BAB 4 print - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-1-00676-si 4.pdf · 159 4.1.1.2...

158

BAB 4

PENGEMBANGAN ATRIBUT PENDUKUNG IMPLEMENTASI

Pada bab ini akan dibahas hal-hal yang mencakup analisis mengenai kelemahan

penggambaran flowchart dan kelemahan user manual, serta penggambaran perbaikan

flowchart dan user manual. Selain itu, akan dibahas mengenai Reports yang dibuat

berdasarkan kebutuhan user.

4.1 Analisis Kelemahan Atribut Pendukung

4.1.1 Analisis Kelemahan Penggambaran Flowchart

4.1.1.1 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Sales Order

• Pada flowchart yang terdapat pada PT. XYZ, Sales Order yang

telah dicetak diberikan ke customer. Sehingga flowchart

tersebut tidak dapat menggambarkan proses bisnis yang

berjalan saat ini, yaitu Sales Order diberikan kepada Kepala

Departemen Sales.

• Flowchart PT. XYZ tidak terdapat penggambaran

penyimpanan data. Selain itu, tidak konsisten dalam penamaan

dokumen, seperti dokumen Sales Order yang sering disebut

sebagai Performa Invoice. Sehingga membingungkan User.

159

4.1.1.2 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Split Line

• Tidak terdapat flowchart Split Line. Sedangkan proses yang

berjalan saat ini melakukan proses Split Line sehingga harus

dibuat flowchart baru yang menggambarkan proses Split Line.

4.1.1.3 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Surat Jalan

• Pada flowchart PT XYZ, urutan proses yang berjalan tidak

sesuai dengan proses yang berjalan saat ini, seperti melakukan

Release Sales Order terlebih dahulu kemudian melakukan

Move Material. Pada faktanya, proses Move Material dilakukan

terlebih dahulu dan kemudian melakukan Release Sales Order.

Hal tersebut dapat menyebabkan proses yang berjalan menjadi

tidak teratur dan dapat mengakibatkan kerugian bagi PT. XYZ.

Sehingga flowchart tersebut harus dikembangkan untuk dapat

mendukung proses binis yang berjalan.

• Selain itu, pada flowchart PT. XYZ tidak dapat

menggambarkan proses menentukan Trip (Auto create Trip

atau Assign to Trip), Hitung Biaya Ekspedisi, dan Run Request

untuk mencetak Reports yang diperlukan. Sehingga diperlukan

flowchart yang dapat menggambarkan proses-proses tersebut.

• Flowchart yang ada menggambarkan dalam menentukan Trip

yang akan digunakan harus melakukan Auto create Trip, yaitu

membuat Trip yang baru yang belum pernah dibuat dan setelah

160

itu melakukan Assign to Trip yaitu menitipkan Surat Jalan pada

Trip yang sudah ada. Pada kenyataannya saat menentukan Trip,

User boleh hanya melakukan Auto create Trip atau hanya

melakukan Assign to Trip saja. Karena Flowchart yang lama

menggambarkan alur yang tidak tepat sehingga User salah

dalam menentukan Trip. Hal ini dapat mengakibatkan masalah

pada proses pengiriman barang karena tidak sesuai dengan

yang seharusnya.

• Flowchart yang ada menggambarkan sebagian besar proses

dilakukan oleh bagian Marketing. Pada kenyataannya bagian

Marketing tidak melakukan semua yang digambarkan. Proses

membuat Surat Jalan dilakukan oleh bagian Logistik yang

sebelunya disebut bagian Warehouse. Oleh karena itu,

diperlukan Flowchart yang menggambarkan kegiatan yang

dilakukan oleh bagian Logistik dalam pembuatan Surat Jalan,

yaitu mulai dari Release Sales Order sampai pada Ship.

• Pada flowchart yang ada tidak menggambarkan penyimpanan

data dan jumlah rangkap dokumen yang diperlukan untuk

mendukung proses bisnis yang berjalan. Seharusnya pada

proses membuat Surat Jalan menghasilkan 3 jenis dokumen,

yaitu Tally sheet, Pas Pengeluaran Barang 3 rangkap dan Surat

Jalan 5 (lima) rangkap. Karena itu diperlukan Flowchart yang

dapat menggambarkan hal tersebut.

161

4.1.1.4 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Fulfillment

Acceptance

• Flowchart yang ada tidak menggambarkan proses Fulfillment

Acceptance dengan jelas karena flowchart tersebut lebih

menggambarkan proses Claim / Complaint. Oleh karena itu,

flowchart tersebut perlu diperbaiki dengan penggambaran yang

lebih jelas, yaitu mulai dari aktivitas customer menerima

barang sampai dengan PT. XYZ melakukan Fulfillment

Acceptance sehingga dapat mendukung proses Fulfillment

Acceptance.

4.1.2 Analisis Kelemahan User Manual

Terdapat beberapa kelemahan User Manual pada PT. XYZ. Perolehan

informasi untuk memperoleh kelemahan user manual dilakukan dengan 2 (dua)

instrumen, yaitu wawancara dan kuisioner.

Berikut ini tabel hasil kuesioner yang telah diberikan kepada 10 orang

responden yang merupakan karyawan internal PT. XYZ :

162

Tabel 4.1 Hasil Kuesioner User Manual

Komponen

Kuisioner F N P Kategori Keterangan

Mudah dalam

menggunakan

User Manual

1 10 10 %

Baik = 76% – 100%

Cukup = 56% - 75%

Kurang = 40% - 55%

Kurang Sekali < 39%

User Manual

sulit untuk

digunakan.

Gambar yang

disajikan sudah

lengkap

2 10 20 %

Baik = 76% – 100%

Cukup = 56% - 75%

Kurang = 40% - 55%

Kurang Sekali < 39%

Gambar yang

disajikan masih

sangat kurang

lengkap.

Warna yang

digunakan sudah

konsisten

6 10 60 %

Baik = 76% – 100%

Cukup = 56% - 75%

Kurang = 40% - 55%

Kurang Sekali < 39%

Warna yang

digunakan

sudah cukup

kosnsiten.

Simbol yang

digunakan sudah

konsisten

4 10 40 %

Baik = 76% – 100%

Cukup = 56% - 75%

Kurang = 40% - 55%

Kurang Sekali < 39%

Simbol yang

digunakan

kurang

konsisten.

Penjelasan

gambar sudah

lengkap

2 10 20 %

Baik = 76% – 100%

Cukup = 56% - 75%

Kurang = 40% - 55%

Kurang Sekali < 39%

Penjelasan

gambar yang

disajikan sangat

kurang lengkap.

163

Keterangan Tabel :

• F = Frekuensi merupakan jumlah responden yang setuju dengan pernyataan

komponen kuisioner.

• N = Total Responden

• P = (F / N) x 100 %

Berdasarkan hasil kuesioner tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa

menurut responden, User Manual tersebut memiliki kelemahan dalam detil

penjelasan gambar, konsistensi (simbol, warna, penulisan, dan penamaan dokumen),

dan detil gambar yang disajikan. Kelemahan utama pada User Manual tersebut

adalah kurang lengkapnya penjelasan yang diberikan dan kurang lengkapnya

gambar yang disediakan sehingga menyulitkan user untuk memahami cara

penggunaan sistem aplikasi.

Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan terhadap karyawan internal

PT. XYZ, maka diperoleh beberapa kelemahan user manual antara lain, bahasa

yang digunakan bersifat teknis dan tidak terdapat overview sehingga menyulitkan

user yang tidak dapat mengerti bahasa teknis dan menyulitkan user dalam mencari

informasi. Selain itu, user manual yang terdapat pada PT. XYZ hanya terdapat

dalam bentuk teks sehingga akan menyulitkan user dengan tipe audio-visual dalam

memahami user manual tersebut.

Berikut tabel yang merupakan rangkuman kelemahan user manual

berdasarkan hasil kuisioner dan wawancara yang telah dilakukan pada PT. XYZ.

164

Tabel 4.2 Kelemahan User Manual

Komponen Lama

Bahasa Bahasa yang digunakan masih bersifat teknis sehingga

sulit digunakan oleh user yang bersifat non-teknis.

Format Format penulisan User Manual berbeda-beda. Sehingga

dapat membingungkan user ketika menggunakannya.

Content Gambar yang disajikan dan penjelasan isi pada User

Manual sangat simple sehingga terdapat beberapa langkah

yang tidak dijelaskan dan membingungkan user.

Pencarian Informasi Sulit untuk melakukan pencarian informasi karena tidak

disediakan overview yang dapat mempermudah user untuk

memperoleh informasi.

Pemenuhan

Kebutuhan User

Tidak terdapat User Manual yang dapat membantu user

dengan tipe audio-visual.

Dengan demikian, perlu dilakukan pengembangan terhadap User Manual

yang ada untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut. Berikut adalah bentuk

pengembangan-pengembangan yang dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut.

165

4.2 Flowchart Order Management

4.2.1 Flowchart Sales Order

Pembuatan Sales Order dimulai saat customer memberikan Purchase Order

ke PT. XYZ. Kemudian Bagian Sales akan mencatat Purchase Order tersebut

sebagai Sales Order pada EBS.

Selanjutnya, Bagian Sales akan mencetak Sales Order tersebut dan

memberikannya ke Kepala Departemen Sales untuk melakukan konfirmasi atas

Sales Order tersebut. Apabila tidak disetujui, maka Bagian Sales akan merevis i

Sales Order tersebut. Apabila Sales Order tersebut disetujui, maka Bagian Sales

akan melakukan reservasi dan melakukan Book Order atas Sales Order tersebut.

Gambar 4.4 Flowchart Fulfillment Acceptance

Berikut merupakan gambar flowchart pada proses Sales Order.

Gambar 4.1 Flowchart Sales Order

167

01. Send PO (Purchase Order)

Customer akan membuat dan mengirimkan Purchase Order ke PT. XYZ untuk

membeli sejumlah item.

02. Entry Sales Order (SO)

Bagian Sales akan mencatat PO dari customer menjadi Sales Order pada sistem

E-Business Suite. Penomoran Sales Order akan di generate secara otomatis

oleh sistem E-Business Suite dengan format numeric running number.

03. Check Availability & Schedule?

Bagian Sales akan memeriksa ketersediaan barang dan penjadwalan pengiriman

item terhadap Sales Order yang bersangkutan. Keputusan akan diambil

berkaitan dengan cukup tersedia atau tidaknya barang untuk memenuhi suatu

Sales Order.

04. Pending

Apabila barang tidak cukup tersedia untuk memenuhi suatu Sales Order, maka

Bagian Sales akan menunda Sales Order tersebut sampai barang cukup untuk

memenuhi permintaan pesanan.

05. Informasi Pending

Informasi penundaan akan diberitahukan ke customer.

168

06. Print SO (Sales Order)

Apabila barang cukup tersedia untuk memenuhi suatu Sales Order, maka

Bagian Sales akan melakukan pencetakan terhadap Sales Order tersebut dan

kemudian mengkomunikasikan dengan Kepala Departemen Sales untuk

memperoleh konfirmasi.

07. Review & Confirm SO (Sales Order)

Kepala Departemen Sales akan melakukan review terhadap Sales Order yang

dicetak oleh Bagian Sales. Dan kemudian Kepala Departemen Sales akan

memberikan konfirmasi atas Sales Order tersebut.

08. SO Agreed?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan disetujui atau tidaknya sebuah Sales

Order oleh Kepala Departemen Sales.

09. Revise Sales Order

Bila Sales Order tidak disetujui oleh Kepala Departemen Sales, maka Bagian

Sales akan melakukan revisi / perbaikan terhadap Sales Order tersebut untuk

kemudian mencetak kembali dan memberikan kepada Kepala Departemen

Sales.

10. Reserve

Bila Sales Order telah disetujui oleh Kepala Departemen Sales, maka Bagian

Sales akan melakukan reservasi barang terhadap Sales Order tersebut.

169

11. Book

Bila semua telah sesuai, maka Bagian Sales akan melakukan Book terhadap

Sales Order tersebut untuk menandakan konfirmasi pembelian.

4.2.2 Flowchart Split Line

Split Line dilakukan setelah melakukan Book Order pada Sales Order untuk

memecah pengiriman berdasarkan Jadwal Pengiriman yang telah disesuaikan

dengan kapasitas PT. XYZ. Pertama-tama, Bagian Distribusi akan melakukan input

jumlah barang yang akan di split. Kemudian Bagian Distribusi melakukan

pemecahan (split) pengiriman dan menentukan tanggal pengiriman. Selanjutnya,

Bagian Distribusi melakukan Reservasi atas barang yang akan dikirim.

Gambar 4.2 Flowchart Split Line

170

01. Need Schedule ?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan diperlukan atau tidaknya membuat

Jadwal Pengiriman dari suatu Sales Order yang akan digunakan untuk

melakukan Split Line.

Jika Sales Order tersebut bukan Purchase Order dari PT. XXX, maka Bagian

Distribusi akan membuat Jadwal Pengiriman.

Jika Sales Order tersebut merupakan Purchase Order dari PT. XXX, maka

Bagian Distribusi tidak perlu membuat Jadwal Pengiriman karena Jadwal

Pengiriman akan diberikan oleh PT. XXX.

Akan tetapi, setiap Sales Order, baik dari PT. XXX maupun bukan akan tetap

memiliki Jadwal Pengiriman.

02. Create Schedule

Bila diperlukan, Bagian Distribusi akan membuat Jadwal Pengiriman dari Sales

Order yang bersangkutan. Jadwal Pengiriman dibuat berdasarkan perencanaan

produksi dan stok barang yang tersedia.

03. Input Quantity

Pada tahap ini, Bagian Distribusi akan melakukan input jumlah barang yang

akan di Split untuk dikirim kepada customer.

171

04. Split Line

Setelah melakukan input jumlah barang yang akan di Split, maka Bagian

Distribusi akan melakukan Split Line, yaitu pemecahan (Split) pengiriman

menjadi beberapa pengiriman dari suatu Sales Order berdasarkan Jadwal

Pengiriman.

05. Scheduling

Setelah dilakukan Split Line, maka Bagian Distribusi perlu menentukan tanggal

pengirimannya. Pada tahap ini dilakukan penetapan tanggal pengiriman

(Scheduling).

06. Reservation

Bagian Distribusi akan melakukan reservasi atas barang yang akan dikirim pada

tanggal yang telah ditentukan pada tahap Scheduling sehingga barang tersebut

akan tersedia pada saat akan dikirim. Hal ini akan mempengaruhi Jumlah

Available.

Keterangan :

• Jumlah Available = jumlah barang / produk yang dapat dipesan.

• Jumlah On Hand = jumlah keseluruhan dari barang yang terdapat di

warehouse, termasuk barang yang sudah dipesan. (Jumlah yang sudah

dipesan + Jumlah Available = Jumlah On Hand )

172

4.2.3 Flowchart Surat Jalan

Pembuatan Surat Jalan dimulai saat melakukan Release Sales Order oleh

Bagian Logistik. Selanjutnya Bagian Logistik melakukan Transact Move Order,

yaitu mengeluarkan barang dari Finish Good ke Staging Area.

Kemudian Bagian Logistik akan menentukan Trip yang bertujuan untuk

menentukan barang yang akan dikirim dengan Trip yang sudah ada (Assign To Trip)

atau membuat Trip baru (Auto-create Trip) dengan menentukan Nomor Truk, Nama

Pengemudi, Mode Ekspedisi, dan Biaya Ekspedisi yang digunakan untuk mengirim

barang.

Kemudian Bagian Logistik akan melakukan Ship Confirm yang menandakan

bahwa barang siap dikirim dengan mencetak Surat Jalan, Tally Sheet, dan Pas

Pengeluaran Barang (Pas Pengeluaran Stock Finishing Good) sebagai bukti keluar

dari PT. XYZ bagi Supir dan Truk.

Berikut merupakan gambar flowchart pada proses membuat Surat Jalan.

173

Gambar 4.3 Flowchart Surat Jalan

174

01. Send Barcode Tag

PT. XXX sebagai salah satu customer dari PT. XYZ akan mengirimkan

Barcode Tag sebagai dasar untuk melakukan Release Sales Order. Release

Sales Order dengan dasar Barcode Tag (sampai saat ini) hanya diperuntukkan

untuk PT. XXX.

Barcode Tag dari PT. XXX akan menyebutkan tanggal pengiriman, nomor

Purchase Order dan jumlah barang yang harus dikirim. Barcode Tag ini akan

diterima oleh warehouse.

02. Move Material

Move Material merupakan kegiatan perpindahan barang yang dikeluarkan dari

Finish Good ke Staging Area.

Delivery Schedule akan di input secara manual oleh Checker berdasarkan

barang yang sudah dipersiapkan dari Finish Good ke Stagging Area. Delivery

Schedule ini merupakan Tally Sheet yang dibuat secara manual.

03. Release Sales Order

Bagian Logistik akan melakukan Release Sales Order (Launch Pick Release)

berdasarkan Tally Sheet Manual.

04. Transact Move Order

Transact Move Order menunjukan realisasi perpindahan barang dari Finish

Good ke Stagging Area.

175

Aktivitas ini akan men-trigger terjadinya jurnal inventory, yakni perpindahan

barang. Karena perpindahan ini adalah antar account material, maka jurnal

yang terjadi adalah account material pada dirinya sendiri.

05. 1 Trip with another SJ?

Setelah dilakukan Transact Move Order, maka Bagian Logistik akan

menentukan Trip yang digunakan untuk mengirim barang. Keputusan akan

diambil berkaitan perlu atau tidaknya disatukan pada 1 (satu) Trip dengan Surat

Jalan lain.

06. Auto-create Trip

Apabila Surat Jalan tersebut tidak berdasarkan Trip yang sudah ada, maka

Bagian Logistik akan melakukan Auto-create Trip, yaitu membuat Trip baru

yang akan digunakan untuk mengirim barang ke customer.

07. Input Nomor Polisi Truk dan Nama Supir

Dalam membuat Trip baru, Bagian Logistik akan melakukan input Nomor

Polisi Truk dan Nama Supir yang akan mengirimkan barang.

08. Assign to Trip

Apabila Surat Jalan tersebut akan dititipkan pada Trip yang sudah ada, maka

Bagian Logistik akan melakukan Assign to Trip, yaitu menyatukan suatu Surat

Jalan dengan Trip lain yang tersedia.

176

09. Hitung Biaya Ekspedisi

Setelah membuat Trip baru, maka Bagian Logistik akan melakukan Hitung

Biaya Ekspedisi untuk mengetahui biaya yang diperlukan dalam membayar

pihak Ekspedisi.

10. Ship Confirm

Ship Confirm menandakan bahwa pengiriman sudah dapat dilakukan.

Konfirmasi ini diperlukan untuk memotong stock on hand, men-trigger

keabsahan suatu delivery untuk penerimaan customer dan invoice.

11. Run Request

Run Request digunakan untuk mencetak Report yang dibutuhkan, yaitu Tally

Sheet, Pas Pengeluaran Barang, dan Surat Jalan.

12. Penomoran Tally Sheet

Tally Sheet yang akan dicetak perlu diberi nomor terlebih dahulu untuk

mengetahui urutan Tally Sheet yang telah dibuat.

Tally Sheet

Tally Sheet yang sudah diberi nomor sudah dapat dicetak. Tally Sheet ini

dicetak berdasarkan Release Sales Order.

177

13. Penomoran Pas Pengeluaran Barang

Pas Pengeluaran Barang yang akan dicetak perlu diberi nomor terlebih dahulu

untuk mengetahui urutan Pas Pengeluaran Barang yang telah dibuat.

Pas Pengeluaran Barang

Pas Pengeluaran Barang akan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. Rangkap 1

(satu) yang berwarna putih akan digunakan sebagai arsip Bagian Logistik.

Rangkap 2 (dua) yang berwarna merah akan diberikan kepada pihak ekspedisi

sebagai bukti tagih ke PT. XYZ. Dan rangkap 3 (tiga) yang berwarna kuning

akan digunakan sebagai bukti keluar barang, truk, beserta supir saat melewati

security PT. XYZ.

14. Cetak Surat Jalan

Surat Jalan akan dicetak sebanyak 5 (lima) rangkap.

Rangkap 1 (satu) yang berwarna putih akan diberikan kepada Bagian

Accounting sebagai dasar membuat invoice ke customer dan sebagai arsip.

Rangkap 2 (dua) yang berwarna biru akan diberikan kepada Bagian Finance

untuk menyesuaikan penerimaan pembayaran dari customer.

Rangkap 3 (tiga) yang berwarna merah akan digunakan sebagai arsip pada

Bagian Logistik

Rangkap 4 (empat) yang berwarna hijau akan diberikan kepada pihak ekspedisi

sebagai alat tagih bagi pihak ekspedisi ke PT. XYZ.

Rangkap 5 (lima) yang berwarna kuning akan diberikan kepada customer pada

saat customer menerima barang yang dikirim oleh PT. XYZ.

178

Surat Jalan

Surat Jalan akan menjadi dokumen pengantar bagi perjalanan truk, sementara

Surat Jalan tersebut akan dibawa kembali untuk konfirmasi penerimaan oleh

customer.

15. Ship

Ekspedisi (atau truk PT. XYZ) akan mengantar barang-barang yang dibeli oleh

customer ke tujuan / gudang.

16. Confirm Shipment

Pihak customer akan mengkonfirmasi pengiriman yang dilakukan PT. XYZ dan

memeriksa barang yang dikirim dengan menandatangani dan memberikan cap

perusahaan customer pada Surat Jalan yang dibawa oleh supir truk dari PT.

XYZ.

179

4.2.4 Flowchart Fulfillment Acceptance

Tahap Fulfillment Acceptance merupakan tahap lanjutan dari tahap Ship

Confirm, yaitu menentukan status Accept atau Reject berdasarkan Surat Jalan yang

diterima dari customer. Apabila Surat Jalan valid, yaitu ditandatangani dan diberi

cap perusahaan oleh customer, maka status Fulfillment Acceptance menjadi

Accepted. Sedangkan bila Surat Jalan tidak valid, maka status Fulfillment

Acceptance menjadi Rejected.

Berikut merupakan gambar flowchart pada proses melakukan Fulfillment

Acceptance.

181

01. Mengirim Surat Jalan

Setelah Surat Jalan dicetak sebanyak 5 (lima) rangkap oleh Bagian Logistik,

maka Surat Jalan tersebut akan dikirim bersama dengan barang yang dipesan ke

customer.

02. Terima Surat Jalan Rangkap 1 – 5

Customer akan menerima Surat Jalan sebanyak 5 (lima) rangkap dari Driver /

Ekspedisi bersamaan dengan barang yang dipesan untuk dilakukan pemeriksaan

terhadap kesesuaian barang dengan Surat Jalan yang diberikan.

03. Evaluasi Barang

Customer akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah dikirim

oleh PT. XYZ.

04. Barang sesuai dengan pesanan?

Apabila barang tidak sesuai dengan pesanan, maka akan dilanjutkan ke proses

Complain / Claim (proses nomor 05).

Sedangkan jika barang sesuai dengan pesanan, maka akan dilanjutkan ke proses

Menadatangani Surat Jalan (proses nomor 06).

05. Complaint / Claim

Jika barang tidak sesuai keinginan customer, maka customer akan mengajukan

komplain ke PT. XYZ. Pada kondisi ini, customer tetap menerima Surat Jalan

182

rangkap 5 (lima) yang berwarna kuning, tetapi Customer tidak menandatangani

dan memberikan cap perusahaan pada Surat Jalan.

Surat Jalan rangkap 5 (lima) ini akan digunakan untuk melakukan komplain /

klaim (membuat RMA) kepada PT. XYZ.

06. Menandatangani Surat Jalan

Jika barang sesuai dengan pesanan customer, maka Surat Jalan akan

ditandatangani dan diberikan cap perusahaan dari customer yang menyatakan

bahwa mereka telah menerima barang sesuai dengan pesanan dan Surat Jalan.

Surat Jalan rangkap 5 (lima) yang berwarna kuning akan disimpan oleh

customer. Sedangkan Surat Jalan rangkap 1 – 4 akan diberikan kembali kepada

Driver / Ekpedisi.

Catatan : Surat Jalan dianggap valid dan dapat dilanjutkan ke tahap

penagihan apabila tanda tangan dan cap perusahaan dari customer

tertera di Surat Jalan tersebut.

07. Terima Surat Jalan Rangkap 1 - 4

Driver / Ekspedisi akan menerima Surat Jalan rangkap 1 – 4. Surat Jalan

rangkap 4 (empat) yang berwarna hijau akan disimpan oleh Driver / Ekspedisi.

Sedangkan Surat Jalan rangkap 1 – 3 akan diserahkan ke Bagian Logistik.

08. Mengirim Surat Jalan Rangkap 1 – 3

Driver / Ekspedisi akan mengirim Surat Jalan rangkap 1 – 3 kepada Bagian

Logistik.

183

09. Terima Surat Jalan Rangkap 1 – 3

Bagian Logistik akan menerima Surat Jalan rangkap 1 – 3 dari Driver /

Ekspedisi

10. Surat Jalan Ditandatangani ?

Bagian Logistik akan memeriksa Surat Jalan tersebut, apakah ditandatangani

dan diberi cap perusahaan oleh customer atau tidak.

Jika Surat Jalan tidak ditandatangani dan tidak diberi cap perusahaan oleh

customer, maka akan berlanjut ke proses Complain / Claim (proses nomor 05).

Sedangkan jika Surat Jalan ditandatangani dan diberi cap perusahaan oleh

customer, maka akan dilanjutkan ke proses Status SO “Pending Pre-Billing”?

(proses nomor 11).

11. Status SO “Pending Pre-Billing” ?

Bagian Logisitk harus melakukan pemeriksaan terhadap Sales Order (SO),

apakah statusnya sudah menjadi Pending Pre-Billing atau tidak.

Jika statusnya Pending Pre-Billing, maka akan dilanjutkan ke proses Membuat

Fullfilment Acceptance (proses nomor 12).

Sedangkan jika statusnya bukan Pending Pre-Billing, maka akan dilanjutkan ke

proses Cari Error (proses nomor 13).

12. Membuat Fulfillment Acceptance (FA)

Fulfillment Acceptance akan di create pada sistem E-Business Suite

berdasarkan suatu Surat Jalan.

184

Status Fulfillment Acceptance, baik Accepted ataupun Rejected tergantung pada

Surat Jalan yang dibawa oleh supir, apakah Surat Jalan tersebut valid atau tidak.

13. Cari Error

Jika status SO bukan Pending Pre-Billing, maka Fulfillment Acceptance tidak

dapat dibuat sehingga perlu dilakukan pencarian kesalahan yang mungkin

terjadi pada tahap – tahap sebelumnya.

14. Memperbaiki Error

Setelah ditemukan kesalahan yang menyebabkan status SO tersebut bukan

Pending Pre-Billing, maka akan dilakukan perbaikan / koreksi terhadap

kesalahan tersebut. Kemudian akan kembali pada pemeriksaan status SO

(proses nomor 11).

Jika statusnya sudah Pending Pre-Billing, maka akan dibuatkan Fulfillment

Acceptance. Sedangkan jika statusnya masih belum Pending Pre-Billing, maka

akan dilakukan kembali pencarian kesalahan dan demikian seterusnya sampai

status SO menjadi Pending Pre-Billing.

185

4.3 User Manual Text Order Management

4.3.1 Melakukan Login

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.3 Melakukan Login

Modul Order Management

Aktivitas Melakukan Login pada EBS

Deskripsi Melakukan Login untuk masuk ke

aplikasi EBS.

Trigger User akan melakukan suatu aktivitas

pada aplikasi EBS.

Data Input - Alamat Server

- Username

- Password

Dokumen Referensi -

Tujuan dokumen -

User Karyawan PT. XYZ

186

Overview Melakukan Login

Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses

melakukan Login.

Gambar 4.5 Overview Melakukan Login

187

Keterangan :

Warna merah = klik

Warna biru = input data (data yang dimasukkan)

Warna hijau = status

Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)

1. Input alamat server yang dituju sehingga akan tampil halaman login berikut.

Gambar 4.6 User Interface Login – Input Alamat Server

Contoh Input

Alamat server http://server-trial.sri.com:8025

188

2. Kemudian input username dan password.

Gambar 4.7 User Interface Login – Input Username dan Password

Contoh Input

Username OM

Password Order Mgmt

189

3. Kemudian klik Login.

Gambar 4.8 User Interface Login – Klik Login

190

4.3.2 Membuat Sales Order (SO)

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.4 Membuat Sales Order


Aktivitas Membuat Sales Order

Deskripsi Mencatat Sales Order berdasarkan

Purchase Order Customer.

Trigger Customer memesan produk dengan

memberikan Purchase Order kepada

bagian Sales.

Data Input - Customer Name / Customer Number

- Tipe Order

- Price List

- Payment Term

- Order Item Number

- Quantity Order

Dokumen Referensi Purchase Order dari Customer

Tujuan dokumen Divisi Distribution

User Sales Administration

191

Overview Membuat Sales Order


Membuat Sales Order.

Gambar 4.9 Overview Membuat Sales Order

192

Keterangan :

Warna merah = klik




1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility

ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).

Gambar 4.10 User Interface Menu Navigator –

Klik Order Management Super User pada proses membuat SO

193

2. Kemudian akan tampil halaman berikut. Klik Sales Order.


Klik Sales Order pada proses membuat SO

194

3. Secara otomatis akan tampil Form Sales Order.

3.1 Kemudian pilih Customer yang memesan (memberi Purchase Order).

Letakkan kursor pada kotak isian Customer lalu klik tanda LOV .

Gambar 4.12 User Interface Form Sales Order –

Klik tanda LOV pada kotak isian Customer

195

3.2 Sehingga tampil halaman berikut.

Ketik % untuk melihat semua data Customers. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Customers yang melakukan pemesanan dan

klik OK.

Contoh Input

Customer Astra Honda Motor, PT

Gambar 4.13 User Interface Form Sales Order (Customers) –

Pilih Customers

196

3.3 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan Customer Number,

Keterangan Ship To Location, dan Keterangan Bill To Location akan

terisi secara otomatis.

Gambar 4.14 User Interface Form Sales Order – Keterangan Customer

197

4. Pada kotak isian Customer PO input nomor Purchase Order (PO) yang ada

pada PO Customer.

Contoh Input

Customer PO PO 123-AHM-08.

Gambar 4.15 User Interface Form Sales Order – Input Customer PO

198

5. Pilih Order Type yang digunakan.

5.1 Letakan kursor pada kotak isian Order Type lalu klik tanda LOV .


Klik tanda LOV pada kotak isian Order Type

199

5.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.

Ketik % untuk melihat semua data Order Types. Lalu klik Find.

Pilih salah satu Order Types dan klik OK.

Keterangan OEM dan REM :

• OEM (Original Equipment Market) = produk yang akan dijadikan

produk original dari suatu brand motor dan akan diassembly dengan

motor yang diproduksi oleh customer. Produknya tipe OEM tidak

dibungkus (non wrapped).

• REM (Replacement Equipment Market) Sales Order = produk yang

dijual untuk customer yang tidak melakukan pemasangan terhadap

motor produksinya, biasanya Main Dealer. Produk tipe REM

dibungkus (wrapped).

Keterangan Order Types :

• End Customer = Tipe order dimana sales order yang dibuat

diperuntukkan bagi customer yang

menggunakan produk secara langsung.

• OEM Export 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat

diperuntukkan bagi customer yang berada di luar

negeri dan tidak memiliki hubungan afilias i

dengan perusahaan dan produk yang dibeli

adalah produk OEM (Original Equipment

Market).

200

• OEM Export Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat


negeri dan memiliki hubungan afiliasi dengan

perusahaan dan produk yang dibeli adalah

produk OEM (Original Equipment Market).

• OEM Local 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat

diperuntukkan bagi customer yang berada di

dalam negeri, tetapi tidak memiliki hubungan

afiliasi dengan perusahaan dan produk yang

dibeli adalah produk OEM (Original Equipment

Market).

• OEM Local Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat


dalam negeri dan memiliki hubungan afilias i


adalah produk OEM (Original Equipment

Market).

• Other 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat

diperuntukkan bagi customer lain yang tidak

memiliki hubungan afiliasi dengan perusahaan.

• Other Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat

diperuntukkan bagi customer lain yang memiliki

hubungan afiliasi dengan perusahaan.

201

• Pameran = Tipe order dimana sales order tersebut dibuat

ketika pameran sedang berlangsung.

• REM Export 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat


negeri, tetapi tidak memiliki hubungan afilias i


adalah REM (Replacement Equipment Market).

• REM Export Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat


negeri dan memiliki hubungan afiliasi dengan

perusahaan dan produk yang dibeli adalah REM

(Replacement Equipment Market).

• REM Local 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat


dalam negeri, tetapi tidak memiliki hubungan

afiliasi dengan perusahaan dan produk yang

dibeli adalah REM (Replacement Equipment

Market).

• REM Local Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat


dalam negeri dan memiliki hubungan afilias i


adalah REM (Replacement Equipment Market).

202

Contoh Input

Order Type OEM Local Aff

Gambar 4.17 User Interface Form Sales Order (Order Types) –

Pilih Order Types

203

6. Kemudian pilih Price List (daftar harga) yang digunakan. Price List memiliki

periode berlaku dan dibuat berdasarkan produk dan customer yang membeli.

Contohnya : Price List AHM OE artinya Price List tersebut digunakan untuk

penjualan terhadap AHM dengan produk OEM (Original

Equipment Market).

Apabila terdapat tanggal di belakang Price List berarti tanggal tersebut

merupakan periode berlaku Price List tersebut.

6.1 Letakkan kursor pada kotak isian Price List lalu klik tanda LOV .


Klik tanda LOV pada kotak isian Price List

204


Ketik % untuk melihat semua data Price Lists. Lalu klik Find.

Pilih salah satu Price Lists yang sesuai dan klik OK.

Contoh Input

Price List PRICE LIST AHM OE

Gambar 4.19 User Interface Form Sales Order (Price Lists) –

Pilih Price Lists

Price List yang tampil dapat berubah-ubah sesuai dengan perubahan

harga yang dilakukan perusahaan dan keperluan perusahaan

205

7. Kemudian cek Payment Term yang digunakan pada tab Others. Jika tidak

sesuai, ubahlah Payment Term sesuai dengan yang digunakan.

7.1 Klik tab Others pada tab Order Information.


Klik tab Others pada Order Information pada proses membuat SO

206

7.2 Periksa Payment Terms. Jika tidak sesuai, ubah Payment Term dengan

klik tanda LOV pada kotak isian Payment Terms.


Klik tanda LOV pada kotak isian Payment Terms

207

7.3 Kemudian akan tampil halaman berikut.

Ketik % untuk melihat semua data Payment Terms. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Payment Terms yang sesuai dan klik OK.

Keterangan Payment Term (ketentuan pembayaran customer) :

• IMMEDIATE = Ketentuan pembayaran yang harus dilakukan

secepatnya, sesuai dengan perjanjian antara

customer dengan perusahaan.

• NET 30 = Ketentuan pembayaran yang harus dilakukan

oleh customer paling lambat 30 hari setelah

produk diterima oleh customer.










Contoh Input

Payment Terms NET 30

208

Gambar 4.22 User Interface Form Sales Order (Payment Terms) –

Pilih Payment Terms

209

8. Kemudian input Item yang dipesan oleh customer pada tab Line Items.

8.1 Klik tab Line Items.


Klik tab Line Items pada proses membuat SO

210

8.2 Kemudian akan muncul beberapa tab dibawahnya seperti pada gambar

berikut lalu klik tab Main.


Klik tab Main pada Line Items pada proses membuat SO

8.3 Letakkan kursor pada kotak isian Ordered Items lalu klik tanda LOV .


Klik tanda LOV pada kotak isian Ordered Item

211


Ketik % untuk melihat semua data Items. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Items yang dipesan dan klik OK.

Contoh Input

Ordered Item 1010904015054, FEDERAL SETTING

70/90-17 FT 306A

Gambar 4.26 User Interface Form Sales Order (Items) – Pilih Item

212

9. Kemudian input Quantity (Qty) Item yang dipesan.

9.1 Letakkan kursor pada kotak isian Qty. Kemudian input Quantity Item

yang dipesan sesuai dengan yang terdapat pada Purchase Order (PO)

Customer. Lalu tekan Enter pada keyboard komputer.

Contoh Input

Qty 20 PC


Input Qty pada proses membuat SO

213

9.2 Cek Unit Selling Price (Harga item per unit). Jika Unit Selling Price

muncul berarti produk yang dipilih terdapat pada Price List yang dipilih

sebelumnya. Sebaliknya, jika Unit Selling Price tidak muncul berarti

Price List yang dipilih sebelumnya harus diperiksa kembali karena

produk yang dipilih tidak terdapat pada Price List tersebut.


Periksa Unit Selling Price

214

10. Kemudian input Schedule Ship Date.

10.1 Letakkan kursor pada kotak isian Schedule Ship Date lalu klik tanda

LOV .

Gambar 4.29 User Interface Form Sales Order – Klik tanda LOV pada

kotak isian Schedule Ship Date pada proses membuat SO

215

10.2 Kemudian akan tampil halaman berikut dan pilih tanggal untuk Schedule

Ship Date. Lalu klik OK.

Contoh Input Schedule Ship Date 24 October 2008

Gambar 4.30 User Interface Form Sales Order (Calendar) –

Pilih tanggal Schedule Ship Date pada proses membuat SO

216

11. Bila ingin menambah item klik pada line berikutnya dan lakukan langkah

mulai dari langkah pada nomor 8.1.


Menambah Item pada SO

217

12. Memeriksa ketersediaan barang.

12.1 Letakkan kursor pada salah satu item kemudian klik Availability.

Gambar 4.32 User Interface Form Sales Order – Klik Availability

218

12.2 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan keterangan mengenai

ketersediaan barang, seperti :

• On Hand Qty, yaitu jumlah barang aktual yang tersedia dan terdapat di

warehouse.

• Qty Reservable, yaitu jumlah barang yang tersedia dan dapat dipesan

oleh Customer, dimana barang aktual dikurangi dengan barang yang

telah dipesan oleh Customer lain.

Kemudian klik Close.

Gambar 4.33 User Interface Form Sales Order (Availability) –

Keterangan Availablity

219

13. Kemudian Klik Save.


Klik Save pada proses membuat SO

220

KETERANGAN TAMBAHAN :

• Untuk melihat nomor Sales Order yang telah dibuat klik tab Order

Information.


Klik tab Order Information pada proses membuat SO

• Kemudian nomor Sales Order dapat dilihat pada kotak isian Order Number di tab

Main. Catatlah nomor Sales Order ini untuk keperluan proses selanjutnya.

221

4.3.3 Mencetak Sales Order (SO)

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.5 Mencetak Sales Order


Aktivitas Mencetak Sales Order

Deskripsi Mencetak Sales Order yang telah dibuat

sebelumnya.

Trigger Sales Order telah dibuat dan perlu

diserahkan kembali ke Customer untuk

diperiksa kembali oleh Customer.

Data Input - Name (Nama Report)

- Order Number (From)

- Order Number (To)

Dokumen Referensi Sales Order

Tujuan dokumen Customer


222

Overview Mencetak Sales Order


mencetak Sales Order.

Gambar 4.36 Overview Mencetak Sales Order

223

Keterangan :

Warna merah = klik







Klik Order Management Super User pada proses mencetak SO

224

2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Sales Order.


Klik Sales Order pada proses mencetak SO

225

3. Secara otomatis akan tampil Form Sales Order.

3.1 Tutup Form Sales Order.

Gambar 4.39 User Interface Form Sales Order – Klik Close


Untuk menampilkan report atau dokumen, klik Reports, Requests.

Gambar 4.40 User Interface Menu Navigator – Klik Reports, Requests

226

3.3 Kemudian klik Run Reports dan klik Open.


Klik Run Reports dan Klik Open

227

4. Kemudian akan tampil halaman berikut.

Pilih Single Request dan klik OK.

Gambar 4.42 User Interface Menu Navigator (Submit a New Request) –

Pilih Single Request pada proses mencetak SO

228

5. Sehingga akan tampil halaman berikut.

Kemudian input nama Report atau dokumen yang akan ditampilkan.

5.1 Letakkan kursor pada kotak isian Name lalu klik tanda LOV .

Gambar 4.43 User Interface Form Order Management Reports –

Klik tanda LOV pada kotak isian Name

229


Ketik % untuk melihat semua data Reports. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Reports yang akan dicetak dan klik OK.

Contoh Input

Reports Sales Order Acknowledgement

Gambar 4.44 User Interface Form Order Management Reports (Reports)

– Pilih Reports

230

6. Kemudian akan tampil halaman berikut.

Input parameter, yaitu nomor SO yang akan dicetak pada Order Number

(From) dan Order Number (To).

Kemudian klik OK.

Contoh Input

Order Number (From) 197

Order Number (To)

Gambar 4.45 User Interface Form Order Management Reports (Paramenters) –

Input pada kotak isian Order Number (From) & Kotak isian Order Number (To)

231

7. Submit request yang telah dibuat dengan klik Submit.

Gambar 4.46 User Interface Form Order Management Reports – Klik Submit

8. Sehingga tampil halaman berikut.

Klik No bila tidak akan submit Request lain.

Klik Yes bila akan submit Request lain

Gambar 4.47 User Interface Form Order Management Reports

(Decision) – Klik No

232

9. Cari request yang telah di submit.

9.1 Klik View lalu pilih Request.


Klik View dan Pilih Requests

233

9.2 Sehingga tampil halaman berikut. Klik Find.

Gambar 4.49 User Interface Form Requests (Find Requests) –

Klik Find pada proses mencetak SO

234

10. Sehingga tampil halaman berikut dengan hasil request berdasarkan parameter

yang diinput, yaitu nomor SO.

Klik Refresh Data sampai Request menjadi Completed dengan status

Normal.

Kemudian letakkan kursor pada request yang akan dicetak dan klik View

Output.

Gambar 4.50 User Interface Form Requests –

Klik Refresh Data dan Klik View Output pada proses mencetak SO

235

11. Kemudian tampil print preview Sales Order yang di request, lalu Print.

Gambar 4.51 User Interface Print Preview Sales Order – Print

236

4.3.4 Melakukan Book Sales Order (SO)

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.6 Melakukan Book Sales Order


Aktivitas Booking Sales Order

Deskripsi

Mengesahkan Sales Order agar dapat

dilanjutkan ke proses berikutnya yaitu

penjadwalan pengiriman.

Trigger Sales order telah dibuat

Data Input - Order Number (Sales order

Number)

Dokumen Referensi Sales Order

Tujuan dokumen Divisi Distribution


237

Overview Melakukan Book Sales Order


melakukan Book Sales Order.

Gambar 4.52 Overview Melakukan Book Sales Order

238

Keterangan :

Warna merah = klik







Klik Order Management Super User pada proses melakukan Book SO

239

2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Order Organizer.


Klik Order Organizer pada proses melakukan Book SO

240

3. Input Order Number dengan nomor SO yang akan di book.

Kemudian klik Find.

Contoh Input

Order Number 1234

Gambar 4.55 User Interface Form Order Organizer (Find Orders/Quotes) –

Klik Find pada proses melakukan Book SO

241

4. Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik Open.

Gambar 4.56 User Interface Form Order Organizer –

Klik Open pada proses melakukan Book SO

242


Periksa status Sales Order yang akan di book, yaitu Entered.


Status Sales Order yang akan di Book

243

6. Kemudian lakukan Book Sales Order.

6.1 Klik Book Order.

Gambar 4.58 User Interface Form Sales Order – Klik Book Order

6.2 Sehingga akan tampil halaman pesan berikut. Klik OK.

Gambar 4.59 User Interface Form Sales Order (Note) – Klik OK

244

7. Sehingga akan kembali ke halaman Sales Order dan status Sales Order

menjadi Booked.


Status Sales Order setelah di Book

245

4.3.5 Melakukan Split Line

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.7 Melakukan Split Line


Aktivitas Melakukan Split Line

Deskripsi Membagi pengiriman Sales Order menjadi

beberapa kali pengiriman sesuai dengan

kesepakatan dengan customer dan

keadaan stok barang, serta melakukan

penjadwalan pengiriman tersebut dan

mereservasi stok yang akan dikirim.

Trigger Sales Order telah di book

Data Input - Order Number (Sales order Number)

- Quantity yang akan di bagi (split)

Dokumen Referensi Sales Order dan Jadwal Pengiriman

Tujuan dokumen Divisi Logistic

User Distribution Administration

246

Overview Melakukan Split Line


melakukan Split Line.

Gambar 4.61 Overview Melakukan Split Line

247

Keterangan :

Warna merah = klik







Klik Order Management Super User pada proses melakukan Split Line

248



Klik Order Organizer pada proses melakukan Split Line

249

3. Secara otomatis akan tampil halaman berikut.

Input order number. Lalu klik Find.

Contoh Input

Order Number 1221

Gambar 4.64 User Interface Form Order Organizer (Find Orders/Quotes) –

Input Order Number dan Klik Find pada proses melakukan Split Line

250

4. Sehingga akan tampil halaman berikut dan klik Open.

Gambar 4.65 User Interface Form Order Oganizer –

Klik Open pada proses melakukan Split Line

251

5. Periksa status SO yang akan di Split, yaitu Booked kemudian klik tab Line

Items.


Klik tab Line Items pada proses melakukan Split Line

252


6.1 Letakkan kursor pada line yang akan dibagi (split) pengirimannya

kemudian klik Actions.


Klik Actions pada proses melakukan Split Line

253


Ketik % untuk melihat semua seluruh Actions. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Actions yang akan dilakukan dan klik OK.

Contoh Input

Actions Split Line

Gambar 4.68 User Interface Form Sales Order (Actions) – Pilih Split Line

254

7. Kemudian lakukan Split Line.

7.1 Input jumlah produk yang ingin dibagi (split).

Contoh Input

Qty 10

Gambar 4.69 User Interface Form Sales Order (Split Line) –

Input Qty Line 1

255

7.2 Kemudian input jumlah dari sisa produk yang dipesan pada line

berikutnya.

Contoh Input

Qty 10

Gambar 4.70 User Interface Form Sales Order (Split Line) –

Input Qty Line 2

256

7.3 Kemudian klik Split.

Gambar 4.71 User Interface Form Sales Order (Split Line) – Klik Split

257

7.4 Sehingga akan tampil line 1.1 dan 1.2 yang menggambarkan terjadinya

pembagian pengiriman order.

Gambar 4.72 User Interface Form Sales Order – Hasil Split Line

258

8. Setelah dibagi (split), perlu dilakukan penjadwalan pengiriman untuk

menentukan tanggal pengiriman produk tersebut. Oleh karena itu, langkah

selanjutnya adalah Scheduling yang dilakukan untuk menentukan Schedule

Ship Date

8.1 Letakkan kursor pada line yang akan dijadwalkan (Scheduling) kemudian

klik Tools.


Klik Tools untuk melakukan Scheduling

259

8.2 Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik Scheduling.


Klik Scheduling untuk melakukan Scheduling

260

8.3 Ketik % untuk melihat seluruh Scheduling Actions. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Scheduling Actions dan klik OK.

Contoh Input

Scheduling Actions Schedule

Gambar 4.75 User Interface Form Sales Order (Scheduling Actions) –

Pilih Schedule

261

8.4 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan Schedule Ship Date

(tanggal pengiriman) terisi secara otomatis.


Tampilan Schedule Ship Date pada proses melakukan Split Line

262

9. Setelah dilakukan penjadwalan (Scheduling), maka akan dilakukan reservasi

(Reservation) terhadap produk yang dipesan agar pada saat akan dikirim produk

tersebut tersedia.

9.1 Letakkan kursor pada line yang akan di reservasi kemudian klik Tools.


Klik Tools untuk melakukan Reservation

263

9.2 Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik Scheduling.


Klik Scheduling untuk melakukan Reservation

264

9.3 Ketik % untuk melihat seluruh Scheduling Actions. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Scheduling Actions dan klik OK.

Contoh Input

Scheduling Actions Reservation Details

Gambar 4.79 User Interface Form Sales Order (Scheduling Actions) –

Pilih Reservation Details

265

10. Sehingga akan tampil halaman berikut. Lalu klik Save.


Klik Save pada proses melakukan Split Line

266


• Untuk melakukan Split Line, Scheduling, dan Reservation pada Line

berikutnya, dapat mengulangi langkah-langkah sebelumnya dimulai dari

langkah pada nomor 6 – 10.


Melakukan Split Line pada line berikutnya

267

4.3.6 Melakukan Release Sales Order (RSO)

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.8 Melakukan Release Sales Order


Aktivitas Merelease Sales Order

Deskripsi Mencatat barang yang akan

dikeluarkan dari Gudang Finish

Good.

Trigger Scheduling yang telah dijadwalkan

bagian Distribusi.

Data Input - Schedule Date

- Sales Order Number

Dokumen Referensi Sales Order yang akan dibuatkan

Surat Jalan.

Tujuan dokumen Tidak menghasilkan dokumen

User Bagian Logistik

268

Overview Melakukan Release Sales Order


melakukan Release Sales Order.

Gambar 4.82 Overview Melakukan Release Sales Order

269

Keterangan :

Warna merah = klik







Klik Order Management Super User pada proses melakukan RSO

270

2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Transactions.


Klik Transactions pada proses melakukan RSO

271

3. Sehingga tampil halaman berikut. Tentukan tanggal pengiriman.

3.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Schedule Date lalu klik tanda

LOV .

Gambar 4.85 User Interface Form Query Manager – Klik tanda LOV

pada kotak isian From Schedule Date pada proses melakukan RSO

272


Pilih tanggal untuk melakukan pengiriman, yaitu tanggal hari ini

kemudian klik OK.

Gambar 4.86 User Interface Form Query Manager (Calendar) – Pilih

tanggal untuk From Schedule Ship Date pada proses melakukan RSO

273

3.3 Sehingga tampil halaman berikut dimana kotak isian To Schedule Date


Gambar 4.87 User Interface Form Query Manager –

Keterangan To Schedule Date pada proses melakukan RSO

274

4. Kemudian input From Order Number.

5.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Order Number lalu klik tanda

LOV .


pada kotak isian From Order Number pada proses melakukan RSO

275


Ketik % untuk melihat seluruh nomor SO yang telah dibuat. Lalu klik

Find.

Kemudian pilih salah satu nomor SO yang akan di release dan klik OK.

Contoh Input

From Order Number 196

Gambar 4.89 User Interface Form Query Manager (Orders) –

Pilih Orders pada proses melakukan RSO

276

5.3 Kemudian klik Find.


Klik Find pada proses melakukan RSO

277

5. Pilih item-item pada suatu Sales Order yang akan di release.

5.1 Letakkan kursor pada item yang akan di release dengan Next Step

berstatus Pick Release. Lalu klik Actions.

Gambar 4.91 User Interface Form Shipping Transactions –

Status Next Step dan Klik Actions

278

5.2 Kemudian pilih Launch Pick Release dan klik Go.


Pilih Launch Pick Release dan Klik Go

279

6. Sehingga akan tampil halaman pesan berikut.

• Number of concurrent requests launched succesfully : 1 berarti berhasil di

release.

• Number of requests that failed : 0 berarti tidak ada yang gagal untuk di

release.

Lalu klik OK.

Gambar 4.93 User Interface Form Shipping Transactions (Messages) – Klik OK

280

7. Sebagai langkah terakhir dari RSO klik Save.

Gambar 4.94 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Save

281


• Menampilkan deskripsi dari item yang akan di release.

Klik pada salah satu item kemudian klik Folder lalu pilih Show Field.


Klik Folder dan Pilih Show Field

282

Sehingga tampil halaman berikut. Pilih Item Description lalu klik OK.

Gambar 4.96 User Interface Form Shipping Transactions (Show Field) –

Pilih Item Description

283

Sehingga tampil halaman berikut yang disertai dengan deskripsi dari item-

item.


Tampilan Deskripsi Item

284

4.3.7 Melakukan Transact Move Order (TMO)

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.9 Melakukan Transact Move Order


Aktivitas Transact Move Order

Deskripsi Mencatat transaksi perpindahan

barang dari Gudang Finish Good ke

Stagging Area dan Mengurangi

Quantity On Hand.

Trigger Barang keluar dari Gudang Finish

Good

Input Data - Sales Order Number

Dokumen Referensi Sales Order yang telah direlease.

Tujuan dokumen Tidak menghasilkan dokumen.


285

Overview Melakukan Transact Move Order


melakukan Transact Move Order.

Gambar 4.98 Overview Melakukan Transact Move Order

286

Keterangan :

Warna merah = klik




1. Pada tampilan awal klik Inventory (nama responsibility ini tergantung pada

hak akses yang dimiliki oleh user).

Gambar 4.99 User Interface Menu Navigator – Klik Inventory

2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Transact Move Orders.

Gambar 4.100 User Interface Menu Navigator – Klik Transact Move Order

287

3. Sehingga akan tampil halaman berikut. Pilih Organizations yang sesuai.

3.1 Ketik % untuk melihat semua data Organizations. Lalu klik Find.

Gambar 4.101 User Interface Menu Navigator (Organizations) –

Find Organizations

288

3.2 Kemudian pilih salah satu Organizations yang tepat dan klik OK.


Pilih Organizations pada proses melakukan TMO

Contoh Input

Organizations MAT (Code) SRI Material (Name)

289

4. Sehingga tampil halaman berikut. Input nomor Sales Order yang akan di

transact.

4.1 Pilih tab Pick Wave.

Gambar 4.103 User Interface Form Transact Move Orders

(Find Move Order Lines) – Klik tab Pick Wave

290


Tick checkbox disamping Sales Order Number.

Kemudian input Sales Order Number dengan nomor Sales Order yang

akan di transact dan dibelakang nomor Sales Order diberi tanda %.

Lalu klik Find.

Gambar 4.104 User Interface Form Transact Move Orders

(Find Move Order Lines) – Input Sales Order Number dan Klik Find

Contoh Input

Sales Order Number 194%

291

5. Sehingga akan tampil halaman berikut dengan data yang akan di transact.

5.1 Tick checkbox di kiri pada data yang ingin di transact.

Lalu klik View/Update Allocations untuk menentukan alokasi.

Gambar 4.105 User Interface Form Transact Move Orders –

Klik View/Update Allocations

292


Periksa Subinventory. Apabila Subinventory adalah Finish Good (FG),

maka tidak perlu diubah. Tetapi apabila Subinventory bukan Finish Good

(FG), maka ubah Subinventory.

Gambar 4.106 User Interface Form Transact Move Order Line

Allocations – Periksa Subinventory

293

5.2.1 Untuk mengubah Subinventory, letakkan kursor pada

Subinventory yang akan diubah kemudian klik tanda LOV .


Allocations – Klik tanda LOV pada kotak isian Subinventory

294

5.2.2 Sehingga tampil halaman berikut.

Ketik % untuk melihat semua data Subinventories. Lalu klik

Find.

Kemudian pilih salah satu Subinventories yang tepat dan klik OK.


Allocations (Subinventories) – Pilih Subinventories

Contoh Input

Subinventory Finish Good Subinventory

295

5.3 Apabila Subinventory diganti maka kotak isian Locator akan menjadi

kosong.

Ketik % pada kotak isian Locator lalu tekan Enter pada keyboard

komputer.


Allocations – Ketik % pada kotak isian Locator

296


Pilih salah satu Stock Locators yang tepat lalu klik OK.


Allocations (Stock Locators) – Pilih Locator

Contoh Input

Locator B (Segment 1) OEM (Segment 2) SET (Baris)

297

6. Kemudian periksa Lot Serial.

6.1 Klik Lot / Serial.


Allocations – Klik Lot / Serial

298


Letakan kursor pada kotak isian Lot Number lalu klik tanda LOV .

Gambar 4.112 User Interface Form Lot Entry –

Klik tanda LOV pada kotak isian Lot Number

299


Ketik % untuk melihat semua data Lot Numbers. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu Lot Numbers yang tepat dan klik OK.

Gambar 4.113 User Interface Form Lot Entry (Lot Numbers) –

Pilih Lot Numbers

Contoh Input

Lot Number 0318-tw

300

6.4 Kemudian input jumlah item yang akan di transact. Lalu klik Done.

Gambar 4.114 User Interface Form Lot Entry – Input Quantity

Contoh Input

Quantity 20

301

7. Setelah menetukan alokasi akan kembali ke halaman berikut.

Kemudian klik Transact.

Gambar 4.115 User Interface Form Transact Move Order Line Allocations –

Klik Transact

8. Sehingga tampil keterangan dari proses transact. Lalu klik OK.

Gambar 4.116 User Interface Form Transact Move Order Line Allocations

(Forms) – Klik OK

302


• Melihat status dari proses transact yang dilakukan.

Klik View lalu pilih Requests.

Gambar 4.117 User Interface Form Transact Move Orders –

Klik View dan Pilih Request

303

Sehingga akan tampil halaman berikut. Lalu klik Find.

Gambar 4.118 User Interface Form Requests (Find Requests) – Klik Find

pada proses melakukan TMO

304

Lalu klik Refresh Data sampai proses transact menjadi Completed dengan

status Normal.


Klik Refresh Data dan Klik View Output pada proses mencetak TMO

305

4.3.8 Menentukan Trip

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.10 Menentukan Trip


Aktivitas Menentukan Trip

Deskripsi Mencatat Supir dan Truk yang akan

melakukan pengiriman.

Trigger Barang di Staging Area dan siap

untuk dimasukkan dalam Truk.

Input Data - Schedule Date

- Sales Order Number

- Nomor Polisi Truk

- Nama Supir

- Mode Ekspedisi

- Biaya Ekspedisi

Dokumen Referensi Sales Order yang telah di release

dan di transact.



306

Overview Menentukan Trip


menentukan Trip.

Gambar 4.120 Overview Menentukan Trip

307

Keterangan :

Warna merah = klik



Warna ungu = tick checkbox (check atau uncheck)




Klik Order Management Super User pada proses menentukan Trip

308



Klik Transactions pada proses menentukan Trip

309


Input From Schedule Date untuk menentukan tanggal pengiriman.


LOV .


pada kotak isian From Schedule Date pada proses menentukan Trip

310



kemudian klik OK.

Gambar 4.124 User Interface Form Query Manager (Calendar) – Pilih

tanggal untuk From Schedule Ship Date pada proses menentukan Trip

311




Keterangan To Schedule Date pada proses menentukan Trip

312



LOV .


pada kotak isian From Order Number pada proses menentukan Trip

313


Ketik % untuk melihat semua data Orders yang telah dibuat. Lalu klik

Find.

Kemudian pilih salah satu Orders yang akan ditentukan tripnya dan klik

OK.

Contoh Input



Pilih Orders pada proses menentukan Trip

314



Klik Find pada proses menentukan Trip

315

5. Pilih Surat Jalan yang akan ditentukan tripnya.

5.1 Klik nomor Surat Jalan yang akan ditentukan tripnya dengan Line Status

Staged / Pick Confirm yang berarti nomor Surat Jalan tersebut siap

untuk di pick dan Next Step Ship Confirm.

Line Status Backordered berarti barang yang dipesan belum tersedia.

Kemudian klik tab Path by Trip untuk melihat truk / ekspedisi yang

akan melakukan pengiriman ke customer.


Periksa Line Status dan Next Step, dan Klik tab Path by Trip

316

5.2 Jika belum terdapat informasi Trip berarti belum tersedia truk / ekspedisi

yang akan melakukan pengiriman ke customer.

- Apabila suatu Surat Jalan tidak digabungkan dengan Trip lain, maka

perlu membuat Trip baru (langkah nomor 6 – 10).

- Apabila suatu Surat Jalan akan digabungkan dengan Trip lain, maka

akan dilakukan Assign to Trip (langkah nomor 11 – 13).


Informasi Trip

317

6. Menciptakan suatu Trip untuk melakukan pengiriman.

6.1 Klik tab Delivery.


Klik tab Delivery pada proses Auto-create Trip

318


Catat nomor Surat Jalan lalu klik Action.


Klik Actions pada proses Auto-create Trip

319

6.3 Kemudian pilih Auto-create Trip.


Pilih Auto-create Trip

320

6.4 Lalu klik Go.


Klik Go untuk melakukan Auto-create Trip

321

7. Melihat Trip untuk melakukan pengiriman terhadap suatu Surat Jalan.

7.1 Klik tab Path by Trip.


Klik tab Path by Trip pada proses menentukan Trip

322

7.2 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan nomor Trip yang tercipta

secara otomatis. Kemudian catatatlah nomor Trip tersebut.


Keterangan nomor Trip

323

8. Kemudian buka informasi mengenai Trip dengan klik Detail.

Gambar 4.137 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Detail

324

9. Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian input informasi mengenai

Trip.

9.1 Klik tanda Flexfield .

Gambar 4.138 User Interface Form Trip – Klik tanda Flexfield

325

9.1.1 Pertama-tama pilih Nomer Truk dengan letakkan kursor pada

kotak isian Nomer Truk lalu klik tanda LOV .

Gambar 4.139 User Interface Trip (Additional Trip Information) –

Klik tanda LOV pada kotak isian Nomer Truk

326


Ketik % untuk melihat semua data Nomer Truk dan klik Find.

Kemudian pilih salah satu Nomer Truk yang akan digunakan dan

klik OK.

Contoh Input

Nomer Truk AE 8032 UB

Gambar 4.140 User Interface Form Additional Trip Information

(Nomer Truk) – Pilih Nomer Truk

327

9.1.3 Kemudian pilih Nama Pengemudi dengan letakkan kursor pada

kotak isian Nama Pengemudi lalu klik tanda LOV .

Gambar 4.141 User Interface Form Trip (Additional Trip

Information) – Klik tanda LOV pada kotak isian Nama

Pengemudi

328


Ketik % untuk melihat semua data Nama Pengemudi. Lalu klik

Find.

Kemudian pilih salah satu Nama Pengemudi yang akan

mengemudikan truk dan klik OK.

Contoh Input

Nama Pengemudi Ading


(Nama Pengemudi) – Pilih Nama Pengemudi

329

9.1.5 Kemudian pilih Mode Ekspedisi yang digunakan untuk

melakukan pengiriman dengan letakkan kursor pada kotak isian

Nama Pengemudi lalu klik tanda LOV .


Information) – Klik tanda LOV pada kotak isian Mode Ekspedisi

330


Ketik % untuk melihat semua data Mode Ekspedisi. Lalu klik

Find.

Kemudian pilih salah satu Mode Ekspedisi yang sesuai dan klik

OK.

Contoh Input

Mode Ekspedisi ANGH – RT – SUNTER


(Mode Ekspedisi) – Pilih Mode Ekspedisi

331

9.1.7 Kemudian input biaya ekspedisi, yaitu angka “0” karena sistem

akan menjalankan fungsi Hitung Biaya Ekspedisi. Lalu klik OK.

Contoh Input

Biaya Ekspedisi 0


Information) – Input Biaya Ekspedisi

332

9.2 Kemudian lakukan Hitung Biaya Ekspedisi dengan klik Tools lalu klik

Hitung Biaya Ekspedisi.

Gambar 4.146 User Interface Form Trip –

Klik Tools dan Pilih Hitung Biaya Ekspedisi

333

9.3 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan kotak isian Routing

Instructions (biaya ekspedisi) terisi secara otomatis. Lalu klik Done.

Gambar 4.147 User Interface Form Trip –

Tampilan Biaya Espedisi dan Klik Done

10. Sehingga akan tampil halaman pesan berikut. Klik Yes.

Gambar 4.148 User Interface Form Trip (Decision) – Klik Yes

334

11. Menitipkan suatu Trip ke Trip lain untuk melakukan pengiriman.

11.1 Klik tab Delivery.


Klik tab Delivery pada proses Assign to Trip

335


Catat nomor Surat Jalan lalu klik Action.


Klik Actions pada proses Assign to Trip

336

11.3 Kemudian pilih Assign to Trip.


Pilih Assign to Trip

337

11.4 Lalu klik Go.

Gambar 4.152 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Go

untuk melakukan Assign to Trip

338


Input nomor Trip yang telah diciptakan sebelumnya, yang akan dititipkan

oleh Surat Jalan lain. Kemudian klik OK.

Contoh Input

Trip 5687

Gambar 4.153 User Interface Form Shipping Transactions

(Assign Deliveries to Trip) – Input Nomor Trip dan Klik OK

339

13. Periksa Assign to Trip yang telah dilakukan.

13.1 Klik tab Path by Trip.


Klik tab Path by Trip untuk memeriksa Assign to Trip

340

13.2 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan nomor Trip yang sudah di

assign.


Keterangan Nomor Assign to Trip

341

4.3.9 Melakukan Ship Confirm

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.11 Melakukan Ship Confirm


Aktivitas Melakukan Ship Confirm

Deskripsi Melakukan konfirmasi dalam

melakukan pengiriman.

Trigger Informasi tentang Trip telah diinput

sehingga akan segera dilakukan

pengiriman.

Input Data - Biaya Ekspedisi

Dokumen Referensi Sales Order dan Surat Jalan dimana

informasi Trip telah diinput.



342

Overview Melakukan Ship Confirm


melakukan Ship Confirm.

Gambar 4.156 Overview Melakukan Ship Confirm

343

Keterangan :

Warna merah = klik



Warna ungu = tick checkbox (check atau uncheck)




Klik Order Management Super User pada proses Ship Confirm

344



Klik Transactions pada proses Ship Confirm

345


Input From Schedule Date untuk menentukan tanggal pengiriman.


LOV .


pada kotak isian From Schedule Date pada proses Ship Confirm

346



kemudian klik OK.

Gambar 4.160 User Interface Form Query Manager (Calendar) –

Pilih tanggal untuk From Schedule Ship Date pada proses Ship Confirm

347




Keterangan To Schedule Date pada proses Ship Confirm

348



LOV .


Klik tanda LOV pada kotak isian From Order Number

pada proses Ship Confirm

349


Ketik % untuk melihat semua data SO yang telah dibuat. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu nomor SO yang akan di Ship Confirm dan klik

OK.

Contoh Input



Pilih Orders pada proses Ship Confirm

350



Klik Find pada proses Ship Confirm

351

5. Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik tab Path by Trip.


Klik tab Path by Trip pada proses Ship Confirm

6. Kemudian akan tampil halaman berikut dan Klik Ship Confirm.

Gambar 4.166 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Ship Confirm

352


Konfirmasi Trip dengan melakukan Tick “Create Master Bill of Lading” dan

“Create Bill of Lading” sehingga menjadi uncheck. Kemudian klik OK.

Gambar 4.167 User Interface Form Shipping Transactions (Confirm Trip) –

Tick Create Master Bill of Lading dan Create Bill of Lading

353

8. Kemudian akan halaman pesan berikut. Klik OK.

Gambar 4.168 User Interface Form Confirm Trip (Messages) – Klik OK


• Melihat status dari proses Ship Confirm yang dilakukan

Klik View lalu pilih Requests.


Klik View dan Pilih Requests pada proses Ship Confirm

354

Sehingga tampil halaman berikut. Klik Find.

Gambar 4.170 User Interface Form Request (Find Requests) –

Klik Find pada proses Ship Confirm

355

Sehingga tampil halaman berikut dengan hasil request berdasarkan parameter

yang diinput, yaitu nomor SO.


Normal. Kemudian klik Close.


Klik Refresh Data untuk melihat status Ship Confirm

356

4.3.10 Mencetak Surat Jalan

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.12 Mencetak Surat Jalan


Aktivitas Mencetak Surat Jalan

Deskripsi Mencetak Surat Jalan

Trigger Barang sudah masuk ke dalam Truk

dan siap dikirim

Data Input - Sales Order Number

Dokumen Referensi Surat Jalan yang telah ditentukan

Tripnya dan sudah dilakukan Ship

Confirm.

Tujuan dokumen Supir atau Pihak Ekspedisi,

Customer, Bagian Logistik, dan

Bagian Accounting.


357

Overview Mencetak Surat Jalan


mencetak Surat Jalan.

Gambar 4.172 Overview Mencetak Surat Jalan

358

Keterangan :

Warna merah = klik







Klik Order Management Super User pada proses mencetak SJ

359

2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Reports and Documents.


Klik Reports and Documents

360


Pilih salah satu Organizations dan klik OK.

Contoh Input

Organizations MAT (Code) SRI Material (Name)


Pilih Organization pada proses mencetak SJ

361


Pilih Single Request dan klik OK.

Gambar 4.176 User Interface Menu Navigator (Submit a New Request) –

Pilih Single Request pada proses mencetak SJ

362


Kemudian input nama Report yang akan ditampilkan.

5.1 Letakkan kursor pada kotak isian Name lalu klik tanda LOV .

Gambar 4.177 User Interface Form Shipping Reports and Documents –

Klik tanda LOV pada kotak isian Name

363


Ketik % untuk melihat semua data Reports. Lalu klik Find.

Kemudian pilih salah satu nama Reports yang akan dicetak dan klik OK.

Contoh Input

Nama Report SRI – SURAT JALAN

Gambar 4.178 User Interface Form Shipping Reports and Documents

(Reports) – Pilih Reports

364

6. Sehingga akan tampil halaman Parameters, input nomor Surat Jalan yang

akan dicetak. Lalu klik OK.

Contoh Input

Nomor Surat Jalan 721483


(Parameters) – Input Nomor Surat Jalan

365

7. Kemudian submit Request yang dibuat dengan klik Submit.

Gambar 4.180 User Interface Form Shipping Reports and Documents –

Submit Requests

366


Klik No bila tidak melakukan submit Request lain.

Klik Yes bila akan melakukan submit Request lain.


(Decision) – Klik No

367

9. Cari request yang telah di submit.

9.1 Pilih View lalu klik Request.


Klik View dan Pilih Requests untuk mencetak SJ

368

9.2 Sehingga tampil halaman berikut. Klik Find.

Gambar 4.183 User Interface Form Requests (Find Requests) –

Klik Find pada proses mencetak SJ

369

10. Sehingga tampil halaman berikut dengan hasil request berdasarkan parameter

yang diinput, yaitu nomor Surat Jalan.


Normal.

Kemudian letakkan kursor pada request yang akan dicetak. Lalu klik View

Output.


Klik Refresh Data dan Klik View Output pada proses mencetak SJ

370

11. Kemudian tampil print preview Surat Jalan yang di request, lalu Print.

Gambar 4.185 User Interface Print Preview Surat Jalan – Print

371

4.3.11 Melakukan Fulfillment Acceptance (FA)

ORDER MANAGEMENT

Tabel 4.13 Melakukan Fulfillment Acceptance


Aktivitas Melakukan Fulfillment Acceptance

Deskripsi Mencatat penerimaan atau penolakan

Customer terhadap produk yang dikirim

berikut dengan alasan penerimaan atau

penolakan.

Trigger Costumer menerima produk yang dipesan

Data Input - Order Number

- Schedule Ship Date

- Acceptance Comment

Dokumen Referensi Sales Order dan Surat Jalan

Tujuan dokumen Divisi Accounting

User Distribution Administration

372

Overview Melakukan Fulfillment Acceptance


melakukan Fulfillment Acceptance.

Gambar 4.186 Overview Melakukan Fulfillment Acceptance

373

Keterangan :

Warna merah = klik







Klik Order Management Super User pada proses melakukan FA

374



Klik Order Organizer pada proses melakukan FA

375


3.1 Input Order Number dengan nomor SO yang akan di Fullfillment

Acceptance.

Contoh Input

Order Number 194

Gambar 4.189 User Interface Form Find Order/Quotes –

Input Order Number pada proses melakukan FA

376


Gambar 4.190 User Interface Form Find Order/Quotes –

Klik Find pada proses melakukan FA

377


4.1 Klik tab Lines untuk mengecek status SO “Pending pre-billing” atau

tidak.


Klik tab Lines pada proses melakukan FA

378

4.2 Sehingga akan tampil halaman berikut

Jika statusnya “Pending pre-billing” berarti Fulfillment Acceptance dapat

dilakukan terhadap line tersebut. Jika statusnya bukan “Pending pre-

billing” berarti Fulfillment Acceptance belum dapat dilakukan.

Gambar 4.192 User Interface Form Order Organizer – Periksa status SO

“Pending pre-billing” untuk melakukan FA

379

5. Letakkan kursor pada data yang akan dibuat Fulfillment Acceptance dan klik

Actions.


Klik Actions pada proses melakukan FA

380


Pilih Fulfillment Acceptance dan klik OK.

Gambar 4.194 User Interface Form Order Organizer (Actions) –

Pilih Fulfillment Acceptance

381

7. Sehingga akan tampil halaman berikut. Tick check box yang aktif dengan

Acceptance Status, yaitu Pending.

Gambar 4.195 User Interface Fulfillment Acceptance –

Tick checkbox dengan Acceptance Status Pending

382

8. Kemudian pilih actions.

Jika Surat Jalan valid (Surat Jalan ditandatangani dan diberi cap perusahaan

oleh Customer), maka klik Accept. Tetapi jika Surat Jalan tidak valid, maka

klik Reject.

Gambar 4.196 User Interface Fulfillment Acceptance – Pilih Actions

383

9. Setelah menentukan action (Accept atau Reject), klik GO.

Gambar 4.197 User Interface Fulfillment Acceptance – Klik Go

384

10. Kemudian input Acceptance Comments jika action yang dipilih adalah

“Accept” atau input Rejection Comments jika action yang dipilih adalah

“Reject”. Lalu klik Submit.

Contoh Input Acceptance Comments Barang diterima dengan baik.

Rejection Comments Jumlah barang masih kurang 200pcs

Gambar 4.198 User Interface Process Acceptance –

Input Acceptance / Rejection Comments dan Klik Submit

385

11. Sehingga akan tampil halaman konfirmasi mengenai proses Fulfillment

Acceptance dan klik OK.

Gambar 4.199 User Interface Confirmation –

Konfirmasi proses FA

12. Kemudian akan tampil halaman sebelumnya dengan Acceptance Status, yaitu

Accepted jika action yang dipilih adalah Accept. Sedangkan jika action yang

dipilih adalah Reject, maka Acceptance Status akan menjadi Rejected.

Gambar 4.200 User Interface Fulfillment Acceptance –

Acceptance Status hasil FA

386


• Melihat status dari proses Fulfillment Acceptance yang dilakukan.

Double klik Orders, Returns.


Double klik Orders, Returns

387

Kemudian double klik Order Organizer.


Double klik Order Organizer

388

Sehingga akan tampil halaman berikut. Input nomor SO yang telah di

Fulfillment Acceptance.

Contoh Input Order Number 194

Gambar 4.203 User Interface Find Orders/Quotes –

Input nomor Sales Order yang telah di FA

389

Kemudian klik Find.

Gambar 4.204 User Interface Find Orders/Quotes –

Klik Find untuk melihat status SO setelah di FA

390

Sehingga akan tampil halaman berikut.

Klik tab Lines untuk melihat status SO setelah di Fulfillment Acceptance.

Gambar 4.205 User Interface Orders Organizer –

Klik tab Lines untuk melihat status SO setelah di FA

391

Sehingga akan tampil halaman berikut dengan status Closed yang berarti SO

tersebut telah ditutup karena telah dilakukan Fulfillment Acceptance.

Gambar 4.206 User Interface Orders Organizer –

Status SO setelah di Fulfillment Acceptance

392

4.4 User Manual Multimedia Order Management

4.4.1 Story Board Membuat Sales Order – Cetak SO – Book SO

1. Durasi : 20 detik

Aksi : Input Username

Input Password

Klik Login


Aksi : Klik Order Management Super User

Klik Sales Order

3. Durasi : 5 menit

Aksi : Pilih Customer

Input Customer PO

Pilih Order Type

Pilih Price List

4. Durasi : 1 menit

Aksi : Periksa Payment Term (ubah jika

tidak sesuai)

5. Durasi : 3 menit

Aksi : Pilih Ordered Item

Input Qty

Periksa Unit Selling Price

Periksa Availability

Layar

Login

Layar

Menu Navigator

Layar Sales Order

Tab Order

Information

(Tab Main)

Layar Sales Order

Tab Order

Information

(Tab Others)

Layar Sales Order

Tab Line Items

(Tab Main)

393

Input Schedule Ship Date


Aksi : Catat Order Number

Periksa status SO

Klik Save


Aksi : Klik Reports, Requests

Klik Run Requests

Klik Open


Aksi : Pilih Single Request

Klik OK

9. Durasi : 1 menit

Aksi : Pilih Name

Input Nomor Order

Klik OK

Klik Submit


Aksi : Klik Refresh Data

Periksa Phase dan Status SO

Klik View Output

Layar Sales Order

Tab Order

Information

(Tab Main)

Layar

Menu Navigator

Layar Submit

a New Request

Layar

Submit Request

Layar

Requests

394


Aksi : Klik Print



Klik Order Organizer


Aksi : Input Order Number

Klik Find


Aksi : Klik Open


Aksi : Klik Book Order

Klik OK

Periksa Status SO

Layar

Print Preview SO

Layar

Menu Navigator

Layar

Find Orders/Quotes

Layar

Order Organizer

Layar Sales Order

Tab Order

Information

(Tab Main)

395

4.4.2 Story Board Melakukan Split Line



Input Password

Klik Login






Klik Find

4. Durasi : 5 detik

Aksi : Klik Open


Aksi : Periksa Status SO

Klik Tab Line Items


Aksi : Klik Actions

Pilih Split Line

Layar

Login

Layar

Menu Navigator

Layar

Order Organizer

Layar Sales Order

Tab Order

Information

(Tab Main)

Layar

Find Orders/Quotes

Layar Sales Order

Tab Line Items

(Tab Main)

396


Aksi : Input Qty Line 1

Input Qty Line 2

Klik Split


Aksi : Klik Tools

Pilih Scheduling


Aksi : Pilih Schedule

Klik OK


Aksi : Klik Tools

Pilih Scheduling


Aksi : Pilih Reservation Details

Klik OK


Aksi : Klik Save

Layar

Split Line

Layar Sales Order

Tab Line Items

(Tab Main)

Layar

Scheduling Actions

Layar Sales Order

Tab Line Items

(Tab Main)

Layar

Scheduling Actions

Layar Sales Order

Tab Line Items

(Tab Main)

397

4.4.3 Story Board Membuat Surat Jalan



Input Password

Klik Login



Klik Transaction


Aksi : Input From Order Number

Klik Find


Aksi : Klik Actions

Pilih Launch Pick Release

Klik Go

Klik OK


Aksi : Klik Shipping

Klik Transaction



Klik Transaction

Layar

Login

Layar

Menu Navigator

Layar

Query Manager

Layar

Query Manager

(Tab Lines / LPNs)

Layar

Menu Navigator

Layar

Menu Navigator

398



Klik Find


Aksi : Klik Tab Delivery

Catat Nomor Delivery

Klik Close


Aksi : Klik Switch Responsibility

Pilih Inventory dan Klik OK

Klik Move Order

Pilih Transact Move Order


Aksi : Pilih Organization

Klik OK


Aksi : Pilih tab Pick Wave

Tick checkbox Sales Order Number

Input Sales Order Number

Klik Find


Aksi : Tick checkbox line yang di Transact

Klik view/Update Allocations

Layar

Organizations

Layar Find Move

Order Lines

(Tab Headers)

Layar Transact

Move Order

Layar

Query Manager

Layar

Query Manager

(Tab Lines / LPNs)

Layar

Menu Navigator

399

13. Durasi : 3 menit

Aksi : Periksa Subinventory (ubah jika

tidak sesuai.

Periksa Locator (ubah jika tidak

sesuai.

Klik Lot Number jika Subinventory

berubah.


Aksi : Pilih Lot Number

Input Quantity

Klik Done


Aksi : Klik Transact

Klik OK


Aksi : Klik Switch Responsibility

Pilih Order Management Super User

dan Klik OK

Klik Shipping

Pilih Transaction



Klik Find

Layar Transact

Move Order Line

Allocations

Layar Lot Entry

Layar Transact

Move Order Line

Allocations

Layar

Menu Navigator

Layar

Query Manager

400


Aksi : Klik tab Path by Trip untuk melihat

informasi Trip

Klik Tab Delivery

Klik Action

Pilih Auto-create Trip

Klik Go


Aksi : Periksa Trip pada tab Path by Trip

Klik Detail


Aksi : Klik Flexfield


Aksi : Pilih Nomer Truk

Pilih Nama Pengemudi

Pilih Mode Ekspedisi

Input Biaya Ekspedisi

Klik Tools

Pilih Hitung Biaya Ekspedisi

Klik Done

Klik Yes

Layar

Query Manager

(Tab Delivery)

Layar

Trip

Layar

Additional Trip

Information

Layar

Query Manager

(Tab Path by Trip)

401


Aksi : Klik Tab Delivery

Klik Actions

Pilih Assign to Trip

Klik Go


Aksi : Input nomor Trip

Klik OK


Aksi : Klik Tab Path by Trip

Periksa Trip yang telah di assign



Pilih Transaction



Klik Find


Aksi : Klik tab Path by Trip untuk melihat

informasi Trip

Klik Ship Confirm

Layar

Query Manager

(Tab Delivery)

Layar

Assign Deliveries

to Trip

Layar

Query Manager

(Tab Delivery)

Layar

Menu Navigator

Layar

Query Manager

Layar

Query Manager

(Tab Lines / LPNs)

402


Aksi : Tick beberapa kriteria

Klik OK

Klik OK



Pilih Reports and Documents


Aksi : Pilih Orgnization

Klik OK


Aksi : Pilih Single Request

Klik OK


Aksi : Pilih Name

Input Nomor Surat Jalan

Klik OK

Klik Submit

Klik No


Aksi : Klik View

Pilih Requests

Layar

Confirm Trip

Layar

Menu Navigator

Layar

Organizations

Layar Submit

a New Request

Layar

Shipping Reports

and Documents

Layar

Menu Navigator

403


Aksi : Klik Find


Aksi : Klik Refresh Data

Periksa Phase dan Status Report

Klik View Output


Aksi : Klik Print

Layar

Requests

Layar

Print Preview SO

Layar

Find Requests

404

4.4.4 Story Board Melakukan Fulfillment Acceptance



Input Password

Klik Login






Klik Find


Aksi : Klik Tab Lines

Periksa Status SO

Klik Actions


Aksi : Pilih Fulfillment Acceptance

Klik OK



Input Password

Klik Login

Layar

Login

Layar

Menu Navigator

Layar

Order Organizer

Layar

Find Orders/Quotes

Layar

Actions

Layar

Login

405


Aksi : Periksa Acceptance Status

Tick checkbox yang akan di FA

Pilih Actions

Klik Go


Aksi : Input Acceptance Comments

Klik Submit


Aksi : Periksa hasil proses

Klik OK


Aksi : Klik Orders, Returns




Klik Find


Aksi : Klik Tab Lines

Periksa Status SO

Layar Fulfillment

Acceptance

Tab Order Status

Layar Fulfillment

Acceptance Tab

Order Status (Process

Acceptance)

Layar Fulfillment

Acceptance Tab

Order Status

(Confirmation)

Layar

Menu Navigator

Layar

Order Organizer

Layar

Find Orders/Quotes

406

4.5 Reports Order Management

Dalam melalukan suatu aktivitas pada suatu proses, user memerlukan informasi-

informasi yang memadai. Sehingga perlu dibuat Reports dalam memenuhi kebutuhan

informasi tersebut.

4.5.1 SRI_OM_040 = Rekapitulasi Surat Jalan

Report ini bertujuan untuk menampilkan data rekap Surat Jalan kepada

Bagian Logistik pada periode tertentu berdasarkan market dan customer tertentu,

yang memiliki informasi mengenai data Surat Jalan, data customer, data item, dan

jumlah item yang dikirim.

a. Input parameter P Bulan sebagai periode Report, pilih Market dan pilih Customer

pada halaman parameter berikut untuk menampilkan Report pada periode

tersebut berdasarkan market dan customer yang dipilih.

Gambar 4.207 User Interface Parameters

Rekapitulasi Surat Jalan

407

b. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada

bagian atas dari Report.

Gambar 4.208 User Interface Halaman Pertama Atas


408

c. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan

halaman pertama pada bagian bawah dari Report.

Gambar 4.209 User Interface Halaman Pertama Bawah


409

d. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari

Report.

Gambar 4.210 User Interface Halaman Terakhir


410

4.5.2 SRI_OM_041 = Perbandingan PO, DO, SJ

Report ini bertujuan untuk menampilkan data perbandingan antara Purchase

Order dari customer, Delivery Order, dan Surat Jalan untuk menelusuri kesesuaian

antara ketiga dokumen tersebut kepada Bagian Logistik.

a. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada



Perbandingan PO, DO, SJ

411

b. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan




412

c. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari

Report.



413

4.5.3 SRI_OM_042 = Fulfillment Acceptance

Report ini bertujuan untuk menampilkan data mengenai nomor Sales Order

yang telah di Fulfillment Acceptance dengan status Accepted kepada Bagian

Logistik.

a. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada



Fulfillment Acceptance

414

b. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan




415

c. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari

Report.



416

4.5.4 SRI_OM_043 = Fulfillment Acceptance Rejected

Report ini bertujuan untuk menampilkan informasi kepada Bagian Logistik

mengenai nomor Sales Order yang sudah di Fulfillment Acceptance dengan status

Rejected pada periode tertentu.

a. Input parameter Dari Tanggal dan Sampai Tanggal pada halaman parameter

berikut untuk menampilkan Report pada periode tersebut.


Fulfillment Acceptance Rejected

417





418





419


Report.



420

4.5.5 SRI_OM_044 = Data Delivery Harian

Report ini bertujuan untuk menampilkan data delivery harian kepada Bagian

Logistik pada periode tertentu berdasarkan alamat pengiriman dan tipe item.

a. Input parameter Dari Tanggal, Sampai Tanggal, Ship To, dan Type Item pada

halaman parameter berikut untuk menampilkan Report pada periode tersebut

berdasarkan kriteria tersebut.


Data Delivery Harian

421





422





423


Report.



BAB 4 print - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-1-00676-si 4.pdf · 159 4.1.1.2...

Documents

Transcript of BAB 4 print - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-1-00676-si 4.pdf · 159 4.1.1.2...