Disediakan Oleh: Kolej Matrikulasi Perak

ISI KANDUNGAN4.1Pengenalan Pengorganisasian4.1.1 Definisi Pengorganisasian4.1.2 Kepentingan Pengorganisasian

4.2Prinsip Pengorganisasian

4.3Struktur Organisasi4.3.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi

4.1 Definisi PengorganisasianProses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.

Organisasi Formal dan Tidak Formal

ORGANISASI FORMALORGANISASI TIDAK FORMALDibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau pertubuhan.

Contoh: Kolej Matrikulasi Perak (rujuk carta organisasi KMPk)Hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi antara pekerja di dalam organisasi rasmi.

Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai ketua atau pemimpin secara tak rasmi.

Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu kepentingan.

Contoh: Jawatankuasa Kelab Staf Kolej Matrikulasi Perak melibatkan pelbagai tahap pengurusan.

Kepentingan Pengorganisasian

Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.

4.2 PRINSIP PENGORGANISASIANPengkhususan Kerja

Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu sahaja.Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam sesuatu kerja.Dikenali juga sebagai pembahagian kerjaContoh: Pengkhususan kerja dalam bidang kewangan/ pemasaran

2. Kesatuan Arahan

Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua sahaja.

3. Rantaian ArahanGarisan autoriti yang menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus siapa melapor kepada siapa. Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat diketahui dengan jelas.

Pengarah UrusanPengarah BahagianPengurusPenyeliaPekerja

4. Kesatuan Objektif

Semua objektif jabatan, bahagian dan individu mengarah kepada objektif organisasi yang sama.

Contoh: Syarikat APL SDN. BHD. menyasarkan keuntungan sebanyak 30 % bagi tahun 2012.

5. Jangkauan Kawalan

Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus kepada seorang ketua/pengurus Terdiri daripada;i. Jangkauan kawalan luas.ii. Jangkauan kawalan sempit.

i. Jangkauan Kawalan Luas Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan pengurus/ ketua adalah ramai.

ii. Jangkauan Kawalan Sempit

Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang pengurus adalah sedikit.

6. Autoriti Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai matlamat organisasi. Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka berada.

Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di dalam sesebuah organisasi didefinisikan di dalam huraian kerja (job description) Terdapat 2 jenis autoriti: Autoriti LiniAutoriti Staf

Autoriti Lini Pengurus mempunyai kuasa formal untuk memberi arahan dan mengawal pekerja bawahan ke arah mencapai matlamat organisasi. Melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi dan matlamat utama organisasi. Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari pengurus atasan sehingga pekerja bawahan. Contoh; pengurus pemasaran mengarahkan penyelia pemasaran untuk menjalankan penyelidikan pemasaran

Autoriti Staf

Kuasa pengurus untuk menasihati jabatan-jabatan lini yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus bagi menyokong aktiviti-aktiviti jabatan. Menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada organisasi. Mereka tiada kuasa untuk mengarah/memaksa ahli organisasi menerima nasihat mereka. Contoh: Pengurus pemasaran menasihati unit pengeluaran meningkatkan kualiti produk.

7. Pemusatan

Autoriti dan keputusan tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat bawahan.

Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan keseragaman.

Contoh: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan.

8. Pemencaran

Autoriti dan pembuatan keputusan diturunkan (didelegasikan) oleh pengurus atasan kepada pengurus bawahan.

Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.

Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam pembuatan keputusan.

Cth: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat di peringkat cawangan.

9. Delegasi Tugas

Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara penurunan kuasa kepada subordinat di dalam sesebuah organisasi.

Walau bagaimanapun keputusan akhir adalah dari pihak pengurus atasan.

4.3 Struktur OrganisasiSuatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan.

Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap pengurusan.

Membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi.

Jenis-Jenis Struktur OrganisasiStruktur Divisional Struktur Matrik

Struktur Fungsian

i. Struktur Divisional Pembahagian jabatan dibuat mengikut:

Geografik Pelanggan Produk.

Ciri-ciri struktur divisionalStruktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan geografik.

Setiap division mempunyai sumber fungsi utama yang diperlukan dan tidak bergantung kepada division yang lain.

Struktur Divisional Mengikut ProdukPengurus BesarPengurus Bahagian Pakaian Sukan

Pengurus Bahagian Kasut Sukan

Pengurus Bahagian Peralatan Sukan

Contoh : Produk Adidas

Struktur Divisional Mengikut PenggunaPengurus BesarPengurus Pakaian Kanak-kanakPengurus Pakaian RemajaPengurus Pakaian DewasaContoh : Produk Demografik

Struktur Divisional Mengikut GeografikPengurus BesarPengurus Kawasan UtaraPengurus Kawasan TengahPengurus Kawasan SelatanContoh : Perkhidmatan Bank

KebaikanDivisional Mengikut ProdukMeningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produkMeningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana berlakunya pengkhususan kerjaMudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam proses pengeluaran produk.

Divisional Mengikut PenggunaMeningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak pengguna.

Divisional Mengikut GeorafikPengurus akan mempunyai pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masing-masing

KeburukanDivisional Mengikut ProdukKos adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai piawaian yang tertentu.Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu sahaja.

Divisional Mengikut PenggunaPertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas.Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna.

Divisional Mengikut GeorafikPengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang berbeza mengikut kawasan.

ii. Struktur FungsianStruktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.

Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad.

Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.

Ciri-ciri struktur fungsianDikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.Contoh:- Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk- Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk- Sumber Manusia: bertanggungjawab mendapatkan dan mempertahankan pekerja yang berpotensi. - Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber dana

Struktur Fungsian Pengurus KewanganPengurus PengeluaranPengurus PemasaranPengurus Besar

KebaikanPenumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja. (pengkhususan kerja)Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam jabatan.Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan yang sama.Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya perkongsian sumber .

Keburukan1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza.

Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang.

Contoh : Kelewatan Bahagian Kewangan meluluskan bajet mengakibatkan masalah kepada jabatan lain.

iii. Struktur MatrikMerupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur fungsian.

Juga dikenali sebagai sistem berbilang arahan.

Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.

Ciri-ciri struktur matrikMenggabungkan struktur division dan fungsian.Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan melintang.Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua (division dan fungsian)Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan (unity of command) menyebabkan ianya sukar untuk diuruskan.

Struktur MatrikPengarah UrusanPengurus KewanganPengurus Projek AStaf A & KewanganStaf A & pengeluaranPengurus Projek BStaf B & KewanganStaf B & pengeluaranPengurus Projek CStaf C & KewanganStaf C & pengeluaranPengurus PengeluaranPengurus Projek

Kebaikan Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak kerana ada 2 penugas autoriti.Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran.Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan.Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.

KeburukanTerlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak masalah.Kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan untuk mencapai kesepakatan.Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan perselisihan faham antara staf dan pengurus (percanggahan arahan).Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang ekstrovert (menonjol).

TAMAT BAB 4

SEKIANTERIMA KASIH

*******************************