1

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Bab 9 : Sistem Manajemen Basis Data

Basis Data (Database)

Basis data adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikordinasi secara terpusat.

Pendekatan database memberlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya

dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian dari organisasi tersebut, bukan hanya suatu

departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah intregasi data dan pembagian data dengan

seluruh pemakai yang berhak memakainya.

Permasalahan Pokok Manajemen Data: Pada File Datar

1. Penyimpangan Data

Sistem informasi yang efisien hanya satu kali menangkap dan menyimpan data dan

membuatnya tersedia ke semua pengguna yang membutuhkannya. Dalam lingkungan file

datar, organisasi harus mengeluarkan biaya untuk prosedur pengumpulan majemuk dan untuk

prosedur penyimpangan majemuk sehingga biaya penyimpangan data menjadi sangat tinggi.

2. Pembaruan Data

Organisasi memiliki banyak sekali data yang disimpan dalam file induk dan file referensi yang

memerlukan pembaruan berkala agar mencerminkan perubahan operasional dan ekonomi.

Misalnya perubahan nama atau alamat seorang pelanggan harus terekam dalam file induk yang

tepat. Sepotong informasi ini mungkin penting bagi beberapa departemen pengguna, seperti

departemen penjualan, penagihan, kredit, pelayanan pelanggan, promosi penjualan dan

penjualan melalui katalog. Jika para pengguna sistem informasi memiliki file yang terpisah,

setiap perubahan harus dilakukan secara terpisah untuk setiap pengguna sehingga akan

menambah biaya manajemen data secara signifikan.

3. Kekinian Informasi

Kebalikan dari masalah pembaruan data majemuk adalah masalah gagalnya memperbarui

semua file penggunaan yang dipengaruhi oleh perubahan data tertentu. Jika pesan pembaruan

ini tidak disebarkan dengan benar, sebagian pengguna mungkin tidak mencatat perubahan

tersebut dan kemudian akan melakukan pekerjaan dan mengambil keputusan berdasarkan data

yang sudah usang.

2

4. Ketergantungan Tugas – Data

Masalah lainya dengan pendekatan file datar adalah ketidakmampuan pengguna untuk

mendapatkan informasi tambahan ketika kebutuhannya berubah. Masalah ini disebut

ketergantungan tugas-data.

Pendekatan Basis Data

Perubahan paling jelas dari model file datar adalah pengelompokkan data menjadi sebuah basis

data umum yang dapat digunakan secara bersama oleh semua pengguna system informasi.

Penyelesaian Masalah File Datar

Penggunaan data secara bersama-sama (tidak adanya kepemilikan data) merupakan konsep

utama dari pendekatan basis data sehingga permasalahan yang terjadi dapat diatasi

1. Tidak ada redundasi data. Setiap elemen data disimpan hanya sekali sehingga menghilangkan

redundasi data dan mengurangi biaya penyimpanan data.

2. Satu kali pembaruan data. Karena setiap elemen data hanya terdapat pada satu tempat,

dibutuhkan hanya satu kali pembaruan data.

3. Nilai kekinian data. Perubahan terhadap basis data yang dilakukan oleh seorang pengguna

akan berlaku bagi semua pengguna.

4. Interdepensi tugas-data. Pengguna memiliki akses sepenuhnya ke data yang ada di perusahaan.

Para pengguna hanya dibatasi oleh keterbatasan data yang disediakan oleh organisasi (seluruh

basis data) dan ligitimasi yang diperlukan untuk mengakses data tersebut.

Sistem Manajemen Basis Data

Tujuan DBMS adalah untuk menyediakan pengendalian akses terhadap basis data. DBMS

merupakan sistem peranti lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana

yang bisa diakses oleh pengguna.

3

Elemen Lingkungan Basis Data

Elemen-elemen Konsep Basis Data

Transaksi

Transaksi

Transaksi

T Transaksi

Permintaan Pengguna

1. Pengguna

Pengguna (user) mengakses basis data dalam dua cara.

a. Akses tersebut dapat dicapai melalui program-program pengguna yang disiapkan oleh

profesional sistem.

b. Melalui permintaan langsung yang tidak memerlukan program-program formal dari

pengguna.

2. Sistem Manajemen Basis Data

DBMS menyediakan lingkungan yang terkendali untuk membantu (atau mencegah) pengguna

mengakses basis data dan untuk secara efisien mengelola sumber daya data. Setiap model

Administrator Basis Data

Proses Pengembangan Sistem

Aplikasi

Program Pengguna

Program Pengguna

Program Pengguna

Program Pengguna

PENGGUNA

DBMS

Bahasa Manipulasi Data

Bahasa Permintaan Data

BahasaDefinisiData

SistemOperasiData

Basis Data

Fisik

4

DBMS mencapai tujuan ini dengan cara yang berbeda, tetapi ada beberapa ciri yang umum, di

antaranya :

a.Pengembangan program.

DBMS berisi peranti lunak pengembangan aplikasi (application development software).

Baik pemogram maupun pengguna akhir dapat menggunakan fitur ini guna menciptakan

aplikasi untuk mengakses basis data.

b.Cadangan dan pemulihan.

Selama pemrosesan, DBMS secara berkala membuat file-file cadangan untuk basis data

fisik. Jika terjadi kerusakan (kegagalan disket, kesalahan program, atau tindakan kejahatan)

yang menyebabkan basis data tidak bisa digunakan, DBMS dapat pulih ke variasi

sebelumnya yang dianggap benar. Walaupun sebagian data mungkin hilang, namun tanpa

fitur cadangan dan pemulihan data, basis data akan rentan terhadap kehancuran total.

c. Penggunaan basis data untuk pelaporan.

Fitur ini mencatat data statistik tentang data yang digunakan, dan siapa yang

menggunakannya. Para administrator menggunakan informasi ini untuk membantu

mereka menetapkan otorisasi pengguna dan untuk menjaga basis data.

d.Akses basis data.

Fitur yang paling penting dari DBMS adalah memungkinkan pengguna yang memiliki

otorisasi untuk mengakses basis data. Modul-modul tersebut adalah bahasa definisi data

(DDL), bahasa manipulasi data (DML) dan bahasa query data (QL).

Bahasa Definisi Data

Adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk mendefinisikan basis data fisik ke DBMS.

Terdapat tiga tingkat tampilan yakni :

Tampilan internal yang menyajikan pengaturan record secara fisik dalam basis data.

Tampilan konseptual (skema) yang menyajikan basis data secara logis dan secara abstrak

Tampilan pengguna (subskema) yang mendefinisikan bagaimana seorang pengguna individual

memiliki otorisasi untuk mengaksesnya.

Bahasa Manipulasi Data

Adalah bahasa pemrograman kepemilikan yang digunakan oleh DBMS tertentu untuk

mengambil, memproses, dan menyimpan data

5

Bahasa Permintaan Data

Memungkinkan pengguna akhir pemogram professional untuk mengakses data dalam basis data

secara langsung tanpa memerlukan program konvensional.

3 Administrator Basis Data

DBA bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya basis data. Pengguna basis data secara

bersama-sama oleh banyak pengguna memerlukan koordinasi, peraturan, dan petunjuk untuk

melindungi integritas basis data.

Fungsi-fungsi administrator basis data :

Perencanaan Basis Data: Implementasi:Mengembangkan strategi bisnis data organisasiMendefinisikan lingkungan basis dataMendefinisikan persyaratan basis dataMengembangkan kamus data

Menentukan kebijakan aksesMengimplementasikan pengendalian keamananMenentukan prosedur pengujianMenetapkan standar pemograman

Desain:Basis data logis (skema)Tampilan pengguna eksternal (subskema)Pengendali basis data

Operasi dan Pemeliharaan:Mengevaluasi kinerja basis dataMenyusun ulang basis data sesuai dengan kebutuhan penggunaMeninjau kembali standar dan prosedurPerubahan dan Pertumbuhan:Merencanakan perubahan dan pertumbuhanMengevaluasi teknologi baru

4. Basis Data Fisik

Pendekatan ini merupakan tingkat terendah dari basis data. Basis data fisik tersusun dari titik-

titik magnetis pada disket magnetis. Dari tingkat fisik, basis data merupakan kumpulan record

dan file. Basis data relasional didasarkan pada struktur file berurutan indeks.

Model Basis Data Relasional

E.F Codd pertama kali mengajukan prinsip-prinsip model relasional diakhir tahun 1960an.

Model formal ini didasarkan pada aljabar relasional dan serangkaian teori, yang menjadi basis

teoretis bagi sebagian besar operasi manipulasi data yang digunakan. System disebut relasional

jika:

1. Menyajikan data dalam bentuk tabel dua dimensi seperti basis data.

6

2. Mendukung fungsi-fungsi aljabar relational yaitu batasi (restrict), proyeksikan (project), dan

gabungkan (join).

Konsep Basis Data Relasional

1 Entitas, pemunculan dan atribut

Entitas adalah segala sesuatu yang digunakan oleh organisasi untuk menangkap data. Entitas

bisa bersifat fisik, seperti persediaan, pelanggan atau menangkap data. Entitas juga bisa

bersifat konseptual, seperti pejuialan (ke pelanggan), piutang usaha atau utang usaha. Istilah

Pemunculan (occurrence) digunakan untuk mendeskripsikan jumlah contoh atau record yang

berkaitan dengan entitas tertentu. Atribut (attribute) adalah elemen data yang mendefinisikan

entitas. Misalnya, entitas karyawan bisa didefinisikan dengan serangkaian atribut berikut ini:

Nama, Alamat, Keterampilan, Lama Bekerja, dan Upah Per Jam. Dengan kata lain, atribut

yang sama tidak boleh digunakan untuk mendefinisikan dua entitas yang berbeda.

2. Asosiasi dan Kardinalitas

Garis berlabel yang menghubungkan dua entitas dalam model data mendeskripsikan sifat

asosiasi di antara mereka yang ditunjukkan dengan kata kerja seperti kirim, minta, atau

terima.

Kardinalitas adalah derajat asosiasi di antara dua entitas yang mendeskripsikan jumlah

pemunculan yang mungkin terjadi dalam satu tabel yang berkaitan dengan pemunculan

tunggal dalam tabel terkait. Empat bentuk dasar kardinalitas yang mungkin terjadi adalah :

nol atau satu (0,1), satu dan hanya satu (1,1), nol atau banyak (0,M), dan satu atau banyak

(1,M). Sebagai contoh :

Banyak ke Banyak (M:M) dapat diilustrasikan hubungan antara Pemasok dan Persediaan

dimana perusahaan memiliki kebijakan untuk membeli jenis persediaan yang sama dari

beberapa pemasok untuk memastikan bahwa mereka mendapatkan harga yang terbaik atau

untuk mencegah ketergantungan pada satu pemasok. Dengan kebijakan ini, setiap record

Pemasok berasosiasi dengan satu atau banyak record Pemasok.

3. Tabel Basis Data Fisik

Tabel basis data fisik dibentuk dari model data, dimana setiap entitas dalam model

ditransformasikan ke tabel fisik yang terpisah

7

4. Hubungan Antara Tabel-Tabel Relasional

Tabel-tabel yang berhubungan secara logis harus terhubung secara fisik untuk mencapai

asosiasi yang dideskripsikan dalam model data. Hal ini bisa dicapai dengan melekatkan

kunci primer dari satu tabel dengan tabel yang terkait sebagai kunci luar (foreign key).

Misalnya, kunci primer untuk tabel Pelanggan (Nomor Pelanggan) dilekatkan sebagai kunci

luar dalam tabel Faktur Penjualan dan tabel Penerimaan Kas.

DBMS membuat hubungan fisik di antara record yang terdapat dalam tabel-tabel berkaitan

dengan mencari tabel-tabel yang dispesifikasi untuk record-record yang nilainya diketahui.

Misalnya, jika seorang pengguna menginginkan semua faktur untuk Pelanggan 1875, sistem

tersebut akan mencari tabel Faktur Penjualan untuk record dengan nilai kunci luar 1875.

5. Tampilan Pengguna

Merupakan serangkaian data yang dilihat oleh pengguna tertentu seperti layar komputer

untuk memasukkan atau melihat data, laporan manajemen, atau dokumen sumber seperti

faktur.

Proses Normalisasi Data

Proses normalisasi data mencakup pemahaman tentang kebutuhan informasi pengguna dan

peraturan bisnis organisasi yang dimulai dengan pemrolehan tampilan (laporan output, dokumen,

dan layar input) yang dibutuhkan pengguna.

Pentingnya Normalisasi Data

Normalisasi data merupakan proses yang meningkatkan desain database yang efektif dengan

mengelompokkan atribut-atribut data ke dalam tabel-tabel yang sesuai dengan kondisi-kondisi

tertentu. Tabel-tabel yang belum dinormalisasikan bisa terkena tiga jenis masalah yang disebut

anomali: anomali pembaruan (update anomaly) yang dihasilkan dari redundansi data, anomali

sisipan (insertion anaomaly), dan anomali penghapusan (deletion anomaly) yang melibatkan

penghapusan yang tidak disengaja atas data dalam tabel.

Mendesain Basis Data Relasional

Terdapat enam tahap utama dalam desain basis data, yakni:

1. Mengindentifikasi entitas

8

2. Membuat model data yang menunjukkan asosiasi entitas

3. Menambahkan kunci primer dan atribut ke model

4. Menormalisasi model data dan menambahkan kunci luar

5. Membuat basis data fisik

6. Menyiapkan tampilan pengguna

Basis Data Dalam Lingkungan Terdistribusi

Perencana sistem memiliki dua pilihan dasar dalam lokasi basis data organisasi, yakni :

1. Basis data tersentralisasi

Pengguna dari jarak jauh mengirim permintaan mellaui terminal untuk data yang terdapat di

situs sentral, yang memproses permintaan dan mengirimkan data kembali ke pengguna.

Keunggulannya : pengurangan biaya penyimpanan data, penghapusan prosedur pembaruan

ganda, dan pembentukan kekinian data (file data perusahaan dengan tepat mencerminkan

dampak dari transaksinya)

2. Basis data terdistribusi

Database distributif dapat didistribusikan dengan menggunakan teknik partisi atau replikasi

(tiruan).

a. Basis data terpartisi

Pendekatan basis data terpartisi membagi database sentral dalam segmen-segmen atau

partisi-partisi yang didistribusikan ke para pengguna utama. Keunggulan pendekatan ini

adalah:

Kontrol terhadap pemakai ditingkatkan karena data disimpan dalam situs-situs lokal.

Waktu tanggap pemrosesan transaksi diperbaiki dengan memungkinkan akses lokal ke

data dan mengurangi volume data yang harus ditransmisi di antara situs.

Basis data terpartisi dapat mengurangi potensi kehancuran. Dengan menempatkan data di

beberapa situs, hilangnya sebuah situs tidak akan menghapus semua data yang diproses

oleh organisasi.

b. Basis data tereplikasi

Database replikasi (tiruan) efektif untuk perusahaan-perusahaan yang tingkat penggunaan

bersama untuk data-datanya tinggi tetapi tidak ada pemakai utama. Justifikasi utama untuk

basis data tereplikasi adalah untuk mendukung permintaan data yang hanya untuk dibaca

9

(read-only queries) sehingga akses data untuk tujuan permintaan data dapat dilakukan,

penguncian dan penundaan karena lalu lintas jaringan dapat diminimalkan. Namun

demikian, ada satu masalah yang dapat terjadi ketika basis data tereplikasi perlu diperbarui

oleh transaksi dan salinan basis data saat ini harus dipertahankan di smua situs.

Basis Data Terdistribusi dan Akuntan

Keputusan untuk mendistribusikan database adalah keputusan yang harus dipikirkan dengan

baik. Ada banyak masalah dan pertukaran yang harus dipertimbangkan. Sebagian pertanyaan-

pertanyaan paling dasar antara lain:

• Apakah data harus diorganisasikan secara terpusat atau terdistribusi?

• Jika yang diinginkan adalah distribusi data, database harus direplikasi atau dipartisi?

• Jika direplikasi, database harus direplikasi seluruhnya atau sebagian saja yang direplikasi?

• Jika database akan dipartisi, bagaimana segmen-segmen data harus dialokasikan di antara

situs?

Pilihan-pilihan pertanyaan ini berdampak pada kemampuan organisasi untuk mempertahankan

integritas database. Menjaga jejak audit dan akurasi catatan akuntansi merupakan dua hal yang

harus diperhatikan dengan baik dan merupakan keputusan-keputusan yang harus dipahami

dengan baik oleh para akuntan modern.