1

BAB I

PENDAHILUAN

1.1. Latang Belakang

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam

menyampaikan suatu informasi baik secara individu maupun antar organisasi. Di

era berbasis teknologi seperti saat ini, surat masih sangat berperan dalam kegiatan

organisasi atau perkantoran. Surat memiliki peranan penting bagi kelancaran

kegiatan suatu organisasi dalam usaha pencapaian tujuan.

Tidak banyak yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi atau kantor tanpa

keberadaan surat di dalam kegiatannya. Bagi organisasi, surat merupakan alat

komunikasi formal dan sumber informasi yang resmi dan terpercaya, bahkan

memiliki kekuatan hukum. Surat juga memiliki fungsi sebagai bukti tertulis, bukti

historis, pedoman kerja, alat pengingat, jaminan keamanan, serta sebagai

barometer maju mundurnya suatu organisasi.

Organisasi atau kantor setiap harinya pasti melakukan kegiatan

pengelolaan surat. Pengelolaan surat yang baik akan memberikan manfaat positif

bagi organisasi, begitu pula sebaliknya surat yang tidak dikelola dengan baik akan

memberikan dampak buruk bagi organisasi, bahkan dapat menimbulkan kerugian

yang fatal. Informasi-informasi yang terkandung dalam surat merupakan aset

penting bagi organisasi atau instansi untuk menjalankan berbagai aktifitas

keorganisasian.

Tata surat merupakan alur masuk pada suatu perusahaan, dimana

diperlukan adanya peningkatan prosedur pelaksanaan surat masuk baik secara

2

kualitas maupun kuantitasnya. Dihadapkan kepada pelaksanaan tugas pokok dan

fungsi dari Subbag TU bahwa pengelolaan surat masuk merupakan bagian dari

pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan pemenuhan tuntutan organisasi secara

administratif.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sarana dan prasarana teknologi

dan informasi tidak lepas dari jalannya prosedur pelaksanaan surat masuk pada

organisasi di Subbag TU Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan. Berdasarkan latar

belakang tersebut penulis mengambil judul “Pelaksanaan Surat Masuk pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan Pondok Labu Jakarta Selatan “

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan batasan masalah yang ada, rumusan masalah dalam penulisan

tugas akhir ini adalah:

1. Bagaimana Prosedur pelaksanaan surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan ?

2. Metode apa saja yang digunakan dalam penanganan surat masuk pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan?

3. Apa kendala dalam menangani surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan ?

4. Bagaimana cara menyelesaikan permasalahan surat masuk pada Pusdiklat

Bahasa Badiklat Kemhan ?

3

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dalam penelitian ini digunakan untuk mengetahui apakah motivasi

bagi peneliti dalam menanganin surat masuk. Adapun tujuan dari penelitian ini

yaitu:

1. Untuk mengetahui kemudahan dalam pelaksanaan surat masuk pada

perusahaan yang dikelola.

2. Untuk mengetahui metode dalam penanganan surat masuk pada Pusdiklat

Bahasa Badiklat Kemhan.

3. Untuk mengetahui kendala yang memperhambat proses masuknya suatu surat

dari perusahaan lain.

4. Untuk mengetahui kemudahan bagi penulis dalam menangani kendala pada

surat masuk.

Manfaat dari penelitian yang dilakukan penulis pada suatu perusahaan agar

mengetahui apa saja yang dilakukan dalam pelaksanaan surat masuk. Manfaat dari

penulisan penelitian ini adalah:

1. Manfaat bagi Penulis

Untuk memberikan informasi dan pengetahuan wawasan yang luas bagi

penulis mengenai pelaksanaan surat masuk.

2. Manfaat bagi perusahaan

Memberikan kemudahan untuk memperbaiki penanganan dalam pelaksanaan

surat masuk agar dapat diteliti dengan mudah. Dan memberikan kemudahan

bagi setiap kepala bidang untuk melihat atau mengetahui surat masuk dari

perusahaan lain.

4

3. Manfaat bagi pembaca

Memberikan informasi bagi pembaca agar lebih dalam lagi mengetahui

prosedur surat masuk dari berbagai perusahaan serta memberikan wawasan dan

memberikan referensi tentang pelaksanaan surat masuk bagi penelitian

selanjutnya.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam melakukan penelitian penulis melakukan metode pungumpulan

data-data informasi yang peneliti gunakan dengan bagian dalam perusahaan

penulis metode pengumpulan data yang penulis lalukan adalah menggunakan 3

(tiga) metode pengumpulan data.

1. Metode observasi

Dalam tahap observasi ini peulis melakukan pengamatan dengan cara melihat

dan mengamati secara langsung terhadap aspek-aspek yang berhubungan

dengan surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan pada tanggal

April 2017.

2. Metode wawancara

Penulis melakukan metode wawancara yaitu mencari informasi mengenai surat

masuk dengan berhadapan langsung pada bagian penanganan surat masuk yang

bernama Ibu Diana Rosanti, S.E. selaku wakil Jabatan Kepala Subbag TU.

3. Metode dokumentasi

Metode dokumentasi yang penulis lakukan untuk mencari data mengenai hal-

hal berkaitan dengan surat masuk pada perusahaan seperti buku agenda, kartu

kendali pada surat masuk dan struktur organisasi

5

1.5. Ruang Lingkup

Pada penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi penelitian mengenai

pelaksanaan surat masuk dengan menggunakan buku agenda dan kartu kendali

yang didalamnya mencangkup prosedur surat masuk dan mengatasi kendala yang

ada dalam pelaksanaan surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan.

Data dalam penelitian ini pada periode April 2017.

1.6. Sistematika Penulisan

Dalam sistematis penelitian ini, penulis menyajikan penelitian tugas akhir

yang penulis peroleh dari perusahaan pemerintahan menjadikan beberapa bab

yang bertujuan untuk memudahkan pemahaman dari penulisan ini secara

menyeluruh. Berikut ini penulis menguraikan pelaporan tugas akhir ini secara

sistematis, yaitu :

Bab I PENDAHULUAN

Dalam bab satu ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum

mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan masuk kuliah

kerja praktek, ruang lingkup, metode pengumpulan data, dan

sistematis penulisan pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan Jakarta.

Bab II LANDASAN TEORI

Pada bab kedua, penulis menjelaskan tentang teori-teori yang

berkaitan dengan surat menyurat seperti surat masuk seperti

pengertian surat, fungsi surat, tujuan pembuatan surat, penanganan

surat masuk, penanganan surat dengan kartu kendali pada lembaga

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan Jakarta.

6

Bab III PEMBAHASAN

Pada bab tiga, penulis membahas tentang tinjauan umum organisasi

yaitu sejarah dan perkembangan singkat perusahaan pada Pusdiklat

Bahasa Badiklat Kemhan, visi dan misi, struktur organisasi dan tata

kerja, serta kegiatan usaha. Penulis juga menjelaskan data-data di

bidang pekerjaan yang dilakukan, isi perumusan masalah, kendala

yang dihadapi dalam pekerjaan dan cara mengatasi kendala pada

lembaga Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan Jakarta.

Bab IV PENUTUP

Pada bab terakhir ini, penulis memberikan kesimpulan yan diambil

dari isi pembahasan data penelitian dan memberikan saran-saran dari

hasil permasalahan yang telah disimpulkan.