan kepribadian

sekretaris, yaitu:

1. Gunakan kesempatan yang dapat dilakukan untuk mempraktikkan atau

melatih sikap-sikap positif yang perlu dimiliki.

2. Berusaha untuk selalu mengingat hal-hal utama dalam melakukan praktik.

3. Di samping perlu banyak membaca, sekretaris harus memperhatikan dan

mencatat pengalaman orang-orang di sekelilingnya yang telah berhasil di

bidang kesekretarisan, contohnya:

a. Memahami perasaan orang lain, tidak egois, dan mau menerima

penilaian orang lain.

b. Menghindarkan diri dari sebab-sebab yang tercela dari orang lain,

dan menghindari kebiasaan mencela.

c. Sanggup menahan emosi dalam segala keadaan.

2.8.2. Sikap Sekretaris Yang Menunjang Kelancaran Kerja

Ada beberapa sikap sekretaris yang dapat dikembangkan untuk menunjang

tugas-tugasnya, yaitu sebagai berikut:

1. Kebersihan dan kerapihan pribadi, meliputi:

a. Rambut. Rambut yang terlihat rapi, bersih, dan tertata. Rambut

diatur sedemikian rupa sehingga tidak menganggu ketika sedang

bekerja.

b. Muka. Muka tampak terpelihara, berseri-seri, dan bersinar. Tidak

merias muka berlebihan (wajar). Sesuai dengan jabatannya, wajah

sekretaris harus selalu tampak terpelihara, bersih, dan berseri-seri.

c. Pakaian. Cara berpakaian menunjukkan kepribadian dan

kewibawaan seseorang. Sekretaris harus dapat membedakan

pakaian untuk bekerja, berpesta, dan berekreasi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai pakaian diantaranya:

1) Serasi, baik warna, potongan, dan model pakaian sehingga tidak

menimbulkan pandangan kurang baik.

2) Bersih, sederhana, dan tidak perlu terlalu mahal.

3) Sopan, untuk wanita tidak terlalu pendek, tidak terlalu ketat,

serta sesuai dengan situasi

4) Periksalah kesempurnaan pakaian, seperti kancing baju, ikat

pinggang, kerah baju, resleting tidak rusak, tidak ada yang sobek

dan sebagainya.

d. Perhiasan. Sebaiknya memakai perhiasan secukupnya, tidak

berlebihan.

e. Sepatu. Tidak memakai sepatu sandal. Tinggi sepatu disesuaikan

dengan tinggi badan. Jangan melepas sepatu ketika bekerja,

terutama ketika sedang menerima tamu.

2. Sikap badan, meliputi:

a. Sikap badan ketika berdiri: kaki berdiri sejajar

b. Sikap badan ketika duduk: tidak membungkuk atau miring, tetapi

tegap dan sempurna.

c. Sikap badan ketika berjalan: tidak dibuat-buat, tidak tertunduk

(tegap), tidak menyeret sepatu, dan tidak berjalan tergesa-gesa.

2.8.3. Sikap Sekretaris Selama Melaksanakan Pekerjaan

Dalam melaksanakan pekerjaannya, sekretaris sebaiknya

mengembangkan sikap atau tindakan yang dapat menunjang kelancaran

kerjanya. Beberapa sikap kerja yang sebaiknya dikembangkan oleh

sekretaris adalah:

1. Ketelitian (Accuracy)

Sikap cermat dan hati-hati dalam melakukan pekerjaan, misalnya ketika

berbicara, menghitung, mengoreksi hasil kerja, membetulkan

kesalahan, mengetik, menulis dan lain-lain. Akibat sekretaris yang

tidak teliti, pekerjaan tidak akan sempurna atau bahkan menyebabkan

kegagalan. Ketelitian dalam bekerja dapat diperoleh dengan banyak

berlatih atau membiasakan diri untuk selalu berkonsentrasi setiap

menghadapi suatu pekerjaan.

2. Pertimbangan Sebelum Bertindak (Good judgement)

Langkah-langkah untuk melatih diri dalam melakukan pertimbangan

yang tepat, antara lain memikirkan dengan baik pekerjaan yang sedang

dikerjakan, mengetahui waktu yang tepat untuk bertindak, meninjau

keadaan untuk mengetahui tindakan yang perlu dilakukan, dan

bertindak sesuai dengan kebutuhan.

3. Menyelesaikan Pekerjaan Dengan Sempurna (Follow through)

Pimpinan memberikan tugas dengan mengatakan hal-hal inti,

selanjutnya sekretaris menyelesaikan dari awal sampai akhir dengan

sempurna. Artinya, sekretaris harus mampu mengejakan semua bagian

tugasnya, dari awal sampai akhir secara sempurna.

4. Banyak Akal (Resourcefulness)

Banyak akal maksudnya mencari akal dan daya upaya mengatasi

masalah dan tidak mudah putus asa. Sekretaris diharapkan pandai

mencari akal dan berupaya mengatasi masalah, serta tidak mudah putus

asa bila menemui masalah yang sulit diselesaikan. Dalam

melaksanakan tugasnya, sekretaris mempunyai kemampuan untuk

mencoba berbagai cara sehingga dapat menyelesaikan pekerjaannya

secara sempurna.

5. Inisiatif (Initiative)

Inisiatif adalah kemampuan utnuk mengetahui hal-hal yang dikerjakan

dan cara mudah untuk mengerjakan tanpa diberitahu oleh orang lain.

Inisiatif memerlukan beberapa tahap pelaksanaan, antara lain:

a. Mengetahui dan memahami masalah

b. Mempelajari faktor-faktor yang erat kaitannya dengan masalah dan

menganalisisnya.

c. Membuat pertimbangan tentang perlu tidaknya suatu tindakan.

d. Melakukan tindak lanjut sesuai perhitungan dan pertimbangan yang

ada.

Menurut (John Robert Powers, 4, 2007) Hal-hal lain yang perlu

diketahui oleh seseorang sekretaris adalah :

1. Mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, kebiasaan, hobi,

kelebihan dan kelemahan pimpinan dan senantiasa berusaha membantu

untuk melindungi dan mendapatkan hasil yang optimal baik untuk

sekretaris, pimpinan dan perusahaan.

2. Mengetahui sedetail mungkin tentang tujuan (goal) pimpinan, gaya

kerjanya (working style) dan tekanan-tekanan (pressure) yang

dihadapi pimpinan.

3. Selalu mencari informasi dan bantuan yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan pekerjaan.

4. Tidak selalu menunggu perintah atasan untuk bergerak.

5. Berikan feedback (umpan balik) kepada pimpinan.

6. Berinisiatif melakukan action (tindakan) tanpa harus

diawasi/disupersivi.

2.8.4. Sikap Sekretaris Dalam Melakukan Kerja Sama

Beberapa sikap sekretaris dalam melakukan kerja sama yang sebaiknya

dikembangkan adalah sebagai berikut:

1. ijaksana (discrection). Sikap hati-hati tidak membicarakan hal-hal lain

yang diketahuinya kepada orang lain yang tidak berkepentingan (menahan

diri dari yang bersifat rahasia).

2. Pertimbangan (consideration). Sikap bersedia dan rela mendahulukan

kepentingan orang lain daripada kepentingan pribadinya dengan

menggunakan pertimbangan yang rasional dan etis.

3. Taktis (tacticful). Untuk membentuk dan memelihara keramahtamahan

dalam hubungan kerja, sekretaris harus mempunyai sikap taktis dan

diplomatis untuk mencegah orang lain merasa malu atau tersinggung.

Saran untuk mengembangkan sikap taktis ini adalah sebagai berikut:

a. Pilih kata-kata yang tepat dalam berbicara.

b. Bertindak sesuatu bila perlu.

c. Tahan diri untuk berkata atau berkomentar yang kurang baik.

d. Mengakui salah jika memang bersalah.

e. Dalam situasi tertentu, bersikap seolah tak melihat/tak mendengar

4. Kesetiaan (loyality). Setia , jujur, rasa memiliki, dan membela pimpinan

atau perusahaan. Sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya

maupun terhadap perusahaan umumnya, sehingga mempunyai perasaan

memiliki dan selalu berusaha untuk menjaga nama baik perusahaan.

Misalnya tidak berbuat curang/fitnah/khianat, selalu bersedia membantu

(baik dalam kesulitan maupun dalam kesibukan), menjaga nama baik

pimpinan/perusahaan.

5. Objektif (objectivity). Memperhitungkan sesuatu tidak berdasarkan

pertimbangan pribadi, tetapi berdasarkan hal-hal rasional yang sesuai

dengan kenyataan.

2.9. Tugas Pengembangan Sumber Daya Manusia

Sekretaris atau para pimpinan unit kerja harus mampu

mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris pun perlu ikut andil

dalam pengembangan sumber daya manusia (SDM).

Untuk itu, sekretaris seyogjanya memerhatikan beberapa hal yang

berkaitan dengan pengembangan SDM organisasi, yaitu:

1. Ada uraian tugas (job descriptions) yang jelas untuk anak

buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin.

2. Ada wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak

buah dalam melaksanakan tugas sehingga antara wewenang

dan tanggung jawab terdapat keseimbangan.

3. Ada aturan main yang harus ditaati, baik oleh pimpinan

maupun anak buah, baik berupa peraturan tertulis, tidak

tertulis, kebijaksanaan, perintah, atau instruksi. Tanpa

disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang

telah disepakati bersama, organisasi tidak akan berjalan

dengan baik.

4. Adanya garis komando yang jelas, yaitu siapa yang berhak

memerintah dan siapa yang bertanggung jawab.

5. Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus

diinformasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan

hanya pimpinan.

6. Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasarkan prestasi

adil dan wajar.

7. Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dan

organisasi.

8. Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan

pada kemampuan anak buah.

9. Wewenang harus mengikat dari jenjang atas ke bawah

karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak

buah sesuai dengan jenjang organisasi.

10. Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan dihargai oleh

pimpinan.

11. Setiap anak buah harus merasa tenteram dan tenang dalam

situasi serta lingkungan yang sehat.

12. Tercipta kegairahan kerja dan inisiatif untuk berkembang.

13. Perlu diciptakan semangat senasib sepenanggungan dalam

mengemban tugas dan menghindari konflik antara pimpinan

dan anak buah.

14. Mengembangkan rasa tanggung jawab bersama dalam

organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkinkan

adanya kemajuan organisasi.

15. Ciptakan suasana kekeluargaan sehingga bawahan tidak

hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah.

Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha sehingga ada

rasa ikut memiliki

2.10. Teori Kepemimpinan

Kata pimpin mengandung pengertian mengarahkan, membina atau

mengatur, menuntun dan juga menunjukkan ataupun mempengaruhi.

Pemimpin mempunyai tanggung jawab baik secara fisik maupun spiritual

terhadap keberhasilan aktivitas kerja dari yang dipimpin, sehingga menjadi

pemimpin itu tidak mudah dan tidak akan setiap orang mempunyai kesamaan

di dalam menjalankan kepemimpinannya.

2.10.2. Atribut-atribut Pemimpin

Secara umum atribut personal atau karakter yang harus ada atau

melekat pada diri seorang pemimpin adalah:

1. Mumpuni, artinya memiliki kapasitas dan kapabilitas yang lebih baik

daripada orang-orang yang dipimpinnya,

2. Juara, artinya memiliki prestasi baik akademik maupun non akademik

yang lebih baik dibanding orang-orang yang dipimpinnya,

3. Tangung jawab, artinya memiliki kemampuan dan kemauan bertanggung

jawab yang lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya,

4. Aktif, artinya memiliki kemampuan dan kemauan berpartisipasi sosial dan

melakukan sosialisasi secara aktif lebih baik dibanding orang-orang yang

dipimpinnya, dan

5. Walaupun tidak harus, sebaiknya memiliki status sosial ekonomi yang

lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya.

Meskipun demikian, variasi atribut-atribut personal tersebut bisa

berbeda-beda antara situasi organisasi satu dengan organisasi lainnya.

Organisasi dengan situasi dan karakter tertentu menuntut pemimpin yang

memiliki variasi atribut tertentu pula.

2.11. Pengertian Kinerja

Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar

"kerja" yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula berarti

hasil kerja.

Pengertian Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil

atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan atau

pimpinan sering tidak memperhatikan kecuali sudah amat buruk atau segala

sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering pimpinan tidak mengetahui betapa

buruknya kinerja telah merosot sehingga perusahaan / instansi menghadapi

krisis yang serius. Kesan–kesan buruk organisasi yang mendalam berakibat

dan mengabaikan tanda–tanda peringatan adanya kinerja yang merosot.

2.11.1. Pengertian Kinerja Menurut Para Ahli

Kinerja menurut (Anwar Prabu Mangkunegara, 67, 2000) “Kinerja

(prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai

oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung

jawab yang diberikan kepadanya”.

Kemudian menurut (Ambar Teguh Sulistiyani 223, 2003) “Kinerja

seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang

dapat dinilai dari hasil kerjanya”. (Maluyu S.P. Hasibuan, 34, 2001)

mengemukakan “kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai

seseorang dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan kepadanya yang

didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan serta waktu”.

Menurut (Barry Cushway, 98, 2002) “Kinerja adalah menilai

bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah

ditentukan”.

Menurut (Veizal Rivai, 309, 2004) mengemukakan kinerja

“merupakan perilaku yang nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai

prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam

perusahaan”.

Menurut (Robert L. Mathis dan John H. Jackson Terjamahaan

Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira, 78, 2001), “menyatakan bahwa kinerja

pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan”.

Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan

dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian

hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi

atau perusahaan serta mengetahui dampak positif dan negative dari suatu

kebijakan operasional.

(Mink,76, 2003) mengemukakan pendapatnya bahwa individu yang

memiliki kinerja yang tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu

diantaranya:

1. Berorientasi pada prestasi,

2. Memiliki percaya diri,

3. Berpengendalian diri,

4. Berkompetensi.

2.11.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja

Menurut (Robert L. Mathis dan John H. Jackson, 82, 2001) faktor-

faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:

1. Kemampuan

2. Motivasi

3. Dukungan yang diterima

4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan

5. Hubungan mereka dengan organisasi.

Berdasarkan pengertian di atas, menarik kesimpulan bahwa kinerja

merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu

maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh

kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar

serta keinginan untuk berprestasi.

Menurut (Mangkunegara, 2000) menyatakan bahwa faktor yang

mempengaruhi kinerja antara lain :

1. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability)

pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan

realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu ditempatkan

pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya.

2. Faktor motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attiude)

seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situasion) kerja.

Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai

terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan

kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha

mencapai potensi kerja secara maksimal.

Menurut David C. Mc Cleland, seperti dikutip (Mangkunegara, 68,

2001) berpendapat bahwa “Ada hubungan yang positif antara motif

berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan pencapaian

kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk

melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu

mencapai prestasi kerja (kinerja) dengan predikat terpuji.

Selanjutnya Mc. Clelland, mengemukakan 6 karakteristik dari

seseorang yang memiliki motif yang tinggi yaitu :

1. Memiliki tanggung jawab yang tinggi

2. Berani mengambil risiko

3. Memiliki tujuan yang realistis

4. Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk

merealisasi tujuan

5. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh

kegiatan kerja yang dilakukan

6. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah

diprogamkan.

Menurut Gibson ada 3 faktor yang berpengaruh terhadap kinerja, yaitu :

1. Faktor individu: kemampuan, ketrampilan, latar belakang

keluarga, pengalaman kerja, tingkat sosial dan demografi

seseorang.

2. Faktor psikologis : persepsi, peran, sikap, kepribadian,

motivasi dan kepuasan kerja.

3. Faktor organisasi : struktur organisasi, desain pekerjaan,

kepemimpinan, sistem penghargaan (reward system).

2.11.3. Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja ( performance appraisal ) pada dasarnya merupakan

faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien,

karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya

manusia yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja individu sangat

bermanfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui

penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana

kinerja karyawan. Penilaian kinerja adalah cara mengukur konstribusi individu

( karyawan) kepada organisasi tempat mereka bekerja.

Menurut (Bambang Wahyudi, 101, 2002) “penilaian kinerja adalah

suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi

kerja / jabatan seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya”.

Menurut (Henry Simamora, 338, 2004) “ penilaian kinerja adalah

proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja

individu karyawan”.

2.11.4. Tujuan Penilaian Kinerja

Menurut (Syafarudin Alwi,187, 2001) secara teoritis tujuan penilaian

dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development yang

bersifat evaluation harus menyelesaikan :

1. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi

2. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision

3. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar mengevaluasi sistem

seleksi.

Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelesaikan :

1. Prestasi riil yang dicapai individu

2. Kelemahan- kelemahan individu yang menghambat kinerja

3. Prestasi- pestasi yang dikembangkan.

Manfaat Penilaian Kinerja Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan

suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan organisasi adapun

secara terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah :

1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi

2. Perbaikan kinerja

3. Kebutuhan latihan dan pengembangan

4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi,

mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan tenaga

kerja

5. Untuk kepentingan penelitian pegawai

6. Membantu diaknosis terhadap kesalahan desain pegawai.

2.12. Aktivitas Pimpinan

Aktivitas adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh manusia dalam

memenuhi rangkaian kebutuhannya, yang telah diatur berdasarkan keinginan

dan ketentuan yang telah ditentukan. Pimpinan adalah seorang yang menyusun

rangkaian kegiatan penataan berupa kemampuan mempengaruhi perilaku

orang lain dalam situasi tertentu agar bersedia bekerja sama untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan. Dalam kegiatan administrasi yang dimaksud

dengan orang lain sebagian besar adalah para bawahan.

Aktivitas pimpinan adalah rangkaian kegiatan rutinitas yang dilakukan

berdasarkan tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang diberikan untuk

menata kemampuan mempengaruhi perilaku diri dan orang lain.

Hal-hal yang dapat menunjang aktivitas pimpinan yaitu:

1. Gaji yang memadai sesuai dengan jabatan dan lama kerja

2. Tunjangan-tunjangan sesuai dengan jabatan dan lama kerja

3. Fasilitas kendaraan, tempat tinggal, dan lain-lain

4. Ruang kerja yang baik, bersih dan nyaman.

Seseorang pimpinan apapun wujudnya, dimanapun akan selalu

mempunyai beban untuk mempertanggungjawabkan kepemimpinannya.

Pimpinan seperti ini lebih banyak bekerja dibandingkan berbicara, lebih

banyak memberikan contoh-contoh baik dalam kehidupannya dibandingkan

berbicara besar tanpa bukti, dan lebih banyak berorientasi pada bawahan dan

keputusan umum dibandingkan dari orientasi dan keputusan sendiri.

Oleh karena itu seorang pimpinan membutuhkan peranan sekretaris

dalam menunjang kegiatannya agar berjalan dengan lancar sesuai dengan

tujuan yang telah ditetapkan.

2.12.1. Aktivitas Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis

PT Angkasa Pura I (PERSERO)

Kegiatan Deputi Direktur Teknik Perencanaan berdasarkan job

descriptionnya adalah:

1. Menetapkan dan mengurangi non value added activity di Direktorat.

2. Memastikan proses di Direktorat yang diperbaiki SOPnya telah ter

update.

3. Menilai ketepatan price list dalam proses pelelangan pekerjaan.

4. Menetapkan hasil pelaksanaan rekomendasi dalam Program Kerja

Corporate.

5. Menyiapkan program kerja investasi strategis yang terkait

pengembangan fasilitas bandara.

6. Mengevaluasi dan mengajukan RKA Unit ke tingkat Direktur.

BAB III

Tinjauan Umum Perusahan

3.1. Sejarah Perusahaan

Didirikan pada tanggal 20 Pebruari 1962 berdasarkan Peraturan

Pemerintah Nomor 33 tahun 1962 dengan nama Perusahaan Negara (PN)

Angkasa Pura Kemayoran yang mempunyai tugas pokok sebagai pengelola

dan pengusahaan bandar udara Internasional Kemayoran Jakarta.

Pada tanggal 17 Mei 1965 berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor

21 tahun 1965 Pemerintah merubah nama PN Angkasa Pura ”Kemayoran”

menjadi PN Angkasa Pura dengan maksud untuk lebih membuka kemungkinan

mengelola bandar udara lain di wilayah Indonesia.

Dalam rangka pembagian wilayah pengelolaan bandar udara,

berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1987 tanggal 19 Mei 1987

nama Perusahan Umum (PERUM) Angkasa Pura dirubah menjadi Perusahaan

Umum (PERUM) Angkasa Pura I, hal ini sejalan dengan dibentuknya

Perusahaan Umum.

(PERUM) Angkasa Pura II yang secara khusus diberi tugas untuk

mengelola bandar udara Soekarno Hatta dan Halim Perdanakusuma.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1992 bentuk Perusahaan

Umum (Perum) Angkasa Pura I dirubah menjadi Perusahaan Angkasa Pura I

(PERSERO) dengan Akta Notaris Muhani Salim, SH tanggal 3 Januari 1993

dan telah memperoleh persetujuan Menteri Kehakiman dengan keputusan

Nomor C2-470.HT.01.01 Tahun 1993 tanggal 24 April 1993 serta diumumkan

dalam Berita Negara Republik Indonesia Nomor 52 tanggal 29 Juni 1993

dengan Tambahan Berita Negara Republik Indonesia Nomor 2914/1993.

Pada tanggal 24 Oktober 1974 berdasarkan Peraturan Pemerintah

Nomor 37 tahun 1974 Pemerintah merubah status badan hukum Perusahaan

dari Perusahaan Negara (PN) menjadi Perusahaan Umum (Perum). Pada

tanggal 1 Oktober 1985 bandar udara Internasional Kemayoran ditutup dan

mengalihkan seluruh kegiatan operasinya ke bandar udara Soekarno-Hatta.

Anggaran Dasar Perusahaan terakhir diubah berdasarkan keputusan

Rapat Umum Pemegang Saham tanggal 14 Januari 1998 dan telah diaktakan

dengan akta Notaris Imas Fatimah, SH Nomor 30 tanggal 18 September 1998.

Perubahan Anggaran Dasar telah mendapat pengesahan dari Menteri

Kehakiman Republik Indonesia Nomor C2-25829.HT.01.04 Tahun 1998

tanggal 19 November 1998 dan dicantumkan dalam Berita Negara Republik

Indonesia Nomor 50 tanggal 22 Juni 1999 dengan Tambahan Berita Negara

Republik Indonesia Nomor 3740/1999.

Saat ini PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) mengelola 13 (tiga belas)

bandar udara di kawasan Tengah dan Kawasan Timur Indonesia serta

mengelola 2 (dua) Cargo Warehousing yaitu:

1. Bandara Ngurah Rai-Bali,

2. Bandara Juanda - Surabaya,

3. Bandara Hasanuddin - Ujung Pandang,

4. Bandara Sepinggan - Balikpapan,

5. Bandara Frans Kaisiepo - Biak,

6. Bandara Sam Ratulangi - Manado,

7. Bandara Syamsudin Noor - Banjarmasin,

8. Bandara Ahmad Yani - Semarang,

9. Bandara Adisutjipto - Yogyakarta,

10. Bandara Adisumarmo - Surakarta,

11. Bandara Selaparang - Mataram,

12. Bandara Pattimura - Ambon,

13. Bandara El Tari - Kupang dan

14. Warehousing Bandara Hasanuddin Makassar

15. Warehousing Bandara Sepinggan Balikpapan.

3.2. Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Budaya Perusahaan

Perumusan Visi dan Misi PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) mempunyai

arti dan peranan penting dalam membantu manajemen untuk mempertajam

bisnis inti (core business) maupun untuk mengidentifikasikan apa sebenarnya

kompetensi inti (core competence) PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) dewasa

ini dan apa yang akan dikembangkan di masa mendatang.

3.2.1. Visi Perusahaan

Visi PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) untuk periode 2009-2013 adalah :

“Menjadi perusahaan pengelola bandar udara kelas dunia yang

memberikan manfaat dan nilai tambah kepada stakeholder”.

3.2.2. isi Perusahaan

Misi adalah tujuan jangka panjang perusahaan yang menjadi

landasan didirikannya perusahaan yang hendaknya mencakup produk/jasa

yang diusahakan, sasaran pasar yang dituju dan upaya untuk meningkatkan

kemanfaatan kepada semua pihak terkait (stakeholders).

Misi PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) untuk periode 2009-2013

adalah sebagai berikut :

1. Menyediakan pengusahaan jasa kebandarudaraan melalui pelayanan

yang memenuhi keamanan, keselamatan dan kenyamanan .

2. Memberikan pengalaman suasana kebandarudaraan yang berkesan bagi

pengguna jasa.

3. Meningkatkan nilai perusahaan dan kesejahteraan pegawai.

4. Mendukung peningkatan perekonomian untuk kesejahteraan

masyarakat.

3.2.3. ilai-Nilai Budaya Perusahaan

Nilai-nilai perusahaan adalah merupakan keyakinan yang dianut

perusahaan. Nilai-nilai ini adalah fondasi etika berorganisasi.

Nilai-nilai PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) untuk periode 2009-

2013 adalah :

1. Terpercaya

2. Keramahtamahan

3. Kebersamaan

4. Kewirausahaan yang disesuaikan dengan budaya setempat

5. Proaktif dan responsif

6. Saling menghargai

3.3. Tujuan dan Arah Pengembangan Perusahaan

3.3.1. Tujuan Perusahaan

Tujuan perusahaan adalah sesuatu yang hendak dicapai secara garis

besar oleh perusahaan melalui berbagai upaya. Sebagaimana tercantum dalam

Akta Pendirian Perusahaan yang telah disahkan sesuai Keputusan Menteri

Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU-

64347.AH.01.02 Tahun 2008 tanggal 16 September 2008.

“Melakukan usaha dibidang jasa kebandarudaraan, pelayanan lalu

lintas penerbangan, serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki

Perseroan untuk menghasilkan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan

berdaya saing kuat untuk mendapatkan/mengejar keuntungan guna

meningkatkan nilai Perseroan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan

Terbatas”.

Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut diatas, Perseroan dapat

melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut :

1. Penyediaan, pengusahaan dan pengembangan fasilitas untuk kegiatan

pelayanan pendaratan, lepas landas, parkir dan penyimpanan pesawat

udara.

2. Penyediaan, pengusahaan dan pengembangan fasilitas terminal untuk

pelayanan angkutan penumpang, kargo dan pos.

3. Penyediaan, pengusahaan, dan pengembangan jasa pelayanan

penerbangan.

4. Penyediaan, pengusahaan dan pengembangan fasilitas elektronika,

navigasi, listrik, air dan instalasi limbah buangan.

5. Penyediaan lahan untuk bangunan, lapangan dan kawasan industri serta

gedung/bangunan yang berhubungan dengan kelancaran angkutan

udara.

6. Penyediaan jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan

dengan kebandarudaraan dan pelayanan penerbangan.

7. Penyediaan jasa pelayanan yang secara langsung menunjang kegiatan

penerbangan yang meliputi penyediaan hanggar pesawat udara,

perbengkelan pesawat udara, pergudangan, jasa boga pesawat udara,

jasa ramp, jasa pelayanan penumpang dan bagasi, jasa penanganan

kargo dan surat, pelayanan jasa load control, komunikasi dan operasi

penerbangan, pelayanan jasa pengamanan, pelayanan jasa

pemeliharaan dan perbaikan pesawat udara, pelayanan penyediaan dan

pendistribusian bahan bakar pesawat udara.

8. Penyediaan jasa pelayanan yang secara langsung atau tidak langsung

menunjang kegiatan bandar udara meliputi jasa penyediaan penginapan

/hotel, jasa penyediaan toko, penyediaan restoran dan bar (cafe), jasa

penempatan kendaraan bermotor/parker, jasa perawatan pada

umumnya (kegiatan jasa yang melayani pembersihan dan pemeliharaan

gedung dan kantor di bandar udara), jasa penyediaan otomasi pelaporan

keberangkatan penerbangan.

9. Jasa penunjang kegiatan Bandar udara lainnya, meliputi penjualan

bahan bakar dan pelumas kendaraan bermotor di Bandar udara, jasa

pelayanan pengangkutan barang, penumpang di terminal kedatangan

dan pemberangkatan jasa pelayanan pos, jasa pelayanan

telekomunikasi, jasa tempat bermain dan rekreasi, jasa aluan wisata,

agen perjalanan, bank untuk pelayanan jasa perbankan di bandar udara,

penukaran uang, jasa pelayanan angkutan darat, penitipan barang, jasa

advertensi, first class lounge, business class lounge dan VIP room,

hairdresser and beauty salon, agrobisnis service, nursery, asuransi, jasa

penyediaan ruangan, vending machine, jasa pengolahan limbah buang,

jasa pelayanan kesehatan, jasa penyediaan kawasan industri, jasa

lainnya yang secara langsung atau tidak langsung menunjang kegiatan

bandar udara.

3.3.2. Arah Pengembangan Perusahaan

Arah pengembangan dalam mencapai tujuan perusahaan yang akan

dicapai pada periode tahun 2009 – 2013 meliputi :

1) Pemenuhan Customer satisfaction

2) Peningkatan Operational Excellence

3) Efektifitas Leadership & HR Management System

4) Peningkatan Shareholder Value

5) peningkatan perekonomian untuk kesejahteraan masyarakat.

3.4. Perencanaan Strategis Jangka Panjang Perusahaan Tahun

2009-2013

3.4.1 Perencanaan Strategis Jangka Panjang Perusahaan Tahun 2009-2013

Perencanaan Strategis Jangka Panjang adalah proses yang

mengarahkan setiap unit kerja dalam organisasi untuk melihat masa depan

perusahaan dengan mengembangkan prosedur dan program kerja yang

diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Rencana Strategis ini dibuat dengan mengacu kepada Visi dan Misi

Perusahaan serta merupakan pokok-pokok kebijakan yang ditetapkan oleh

pemegang saham dan manajemen, untuk menjadi pedoman pengelolaan

perusahaan dalam lima tahun ke depan.

3.4.2. Spesific Direction

Adapun Specific Direction, yang merupakan petunjuk arah sebagai

pedoman untuk menentukan sasaran adalah sebagai berikut:

1. Fokus pada pemenuhan harapan pelanggan (penumpang, airline,

konsesioner) dengan efektifitas Customer Relationship Management.

2. Mengutamakan Safety & Quality Management System berorientasi

pada harapan pelanggan.

3. Orientasi pada Operation Excellence dengan dukungan integrasi

business process, IS-IT & SDM.

4. Penerapan IT yang terintegrasi yang memenuhi harapan pelanggan.

5. Fokus pada pemenuhan fasilitas pelayanan tourism di Bandara Ngurah

Rai.

6. Fokus pelayanan Bandara Hasanuddin sebagai bandara Transit

Kawasan Indonesia Timur.

7. Meningkatkan mutu layanan bandara Sam Ratulangi sebagai antisipasi

pintu gerbang wilayah Timur Indonesia (SDM & Sispro) secara

proporsional sesuai kebutuhan pasar dalam menghadapi open sky

policy.

8. Melakukan beauty contest untuk omzet dan konsesi.

9. Fokus pada pemenuhan fasilitas pelayanan Bandara Juanda sebagai

Bisnis Airport menuju City Airport.

10. Menjamin Effectiveness Leadership sebagai Role Model, Pelopor

Integrasi, Perubahan & Perbaikan Perusahaan melalui penerapan

Leadership System.

11. HR Management System Effectiveness selaras dengan GCG & KPI

personil, unit, Leadership

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1. Metode Analisa

Analisa data dimulai dengan penelahaan dan penguraian data dari tiap

variabel bebas yang terdiri dari indikator-indikatornya dan variabel tidak

bebas. Disini variabel bebas adalah pelaksanaan tugas sekretaris, sedangkan

variabel tidak bebas adalah kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO). Hasil penelahaan dan

uraian dari kelompok data tersebut pada akhirnya digunakan untuk menarik

kesimpulan akhir yang diharapkan.

Metode analisa penelitian akan menguraikan secara berturut-turut

tentang pendekatan dan rencana penelitian, lokasi dan waktu penelitian subjek

dan objek penelitian, populasi dan sampel, instrumen penelitian, pengelolaan

data dan analisa data.

4.1.1. Pendekataan dan Rancangan Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian survey dan observasi kerlinger

seperti dikutip oleh (Sugiyono, 7, 2007) berpendapat bahwa pada penelitian

survey, adalah penelitian yang dilakukan yang dilakukan pada populasi besar

maupun kecil, tepi data yang dipelajari dari data sampel yang diambil dari

populasi tersebut. David Kline dalam buku yang sama menjelaskan bahwa

penelitian survey pada umumnya dilakukan untuk mengambil suatu

generalisasi dari pengamatan yang tidak mendalam. Penelitian yang

menggunakan metode survey tidak memerlukan kelompok kontrol seperti

halnya pada penelitian yang menggunakan metode eksperimen.

Penelitian ini bersifat deskriptif menganalisis data dengan cara

mendeskripsikan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya (Sugiyono,

169, 2009) menampilkan informasi yang digambarkan dalam bentuk

perubahan (variabel) yang terdiri dari beberapa indikator pada perubahan

tersebut, tanpa mempersoalkan hubungan antar perubahaan. Demikian pula

halnya pada penelitian ini informasi yang diperoleh dari data kuisioner

dipaparkan atau digambarkan dengan kata-kata secara jelas dan terperinci

dalam bentuk indikator dari pengubah (variabel) tersebut.

4.1.2. Lokasi dan waktu Penelitian

Didalam melakukan penelitian ini, memerlukan waktu selama 2 bulan

yang dimulai dari bulan April 2010 sampai dengan Mei 2010. Sedangkan

lokasi survei bertempat pada kantor pusat PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) di

Kota Baru Bandar Kemayoran Blok B-12 Kaveling No.2 Jakarta Pusat

(10610). Telepon (021) 6541961, Fax (021) 6541513, HomePage:

www.angkasapura1.co.id.

4.1.3. Populasi dan Sampel

Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek/subyek

yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh

peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya, sedangkan

sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi

tersebut, (Sugiyono, 90, 2009). Pada penelitian survey, teknik pengumpulan

data kelompok yang diambil sebagai sampel harus menggambarkan

karakteristik atau representasi dari populasi, oleh karena itu pada penelitian ini

sampel diambil dari populasi atau dalam hal ini adalah karyawan bagian Deputi

Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1

(PERSERO).

4.1.4. Istrumen Penelitian

Alat Bantu pengumpulan data pada penelitian ini adalah kuisioner, dari

kuisioner tersebut diharapkan dapat terkumpul informasi yang akurat dari

responden, sehingga yang diperoleh dari contoh dapat menggambarkan

keberadaan karyawan bagian Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).

Pada penelitian ini, kuisioner dipilih sebagai alat bantu penggumpulan

data berdasarkan pertimbangan bahwa dapat menghemat waktu, tenaga, dan

biaya serta data lebih mudah diolah.

Jenis pertanyaan pada kuisioner menggunakan skala pengukuran rating

scale, dalam skala model rating scale, responden tidak akan menjawab salah

satu dari jawaban kualitatif yang telah disediakan, tetapi responden menjawab

salah satu jawaban kuantitatif yang telah disediakan. Oleh karena itu rating

scale ini lebih fleksibel, tidak terbatas untuk pengukuran sikap saja tetapi untuk

mengatur persepsi responden terhadap fenomena lainnya (Sugiyono, 113,

2009). Dari jenis kuisioner pada penelitian ini, informasi yang diperoleh adalah

data kualitatif yakni sebuah data yang dinyatakan dalam bentuk bukan angka

dan di dalam ukuran skala ordinal. Agar data kualitatif ini dapat diolah dengan

komputer maka harus dikuantifikasikan yaitu pernyataan satuan dalam angka

atau dengan kata lain, diubah menjadi data kuantitatif dengan cara memberi

skor atau angka kode tertentu (Santoso Singgih, 3, 2003).

4.1.5. Analisis Data

Pada penelitian yang menggunakan data kualitatif diperlukan teknik

analisa data dengan menggunakan metode statistik. Statistik yang digunakan

untuk menganalisa data pada umumnya berupa statistik deskriptif, statistik

inferensial, statistik parametris atau statistik non parametris.

Oleh sebab itu, penelitian ini menggunakan statistik deskriptif yaitu

salah satu metode statistik untuk menganalisa data dengan cara

mendeskripsikan atau menggambarkan data yang sudah terkumpul, tanpa

membuat kesimpulan yang berlaku umum. Jadi statistik desriptif degunakan

hanya untuk mendeskripsikan data sampel, tanpa membuat kesimpulan yang

belaku umum atau populasi. Data hasil kuisioner yang telah diperoleh diolah

dengan menggunakan Software SPSS 17, lalu diolah untuk mendapatkan

perolehan hasil akhir dari data tersebut yang selanjutnya dapat dianalisa.

4.2. Analisis Deskriptif

Sebelum masuk pada pembahasan mengenai pengaruh pelaksanaan tugas

sekretaris terhadap kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi

Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO), pada bagian ini terlebih dahulu

dilakukan analisis deskriptif terhadap karakteristik responden yang digunakan

pada penelitian ini yaitu Para karyawan bagian Deputi Direktur Teknik

Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) sebagai

berikut:

1. Analisis Karakteristik Responden

Adapun karakteristik karyawan bagian Deputi Direktur Teknik

Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO),

mencakup unsur-unsur pertanyaan meliputi jenis kelamin, usia, status

pendidikan dan kelas jabatan. Karateristik tersebut diharapkan dapat

memberi gambaran tentang keadaan responden, dan yang dijadikan

responden dalam penelitian ini berjumlah 25 orang. Dapat dilihat pada tabel

4.1. dan tabel 4.2. Untuk itu lebih jelasnya dapat disajikan sebagai berikut:

Rekapitulasi Variabel Pelaksanaan Tugas Sekretaris

Sumber: Data Primer yang diolah oleh : 2010

Untuk menginterprestasikan data pada tabel di 4.66. kita kembali ke hipotesis

yang menyatakan:

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

PTS10

PTS9

PTS8

PTS7

PTS6

PTS5

PTS4

PTS3

PTS 2

PTS 11 2 3 4 8765 1

09

PERTANYAAN

H0 : Tidak terdapat pengaruh antara pelaksanaan tugas sekretaris

terhadap kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis.

H1 : Terdapat pengaruh antara pelaksanaan tugas sekretaris terhadap

kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi

Teknis.

Kriteria Pengujian t test menggunakan dua sisi yaitu:

a. Jika t hitung > t tabel atau t hitung < t tabel maka H0 ditolak

b. Jika t tabel < t hitung < t tabel maka H0 diterima

Atau

Kriteria Pengujian t test menggunakan uji dua sisi:

a. Jika probabilitas < 0,05, maka H0 ditolak

b. Jika probabilitas > 0,05, maka H0 diterima

Dari perhitungan regresi linier dengan menggunakan program SPSS

for windows maka didapat hasil sebagai berikut:

Y = Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis

a = Konstanta

b = Koefisien regresi

X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris

Dimana :

Y = Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis

X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris

Y = a + bx

Y = 12,839+ 0,524x

-0,05

Ha Ha

H0

Ditolak

0

0,05

H1

Diterima

0,010 -0,010

-0,524 0,524

Keterangan dari persamaan Y = 12.839+ 0,524X adalah sebagai berikut:

a. Nilai Konstanta sebesar 12,839 menyatakan bahwa ada pengaruh

pelaksanaan tugas sekretaris dengan kinerja Deputi Direktur Teknik

Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO)

adalah 12.839.

b. Nilai Koefisien regresi sebesar 0,524 menyatakan bahwa setiap

penambahan 1 (satu) point variabel pelaksanaan tugas, akan

meningkatkan kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) sebesar 13,363 (dari

12,839+ 0,524 = 13,363).

Pada tabel 4.65. diperoleh angka probabilitas (Sig.) sebesar 0,69

maka H0 ditolak. Jadi disimpulkan bahwa kedua variabel saling

berpengaruh atau signifikan antara variabel pelaksanaan tugas sekretaris

dengan kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi

Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) yang dapat dilihat pada kurva

normalisasi pada grafik 4.7. di bawah ini :

Kurva Normalitas Uji Hipotesis antara Pelaksanaan Tugas Sekretaris dengan

Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT

Angkasa Pura 1 (PERSERO)

Pada grafik 4.7. terlihat grafik kurva normalisasi pelaksanaan tugas sekretaris terhadap

kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura

1 (PERSERO), diperoleh angka probabilitas (sig. 2-tailed) sebesar 0,010 untuk satu

sisi [kolam sig. (2-tailed). Oleh karena angka tersebut lebih besar dari 0,05 maka H0

ditolak dan H1 diterima atau sebenarnya ada pengaruh yang signifikan antara

pelaksanaan tugas sekretaris terhadap kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Setelah melakukan analisis hasil penelitian dan pembahasan yang ada di BAB

IV, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan akhir, sebagai berikut:

1) Dari hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan bahwa karakteristik responden

pada bagian Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT

Angkasa Pura 1 (PERSERO) mayoritas berumur antara 36 -45 tahun, yaitu

sebesar 56% atau 14 responden. Sedangkan untuk jenis kelamin, mereka

mayoritas berjenis kelamin laki-laki yaitu sebesar 76% atau 19 responden,

untuk tingkat pendidikan, mereka mayoritas berpendidikan S1 yaitu sebesar

52% atau hanya 13 responden. Untuk status dimana mereka mayoritas

statusnya adalah menikah yaitu sebesar 88% atau sebanyak 22 responden.

2) Dari analisis data variabel pelaksanaan tugas sekretaris dapat disimpulkan

bahwa persentase (%) nilai nomor jawaban tertinggi (maximum) pada variabel

pelaksanaan tugas sekretaris bagian Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO). Persentase (%) nilai

nomor jawaban tertinggi (maximum) pada variable pelaksanaan tugas

sekretaris terdapat pada pertanyaan nomor 4 (PTS4) yaitu kemampuan

sekretaris dalam menangani arsip dengan nilai 52% yang berarti mempunyai

pengaruh “baik”.

3) Persentase (%) nilai nomor jawaban terendah (minimum) pada variable

pelaksanaan tugas sekretaris terdapat pada pertanyaan nomor 7 (PTS7) yaitu

kegiatan sekretaris dalam penanganan telepon dengan nilai 40 % yang berarti

mempunyai pengaruh “cukup”.

4) Untuk variabel kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi

Teknis dapat disimpulkan bahwa persentase (%) nilai jawaban tertinggi

(maximum) pada variabel kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan

Spesifikasi Teknis terdapat pada pertanyaan nomor 2 (KDDTP2) yaitu

mengenai instruksi-instruksi yang diberikan oleh pimpinan terhadap sekretaris

dengan nilai 68% yang berarti mempunyai pengaruh “cukup”.

5) Persentase (%) nilai nomor jawaban terendah (minimum) pada variabel kinerja

Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis terdapat pada

pertanyaan nomor 10 (KDDTP10) yaitu pendekatan yang dilakukan pimpinan

untuk meningkatkan produktivitas kerja sekretaris dengan nilai 48% yang

berarti mempunyai pengaruh “cukup”.

6) Pada hipotesis, diperoleh secara simultan terdapat hubungan antara variabel

dependen dan variabel independen atau dengan kata lain, terdapat hubungan

antara variabel pelaksanaan tugas sekretaris terhadap kinerja Deputi Direktur

Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis. Dan diperoleh angka probabilitas

(sig.) sebesar 0,010 untuk dua sisi. Oleh karena angka tersebut jauh lebih besar

atau probabilitas (p) > dari 0,05, maka H0 ditolak. Jadi disimpulkan bahwa

kedua variabel saling berpengaruh atau signifikan antara variabel pelaksanaan

tugas sekretaris dengan variabel kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan

dan Spesifikasi Teknis.

5.2. Saran

1. Untuk meningkatkan pelaksanaan tugas sekretaris dalam mendukung

kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT

Angkasa Pura I (PERSERO), dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang

tidak hanya unggul dalam kompetensi melainkan juga mempunyai sikap

dan kepribadian yang ramah dan menyenangkan. Mengingat pengaruh

pelaksanaan tugas sekretaris hanya sebesar 25% sedangkan 75%

dijelaskan oleh faktor lain diluar indikator yang ada pada kedua variabel

tersebut seperti kompetitor, tekanan pekerjaan yang belum

terealialisasikan oleh Direktur Operasi dan Teknik, stress karyawan,

permasalahan dengan rekanan perusahaan yang terkait dengan kerjasama

pengembangan bandara, dan lain-lain.

Maka perusahaan harusnya mengoutsourcing sekretaris sehingga sekretaris

mempunyai motivasi, sikap dan attitude yang lebih baik sehingga

diharapkan sekretaris tidak hanya dapat meningkatkan point kinerja Deputi

Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I

(PERSERO) melainkan juga dapat menciptakan suasana kerja yang

menyenangkan bagi para karyawan Teknik Perncanaan. Namun mengingat

pada saat ini sudah tersedia SDM organik pada posisi sekretaris maka

penempatan SDM baru akan menunggu sampai SDM eksisting mencapai

masa purnabakti (pensiun).

DAFTAR PUSTAKA

Dubrin, Andrew, J. (2005). The Complete Ideal’s Guide: Leadership. Jakarta:

Prenada Media.

Hendarto, Hartiti dan Tulusharyono. (2006). Menjadi Sekretaris Profesional.

Jakarta: PPM.

________ http://id.wikipedia.org/wiki/Kinerja, diakses pada tanggal 17 Juni 2010.

Powers, John, Robert. (2007). Professional Secretary. Jakarta: John Powers Robert.

Santoso, Singgih. (2010). Mastering SPSS 18. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo,

Kompas Gramedia.

_________Sofa, Pakde. (2008). Teori Kepemimpinan.

(http://massofa.wordpress.com/2008/02/05/teori-kepemimpinan/), diakses pada

tanggal 5 Juni 2010.

Sugiyono. (2009). Metode Penelitan Administrasi dilengkapi dengan Metode R &

D. Bandung: Alfabeta.

Yatimah, Durotul. (2009). Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang

Keahlian:

Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung:

Pustaka Setia.