BAB I PENDAHULUAN · Dalam penulisan ilmiah ini, metode yang digunakan adalah : 1. Observasi Yaitu...

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Pada era globalisasi ini banyak berdiri perusahaan yang bergerak dalam berbagai

bidang. Mereka memproduksi berbagai jenis produk yang mereka buat sesuai dengan keinginan

pasar saat ini. Dimana produk-produk inilah yang nantinya akan mereka tawarkan kepasaran

dan akan bersaing dengan produk-produk lain. Semuanya itu mereka kelola dengan sebaik-

baiknya agar tidak mudah jatuh dalam persaingan pasar nasional maupun internasional, dengan

harapan dapat menghasilkan sesuatu yang maksimum sehingga dapat menghasilkan devisa bagi

Negara.

Dalam kehidupan persaingan perekonomian yang semakin ketat ini perlu adanya

komunikasi dan informasi, dimana komunikasi itu perlu kita lakukan dengan berbagai pihak

baik pihak dalam ataupun dengan pihak luar. Tanpa komunikasi dan informasi yang cukup kita

tidak dapat mengetahuiperkembangan perekonomian yang ada. Begitu juga dalam suatu

perusahaan, komunikasi sangat amat diperlukan untuk menambah kemajuan bagi perusahaan

dan dapat menghasilkan suatu pemikiran yang berguna bagi kemajuan perusahaan itu sendiri.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini berkembang sangat pesat

seiring dengan pentingnya informasi dan pengolahan data dari berbagai aspek bidang kegiatan.

Dan berkat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, memberikan banyak

kemudahan dan kelancaran akses kerja pada setiap instansi-instansi maupun perusahaan. Salah

satu dari hasil perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berperan amat sangat

1

penting dan dapat dikatakan sebagai sarana yang paling utama bagi kemajuan dunia usaha yaitu

sebuah teknologi komputer.

Dalam bidang pembelian suatu sistem yang digunakan membutuhkan suatu

penanganan yang cermat dan baik sehingga dapat menghindari kesalahan pencatatan transaksi

pembelian yang terjadi. Untuk itu maka diperlukan suatu system pembelian dalam rangka

penyediaan informasi transaksi pembelian yang tepat, cepat dan akurat, serta dapat mengukur

keuntungan yang diperoleh dari hasil proses pembelian barang.

KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG BANGUNAN PADA TOKO

KEMENANGAN JAYA JAKARTA.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

a Untuk mendapat gambaran mengenai penyusunan Kuliah Kerja Praktek

b Mendidik penulis agar dapat bertanggung jawab terhadap tulisan dan hasil penelitian

c Memadukan pengetahuan teori yang didapat selama mengikuti kegiatan perkuliahan dengan

pelaksanaan sistem berjalan yang dilakukan pada Kemenangan Jaya.

d Menerangkan secara jelas prosedur-prosedur sistem berjalan di Kemenangan Jaya.

e Adapun tujuan dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi mata kuliah

KKP pada program Diploma III Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).

1

1.3. Metode Penelitian

Dalam penulisan ilmiah ini, metode yang digunakan adalah :

1. Observasi

Yaitu teknik pengumpulan data dengan melihat objek penelitian secara langsung ke lapangan

berdasarkan data yang penulis peroleh sewaktu mengadakan wawancara. Sehingga hasilnya

dapat digunakan sebagai dasar penelitian yang spesifik.

2. Wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab terhadap pimpinan dan

karyawan yang berhubungan dan mengenai masalah yang sedang diteliti.

3. Studi Pustaka

Yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan pengambilan data-data dengan membaca

buku atau literature yang sesuai dengan pembahasan materi serta pengetahuan lain yang

penulis lakukan.

1.4. Ruang Lingkup

Untuk memperjelas masalah yang akan dibahas dan agar tidak terjadi pembahasan yang meluas

atau menyimpang pada penulisan kuliah kerja praktek ini, penulis membatasi pada sistem pengadaan

barang pada Kemenangan Jaya. yang meliputi proses pengolahan data pengadaan barang yang terdiri

dari proses penerimaan barang, pembelian , penjualan dan laporan barang..

1.5. Sistematis Penulisan

1

Sistematis penulisan kuliah kerja praktek ini agar tersusun dengan baik maka penulisan

membagi dalam beberapa bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Merupakan bab yang menguraikan tentang masalah umum, maksud dan tujuan, ruang

lingkup, metode-metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini membahas konsep dasar sistem yang meliputi pengertian sistem,

karakteristik sistem dan peralatan pendukungnya (tool sistem) yaitu mengenai

pengertian Data Flow Diagram, pengertian normalisasi, serta prosedur penerimaan

pasien.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis membahas masalah umum, tinjauan perusahaan, sejarah

perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem akuntansi berjalan,

diagram alir data (DAD) sistem akuntansi berjalan, kamus data sistem berjalan,

spesifikasi sistem akuntansi berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi

bentuk dokumen keluaran, struktur kode, permasalahan pokok dan alternatif

pemecahan masalah yang ada.

BAB IV PENUTUP

1

Merupakan bab terakhir yang menguraikan kesimpulan dan saran dari penulis

mengenai pembahasan penulis Kuliah Kerja Praktek.

1

BAB II

LANDASAN TEORI

2. Konsep Dasar Sistem

Istilah “SISTEM” sekarang ini banyak dipakai dan mempunyai banyak pengertian. Dengan

adanya pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami persoalan-persoalan yang

ada. Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru, karena itu penulis akan

mengemukakan tentang definisi sistem, karakteristik dan klasifikasi sistem.

3. Definisi Sistem

Definisi sistem berdasarkan pendapat para pakar sistem adalah sebagai berikut:

Menurut Raymond Mc Leod

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai

suatu tujuan.

Menurut Gordon B. Davis dalam Sutabri ( 1984 : 67)

Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat konsep dan prosedur yang

dihimpun untuk maksud dan tujuan bersama. Sistem dapat abstrak atau fisik, sistem abstrak yaitu

sistem susunan gagasan atau konsepsi dari dasar yang saling tergabung.

Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi A dalam Sutabri (1984 : 10)

1

Sistem adalah suatu yang terdiri dari obyek, unsur-unsur atau komponen yang berkaitan dan

berhubungan satu sama lain, sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan proses.

Menurut Drs. Komaruddin

Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta

prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan

dari suatu organisasi.

Menurut C.West Churchman (1968)

Sistem dinilai sebagai proses yang diselenggarakan oleh sekumpulan unsur yang masing-masing

unsur itu dipadukan secara fungsional dan operasional guna mencapai suatu tujuan.

Menurut Wahyudi, Kumoroto

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur komponen atau variabel-variabel

yang terorganisasi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

Norman L.Enger dalam Sutabri (1984 : 10)

Sistem dapat terdiri atas kegiatan – kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan- tujuan

perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.

4. Karakteristik Sistem

Suatu sistem memiliki karakteristik sistem atau sifat-sifat tertentu, sehingga dapat dikatakan

sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud menurut Jogiyanto (2005 : 3) sebagai berikut:

a Komponen Sistem (Components)

1

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi membentuk suatu

kesatuan. Komponen tersebut dapat berupa subsistem atau

bagian-bagian dari sistem dan mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan fungsi tertentu

yang mempengaruhi proses sistem keseluruhan.

b Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau

dengan lingkungan luarnya.

c Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada di ruang linggkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem

tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem.

d Penghubung sistem (Interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem yang lainnya.

e Masukan sistem (Input)

Masukan dapat berupa masukan perawatan, yaitu supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan

masukan sinyal energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f Keluaran sistem (Output)

Hasil energi yang dikeluarkan sehingga dapat berguna, dan sisa pembuangan keluaran dapat

merupakan masukan untuk subsistem.

g Pengolahan sistem (Process)

Pengolahan sistem adalah suatu proses mengolah atau mengubah bentuk masukan menjadi

keluaran.

h Sasaran dan tujuan sistem (Objectives and Goal)

1

Sistem pasti mempunyai suatu tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak

memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika

mengenai sasaran dan tujuannya.

5. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang,

diantaranya adalah sebagai berikut:

4. Sistem Abstrak (Abstrack System) dan Sistem Fisik (Phisycal System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

5. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan

sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

6. Sistem Tertentu (Deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.

Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi

karena mengandung unsur probabilitas.

7. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan

luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan mendapat pengaruh dari

lingkungan luarnya.

1

Siklus hidup sistem (system life cycle) menurut Tata Sutabri (1998) adalah proses evalusioner

yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Beberapa fase

atau tahapan dari daur hidup sistem, yaitu:

a Mengerti adanya kebutuhan

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang harus dapat dikenali

sebagaimana adanya.

b Pembangunan sistem

Proses atau prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan

membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

c Pemasangan sistem

Tahapan ini dilakukan setelah tahap pembangunan sistem selesai, yaitu dimana peralihan dari

tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang

merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

d Pengoperasian sistem

Tahap dimana sistem yang baru itu diterapkan dan dipelihara.

e Sistem menjadi usang

Sistem dimana sistem yang ada sudah tidak layak lagi di operasikan dan sistem yang baru

dibangun untuk menggantikannya.

6. Peralatan Pendukung (Tool System)

Dalam penulisan karya ilmiah ini serta untuk merancang suatu sistem diperlukan peralatan

pendukung (tool system). Adapun peralatan pendukung yang penulis gunakan adalah:

7. Diagram Alir Data (DAD)

1

Diagram alir data adalah suatu jaringan (network) yang menggambarkan sebuah sistem, baik

secara komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam

bentuk kumpulan kompnen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

Simbol-simbol atau lambang-lambang yang digunakan dalam membuat DAD adalah:

2 Lingkungan Luar (External Entity)

Digambarkan dalam simbol bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir

data, external entity dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan

input atau menerima output dari sistem atau keduanya.

3 Proses (Process)

Digambarkan dengan simbol lingkaran yang digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang

dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu alir data yang masuk ke dalam proses

untuk dihasilkan alir data yang keluar dari proses.

4 Arus Data (Data Flow)

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini

digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian

lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan

luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai

dengan data atau informasi yang dimaksud.

5 Simpanan Data (Data Store)

Digambarkan dengan simbol sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu

ujungnya, yang menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang berupa suatu file di sistem

komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data pada meja, tabel acuan manual dan agenda.

1

Dalam menggunakan diagram alir data ada beberapa aturan main yang harus diperhatikan,

yaitu:

1. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external

entity secara langsung.

2. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store secara

langsung

3. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity

secara langsung (atau sebaliknya).

4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.

Tahapan atau langkah-langkah didalam membuat diagram alir data dibagi menjadi tiga tahap,

yaitu:

f Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses dari

keseluruhan sistem yang ada.

g Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yang

dijabarkan secara rinci.

h Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses

yang ada pada diagram nol.

8. Kamus Data (Data Dictionary)

1

Kamus data adalah katalog fakta tentang informasi dengan mengindentifikasikan data yang

mengalir pada sistem secara lengkap. Fungsi kamus data adalah sebagai katalog yang menjelaskan

lebih detail tentang DAD (Diagram Alir Data) yang mencakup proses, data flow, dan data store.

Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun

secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah:

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan,

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD (Diagram Alir Data).

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat, maka

kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Nama Arus Data

Nama arus data harus dicatat di kamus data karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang

mengalir di DAD (Diagram Alir Data), sehingga apabila DAD dibaca dan memerlukan penjelasan

lebih lanjut tentang arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah pada

kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila ada. Alias perlu ditulis karena terkadang

terdapat data yang sama tetapi mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang

satu dengan lainnya.

3. Bentuk Data

1

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya biasanya dibentuk dalam bentuk

laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dasar dari data yang

mengalir berupa dokumen dasar atau formulir laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel,

parameter, dan field-field. Bentuk-bentuk seperti inilah yang dicatat dalam kamus data.

4. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus

data ini perlu dicatat di kamus data agar mempermudah mencari arus data di diagram alir data.

5. Penjelasan

Untuk memperjelas makna dari arus data yang dibuat di kamus data, maka pada bagian penjelasan

dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data yang dibuat.

6. Periode

Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat dalam kamus data

karena periode digunakan untuk mengidebtifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam

sistem, kapan proses program harus dilakukan serta kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume perlu dicatat dalam kamus data karena pada volume berisi tentang volume rata-rata yang

menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dari suatu periode tertentu. Sedangkan volume

puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau

elemen-elemen data.

1

Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai bentuk mempersingkat arti atau makna dari

sistem yang dijelaskan yang disebut notasi. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data

dibandingkan dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibedakan menjadi dua macam,

yaitu:

a Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data.

Notasi yang umum digunkan antara lain adalah:

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN

X Untuk karakter

9 Untuk angka

A Untuk alphabet

Z Untuk angka nol sebagai spasi kosong

. Untuk pemisah ribuan

, Untuk pemisah pecahan

- Untuk penghubung

/ Untuk tanda bagi

b. Notasi Struktur Data

Notasi yang digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang

umum digunakan adalah sebagai berikut:

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

1

9. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data ke dalam bentuk tabel-tabel yang

menyatakan entitas dan relasinya. Normalisasi adalah proses pengelompokan attribute-attribute dari

suatu relasi sehingga membentuk WELL STRUKTURE RELATION, yaitu sebuah relasi yang jumlah

kerangkapan datanya sedikit (Minimum Amount of Redundancy), serta memberikan kemungkinan

bagi user untuk melakukan insert, delete dan modify terhadap baris-baris data pada relasi tersebut,

yang tidak berakibat terjadinya error atau inkonsestensi data, yang disebabkan oleh operasi-operasi

tersebut.

Adapun beberapa hal yang terkait dengan normalisasi adalah:

1. Kunci Calon (Candidate Key)

Kunci calon adalah satu set minimal attribute yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian

spesifik dari entity.

1

NOTASI KETERANGAN= Terdiri dari

+ And (dan)( ) Pilihan (Ya atau Tidak){ } Iterasi / Pengulangan proses[ ] Pilih salah satu pilihanI Pemisah pilihan didalam tanda [ ]* Keterangan atau catatan@ Petunjuk (key field)

2. Kunci Primer (Primary Key)

Kunci primer adalah satu set minimal attribute yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian

spesifik dan dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

3. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.

4. Kunci Tamu (Foreign Key)

Kunci tamu dalah satu attribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke

induknya.

5. Kunci Super (Super Key)

Kunci super adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk

mengidentifikasikan secara unik sebuah entitas dalam entitas set.

Langkah-langkah pembentukan normalisasi:

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalize Form)

Merupakan kumpulan data yang direkam dengan tidak memperhatikan format tertentu. Dapat saja

data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2. Bentuk Normal Ke Satu (1NF / First Normal Form)

Setiap data pada bentuk ini memiliki ciri setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam

satu record demi satu record nilai dari filed-field berupa “atomic value”, mempunyai

ketergantungan secara partial, tidak ada set attribute / field yang berulang atau bernilai ganda, dan

tiap field / attribute hanya memiliki satu pengertian.

1

3. Bentuk Normal Ke Dua (2NF / Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria benuk normal

kesatu. Attribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key.

Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci

field haruslah unik dan dapat mewakili attribute lain yang menjadi anggotanya. Bentuk normal

kedua mempunyai hubungan transitif yaitu menjadi attribute biasa pada suatu relasi tetapi menjadi

kunci pada relasi lain.

4. Bentuk Normal Ke Tiga (3NF / Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan senua

attribute bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap attribute

bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh.

5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

BCNF mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF,

relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap attribute harus bergantung pada attribute

superkey.

6. Bentuk Normal Ke Empat (4NF / Fourth Normal Form)

Relasi R adalah bentuk 4NF jika dan hanya jika relasi tersebut juga termasuk BCNF dan semua

ketergantungan multivalue adalah juga ketergantungan fungsional.

7. Bentuk Normal Ke Lima (5NF / Fifth Normal Form)

Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dari 4NF dilakukan dengan menghilangkan

ketergantungan join yang bukan merupakan kunci kandidat.

10. Pengkodean

1

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer, dan

mengambil bermacam-macam informasi, kode harus dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus.

A. Petunjuk Pembuatan Kode

Dalam merancang suatu kode ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

a Mudah diingat

Agar kode dapat dengan mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan menghubungan kode

dengan objek yang diwakili oleh kode.

b Harus unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang

kembar.

c Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item

baru dapat tetap diwakili oleh kode.

d Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien jika direkam disimpan

komputer.

e Kode harus konsisten

Bilamana mungkin kode harus konsisten kode yang harus dipergunakan

f Harus distandarisasikan

Kode haris distandarisasikan untuk seluruh tingkatan dari departemen dalam organisasi.

g Spasi harus dihindari

1

Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam

menggunakannya.

h Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

B. Tipe Dari Kode

Ada beberapa tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sisitem informasi, diantaranya

adalah:

a Kode Mnemonik

Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic di buat

dengan dasar singkat atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan

kode ini.

b Kode Urut (Sequential Code)

Kode urut disebut juga dengan kode serial, merupakan kode yang nilainya urut antara satu

dengan kode berikunya.

Kebaikan dari kode urut adalah kode ini sangat sederhana, mudah diterapkan, kode dapat

pendek tapi unik, mudah dicari jika kode sudah diketahui, cocok untuk menggunakan file yang

menggunkan nomor record relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya,

demikian file tidak perlu di indeks, baik untuk pengendalian karena kode yang hilang dapat

mudah diketahui.

1

Sedangkan kelemahan dari kode urut adalah penambahan kode hanya bisa ditambah pada akhir

urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang

diwakili kecuali berdasarkan urutan-urutannya saja, tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

c Kode Blok

Kode blok mengklasifikasi item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu

klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diterapkan.

Kebaikan dari kode blok adalah nilai dari kode mempunyai arti yaitu masuk ke dalam blok

yang sudah tertentu, mudah diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian, proses

pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah karena tiap-tiap kelompok

rekening diketahui dari blok kodenya.

Sedangkan kelemahan dari kode blok adalah panjang kode tergantung dari jumlah bloknya,

akibatnya kode menjadi cukup panjang, kurang mudah diingat.

d Kode Group

Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti.

Kebaikan dari kode group adalah mudah diperluas, dapat ditambah atau dibuang sebagian.

Sedangkan kelemahan dari kode group adalah kode menjadi panjang.

e Kode Desimal

Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka decimal mulai dari angka

0 sampai dengan 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.

1

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

9. Umum

Toko Kemenangan Jaya merupakan salah satu jenis perusahaan yange menangani kegiatan

perdagangan dalam membeli dan menjual barang bangunan yang prosedur penjualannya sudah

terkomputerisasi dengan baik namun prosedur pembeliannya masih dilakukan secara manual.

Perusahaan ini dikategorikan sebagai perusahaan kecil, karena tergolong baru maka perusahaan ini

masih dalam tahap perkembangan usaha.

Untuk melakukan pengembangan usaha peranan komputer sangat berpengaruh bagi

perusahaan ini, tanpa adanya komputer kegiatan transaksi pembelian belum dapat berjalan secara

optimal. Karena sering kali terjadi kesalahan disebabkan oleh manusia, peranan manusia sangat

dibutuhkan untuk membantu mengoperasikan komputer pada perusahaan yang masih belum

terkomputerisasi atau manual.

Proses perhitungan pembelian yang masih manual banyak sekali terdapat kekurangan atau

kendala-kendala yang akan dihadapi oleh perusahaan, misalnya pada proses tersebut dibutuhkan

ketelitian, ketepatan dan keakuratan didalam memasukkan angka-angka sehingga pada proses

perhitungan tidak mengalami kesulitan.

Dalam melakukan transaksi pembelian fungsi komputer sangatlah bermanfaat karena dengan

menggunakan komputer proses sehingga proses perhitungan akan lebih cepat dilakukan, sehingga

dapat menghemat waktu, selain itu komputer juga dipakai untuk membantu seluruh kegiatan yang ada

didalam suatu perusahaan.

1

10. Tinjauan Perusahaan

Dalam suatu perusahaan atau organisasi tentunya memiliki bagan atau struktur organisasi yang

jelas. Tujuannya adalah skema atau program kerja dan bidang-bidang dalam perusahaan atau

organisasi tersebut harus dengan sangat jelas diketahui dan diterapkan agar proses kegiatan dalam

perusahaan atau organisasi dapat lancar guna mencapai tujuan yang diharapkan.

11. Sejarah Perusahaan

Kemenangan Jaya, Toko Bahan Bangunan didirikan pada tahun 2008, berlokasi di Jl.

Percetakan Negara Raya No. C 261-263 Jakarta Pusat. Kemenangan Jaya merupakan toko yang

menyediakan pelayanan di bidang penjualan dan distribusi bahan bangunan.

Pada awalnya Kemenangan Jaya merintis ritel keramik dan aksesorisnya, yang kemudian

berkembang menjadi keramik dan usaha distribusi semen (inducement). Kemudian para pendiri grup

Kemenangan Jaya membangun pabrik keramik PT. Perkasa Primarindo (1991). PT. Indo Penta Sakti

Teguh (1992) dan PT. Arwana Citra Mulia (1993). Pada tahun 1994 Grup Kemenangan Jaya

mendirikan PT. Industri Keramik Kemenangan Jaya (IKKJ) yang merupakan pabrik pertama yang

100% dimiliki oleh grup Kemenangan Jaya.

Produk keramik biasa dipakai untuk lantai dan dinding rumah, baik di dalam maupun di luar

ruangan. Grup Kemenangan Jaya menawarkan produk yang secara spesifik menarik bagi para pemilik

dan pengembang perumahan, dengan beragam merk yang diproduksi dan pilihan ukuran serta desain

emboss, marmer maupun dekoratif.

Dengan memiliki jaringan distribusi yang sangat luas, dan tetap berfokus terhadap pasar

komersial ritel, serta besarnya keinginan dari sebuah keluarga di Indonesia utuk memiliki dan

merenovasi rumah sendiri memberikan dampak langsung yang positif akan kebutuhan konstruksi dan

dekorasi interior yang memakai produk keramik. Hal tersebut merupakan factor utama yang

menjadikan bisnis Grup Kemenangan Jaya dapat tetap terus bertahan dan berkembang.

1

Berbekal pengalaman bisnis bahan bangunan lebih dari 38 tahun ini, manajemen

mengembangkan konsep “one stop shoping” bahan bangunan, Kemenangan Jaya menyediakan segala

kebutuhan bangunan mulai dari pondasi awal hingga atap bangunan.

Kemenangan Jaya bukan hanya menyediakan kelengkapan kebutuhan bahan bangunan, tetapi

juga memberikan kenyamanan berbelanja bagi para pegunjung dengan fasilitas bangunan yang

dilengkapi dengan rak display, AC dan lapangan parkir yang luas serta didukung dengan pelayanan

para staf yang berpengalaman.

Usaha lainnya yang saat ini sedang dijalankan grup Kemenangan Jaya adalah usahaa

transportasi, property dan industri bahan.

Adapun visi dan misi Kemenangan Jaya adalah :

f Visi

Kemenangan adalah group usaha global yang sehat dan terpandang dalam industri dan

distribusi bahan bangunan dan integrasinya.

g Misi

Melaksanakan usaha produksi dan distribusi keramik yang sehat dan menguntungkan melalui:

6 SDM yang inovatif, loyal, sinergi dan harmoni.

1

7 Rencana kerja yang efektif dan didukung oleh komitmen penuh dari seluruh manajemen untuk

melaksanakannya.

8 Memberikan kepuasan bagi pelanggan, dengan membentuk pelanggan yang loyal bagi produk dan

persepsi perseroan.

9 Memberikan keuntungan dan manfaat bagi seluruh stakeholders,termasuk pemegang saham,

kreditor, karyawan, pembeli dan masyarakat luas.

12. Struktur Organisasi dan Fungsinya

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung

jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa

melapor ke siapa dan mekanisme koordinasi yang formal serta pula yang akan diikuti.

5. Struktur Organisasi

Adapun struktur pembelian pada Kemenangan Jaya dapat dilihat pada Gambar III.1

6. Tugas dan Fungsi Organisasi

Pada bagian ini penulis menjelaskan fungsi dan organisasi, wewenang dan tanggung jawab serta

tugas pada bagian pembelian di Kemenangan Jaya.

B. Manager

3. Memimpin rapat-rapat perusahaan dimana perlu menetapkan keputusan akhir dalam rapat

tersebut.

1

4. Memberikan segala keterangan tentang keadaan dan jalannya perusahaan baik dalam

bentuk laporan tahunan maupun laporan berkala lainnya menurut cara dan waktu yang

telah ditentukan.

5. Memberikan sebuah keputusan-keputusan yang penting untuk kelancaran pembelian

Kemenangan Jaya.

F. Marketing

b Melayani konsumen yang datang

c Membuat nota penjualan

d Membuat pemesanan barang kebagian purchasing

G. Purchasing

8. Mengatur pembelian yang dibutuhkan

9. Melakukan penawaran harga negosiasi untuk persediaan barang di

Kemenangan Jaya

J. Supplier

11. Sebagai rekan kerja external yang menjual barang-barang bangunan kepada Kemenangan

Jaya

L. Bagian Gudang

13. Memeriksa barang yang masuk untuk mengetahui apakah barang

tersebut tidak cacat.

14. Membuat laporan penerimaan barang setelah menerima barang

datang dari supplier.

1

O. Bagian Accounting

16. Membuat laporan penerimaan barang

17. Membuat penerimaan retur

STRUKTUR ORGANISASI

PEMBELIAN KEMENANGAN JAYA

1

Bagian Pemasaran

Manager

Gambar III.1 Stuktur Organisasi Toko Kemenagan Jaya

13. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunaan Kuliah Kerja Praktek ini, penulis

menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi :

1. Proses Pembuatan MR (Marginal Request)

Bagian pemasaran membuat Marginal Request (permohonan pembelian barang), lalu daftar

pemesanan barang diserahkan ke supervisor untuk dimintai persetujuan. MR yang telah di acc

Supervisor diserahkan ke bagian pembelian.

5. Proses Pembuatan PO

1

Bagian Gudang Accounting SupplierBagian Pembelian

MR yang telah diserahkan ke bagian pembelian, pembelian didokumentasikan oleh bagian

pembelian. Lalu bagian pembelian membuat PO (pemesanan barang) berdasarkan

permohonan pembelian barang. PO yang telah dibuat diserahkan ke supplier melalui fax.

7. Penerimaan Barang

Setelah Supplier menerima PO yang difax, Supplier datang membawa barang pesanan dan

bukti pembayaran (invoice) ke bagian gudang.

4. Pembuatan Laporan

Setelah barang bukti pembayaran diterima bagian gudang membuat LPB (Laporan Pembelian

Barang) yang diserahkan ke bagian accounting untuk diarsip.

14. Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Akuntansi Berjalan

Proses Pembelian Barang Kemenangan

Jaya

Bag. Pemasara

n

Gudang

Bag. Pembelian

Supervisor

Supplier

Accounting

Data Stok MRMR. Acc

MR. Acc

MR. Acc

PO

Invoice, Data Barang

Invoice, Data Barang LPB

1

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

Keterangan :

Marginal Request (MR) : Pemesanan BarangPurchasing Order : Order BarangInvoice : Bukti Pembayaran LPB : Laporan Penerimaan Barang

1

1.0Pembuatan

MR

2.0Pembuatan

PO

3.0Penerimaan

Barang

4.0Pembuatan

Laporan

Bag. Pemasara

nSupervisor

Supplier

Gudang

Accounting

MR Acc

Data Barang

Data Stok MR

MR Acc

MR Acc

PO


LPB

Data Barang

MR Acc

Bag. Pembelian

Data StokData Stok

MR Acc

Data Barang


Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan

Keterangan :

Marginal Request (MR) : Pemesanan BarangPurchasing Order : Order BarangInvoice : Bukti Pembayaran

1

LPB : Laporan Penerimaan Barang

1.1Cek Barang

1.2Membuat MR

1.3Pengesahan

MR

Bag. Pemasara

n

Data Stok

Data Stok

MR

Data Stok, MR

MR Acc

Supervisor

1.4Acc MR

1.5Penyerahan

MR

Data Stok

Bag. Pembelian

MR Acc

MR

MR Acc

Data Stok

1

Gambar III.4. Diagram Detail Proses 1.0 Sistem Akuntansi Berjalan

2.1Diarsipkan

2.2Pembuatan PO

2.3Pemeriksaan

PO

Bag. Pembelian

MR Acc

MR Acc

PO

PO

Supplier

MR Acc

MR Acc

PO Acc

Keterangan :

Marginal Request (MR) : Pemesanan BarangPurchasing Order : Order BarangInvoice : Bukti Pembayaran LPB : Laporan Penerimaan Barang


1

3.1Pemeriksaan

Invoice

3.2Penerimaan

Invoice

3.3Pembuatan

LPB

Supplier Invoice

Invoice Acc

LPB

Invoice Acc

LPB Acc

Gudang

3.4Mengarsipkan

LPB

Invoice Acc

Accounting

LPB Acc

MR

Invoice Acc

LPB

1


15. Kamus Data Dokumen Sistem Akuntansi Berjalan

Kamus data dalam sistem akuntansi berjalan terdiri dari:

i Dokumen Masukan

10. Permohonan Pembelian Barang (MR)

Nama Arus : Permohonan Pembelian Barang

Alias : PPB

Bentuk Data : Cetakan Komputer atau Manual

Arus Data : Bagian Pembelian – Proses 1.0

Proses 1.0 – Bagian Pemasaran

Penjelasan : Sebagai salah satu persyaratan pemesanan barang

Periode : Setiap memesan barang

Volume : 1 sampai 10

Struktur Data : Header + isi + footer

- Header = Nama Perusahaan

- Isi = Judul + Merk Barang + Kode Barang + Ukuran +

KW + Jumlah yang diminta + Stock Akhir + Jumlah

Yang Dipesan + Keterangan

- Footer = Tanggal + TTD_Marketing Spv + Marketing

Manager + Kadept. F&A + TTD_Spv.Gudang

1

f Print Hasil Foto

Nama Arus : Print Hasil Foto

Alias : PHF

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Dokter – Proses 2.0

Proses 2.0 – Petugas Administrasi

Petugas Administrasi – Proses 2.0

Proses 2.0 – Pasien

Proses 2.0 – Arsip PHF

Penjelasan : Merupakan hasil pemeriksaan rontgen

Periode : Setiap setelah dilakukan pemeriksaan

Volume : 50 lembar


- Header = Logo + Nama_Rumah_Sakit + Nama_Bag_Instansi

+ Alamat_Rumah_Sakit + No_Telp + Nama_Dokter

+ Nama_Pasien + No_RSPJ + Alamat +No_Rontgen

+ Merk_Film + Pemeriksaan + Pendapat_Klinis

Keterangan = Pemeriksaan [ Fluoroskopi Radiografi ]

- Isi = Tgl_Hasil_Foto + Hasil

Keterangan = Hasil * Hasil pemeriksaan rontgen *

- Footer = Nama_Dokter

1

g Bukti Bayar Rawat Jaan

Nama Arus : Bukti Bayar Rawat Jalan

Alias : BBRJ

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Petugas Administrasi – Proses 2.0

Proses 2.0 - Pasien

Proses 2.0 – Arsip BBRJ (1)

Pasien – Proses 3.0

Proses 3.0 – Kasir


Penjelasan : Sebagai bukti pemeriksaan dan pembayaran

Periode : Setiap ada pasien

Volume : 50 lembar


- Header = Logo_Rumah_Sakit + Nama_Rumah_Sakit +

Nama_Dokumen + Nama_Pasien + No_RSPJ + No_

Pekerjaan + Pekerjaan + Alamat&Telp_Rumah +

Alamat&Telp_Kantor

Keterangan = Gol = [ D P U M B ]

- Isi = 1 {No + Jns_Pekerjaan + No_Kode + Biaya + Ket } 8

+ Jumlah

- Footer = Nama_Kota + Tgl_Transaksi + TTD_Bag_Radiologi

1

h Kwitansi

Nama Arus : Kwitansi

Alias : KW


Arus Data : Kasir – Proses 3.0

Proses 3.0 − Pasien

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap ada pasien yang sudah membayar

Volume : 50 lembar


- Header = Logo + Nama_Rumah_Sakit + Alamat_Rumah_

Sakit + No_Telp_Rumah_Sakit + No_Kwitansi +

Nama_Dokumen

- Isi = Sudah_Terima_Dari + Uang_Sejumlah + Untuk_

Pembayaran + Nama_Pasien + Alamat_Pasien

- Footer = Rp + Tempat

Keterangan = Rp * Jumlah dibayar menggunakan angka *

Tempat = Kota + Tgl + Bulan + Tahun

k Dokumen Keluaran

12. Surat Pengantar

Nama Arus : Surat Pengantar

1

Alias : SP

Bentuk Data : Dokuman Cetakan

Arus Data : Pasien – Proses 1.0


Penjelasan : Sebagai salah satu persyaratan pemeriksaan pasien

Periode : Setiap pasien akan melakukan pemeriksaan

Volume : 50 lembar


- Header = Logo + Nama_Rumah_Sakit + Nama_Dokumen +

No_RSPJ + Tgl_Kunjungan + Nama_Pasien +

Tgl_Lahir + CR + Jenis_Kel + Nama_Suami +

No_Peg + Gol + Dit/Div/Pek + Agama + Bangsa +

Alamat_Kator + Telp_Kantor + Alamat_Rumah +

Tahun + Dokter + Specialist + Alamat_No_RO +

Telp + Ket_Klinis + No_Foto_Lama + Tgl

- Isi = Jns_Permintaan + Foto_Polos_Tanpa_Bhn_Kontras

+ Dgn_Bhn_Kontras + Radiography_Intervensional_

Arteriography

Keterangan = Foto_Polos_Tanpa_Bhn_Kontras [ Kepala Sinus

Paranasal Mastoid Mandibula Orbita Basis

Cranii Thorax Abdomen AP Abdomen 3 Posisi

B.N.D Pelvis Cervical Cervico Thoracal

1

Thoracal Thoraco Lumbal Lumbal Lumbo

Sacral Sacrum Clavicula Scapula Gleno

Humerale Humerus Cubiti Antebrachii Wrist

Manus HRP + Coxae Femur Genu Cruris

Ankle Pedis Bone Survey Mamography ]

= Dgn_Bhn_Kontras [ Cor Analysa Oesophagography

Barium Meal + M.D O.M.D Followthrough

Colon Enema Cholecystography E.R.C.P I.V.P

A.P.G + R.P.G + Urethrography Cystography

H.S.G Fislulography Myelography Sialography

Lymphography Phlebography Arthography ]

= Radiography_Intervensional_Arteriography

[ Cerebral Renales Coeliacal Leg + Arm Tae

+ Tai Arcus Ao Thoracal Ao Abdominal Ao

Mesenterica SUP Mesenterica INF ]

- Footer = TTD_Dokter

13. Print Hasil Foto

Nama Arus : Print Hasil Foto

Alias : PHF

Bentuk Data : Cetakan Komputer ( Print Out)

1

Arus Data : Dokter – Proses 2.0


Petugas Administrasi – Proses 2.0

Proses 2.0 – Pasien

Proses 2.0 – Arsip PHF

Penjelasan : Untuk mengetahui hasil rontgen foto

Periode : Setiap setelah di lakukan pemeriksaan

Volume : 50 lembar


- Header = Logo + Nm_RS + Nm_bagian instalasi + Alamat_RS

No_Tlp + Nm_dokter + Nm_pasien + No_RSPJ +

Alamat + No_rontgen + Merk_Film + pemeriksaan

Pendapat_klinis

Keterangan : pemeriksaan = [ Fluoroskopi Radiografi ]

- Isi = Tgl_hasilfoto + Hasil

-Keterangan : Hasil * Hasil Pemeriksaan Rontgen *

- Footer = Nm_Dokter

14. Bukti Bayar Rawat Jalan

Nama Arus : Bukti Bayar Rawat Jalan

Alias : BBRJ

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Petugas Administrasi – Proses 2.0

1

Proses 2.0 - Pasien


Pasien – Proses 3.0

Proses 3.0 – Kasir


Penjelasan : Sebagai bukti pemeriksaan dan pembayaran

Periode : setiap pasien datang periksa

Volume : 50 lembar


- Header = Logo_Rumah_Sakit + Nama_Rumah_Sakit +

Nama_Dokumen + Nama_Pasien + No_RSPJ + No_

Pekerjaan + Pekerjaan + Alamat&Telp_Rumah +

Alamat&Telp_Kantor

Keterangan = Gol = [ D P U M B ]

- Isi = 1 {No + Jns_Pekerjaan + No_Kode + Biaya + Ket } 8

+ Jumlah

- Footer = Nama_Kota + Tgl_Transaksi + TTD_Bag_Radiologi

15. Kwitansi

Nama Arus : Kwitansi

Alias : KW


Arus Data : Kasir – Proses 3.0

1

Proses 3.0 − Pasien

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap ada yang sudah membayar

Volume : 50 lembar


- Header = Logo + Nama_Rumah_Sakit + Alamat_Rumah_

Sakit + No_Telp_Rumah_Sakit + No_Kwitansi +

Nama_Dokumen

- Isi = Sudah_Terima_Dari + Uang_Sejumlah + Untuk_

Pembayaran + Nama_Pasien + Alamat_Pasien

- Footer = Rp + Tempat

Keterangan = Rp * Jumlah dibayar menggunakan angka *

Tempat = Kota + Tgl + Bulan + Tahun

16. Laporan Kegiatan Radiologi

Nama Arus : Laporan Kegiatan Radiologi

Alias : Laporan

Bentuk Data : Cetakan Komputer atau Manual

Arus Data : Proses 4.0 – TU Medis

Penjelasan : Berisi laporan pemeriksaan Radiologi per bulan

Periode : Per bulan

Volume : 1 lembar / bulan


1

- Header = Nm_Dokumen

- Isi = 1 {No + Radiodiagnostik + Jumlah + Pertamina +

Purna_karya + Pertamedika + Pihak_ketiga }4 + Total

- Keterangan = Pertamina = K + I + S + A

Purna karya = P + IP

Pertamedika = K + I + S + A

Pihak_Ketiga = AP + KPS / JOB + NPJAM +

NPCASH

- Header + Isi

- Header = MCU

- Isi = 1{ No + Radiodiagnostik + Jumlah + Pertamina +

Purna_Karya + Pertamedika + Pihak_Ketiga }3 +

Total

- Keterangan = Pertamina = K + I + S + A

Purna karya = P + IP

Pertamedika = K + I + S + A

Pihak_Ketiga = AP + KPS / JOB + NPJAM +

NPCASH

- Footer = Tempat + Tanggal + Nm_Pengawas

1

16. Spesifikasi Sistem Berjalan

8. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen Masukan merupakan proses awal dari suatu pelayanan pasien. Adapun bentuk

dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

8. Surat Pengantar

Nama Dokumen : Surat Pengantar

Fungsi : Untuk mengetahui keterangan tentang pasien

Sumber : Pasien

Tujuan : Petugas Administrasi

Frekuensi : Setiap kunjungan pasien

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : Satu Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-1

9. Print Hasil Foto

Nama Dokumen : Print Hasil Foto

Fungsi : Untuk mengetahui hasil rontgen pasien

Sumber : Dokter

Tujuan : Pasien

Frekuensi : Setiap ada pasien yang periksa

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : Dua Lembar

1


10. Bukti Bayar Rawat Jalan

Nama Dokumen : Bukti Bayar Rawat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Petugas Administrasi

Tujuan : Kasir

Frekuensi : Setiap ada transaksi

Media : Kertas



11. Kwitansi

Nama Dokumen : Kwitansi


Sumber : Kasir

Tujuan : Pasien

Frekuensi : Setiap ada pembayaran

Media : Kertas



6. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1

Dokumen Keluaran merupakan proses akhir dari proses pelayanan pasien. Adapun dokumen

keluaran tersebut adalah sebagai berikut :

Surat Pengantar

Nama Dokumen : Surat Pengantar

Fungsi : Untuk mengetahui keterangan tentang pasien

Sumber : Pasien

Tujuan : Petugas Administrasi

Frekuensi : Setiap kunjungan pasien

Media : Kertas



Print Hasil Foto

Nama Dokumen : Print Hasil Foto

Fungsi : Untuk mengetahui hasil rontgen pasien

Sumber : Dokter

Tujuan : Pasien

Frekuensi : Setiap ada pasien yang periksa

Media : Kertas

Jumlah Rankap : Dua Lembar


Bukti Bayar Rawat Jalan

Nama Dokumen : Bukti Bayar Rawat Jalan

1


Sumber : Radiologi

Tujuan : Kasir

Frekuensi : Setiap ada transaksi

Media : Kertas



Kwitansi

Nama Dokumen : Kwitansi


Sumber : Kasir

Tujuan : Pasien

Frekuensi : Setiap ada pembayaran

Media : Kertas



Laporan Kegiatan Radiologi

Nama Dokumen : Laporan Kegiatan Radiologi

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pasien

Sumber : Radiologi

Tujuan : Tata Usaha Penunjang Medis

Frekuensi : Setiap akhir bulan

1

Media : Kertas


Bentuk : Bentuk Lampiran B-1

9. Permasalahan Pokok

Ada beberapa perasalahan yang terjadi pada Sistem Pelayanan Paisen pada Unit Radiologi

Rumah Sakit Pertamina Jaya. Untuk memperjelas manfaat dari penulisan kuliah kerja praktek ini,

penulis akan mencoba untuk merumuskan masalah-masalah yang akan dibahas sebagai berikut :

i Pembuatan laporan jumlah pemeriksaan berdasarkan eselon masih manual.

j Bukti pembayaran rawat jalan masih dalam bentuk manual.

10. Alternatif Pemecahan Masalah

Sebagai alternatif pemecahaan dari permasalahan diatas, maka penulis mengajukan

pemecahaannya sebagai berikut :

i Seharusnya setelah pembuatan laporan, laporan juga di disimpan ke dalam komputer, dalam

bentuk file.

j Dibuatnya sistem komputer untuk bukti pembayaran yang sama dengan unit-unit yang

lainnya yang ada di RSPJ.

Dalam hal ini penulis membuat Analisa Sistem Penerimaan Pasien dengan membuat aplikasi

pengolahan data yang menggunakan bahasa pemograman Visual FoxPro 6.0. Dimana nantinya data

1

tersebut akan tersimpan dalam suatu database, sehingga memudahkan dalam proses pembuatan

laporan.

9475336

1

BAB IV

PENUTUP

9.1. Kesimpulan

Sebagai akhir dari penulisan kuliah kerja praktek ini, maka penulis memberi kesimpulan bahwa

sistem penerimaan pasien pada unit radiologi Rumah Sakit Pertamina Jaya sudah mengunakan sistem

komputer tetapi masih ada kendala yang harus dihadapi diantaranya :

k Dalam proses pembayaran.

l Pembuatan laporan mengenai jumlah pemeriksaan berdasarkan eselon.

Dengan adanya komputerisasi sistem akan didapatkan beberapa keuntungan :

12. Alternatif pemecahan masalah dan dapat membantu komputerisasi sebagai pemecahan

permasalahan yang dihadapi pada sistem yang lama.

13. Penyimpanan data dalam harddisk akan lebih menghemat tempat dan juga aman,

selain itu dapat juga digunakan berulang-ulang dan dapat diperbaharui isinya.

14. Dengan menggunakan media komputer dapat diperoleh informasi yang cepat, tepat

waktu dan memungkinkan pemberian layanan yang lebih baik kepada pemakai.

9.2. Saran

1

Sebagai akhir dari penulisan kuliah kerja praktek ini, penulis akan memberikan saran-saran

sebagai berikut :

11. Cara yang tepat dan cepat terhindar dari berbagai kendala tersebut adalah dengan

mengganti sistem manual menjadi sistem komputerisasi.

12. Dengan adanya sistem komputerisasi pemrosesan data akan lebih cepat, data yang

tersimpan lebih rapi dan aman, dan untuk kembali data-data atau informasi tesebut akan

lebih mudah dan cepat.

13. Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file, maka perlu dibuatkan file

duplikatnya (Back Up).

Untuk lebih berhasilnya sistem yang baru tersebut dengan melaksankan prosedur-prosedur yang

ditetapkan karena tanpa kedisiplinan pelaksanaanya maka tujuan pembaharuan sistem tersebut tidak

akan tercapai.

1

BAB I PENDAHULUAN · Dalam penulisan ilmiah ini, metode yang digunakan adalah : 1. Observasi Yaitu...

Documents

Transcript of BAB I PENDAHULUAN · Dalam penulisan ilmiah ini, metode yang digunakan adalah : 1. Observasi Yaitu...